von Hülskötter | Aug 2, 2017 | QM-Zertifizierung, Qualitätsmanagement
Mitte Juli 2017 hat die Advozon Kanzlei Konzept, deren Hilfe wir in Sachen QM-Zertifizierung in Anspruch nehmen, erfolgreich das erste Überwachungsaudit abgeschlossen. Es ergaben sich keinerlei Nichtkonformitäten, was ein sehr gutes Ergebnis darstellt.
Es mangelt vielen Kanzlei-Webseiten an einer Datenschutzerklärung
Aber, und darauf hat der TÜV die Kollegen der Advozon Kanzlei Konzept explizit hingewiesen, gibt es leider immer noch Anwaltskanzleien – auch innerhalb der QM-Matrix – die auf ihrer Internetseite gar keine oder eine fehlerhafte Datenschutzerklärung aufweisen. Das ist vor allem im Hinblick auf die geplante EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) äußerst kritisch zu bewerten, die ab Mai 2018 in Kraft tritt.
Allerdings ist eine fehlenden Datenschutzerklärung schon heute ein ausreichender Abmahngrund, und das seit Februar 2016, basierend auf dem „Gesetz zur Verbesserung der zivilrechtlichen Durchsetzung von verbraucherschützenden Vorschriften des Datenschutzrechts“. Damit sind Internetseiten, die ohne Datenschutzerklärung auskommen, seitens der Verbraucherschutzverbände und Wettbewerbsverbände abmahnbar.
Eine Datenschutzerklärung muss bestimmte Hinweise aufweisen
Dazu gehört beispielsweise…
… welche Arten von Daten erhoben werden
… wann die Daten wieder gelöscht werden
… an wen die Daten gegebenenfalls weitergegeben werden
… und so fort.
Dabei ist vor allem zu beachten, welche Dienste in die Internetseite einer Kanzlei integriert sind. Dazu zählen unter anderem folgende Optionen:
- ein Kontaktformular für potentielle Mandanten
- Google Analytics zur statischen Auswertung der Internetseitenbesuche
- Verlinkung zu einer Facebook-Seite der Kanzlei
- etc.
Mit der Datenschutzerklärung der Advozon Kanzlei Konzept auf der sicheren Seite
Vielen Kanzleien, aber auch deren IT-Verantwortlichen, fällt es immer noch schwer, all die Programme und Dienste zu benennen, die im Rahmen der Webseite genutzt und eingesetzt werden. Daher hat die Advozon Kanzlei Konzept für ihre Kunden eine umfassende, allgemein gültige Datenschutzerklärung erstellt, die in die Internetseite der Kanzlei integriert werden kann. Zwar empfiehlt es sich, die irrelevanten Passagen aus der Datenschutzerklärung zu entfernen, zwingend erforderlich ist dies allerdings nicht. Denn immer noch gilt: Lieber eine vollständige Datenschutzerklärung als gar keine.
Wichtig: Die hier geschilderte Vorgehensweise entspricht dem aktuellen Stand der Rechtsauffassung der Advozon Kanzlei Konzept. Bitte überprüfen Sie unsere Muster-Datenschutzerklärung vor der Umsetzung für Ihre eigene Kanzlei auf deren rechtliche Haltbarkeit und passen Ihre Handlungsschritte falls notwendig an.
Hinweis: Die Datenschutzerklärung benötigt eine eigene Seite und einen eigenen Menüeintrag innerhalb der Internetpräsenz, sodass die Datenschutzerklärung mit höchstens zwei Mausklicks von jeder „Stelle“ der Webseite aus erreichbar ist. Dies ergibt sich aus § 13, Abs. 1, Satz 1 des Telemediengesetzes.
von Hülskötter | Jul 4, 2017 | Matrixzertifizierung, QM-Kunden, QM-Zertifizierung, Qualitätsmanagement
Die Advozon Kanzlei Konzept hat schon Dutzenden von Kanzleien bei der Matrixzertifizierung ihrer Kanzleiorganisation geholfen. Und da das Team rund um Daniel Kattenbusch neugierig ist, hat es eine Umfrage unter 108 zertifizierten Anwaltskanzleien durchgeführt, mit der die Zufriedenheit dieser QM-Kunden gemessen werden sollte. Um es vorweg zu nehmen: Der Zufriedenheitsindex der gemäß ISO 9001 QM-zertifizierten Kanzleien kann als „sehr gut“ eingestuft werden. Im Detail sieht das wie folgt aus:
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Zufriedenheit mit der Dienstleistung
Gefragt nach der allgemeinen Zufriedenheit mit der Dienstleistung „Matrixzertifizierung“, sagten 85 Teilnehmer der Umfrage, dass sie „sehr zufrieden“ seien, die verbleibenden 23 Probanden waren zufrieden. Damit ist auch klar, dass es keine einzige negative Rückmeldung zu diesem Thema gab, was sehr bemerkenswert ist.
Zufriedenheit mit der Beratung
Wichtig bei solch einer Dienstleistung wie der QM-Zertifizierung nach DIN 9001 ist die Zufriedenheit mit der Beratung selbst. Auch hier kann die Advozon Kanzlei Konzept auf Bestmarken verweisen: Sämtliche 108 befragten Kanzleien waren „sehr zufrieden“ (87 Teilnehmer) oder „zufrieden“ (18 Probanden). Das nenne ich ein wirklich gutes Ergebnis, das für die Beratungskompetenz der Advozon Kanzlei Konzept spricht.
Freundlichkeit der Beratung
Das Freundlichkeitsbarometer zeigt ebenfalls Bestwerte: So waren 95 teilnehmende Kanzleien „sehr zufrieden“ mit der Art und Weise, wie die beratenden Gespräche verlaufen sind, 11 Probanden waren „zufrieden“. In einem einzigen Fall kam es wohl zu atmosphärischen Störungen, denen wir auf jeden Fall nachgehen werden.
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Gesamtzufriedenheit
Als Fazit bleibt also zu sagen: gut 81 Prozent aller befragten Kanzleien sind mit der Serviceleistung rund um die ISO 9001 Matrixzertifizierung der Advozon Kanzlei Konzept „sehr zufrieden“, und die verbleibenden 19 Prozent sagten, „ja, mit der QM-Zertifizierung und all ihren Unterdisziplinen bin ich zufrieden“. Dieses Ergebnis drückt sich übrigens auch im Weiterempfehlungsindex aus, der bei eindeutigen 100 Prozent liegt. Worauf warten Sie also noch und lassen sich von der Advozon Kanzlei Konzept bei der Zertifizierung Ihrer Kanzlei unterstützen?!
Rückmeldungen seitens der Kanzleien
Schön bei solch einer Umfrage sind natürlich die positiven Rückmeldungen, die man von den Teilnehmern bekommt. So reichte die Bandbreite an Antworten auf die Frage „Was hat Ihnen besonders gut gefallen?“ von „Sofortige und komplikationslose Bereitstellung von Hilfe und Support“ über „Gute Vorbereitung“ bis hin zu „direkter und persönlicher Kontakt“. Aber auch die Rundumbetreung seitens der Advozon Kanzlei Konzept sowie deren sehr gute Erreichbarkeit war den Teilnehmern ein Lob wert.
Verbesserungsvorschläge
Da kein System perfekt ist, kam es vereinzelt zu Verbesserungshinweisen und konstruktiver Kritik, die hier genauso erwähnt werden sollen. Vor allem die Formatierung der Checklisten wurde zwei, dreimal genannt, ebenso wie der fehlende Hinweis auf vorhandene Webinare zum Thema Qualitätsmanagement. Zudem kam die Bitte auf, die QM-Videofilme in einer besseren Qualität zu produzieren. Diesem Ansinnen kommen wir gerade nach, da sämtliche Filme der Kanzleiakademie sukzessive den modernden Standards angepasst werden.
Nehmen Sie mit uns Kontakt für Ihre persönliche QM-Zertifizierung auf
Falls Sie nach der Lektüre dieses Beitrags zum Schluss kommen, die Advozon Kanzlei Konzept ist eine gute Adresse für die Zertifizierung Ihres Qualitätsmanagement-Systems, dürfen Sie uns jederzeit kontaktieren. Oder Sie besuchen die Internetseite der Advozon Kanzlei Konzept und sehen sich dort an, welche Vorzüge die Matrixzertifizierung für Ihre Kanzlei bereit hält.
Weitere Informationen/Stimmen/Meinungen zur Matrixzertifizierung gemäß DIN EN ISO 9001
von Hülskötter | Mai 11, 2017 | Advoware, Anwenderbericht - QM, Anwenderberichte, Matrixzertifizierung, QM-Zertifizierung
Dr. Christian Sieg’l vom Kanzleiverbund BTR Rechtsanwälte
ist in Brandenburg an der Havel beheimatet und fokussiert sich vor allem auf den Fachbereich Arbeitsrecht. Da gerade in diesem Segment zahlreiche Mandanten ihre Prozesskosten über eine Rechtsschutzversicherung abwickeln, wurde RA Sieg’l zunehmend mit der Frage konfrontiert, ob er seine Kanzleiorganisation nicht von professioneller Seite zertifizieren lassen will. Da kam ihm der erfolgreiche Wechsel zu Advoware sehr gelegen und er entschied sich für die QM-Zertifizierung mithilfe der Advozon Kanzlei Konzept, einem Tochterunternehmen der Hülskötter GmbH.
Im folgenden Interview, das wir mit RA Sieg’l geführt haben, spricht er über die Motive, seine Kanzlei zertifizieren zu lassen, ist er voll des Lobes für die Advozon Kanzlei Konzept und verrät uns, ob er die Matrixzertifizierung auch Kollegen und Kolleginnen empfiehlt.
Herr Sieg’l, warum haben Sie sich für die QM-Zertifizierung entschieden?
Schon den Umstieg von unserer bisherigen Kanzleisoftware auf Advoware haben wir als echten Durchbruch empfunden, denn diese Anwendung bietet all das, wonach wir jahrelang gesucht haben. Daher wussten wir auch, dass die QM-Zertifizierung in Kombination mit Advoware einen hohen Qualitätsanspruch erfüllen würde. Dazu gehört vor allem die Integration sämtlicher QM-Dokumente in Advoware, was für ein echtes Erkennungsmerkmal „Von Anwälten für Anwälte“ ist.
Ein weiteres Motiv stellte aber auch die zunehmende Verpflichtung von Rechtsschutzversicherern dar, das Qualitätsmanagement der eigenen Kanzlei zertifizieren zu lassen. Und wie es sich abzeichnet, wird diese Forderung künftig weiter zunehmen. Was man auch gut daran erkennen kann, dass wir immer öfter aufgefordert wurden, verstärkt über Drebis zu kommunizieren. Was übrigens ein weiterer guter Grund war, auf Advoware umzusteigen, da Ihre Kanzleisoftware eine Drebis-Schnittstelle bietet.
Wie bewerten Sie die Betreuung seitens der Advozon Kanzlei Konzept während der Zertifizierungsphase?
Die empfand ich als sehr angenehm und professionell. Das hat zum einen mit den sehr detaillierten Fragebögen zu tun, die wir zu Vorbereitungszwecken von der Advozon Kanzlei Konzept erhalten haben. Das hat uns sehr bei der Bewertung unseres bereits existierenden QM-Systems geholfen. Zum anderen habe ich dort eine sehr individuelle und persönliche Betreuung vorgefunden. E-Mails wurden schnell und unkompliziert beantwortet, der versprochene Rückruf kam prompt, etc. Aufgrund dessen haben wir uns jederzeit sehr gut unterstützt gefühlt.
Hatten Sie wegen der vorbereitenden Maßnahmen größere Bedenken?
Nein, die hatten wir nicht, da wir bereits zu Anfang ein recht gut funktionierendes QM-System entwickelt und aufgebaut hatten. Dazu gehört auch eine Kanzleiorganisation, die wir um das bestehende Softwaresystem herum aufgebaut hatten. Was aber auch unbedingt notwendig ist, da wir ja zu einem bundesweit operierenden Kanzleiverbund gehören. So müssen unsere Mandanten von jeher einen umfangreichen Fragebogen ausfüllen, was beispielsweise von einem guten QM-System erwartet wird. Und bevor ich neue Kollegen und Kolleginnen jedes Mal neu anlerne, habe ich das schon vor Jahren in einer detaillierten Arbeitsanweisung niedergeschrieben. Daher stellten für uns die vorbereitenden Maßnahmen zur erfolgreichen Zertifizierung keinen allzu großen Arbeitsaufwand dar.
Würden Sie die QM-Zertifizierung anderen Kollegen empfehlen?
Ja, auf jeden Fall, und das habe ich auch schon getan, speziell meinen Kollegen und Kolleginnen hier vor Ort. Allerdings haben diese gerade nochmals in ein anderes Software-System investiert, daher bin ich mir nicht ganz sicher, ob für die Kollegen derzeit eine QM-Zertifizierung infrage kommt. Andererseits: Das ist ja mit jeder Kanzleisoftware möglich, warum sollte es also nicht geschehen. Ich würde die Zertifizierung und den damit einhergehenden Umstieg auf Advoware sehr begrüßen. Was auch damit zu tun hat, dass Advoware seit unserem Upgrade auf Windows 10 noch besser funktioniert. Aber das nur so am Rande.
von Hülskötter | Jul 28, 2016 | Kanzleiakademie
Das Thema Datenschutz steht angesichts der fortschreitenden Digitalisierung innerhalb der Anwaltsbranche immer mehr im Fokus.
Daher bietet Hülskötter & Partner für die Matrixkunden der advozon Kanzlei Konzept, die sich gerade zertifizieren lassen oder dies bereits getan haben, die nächste vollständige Seminarreihe zum Thema Datenschutz in Anwaltskanzleien an. Das ist insbesondere für QM-zertifizierte Kunden von besonderer Bedeutung, da mit der Einführung der ISO-Norm DIN EN 9001:2015 das Thema Datenschutz eine noch wichtigere Rolle einnimmt.
Die Webinarserie beginnt am 7. Oktober 2016 und endet am 12. Dezember 2016. Die Onlinekurse finden jeweils zwischen 11:00 und 12:00 Uhr statt, dauern also jeweils eine Stunde.
Die Inhalte stellen sich wie folgt dar:
7.10.2016: Einführung in den Datenschutz
Seminarinhalte: Datenschutzrechtliche Grundlagen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) // Was bedeutet Datenschutz? // Einstiegsfälle // Fragerecht im Arbeitsverhältnis
14.10.2016: Technische Risiken
Seminarinhalte: Motive (Was ist eigentlich ein Hacker? Ist er immer kriminell? Wieso werden Systeme angegriffen? etc.) // Mögliche Gefahren (Identitätendiebstahl, Malware, Betrüger, Spammer, Hacker, etc.)
21.10.2016: Gesetze I
Seminarinhalte: Anwendungsbereich // Definitionen und Begriffsbestimmungen // Zulässigkeit von Datenerhebungen // Bestellung von Datenschutzbeauftragten // Rechte des Betroffenen // Schadensersatz // Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten
28.10.2016: Gesetze II
Seminarinhalte: BDSG-Sondervorschriften // Telemediengesetz §5 – Anbieterkennzeichnung von Inhalten // Arbeitnehmerdatenschutz // Vorratsdatenspeicherung // Schweigepflicht // Europäische Datenschutzverordnung
11.11. 2016 Bestandsaufnahme
Seminarinhalte: Welche Fragen stellen sich bei einer Bestandsaufnahme im Unternehmen? // Rundgang durch ein fiktives Unternehmen anhand von Fotobeispielen
Später folgen weitere Webinare, deren Inhalte noch nicht vollständig feststehen. Deren Termine lauten wie folgt:
- 18. 11.2016: Der technisch-organisatorische Datenschutz
- 25.11.2016: Notwendige Maßnahmen des effektiven Datenschutzes
- 2. 12.2016: Erstellen notwendiger Dokumentationen (Verfahrensverzeichnis)
- 9. 12.2016: Vorabkontrolle und Videoüberwachung
- 16. 12.2016: Datenschutz im Arbeitsverhältnis / Zusammenfassung und Ergänzung der bisherigen Inhalte
Zwischen- und Abschlussprüfung finden in Nordwalde bei Hülskötter & Partner statt
Darüber hinaus finden zwei Präsenztermine im Seminarzentrum von Hülskötter & Partner in Nordwalde statt. Das betrifft zum einen die Zwischenprüfung, die unsere Teilnehmer am 4. November 2016 absolvieren. Und am 13. Januar 2017 finden sich alle Datenschutz-Kursteilnehmer erneut in Nordwalde ein, um die Abschlussprüfung zu abzulegen. Bei Vor-Ort-Termine beginnen jeweils um 10 Uhr und enden um 14:00 Uhr.
Melden Sie sich noch heute mit Ihrer Advozon Comfortcard an!
Die Anmeldung erfolgt wie gewohnt mithilfe der Advozon Comfortcard-Nummer, mit der Sie sich in unsere Onlineakademie einwählen und die Kurse belegen können, indem Sie auf den kleinen Pfeil vor dem Eintrag „Kurse“ und dann auf den Link „Datenschutz Reihe 5 – Start 7. Oktober 2016“ klicken. Dort erhalten Sie weitere Informationen zu den Inhalten.
Falls Sie Fragen zu unserer Datenschutz-Webinarreihe haben, dürfen Sie uns gerne unter der Telefonnummer 02573-9393-170 anrufen oder uns an team@huelskoetter.info eine E-Mail schreiben.
von Hülskötter | Mrz 24, 2016 | Advozon, Interna
Vielleicht haben Sie sich schon einmal gefragt, ob es eine Informationsbroschüre gibt, die die Marke Advozon von Hülskötter & Partner detailliert beleuchtet. Und das am besten in Form eines Dokuments, mit allen Produkten und Vorzügen und Geschäftspartnern, die für die Marke Advozon stehen. Hier kommt die gute Nachricht: Die Suche hat ein Ende.
Denn mit dem heutigen Blogpost präsentieren wir die Advozon Broschüre 2016, die wir für unsere Kunden und Interessenten erstellt haben. Über viele Stunden hinweg haben wir daran gearbeitet und gefeilt, bis wir mit dem Ergebnis rundum zufrieden waren. Wir hoffen natürlich, dass es Ihnen beim Lesen genauso ergeht.
Für alle, die nicht alles selber lesen wollen, folgt in den nächsten Tagen stückweise eine Zusammenfassung der Inhalte inklusive der Seitenangaben. Dann können Sie selber bestimmen, was für Sie relevant ist und Ihr Interesse hervorruft. Na dann: Viel Spaß beim Lesen und Schmökern.
Abschied vom Rundum-Sorglos-Paket
Auf den Seiten 6 und 7 finden Sie eine ausführliche Beschreibung, warum sich Hülskötter & Partner von dem Rundum-Sorglos-Paket verabschiedet hat. Denn dafür gibt es viele gute Gründe, dir wir in der Broschüre aufzählen. Und zwar so, dass es nachvollziehbar und transparent erscheint. Diese Abkehr von unserem ursprünglich Geschäftsmodell hat vor allem mit den veränderten Szenarien zu tun, die eine immer größere Flexibilität von uns und unseren Kunden erfordert.
Daraus resultierend haben wir Advozon Kanzlei IT-Fitness aus der Taufe gehoben. Ein neues Produkt, von dem wir glauben, dass es Sie bei der Annäherung des Themas „Digitalisierung der modernen Anwaltskanzlei“ unterstützen wird. Damit helfen wir Ihnen, Ihre gesamte Hard- und Software fit für die digitale und zukunftsfähige Kanzlei zu machen.
Advoware mit seinen Vorzügen und wichtigsten Funktionen
Auf der Seite 11 gibt es dann einen kompakten Überblick unserer Anwaltssoftware Advoware. Damit zeigen wir anschaulich, was Advoware mit dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach zu tun hat, dass die Software das Zentrum einer jeden Anwaltskanzlei sein kann und dass sich mit Advoware Mandanten zeitgemäß verwalten lassen.
Advozon bietet zahlreiche nützliche Produkte
Auf den Seiten 14 und 15 zählen wir die Vorzüge der Marke Advozon und ihrer Produkte auf. Dazu zählen Advozon IT-Schutz für sichere IT-Lanschaften, Advozon Online-Datensicherung für tägliche Backups, Advozon All-in-One-Schutz für den perfekten Schutz Ihres IT-Netzwerks und Advozon Kanzlei-IT, das Rechenzentrum für Juristen.
Mit der Matrixzertifizierung neue Mandanten gewinnen
Die Seiten 16 bis 19 sind einem immer wichtiger werdenden Thema gewidmet, nämlich der Matrixzertifizierung, die für uns die Firma Advozon Kanzlei Konzept durchführt. Lernen Sie alle Vorzüge und notwendigen Schritte dieser QM-Zertifizierung kennen, die bares Geld und einen enormen Image-Gewinn für Kanzleien mit sich bringt.
Die restlichen Seiten der Advozon Broschüre lernen Sie morgen kennen. Oder Sie klicken sich heute schon durch.
Sie können die Inforbroschüre übrigens auch auf Ihren Rechner laden. Hierzu klicken Sie auf die Voransicht des PDF-Dokuments und anschließend auf das Download-Symbol, das sich in der rechten unteren Ecke befindet.
