von Hülskötter | Okt 7, 2019 | Kanzleiakademie
Ich durfte wieder einmal ein äußerst sympathisches Interview führen, und zwar mit Monique Boie, die sich um die Hülskötter Kanzleiakademie mit all ihren Inhalten kümmert. Während dieses Gesprächs habe ich gelernt, was Hülskötter & Partner an Webinaren und Seminaren bis Ende des Jahres plant. Da sind äußert interessante Dinge dabei.
Finanzbuchhaltung in advoware: Fehler verstehen, suchen, finden und lösen
Am 18. Oktober 2019 findet zum ersten Mal das Webinar „V7 – Fehler suchen und finden in der Finanzbuchhaltung“ im Rahmen der Hülskötter Kanzleiakademie statt (ein zweiter Termin ist für den 15.11.2019 geplant). Dieses Onlineseminar geht Fragen wie den folgenden nach:
„Warum stimmt mein Kontostand auf einmal nicht mehr?“
„Wie gehe ich im Fehlerfall bei der Suche richtig vor?“
„Was sind die gängigsten Fehler innerhalb der Finanzbuchhaltung?“
Das Webinar kann bereits mithilfe des zugehörigen Links gebucht werden. Wie üblich benötigen Sie hierfür die Flatrate der Hülskötter Kanzleiakademie.
Die advoware Onlineakte verstehen und richtig nutzen
Mit der advoware Onlineakte steht Anwaltskanzleien und Mandanten ein mächtiges Kommunikationswerkzeug zur Verfügung. Allein, die Handhabung dieser Onlineplattform stellt so manchen Anwender vor diverse Herausforderungen. Aus diesem Grund bieten wir ab November 2019 ein eigens hierfür konzipiertes Webinar an, das die Bedienung der Onlineakte ausführlich darstellt und erklärt. Damit wollen wir die Anwender und Kunden beim Einsatz dieses Tools bestmöglich unterstützen. Dazu gehören Fragen wie:
„Wie richte ich die Onlineakte für die Bedürfnisse unserer Kanzlei richtig ein?“
„Wie gebe ich die Daten für Kanzlei und Mandanten frei?“
„Mit welchen Zusatzprodukten lässt sich die advoware Onlineakte weiter ausbauen?“
advoware mobile und advoware Smartphonekalender im Einsatz
Ebenfalls ab November soll unser Onlineseminar-Angebot um ein Webinar zu den Themen advoware mobile und advoware Smartphonekalender erweitert werden. An advoware mobile arbeiten die Entwickler der Advo-web GmbH gerade mit Hochdruck, sodass davon auszugehen ist, dass bis November die überarbeitete Version dieses nützlichen Smartphone-Werkzeugs zum Download bereit steht. Wir halten Sie diesbezüglich auf dem Laufenden.
Vollzug mithilfe des Notariatsmoduls
Noch ist das advoware Notariatsmodul recht neu. Und da eine der wesentlichen und häufig nachgefragten Funktionen der automatische Vollzug ist, wird es voraussichtlich im Dezember ein eigenes Webinar dazu geben. Bis zu diesem Zeitpunkt wird das Notariatsmodul diese Funktion auch unterstützen. Inhaltlich wird sich dieses Onlineseminar auf den Automatischen Vollzug mithilfe des Notariatsmoduls fokussieren. Es wird also gezeigt, wie Sie eigene Vorlagen einrichten können, die dazu passenden Ausführungszeitpunkte definieren, welche Vorgänge zusammen gehören, und so fort. Also in gewisser Weise Projektmanagement für Notare.
Ansonsten möchte ich wie immer auf unser ausführliches Webinarangebot hinweisen, das Sie per Internetlink abrufen und darüber auch buchen können. Wir freuen uns auf Ihre rege Teilnahme an unseren Onlineseminaren. Sie wissen ja: advoware lässt sich mit dem richtigen Wissen viel besser nutzen und bedienen.
von Hülskötter | Sep 14, 2018 | Anwenderberichte, Kanzlei-IT

RA Mario Lengtat im Interview zu Dictate + Connect
Rechtsanwalt Mario Lengtat aus Limbach-Oberfrohna bei Chemnitz ist Anwender der ersten Stunde der mobilen Diktier-App Dictate + Connect (D+C), die wir im Verbund mit advoware bereits eine ganze Weile anbieten. Aufgrund einer unserer Facebook-Einträge, auf den Herr Lengtat sehr positiv reagiert hat, kam dieses Interview zustande. Darin spricht er über advoware im Allgemeinen, über die Erleichterungen im juristischen Alltag, die sich durch D+C ergeben und darüber, wie er die Diktatlösung vorwiegend einsetzt.
Anwältinnen und Anwälte mit Smartphone, aufgepasst: So wird aus dem iPhone ein kleines Sparschwein… 🙂 #mobilesArbeiten #Expertentipp
Gepostet von Hülskötter Die Kanzleiexperten am Montag, 27. August 2018
Herr Lengtat, seit wann sind Sie advoware-Anwender und welche Funktionen nutzen Sie hauptsächlich?
Wir nutzen advoware bereits seit 2010, nachdem wir uns von der damaligen Kanzleisoftware verabschiedet hatten. Außer den Funktionen Telefonie und Notariat setzen wir nahezu sämtliche Funktionen von advoware ein. Wir würden gerne auch unsere Verfügungen mit advoware erledigen, hatte aber bisher noch nicht die Gelegenheit, uns dies genauer anzusehen. Das steht immer noch auf unserer Todo-Liste.
(Anmerkung: In der Hülskötter Kanzleiakademie bieten wir schon eine ganze Weile das Webinar „B2 – Inkassobearbeitung, Mandatsbuchhaltung und das Honorar in advoware“ im Rahmen unserer Akademie-Flatrate an).
Darüber hinaus nutzen wir die advoware onlineAkte und und die advoware Toolbox, und das funktioniert alles wirklich überragend. Die Kommunikationszentrale nutzen wir nur bedingt, da wir nicht alle E-Mails in advoware empfangen möchten, die wir den lieben langen Tag über erhalten. Dafür läuft beA bei uns mittlerweile schon recht ordentlich. Und über E-POST haben wir relativ lange nachgedacht, uns dann aber unter anderem wegen diverser Sicherheitsbedenken dagegen entschieden. Dabei könnte uns dieser Dienst der Post helfen, noch digitaler zu werden und weniger Papier zu verbrauchen.
Wie lange und in welchem Kontext setzen Sie Dictate + Connect ein?
Wir nutzen Dictate + Connect schon relativ lange, sind also Anwender der ersten Stunde. Wir wollten uns seinerzeit schon länger wegen technischer Mängel und des analogen Workflows von unseren klassischen Diktiergeräten verabschieden. Zwar haben wir dann ganz kurz mit einem digitalen Diktiergerät von Philips geliebäugelt, sind letztlich aber per Zufall auf Dictate + Connect gestoßen. Und da ich iPhone-Anwender seit 2007 bin, war die Entscheidung zugunsten von D + C recht schnell gefallen.
Wie sieht Ihr Diktier-Workflow genau aus?
Der ist bei uns recht einfach gestrickt: Ich spreche die Schriftsätze – auch von unterwegs – in die Diktierapp ein, diese erscheinen dann vollautomatisch in advoware, wo sie vom Sekretariat direkt in Textform gebracht und sofort via advoware onlineAkte dem Mandanten zur Verfügung gestellt werden. In den unkritischen Fällen verzichte ich zugunsten der Geschwindigkeit meist auf eine Freigabe. Toll dabei ist auch, dass ich die diktierten Schriftstücke innerhalb der App der jeweiligen Akte zuordnen kann. Damit gibt es keine Verwechselungsgefahr.
Praktisch ist in meinem Fall auch unser virtueller Kanzleiserver, auf den ich von überall Zugriff habe. Das erleichtert unseren Kanzleiworkflow im Bezug auf die diktierten Schriftsätzen ebenfalls ganz erheblich. Sie sehen schon: Ich bin von von dieser Diktierlösung sehr begeistert.
Wie sieht es mit der möglichen Integration von Dragon NaturallySpeaking in Ihren Workflow aus?
Das haben wir in der Tat schon einmal getestet, und das gesprochene Wort wurde sehr gut erkannt. Allerdings konnte ich mich nicht an die gesprochenen Formatierungen und andere Audiobefehle von Dragon NaturallySpeaking gewöhnen. Zudem habe ich den subjektiven Eindruck, dass unser Sekretariat Diktate schneller abtippen als die in Textform umgewandelten Diktate korrigieren kann. Daher haben wir vom Dragon-Tool wieder Abstand genommen.
von Hülskötter | Sep 9, 2015 | Advozon, Interna, Software
Die neu gestaltete Internetpräsenz von Hülskötter & Partner bietet so vieles zu entdecken: sei es das moderne Design oder die neuen Rubriken oder die Möglichkeit, bestimmte Produkte und Dienstleistungen nicht mehr umständlich via PDF-Formular, sondern direkt online zu bestellen.
Dazu gehören unter anderem: die Kanzleisoftware Advoware, der Advoware Smartphonekalender, die Advoware Onlineakte, Advozon Online-Datensicherung und weitere IT-Dienstleistungen von Hülskötter & Partner. Darüber hinaus können Sie sich auf unserer Webseite für die Matrixzertifizierung gemäß DIN EN ISO 9001 anmelden, die unsere Tochterfirma advozon Kanzlei Konzept durchführt.
Der Preis für die Advoware-Lizenz ist recht simpel gehalten: Für jeden Rechner bezahlen Sie 495 Euro netto, und das natürlich einmalig. Hinzu kommen sogenannte Programmpflegekosten, die pro Monat erhoben werden. Die Höhe dieser monatlichen Gebühr orientiert sich an der Größe Ihrer Kanzlei: Je öfter Advoware auf Ihren PCs zum Einsatz kommet, desto günstiger werden die Programmpflegekosten.

Beim Advoware Smartphonekalender verhält sich ähnlich wie bei Advoware selbst: Sie bezahlen pro Smartphone eine einmalige Lizenz von 75 Euro netto, hinzu kommen 5 Euro pro Monat und Gerät für die Programmpflege der mobilen Anwendung. Bestellen können Sie dieses nützliche Zusatztool für Advoware wie bereits erwähnt direkt online.

Mit der Advoware Onlineakte tauschen Sie über einen abhörsicheren Webserver der Firma Advoweb (die Entwickler von Advoware) sämtliche Daten mit Ihren Mandanten aus, die während eines Rechtsstreits zustande kommen. Damit entfallen nicht nur zahlreiche Postversendungen, sondern auch Anrufe seitens der Mandantschaft, die ständig Zugriff auf alle relevanten Unterlagen und Dokumente hat.
Für diesen zeitsparenden IT-Service von Hülskötter & Partner zahlen Sie einmalig 750 Euro netto, und in der Basisversion 29,50 Euro netto für die monatliche Programmpflege.

Mit Advozon Online-Datensicherung erstellen verschlüsselte, vollautomatisierte Sicherungskopien Ihres gesamten Datenbestands, und das auf einem hochsicheren Server unseres Kooperationspartners Mindtime, der diesen IT-Service bereitstellt. Damit lassen sich sämtliche Datenmengen zuverlässig speichern, egal, ob es sich nur um ein paar Gigabyte oder 100 Gigabyte handelt.
Am Datenvolumen orientieren sich nämlich die Preise, die wir für Advozon Online-Datensicherung erheben: So kostet die Datensicherung von 5 Gigabyte monatlich 12,95 Euro netto, bei einem Datenvolumen von 30 Gigabyte werden pro Monat 41,95 Euro fällig. Und falls Sie mit Datenmengen von 100 Gigabyte hantieren, werden Monat für Monat 123,95 Euro netto fällig.

Haben Sie weitere Fragen zu diesen und weiteren Produkten von Hülskötter & Partner? Dann dürfen Sie uns gerne unter der Telefonnummer 025 73-93 930 anrufen oder an team@huelskoetter.info eine E-Mail schreiben.
Ach ja: Anfang Oktober werden wir den Online-Bestellvorgang weiter vereinfachen, indem wir unseren eigenen Onlineshop bereitstellen. Dort können Sie dann sämtliche Lizenzen online erwerben, aber auch weitere Dinge wie Diktiergeräte von Philips ganz bequem shoppen. Freuen Sie sich darauf!
von Hülskötter | Mai 8, 2015 | Datenschutz

Zugegeben, die Nachricht ist nicht brandneu, dürfte an Aktualität aber nichts eingebüßt haben. Die Rede ist von einem Beitrag innerhalb eines Newsletters der Rechtsanwaltskammer München aus dem letzten Jahr, in dem von anlasslosen Datenschutzprüfungen nach § 38 BDSG die Rede ist, die bei diversen Anwaltskanzleien durchgeführt wurden. Dabei wurden (und werden) zahlreichen Aspekte begutachtet, die vor allem die Kanzleiorganisation betreffen.
Hierzu zählen folgenden Themen:
- das datenschutzgerechte Vernichten von Datenträgern
- der Einsatz von abhörsicherer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von E-Mails
- der sichere Abruf von E-Mails vom Mail-Server
- eine sichere IT-Infrastruktur zwischen mehreren Kanzleistandorten
- die Nutzung eines sicheren E-Mail-Dienstleisters
- der rechtssichere Einsatz von Google Analytics oder einem anderen Webanalyse-Dienst
- die abhörsichere Verschlüsselung von online-basierten Kanzleiservices
- der Einsatz von Leasing-Geräten (Drucker, Scanner, etc.)
- ein datenschutzkonformes Backup-Konzept
- eine Zutrittskontrolle, die diesen Namen verdient.
Beim Anblick dieser 10 Themenbereiche, die sämtliche Anwaltskanzleien aus datenschutzrechtlichen Gründen betreffen, stellt sich natürlich zwangsläufig die Frage:
Würde Ihre Kanzleiorganisation solch einer Datenschutzprüfung standhalten?
Falls Sie sich nicht sicher sind, was die einzelnen Punkte zu bedeuten haben, hier noch ein, zwei nähere Erläuterungen:
Zu Punkt 1 und 8: Jedes Gerät mit Speicherfunktion, das ihre Kanzlei verlässt, ist eine potenzielle Schwachstelle, da sich auf den Datenträgern mit großer Sicherheit personenbezogene Daten befinden. Ob das die defekte Festplatte ist, die von einem externen Dienstleister gerettet werden soll oder das Multifunktionsgerät mit eingebautem Speicher, das an den Leasing-Partner zurückkehrt – stets müssen Sie nachweisbar Sorge dafür tragen, dass sich auf den Geräten keinerlei Daten mehr befinden. Das betrifft übrigens auch Smartphones, die zur Reparatur versandt werden.
Zu Punkt 2, 3 und 5: Alle drei Aspekte haben eines gemeinsam: den sicheren Versand Ihrer E-Mail-Kommunikation mit Ihren Mandanten, den Gerichten oder anderen Behörden. Sobald Sie nämlich vertrauliche, personenbezogene Daten per Mail versenden, und das ohne jegliche Verschlüsselung, liegen diese Daten völlig offen vor. Damit bewegen Sie sich rechtlich gesehen auf sehr dünnem Eis.
Zu Punkt 4: Das Vernetzen von mehreren Standorten einer Anwaltskanzlei stellt eine große Herausforderung dar, und das im besonderen Maße unter sicherheitstechnischen Aspekten. Hierbei genügt es beispielsweise nicht, Daten über eine ungesicherte Leitung von A nach B zu transferieren. Denn ohne jede Verschlüsselung liegen die Kanzleidaten genauso offen vor wie bei einer ungesicherten E-Mail.
Zu Punkt 7: In diesem Fall ist vom Einsatz des Internetprotokolls HTTPS die Rede, das ein Mindestmaß an Verschlüsselung des internet-basierten Zugangs zu diversen Kanzleidiensten gewährleistet. Services ohne HTTPS sollten auf keinen Fall eingesetzt werden.
Zu Punkt 9: Ein datenschutzkonformes Backup-Konzept umfasst zahlreiche Aspekte hinsichtlich der Sicherung und Speicherung Ihrer Kanzleidaten. Das betrifft sowohl die abhörsichere Backup-Technik als auch die gesicherte Aufbewahrung der Daten.
Sie sehen also, der Weg zur datenschutzkonformen Kanzlei ist lang und steinig. Aber, und das ist die gute Nachricht, können wir Sie auf diesem Weg begleiten, wenn Sie mögen. Denn wir haben im Grunde auf all die darstellten Herausforderungen die passende Antwort respektive die richtige Lösung.
Ob das advoware Mail inklusive S/MIME für den verschlüsselten E-Mail-Verkehr ist oder Advozon Datensicherung für datenschutzkonforme Backups oder HTTPS-basierte Onlinedienste wie die advoware onlineAkte oder den Advoware Smartphonekalender – mit uns sind Sie auf der sicheren Seite. Und wenn Sie es noch sicherer und sogar TÜV-zertifiziert wollen, bietet Hülskötter & Partner mit Advozon Kanzlei-IT, dem Rechenzentrum für Juristen eine Umgebung, in der Ihre Daten so sicher wie in Fort Knox liegen. Sprechen Sie mit uns.
Update 26.7.2018: Mittlerweile ist die europäische DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) in Kraft getreten, und mit ihr zahlreiche ‚Regeln, die den Datenschutz deutlich verschärft haben. Die wichtigsten Fragen und Antwort zu diesem Thema haben wir in eine 10-teilige Videoserie gepackt. Und das passende Interview mit unserem Datenschutzbeauftragten finden Sie ebenfalls auf dem Advoblog.
von Hülskötter | Nov 21, 2013 | Kanzlei-IT, Kanzleimarketing
Vielleicht haben Sie sich schon einmal gefragt, wie der Tagesablauf unserer Kunden aussieht, die mithilfe von advoware und Advozon-Dienstleistungen ihre Kanzleiabläufe organisieren. Damit Sie einen kleinen Eindruck davon bekommen, haben wir einen ganz normalen Tag der Kanzlei S. & P. aus M. für Sie skizziert. Viel Spaß beim Schmökern!
8:30 Uhr: Mobile Terminplanung mit dem advoware Smartphonekalender
Nach dem ersten Kaffee begibt sich Rechtsanwalt S. an seinen Schreibtisch und geht am PC sämtliche Termine durch, die ihm sein Sekretariat in den Advoware-Kalender eingetragen hat. Dabei achtet er peinlich genau darauf, dass die Termine automatisch mit dem Advoware Smartphonekalender synchronisiert werden. Denn sollte sich im Laufe des Tages einer dieser Termine verschieben oder ausfallen, sieht das Rechtsanwalt S. sofort auf seinem Smartphone. Das spart ihm viel Zeit und eine Menge grauer Haare.
9 Uhr: Neue Mandanten mithilfe des QM-Handbuchs anlegen
Das Sekretariat nimmt sich zu dieser Zeit bereits der Aufnahme neuer Mandanten an. Da die Kanzlei S. & P. mithilfe der advozon Kanzlei Konzept ISO-zertifiziert wurde, hat jede Mitarbeiterin einen dezentralen Zugriff auf die zugehörigen QM-Handbücher, in denen genau festgelegt ist, mit welchen Schritten die Aufnahme eines neuen Mandanten zu erfolgen hat. Das erleichtert die Arbeit der Mitarbeiter ganz ungemein und erfüllt zudem die Anforderungen der DIN-Norm ISO EN 9001:2008.
Update 25.7.2018: Mittlerweile weist die ISO-Norm 9001 den Zusatz „2015“ auf. Worin sich beide Fassungen unterscheiden, erfahren Sie im zugehörigen Blogbeitrag.
11:30 Uhr: Effiziente Gerichtstermine dank Dictate + Connect
Mittlerweile sitzt Rechtsanwalt S. in der Bahn und nutzt die Reisezeit zum Gericht optimal, indem er die Notizen des gestrigen Termins mit seinem iPhone und der Diktiersoftware Dictate + Connect aufzeichnet. Hierfür hat er sich sogar eines der Business-Abteile der Deutschen Bahn reservieren lassen. Sobald die Audiodatei fertig ist, lädt er diese hochverschlüsselt und abhörsicher auf einen nach EU-Recht zulässigen Internetserver, auf den sein Sekretariat via advoware Zugriff hat. Das spart eine Menge Zeit und Arbeit und beschleunigt die Arbeitsabläufe der Kanzlei.
14:30 Uhr: Das papierlose Büro mit der advoware onlineAkte & Advovoice
Das Sekretariat hat die Sprachaufzeichnung von Rechtsanwalt S. mittlerweile erhalten und diese auch schon transkribiert. Dank Advovoice, dem Sprachmodul von advoware, gelingt das direkt am PC. Zudem lässt sich das Dokumente der richtigen Akte zuordnen. Mithilfe der advoware onlineAkte landen die Unterlagen auf einem geschützten Webserver, auf den nur die Kanzlei und der Mandant Zugriff haben. Das erhöht die Transparenz zwischen Mandant und Kanzlei und macht zudem gedruckte Schriftstücke und den postalischen Versand derselben überflüssig. Wieder einmal spart Advoware bares Geld – und Zeit.
Update 25.7.2018: Mit der aktuellen Fassung advoware 5.1 stehen zahlreiche neue und verbesserte Funktionen parat. Dazu gehört die optimierte Fassung der advoware onlineAkte genauso wie die E-Mail-Verschlüsselung per S/MIME, ein deutlich verbesserter Datenschutz gemäß der Anforderungen der DSGVO, die Durchführung einer Anlagenbuchhaltung und vieles mehr.
15:30 Uhr: Proaktives Kanzleimarketing und Mitarbeiterfortbilung
Nachmittags stehen bei der Kanzlei S. & P. die Themen Marketing und Mitarbeiterfortbildung auf dem Programm. Hierfür hat sich Rechtsanwalt P. eine Webseite erstellen lassen, mit dessen Hilfe er seine Kanzlei optimal darstellen kann. Obendrein ist seitdem via Google sehr viel besser auffindbar.
Zur selben Zeit befindet sich die Rechtsanwaltsfachgehilfin in der Hülskötter Kanzleiakademie, um ihre Kenntnisse rund um advoware zu vertiefen. Heute stehen die neuen und verbesserten Funktion von advoware 5.1 auf dem Programm. Das sind sinnvoll 90 investierte Minuten, die das Onlineseminar dauert. Und das ganz ohne Fahraufwand.
23 Uhr: Vollautomatisches Backup und Software-Update
Die Kanzlei S. & P. befindet sich schon längst im wohlverdienten Feierabend, da kümmert sich jemand um die Sicherheit der Kanzlei. Es handelt sich dabei nicht um einen Sicherheitsdienst, sondern um Advozon Datensicherung, den zuverlässigen Backupservice von Hülskötter & Partner. Advozon Datensicherung legt jeden Tag um diese Zeit vollautomatisch eine Sicherheitskopie sämtlicher Daten der Kanzlei an, falls diese einmal verschwinden sollten.