Die Ausbildung der eigenen Mitarbeiter: Noch nie war sie so sinnvoll und so wichtig wie heute. Denn in Zeiten des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA), das seit dem Update auf advoware 5 eng mit unserer Kanzleisoftware verknüpft ist, kommt dem optimalen Umgang mit der Kanzleianwendung eine immer größere Rolle zu. Aber nicht nur das beA ist momentan ein Thema in der Anwaltschaft, sondern nächstes Jahr steht auch die EU-DSGVO an und Daten müssen mittlerweile nach den Grundsätzen der ordentlich digitalen Buchführung (GoBD) behandelt werden. Zudem steigt mit den Aktivitäten im Internet das Risiko für den Befall der IT-Struktur mit Schadsoftware und was ist dann zu tun?
Daher haben wir uns für unsere Kunden, aber auch für alle anderen advoware-Anwender, etwas ganz besonderes ausgedacht: Die Hülskötter Kanzleiakademie Flatrate.
Wie Sie es von uns gewohnt sind, verbirgt sich dahinter ein Angebot, das wohl seinesgleichen sucht und das allen advoware-Anwendern helfen soll, sich möglichst schnell und möglichst kostengünstig mit der Kanzleisoftware der Advo-web GmbH vertraut zu machen. Denn gerade das aktuelle Update von advoware zeigt wieder einmal, wie wichtig der richtige Umgang mit der Kanzleisoftware ist.
Für nur 30 Euro pro Monat: die ganze Welt von advoware
Bei der Flatrate unterscheiden wir grundsätzlich zwischen advoware-Anwendern und Kunden die Produkte über uns beziehen und denen, die (noch) keine Kunden von uns sind. Der Unterschied zwischen beiden schlägt sich vor allem im Preis nieder, der für Hülskötter-Kunden 30 Euro (netto) beträgt und bei Nicht-Kunden mit 45 Euro pro Monat (netto) zu Buche schlägt. Beiden Angeboten sind gemein die Zahl der maximalen Anwender (10), die Laufzeit der Flatrate (24 Monate) und die unbegrenzte Teilnahme an den zum Umfang gehörenden Webinaren.
Weitere gemeinsame Leistungen betreffen die Schulungsunterlagen und die Videoaufzeichnungen der Webinare, die für beide Anwendergruppen im Preis enthalten sind. Für beide Gruppen ist ebenfalls ein „Upgrade“ auf eine beliebige Anzahl von Kanzleiakademie-Anwendern pro Kanzlei möglich. Hierfür stellen wir zusätzlich 10 Euro pro Monat in Rechnung.
Die Hülskötter Kanzleiakademie Flatrate umfasst zahlreiche Schulungen zu advoware und Co.
Wie wir bereits auf dem Advoblog berichtet haben, bietet die Hülskötter Kanzleiakademie zahlreiche Kurse rund um advoware an. Darüber hinaus können Sie bei uns in Zukunft eine Menge zu Themen wie Qualitätsmanagement, Marketing und Co. lernen. Die advoware-Webinare umfassen insgesamt 11 Schulungseinheiten, von denen Sie bereits die ersten drei Basisseminare buchen und besuchen können.
Das Angebot umfasst derzeit drei Webinare aus dem Bereich „Basiswissen für Mitarbeiter und Juristen“ und „Fachwissen für Mitarbeiter und Juristen“. Darüber hinaus bieten wir je nach Bedarf aktuelle Webinare an, wie zum Beispiel das Webinar „Elektronsiche Mandatsbearbeitung mit advoware 5“. Am besten verzweigen Sie per Mausklick zu unserem derzeitigen Angebot. Auf dieser Seite können Sie sich selbst oder Ihre Mitarbeiter für das Webinar Ihrer Wahl anmelden. Hinweis: Bestimmte Aktionsseminare wie die beA-Schulungen sind nicht Bestandteil der Kanzleiakademie Flatrate, da diese den herkömmlichen Webinar-Umfang deutlich überschreiten.
beck-online.DIE DATENBANK: umfangreiche Recherche-Möglichkeit für Juristen
Dank einer Beteiligung des Verlag C.H.BECK an der ReNoWin Datentechnik, einer Mehrheitsgesellschafterin der Firma Advo-web, können advoware-Anwender in der Version 5 direkt auf Teile des umfangreichen Nachschlagewerks beck-online.DIE DATENBANK zugreifen, also ohne Umweg über die zugehörige Internetplattform. Das bietet vor allem den Vorteil, dass advoware-Anwender per Single-Sign-On direkt aus der Anwaltssoftware heraus auf mehr als 20 Millionen juristische Dokumente zugreifen und diese in ihre Arbeit einfließen lassen können. Weitere Integrationsmöglichkeiten in die Software advoware sind für die Zukunft geplant.
advoware 5: beck-online.DIE DATENBANK ist ab sofort integriert
Für unsere Kunden steht das advoware BASISMODUL zur Verfügung, und das für die ersten sechs Monate ohne Zusatzkosten, danach werden pro Monat 8 Euro (netto) pro Einzelplatzlizenz fällig. Darin enthalten sind unter anderem juristische Fachdokumente wie Saenger/Ullrich/Siebert „Zivilprozessordnung, Kommentierte Prozessformulare“ und Schulze/Grziwotz/Lauda „Bürgerliches Gesetzbuch – Kommentierte Vertrags- und Prozessformulare“.
Brava! Viewer: Verbesserte Dokumentenvorschau in advoware 5
Bis advoware 5 konnten unsere Kunden mithilfe der Vorschausoftware „Viewer“ von Oracle Dokumente innerhalb von advoware ansehen, auch ohne die hierfür notwendige Applikation wie Word oder Excel auf ihrem Rechner installiert zu haben. Dies verbessert sich jetzt noch einmal, da die Advo-web mit der neuen Vorschausoftware Brava! Desktop in advoware 5, da dieses Tools gegenüber dem Oracle Viewer diverse Vorteile bietet.
Dazu zählt beispielsweise die sehr gute Unterstützung von über 150 verschiedenen Dateiformaten, zudem können die Vorschaudokumente ausdruckt werden. Außerdem bietet Brava! Desktop eine sehr hohe Erkennungsrate von eingescannten Dokumenten mit geringer Auflösungsqualität. Praktisch ist auch die freie Skalierung der Vorschaudokumente, die das automatische Anpassen der Vorschau an große Bildschirme erlaubt. Weitere Vorteile des Brava! Desktop-Viewers: Integrierte Volltextsuche, Einbettung von Kommentaren, Stempeln und Arbeitsanweisungen sowie das Erstellen von PDF-Dokumenten direkt aus der Viewer-Ansicht heraus. Zudem können Sie im Viewer direkt Auslagen erfassen oder Dokumente vergleichen.
advoware 5: Der Brava! Desktop-Viewer bietet u.a. eine Volltextsuche
onlineAkte: Neue Mandantenansicht für mehr Komfort
advoware-Kunden, die die onlineAkte nutzen, dürfen sich ebenfalls auf mehr Komfort freuen. So wurde die Mandantenansicht vollständig überarbeitet, für einen noch schnelleren und vereinfachten Zugriff auf sämtliche Inhalte. Darüber hinaus wird die neue Ordnerstruktur der Aktengeschichte vollständig und identisch innerhalb der onlineAkte dargestellt. Auch das erleichtert den Umgang mit dem Onlinetool maßgeblich.
advoware 5: In die neue onlineAkte ist die neue Ordnerstruktur der Aktengeschichte integriert
[Update 3.9.2018] Seit heute soll das besondere elektronische Anwaltspostfach endgültig nutzbar sein. In einem ersten Schritt sind alle rund 160.000 in Deutschland zugelassenen Anwältinnen und Anwälte vom heutigen Tage zu einer passiven Nutzung des beA verpflichtet. Was das bedeutet und mit welchen Maßnahmen wir Sie dabei unterstützen, erfahren Sie um zugehörigen Beitrag auf unserem Advoblog.
Im Laufe der Einführung von advoware 5 wurde eines schnell klar: Das Interesse am besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) ist ungebrochen groß, ebenso groß die Frage: Wie integriere ich dies am besten in den Workflow meiner Kanzlei und welche rechtlichen Gegebenheiten ändern sich.
Aus diesem und weiteren Gründen bieten wir regelmäßige beA-Webinare an. Die zwei Webinare für Juristen umfassen jeweils etwa 2,5 Stunden und die Kosten für dieses Intensivseminar belaufen sich auf 299 Euro netto pro Webinarteilnehmer. Für Mitarbeiter haben wir ein spezielles Seminar vorbereitet, dass nur die für Mitarbeiter wesentlichen Inhalte umfassst. Dieses Webinar besteht nur aus einem Teil und dauert etwa 2,5 Stunden. Die Kosten für das Mitarbeiter beA-Webinar liegen bei 149 Euro netto pro Teilnehmer.
beA komplett: Das leisten unser beA-Webinare
Unsere beA-Webinare behandeln umfassend den Themenkomplex „Elektronischer Rechtsverkehr mithilfe von beA und advoware“. Allerdings gehen die Webinarinhalte deutlich über das hinaus, was man von vergleichbaren Onlineangeboten kennt. Denn neben den technischen Merkmalen und Funktionen, die advoware und ihre beA-Integration bieten, hat sich unsere beA-Expertin und Juristin Laura Nardelli intensiv mit folgenden Aspekten der digitalen beA-Kommunikation beschäftigt:
gesetzliche Grundlagen und Änderungen
zeitliche Bestimmungen
technische und organisatorische Vorbereitungsmaßnahmen
Was braucht man für das beA? (beA- Karte beA Signatur, QES – Aufladeverfahren, Mitarbeiterkarte / Softwarezertifikat, Kosten)
beA-Sicherheit (Verschlüsselungsverfahren, Internetkriminalität, Wie kann man sich schützen?)
Schutzschriften Einreichen mit dem beA – Irrläufer vermeiden
Hottopics im prozessualen Recht (Wiedereinsetzung, Empfangsbekenntnisse, rügeloses Einlassen, Unzulässigkeit Klage und vieles mehr)
Beweisregeln und-erleichterungen bei privaten, öffentlichen und gescannten Urkunden
beA und Zwangsvollstreckungsmaßnahmen (Vollstreckungstitel, PfÜb)
uneinheitliche Rechtsprechung deren Entwicklung
beA und Strafrecht
beA und Europa
Anwendung der beA-Schnittstelle in der Kanzleipraxis in advoware
Wie Sie also sehen können, lässt das fünfstündige Webinar zum Thema advoware und beA nahezu keine Fragen offen. Und falls Sie doch etwas wissen wollen, was nicht Teil des Seminars ist, können Sie unserer beA-Expertin während des Live-Webinars Ihre Fragen stellen. Eine kleine Auswahl gefällig?
Bedarf es eines Umsetzungsaktes vom europäischen auf das nationale Recht? (Antwort: Nein)
Welche Haftungsrisiken kommen mit beA und dem ERV auf mich zu? (Antwort: Zahlreiche, weitere Details zu den Haftungsrisiken in unseren beA-Webinaren)
Soll es auch Bürgerpostfächer geben? (Antwort: Ja)
Sollten die Kanzleimitarbeiter ebenfalls an den beA-Schulungen teilnehmen? (Antwort: Ja)
Nachdem die ersten Anwaltskanzleien advoware 5 erfolgreich geladen bzw. installiert und wir die zweiersten Beiträge zu diesem Thema veröffentlicht haben, folgt heute ein weiterer Artikel, der sich mit der Aktengeschichte und deren verbesserte Ordnerstruktur befasst
Die Aktengeschichte wurde verbessert und erweitert
Ab sofort lässt sich innerhalb der Aktengeschichte der Zeitraum der aktuellen Akte auf einen bestimmten Zeitraum eingrenzen. Das ist vor allem dem Umstand geschuldet, dass umfangreiche Akten aufgrund ihrer Dateigröße lange Ladevorgänge in Anspruch nehmen. Dieses Laden lässt sich nun dank der zeitlichen Eingrenzung deutlich beschleunigen, da nicht mehr der gesamte Datenbestand einer Akte geladen werden muss.
Darüber hinaus hat sich der optische Aufbau der Funktion „Vorgang bearbeiten“ verändert. So wurde der Reitereintrag „E-Mail“ entfernt, da E-Mail-Anhänge mittlerweile separat zur Akte gespeichert werden können. Zudem hat die Advo-web die Reiter „Posteingang“ und „Postausgang“ verschoben. Diese stehen jetzt innerhalb des Bereichs „Allgemein“ als neuer Eintrag „Post“ bereit, wass die Bedienung dieser Funktionen deutlich beschleunigt.
In advoware 5 wurde die Funktion „Vorgang bearbeiten“ deutlich verändert
Aber auch das Erzeugen von PDF-Dokumenten für das Zuordnen von Dokumenten und E-Mails zur Aktengeschichte wurde überarbeitet und verbessert. So werden ab sofort importierte Dokumente automatisch in das PDF-Format umgewandelt, was eine erhebliche Zeitersparnis darstellt. Aber auch E-Mail-basierte eml-Dateien lassen sich in PDF-Dokumente konvertieren. Auch schön: Auslagen können jetzt direkt innerhalb des Dialogfensters „Vorgang bearbeiten“ erfasst werden.
E-Mail-Datum individuell anpassen
Praktisch ist zudem das vereinheitlichte Verhalten der Aktengeschichte mit E-Mail-Daten. So können advoware-Anwender nun selbst bestimmen, ob einzelne E-Mails auf Basis des Tagesdatums oder – wie bisher – mit dem Versand- bzw. Empfangsdatum in die Aktengeschichte übernommen werden.
In advoware 5 kann das Datum einer E-Mail innerhalb der Aktengeschichte individuell angepasst werden
Aus Kategorien werden Ordner und die Aktengeschichte wird neu organisiert
Ein Wunsch vieler Kunden war das Implementieren von Ordnern innerhalb der Aktengeschichte. Diese können Sie über die Optionen der Symbolleiste aktivieren. Die Ordnerstruktur wurde von der Advo-web mit advoware 5 zugunsten der ehemaligen Kategoriestruktur implementiert, was zahlreiche Vorzüge mit sich bringt. So lassen sich für jeden Bereich wie „Mandanten“, „Gegner“, „Gericht“, etc. separate Ordner anlegen, die sich einer bestimmten Farbe zuordnen lassen. Das verbessert die visuelle Struktur und hilft, bestimmte Ordner schneller zu finden.
Diese neuen Ordner lassen sich mithilfe beliebig vieler Unterordner weiter strukturieren. Sie können die globalen, vordefinierten Ordner nach Ihren Bedürfnissen anpassen, woraus dann ein einheitliches Konstrukt entsteht, sofern es einmal vorher sinnvoll definiert wurde. Zusätzlich könne Sie aber auch aktenspezifisch weitere Ordner anlegen. Dies garantiert Ihnen maximale Individualisierungsmöglichkeiten.
Um diese neue Ordnerstruktur von Anfang an sinnvoll nutzen zu können, lassen sich entweder einzelne oder sämtliche Ordner per Mausklick exportieren. Das ist zum Beispiel für das Bereitstellen von Akten für die Offline-Darstellung am Tablet oder anderen Ausgabegeräten bei Gericht wichtig und hilfreich.
In advoware 5 lassen sich Ordner jetzt einzeln oder komplett exportieren
Seit dem 7. November 2017 kommen 500 erste advoware-Kunden in den Genuss der runderneuerten fünften Version unserer Kanzleisoftware. Mit advoware 5 stehen zahlreiche neue und verbesserte Funktionen zur Verfügung, von denen hier die Rede sein soll. Den Anfang macht das neue Modul „Elektronische Kommunikation“, das die Bereiche „E-Mail“, „beA“ und „E-POST“ umfasst.
NEU: Integrierte beA-Schnittstelle: die zentrale beA-Anlaufstelle
Mithilfe der neuen beA-Funktionen können innerhalb von advoware beA-Nachrichten empfangen und versendet werden, darüber hinaus lassen sich die Nachrichten mit Hilfe einiger Einstellungen automatisiert in der Aktengeschichte ablegen. Zudem können aus dem advoware-Postausgang mittels Stapelverarbeitung einzelne oder mehrere vorbereitete beA‑Nachrichtenentwürfe, Mahnanträge oder sonstige Dokumente versendet werden.
Nützliche Funktionen der advoware-beA-Schnittstelle
advoware unterscheidet persönliche und globale Kanzleipostfächer, was die Verwaltung der beA-Postfächer erleichtert. Hierbei können Sie genau festlegen, welche advoware-Benutzergruppen welche Kanzleikonten verwenden dürfen.
Dank der vollständigen Integration des beA in advoware können Sie alle oder einzelne beA-Ordner aus Ihrem beA-Postfach abonnieren.
Einfacher Zugriff auf die Dokumente aus der Aktengeschichte aus der beA-Nachricht heraus
Dokumente können über die Stapelverarbeitung im Postausgang direkt über beA versendet werden, wenn für das Dokument die Versendungsart „EGVP/beA“ ausgewählt wurde.
Praktisch ist auch die Möglichkeit, die in advoware erstellen Mahnbescheide direkt an das beA-Postfach zu übergeben und diese direkt versenden zu können.
Über die beA-Schnittstelle in advoware können Sie das beA auch auf Terminalservern verwenden.
NEU: Integriertes E-Mail-Programm: alle Mails im Blick
Mit Erscheinen von Version 5 verfügt advoware über eine vollfunktionsfähige E-Mail-Software, die direkt in den Workflow der Kanzleisoftware integriert ist. Ebenso wie die beA-Konten, sind auch die E-Mail Konten in die elektronische Kommunikation integriert und so können hier sämtliche elektronische Nachrichten empfangen und versendet werden können. Das betrifft also die gesamte E-Mail-, beA- und E-POST-Kommunikation.
Besonderheiten von advoware Mail
advoware Mail bietet unter anderem folgende Funktionen und Vorteile:
Integration von E-Mails in die Aktengeschichte und den Postein-/Ausgang ohne Umwege
Erstellung von Vorlagen/Mustertexten
Verwendung von Platzhaltern und Autotexten
Zuordnung von Anhängen zur Aktengeschichte
Wiedervorlagen und Aufgaben direkt beim Lesen und Schreiben
automatische Identifizierung der zugehörigen Akten anhand des Betreff-Aktenzeichens
direkter Zugriff auf die Rechtevergabe von advoware
abonnieren einzelner oder aller E-Mail-Ordner
VERBESSERT: Integrierte E-POST-Schnittstelle mit wesentlich erweiterten Funktionen
Im Zuge der neuen Kommunikationszentrale von advoware wurde die E-POST-Schnittstelle ebenfalls erweitert. Wie bisher lassen sich Schriftsätze im PDF-Format direkt aus dem Postausgang via E-POST versenden. Neu ist aber, dass ab sofort beliebig viele Anhänge via E-POST verschickt werden können, dass Sie Ihren E-POST Posteingang nun auch direkt in der elektronischen Kommunikations(zentrale) empfangen können und über ein neues Versendeverfahren, wurde der Versand mehrerer E-POST-Nachrichten wesentlich verbessert.
Die Ausbildung der eigenen Mitarbeiter: Noch nie war sie so sinnvoll und so wichtig wie heute. Denn in Zeiten des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA), das seit dem Update auf advoware 5 eng mit unserer Kanzleisoftware verknüpft ist, kommt dem optimalen Umgang mit der Kanzleianwendung eine immer größere Rolle zu. Aber nicht nur das beA ist momentan ein Thema in der Anwaltschaft, sondern nächstes Jahr steht auch die EU-DSGVO an und Daten müssen mittlerweile nach den Grundsätzen der ordentlich digitalen Buchführung (GoBD) behandelt werden. Zudem steigt mit den Aktivitäten im Internet das Risiko für den Befall der IT-Struktur mit Schadsoftware und was ist dann zu tun?
![Darum sollten Anwälte und Kanzleiangestellte unsere beA-Webinare besuchen [Update]](https://advoblog.huelskoetter.info/wp-content/uploads/2017/09/bea-webinar-2.png)
[Update 3.9.2018] Seit heute soll das besondere elektronische Anwaltspostfach endgültig nutzbar sein. In einem ersten Schritt sind alle rund 160.000 in Deutschland zugelassenen Anwältinnen und Anwälte vom heutigen Tage zu einer passiven Nutzung des beA verpflichtet. Was das bedeutet und mit welchen Maßnahmen wir Sie dabei unterstützen, 
