Das Weiterentwickeln der eigenen Kanzlei stellt immer noch viele Juristen und Anwälte vor erhebliche Herausforderungen. Warum das nicht sein muss und wie man daran arbeiten kann, hat mir Frau Dr. Geertje Tutschka in diesem Interview erzählt. Und warum der Besuch der zugehörigen Webinare und Workshops eine gute Idee ist, hat sie mir auch verraten.
Webinare und Workshops zu den Themen Kanzleientwicklung und juristisches Projektmanagement
Neben der erforderlichen Theorie rund um die Themen Kanzleientwicklung und Projektmanagement werden Frau Dr. Tutschka und ihre Co-Referentin Frau Ehrmann den Webinar-Teilnehmern gleich erste praktische Hilfestellungen mit an die Hand geben. Dazu gehören beispielsweise Checklisten, die dabei helfen sollen, erste Schritte auf dem Weg zur „besseren Kanzlei“ zu beschreiten.
In den zweitägigen Workshops in den Räumen von Hülskötter & Partner geht es dann richtig „ins Eingemachte“. Dazu gehören so Dinge wie eine Standortbestimmung der teilnehmenden Kanzleien, womit sich die Workshops vor allem an bereits existierende Anwaltskanzleien richten. Ziel des Ganzen soll eine Neuausrichtung oder eine Verbesserung der gesamten Kanzleistruktur sein.
Darüber hinaus bietet solch ein Workshop stets die Möglichkeit, sich mit anderen Kollegen auszutauschen. Alleine daraus ergeben sich viele interessante und hilfreiche Ansätze, wie andere Kanzleien bestimmten Themen adressieren und damit verfahren.
Am Ende der Workshop-Veranstaltung stehen wichtige strategische Schritte, die jede Kanzlei für sich dann gehen sollte. Dazu gehören auch erste, konkrete Maßnahmen, die sich im Rahmen des Workshops erarbeiten lassen.
Zeit für die eigene Kanzlei und das eigene Konzept
Was Frau Dr. Tuschka und Frau Ehrmann ganz wichtig ist: Jede teilnehmende Kanzlei wird die Zeit bekommen, die für das Betrachten der eigenen Kanzleistrukturen und -abläufe erforderlich ist. Hierfür sind eigens definierte Zeitabschnitte reserviert, die für das Beantworten kanzlei-spezifischer Fragen vorgesehen sind. Denn das richtige und kompetente Feedback liegt unseren Referentinnen besonders am Herzen. Denn nur dann ist die Investition in solch einen Workshop auch sinnvoll.
Die Sozietät Boie & Hermann betreibt im hessischen Heppenheim bereits seit vielen Jahren eine Anwaltskanzlei rund um die Schwerpunkte Arbeitsrecht, gewerblicher Rechtsschutz, IT-Recht, Medizinrecht und Urheberrecht.
Da sich der Anwaltskanzlei die Gelegenheit bot, im 85 Kilometer entfernten Bad Rappenau eine Zweigstelle zu gründen und diese im Anwaltsverzeichnis der APRAXA eintragen zu lassen, ergab sich die Notwendigkeit, die Rappenauer Kanzleiorganisation ISO-zertifizieren zu lassen. Hierbei haben sich Boie & Hermann von der advozon Kanzlei Konzept beraten und unterstützen lassen, und das von der Checkliste bis zur finalen Prüfung seitens des TÜV.
Hierzu haben wir mit Rechtsanwalt Boris Boie das folgende Interview geführt, in dem er darüber spricht, was er sich von der Zertifizierung verspricht, dass die Vorbereitung auf den TÜV-Termin mit recht geringem Aufwand verbunden war und dass sich der Prüfungstermin mit dem Begriff „entspannt“ am besten beschreiben lässt. Advoblog: Herr Boie, warum haben Sie sich zertifizieren lassen? RA Boris Boie: Da wir unsere neu gegründete Zweigstelle in Bad Rappenau in das Anwaltsverzeichnis der Firma APRAXA aufnehmen lassen wollten, kamen wir nicht umhin, die dortige Kanzleiorganisation zertifizieren zu lassen. Das ist nämlich die Grundvoraussetzung für die Mitgliedschaft innerhalb der APRAXA. So kam auch der Kontakt zur advozon Kanzlei Konzept zustande, die uns seitens der APRAXA empfohlen wurde. Die APRAXA ist vor allem wegen unserer rechtsschutzrelevanten Fachgebiete wie Arbeits-, Medizin-, IT-, Miet- und Verkehrsrecht sehr interessant. Warum haben Sie nur den Nebenstandort Bad Rappenau zertifizieren lassen?
Wir wollten von Anfang an der neuen Zweigstelle in Bad Rappenau dieselbe professionelle Struktur verpassen, die wir schon seit Jahren in unserer Hauptniederlassung in Heppenheim praktizieren. Darüber hinaus planen wir zunächst einmal nur mit der Rappenauer Kanzlei im APRAXA-Anwaltsverzeichnis geführt zu werden. Es ist allerdings nicht ausgeschlossen, dass wir die Kanzleiorganisation in Heppenheim zu einem späteren Punkt ebenfalls noch zertifizieren lassen. Wie aufwändig waren die Vorbereitungen vor dem Prüfungstermin?
Der Aufwand hielt sich sehr in Grenzen, da wir schon seit vielen Jahren mit einer professionellen Kanzleistruktur samt standardisierter Abläufe und Arbeitsprozesse arbeiten. Das bestätigte sich dann anhand der Checkliste, die wir von der advozon Kanzlei Konzept zu Vorbereitungszwecken erhalten hatten. Diese war nahezu identisch mit den Vorgaben, die wir bereits innerhalb unserer Kanzlei in Heppenheim erfüllen.
Wir mussten lediglich an einigen, wenigen Stellen nachbessern wie zum Beispiel dem Absolvieren eines Ersthelferkurses, den einer unserer Mitarbeiter besuchen wird, damit wir auch diese Voraussetzung erfüllen. Damit entspricht die Kanzlei in Bad Rappenau von ihrer Organisation her weitestgehend der in Heppenheim, was aus Gründen der Wettbewerbsfähigkeit von größter Wichtigkeit ist. Wie beschreiben Sie die Unterstützung seitens der advozon Kanzlei Konzept?
Ein Blick in das Kundenzufriedensheitformular, das wir im Anschluss an die Zertifizierung ausfüllt haben, zeigt es: Die advozon Kanzlei Konzept hat unsere Erwartung vollumfänglich erfüllt, denn wir fühlten uns sehr gut betreut und erlebten eine sehr gute Vorbereitung auf die TÜV-Prüfung. Vor allem die individuelle Betreuung, die trotz der standardisierten Vorgehensweise möglich war, hat uns beeindruckt. Damit wurden auch die Besonderheiten unserer Kanzlei sehr gut erkannt und in den gesamten Zertifizierungsprozess übernommen. Aber auch die Besuche in unserer Kanzlei verliefen sehr gut und professionell und wir fühlten uns sehr gut aufgehoben. Wie ging die TÜV-Prüfung vonstatten?
Trotz aller Anspannung, die man vor jeder Prüfung verspürt, verlief die Prüfung seitens des TÜV insgesamt sehr entspannt. Die Gespräche waren sehr gut, und auch die Zusammenarbeit mit den TÜV-Prüfern war sehr angenehm, was uns viel vom anfänglichen Druck genommen hat. Allerdings hatten beide Prüfer ein strenges Auge auf die Umsetzung der Zertifizierungsvorgaben, besonders in Sachen Datenschutz. Hierauf wurde äußerst penibel geachtet. Wie werden Sie die ISO-Zertifizierung einsetzen?
Neben der bereits erwähnten Zugangsvoraussetzung für die APRAXA werden wir mithilfe des TÜV-Siegels auf unserer Internetseite und unseren Briefbögen darauf hinweisen, dass wir ISO-zertifiziert sind. Darüber hinaus planen wir ein Mandantenrundschreiben, mit dem wir unsere frisch erworbene TÜV-Zertifizierung kommunizieren werden. Erste Erfolge haben wir übrigens schon zu verzeichnen: Obwohl wir offiziell erst seit Mitte Juni das Zertifikat besitzen, wurden uns bereits die ersten Mandanten vermittelt, was uns in unserer Entscheidung mehr als bestätigt. Und das ist erst der Anfang.
