Anwenderbericht: „Die Integration des beA in advoware ist rundum gelungen“

Anwenderbericht: „Die Integration des beA in advoware ist rundum gelungen“

RA Rainer Pesch im Interview mit Hülskötter & Partner zur beA-Integration in advowareRainer Pesch, Fachanwalt für Medizinrecht aus Dresden, ist auf dem besten Weg, die Prozesse und Arbeitsabläufe seiner Anwaltskanzlei vollständig zu digitalisieren. Dabei hilft ihm unter anderem die Integration der beA-Schnittstelle, die unsere Anwaltssoftware advoware von Anfang bietet.
Wir wollten von RA Pesch wissen, wie zufrieden er mit der Umsetzung der beA-Schnittstelle in advoware ist und wie kompliziert das Einrichten derselben war. Herr Pesch ist seit 2003 treuer und zufriedener Anwender von advoware und Kunde von Hülskötter & Partner. advoware nutzt er bisher vor allem für die Mandantenverwaltung und -buchhaltung.

Herr Pesch, wie nutzen Sie das beA-Modul in advoware?

Rainer Pesch:Ich nutze das beA-Modul sowohl für die Korrespondenz mit Kollegen als auch für die Korrespondenz mit Gerichten. Ich verschicke kaum noch Schriftsätze per Post, höchstens noch Originalunterlagen, die bei Gericht vorliegen müssen.
Zu den elektronisch verschickten Dokumenten gehören allgemeine Schriftsätze genauso wie Klagen und Klageerwiderungen. Schön wäre es, wenn alle Kolleginnen und Kollegen, die ja schon empfangsbereit sein müssen, das beA ebenfalls für die anwaltliche Korrespondenz nutzen würden. Dass dem leider so nicht ist, liegt zum großen Teil an der immer noch vorherrschenden Zurückhaltung, die viele Kolleginnen und Kollegen an den Tag legen.
Das kann ich aus eigener Erfahrung bestätigen. So würde ich schätzen, dass aktuell gerade einmal 10 Prozent der mir bekannten Anwältinnen und Anwälte das beA aktiv nutzen, was in vielen Fällen wohl daran liegt, dass deren Anwaltssoftware noch keine funktionierende beA-Schnittstelle aufweist. Und die Webanwendung scheint eher keine begehrte Alternative darzustellen, da die auszufüllenden Felder, die advoware automatisch vervollständigt, manuell ergänzt werden müssen. Gleiches gilt für das Hochladen von Dokumenten.

Gestaltete sich die Einrichtung Ihres beA-Kontos in advoware kompliziert?

Erstaunlicherweise nicht. Dank der sehr guten Unterstützung von Hülskötter & Partner erfolgte die Einrichtung meines beA-Kontos in advoware innerhalb weniger Minuten. Hierzu muss ich allerdings sagen, dass ich die vorbereitenden Maßnahmen selber erledigt haben.
Hinweis:In diesem Zusammenhang möchten wir darauf hinweisen, dass es sich bei der Einrichtung des beA-Kontos um eine Dienstleistung handelt, die kein Teil des üblichen Supportvertrags darstellt. Darüber hinaus sollte jede Kanzlei im Vorfeld die passenden Voraussetzungen schaffen, wie die korrekt eingerichtete beA-Webanwendung, die Installation des beA Security Client sowie die Beschaffung eines kompatiblen Kartenlesegeräts.

Gab es dabei besondere Hürden zu überwinden?

Am Anfang erschienen zwei, drei kleinere Fehlermeldungen, die sich allerdings mit geringem Aufwand beheben ließen. Die zügig korrigierten Fehler haben die Nutzung des beA nicht beeinträchtigt.

Wie bewerten Sie die beA-Integration in advoware?

Die Integration der beA-Schnittstelle in advoware ist meines Erachtens sehr gut gelungen. Speziell das Versenden von Nachrichten mittels qualifizierter Signatur ist eine Sache von wenigen Mausklicks, ohne qualifizierte Signatur der angehängten Dokumente geht die Versendung sogar noch schneller. Voraussetzung ist natürlich, dass von den Beteiligten die Safe-ID vorliegt. Die Suche nach einer Safe-ID und Zuordnung zu einem beteiligten Rechtsanwalt oder Gericht erfolgt mithilfe von advoware ohne größeren Aufwand.

Gibt es Ihrerseits Verbesserungswünsche oder -vorschläge?

Im Grunde vermisse ich nichts an der Integration von beA in advoware, was vor allem meinem persönlichen Workflow geschuldet ist. Ich diktiere nämlich im Vergleich zu anderen Kolleginnen und Kollegen relativ wenig, da ich ein echter Schnellschreiber am PC bin. So tippe ich viele meiner Schriftsätze selbst, womit ich regelmäßig meinen Kanzleischreibdienst umgehe.
Das ist vor allem darin begründet, dass mein juristischer Schwerpunkt, die Medizin, viele Fachbegriffe aufweist, womit es sich einfach erklären lässt, dass ich meine Texte selber schneller schreiben kann als mein Sekretariat. Sobald ich die Schriftsätze verfasst habe, schicke ich sie selber per beA an alle Beteiligten. Damit entfallen bestimmte Aufgaben wie die Freigabe, was bestimmte Abläufe vereinfacht und geringere Anforderungen an das beA-System in advoware stellt.

Was sagen Sie zum beA-Support von Hülskötter & Partner?

Hülskötter & Partner hat mir, wie bereits gesagt, beim Einrichten meines beA-Kontos in advoware sehr geholfen. Nützlich wäre sicherlich auch das zugehörige beA-Webinar gewesen, das ich allerdings nicht besucht habe. Dafür habe ich übrigens eine ganz einfache Erklärung: Da ich seit 2013 die EPVG-Schnittstelle von advoware intensiv genutzt habe und sich die Anbindung an das beA ganz ähnlich bedienen lässt, war für mich die Umstellung keine große Sache.
Hinweis: Auch in diesem Zusammenhang sei darauf hingewiesen, dass für die Inanspruchnahme des beA-Supports und die Teilnahme am beA-Webinar jeweils eine Gebühr fällig wird, was in beiden Fällen eine sehr gute Investition darstellt.
 

3. September 2018: beA und die passive Nutzungspflicht beginnt

3. September 2018: beA und die passive Nutzungspflicht beginnt

Lange schon wird über das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) immer wieder berichtet – auch auf dem Advoblog seit Mitte 2015 in regelmäßigen Abständen. So sollte der Startschuss des beA am 1.1.2016 erfolgen, wurde dann auf den 29.9.2016 verschoben, und schließlich wurde am 27.6.2018 beschlossen, die passive Nutzungspflicht des elektronischen Postfachs für Anwältinnen und Anwälte am 3. September 2018 endgültig einzuführen.
Um dieser Pflicht nachgehen zu können, muss jeder in Deutschland zugelassene Anwalt folgende Dinge erledigen (falls das noch gar nicht oder erst in Teilen erfolgt ist):
1. Er oder sie muss eine oder mehrere beA-Karten bei der Bundesnotarkammer bestellen.
Hinweis: Bei möglichen Fragen zu den beA-Karten ist die BNotK die richtige Ansprechpartnerin. Erreichbar ist diese entweder per E-Mail (bea@bnotk.de) oder telefonisch (0800 355 01 00).
2. Es ist für die technische Grundausstattung zu sorgen. Dazu gehört neben dem passenden Rechner vor allem ein Chiplesegerät, ohne das die beA-Karte nicht genutzt werden kann. Auf dem Blog haben wir uns dazu auch schon weitreichende Gedanken gemacht.
3. Es ist eine Erstregistrierung erforderlich, mit dessen Hilfe dem beA-Konto des Anwalts oder der Anwältin eine gültige E-Mail-Adresse zugewiesen wird.
4. Die beA-Software ist auf einen Rechner zu laden und dort zu installieren. Diese ist unter anderem für das Ver- und Entschlüsseln der beA-Nachrichten zuständig. Die Software gibt es für die Betriebssysteme Windows, macOS und Linux.
Hinweis: Falls Probleme mit der beA-Software auftreten sollten, steht hierfür der Anwendersupport der zuständigen Firma ATOS zur Verfügung, den man entweder via E-Mail oder per Telefon von Montag bis Freitag von 08:00 Uhr bis 20:00 Uhr unter der Nummer 030 52 0009 444 erreicht.
Hinweis II: Da die BRAK-beA-Webseite aus technischen Gründen am 1. und 2. September abgeschaltet sein wird, empfehlen wir den Download und die Installation der Software noch in diesem Monat. Andernfalls kann die passive Nutzungspflicht ab dem 3. September nicht eingehalten werden.

advoware-Anwender werden rechtzeitig über das beA-Update informiert

Selbstverständlich hat das advoware-Entwicklerteam der Advo-web GmbH bereits die notwendige Schnittstelle in advoware integriert, sodass unsere Kunden die beA-Umgebung vollständig aus der Kanzleisoftware heraus nutzen können. Was ihnen natürlich nicht erspart bleibt sind die Schritte 1 bis 5, wie weiter oben beschrieben. Sobald das beA-advoware-Update zum Download bei der Advo-web bereit steht, werden wir unsere Kunden darüber per Newsletter informieren.

Unsere Webinare helfen rund um das Thema beA

Darüber hinaus werden wir zeitnah zum 3. September passende Webinare anbieten. Diese werden alle Infos rund um das beA umfassen, aber auch von den prozessualen und materiellen Bestimmungen des elektronischen Rechtsverkehrs wird die Rede sein.
Der erste Schulungstermin ist der 12.09.2018, wobei wir am Vormittag den ersten Teil unseres beA-Webinars für Juristen anbieten, nachmittags sind dann die wichtigsten Infos für die Kanzleimitarbeiter an der Reihe. Die zweite Webinarrunde findet dann am 17.09.2018 statt, wieder zweigeteilt, Vormittags Teil 2 für Juristen und Nachmittags erneut eine Schulung rund um das Thema beA für Mitarbeiter. Weitere Schulungstermine werden wir sukzessive über die Hülskötter Kanzleiakademie veröffentlichen, deren Seminare direkt dort buchbar sind.
Hinweis: Da es sich bei den beA-Webinaren um speziell für diesen Anwendungsfall aufwendig konzipierte Onlineseminare handelt, können wir sie leider nicht im Rahmen unserer Flatrate anbieten. Pro Webinar werden daher 299 Euro (netto) für Juristen und 149 Euro (netto) für Mitarbeiter fällig, die allerdings sehr gut angelegt sind. Mehr Infos dazu gibt es auf unserer Webseite.

Unsere Rechenzentrumskunden haben es noch leichter

Für die Kunden unseres Rechenzentrums für Juristen folgt an dieser Stelle die gute beA-Nachricht: Für sie werden wir die beA Client Security-Software pünktlich zum 3. September installieren, sodass Sie ab dem dritten September aus dem Rechenzentrum heraus auf das Onlineportal von beA zugreifen und Nachrichten empfangen bzw. versenden können.  Zeitnah nachdem das Update für advoware dann erscheint, installieren wir Ihnen ebenfalls das neue advoware Update im Rechenzentrum. Sobald dies terminiert ist, werden wir Sie selbstverständlich wieder per E-Mail-Newsletter informieren.

Status quo: beA bleibt immer noch abgeschaltet [Update]

bea-anwaltspostfach[Update 3.9.2018] Seit heute soll das besondere elektronische Anwaltspostfach endgültig nutzbar sein. In einem ersten Schritt sind alle rund 160.000 in Deutschland zugelassenen Anwältinnen und Anwälte vom heutigen Tage zu einer passiven Nutzung des beA verpflichtet. Was das bedeutet und mit welchen Maßnahmen wir Sie dabei unterstützen, erfahren Sie im zugehörigen Beitrag auf unserem Advoblog.
[Update 29.1.2018] Am vergangenen Freitag fand in Berlin auf Einladung der BRAK ein sogenanntes BeAthon statt, auf dem anwesende Anwender, Sicherheitsexperten und Entwickler über die Zukunft des beA diskutiert haben. Die verantwortliche Entwicklerfirma Atos sowie die ebenfalls involvierte Firma Governikus waren leider nicht anwesend.
Wichtigste Erkenntnis bei diesem Treffen: Sämtliche Anwaltskanzleien, die bereits das Client Security-Programm installiert haben, sollen dieses umgehend von ihren Rechner rückstandsfrei entfernen. Darüber hinaus liegt eine neue, offensichtlich verbesserte und von ihren Schwachstellen befreite Version der beA-Software vor. Die wesentliche Verbesserung besteht in einem individuellen, lokalen Zertifikat, was deutlich sicherer ist als die bisherige Variante wein soll. Wann das beA wieder online gehen kann, ist indes weiterhin unbekannt.
[Update 23.1.2018] Am gestrigen Montag kamen im DAV-Haus zu Berlin zahlreiche Experten zum Thema beA zusammen. Mit dabei war unter anderem Markus Drenger vom CCC Darmstadt, der die Schwachstellen des beA kurz vor Weihnachten 2017 ausfindig gemacht hatte. Seine Einschätzung: das beA-System ist in seiner aktuellen Form vollkommen unsicher, sowohl seitens des Webservers als auch gegenüber Angriffen von außen. Zudem weist die Client Security erhebliche Mängel auf. So stelle die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung eine „grundlegende Gefährdung“ für das gesamte System dar. Wer übrigens nicht im DAV-Haus auf der Veranstaltung anwesend war: die BRAK!
Die gesamte Veranstaltung steht als Video zur Verfügung. Bei Minute 25 beginnt die Diskussion.

 
[Update 10.1.2018] Es kommt offensichtlich Bewegung in Sachen beA! So haben sich die BRAK und sämtliche Vertreter der regionalen RAKn zusammengesetzt, um den Stand der Dinge ausführlich zu erörtern. Herausgekommen ist vor allem die Erkenntnis, dass das gesamte beA-System hinsichtlich seiner Sicherheit überprüft werden muss. Dies geschieht mithilfe eines externe Gutachters sowie eines vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) empfohlenen Experten. Erst wenn durch deren Analyse und Einschätzung klar wird, wie eine vollständige Sicherheit des beA-Systems garantiert werden kann, geht die Onlineplattform wieder online.
[Update 8.1.2018] In einem Sondernewsletter stellt die BRAK den aktuellen Verlauf in Sachen beA nochmals ausführlich dar. Darin weist sie erneut darauf hin, dass die beA-Platform bis auf weiteres offline bleibt und damit die passive Nutzungspflicht außer Kraft gesetzt ist. Zudem entschuldigt sich die BRAK bei der deutschen Anwaltschaft für die Unannehmlichkeiten, die sich aus dem verzögerten Start des Elektronischen Rechtsverkehrs via beA ergeben. [/Update]
In einer Presseerklärung teilt die BRAK mit, dass aufgrund einer massiven technischen Sicherheitslücke im beA-Software-Zertifikat das beA-System abgeschaltet bleibt. Weiter noch: Die BRAK empfiehlt sogar, das am 22. Dezember empfohlene Ersatzzertifikat wieder von sämtlichen Rechner zu entfernen, da sich ansonsten Unbefugte auf dem PC mithilfe geeigneter Hackermaßnahmen einschleusen können.
Hierfür kommt laut dem Technikportal heise.de eine sogenannte Man-in-the-Middle-Attacke infrage, die es ermöglicht, sämtlichen Datenverkehr der betroffenen Rechner mitzuschneiden und die Kanzlei entsprechend zu kompromittieren. Damit könnte ein Hacker beispielsweise einen Internetserver bereitstellen, der vorgaukelt, die beA-Plattform zu sein. Und welche Konsequenzen das für die betroffenen Kanzleien nach sich zögen, mag man sich gar nicht vorstellen.
Daher sollten Anwaltskanzleien mithilfe dieses Links unbedingt überprüfen, ob sie das unsichere Zertifikat bereits installiert haben – und gegebenenfalls wieder de-installieren. Dies geschieht mithilfe der Systemsteuerung von Windows, genauer gesagt über die Internetoptionen, und dort über den Reiter „Inhalt“, in dem sich die Schaltfläche „Zertifikate“ befindet. Darüber lässt sich das beA-Zertifikat wieder entfernen.
Wir halten Sie in Sachen beA weiterhin auf dem Laufenden.

huelskoetter: Übersichtliche Inhalte für schnelle Informationen

huelskoetter: Übersichtliche Inhalte für schnelle Informationen

Die Webseite der Hülskötter GmbH hat einen neuen Anstrich bekommen. Wobei es „Anstrich“ nicht ganz trifft, da wir unse Internetpräsenz radikal verändert haben, sowohl in Sachen Design als auch beim Aufbau der Seite. So finden Sie auf huelskoetter.info im Wesentlichen fünf Bereiche, mit denen wir uns intensiv beschäftigen:

Innerhalb dieser Sektionen finden Sie folgende Informationen, und das kurz und knapp:
Die fünf Säulen der neuen Internetpräsenz der Fa. Hülskötter

Kanzleisoftware: Leistungsumfang, Zusatzmodule und mehr

Diese und weitere Fragen werden innerhalb der Sektion Kanzleisoftware beantwortet.
Tipp: Falls Sie kurz und knapp das Wichtigste über Advoware lernen wollen, eignen sich hierfür unsere Kennenlernvideos ganz ausgezeichnet.
Kanzleisoftware Advoware auf einen Blick

Kanzlei-IT: Online-Terminbuchung, Rechenzentrum, Diktieren und mehr

Auf diese und weitere Fragen finden Sie in der Sektion Kanzlei-IT die passenden Antworten.
Tipp: Wussten Sie, dass immer öfter großer Unternehmensschaden aufgrund einer fehlenden oder unzureichenden Datensicherung  entsteht? Auch hierauf haben wir die passende Antwort – in Form einer erprobten Kanzlei-IT-Lösung.
Mit Hülskötter Kanzlei-IT-Lösungen machen Sie Ihre Kanzlei fit für das digitale Zeitalter

Kanzleimarketing: Mit Advoliga das eigene Kanzleimarketing ankurbeln und verbessern

Auch zu diesen und weiteren Fragen finden Sie viele Antworten und Informationen innerhalb des Kanzleimarketing-Bereichs.
Videotipp: Wie die Firma Hülskötter die Advoliga bewertet und was alles noch davon zu erwarten ist, erfahren Sie in diesem Videointerview mit Jennifer Hülskötter, die das Thema Kanzleimarketing verantwortet.
Kanzleimarketing mithilfe der Advoliga von Hülskötter

Matrixzertifizierung: Qualitätsmanagement auf höchstem Niveau

Fragen wie diese und mehr beantworten wir innerhalb der Sektion Matrixzertifizierung,
Tipp: Wussten Sie eigentlich, dass wir schon seit mehr als drei Jahren selber QM-zertifiziert sind? Im Interview mit Geschäftsführer Gerhard Hülskötter erfahren Sie alles über die Motivation und Ziele der Hülskötter GmbH für diese wichtige Maßnahme.
Matrixzertifizierung mithilfe der Advozon Kanzlei Konzept

Kanzleiakademie: Advoware-Schulungen und mehr für den Kanzleierfolg

Wir glauben (und wissen), dass es für Kanzleien immer wichtiger wird, ihre Mitarbeiter stets auf den neuesten technischen Stand der Dinge zu bringen. Daher stecken wir ganz viel Zeit, Geld und Energie in die permanente Weiterentwicklung unserer Kanzleiakademie. Dort bieten wir umfangreiche Ausbildungsmaßnahmen in Sachen Advoware an, aber auch andere Schulungsmaßnahmen stehen hier zur Verfügung. Werfen Sie doch mal einen Blick darauf.
Tipp: Wir überarbeiten die Kanzleiakademie gerade für Sie, damit sie sich unter anderem noch besser auf mobilen Geräten nutzen lässt. Sobald wir diese Arbeiten abgeschlossen haben, werden wir Sie selbstverständlich darüber informieren.
Hülskötter Kanzleiakademie für gut ausgebildete Kanzleimitarbeiter
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beA-News: Anwälte müssen technische Voraussetzungen selber schaffen [Update]

BRAK-beA-Newsletter 13-2017
[Update 3.9.2018] Seit heute soll das besondere elektronische Anwaltspostfach endgültig nutzbar sein. In einem ersten Schritt sind alle rund 160.000 in Deutschland zugelassenen Anwältinnen und Anwälte vom heutigen Tage zu einer passiven Nutzung des beA verpflichtet. Was das bedeutet und mit welchen Maßnahmen wir Sie dabei unterstützen, erfahren Sie im zugehörigen Beitrag auf unserem Advoblog.
Gestern hat die BRAK einen aktuellen Newsletter zum Thema beA verschickt, und daraus ergeben sich interessante Neuigkeiten, die wir unseren Kunden nicht vorenthalten wollen. So wurde eine „kleine BRAO-Reform“ verabschiedet, aus der sich zwei wesentliche Sachverhalte ableiten lassen:
1. Inhaber des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) sind ab dem 1.Januar 2018 seit dem 3. September 2018 dazu verpflichtet, sich um die erforderlichen technischen Voraussetzungen und Werkzeuge selbst zu kümmern, die für den zuverlässigen und rechtmäßigen Erhalt und Versand von beA-Nachrichten erforderlich sind.
2. Neben Kanzleien und Zweigstellen lassen sich künftig auch beA-Konten für weitere Kanzleien einrichten. Das bedeutet, dass für einen Anwalt oder eine Anwältin mehr als ein beA-Postfach zugewiesen und eingerichtet werden kann.
Neben diesen sehr wichtigen Anpassungen der BRAO geht der Newsletter auf das Einrichten von Software-Zertifikaten innerhalb der beA Security Client-Software ein und zeigt die richtige Vorgehensweise Schritt für Schritt. Darüber hinaus werden alle derzeit beA-kompatiblen Webbrowswer aufgelistet. Und wer sich an einer Umfrage zum Thema „beA-Anforderungen von Terminal-Servern“ beteiligen möchte, wird in diesem BRAK-Newsletter ebenfalls fündig.
Der Newsletter steht auf der BRAK-Seite zur Ansicht bereit.