In knapp zwei Wochen steht wieder einmal Jahreswechsel an, der zahlreiche Veränderungen mit sich bringt, auch in Advoware.
Damit Sie genau wissen, worauf Sie bei der Umstellung von 2015 auf 2016 achten sollten, haben wir für Sie die nachfolgende Liste zusammengestellt. Am Ende des Beitrags haben wir ein PDF-Dokument verlinkt, das alle wichtigen Dinge etwas ausführlicher darstellt.
Wir erleichtern Ihnen den Jahreswechsel in Advoware, und zwar mithilfe des zugehörigen Assistenten, den Sie unter “? | Assistent zur Jahresumstellung” finden. Starten Sie diesen aber auf keinen Fall vor dem 1. Januar 2016!
Folgende Merkmale von Adovoware lassen sich damit umstellen bzw. anpassen:
Aktennummern: Dabei entscheiden Sie, ob die laufende Aktennummer wieder mit „1“ beginnen oder an die letzte Nummer des Jahres 2015 anschließen soll.
Ablagenummern: Hier müssen Sie die laufende Aktennummer pro Jahr selbst anpassen. Dies gilt auch für die Ablagenummern Ihrer Notariatsakten.
Rechnungsnummern: Analog zu den Anlagenummern erfolgt auch hier keine automatische Anpassung.
Speicherorte: Hier können Sie festlegen, ob alle Textdokumente in einem einzigen Ordner gespeichert werden sollen, oder ob jeder Mitarbeiter seinen eigenen Ordner erhalten soll.
Jahresabschluss: Dieser erfolgt nahezu automatisch in Advoware. Starten Sie ihn einfach über das Menü „Finanzbuchhaltung | Abschluss | Einnahme- Überschuss-Rechnung | Jahresabschluss“.
Außerdem möchten wir Sie auf die steuerlichen Aufbewahrungsfristen hinweisen, die ebenfalls vom Assistenten berücksichtigt werden. Diese lassen sich mithilfe des Aktenregisters relativ einfach überprüfen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
1. Öffnen Sie im Explorerbaum der Aktenverwaltung mit einem Doppelklick die „Datenbankabfragen“ (Tastenkombination Strg + D).
2. Wählen Sie die Kategorie „Akten“ und die Bezeichnung „Prozessregister (abgelegte Akten)“.
3. Mithilfe des passenden Modus‘ bestimmen Sie, ob nur abgelegte, aktive oder alle Akten berücksichtigt werden sollen.
4. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus und aktualisieren Sie das Fenster per Mausklick auf den gelben Blitz.
5. Darüber hinaus können Sie die Abfrage auch nach Sachbearbeiter und/oder Referat starten.
Für alle weiteren Details laden Sie bitte unsere Jahresumstellungsliste (PDF) per Mausklick auf Ihren Rechner und führen Sie am Jahresanfang die Schritte wie beschrieben aus.
Oder Sie sehen sich das folgende Video an, das wir für Sie vorbereitet haben. Darin bekommen Sie alles Wissenswerte zur Jahresumstellung von Advoware in 4 Minuten präsentiert.
Zugegeben, beim ersten Blick auf die Checkliste, die der Vorbereitung zur Matrixzertifizierung gemäß DIN EN ISO 9001:2008 dient, kann man schon ein wenig erschrecken. Sie umfasst nämlich zehn Seiten, die allesamt eine Menge an Informationen rund um die Kanzleiorganisation abfragen. Update 24.7.2018: Mittlerweile weist die ISO-Norm 9001 den Zusatz „2015“ auf. Worin sich beide Fassungen unterscheiden, erfahren Sie im zugehörigen Blogbeitrag.
Auf den zweiten Blick allerdings wird schnell klar, dass sich die Arbeit, die man in die Beantwortung der zahlreichen Fragen steckt, zu 100 Prozent auszahlt. Denn je transparenter Sie Ihre Kanzleiorganisation offenlegen können und sich genaue Gedanken um die Abläufe innerhalb ihrer Kanzlei machen, desto exakter können die Experten der Advozon Kanzlei Konzept die notwendigen QM-Handbücher für Sie erstellen. Und die stellen eine wichtige Grundvoraussetzung einer erfolgreichen Zertifizierung durch den TÜV dar.
Im Folgenden wollen wir sämtliche Aspekte der Checkliste aufzeigen. Für Ihre ganz persönliche Einstimmung auf den Zertifizierungsprozess, sozusagen.
Allgemeine Anforderungen
Innerhalb dieser Rubrik wird danach gefragt, mit welcher Anwaltssoftware Sie arbeiten, wie sich die Geschäfstsleitung darstellt, wie viele Mitarbeiter Sie beschäftigen, ob Sie einen QM-Beauftragten eingestellt und welche Rechtsform Sie für Ihre Kanzlei gewählt haben.
Dokumentationsanforderungen
Bereits in dieser Sektion geht es ins Eingemachte. Hier sollten Sie sich darüber Gedanken machen, ob Sie beispielsweise ein Kanzleihandbuch besitzen, ob Sie mit einer elektronischen Akte arbeiten, ob Sie Allgemeine Geschäftsbedingungen festgelegt haben, wie Sie mit externen Beschwerden seitens der Mandanten umgehen und ob Sie einen Aktenschrank Ihr Eigen nennen, in dem Sie Ihre Dokumente aufbewahren.
Verantwortung der Leitung
In diesem Checklistenabschnitt möchten die Advozon Kanzlei Konzept wissen, ob die Geschäftsleitung Ihrer Kanzlei bestimmte Regeln aufgestellt hat, die die Ansprache der Mandanten festlegen, ob Zuständigkeiten und Befugnisse ausreichend definiert sind und ob Sie regelmäßig einen Weiterbildungsplan erstellen. Zudem fragen wir ab, ob die Anforderungen Ihrer Mandanten an Ihre Dienstleistungen systematisch ermittelt werden.
Management von Ressourcen
Die vierte Sektion der Checkliste hat eine Menge mit Formalien zu tun und wie Sie mit diesen in Ihrer Kanzlei umgehen. Zu den zahlreichen Fragen gehört unter anderem, ob es eine Personalliste und Personalakten gibt, die sicher verschlossen sind. Sie sollten aber auch beantworten können, ob es einen Raumplan gibt, ob Sie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter per Checkliste durchführen lassen und ob Ihre Hard- und Software per Inventarliste erfasst wird. Aber auch Fragen nach Software-Updates, dem Einsatz von Anti-Viren-Programmen und Firewalls und der täglichen Datensicherung kommen auf Sie zu.
Produktrealisierung
Hinter dem Begriff „Produktrealisierung“ steht die Absicht, Ihre anwaltlichen Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern. Dazu gehören Maßnahmen wie ein Fehler- und Beschwerde-Management, das elektronische Erfassen von Reklamationen, das fortlaufende Kennzeichnen von Akten und eine dokumentierte Ordner- und Aktenablage. Und eine Lieferantenbewertung gehört zu einer zertifizierten Kanzleiorganisation ebenfalls.
Messung, Analyse, Verbesserung
Hierbei geht es um eine einzige Frage: Erheben Sie Informationen über die Kundenzufriedenheit systematisch und überwachen Sie diese? Dabei steht vor allem die Messung der Mandantenzufriedenheit im Vordergrund.
Neben diesen zahlreichen Fragen, mit denen Ihnen dabei geholfen werden soll, Ihre Kanzleiorganisation transparenter zu machen und damit Schwachstellen aufzeigen zu können, werden mithilfe der Checkliste weitere Informationen verifiziert, die Sie als Anlage A1 bis A3 auflisten sollen. Dazu gehört eine genaue Beschreibung Ihrer Lieferanten, eine exakte Darstellung Ihrer Ordnerstruktur und eine Personalliste, in der Name, Personalnummer, Abteilung und Funktion sämtlicher Mitarbeiter erfasst sind.
So, und falls Sie jetzt der Meinung sind, Ihre Kanzlei erfüllt nicht all diese Ansprüche an ein funktionierendes Kanzleimanagement, sollten Sie mit der Advozon Kanzlei Konzept entweder telefonisch (025 73 / 93 93-0) oder per E-Mail Kontakt aufnehmen.
In knapp zwei Wochen steht wieder einmal Jahreswechsel an, der zahlreiche Veränderungen mit sich bringt, auch in Advoware.
Zugegeben, beim ersten Blick auf die Checkliste, die der Vorbereitung zur