Vor knapp einer Woche haben wir unsere advoware-6-Trilogie gestartet. Denn so ein maßgebliches Update wie die sechste Version der Kanzleianwendung aus dem Hause Advo-web ist mehr wert als nur ein kurzer Blogbeitrag. Daher folgt heute eine detailliertere Betrachtung der wesentlichen Neuerungen und Verbesserungen von advoware 6. Dazu gehören unter anderem neue Module wie das zum Geldwäschegesetz und dem Gesetz zur Verbesserung des Verbraucherschutzes im Inkassorecht. Zudem gibt es neue und angepasste Schnittstellen, wozu die Anbindung an das EGVP/eBO und an das beBPO gehören.
GwG-Modul: Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten
Das GwG-Modul, das Anwaltskanzleien beim Aufspüren möglicher geldwäschebezogener Personen helfen soll, lässt sich per Mausklick aktivieren, und das für jedes einzelne Referat, das hierbei infrage kommt. Dann wird bei jeder Aktenanlage das GwG-Modul aktiv, sodass die erforderlichen Abfragen direkt aus advoware heraus geschehen können. Für Notariatsakten ist das GwG-Modul standardmäßig aktiviert, bei allen anderen Referaten geschieht das manuell.
Das GwG-Modul von advoware 6 lässt sich pro Referat und Mandat aktivieren
Gesetz zur Verbesserung des Verbraucherschutzes im Inkassorecht
Was für das GwG gilt, findet in advoware 6 auf das Gesetz zur Verbesserung des Verbraucherschutzes im Inkassorecht ebenfalls Anwendung. Allerdings betrifft das hier nicht das Aufspüren von möglichen Straftaten, sondern das Regulieren von Vergütungsansprüchen im Falle von Inkassodienstleistungen. Das bezieht sich vor allem auf Kleinstforderungen in Höhe von bis zu 50 Euro. Auch hier erfolgt das Aktivieren des zugehörigen Moduls pro Referat. Damit können Kanzleimitarbeiter:innen festlegen, in welchem Umfang und welche Mandate überhaupt eine Inkassodienstleistung betreffen.
Das Modul zum Gesetz zur Verbesserung des Verbraucherschutzes im Inkassorecht lässt sich in advoware 6 pro Referat und Mandat aktivieren
Neue und angepasste Schnittstellen zum EGVP/eBO, zum beBPo und zum beA
Der elektronische Rechtsverkehr soll weiter ausgebaut und verbessert werden. Daher wurden die bestehenden Systeme wie EGVP und das beBPO (besonderes elektronisches Behördenpostfach) um bestimmte Funktionen erweitert. Dazu gehört beispielsweise, dass das EGVP-Postfach für Bürger und Organisationen zum 1.11.2021 für alle verfügbar gemacht wurde. Damit soll der elektronische Datenaustausch zwischen Einzelpersonen und Gerichten beschleunigt und vereinfacht werden. Das und mehr ist ab sofort in advoware 6 vorgesehen. Das betrifft auch das beBPo, das nun direkt aus advoware heraus mithilfe einer neutralen X-Justiz-ID adressiert werden kann
Zudem wurde die beA-Schnittstelle in advoware 6 erweitert und angepasst. Das betrifft vor allem die XJustiz-Version 3.2.1, die am 31.10.2021 in Kraft getreten ist. Die hierfür notwendigen Anpassungen der beA-Schnittstelle in advoware haben unter anderem mit den Anforderungen an elektronische Dokumente zu tun. Hierbei achtet advoware 6 unter anderem auf die rechtskonforme Verwendung von Dateinamen. Dazu gehört die maximale Länge des Dateinamens, die Überprüfung aus unzulässige Zeichen im Namen und die Überprüfung der maximalen Dateigröße eines Anhangs von 60 Megabyte.
Anpassung des beA-Moduls in advoware bzgl. elektronischer Anhänge
Teil der advoware-6-Trilogie mit weiteren Details zu verbesserten Modulen und Funktionen
Im dritten und letzten Teil der advoware 6-Trilogie beschäftigen wir uns mit den neuen und verbesserten Funktionen des Gerichts- und Notariatsmoduls. Aber auch das überarbeitete Nachrichtensystem sowie das Thema „elektronische Rechnungen“ sind uns einen detaillierten Blick wert.
Digitales Arbeiten erfordert den bestmöglichen digitalen Arbeitsplatz
Digitales Arbeiten bedeutet aber auch, einen optimal ausgestalteten digitalen Arbeitsplatz zu schaffen. Das sorgt für ein Arbeitsumfeld, das jederzeit verfügbar ist. Das wiederum setzt voraus, dass alle benötigten Daten schnell und unkompliziert erfasst und ebenso einfach abrufbar sind.
Noch ein guter Grund, sich mit unseren Kursen zu beschäftigen, die für das Umsetzen der eigenen Digitalstrategie das grundlegende Wissen vermitteln.
Kursreihe B1: Verwalten von Akten, Adressen, Texten und Terminen
Das betrifft zum einen das Basiswissen, das für die Verwaltung einer Kanzlei mithilfe von advoware erforderlich ist. Unter der Bezeichnung „Kursreihe B1“zeigen Ihnen unsere Dozent:innen die vier wesentlichen Grundfunktionen von advoware. Das sind das Bearbeiten von Akten, Adressen, Texten und Terminen. Die ersten drei Teile dieser Kursreihe weisen eine Abspieldauer von etwa 80 Minuten auf. Nur der vierte Abschnitt zum Thema Terminverwaltung nimmt gut 100 Minuten in Anspruch, da gerade dieser Bereich für Anwält:innen eine besondere Bedeutung einnimmt.
Kursreihe B2: Honorar, Buchhaltung, Inkasso
Mit dem nächsten Schwerpunkt der Grundkursvideos vermitteln wir das notwendige Rüstzeug für die Bereiche Honorar, Mandatsbuchhaltung und Forderungsmanagement. Auch hierfür stehen vier separate Onlinekurse bereit, die sich mit der Anwaltsvergütung nach RVG und nach Zeit beschäftigen, die Mandantenbuchhaltung mit advoware genau erläutern und zeigen, wie sich mit den Bordmitteln der Anwaltssoftware das Forderungsmanagement umsetzen lässt. Die Wiedergabedauer der vier Workshops beträgt zwischen gut 80 und 120 Minuten, wobei die Anwaltsvergütung mit insgesamt 4 Stunden den größten Teil einnimmt.
Basiskurs B6: die beA-Schnittstelle in advoware
Der dritte Abschnitt der Basisgrundkurse rund um advoware befasst sich ausschließlich mit dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) und dessen Handhabung innerhalb von advoware. Schließlich bietet die Kanzleisoftware seit 2018 eine nahezu vollständige Integration der beA-Schnittstelle, sodass Sie ohne Umwege über die beA-Internetplattform Ihre beA-Nachrichten versenden und empfangen können. Der zugehörige Onlinekurs zeigt in 70 Minuten alle wichtigen beA-Funktionen von advoware.
Mit der Flatrate immer am Puls der Kanzleiakademie
Sie sehen also: Der Besuch unseres Fortbildungsangebots lohnt sich auf jeden Fall. Um Ihnen diese Entscheidung so einfach wie möglich zu machen, bieten wir Ihnen mit der Buchung der monatlichen Flatrate von netto 30 Euro den vollständigen Zugriff auf unsere Basis-, Vertiefungs- und Aktionskurse. Damit können sich bis zu 10 Mitarbeiter:innen jeden Monat rund um die Uhr selbst schulen. Rechnen Sie mal: Das sind im besten Fall 3 Euro pro Anwender:in. Günstiger bekommen Sie das nirgendwo.
Die Hülskötter Kanzleiakademie soll unseren Kund:innen helfen, ihr Wissen rund um die Kanzleianwendung advoware regelmäßig zu erneuern und aufzufrischen. Denn nahezu täglich erreichen uns Telefonanrufe und E-Mail-Anfragen, die erkennen lassen, dass die fragestellenden Anwender:in leider nicht über das notwendige Wissen verfügen, advoware bestmöglich einsetzen zu können.
Um Ihnen zu helfen, Ihr Know-how rund um advoware kontinuierlich zu verbessern, starten wir heute eine kleine Serie, mit der wir einzelne Onlinekurse genauer betrachten wollen. Dazu gehören die Basiskurse genauso wie die Vertiefungs- und Workflow-Kurse. In jedem dieser Webinarsammlungen befinden sich Kurse, die wir als besonders empfehlens- und besuchenswert erachten.
Der erste Teil dieser Kanzleiakademie-Serie beschäftigt sich mit den Basiskursen B1, B3 und B6, die ein fundamentales Basiswissen zu advoware vermitteln und sich zudem mit der Finanzbuchhaltung und der beA-Schnittstelle in advoware beschäftigen.
B1 – Basiswissen rund um die Kanzleiorganisation mit advoware
Der Basiskurs B1 umfasst insgesamt vier Teile, von denen sich jeder mit einem anderen Subthema beschäftigt. Diese vier Kapitel zeigen im Detail, wie sich Akten, Adressen, Texte und Termine mit advoware anlegen und bearbeiten lassen. Danach steht also das notwendige Grundwissen bereit, das für die rudimentäre Bedienung von advoware unbedingt erforderlich ist. Allerdings bleiben wohl weitere Fragen offen. Daher empfehlen wir, auf B1 aufbauend weitere Grundkurse zu buchen. Dazu gehört zweifelsohne der Kurs B3, der sich mit dem Thema Finanzbuchhaltung in advoware eingehend auseinandersetzt.
B3 – Finanzbuchhaltung
Das advoware-Modul „Finanzbuchhaltung“ sollten Anwaltskanzleien aus verschiedenen Gründen nutzen. Zum einen kann die eigene Buchhaltung vollständig mithilfe des FiBu-Moduls von advoware erfasst und ausgewertet werden. Das erleichtert den monatlichen Datenaustausch mit dem/r Steuerberater:in, was das Steuerberaterhonorar erheblich reduzieren kann. Darüber hinaus ist unser technischer Support bei FiBu-Fragen seitens unserer Geschäftsleitung dazu angehalten, das Beantworten dieser Fragen Ihnen in Rechnung zu stellen. Thematische Fragen sind nämlich nicht durch den Supportvertrag abgegolten. Eine weitere Möglichkeit, Geld zu sparen.
Sie sehen also, der Besuch des Basiskurses B3 bringt diverse Vorteile mit sich. Ganz abgesehen davon, dass Sie Ihr Know-how rund um das Thema Finanzbuchhaltung mit advoware verbessern können. Was Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt durchaus zum Vorteil gereichen kann.
Der Basiskurs setzt sich aus vier Teilen zusammen, die folgende Unterbereiche betrachten:
– die Grundeinstellungen der FiBu-Funktion von advoware
– Buchungen und Standardfälle mit advoware erfassen
– Buchungen, Sonderfälle & halbautomatische Kontoauszugsverarbeitung erfassen
– Listen und Auswertungen verstehen und nutzen.
B6 – Das beA in Verbindung mit advoware
Das besondere elektronische Anwaltspostfach beschäftigt uns ja schon eine ganze Weile, und immer noch ranken darum zahlreiche Fragen. Das zeigt uns auch die recht hohe Besucher:innen-Frequenz des Basiskurses B6. Und das aus gutem Grund, denn mit der beA-Schnittstelle in advoware lassen sich zahlreiche Aufgaben deutlich einfacher und bequemer erledigen als mit der webbasierten beA-Seite der BRAK. Dazu gehört die Zuordnung von Dateien zur Aktengeschichte genauso wie das Einrichten der erforderlichen Signaturkarten. Gerade letzteres ist wiederum nicht durch den Supportvertrag abgedeckt, den Sie mit uns abschließen. Daraus entstünden also wieder Zusatzkosten, die Sie alleine durch den Besuch dieses Onlinekurses vermeiden können.
Zu den wichtigsten Kursinhalten zählen:
beA-Postfach einrichten
Nachrichten erstellen und verschicken
Nachrichten empfangen und bearbeiten
Stapelverarbeitung
Vorlagen erstellen
Mahnverfahren über die beA-Schnittstelle.
Der Besuch der Hülskötter Kanzleiakademie lohnt sich
Sie sehen also: Der Besuch unseres reichhaltigen Fortbildungsangebots lohnt sich auf jeden Fall – und das unter diversen Aspekten. Um Ihnen diese Entscheidung so einfach wie möglich zu machen, bieten wir Ihnen mit der Buchung der monatlichen Flatrate von netto 30 Euro den vollständigen Zugriff auf unsere Basis-, Vertiefungs- und Aktionskurse. Das Beste daran: Bis zu 10 Mitarbeiter:innen können sich so mit unserer Hilfe rund um die Uhr während dieses Monats schulen. Rechnen Sie mal: Das sind im besten Fall gerade mal 3 Euro pro Anwender:in. Günstiger bekommen Sie das nirgendwo. Die Hülskötter Kanzleiakademie per einfachem Mausklick besuchen und die gewünschten Kurse buchen.
Wir wollten von RA Pesch wissen, wie zufrieden er mit der Umsetzung der beA-Schnittstelle in advoware ist und wie kompliziert das Einrichten derselben war. Herr Pesch ist seit 2003 treuer und zufriedener Anwender von advoware und Kunde von Hülskötter & Partner. advoware nutzt er bisher vor allem für die Mandantenverwaltung und -buchhaltung.
Herr Pesch, wie nutzen Sie das beA-Modul in advoware?
Rainer Pesch: Ich nutze das beA-Modul sowohl für die Korrespondenz mit Kollegen als auch für die Korrespondenz mit Gerichten. Ich verschicke kaum noch Schriftsätze per Post, höchstens noch Originalunterlagen, die bei Gericht vorliegen müssen. Zu den elektronisch verschickten Dokumenten gehören allgemeine Schriftsätze genauso wie Klagen und Klageerwiderungen. Schön wäre es, wenn alle Kolleginnen und Kollegen, die ja schon empfangsbereit sein müssen, das beA ebenfalls für die anwaltliche Korrespondenz nutzen würden. Dass dem leider so nicht ist, liegt zum großen Teil an der immer noch vorherrschenden Zurückhaltung, die viele Kolleginnen und Kollegen an den Tag legen.
Das kann ich aus eigener Erfahrung bestätigen. So würde ich schätzen, dass aktuell gerade einmal 10 Prozent der mir bekannten Anwältinnen und Anwälte das beA aktiv nutzen, was in vielen Fällen wohl daran liegt, dass deren Anwaltssoftware noch keine funktionierende beA-Schnittstelle aufweist. Und die Webanwendung scheint eher keine begehrte Alternative darzustellen, da die auszufüllenden Felder, die advoware automatisch vervollständigt, manuell ergänzt werden müssen. Gleiches gilt für das Hochladen von Dokumenten.
Gestaltete sich die Einrichtung Ihres beA-Kontos in advoware kompliziert?
Erstaunlicherweise nicht. Dank der sehr guten Unterstützung von Hülskötter & Partner erfolgte die Einrichtung meines beA-Kontos in advoware innerhalb weniger Minuten. Hierzu muss ich allerdings sagen, dass ich die vorbereitenden Maßnahmen selber erledigt haben. Hinweis:In diesem Zusammenhang möchten wir darauf hinweisen, dass es sich bei der Einrichtung des beA-Kontos um eine Dienstleistung handelt, die kein Teil des üblichen Supportvertrags darstellt. Darüber hinaus sollte jede Kanzlei im Vorfeld die passenden Voraussetzungen schaffen, wie die korrekt eingerichtete beA-Webanwendung, die Installation des beA Security Client sowie die Beschaffung eines kompatiblen Kartenlesegeräts.
Gab es dabei besondere Hürden zu überwinden?
Am Anfang erschienen zwei, drei kleinere Fehlermeldungen, die sich allerdings mit geringem Aufwand beheben ließen. Die zügig korrigierten Fehler haben die Nutzung des beA nicht beeinträchtigt.
Wie bewerten Sie die beA-Integration in advoware?
Die Integration der beA-Schnittstelle in advoware ist meines Erachtens sehr gut gelungen. Speziell das Versenden von Nachrichten mittels qualifizierter Signatur ist eine Sache von wenigen Mausklicks, ohne qualifizierte Signatur der angehängten Dokumente geht die Versendung sogar noch schneller. Voraussetzung ist natürlich, dass von den Beteiligten die Safe-ID vorliegt. Die Suche nach einer Safe-ID und Zuordnung zu einem beteiligten Rechtsanwalt oder Gericht erfolgt mithilfe von advoware ohne größeren Aufwand.
Gibt es Ihrerseits Verbesserungswünsche oder -vorschläge?
Im Grunde vermisse ich nichts an der Integration von beA in advoware, was vor allem meinem persönlichen Workflow geschuldet ist. Ich diktiere nämlich im Vergleich zu anderen Kolleginnen und Kollegen relativ wenig, da ich ein echter Schnellschreiber am PC bin. So tippe ich viele meiner Schriftsätze selbst, womit ich regelmäßig meinen Kanzleischreibdienst umgehe.
Das ist vor allem darin begründet, dass mein juristischer Schwerpunkt, die Medizin, viele Fachbegriffe aufweist, womit es sich einfach erklären lässt, dass ich meine Texte selber schneller schreiben kann als mein Sekretariat. Sobald ich die Schriftsätze verfasst habe, schicke ich sie selber per beA an alle Beteiligten. Damit entfallen bestimmte Aufgaben wie die Freigabe, was bestimmte Abläufe vereinfacht und geringere Anforderungen an das beA-System in advoware stellt.
Was sagen Sie zum beA-Support von Hülskötter & Partner?
Hülskötter & Partner hat mir, wie bereits gesagt, beim Einrichten meines beA-Kontos in advoware sehr geholfen. Nützlich wäre sicherlich auch das zugehörige beA-Webinar gewesen, das ich allerdings nicht besucht habe. Dafür habe ich übrigens eine ganz einfache Erklärung: Da ich seit 2013 die EPVG-Schnittstelle von advoware intensiv genutzt habe und sich die Anbindung an das beA ganz ähnlich bedienen lässt, war für mich die Umstellung keine große Sache.
Hinweis: Auch in diesem Zusammenhang sei darauf hingewiesen, dass für die Inanspruchnahme des beA-Supports und die Teilnahme am beA-Webinar jeweils eine Gebühr fällig wird, was in beiden Fällen eine sehr gute Investition darstellt.
Erfolgreiche Kooperation – Hülskötter & Partner-Kunden profitieren von der Versicherungsexpertise von Behrschmidt & Kollegen
Eine leistungsfähige Kanzlei-Software ist für Anwaltskanzleien und Rechtsanwälte genauso wichtig wie ein maßgeschneiderter Versicherungsschutz. Für Anwälte besteht hier über die gesetzlich vorgeschriebene Vermögensschadenhaftpflicht-Versicherung vielfältiger Versicherungsbedarf im Zusammenhang mit dem Kanzlei-Betrieb. Das gilt sowohl für die Absicherung diverser Haftpflichtrisiken als auch im Bereich Schadenschutz.
Wie Sie als geneigter Advoblog Leser vielleicht bereits wissen, bieten wir unseren Kunden über exklusive Kooperation fortwährend Vorteilskonditionen mit unseren Partnern. Mit Behrschmidt & Kollegen können wir Ihnen jetzt auch ei-nen bevorzugten Zugang zu Versicherungsschutz – nicht nur im Kanzlei-Kontext, sondern sozusagen in allen Lebenslagen bieten. Für Sie gerade in Zeiten von Umbruch und Wandel in Kanzleien durch Digitalisierung, zum Beispiel unbekannte bzw. unbedachte Haftungsrisiken die durch das beA auf Sie zukommen, eine besonders lohnenswerte Kooperation. Vielleicht ist es genau in diesen Zeiten für Ihre Kanzlei nicht nur von wirtschaftlichem, sondern auch existenziellem Interesse Ihre Versicherungspolicen von einem Fachmann einmal auf die versicherte Schadenssumme, wie auch der versicherten Schadensfälle prüfen zu lassen.
Behrschmidt & Kollegen sind ein inhabergeführter Versicherungsmakler Unternehmen mit Hauptsitz in Nürnberg. Ihre Ausrichtung ist aber bundesweit, zudem können Sie eine langjähriger Expertise, über mehrere Generationen, in diesem Bereich aufweisen. Mehr zu unserer Kooperation mit Behrschmidt & Kollegen erfahren Sie auch im Video-Interview zwischen Constantin Behrschmidt von Behrschmidt & Kollegen und Jennifer Hülskötter von Hülskötter & Partner.
Seit über 30 Jahren starker Partner bei Versicherungen
Als unabhängiger Versicherungsmakler ist Behrschmidt & Kollegen nicht an bestimmte Versicherungsanbieter gebunden. Das macht es möglich, die jeweils besten Angebote am Markt für Kunden zu identifizieren und zu nutzen. Bereits seit mehr als 30 Jahren sind die Versicherungsexperten von Behrschmidt & Kollegen in diesem Sinne erfolgreich tätig. Individueller, optimierter und maßgeschneiderter Versicherungsschutz für rechts- und wirtschaftsberatende Berufe ist ein besonderer Schwerpunkt des Versicherungsmaklers aus Nürnberg. Hier konnte man über Jahrzehnte Spezial-Know How aufbauen, das in dieser Form anderswo kaum zu finden ist.
Über den kanzlei- und anwaltsbezogenen Versicherungsschutz hinaus bietet Behrschmidt & Kollegen umfassende Lösungen im Bereich der privaten Vorsorge. Gerade bei Anwälten gilt: Berufs- und Privatsphäre lassen sich oft nicht genau trennen, die Übergänge sind fließend. Ein guter Versicherungsschutz ist in beiden Bereichen geboten. Für Hülskötter & Partner gab es daher mehr als nur einen guten Grund, auf die Zusammenarbeit mit Behrschmidt & Kollegen zu setzen.
So profitieren Hülskötter & Partner-Kunden von Behrschmidt & Kollegen
Hülskötter & Partner-Kunden erhalten beim Versicherungsabschluss über Behrschmidt & Kollegen exklusive Prämien und Bedingungsvorteile, die sonst nicht zugänglich sind. Außerdem profitieren sie von den Leistungen eines unabhängigen Versicherungsmaklers. Durch die Ausschreibung des Versicherungsbedarfs am Markt statt der Bindung an einen bestimmten Anbieter ist es möglich, bei den Prämien deutlich zu sparen, ohne dass das zu Lasten der Leistung geht. Im Gegenteil – nicht selten wird beides erreicht: weniger Prämie und gleichzeitig bessere Leistung beim Versicherungsschutz. Die Erfahrungen zeigt: das Einsparpotential bei dem Prämien beträgt bis zu 50 Prozent. Darüber hinaus ist Behrschmidt & Kollegen auch professioneller Dienstleister beim Versicherungs- und Schadenmanagement.
Anwälte und Anwaltskanzleien erhalten dadurch beim Versicherungsschutz einen echten Mehrwert, zum Beispiel
bei der Vermögensschadenhaftpflichtversicherung
bei der Bürohaftpflichtversicherung
bei Büroinhalts- und Elektronikversicherungen
beim privatem Versicherungsschutz (gegen Krankheit, Berufsunfähigkeit und mehr).
Ein Angebot, bei dem man nichts falsch machen kann
Der Zugang zu den Vorteilen der Kooperation ist für Hülskötter & Partner-Kunden denkbar einfach. Mit einem entsprechenden Maklerauftrag an Behrschmidt & Kollegen und den notwendigen Angaben zur gewünschten Versicherung kann kurzfristig eine Ausschreibung angestoßen werden. Behrschmidt & Kollegen stellt zu diesem Zweck auf seiner Makler-Webseite einen Risikoerfassungsbogen zur Verfügung, mit dem alle benötigten Daten zu Kanzlei- und Anwaltstätigkeit abgefragt werden.
Der Vorschlag für einen individuellen und maßgeschneiderten Versicherungsschutz ist kostenlos und unverbindlich. Auch beim Versicherungsabschluss fallen über die Prämien hinaus keine weiteren Kosten ab, denn der Versicherungsmakler rechnet seine Vergütung direkt mit dem Versicherer ab. Die Kooperation ist also ein Angebot ohne Risiko, bei dem Hülskötter & Partner-Kunden nur gewinnen können.
