advoware-Videokurse exklusiv: Das leistet die Anwaltssoftware

advoware-Videokurse exklusiv: Das leistet die Anwaltssoftware

Die Anwaltssoftware advoware zeichnet sich unter anderem durch ihre intuitive Bedienbarkeit aus. Doch lässt sich die Anwendung mit ihren reichhaltigen Funktionen am besten dann nutzen, wenn die hierfür notwendigen Kenntnisse vorhanden sind.

Aus diesem Grund bieten wir in der Hülskötter Kanzleiakademie seit vielen Jahren Videokurse an, mit deren Hilfe unsere Kund:innen aus advoware das Optimum herausholen können. Um eine größtmögliche Auswahl an Videokursen bereitzustellen, haben wir die Hülskötter Kanzleiakademie Flatrate eingeführt. Damit lassen sich für gerade einmal 30 Euro pro Monat bis zu 10 Angestellte kontinuierlich auf advoware schulen. Das ist ein tolles Angebot, wie wir finden.

Allerdings fällt gerade Neukund:innen die Entscheidung „pro Flatrate“ nicht immer leicht, obwohl gerade für diese Zielgruppe unsere Videolerninhalte so wichtig wären. Daher legen wir ab sofort für jeden Monat ein Schwerpunktthema fest, dem sich unsere Anwender:innen in Videoform annähern können.

Hierfür stellen wir 30 Euro pro Video in Rechnung. Das verstehen wir als eine Art Kennenlernoption, mit deren Hilfe unsere Kund:innen herausfinden können, ob ihnen die Kanzleiakademie zusagt. Falls das nach einer Weile der Fall sein sollte und Sie auf die Flatrate umsteigen wollen, verrechnen wir bis zu drei gebuchte Videokurse mit der Monatspauschale, die für das gesamte Angebot der Kanzleiakademie fällig wird.

Erstes Schwerpunktthema: Aktenbearbeitung

Welche Arbeiten lassen sich mit einer Kanzleisoftware wie advoware am besten erledigen? Genau, das Anlegen und Pflegen von Akten, die es für das Verwalten einer juristischen Angelegenheit zu erstellen gilt. Daher fokussiert sich dieses Kapitel (bestehend aus vier Video-Lektionen) auf die zugrundeliegenden Funktionen, die für das Anlegen einer neuen Akte wichtig sind. Dazu gehören im Einzelnen:

  • Das Bedienkonzept von advoware im Allgemeinen
  • das erste Anlegen einer Akte
  • hilfreiche und nützliche Optionen, mit denen sich Akten schneller und einfacher bearbeiten lassen
  • weitere Tips und Tricks rund um das komfortable Arbeiten mit advoware.

Haben Sie weitere Fragen zu unserer Kanzleiakademie oder zum aktuellen Videoschwerpunkt? Dann dürfen Sie gerne mit uns Kontakt aufnehmen.

Videopost: Das spricht für digitale Anwaltskanzleien

Videopost: Das spricht für digitale Anwaltskanzleien

Vor einer ganzen Weile schon durfte ich mit Rechtsanwalts und Notar Jochen Kopp eine Reihe von Videos aufzeichnen. Dabei ist unter anderem das folgende herausgekommen, in dem er über die Vorzüge digitaler Anwaltskanzleien spricht, welche Hürden dabei zu überwinden sind und wie eine Software wie advoware hilft, diesen Weg erfolgreich zu meisten.

Darin unterscheiden sich „traditionelle“ von digitalen Anwaltskanzleien

Traditionelle, also eher papierbezogene Anwaltskanzleien funktionieren laut Herrn Kopp genauso wie digitale. Allerdings erzeugen viele Abläufe bei den weniger digitalisierten Kanzleien einen höheren Arbeitsaufwand. Darüber hinaus stellen analoge Arbeitsschritte mehr Fehlerquellen dar, woraus ein erhöhter Kontrollaufwand resultiert. Für eine digitale Kanzlei sprechen außerdem geringere Personalkosten, da sich zahlreiche Arbeitsschritte halb- bis vollautomatisch erledigen lassen.

Klar, eine moderne IT-Infrastruktur kostet auch Geld, aber der gesamte Workflow reduziert den benötigten Zeitaufwand und eliminiert monotone Abläufe, was den Spaß an der Arbeit deutlich erhöht, so Jochen Kopp im Gespräch. Zudem verringern automatisierte Arbeitsabläufe, die Bestandteile von wiederkehrenden Workflows sind, die Fehleranfälligkeit von den üblichen manuellen Handgriffen, die im Arbeitsalltag üblich sind.

Umgekehrt kann sich die Arbeit mit Papierakten und anderen Dokumenten negativ auf die Arbeitsmoral auswirken. Vor allem dann, wenn die Kanzleiangestellten im Austausch mit Kolleg:innen anderer Kanzleien hören, wie einfach Arbeit sein kann. Daraus ergibt sich insgesamt ein nicht zu unterschätzender betriebswirtschaftlicher Aspekt, da nicht nur Zeit, sondern auch enorme Kosten gespart werden können. Daher stellt sich laut Herrn Kopp gar nicht mehr die Frage, ob man digital werden sollte, sondern höchstens wann.

Digitale Kanzleien bieten eine Reihe von Vorzügen

Der wesentliche Vorteil einer digitalen Kanzlei liegt laut Herrn Kopp eindeutig im schnellen und ortsungebundenen Zugriff auf benötigte Daten und Akten. Aber auch die umfassende Verknüpfung sämtlicher Peripheriegeräte mit der vorhandenen IT-Infrastruktur spricht für die digitale Herangehensweise. Damit lassen sich vorhandene Scanner, Drucker, Diktiergeräte und andere Komponenten deutlich sinnvoller und zielgerichteter nutzen. Damit gelingt beispielsweise das Diktieren und Transkribieren von umfangreichen Schriftsätzen schneller und komfortabler als mit eher analogen Gerätschaften.

Aber auch die Integration der vorhandenen Telefonanlage stellt laut Herrn Kopp einen wesentlichen Vorzug dar. Damit lassen sich zahlreiche Arbeitsschritte schneller ausführen als ohne die Kombination aus Telefonie und Anwaltssoftware. Das gilt auch für den digitalen Postein- und -ausgang, der bei digitalen Kanzleien auf einer zentralen Instanz wie einem E-Mail-Server stattfindet. Auch hiermit lässt sich die gesamte Mandantenkommunikation bequem steuern und erledigen.

Die digitale Kanzlei erfordert ein, zwei Voraussetzungen

Neben den erforderlichen elektronischen Geräten wie Server und Arbeitsplatzrechner steht und fällt das Konzept der digitalen Kanzlei mit der Überzeugungsarbeit, die am besten schon vor der Umstellung erfolgen sollte. Daher stellt das „Mitnehmen“ der involvierten Personen laut Herrn Kopp die größte Hürde dar, wenn es um die eigene digitale Transformation geht.

Denn jahrelang erprobte Abläufe und Prozesse lassen sich ganz selten über Nacht umstellen. Aber der Aufwand lohnt sich, wie er sagt, denn schnell merken die Mitarbeitenden, wie viel mehr Spaß die digitale Kanzlei macht als die analoge. Was wesentlich zur Erfolgsstory des gesamten Teams beiträgt.

Das vollständige Interview mit RA und Notar Jochen Kopp

So gelingt der advoware-Jahreswechsel

So gelingt der advoware-Jahreswechsel

Alle Jahre wieder, können wir mit Fug und Recht behaupten, was die Jahresumstellung von advoware betrifft. So folgt also auch wieder in diesem Jahr eine kurze Anleitung, wie unsere Kund:innen die Rechtsanwaltssoftware vom alten Jahr auf das neue erfolgreich umstellen. Mit allen wichtigen Merkmalen und dem dazu passenden How-to-Video.

Die Jahresumstellung erfolgt einfach per Assistent

Die gute Nachricht direkt am Anfang: Die Umstellung von advoware vom laufenden aufs folgende Kalenderjahr erfolgt (wie immer) Assistenten-gesteuert. Dieser befindet sich innerhalb des Bedienmenüs, genauer gesagt unter dem Menüpunkt „?“,“Assistent zur Jahresumstellung“. Darüber lässt sich in vielen Fällen advoware von einem zum nächsten Jahr umstellen, und zwar mit allem, was dazu gehört. Ob das die neuen Akten-, Ablage- oder Rechnungsnummern sind, damit erfolgt der Umstieg von 2022 auf 2023 mit wenigen Mausklicks.

Zudem lassen sich mögliche Urlaubsansprüche auf das kommende Kalenderjahr übertragen, genauso wie spezielle regionale Feiertage in den Kalender von advoware eintragen. Tipp: Falls sich die Umstellung nicht wie erwartet vornehmen lässt, ist hierfür eine Administratorberechtigung erforderlich.

Wichtig: Diese und weitere Umstellungsmaßnahmen dürfen erst nach dem 31.12.2022 erfolgen. Andernfalls erzeugen Sie möglicherweise falsche Ergebnisse mit advoware.

Alle weiteren Hinweise und erforderlichen Schritte erfahren Sie mithilfe des folgenden Videos

Videopost: Das spricht für digitale Anwaltskanzleien

Mit RA Jochen Kopp über advoware 6.2 im Gespräch

Erst kürzlich hatte ich ich das Vergnügen, mit Rechtsanwalt und Notar Jochen Kopp eine Reihe von Videos aufzuzeichnen. Das erste dieser Serie handelt von der aktuellen advoware-Version 6.2, über die wir bereits ausführlich berichtet haben.

Zu unseren persönlichen Highlights der Kanzleisoftware aus dem Hause Advo-web gehören zweifellos die Funktionen DiMa und Methodigy. Beide werden Anwaltskanzleien ein gutes Stück auf ihrem digitalen Weg voranbringen. So sieht es auch RA Kopp, der interessanterweise an der Entwicklung der DiMa-Funktion von advoware ein Stück weit beteiligt war. Kein Wunder also, dass er vor allem darüber recht euphorisch berichtet.

Aber auch Methodigy mit seinen umfangreichen Möglichkeiten hat es Herrn Kopp angetan. Mehr dazu und zu DiMa hat er uns in ziemlich genau einer Minute verraten. Na dann: Film ab!

So lassen sich digitale Akten in advoware mit Methodigy kanzlei- und mandatsübergreifend nutzen

So lassen sich digitale Akten in advoware mit Methodigy kanzlei- und mandatsübergreifend nutzen

Das Verfassen von Schriftsätzen ist selbst mit freundlicher Unterstützung der kanzleiweit genutzten Software wie advoware oft kein einfaches Unterfangen. Zu viele Informationen, zu viele Dokumente und zu viele nützliche Grundsatzurteile stellen Anwälte und Anwältinnen regelmäßig vor große Herausforderungen. Die gute Nachricht: Mit Methodigy kommt endlich Struktur in die täglich benötigte Korrespondenz. 

Das Erstellen und Verwalten von elektronischen Akten mithilfe der passenden Software wie advoware entlastet Anwaltskanzleien in einem Ausmaß, dessen sich leider immer noch nicht alle Kanzleien bewusst sind. Und doch gibt es selbst in den erprobten Anwendungsprogrammen immer noch „blinde Flecken“, die im täglichen Umgang mit Mandanten und Mandaten eine echte Hürde darstellen.

Dazu gehört zweifelsohne das Thema Schriftsätze und deren Komplexität, wie die Praxis regelmäßig zeigt. Doch damit ist dank der Integration des Strukturierungswerkzeugs Methodigy in advoware endlich Schluss. Dieser Beitrag zeigt, was es damit auf sich hat und wie Anwält:innen und deren Mitarbeiter:innen davon profitieren.

Schriftsätze aus unterschiedlichsten Quellen per Drag&Drop erstellen

Sieht man sich das Verfassen eines anwaltlichen Schriftsatzes auf herkömmlichem Weg genauer an, fällt schnell auf, wie komplex das werden kann. Hier noch eine Quelle, dort ein ähnlich gelagerter Fall, mögliche Fallbeispiele aus anderen Akten, und so fort. Das stellt Kanzleimitarbeitende schnell vor unüberwindbare Herausforderungen: Wie soll man denn dabei den Überblick behalten und sämtliche relevanten Textbausteine, Quellen und weitere Vorlagen im jeweiligen Fall berücksichtigen? 

Das ist die Stelle, an der Methodigy ins Spiel kommt. Damit lassen sich nämlich auf einfache und intuitive Art und Weise Schriftstücke erstellen, vieles davon geschieht per Drag&Drop, also das bekannte Ziehen von Textbausteinen und -stellen in ein vorhandenes Dokument. Das Beste daran: Ganz gleich, wo sich die Quelle einer bestimmten Akte befindet, es wird eine direkte Verknüpfung zwischen Informationsstruktur und einer beliebigen Textstelle aus der Akte erstellt. Das erleichtert die spätere Zuordnung und Anpassung ganz erheblich. Und selbst der Zugriff auf Online-Quellen ist mit Methodigy möglich.

Von der Akte bis zur fertigen Struktur

Doch worin besteht die Besonderheit von Methodigy in Kombination mit advoware? Nun, hier kommt die Arbeitsweise von Methodigy zum Tragen. Denn jede noch so kleine Text- oder Dokumentenstelle lässt sich in eine Struktur übertragen, die letztlich den Aufbau eines benötigten Schriftstücks repräsentiert. Damit lassen sich sämtliche relevanten Informationen, die einen Fall betreffen, sehr übersichtlich in ein Dokument per Drag&Drop übertragen oder in eigenen Ausführungen verwerten, woraus am Schluss ein fertiges Dokument entsteht. Das am Ende alle wichtigen Aspekte umfasst und sauber strukturiert darstellt. Und falls sich Änderungen ergeben, werden diese nahtlos und unmittelbar sichtbar.

Methodigy + advoware = ein nützliches Gespann

Mit advoware 6.2 steht Methodigy unseren Kunden direkt innerhalb der Anwaltssoftware zur Verfügung. Hierfür ist lediglich das Premium-Paket von Methodigy erforderlich, und das entweder als Vor-Ort-Installation oder als Installation im advoware cloud Rechenzentrum.

Damit stehen diverse Möglichkeiten zur Verfügung: Zum einen können Sie als advoware-Nutzer:in die komplette Aktengeschichte an Methodigy übertragen. Auf diesem Weg können Sie für das Strukturieren der Schriftstücke auf sämtliche Daten zugreifen, also auch auf ältere, bereits abgeschlossene Akten, die möglicherweise relevante Informationen für den aktuellen Fall enthalten. Doch es geht noch einen Schritt weiter: Sie öffnen Dokumente in Methodigy direkt aus der advoware Aktenhistorie. Die so erzeugten Schriftstücke lassen sich dann wieder an advoware zurückspielen, wo sie für weitere Zwecke zur Verfügung stehen. 

Mehr Infos zu Methodigy und advoware in Videoform

Falls Sie mehr erfahren möchten über Methodigy und advoware, empfehlen wir Ihnen entweder die Kurzversion oder die längere Version, jeweils im Videoformat. Oder Sie sprechen direkt mit uns, wie Sie und Ihre Kanzlei in den Genuss der Methodigy-advoware-Kombination kommen.