Die Software-Anwendung advoware ist von Hause aus mit all den Funktionen ausgestattet, die eine Anwaltskanzlei dazu befähigen, den Kanzleialltag sinnvoll abzubilden und zu organisieren. Und doch stoßen die Mitarbeiter:innen immer wieder an Grenzen.
3 auf einen Streich: advoware online Akte, advoware mobile und advoware Smartphone Kalender
Die gute Nachricht: Für diese drei Szenarien stellen wir in enger Zusammenarbeit mit der Advo-web (der Software-Hersteller von advoware) die passenden Funktionen bzw. ergänzenden Anwendungen zur Verfügung. Diese nennen sich advoware online Akte, advoware mobile und advoware Smartphone Kalender. Über diese Erweiterungen haben wir auf diesem Blog bereits ausführlich berichtet.
Da sich unsere Kund:innen noch mehr Informationen zu diesen Zusatzfunktionen wünschen, hat unser Kanzleiakademie-Team um Monique Boje ein umfassendes Workshop-Angebot erstellt, mit dessen Hilfe alle drei Themengebiete umfassend vorgestellt werden. Der Online-Kurs nennt sich Vertiefungskurs V11 und gewährt tiefe Einblicke in die advoware online Akte, in advoware mobile und den advoware smartphone Kalender.
Mit der Flatrate von Hülskötter immer ganz nah dran am Fortbildungsangebot
Falls Sie also daran interessiert sind, dieses neue Fortbildungsangebot in Anspruch zu nehmen, gelingt das am schnellsten und einfachsten mit der Buchung der monatlichen Flatrate von netto 30 Euro. Damit erhalten Sie den vollständigen Zugriff auf unsere Basis-, Vertiefungs- und Aktionskurse.
Das Schöne daran: Die Flatrate sieht vor, dass sich bis zu 10 Mitarbeiter:innen jeden Monat rund um die Uhr selbst schulen können. Rechnen Sie mal: Das sind im besten Fall 3 Euro pro Anwender:in. Günstiger bekommen Sie das nirgendwo. Besuchen Sie die Hülskötter Kanzleiakademie einfach per Mausklick. So können Sie sich dort direkt anmelden und den Vertiefungskurs V11 buchen. Wir freuen uns auf Sie.
Gerade jüngere Anwält:innen sind mit dem täglichen Umgang mit Smartphone und Tablet bestens vertraut. Daher erstaunt es kaum, dass die Nachfrage nach mobilen Arbeitslösungen stetig steigt.Einziger Knackpunkt ist die Verfügbarkeit von mobilem Internet in vielen Gerichtssälen oder auch auf Reisen. Häufig ist das Internet nur eingeschränkt verfügbar und eine schnelles und störungsfreies Arbeiten nur bedingt möglich, da der Zugriff auf den Kanzleiserver via VPN-Verbindung nicht möglich ist. Was dazu führt, dass sich Akten nicht wie gewohnt abrufen lassen. Wie gut, dass es für dieses Klientel advoware mobile gibt. Damit lassen sich wichtige Funktionen der Anwaltssoftware direkt auf dem Tablet oder Smartphone nutzen, und das entweder online oder offline. Wie das genau funktioniert, zeigt dieser Beitrag.
advoware mobile bieten den Zugriff auf Akten – online und offline
Die wichtigste Funktion von advoware mobile betrifft wohl das Speichern von Akten auf dem mobilen Gerät, was auch als Offline-Modus bekannt ist. Damit haben Sie mit advoware mobile stets Zugriff auf die benötigten Dokumente, losgelöst vom drahtlosen Internetzugang der Behörde oder des Mandanten, wo sie sich gerade aufhalten. Direkt nach der Anmeldung befindet man sich in der Aktenansicht, die auf einen Blick die wichtigsten Akteninformationen bereitstellt, also Aktenzeichen, Sachbearbeiter:in, sämtliche Beteiligte und mehr. Zudem werden in der mobilen Akte Termine und Notizen der geöffneten Akte angezeigt. Zudem besteht die Möglichkeit, die Dateien der digitalen Akte offline verfügbar zu machen. Oder aber nur einen Teil davon.
advoware mobile bietet neben der Aktenansicht weitere nützliche Funktionen
Sehr praktisch ist auch das mobile Menü, das sich wie gewohnt hinter den drei waagerecht angeordneten Strichen befindet. Dort stehen die Funktionen “Akten”, “Aktengeschichte”, “Offline-Akten“, “Nachrichten”, “Kalender” und “Info” zur Verfügung. Die Aktengeschichte ist darstellbar als Tabelle oder in der übersichtlichen Ordneransicht. Letztere gibt die Ordnerstruktur, die sich in der Aktengeschichte der ausgewählten Akte befindet, wieder Per Fingertipp gelangt man zu den Einträgen der einzelnen Rubriken. Damit können Anwender:innen beispielsweise hinterlegte Dokumente auf dem Smartphone oder Tablet öffnen. Haben Sie auf Ihrem Smartphone oder Tablet ein geeignetes Bearbeitungsprogramm installiert, können Sie Word- oder PDF-Dokumente direkt auf dem mobilen Gerät bearbeiten, und diese in die Aktengeschichte hochladen. Machen Sie unterwegs mit dem Smartphone oder Tablet mandatsrelevante Fotos von Beweisen, können Sie diese ebenfalls direkt in die Aktengeschichte hochladen. Ein lästiges Versenden per E-Mail oder gar Verschieben per USB-Stick entfällt also vollständig.
Innerhalb der Funktion “Offline Akten” lokal gespeicherte Akten einsehen
Über den Menüpunkt “Offline Akten” sind sämtliche Akten und Dokumente verfügbar, die zuvor als Offline-Akten auf dem mobilen Gerät gespeichert wurden. Sobald die lokalen Akten nicht mehr benötigt werden, kann man diese per Fingertipp genauso wieder vom mobilen Gerät entfernen. Sehr praktisch ist auch die Menüfunktion “Nachrichten”. Hierüber können Sie schnell intern mit Kolleg:innen kommunizieren, ohne zum Telefonhörer greifen oder eine E-Mail schreiben zu müssen. Dieses Feature ist nahezu identisch aufgebaut wie das interne Nachrichtensystem in advoware.
Termine direkt in advoware mobile abrufen und eintragen
Die Funktion “Kalender” erlaubt den virtuellen Zugriff auf den advoware-Kalender. Somit sind Sie auch außer Haus immer gut informiert und wissen, welche Termine noch anstehen. Zudem haben Sie auch von unterwegs die Möglichkeit, schnell und einfach weitere (Folge-)Termine zu vereinbaren, die dann automatisch mit dem advoware-Kalender in der Kanzlei abgeglichen werden.
advoware mobile lässt sich auch im Webbrowser nutzen
advoware mobile geht bei der Benutzung noch einen Schritt weiter, indem sich die mobile Anwendung in jedem Webbrowser aufrufen und nutzen lässt. Das funktioniert mit den Zugangsdaten, die für die Einwahl in die mobile App vorgesehen sind. Die Browser-Version von advoware mobile lässt sich im Wesentlichen wie die App bedienen, von zwei Ausnahmen abgesehen. Zum einen wird hier die Aktengeschichte als Historie bezeichnet, zum anderen wurde der Bedieneroberfläche die Funktion “Inkasso” spendiert. Damit lassen sich Forderungskonten direkt in der Weboberfläche anzeigen, die in advoware erstellt wurden. Hierbei wird unterschieden nach “Forderungen”, “Zahlungen” und “Forderungsaufstellung”.
advoware mobile, mehr als nur eine mobile App
Gerade für die Besuche bei Gericht und beim Mandanten eignet sich advoware mobile sehr gut für die Aktenmitnahme. Egal, ob auf dem Smartphone oder Tablet, damit haben Jurist:innen stets die erforderlichen Dokumente bei sich, egal ob on- oder offline. Und falls die mobile Anwendung auf einem Windows-basierten Notebook genutzt werden soll, ist das ebenfalls möglich. Über den Windows-Store können Sie sich ganz einfach die advoware mobile App auf Ihr Windows-System laden. Das erleichtert das digitale Tagesgeschäft vieler Anwaltskanzleien ganz erheblich.
Update Juli 2019: Eine Selbstbewertung unter Berücksichtigung der DIN EN ISO 9004 bieten wir über die advozon kanzleikonzept nicht mehr an. Was hat Hülskötter & Partner auf der AdvoTec 2019 gezeigt? Was davon interessierte die Besucher am meisten? Und wie hat die Generalversammlung der APRAXA das komplett überarbeitete Zertifizierungskonzept der Advozon Kanzlei Konzept aufgenommen? Das wollte ich von Jennifer Hülskötter wissen.
Hülskötter-Highlights auf der AdvoTec 2019: „advoware mobile“ & „advoware in der Cloud“
Zu den wesentlichen Highlights am Hülskötter-Stand während der AdvoTec 2019 in Leipzig zählte zweifellos die iOS-App advoware mobile, die ab sofort im Apple-Store zum Download bereit steht. Eine Android-Version ist zudem schon in Vorbereitung. Damit haben Anwälte und Juristen ihre Akten stets dabei, ohne jedes Mal das unhandliche Notebook mitnehmen zu müssen. Dazu gehört auch die Option, Akten offline verfügbar zu machen, falls bei Gericht oder dem Mandanten die Internetverbindung nicht ausreicht bzw. nutzbar ist.
Daneben zählte auch „advoware in der Cloud“ zu den häufig nachgefragten IT-Services von Hülskötter & Partner. Dahinter verbirgt sich eine Rechenzentrumslösung, die ein komplett virtualisierte Kanzlei bereitstellt. Damit ist der eigene Kanzleiarbeitsplatz mobil bei Gericht oder anderswo und stationär in der Kanzlei immer verfügbar. Einzige Voraussetzung hierfür: Eine funktionierende Internetleitung und ein geeignetes Endgerät wie Laptop oder PC.
Nativ, webbasiert oder mobil – die Entwicklung schreitet voran
Vielen Anwendern reicht die stationäre Anwendung schon lange nicht mehr. Das lässt sich sehr gut am riesigen Markt für mobile Apps und Webanwendungen ablesen. Darauf hat jetzt die Advo-web (die „Macherin“ von advoware) reagiert und in einem ersten Schritt die bereits erwähnte iOS-App entwickelt. In einem nächsten Schritt wird eine Webanwendung hinzukommen, mit der sich advoware im Internetbrowser nutzen lässt.
Da es sich laut Jennifer Hülskötter um eine hybride Weiterentwicklung von advoware handelt, kommen alle Anwendertypen in den Genuss ihrer gewünschten Ausprägung der Kanzleisoftware, also entweder nativ auf dem Computer oder mobil auf dem Smartphone bzw. Tablet oder als Webapp im Internetbrowser. Alle Daten befinden sich immer in der gleichen Datenbank und stehen synchron zur Verfügung. Damit ermöglich advoware seinen Anwendern einen fließenden Übergang von der alten in die neue Welt.
Hierfür wird sich advoware in den nächsten Jahren fortlaufend weiterentwickeln. Es werden also Stück für Stück die vorhandenen und neue Module und Funktionen in die Onlinewelt übertragen. Als eine der nächsten Webanwendungen wird dann wohl die Zeiterfassung via Internet erreichbar sein. Hülskötter wird die Fortentwicklung in die Onlinewelt nahezu bundesweit in den advoware Musterkanzleien fortwährend vorstellen, immer in Verbindung mit einem Hands-On-Workshop. In diesen Workshops vermitteln wir, wie Sie relevante Arbeitsprozessen aus der Kanzlei digital und mit advoware Umsetzen. Die Einladungen dazu erfolgen separat per Kundennewsletter oder Einladungskarte.
Auf der APRAXA Generalversammlung wurde die „neue“ Matrixzertifizierung einstimmig angenommen
Schon seit Monaten gab es diverse Ankündigungen und Andeutungen seitens der DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle), die Matrixzertifizierung gemäß der ISO-Norm 9001 als nicht mehr zulässig zu deklarieren (was sie mittlerweile auch öffentlich gemacht hat).
Da wir unseren QM-Kunden eine rechtssichere Zusage geben wollen, dass die QM-Zertifizierung der Advozon Kanzlei Konzept (AKK) zulässig im Sinne der DakkS ist, haben wir in wochen- und monatelanger Arbeit gemeinsam mit der AKK das vorhandene Matrixmodell angepasst und weiterentwickelt. Herausgekommen ist eine Matrixzertifizierung, die zwar immer noch auf der ISO-Norm 9001 beruht, darüber hinaus aber die deutlich strengeren Regeln der ISO-Norm 9004 berücksichtigt.
https://advoblog.huelskoetter.info/iso-9001-vs-iso-9004-warum-die-neue-matrixzertifizierung-besser-ist-als-die-alte
Daher ist es umso wichtiger und sehr erfreulich, dass die Generalversammlung des Anwaltsnetzwerks APRAXA unser neues, angepasstes Modell der QM-Zertifizierung im Matrixverbund vollständig anerkannt hat. Das bedeutet zum einen für zertifizierte Anwälte eine rechtssichere Fortführung ihrer Zertifizierung. Und zum anderen, dass wir gemeinsam mit unserem QM-Partner, der AKK, die Vorbereitung zur Matrixzertifizierung durch den TÜV weiterhin durchführen dürfen.
Das vollständige Interview mit Jennifer Hülskötter
