Arbeiten Sie aufgrund der Coronavirus-Krise gerade im Homeoffice und wollen weiterhin wie gewohnt mit Ihrem Philips-Fußschalter und -Diktiergerät vom Typ Speechmike arbeiten und dabei auf Ihren Kanzleiarbeitsplatz zugreifen? Dann ist dieser Beitrag genau das richtige für Sie. Darin erklären wir Ihnen Schritt für Schritt die richtige Nutzung der Philips-Geräte mithilfe des sogenannten Remote-Desktop-Clients. Hierbei fokussieren wir uns vor allem auf die Diktiergeräte Philips SpeechMike Premium 3500 und Premium 3510, die bei unseren Kunden häufig eingesetzt und von advoware unterstützt werden.
1. Voraussetzungen
1.1. Für den problemlosen Zugriff vom Homeoffice auf den Kanzleiarbeitsplatz mittels Fußschalter (der sich natürlich im Homeoffice befindet) ist eine sogenannte Remote-Desktop-Verbindung erforderlich.
1.2. Bevor Sie vom Homeoffice aus per Fußschalter auf den Kanzleirechner zugreifen können, muss der installierte Philips-Treiber zwingend am Arbeitsplatz in der Kanzlei deinstalliert werden. Das geschieht über „Programme und Funktionen“ in der Systemsteuerung.
2. Installation der angepassten Philips-Software auf dem Kanzleiarbeitsplatz
2.1 Laden Sie über angegebenen Link die für den Homeoffice-Einsatz angepasste Philips-Treibersoftware und entpacken diese auf Ihrem Kanzleiarbeitsplatz-PC in ein eigenes Verzeichnis. http://advoware-online.de/PhilipsTreiber-RemoteHost-Kanzlei.zip
2.2. Installieren die Komponente PhilipsSpeechDriversSetup.exe aus dem entpackten Softwarepaket auf dem Kanzlei-PC, indem Sie auf die EXE-Datei doppelt mit der Maus klicken. Wählen Sie mit der Maus die Komponenten MCI Audio Driver, MCI Control Driver und Server Extension for WTS aus, die dann auf dem Kanzleirechner installiert werden.
2.3. Des weiteren sind die Komponenten DPMControl.msi, SmExAudio.msi und SpMikeCtrl.msi zu installieren, also die Programme einmal per Doppelklick starten und ausführen.
3. Installation der Philips-Treiber auf dem Homeoffice-PC
Um die Philips-Geräte im Homeoffice nutzen zu können, gehen Sie wie folgt vor:
3.1. Laden Sie die Treibersoftware (siehe Link) auf den Homeoffice-PC und entpacken Sie diese in ein eigenes Verzeichnis. http://advoware-online.de/PhilipsTreiber-RemoteClient-Heimarbeitsplatz.zip
3.2. Vor dem Installieren der Treiber-Software müssen Sie die Windows-Version Ihres PCs überprüfen (32 oder 64 Bit). Dies geschieht über die Windows-Systemsteuerung. Dort sehen Sie unter „System/Systemtyp“, welche Windowsvariante auf dem Homeoffice-PC installiert ist.
3.3. Falls Sie mit einer Windows 32-Bit-Version arbeiten, erfolgt die Installation der Treibersoftware mithilfe der Datei PhilipsSpeechDriversSetup.exe, die Sie doppelt klicken und ausführen müssen. Im Falle der 64 Bit-Version installieren Sie bitte PhilipsSpeechDrivers64Setup.exe
3.4. Nach erfolgter Installation schließen Sie die Philips-Hardware am Homeoffice-PC wie gewohnt an. Hierbei muss die Option „Weitere unterstützte Plug & Play-Geräte“ unter RDP-Eigenschaften nicht aktiviert sein.
Lösungsvorschläge, falls die Hardware nicht richtig funktioniert
Sollten Sie nach der Installation der Treiber-Software auf dem Homeoffice-PC nicht wie erwartet mit der Philips-Hardware arbeiten können, empfehlen sich folgende Tipps:
Starten Sie mithilfe des PhilipsDeviceControlCenter das Gerät neu. Entweder haben Sie die Software bereits auf dem Homeoffice-PC bereits installiert oder Sie laden es sich mithilfe dieses Links herunter (siehe Reiter „Support“ auf etwa der Mitte der Seite).
Überprüfen Sie, ob das Speechmike im Eventmodus läuft. Drücken Sie hierfür die Tasten EOL + INS (siehe im Bild „1“) auf dem SpeechMike gleichzeitig, bis ein Signal ertönt. Der aktuelle Modus wird mit einer leuchtenden F-Taste angezeigt. Falls die Eventmodus-Taste F1 nicht leuchtet, bitte auf diese drücken. (siehe im Bild „2“)
Falls sich am Homeoffice-PC sowohl ein USB-3-Anschluss (meist blau markiert) und eine USB-2-Buchse befindet (meist grau), nutzen Sie unbedingt den USB-2-Anschluss.
Falls das alles nicht hilft, am besten beide Arbeitsplätze (den in der Kanzlei und im Homeoffice) einmal neu starten.
In etwas mehr als drei Wochen steht – wieder einmal – der Jahreswechsel bevor, der zahlreiche Veränderungen in advoware mit sich bringt.
Damit Sie wissen, worauf Sie bei der Umstellung von 2018 auf 2019 achten sollten, haben wir für Sie die nachfolgende Liste zusammengestellt. Am Ende des Beitrags haben wir ein PDF-Dokument verlinkt, das alle wichtigen Dinge ausführlich darstellt.
Wir erleichtern Ihnen den Jahreswechsel in advoware, und zwar mithilfe des zugehörigen Assistenten, den Sie unter “? | Assistent zur Jahresumstellung” finden.
!! Wichtig: Starten Sie den Assistenten auf keinen Fall vor dem 1. Januar 2019 !!
Folgende Funktionen von adovoware lassen sich damit umstellen bzw. anpassen:
Aktennummern: Dabei entscheiden Sie, ob die laufende Aktennummer wieder mit „1“ beginnen oder an die letzte Nummer des Jahres 2018 anschließen soll.
Ablagenummern: Hier müssen Sie die laufende Aktennummer pro Jahr selbst anpassen. Dies gilt auch für die Ablagenummern Ihrer Notariatsakten.
Rechnungsnummern: Analog zu den Anlagenummern erfolgt auch hier keine automatische Anpassung.
Urlaubsansprüche: Per Mausklick wird der Resturlaub von 2018 auf das Jahr 2019 übertragen.
Speicherorte: Hier können Sie festlegen, ob alle Textdokumente in einem einzigen Ordner gespeichert werden sollen, oder ob jeder Mitarbeiter seinen eigenen Ordner erhalten soll.
Jahresabschluss: Dieser erfolgt nahezu automatisch in advoware. Starten Sie ihn einfach über das Menü „Finanzbuchhaltung | Abschluss | Einnahme- Überschuss-Rechnung | Jahresabschluss“.
Außerdem möchten wir Sie auf die steuerlichen Aufbewahrungsfristen und auf § 147 AO hinweisen. Darüber hinaus gilt für die Außenprüfer der Finanzverwaltung das digitale Datenzugriffsrecht auf Ihre Buchhaltungsdaten. Advoware unterstützt die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“. Mehr Informationen dazu finden Sie unter www.gdpdu.com. Für alle weiteren Details laden Sie bitte unsere Jahresumstellungsliste (PDF) per Mausklick auf Ihren Rechner und führen Sie am Jahresanfang die Schritte wie beschrieben aus.
Oder Sie sehen sich das folgende Video an, das wir für Sie vorbereitet haben. Darin bekommen Sie alles Wissenswerte zur Jahresumstellung von advoware in knapp 7 Minuten präsentiert. Für alle Kanzleiakademie-Flatrate-Abonnenten haben wir außerdem zum Jahreswechsel Webinare vorbereitet in denen Sie zunächst das Video zur Jahresumstellung sehen und anschließend die Möglichkeit haben unseren Dozentinnen Fragen im Chat zu stellen.
In ziemlich genau sechs gut drei Wochen steht der Jahreswechsel bevor, der zahlreiche Veränderungen in advoware mit sich bringt .
Damit Sie wissen, worauf Sie bei der Umstellung von 2017 auf 2018 achten sollten, haben wir für Sie die nachfolgende Liste zusammengestellt. Am Ende des Beitrags haben wir ein PDF-Dokument verlinkt, das alle wichtigen Dinge ausführlich darstellt.
Wir erleichtern Ihnen den Jahreswechsel in advoware, und zwar mithilfe des zugehörigen Assistenten, den Sie unter “? | Assistent zur Jahresumstellung” finden. Wichtig: Starten Sie den Assistenten auf keinen Fall vor dem 1. Januar 2018!
Folgende Funktionen von adovoware lassen sich damit umstellen bzw. anpassen:
Aktennummern: Dabei entscheiden Sie, ob die laufende Aktennummer wieder mit „1“ beginnen oder an die letzte Nummer des Jahres 2017 anschließen soll.
Ablagenummern: Hier müssen Sie die laufende Aktennummer pro Jahr selbst anpassen. Dies gilt auch für die Ablagenummern Ihrer Notariatsakten.
Rechnungsnummern: Analog zu den Anlagenummern erfolgt auch hier keine automatische Anpassung.
Urlaubsansprüche: Per Mausklick wird der Resturlaub von 2017 auf das Jahr 2018 übertragen.
Speicherorte: Hier können Sie festlegen, ob alle Textdokumente in einem einzigen Ordner gespeichert werden sollen, oder ob jeder Mitarbeiter seinen eigenen Ordner erhalten soll.
Jahresabschluss: Dieser erfolgt nahezu automatisch in advoware. Starten Sie ihn einfach über das Menü „Finanzbuchhaltung | Abschluss | Einnahme- Überschuss-Rechnung | Jahresabschluss“.
Außerdem möchten wir Sie auf die steuerlichen Aufbewahrungsfristen und auf § 147 AO hinweisen. Darüber hinaus gilt für die Außenprüfer der Finanzverwaltung das digitale Datenzugriffsrecht auf Ihre Buchhaltungsdaten. Advoware unterstützt die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“. Mehr Informationen dazu finden Sie unter www.gdpdu.com.
Für alle weiteren Details laden Sie bitte unsere Jahresumstellungsliste (PDF) per Mausklick auf Ihren Rechner und führen Sie am Jahresanfang die Schritte wie beschrieben aus.
Oder Sie sehen sich das folgende Video an, das wir für Sie vorbereitet haben. Darin bekommen Sie alles Wissenswerte zur Jahresumstellung von advoware in 3 Minuten präsentiert.
Gestern haben wir über das Zusatz-Modul Supercheck berichtet, mit dem Anwälte und Notare per Knopfdruck aus Advoware heraus eine Adressrecherche initiieren können, die immer dann fällig wird, wenn säumige Schuldner nicht mehr auffindbar sind, da sich deren Adresse geändert hat oder diese gar unbekannt verzogen sind.
Diese Nachricht kam bei unseren Kunden so gut an, dass die Mitarbeiterinnen unserer Hotline derzeit mit der Frage „Wie richte ich denn Supercheck unter advoware richtig ein?“ förmlich überrannt werden. Daher möchten wir Ihnen die Gelegenheit geben, sich diese Anleitung auf dem advoblog in aller Ruhe zu Gemüte führen zu können und damit das Supercheck-Modul besten zu nutzen. Schließlich wollen wir, dass Sie mit unserer Kanzleisoftware Ihre Mandanten so gut wie möglich unterstützen können.
Noch drei Tipps zur komfortableren Nutzung des PDF-Dokuments:
1. Öffnen Sie es im Vollbildmodus per Mausklick auf das Pfeilsymbol in der rechten oberen Ecke der PDF-Ansicht.
2. Die Anleitung, wie Sie Supercheck innerhalb von Advoware einrichten, finden Sie ab Seite 9.
3. Innerhalb der Vollbildansicht steht Ihnen eine Download-Option zur Verfügung, die es Ihnen erlaubt, die Anleitung als PDF auf Ihren Rechner zu laden. Dann können Sie es nämlich ganz bequem ausdrucken und neben sich auf den Schreibtisch legen. Damit gelingt das Einrichten von Supercheck in advoware noch besser.
Sollten Sie nach der Installation der Treiber-Software auf dem Homeoffice-PC nicht wie erwartet mit der Philips-Hardware arbeiten können, empfehlen sich folgende Tipps:![advoware-Jahresumstellung: Darauf sollten Sie achten [Checkliste + Video]](https://advoblog.huelskoetter.info/wp-content/uploads/2015/12/advoware-assistenz-fuer-jahresumstellung-2.jpg)
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