Die Software-Anwendung advoware ist von Hause aus mit all den Funktionen ausgestattet, die eine Anwaltskanzlei dazu befähigen, den Kanzleialltag sinnvoll abzubilden und zu organisieren. Und doch stoßen die Mitarbeiter:innen immer wieder an Grenzen.
3 auf einen Streich: advoware online Akte, advoware mobile und advoware Smartphone Kalender
Die gute Nachricht: Für diese drei Szenarien stellen wir in enger Zusammenarbeit mit der Advo-web (der Software-Hersteller von advoware) die passenden Funktionen bzw. ergänzenden Anwendungen zur Verfügung. Diese nennen sich advoware online Akte, advoware mobile und advoware Smartphone Kalender. Über diese Erweiterungen haben wir auf diesem Blog bereits ausführlich berichtet.
Da sich unsere Kund:innen noch mehr Informationen zu diesen Zusatzfunktionen wünschen, hat unser Kanzleiakademie-Team um Monique Boje ein umfassendes Workshop-Angebot erstellt, mit dessen Hilfe alle drei Themengebiete umfassend vorgestellt werden. Der Online-Kurs nennt sich Vertiefungskurs V11 und gewährt tiefe Einblicke in die advoware online Akte, in advoware mobile und den advoware smartphone Kalender.
Mit der Flatrate von Hülskötter immer ganz nah dran am Fortbildungsangebot
Falls Sie also daran interessiert sind, dieses neue Fortbildungsangebot in Anspruch zu nehmen, gelingt das am schnellsten und einfachsten mit der Buchung der monatlichen Flatrate von netto 30 Euro. Damit erhalten Sie den vollständigen Zugriff auf unsere Basis-, Vertiefungs- und Aktionskurse.
Das Schöne daran: Die Flatrate sieht vor, dass sich bis zu 10 Mitarbeiter:innen jeden Monat rund um die Uhr selbst schulen können. Rechnen Sie mal: Das sind im besten Fall 3 Euro pro Anwender:in. Günstiger bekommen Sie das nirgendwo. Besuchen Sie die Hülskötter Kanzleiakademie einfach per Mausklick. So können Sie sich dort direkt anmelden und den Vertiefungskurs V11 buchen. Wir freuen uns auf Sie.
Ich durfte wieder einmal ein äußerst sympathisches Interview führen, und zwar mit Monique Boie, die sich um die Hülskötter Kanzleiakademie mit all ihren Inhalten kümmert. Während dieses Gesprächs habe ich gelernt, was Hülskötter & Partner an Webinaren und Seminaren bis Ende des Jahres plant. Da sind äußert interessante Dinge dabei.
Finanzbuchhaltung in advoware: Fehler verstehen, suchen, finden und lösen
Am 18. Oktober 2019 findet zum ersten Mal das Webinar „V7 – Fehler suchen und finden in der Finanzbuchhaltung“ im Rahmen der Hülskötter Kanzleiakademie statt (ein zweiter Termin ist für den 15.11.2019 geplant). Dieses Onlineseminar geht Fragen wie den folgenden nach:
„Warum stimmt mein Kontostand auf einmal nicht mehr?“ „Wie gehe ich im Fehlerfall bei der Suche richtig vor?“ „Was sind die gängigsten Fehler innerhalb der Finanzbuchhaltung?“
Die advoware Onlineakte verstehen und richtig nutzen
Mit der advoware Onlineakte steht Anwaltskanzleien und Mandanten ein mächtiges Kommunikationswerkzeug zur Verfügung. Allein, die Handhabung dieser Onlineplattform stellt so manchen Anwender vor diverse Herausforderungen. Aus diesem Grund bieten wir ab November 2019 ein eigens hierfür konzipiertes Webinar an, das die Bedienung der Onlineakte ausführlich darstellt und erklärt. Damit wollen wir die Anwender und Kunden beim Einsatz dieses Tools bestmöglich unterstützen. Dazu gehören Fragen wie:
„Wie richte ich die Onlineakte für die Bedürfnisse unserer Kanzlei richtig ein?“ „Wie gebe ich die Daten für Kanzlei und Mandanten frei?“ „Mit welchen Zusatzprodukten lässt sich die advoware Onlineakte weiter ausbauen?“
advoware mobile und advoware Smartphonekalender im Einsatz
Ebenfalls ab November soll unser Onlineseminar-Angebot um ein Webinar zu den Themen advoware mobile und advoware Smartphonekalender erweitert werden. An advoware mobile arbeiten die Entwickler der Advo-web GmbH gerade mit Hochdruck, sodass davon auszugehen ist, dass bis November die überarbeitete Version dieses nützlichen Smartphone-Werkzeugs zum Download bereit steht. Wir halten Sie diesbezüglich auf dem Laufenden.
Vollzug mithilfe des Notariatsmoduls
Noch ist das advoware Notariatsmodul recht neu. Und da eine der wesentlichen und häufig nachgefragten Funktionen der automatische Vollzug ist, wird es voraussichtlich im Dezember ein eigenes Webinar dazu geben. Bis zu diesem Zeitpunkt wird das Notariatsmodul diese Funktion auch unterstützen. Inhaltlich wird sich dieses Onlineseminar auf den Automatischen Vollzug mithilfe des Notariatsmoduls fokussieren. Es wird also gezeigt, wie Sie eigene Vorlagen einrichten können, die dazu passenden Ausführungszeitpunkte definieren, welche Vorgänge zusammen gehören, und so fort. Also in gewisser Weise Projektmanagement für Notare.
Ansonsten möchte ich wie immer auf unser ausführliches Webinarangebot hinweisen, das Sie per Internetlink abrufen und darüber auch buchen können. Wir freuen uns auf Ihre rege Teilnahme an unseren Onlineseminaren. Sie wissen ja: advoware lässt sich mit dem richtigen Wissen viel besser nutzen und bedienen.
Die neu gestaltete Internetpräsenz von Hülskötter & Partner bietet so vieles zu entdecken: sei es das moderne Design oder die neuen Rubriken oder die Möglichkeit, bestimmte Produkte und Dienstleistungen nicht mehr umständlich via PDF-Formular, sondern direkt online zu bestellen.
Dazu gehören unter anderem: die Kanzleisoftware Advoware, der Advoware Smartphonekalender, die Advoware Onlineakte, Advozon Online-Datensicherung und weitere IT-Dienstleistungen von Hülskötter & Partner. Darüber hinaus können Sie sich auf unserer Webseite für die Matrixzertifizierung gemäß DIN EN ISO 9001 anmelden, die unsere Tochterfirma advozon Kanzlei Konzept durchführt. Der Preis für die Advoware-Lizenz ist recht simpel gehalten: Für jeden Rechner bezahlen Sie 495 Euro netto, und das natürlich einmalig. Hinzu kommen sogenannte Programmpflegekosten, die pro Monat erhoben werden. Die Höhe dieser monatlichen Gebühr orientiert sich an der Größe Ihrer Kanzlei: Je öfter Advoware auf Ihren PCs zum Einsatz kommet, desto günstiger werden die Programmpflegekosten.
Beim Advoware Smartphonekalender verhält sich ähnlich wie bei Advoware selbst: Sie bezahlen pro Smartphone eine einmalige Lizenz von 75 Euro netto, hinzu kommen 5 Euro pro Monat und Gerät für die Programmpflege der mobilen Anwendung. Bestellen können Sie dieses nützliche Zusatztool für Advoware wie bereits erwähnt direkt online.
Mit der Advoware Onlineakte tauschen Sie über einen abhörsicheren Webserver der Firma Advoweb (die Entwickler von Advoware) sämtliche Daten mit Ihren Mandanten aus, die während eines Rechtsstreits zustande kommen. Damit entfallen nicht nur zahlreiche Postversendungen, sondern auch Anrufe seitens der Mandantschaft, die ständig Zugriff auf alle relevanten Unterlagen und Dokumente hat.
Für diesen zeitsparenden IT-Service von Hülskötter & Partner zahlen Sie einmalig 750 Euro netto, und in der Basisversion 29,50 Euro netto für die monatliche Programmpflege.
Mit Advozon Online-Datensicherung erstellen verschlüsselte, vollautomatisierte Sicherungskopien Ihres gesamten Datenbestands, und das auf einem hochsicheren Server unseres Kooperationspartners Mindtime, der diesen IT-Service bereitstellt. Damit lassen sich sämtliche Datenmengen zuverlässig speichern, egal, ob es sich nur um ein paar Gigabyte oder 100 Gigabyte handelt.
Am Datenvolumen orientieren sich nämlich die Preise, die wir für Advozon Online-Datensicherung erheben: So kostet die Datensicherung von 5 Gigabyte monatlich 12,95 Euro netto, bei einem Datenvolumen von 30 Gigabyte werden pro Monat 41,95 Euro fällig. Und falls Sie mit Datenmengen von 100 Gigabyte hantieren, werden Monat für Monat 123,95 Euro netto fällig.
Haben Sie weitere Fragen zu diesen und weiteren Produkten von Hülskötter & Partner? Dann dürfen Sie uns gerne unter der Telefonnummer 025 73-93 930 anrufen oder an team@huelskoetter.info eine E-Mail schreiben. Ach ja: Anfang Oktober werden wir den Online-Bestellvorgang weiter vereinfachen, indem wir unseren eigenen Onlineshop bereitstellen. Dort können Sie dann sämtliche Lizenzen online erwerben, aber auch weitere Dinge wie Diktiergeräte von Philips ganz bequem shoppen. Freuen Sie sich darauf!
Letzte Woche befanden wir uns wie angekündigt mit einem eigenen Stand auf der Generalversammlung der APRAXA eG, die im schönen Potsdam nahe Berlin stattgefunden hat.
Unser Auftritt dort stand unter dem Motto „Qualitätsmanagement für anspruchsvolle Juristen“.
Aus diesem Grund haben wir ausführlich über Themen wie Mitarbeiterfortbildung, die Fortbildung im Datenschutz und über Kanzleimarketing gesprochen, und das im Kontext des Qualitätsmanagements gemäß DIN EN ISO 9001:2008. Update 26.7.2018: Mittlerweile weist die ISO-Norm 9001 den Zusatz „2015“ auf. Worin sich beide Fassungen unterscheiden, erfahren Sie im zugehörigen Blogbeitrag.
Um es kurz zu machen: Diese Themen kamen bei den anwesenden Anwälten und Juristen sehr gut an, wenngleich wir immer wieder zu hören bekamen, dass viele Kollegen und Kolleginnen in Zeiten wie diesen vor allem „das große Ganze“ beschäftigt. Denn zahlreiche Kanzleibetreiber haben auf viele Fragen keine Antworten, wenn es um die Digitalisierung der Anwaltsbranche geht.
Die digitale Kanzlei – darauf hat Hülskötter & Partner viele Antworten
Genau aus diesem Grund machen wir uns schon seit längerem Gedanken darüber, wie wir unseren Kunden bei der Transformation von analog zu digital helfen können. Herausgekommen ist nachfolgende Infografik, die es gut beleuchtet, womit sich viele Kanzleien aktuell beschäftigen und wie wir ihnen dabei helfen können.
Wie Sie gut sehen können, tauchen in diesem Bild all die Themen auf, mit denen sich die Branche gerade intensiv beschäftigt. So stehen Aspekte wie die störungsfreie Kanzlei-IT, die mobile, papierlose und sichere Anwaltskanzlei, der elektronische Rechtsverkehr und das Kanzleimarketing im Fokus vieler Kanzleibesitzer. Weil sie wissen, dass sie nicht so weitermachen können, wie bisher.
Kanzleisicherheit und elektronischer Rechtsverkehr – nur zwei von vielen Themen
Die Gründe hierfür sind vielfältig. Ob das die immer wieder auftretenden Probleme mit dem Kanzleiserver sind oder die mangelhafte Sicherheit der eigenen und fremden Daten oder der elektronische Rechtsverkehr, der in Form des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs in großen Schritten auf die Anwaltsbranche zusteuert – viele dieser Themen brennen Anwälten und Juristen unter den Fingernägeln. Und kaum einer hat die passenden und vor allem vollumfänglichen Antworten darauf. Update 26.7.2018: Laut Beschluss der außerordentlichen Präsidentenkonferenz der BRAK am 27.6.2018 soll das beA zweistufig eingeführt werden. Seit 4.7.2018 steht die hierfür notwendige Software zum Download bereit, und ab dem 3.9.2018 soll das beA-System endgültig genutzt werden. Wir halten Sie auf dem Laufenden! Update 3.9.2018:Seit heute gilt die passive Nutzungspflicht des beA!
Und da kommt Hülskötter & Partner ins Spiel. Denn wir können mit Fug und Recht und in aller Bescheidenheit behaupten, die aktuellen Themen mit unseren Produkten und Dienstleistungen gut bis sehr gut abbilden zu können. Ob das Advozon Kanzlei-IT für eine störungsfreie IT-Infrastruktur im Rechenzentrum ist oder Advozon Datensicherung für den bestmöglichen Schutz der Daten oder die papierlose und volldigitale Kanzlei mithilfe von Advoscan Plus – wir lassen Sie bei den drängendsten Herausforderungen einer zunehmend digitalisierten Anwaltsbranche nicht alleine.
Daher werden wir Ihnen in den nächsten Wochen und Monaten noch intensiver als bisher passende Lösungen und Möglichkeiten aufzeigen, mit denen Sie Ihre Kanzlei fit machen für eine digitale Kanzlei. Versprochen!
Gerhard Hülskötter über das Rechenzentrum für Juristen
Vielleicht haben Sie sich schon einmal gefragt, wie der Tagesablauf unserer Kunden aussieht, die mithilfe von advoware und Advozon-Dienstleistungen ihre Kanzleiabläufe organisieren. Damit Sie einen kleinen Eindruck davon bekommen, haben wir einen ganz normalen Tag der Kanzlei S. & P. aus M. für Sie skizziert. Viel Spaß beim Schmökern!
8:30 Uhr: Mobile Terminplanung mit dem advoware Smartphonekalender
Nach dem ersten Kaffee begibt sich Rechtsanwalt S. an seinen Schreibtisch und geht am PC sämtliche Termine durch, die ihm sein Sekretariat in den Advoware-Kalender eingetragen hat. Dabei achtet er peinlich genau darauf, dass die Termine automatisch mit dem Advoware Smartphonekalender synchronisiert werden. Denn sollte sich im Laufe des Tages einer dieser Termine verschieben oder ausfallen, sieht das Rechtsanwalt S. sofort auf seinem Smartphone. Das spart ihm viel Zeit und eine Menge grauer Haare.
9 Uhr: Neue Mandanten mithilfe des QM-Handbuchs anlegen
Das Sekretariat nimmt sich zu dieser Zeit bereits der Aufnahme neuer Mandanten an. Da die Kanzlei S. & P. mithilfe der advozon Kanzlei KonzeptISO-zertifiziert wurde, hat jede Mitarbeiterin einen dezentralen Zugriff auf die zugehörigen QM-Handbücher, in denen genau festgelegt ist, mit welchen Schritten die Aufnahme eines neuen Mandanten zu erfolgen hat. Das erleichtert die Arbeit der Mitarbeiter ganz ungemein und erfüllt zudem die Anforderungen der DIN-Norm ISO EN 9001:2008. Update 25.7.2018: Mittlerweile weist die ISO-Norm 9001 den Zusatz „2015“ auf. Worin sich beide Fassungen unterscheiden, erfahren Sie im zugehörigen Blogbeitrag.
Mittlerweile sitzt Rechtsanwalt S. in der Bahn und nutzt die Reisezeit zum Gericht optimal, indem er die Notizen des gestrigen Termins mit seinem iPhone und der Diktiersoftware Dictate + Connect aufzeichnet. Hierfür hat er sich sogar eines der Business-Abteile der Deutschen Bahn reservieren lassen. Sobald die Audiodatei fertig ist, lädt er diese hochverschlüsselt und abhörsicher auf einen nach EU-Recht zulässigen Internetserver, auf den sein Sekretariat via advoware Zugriff hat. Das spart eine Menge Zeit und Arbeit und beschleunigt die Arbeitsabläufe der Kanzlei.
14:30 Uhr: Das papierlose Büro mit der advoware onlineAkte & Advovoice
Das Sekretariat hat die Sprachaufzeichnung von Rechtsanwalt S. mittlerweile erhalten und diese auch schon transkribiert. Dank Advovoice, dem Sprachmodul von advoware, gelingt das direkt am PC. Zudem lässt sich das Dokumente der richtigen Akte zuordnen. Mithilfe der advoware onlineAkte landen die Unterlagen auf einem geschützten Webserver, auf den nur die Kanzlei und der Mandant Zugriff haben. Das erhöht die Transparenz zwischen Mandant und Kanzlei und macht zudem gedruckte Schriftstücke und den postalischen Versand derselben überflüssig. Wieder einmal spart Advoware bares Geld – und Zeit. Update 25.7.2018: Mit der aktuellen Fassung advoware 5.1 stehen zahlreiche neue und verbesserte Funktionen parat. Dazu gehört die optimierte Fassung der advoware onlineAkte genauso wie die E-Mail-Verschlüsselung per S/MIME, ein deutlich verbesserter Datenschutz gemäß der Anforderungen der DSGVO, die Durchführung einer Anlagenbuchhaltung und vieles mehr.
15:30 Uhr: Proaktives Kanzleimarketing und Mitarbeiterfortbilung
Nachmittags stehen bei der Kanzlei S. & P. die Themen Marketing und Mitarbeiterfortbildung auf dem Programm. Hierfür hat sich Rechtsanwalt P. eine Webseite erstellen lassen, mit dessen Hilfe er seine Kanzlei optimal darstellen kann. Obendrein ist seitdem via Google sehr viel besser auffindbar.
Zur selben Zeit befindet sich die Rechtsanwaltsfachgehilfin in der Hülskötter Kanzleiakademie, um ihre Kenntnisse rund um advoware zu vertiefen. Heute stehen die neuen und verbesserten Funktion von advoware 5.1 auf dem Programm. Das sind sinnvoll 90 investierte Minuten, die das Onlineseminar dauert. Und das ganz ohne Fahraufwand.
23 Uhr: Vollautomatisches Backup und Software-Update
Die Kanzlei S. & P. befindet sich schon längst im wohlverdienten Feierabend, da kümmert sich jemand um die Sicherheit der Kanzlei. Es handelt sich dabei nicht um einen Sicherheitsdienst, sondern um Advozon Datensicherung, den zuverlässigen Backupservice von Hülskötter & Partner. Advozon Datensicherung legt jeden Tag um diese Zeit vollautomatisch eine Sicherheitskopie sämtlicher Daten der Kanzlei an, falls diese einmal verschwinden sollten.
Ich durfte 
