von Hülskötter | Aug 2, 2021 | Advoware
Wenn eine Einzelanwältin wie Anne Lachmund aus Berlin beschließt, ihre erste eigene Kanzlei ganz ohne Vorzimmer und Sekretariat zu gründen, hat das sicherlich gute Gründe.
Einer davon lautet, auf möglichst schlanke Strukturen und Kosten zu setzen. Ein anderer ist sicherlich auch im aktuellen Jahr 2021 begründet, schließlich reden wir seit Jahren über das Thema Digitalisierung. Und genau dabei will Frau Lachmund offenkundig ganz weit vorne dabei sein.
Darum setzt Anne Lachmund von Anfang an auf advoware und ShakeSpeare
Damit begründet sie zumindest in dem auf legal-tech.de erschienenen Beitrag ihren Schritt zur vollständig digitalen Kanzlei. Hierfür setzt sie auf zwei wesentliche Komponenten, die sie bei ihrer digitalen Arbeit unterstützen sollen: Auf die Kanzleisoftware advoware aus dem Hause Advo-web und in Ergänzung dazu auf die Automatisierungsplattform ShakeSpeare, die von der Münchner Entwicklerschmiede 42DBS stammt.
Da wir ebenfalls ganz eng verzahnt an der Entwicklung von ShakeSpeare beteiligt sind, freut uns das Feedback in Artikelform von Frau Lachmund natürlich sehr. Ihre Erkenntnisse gehen im Wesentlichen mit unseren Motiven konform, die Integration von ShakeSpeare in advoware mit voranzutreiben. Und das sowohl aus der Sicht eines advoware-Händlers als auch vor dem Hintergrund eines Automatisierungsfans.
Advoware + ShakeSpeare ergänzen sich sehr gut
So ersetzt ShakeSpeare in weiten Teil eine Schreibkraft, was Zeit und Kosten spart und der Kanzleibetreiberin mehr Freiräume für ihre laufenden Fälle beschert. Zudem werden dank der Kombination aus advoware und ShakeSpeare nach der Annahme eines neuen Mandats die passenden Dokumente und Schriftsätze automatisch erstellt, an advoware übertragen und dort eine neue Akte angelegt. In diese werden die zuvor erstellten Schriftstücke übertragen.
Obendrein hilft die Automatisierung von Arbeitsprozessen den Mitarbeitenden, viel Zeit zu sparen bei den einfachen Verwaltungstätigkeiten. Damit können sie im Gegenzug verantwortungsvollere und anspruchsvollere Aufgaben übernehmen und diese im Sinne der Kanzlei durchführen.
Anne Lachmund nützt obendrein weitere Automatisierungsfunktionen wie den Versand der Dokumente via beA oder die Abfrage einer möglichen Kostenübernahme bei der vorhandenen Rechtsschutzversicherung mithilfe der advoware-Schnittstelle drebis.
Die Automatisierung bei lachmund-law.de steht erst am Anfang
Da Anne Lachmund im Grunde gerade erst am Anfang ihrer vollautomatisierten und volldigitalen Kanzlei steht, werden wir uns mit ihr Ende August über weitere Möglichkeiten von advoware und ShakeSpeare in einem Video unterhalten. Bis dahin hat die Anwältin aus Berlin bestimmt noch weitere nützliche Funktionen in der Kanzleisoftware und der Automatisierungsplattform entdeckt.
von Hülskötter | Dez 9, 2013 | Anwenderbericht - QM
Mit der Kanzlei bolwin dokters aus Emsdetten bei Münster hat die advozon Kanzlei Konzept den etwa hundertsten Kunden erfolgreich zur QM-Zertifizierung geführt und damit eine echte Premiere feiert. Denn mit bolwin dokters wurde eine Sozietät geprüft, in der nicht nur Anwälte, sondern auch Wirtschaftsprüfer und Steuerberater arbeiten. Das gestaltete die vorbereitenden Arbeiten und die Prüfungsmaßnahmen zwar ein wenig aufwendiger, aber nicht minder erfolgreich.
In einem ausführlichen Interview stand uns Stefan Dokters Rede und Antwort rund um die Maxtrixzertifizierung. Während des Gesprächs erfuhren wir, dass bolwin dokters schon seit 2008 zufriedener advoware-Kunde ist, dass die Matrixzertifizierung gerade für kleinere und mittelgroße Kanzleien immer wichtig wird und dass sie das Thema Datenschutz sehr ernst nimmt.
Herr Dokters, wie kam es zu der Matrixzertifizierung Ihrer Kanzlei?
Stefan Dokters: Da wir bereits seit 2008 treuer und zufriedener advoware-Kunde sind, kam Herr Gerhard Hülskötter eines Tages auf uns zu, um uns von den Vorzügen der QM-Zertifizierung zu überzeugen. Das hat ihn kaum Aufwand gekostet, denn wir haben ziemlich schnell verstanden: Die Matrixzertifizierung ist genau das richtige Mittel für uns, um künftig standardisierte Prozesse und Abläufe innerhalb der Kanzlei besser steuern und delegieren zu können.
Woher wussten Sie, dass die Matrixzertifizierung „genau Ihr Ding“ ist?
Nun, da wir eine schnell wachsende Kanzlei sind, waren wir schon seit längerem mit den Prozessen und Strukturen innerhalb unserer Büroorganisation nicht mehr hundertprozentig zufrieden. Da kam uns die Aussicht, diesen Umstand mithilfe der advozon Kanzlei Konzept zu verbessern, natürlich sehr gelegen. Unsere Kanzlei umfasst nämlich mittlerweile rund 20 Mitarbeiter, davon sechs Berufsträger (Anwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer). Da waren wir schon länger auf der Suche nach einem System, das die täglichen Formalia steuern und hohe Qualitätsstandards aufrecht erhalten kann.
Unter diesen Aspekten schienen die notwendigen Maßnahmen der Maxtrixzertifizierung sehr hilfreich, mit denen wir jeden Arbeitsschritt in einen Prozess überführen konnten, der das Ganze nachvollziehbar macht. Zudem lässt sich die Maxtrixzertifizierung zu einem Bruchteil des Aufwands erreichen, der für eine Einzelzertifizierung erforderlich ist. Sowohl unter arbeitstechnischen als auch unter monetären Aspekten.
Was für uns übrigens kein Argument war, ist die Tatsache, dass die Zertifizierung der Kanzleiorganisation aus Sicht vieler Rechtsschutzversicherer und Organisationen wie der APRAXA immer wichtiger wird.
Wie aufwendig waren die vorbereitenden Maßnahmen der QM-Zertifizierung?
Dank der standardisierten Checkliste und eines frühen Besuchs von der advozon Kanzlei Konzept hielt sich der vorbereitende Arbeitsaufwand sehr in Grenzen. Dabei haben wir uns auf die wesentlichen Dinge beschränkt, die für die Maxtrixzertifizierung erforderlich waren, was den Aufwand zusätzlich begrenzt hat. So kam ich in der Vorbereitung zum Prüfungstermin auf etwa 10 bis 15 Stunden, in denen ich die notwendigen Daten und Unterlagen beisammen hatte. Dazu gehörte vor allem eine Ist-Aufnahme, welche Vorlagen, Musterschriftsätze und Checklisten in unserem Büro überhaupt zum Einsatz kommen.
Wie verlief denn der Prüfungstermin mit dem TÜV?
Den Prüfungstermin haben wir als sehr angenehm empfunden, der einen halben Tag dauerte. Mit dabei war der Datenschutzbeauftragte des TÜV Hessen, was von Anfang an einen Hinweis lieferte, in welche Richtung die Fragen gehen würden. Aber auch darauf waren wir vorbereitet, da wir aufgrund unserer Kanzleigröße einen internen Datenschutzbeauftragten beschäftigen, der sämtliche Fragen beantworten konnte.
Darüber hinaus wurden alle formalen Prozesse wie die QM-Handbücher geprüft und eine Hausbegehung durchgeführt. Dabei wurden einzelne Mitarbeiter befragt, vor allem aus dem steuerlichen Bereich unserer Kanzlei. Denn der war selbst für den TÜV Hessen neu und interessant, sodass sich die Herren unsere Anwendungen und die Datenerfassung mit diesen Programmen genau angesehen haben. Auch dabei stand der Datenschutz im Vordergrund.
Wie war die Unterstützung seitens der advozon Kanzlei Konzept?
Die war wie zu erwarten sehr professionell und sehr fachkundig. Es stellte sich als sehr hilfreich heraus, dass Herr Kattenbusch von der advozon Kanzlei Konzept Rechtsfachwirt ist, der die Belange von Anwaltskanzleien genau kennt und weiß, worauf es bei der Beurteilung einer Kanzleiorganisation ankommt. Das brachte uns sehr schnell auf eine gemeinsame Gesprächsebene, die uns geholfen hat, sämtliche notwendigen Verbesserungen und Anpassungen schnellstmöglich umzusetzen. Das ging soweit, dass wir in einem der drei ausführlichen Gespräche auf die Fragen vorbereitet wurden, die erfahrungsgemäß vom TÜV gestellt werden. Eine perfekte Vorbereitung also.
In welchen Bereichen wurde Ihre Kanzlei zertifiziert?
Unsere Kanzlei wurde unter Anwalts- und Steuerberateraspekten geprüft und entsprechend zertifiziert. Das hatte natürlich Auswirkungen im Vorfeld, aber auch während des Prüfungstermins, da mehr Arbeitsprozesse als sonst beschrieben und festgehalten werden mussten. Das betraf vor allem den steuerlichen Bereich, in dem viele dieser Arbeitsschritte komplett neu definiert und im QM-Handbuch niedergeschrieben geschrieben wurden. Das machte sich beispielsweise in den Bereichen Finanz- und Lohnbuchhaltung bemerkbar. Das Gute daran war allerdings, dass rund 80 Prozent aller Prozesse in den Bereichen Anwalt und Steuerberater deckungsgleich sind.
Wie werden Sie die Zertifizierung nach außen einsetzen?
Wir werden in dieser Richtung verschiedentlich aktiv sein: Zum einen lassen wir unseren Briefbogen Anfang 2014 um das TÜV-Siegel ergänzen, zum anderen wird sich die Zertifizierung auch auf unserer Internetseite widerspiegeln.
Darüber hinaus hat die lokale Presse bereits unter dem Titel „Ausgezeichnetes Qualitätsmanagment“ über uns berichtet, sodass wir auch dieser kommunikativen Verpflichtung bereits nachgekommen sind.
Welche IT-Dienstleistungen setzen Sie von Hülskötter & Partner ein?
Wir arbeiten vor allem mit advoware, das wir um die Module advoware Telefonie, advoware onlineAkte, advoware Smartphonekalender und Advovoice ergänzt haben, mit dem unsere gesprochenen Schriftstücke erfasst, transkribiert und der jeweiligen Akte zugeordnet werden können. Darüber hinaus wollen wir künftig das mobile Diktieren mithilfe einer App wie Dictate + Connect stärker nutzeT
Wie garantieren Sie den Datenschutz innerhalb Ihrer Kanzlei?
Dabei hilft uns vor allem der bereits erwähnte Datenschutzbeauftragte, der sich um sämtliche internen Belange in Sachen Datenschutz kümmert, und das vor allem unter technischen Aspekten wie der gesetzeskonformen Datenverarbeitung. Da dieses Wissen immer wieder aufgefrischt werden muss, besucht unser Datenschutzbeauftragter bereits die Webinare, die Hülskötter & Partner zu diesem Thema anbietet. Und natürlich sorgen wir auch dafür, dass die übrigen Mitarbeiter ebenfalls ein gutes Allgemeinwissen in Sachen Datenschutz aufweisen können.
Darüber hinaus betreiben wir mithilfe unseres Nummernsystems aktiven Datenschutz. Hierbei bekommt jeder Mandant eine eindeutige, fortlaufende Nummer zugewiesen, die auf sämtlichen Unterlagen vermerkt wird, die mit diesem Mandat zu tun haben. Damit stellen wir sicher, dass beispielsweise die zugehörigen Akten, selbst wenn sie einmal gut sichtbar auf einem Tisch liegen sollten, keiner Person zugewiesen werden können. Das minimiert obendrein mögliche Verwechselungen ähnlich klingender Mandantennamen.
Update 25.7.2018: Mit der aktuellen Fassung advoware 5.1 stehen zahlreiche neue und verbesserte Funktionen parat wie die E-Mail-Verschlüsselung per S/MIME, ein deutlich verbesserter Datenschutz gemäß der Anforderungen der DSGVO, die Durchführung einer Anlagenbuchhaltung und vieles mehr.
von Hülskötter | Jul 8, 2013 | Anwenderbericht - QM
Die in Rheine/Westfalen beheimatete Anwaltskanzlei Sandmann und Kollegen hatten davon gehört: QM-zertifizierte Kanzleien stehen bei Organisationen wie der Apraxa immer höher im Kurs, da diese ihren Mandanten bevorzugt Sozietäten empfehlen, die mit einem TÜV-Siegel versehen sind. Aber auch die großen Rechtsversicherer wie die ÖRAG und die HUK-COBURG gehen diesen Weg.
Da stellte sich den Rechtsanwälten Sandmann und Kollegen die Frage, ob und in welchem Umfang die eigene Kanzleiorganisation optimiert werden sollte, damit die zuständige Prüfungsstelle des TÜV der Kanzlei das Siegel „Zertifiziert gemäß DIN EN ISO 9001:2008“ überreicht.
Update 25.7.2018: Mittlerweile weist die ISO-Norm 9001 den Zusatz „2015“ auf. Worin sich beide Fassungen unterscheiden, erfahren Sie im zugehörigen Blogbeitrag.
Da sich Sandmann und Kollegen für die advozon Kanzlei Konzept und deren beratenden Dienstleistungen rund um das Thema QM-Zertifizierung entschieden haben, wollten wir es genauer wissen. Hierzu haben wir folgendes Interview geführt, in dem uns RA Markus Bier verraten hat, welche Bedenken es zu Anfang gab, warum sie sich für die advozon Kanzlei Konzept entschieden haben und wie die Prüfung seitens des TÜV vonstatten ging.
Herr Bier, warum haben Sie sich für die QM-Zertifizierung entschieden?
RA Markus Bier: Diese Entscheidung „pro QM-Zertifizierung“ hatte zwei wesentliche Gründe. Zum einen hatte uns ein Kollege darauf aufmerksam gemacht, dass Netzwerke wie die Apraxa, aber auch Rechtsschutzversicherer wie die ÖRAG oder die HUK-COBURG häufig nur noch mit zertifizierten Kanzleien zusammenarbeiten.
Zum anderen war uns sehr daran gelegen, die Betriebsabläufe innerhalb der Kanzlei dauerhaft zu optimieren und weiter zu verbessern, damit wir eine gleichbleibende Qualität und standardisierte Arbeitsabläufe garantieren können, alleine schon wegen künftiger Mitarbeiter.
Aber ich will auch nicht den Marketingaspekt verschweigen, da solch ein TÜV-Siegel ja ein probates Werbemittel sein kann. Allerdings wissen wir noch nicht, ob das seitens des Marktes so wahrgenommen wird, wie wir uns das erhoffen.
Warum haben Sie sich für die advozon Kanzlei Konzept entschieden?
Da kam uns ein Zufall zur Hilfe: Aufgrund eines Kontakts mit der Apraxa haben wir uns mit dem Thema Zertifizierung genauer beschäftigt, was das kostet und welchen zeitlichen Aufwand das Ganze wohl ausmacht. Und genau in dieser Phase haben wir einen Werbeflyer der advozon Kanzlei Konzept in unserem Briefkasten vorgefunden.
Aus diesem ging hervor, dass Herr Gerhard Hülskötter Mitgesellschafter der advozon Kanzlei Konzept ist. Und da wir bereits seit vier Jahren zufriedener advoware-Kunde bei Hülskötter & Partner sind, war die Entscheidung schnell gefallen, uns bei den vorbereitenden Zertifizierungsmaßnahmen von der advozon Kanzlei Konzept unterstützen zu lassen.
Hatten Sie wegen der vorbereitenden Maßnahmen größere Bedenken?
Ja, die gab es natürlich, denn vor allem der zeitliche Aufwand für die vorbereitenden Maßnahmen ist nicht zu unterschätzen – dachten wir. Als wir dann aber gesehen haben, dass wir nicht einmal einen Tag für die gesamte Vorbereitung benötigten, war unsere größte Sorge beseitigt.
Monetäre Bedenken hatten wir hingegen nicht unbedingt, und wie das Bezahlmodell der advozon Kanzlei Konzept zeigt, wären diese auch unbegründet gewesen. Denn mit den im Vergleich zur Einzelzertifizierung geringeren Kosten und den monatlichen Beiträgen bekamen wir ein finanzielles Konzept präsentiert, das uns sofort überzeugt hat.
Wurden Ihre Erwartungen seitens der advozon Kanzlei Konzept erfüllt?
Ja, auf jeden Fall. Denn uns wurde unter anderem zugesagt, dass die vorbereitenden Maßnahmen überschaubar seien, und das hat sich ja auch bewahrheitet. Wir haben die Checkliste in weniger als acht Stunden ausgefüllt und auch sämtliche Daten und Unterlagen zusammengetragen. Das hat unseren Kanzleibetrieb kaum beeinträchtigt. Hierbei hat Advoware sehr gute Dienste geleistet, da in dieser Anwendung viele Abläufe bereits standardisiert und vorgegeben sind. Und eine funktionierende Webseite hatten wir auch schon vorzuweisen.
Wie ist denn die Prüfung durch den TÜV verlaufen?
Dank der Anwesenheit der zwei Herren der advozon Kanzlei Konzept und der professionellen TÜV-Prüfer war der Prüfungstermin sehr angenehm und wenig aufgeregt. Während des Audits wurden stichprobenartig unsere Akten, unsere Vollmachtsregelungen und vieles mehr geprüft. Aber auch sinnvolle Anregungen waren dabei: dass wir beispielsweise mithilfe der regelmäßig stattfindenden Meetings unsere Ziele, die wir uns am Jahresanfang stecken, immer wieder aufs Neue überprüfen können. Damit lassen sich Maßnahmen permanent justieren, was den Erfolg der Kanzlei auf Dauer garantiert.
Würden Sie die QM-Zertifizierung anderen Kollegen empfehlen?
Ja, unbedingt. Alleine schon wegen der vielen sinnvollen Vorgaben, an die man sich halten muss, ist eine Zertifizierung sinnvoll. Dazu zählt beispielsweise die Kunden-Evaluierung, mit der man am Anfang überprüfen kann, wer der Mandant ist, wie er die Kanzlei gefunden hat, etc. Und mit deren Hilfe man am Ende feststellen kann, ob und in welchem Ausmaß der Mandant mit der juristischen Dienstleistung der Kanzlei zufrieden war. Denn nur so kann man seine tägliche Arbeit kontinuierlich verbessern.
Aber auch die genaue Beschreibung sämtlicher Arbeitsabläufe, Zuständigkeiten, etc. ist ein weiterer großer Vorteil eines gut funktionierenden Qualitätsmanagementsystems. Vor allem für neue Mitarbeiter, die damit in deutlich kürzerer Zeit eingearbeitet werden können.
Zudem empfinde ich die geforderten Mitarbeiterschulungen als ein weiteres Plus. Hierfür bietet Hülskötter & Partner mit seiner Kanzleiakademie meines Erachtens die perfekte Plattform, da die einzelnen advoware-Funktionen und weitere Inhalte wie Kanzleimarketing und Qualitätsmangement per Webinar sehr gut beschrieben werden, unsere Mitarbeiter nicht reisen müssen und das Ganze zeitlich überschaubar ist. Schlussendlich ist ein TÜV-Siegel ein nach außen deutliches Zeichen organisatorischer Qualität.
Update 25.7.2018: Dank unserer äußerst knapp kalkulierten Kanzleiakademie-Flaterate bleiben Kanzleimitarbeiter permanent auf dem neuesten Stand in Sachen advoware & Co. Am besten sehen Sie gleich mal nach, was sich dahinter verbirgt.
von Hülskötter | Sep 24, 2012 | Anwenderberichte
RA Lothar Ick ist begeisterter advoware-Anwender seit Juni 2012
In meinem letzten Beitrag hatte ich es versprochen: diese Woche passiert wieder eine ganze Menge mehr auf dem Advoblog, und den Anfang macht eine weitere Referenzgeschichte aus unserer Reihe „advoware-Kunden berichten“.
Dieses Mal haben wir mit RA Lothar Ick aus dem niederrheinischen Tönisvorst gesprochen. Herr Ick hat sich unter anderem auf den Bereich Arbeitsrecht spezialisiert und verfügt über eine langjährige Erfahrung und diverse Zusatzausbildungen. Zudem bietet die Kanzlei Ick Schriftsatz- und Recherchedienste für Anwälte.
Herr Ick, seit wann sind Sie advoware-Kunde und wie setzen Sie die Kanzleisoftware vorwiegend ein?
RA Lothar Ick: Ich bin in Sachen advoware noch ein echter Neuling: Seit Juni 2012 ist in unserer Kanzlei die Software installiert und unterstützt uns in sämtlichen Bereichen des anwaltlichen Arbeitsalltages. Das bedeutet konkret:
- Innerhalb unseres Diktat-Workflows erstellen die Schreibkräfte auf Basis meiner digitalen Diktate alle Schriftsätze, die jeden Tag bei uns anfallen. Das spart uns jede Menge Zeit und beschleunigt die internen und externen Abläufe erheblich.
- Sämtliche Briefe, Schriftsätze, Faxe, Mails etc. werden mithilfe von advoware und seiner tollen Schnittstelle zu Word problemlos und wie von Geisterhand automatisiert verfasst und teilweise sogar ohne unser Zutun versendet.
- advoware kümmert sich auch um die Kostenrechnungen, die jeden Tag anfallen.
- Das Thema Zwangsvollstreckung [Video] ist seit der Installation Ihrer Kanzleisoftware in guten Händen. Dabei werden sämtliche Vorgänge mehr oder weniger automatisiert erfasst und verwaltet. Wir müssen also nur ein einziges Mal den Fall anlegen, um den Rest kümmert sich advoware ganz alleine. Eine echte Erleichterung!
- Das elektronische Dokumentenmanagement haben wir ebenfalls in die Hände von advoware gelegt, und da ist es sehr gut aufgehoben.
- Das Thema Finanz- und Mandantenbuchhaltung [Video] hat uns vor der Umstellung auf advoware mehr als nur einmal gequält. Das hat jetzt zum Glück ein Ende, denn das Verbuchen sämtlicher Vorgänge innerhalb der Kanzlei war noch nie stressfreier. Und das Finanzamt ist mit dieser Art der Buchhaltung auch sehr zufrieden.
Sie haben es ja schon gesagt: Sie setzen das advoware-Modul AdvoVoice, das digitale Diktat ein. Worin sehen Sie die Hauptvorteile dieser Diktierlösung, wie nutzen Sie diese und wer sollte sie einsetzen?
RA Ick: Die Hauptvorteile sind schnell aufgezählt: es kommen keine analogen, fehleranfälligen Magnetbänder mehr zum Einsatz, die Sprachqualität ist deutlich besser und Textstellen lassen sich beim digitalen Diktat bequemer einfügen. Darüber hinaus werden meine Schreibkräfte besser entlastet, da sie anhand der Umfänge (Zeit, Größe) besser im Voraus entscheiden können, welches Diktat als nächstes geschrieben werden kann und sollte. Das ist gerade bei Fristsachen ein enormer Vorteil.
Ich nutze das Tool zum Erstellen von Diktaten mit meinem digitalen Diktiergerät, muss allerdings zugeben, dass ich den optimalen Workflow noch nicht vollständig umsetze. Der sieht gerade so aus: ich diktiere einen Text zur Akte, meine Schreibkraft tippt ihn anschließend am PC und teilt mir dann telefonisch mit, dass sie den Text erstellt hat, damit ich ihn korrigieren bzw. freigeben kann. Daran feilen wir noch.
Na ja, und einsetzen sollte Advovoice jeder Anwalt oder Notar, der seine Schreiben, Schriftsätze etc. nicht selber tippen will, sondern diese lieber diktiert, und zwar mit digitalen Geräten oder Smartphones wie dem Apple iPhone.
Warum nutzen Sie die Toolbox?
RA Ick: Ich leiste mit die advoware Toolbox vor allem wegen Advoscan und teilweise wegen der halbautomatischen Kontoauszugserfassung. Denn mit beiden Werkzeugen wollen wir unsere Kanzlei Stück für Stück papierlos machen, und erste Erfolge können wir schon verzeichnen.
Worin sehen Sie die Stärken von Hülskötter & Partner respektive advoware?
RA Ick: Fangen wir bei Hülskötter & Partner an: Da möchte ich im Speziellen den Support erwähnen, der immer schnell auf telefonische Anfragen reagiert und dabei stets freundlich ist und kompetent meine Fragen beantwortet. Das ist wirklich etwas ganz Besonderes. Zudem fühlt sich jedes Gespräch mit der Firma Hülskötter & Partner so an, als ob sich jeder einzelne dort mit der Software identifiziert, die sie vertreiben und betreuen. Ein gutes Gefühl!
Ähnliches kann ich auch zu advoware sagen: die Software ist sehr durchdacht, bietet viele Funktionen, gepaart mit einer sehr einfachen Handhabung. Es scheint bei den Entwicklern [der Advo-web GmbH] ein ähnliches „Gen“ vorzuliegen wie bei den Support-Mitarbeitern: sie identifizieren sich mit der Software, und konkrete Anfragen werden oft schnell und kundenspezifisch umgesetzt.
Darüber hinaus ist advoware sehr stabil, wirkt nicht überfrachtet und die Integration des Dokumentenmanagements ist äußerst gelungen. Soll heißen: die Einbindung und Verwertung von digitalen Dokumenten klappt ganz ausgezeichnet.
Welche Wünsche haben Sie an künftige advoware-Updates?
RA Ick: Nun, ich hätte da schon zwei, drei Verbesserungsvorschläge. Dazu gehört beispielsweise die Möglichkeit, bestimmte Schriftstücke wie die Kostenrechnungen und Kenntnisnahmezettel individuell an das CI der Kanzlei anzupassen. Zudem könnten diverse Funktionen des Forderungskontos und des Terminkalenders etwas besser sein. Das alles ist aber „Jammern auf sehr hohem Niveau“, denn insgesamt bin ich mit advoware sehr zufrieden.
Update: Mit der aktuellen Version advoware 5.1 sind wieder zahlreiche Funktionen hinzugekommen, die auch sicherlich Herrn Ick zufriedenstellen.
von Hülskötter | Sep 5, 2012 | Anwenderberichte
Update: 24.7.2018
Es ist mal wieder Anwender-Story-Zeit! Dieses Mal von der Partie ist Rechtsanwalt Burkhard Wigge aus dem nordrhein-westfälischen Radevormwald. Von Herrn Wigge lernen wir, dass advoware ein äußerst stabiles Software-Produkt ist, das regelmäßig sinnvolle Verbesserungen und Neuerungen erfährt. Und dass er den Einsatz seines Exchange-Servers drastisch reduzieren konnte. RA Wigge hofft übrigens, auf den Microsoft-Server eines Tages ganz verzichten zu können.
RA Wigge träumt von einer papierlosen Kanzlei – mit advoware kommt er diesem Traum ein gutes Stück näher
Advoblog: Herr RA Wigge, seit wann sind Sie denn advoware-Kunde und wie setzen Sie unsere Kanzleisoftware vorwiegend ein?
RA Burkhard Wigge: Ich bin noch gar nicht so lange advoware-Kunde. Soll heißen, dass wir Anfang 2010 diesen wichtigen und richtigen Schritt gewagt haben. Und das zu Recht, denn mit advoware organisieren wir mittlerweile die kompletten Kanzleiabläufe, vor allem unsere Buchhaltung, das Erzeugen digitaler Schriftsätze, und so fort. Aber auch das Digitalisieren unserer Eingangspost mithilfe der advoware Toolbox führen wir konsequent durch. Wir träumen nämlich vom papierlosen Büro!
Advoblog: Was sind denn die Stärken von Hülskötter & Partner?
Wigge: Wo soll ich denn da anfangen? Mich beeindruckt immer wieder der sehr gute Kunden-Service, der stets eine Antwort parat hat. Aber auch die Kundennähe, die ich in dieser Form selten erlebt haben, zeichnet Hülskötter & Partner aus. Denn meine direkten Ansprechpartner haben immer ein offenes Ohr und nehmen sich meiner Belange umfassend und höchstpersönlich an.
Darüber hinaus schätze ich den Blick über den Tellerrand, den Hülskötter & Partner regelmäßig wagt. Egal, wie gut advoware bereits funktioniert – stets entwickeln die führenden Köpfe in Nordwalde ausgereifte Ideen für neue Lösungen, die eine optimale Ergänzung zu ihrer Kanzleisoftware bieten.
Advoblog: Sie meinen beispielsweise den advoware Smartphonekalender, den Sie ja bereits einsetzen?
Wigge: Ja, ganz genau! Dieses praktische Produkt von Hülskötter & Partner ist ein Tool, das ich in meinem Kanzleialltag nicht mehr missen möchte. Denn gerade das Vermeiden von kollidierenden Kalendereinträgen und die ständige Aktualität meiner Termine sind unerlässlich in einem funktionierenden Kanzleiumfeld. Und nur ganz nebenbei: bei uns kam vor dem Umstieg auf den Smartphonekalender der doch sehr schwer zu administrierende Microsoft Exchange-Server zum Einsatz. Mit dem mobilen advoware-Kalender hat sich dieser Verwaltungsaufwand zum Glück erledigt.
Advoblog: Abgesehen vom Smartphonekalender, was sind denn die weiteren Stärken von advoware?
Wigge: Generell möchte ich die hohe Stabilität von advoware hervorheben. Ich arbeite schon seit vielen Jahren mit Computern und Software, aber etwas Vergleichbares in Sachen Zuverlässigkeit habe ich selten eingesetzt. Das liegt wohl unter anderem an der stetigen und zuverlässigen Weiterentwicklung [seitens der Advo-web Gmbh], die zudem Kundenwünsche in neue advoware-Versionen einfließen lässt. Auch das ist ein gutes Beispiel für gelebten Kundendienst!
Darüber hinaus können wir mit advoware unsere gesamten Kanzleiabläufe optimal abbilden, aber auch die sehr gute Implementierung der Finanzbuchhaltung ist erwähnenswert. Angesichts dieser sehr hohen Qualität des Softwareproduktes advoware sind die einmaligen und laufenden Kosten ihr Geld zu 100 Prozent wert.
advoware: Bei aller Euphorie, die Sie hier versprühen: Sie haben doch bestimmt auch Wünsche an künftige advoware-Versionen?
Wigge: Klar habe ich die! Dazu gehört auf jeden Fall die Erweiterung des Smartphonekalenders um eine Rubrik „Aufgaben und Fristen“, mit der sich unsere laufenden Termine noch besser „mobilisieren“ ließen. Zudem hoffe ich, dass in advoware eines Tages die vollständige Integration eines E-Mail-Client erfolgt. Dann könnten wir endlich auf Microsoft Exchange verzichten.
Update: Der Wunsch von Herrn Wigge wurde Realität, in der aktuellen Fassung von advoware ist ein vollständiger E-Mail-Client integriert – inklusive einer funktionierenden Verschlüsselungstechnik per S/MIME.
Außerdem fehlt die Möglichkeit, innerhalb des Moduls „Finanzbuchhaltung“ die vorhandenen Rechnungsvorlagen selbst anpassen zu können. Und eine Splittbuchung wäre auch sehr wünschenswert, aber das soll ja wohl in der nächsten Version 3.2 bereits realisiert sein, auf die wir schon sehnsüchtig warten.
