Update Juli 2019: Eine Selbstbewertung unter Berücksichtigung der DIN EN ISO 9004 bieten wir über die advozon kanzleikonzept nicht mehr an. Was hat Hülskötter & Partner auf der AdvoTec 2019 gezeigt? Was davon interessierte die Besucher am meisten? Und wie hat die Generalversammlung der APRAXA das komplett überarbeitete Zertifizierungskonzept der Advozon Kanzlei Konzept aufgenommen? Das wollte ich von Jennifer Hülskötter wissen.
Hülskötter-Highlights auf der AdvoTec 2019: „advoware mobile“ & „advoware in der Cloud“
Zu den wesentlichen Highlights am Hülskötter-Stand während der AdvoTec 2019 in Leipzig zählte zweifellos die iOS-App advoware mobile, die ab sofort im Apple-Store zum Download bereit steht. Eine Android-Version ist zudem schon in Vorbereitung. Damit haben Anwälte und Juristen ihre Akten stets dabei, ohne jedes Mal das unhandliche Notebook mitnehmen zu müssen. Dazu gehört auch die Option, Akten offline verfügbar zu machen, falls bei Gericht oder dem Mandanten die Internetverbindung nicht ausreicht bzw. nutzbar ist.
Daneben zählte auch „advoware in der Cloud“ zu den häufig nachgefragten IT-Services von Hülskötter & Partner. Dahinter verbirgt sich eine Rechenzentrumslösung, die ein komplett virtualisierte Kanzlei bereitstellt. Damit ist der eigene Kanzleiarbeitsplatz mobil bei Gericht oder anderswo und stationär in der Kanzlei immer verfügbar. Einzige Voraussetzung hierfür: Eine funktionierende Internetleitung und ein geeignetes Endgerät wie Laptop oder PC.
Nativ, webbasiert oder mobil – die Entwicklung schreitet voran
Vielen Anwendern reicht die stationäre Anwendung schon lange nicht mehr. Das lässt sich sehr gut am riesigen Markt für mobile Apps und Webanwendungen ablesen. Darauf hat jetzt die Advo-web (die „Macherin“ von advoware) reagiert und in einem ersten Schritt die bereits erwähnte iOS-App entwickelt. In einem nächsten Schritt wird eine Webanwendung hinzukommen, mit der sich advoware im Internetbrowser nutzen lässt.
Da es sich laut Jennifer Hülskötter um eine hybride Weiterentwicklung von advoware handelt, kommen alle Anwendertypen in den Genuss ihrer gewünschten Ausprägung der Kanzleisoftware, also entweder nativ auf dem Computer oder mobil auf dem Smartphone bzw. Tablet oder als Webapp im Internetbrowser. Alle Daten befinden sich immer in der gleichen Datenbank und stehen synchron zur Verfügung. Damit ermöglich advoware seinen Anwendern einen fließenden Übergang von der alten in die neue Welt.
Hierfür wird sich advoware in den nächsten Jahren fortlaufend weiterentwickeln. Es werden also Stück für Stück die vorhandenen und neue Module und Funktionen in die Onlinewelt übertragen. Als eine der nächsten Webanwendungen wird dann wohl die Zeiterfassung via Internet erreichbar sein. Hülskötter wird die Fortentwicklung in die Onlinewelt nahezu bundesweit in den advoware Musterkanzleien fortwährend vorstellen, immer in Verbindung mit einem Hands-On-Workshop. In diesen Workshops vermitteln wir, wie Sie relevante Arbeitsprozessen aus der Kanzlei digital und mit advoware Umsetzen. Die Einladungen dazu erfolgen separat per Kundennewsletter oder Einladungskarte.
Auf der APRAXA Generalversammlung wurde die „neue“ Matrixzertifizierung einstimmig angenommen
Schon seit Monaten gab es diverse Ankündigungen und Andeutungen seitens der DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle), die Matrixzertifizierung gemäß der ISO-Norm 9001 als nicht mehr zulässig zu deklarieren (was sie mittlerweile auch öffentlich gemacht hat).
Da wir unseren QM-Kunden eine rechtssichere Zusage geben wollen, dass die QM-Zertifizierung der Advozon Kanzlei Konzept (AKK) zulässig im Sinne der DakkS ist, haben wir in wochen- und monatelanger Arbeit gemeinsam mit der AKK das vorhandene Matrixmodell angepasst und weiterentwickelt. Herausgekommen ist eine Matrixzertifizierung, die zwar immer noch auf der ISO-Norm 9001 beruht, darüber hinaus aber die deutlich strengeren Regeln der ISO-Norm 9004 berücksichtigt.
https://advoblog.huelskoetter.info/iso-9001-vs-iso-9004-warum-die-neue-matrixzertifizierung-besser-ist-als-die-alte
Daher ist es umso wichtiger und sehr erfreulich, dass die Generalversammlung des Anwaltsnetzwerks APRAXA unser neues, angepasstes Modell der QM-Zertifizierung im Matrixverbund vollständig anerkannt hat. Das bedeutet zum einen für zertifizierte Anwälte eine rechtssichere Fortführung ihrer Zertifizierung. Und zum anderen, dass wir gemeinsam mit unserem QM-Partner, der AKK, die Vorbereitung zur Matrixzertifizierung durch den TÜV weiterhin durchführen dürfen.
Das vollständige Interview mit Jennifer Hülskötter
Diese Woche findet in Bremen wieder einmal die große APRAXA -Messe statt, und wieder einmal sind wir an beiden Tagen (nämlich am Donnerstag und Freitag) mit eigenem Stand vertreten. Da es sich auf dieser Veranstaltung vorzugsweise um das Thema Qualitätsmanagement dreht, werden wir genau zu diesen Schwerpunkten informieren.
Zum „Warmmachen“ lassen wir im nachfolgenden Interview Gerhard Hülskötter von Hülskötter & Partner zu Wort kommen, in dem er über die zunehmende Notwendigkeit eines zertifizierten Qualitätsmanagementsystems spricht. Dabei erwähnt er übrigens auch unser erstes eigenes Buch, das unter dem Titel „Erfolgreiche Kanzleizertifizierung“ im Deutschen Anwaltsverlag erschienen ist und das interessierte Anwälte und Juristen dort gerne beziehen können.
Die Sozietät Boie & Hermann betreibt im hessischen Heppenheim bereits seit vielen Jahren eine Anwaltskanzlei rund um die Schwerpunkte Arbeitsrecht, gewerblicher Rechtsschutz, IT-Recht, Medizinrecht und Urheberrecht.
Da sich der Anwaltskanzlei die Gelegenheit bot, im 85 Kilometer entfernten Bad Rappenau eine Zweigstelle zu gründen und diese im Anwaltsverzeichnis der APRAXA eintragen zu lassen, ergab sich die Notwendigkeit, die Rappenauer Kanzleiorganisation ISO-zertifizieren zu lassen. Hierbei haben sich Boie & Hermann von der advozon Kanzlei Konzept beraten und unterstützen lassen, und das von der Checkliste bis zur finalen Prüfung seitens des TÜV.
Hierzu haben wir mit Rechtsanwalt Boris Boie das folgende Interview geführt, in dem er darüber spricht, was er sich von der Zertifizierung verspricht, dass die Vorbereitung auf den TÜV-Termin mit recht geringem Aufwand verbunden war und dass sich der Prüfungstermin mit dem Begriff „entspannt“ am besten beschreiben lässt. Advoblog: Herr Boie, warum haben Sie sich zertifizieren lassen? RA Boris Boie: Da wir unsere neu gegründete Zweigstelle in Bad Rappenau in das Anwaltsverzeichnis der Firma APRAXA aufnehmen lassen wollten, kamen wir nicht umhin, die dortige Kanzleiorganisation zertifizieren zu lassen. Das ist nämlich die Grundvoraussetzung für die Mitgliedschaft innerhalb der APRAXA. So kam auch der Kontakt zur advozon Kanzlei Konzept zustande, die uns seitens der APRAXA empfohlen wurde. Die APRAXA ist vor allem wegen unserer rechtsschutzrelevanten Fachgebiete wie Arbeits-, Medizin-, IT-, Miet- und Verkehrsrecht sehr interessant. Warum haben Sie nur den Nebenstandort Bad Rappenau zertifizieren lassen?
Wir wollten von Anfang an der neuen Zweigstelle in Bad Rappenau dieselbe professionelle Struktur verpassen, die wir schon seit Jahren in unserer Hauptniederlassung in Heppenheim praktizieren. Darüber hinaus planen wir zunächst einmal nur mit der Rappenauer Kanzlei im APRAXA-Anwaltsverzeichnis geführt zu werden. Es ist allerdings nicht ausgeschlossen, dass wir die Kanzleiorganisation in Heppenheim zu einem späteren Punkt ebenfalls noch zertifizieren lassen. Wie aufwändig waren die Vorbereitungen vor dem Prüfungstermin?
Der Aufwand hielt sich sehr in Grenzen, da wir schon seit vielen Jahren mit einer professionellen Kanzleistruktur samt standardisierter Abläufe und Arbeitsprozesse arbeiten. Das bestätigte sich dann anhand der Checkliste, die wir von der advozon Kanzlei Konzept zu Vorbereitungszwecken erhalten hatten. Diese war nahezu identisch mit den Vorgaben, die wir bereits innerhalb unserer Kanzlei in Heppenheim erfüllen.
Wir mussten lediglich an einigen, wenigen Stellen nachbessern wie zum Beispiel dem Absolvieren eines Ersthelferkurses, den einer unserer Mitarbeiter besuchen wird, damit wir auch diese Voraussetzung erfüllen. Damit entspricht die Kanzlei in Bad Rappenau von ihrer Organisation her weitestgehend der in Heppenheim, was aus Gründen der Wettbewerbsfähigkeit von größter Wichtigkeit ist. Wie beschreiben Sie die Unterstützung seitens der advozon Kanzlei Konzept?
Ein Blick in das Kundenzufriedensheitformular, das wir im Anschluss an die Zertifizierung ausfüllt haben, zeigt es: Die advozon Kanzlei Konzept hat unsere Erwartung vollumfänglich erfüllt, denn wir fühlten uns sehr gut betreut und erlebten eine sehr gute Vorbereitung auf die TÜV-Prüfung. Vor allem die individuelle Betreuung, die trotz der standardisierten Vorgehensweise möglich war, hat uns beeindruckt. Damit wurden auch die Besonderheiten unserer Kanzlei sehr gut erkannt und in den gesamten Zertifizierungsprozess übernommen. Aber auch die Besuche in unserer Kanzlei verliefen sehr gut und professionell und wir fühlten uns sehr gut aufgehoben. Wie ging die TÜV-Prüfung vonstatten?
Trotz aller Anspannung, die man vor jeder Prüfung verspürt, verlief die Prüfung seitens des TÜV insgesamt sehr entspannt. Die Gespräche waren sehr gut, und auch die Zusammenarbeit mit den TÜV-Prüfern war sehr angenehm, was uns viel vom anfänglichen Druck genommen hat. Allerdings hatten beide Prüfer ein strenges Auge auf die Umsetzung der Zertifizierungsvorgaben, besonders in Sachen Datenschutz. Hierauf wurde äußerst penibel geachtet. Wie werden Sie die ISO-Zertifizierung einsetzen?
Neben der bereits erwähnten Zugangsvoraussetzung für die APRAXA werden wir mithilfe des TÜV-Siegels auf unserer Internetseite und unseren Briefbögen darauf hinweisen, dass wir ISO-zertifiziert sind. Darüber hinaus planen wir ein Mandantenrundschreiben, mit dem wir unsere frisch erworbene TÜV-Zertifizierung kommunizieren werden. Erste Erfolge haben wir übrigens schon zu verzeichnen: Obwohl wir offiziell erst seit Mitte Juni das Zertifikat besitzen, wurden uns bereits die ersten Mandanten vermittelt, was uns in unserer Entscheidung mehr als bestätigt. Und das ist erst der Anfang.
