Update: Seit dem 3. Juli steht advoware 5.1 zum Download bereit.
In etwa zwei Wochen erscheint die finale Version von advoware 5.1, und eine der Verbesserungen betrifft das advoware-eigene E-Mail-Programm. Denn mit Veröffentlichung des Updates lassen sich elektronischen Nachrichten mit Bordmitteln verschlüsseln, und zwar mithilfe des weltweit anerkannten Standards S/MIME (Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions). Neben dem Verschlüsseln der Mails erlaubt S/MIME auch das Signieren von digitalen Nachrichten, was die elektronische Kommunikation zusätzlich verbessert und schützt.
Damit Sie künftig advoware Mail mithilfe von S/MIME so sicher wie möglich nutzen können, haben wir die wichtigsten Informationen rund um diesen Standard zur E-Mail-Verschlüsselung angeschaut und für Sie aufgeschrieben, und das in Form von Fragen, die wir natürlich allesamt beantworten.
Wie funktioniert die S/MIME-Verschlüsselung?
S/MIME gehört zu den sogenannten hybriden oder asymmetrischen Verschlüsselungstechniken. Das bedeutet, dass man für das Ver- und Entschlüsseln zwei Schlüssel benötigt, nämlich einen privaten und einen öffentlichen. Für den Absender, also in unserem Fall der Anwalt oder die Fachanwaltsangestellte, gilt demzufolge, dass er oder sie beide Schlüssel braucht, der Empfänger hingegen benötigt erst einmal nur den öffentlichen Schlüssel des Absenders, den man beispielsweise ganz einfach in die Signatur der E-Mail einbinden kann. Das macht das Verschlüsseln mithilfe von S/MIME recht einfach.
Darüber hinaus fungiert S/MIME als eine Art Verifizierungsinstanz. Damit soll sichergestellt werden, dass die E-Mail auf dem Weg zum Empfänger nicht verändert wurde. Hierzu wird beim Versenden auf Basis des E-Mail-Inhalts eine kryptografische Signatur erstellt und angehängt. Kommt die Nachricht beim Empfänger nicht so an, wie sie verschickt wurde, kann das mithilfe der Signatur festgestellt werden.
Was benötige ich für die S/MIME-verschlüsselte Kommunikation?
Für die S/MIME-basierte Kommunikation benötigen Absender und Empfänger zunächst einmal ein E-Mail-Programm, dass diesen Verschlüsselungsstandard unterstützt. Das sind unseres Wissens nach alle aktuellen E-Mail-Programme wie Microsoft Outlook, Apple Mail, usf. Und ab dem Update 5.1 auch advoware Mail.
Daneben benötigen Sie ein Zertifikat, das Sie mit geringem Aufwand in advoware Mail einbinden können. Hierbei wird unterschieden zwischen kostenlosen und kostenpflichten Zertifikaten. Dabei sollten Sie auf jeden Fall auf die DSGVO-Konformität des Anbieters achten, also ob der beispielsweise seinen Geschäftssitz außerhalb der EU hat. Dazu gehört übrigens auch die Schweiz.
Welche Zertifikate gibt es und welches ist sinnvoll für uns?
Es existieren vier verschiedene S/MIME-Zertifikate, die sich in Preis und Vertraulichkeit des Absenders unterscheiden. So wird bei einem Zertifikat der Klasse 1 lediglich die E-Mail-Adresse des Auftraggebers benötigt, was die geringste Sicherheitsstufe bietet. Klasse 2 erfordert neben der E-Mail auch Namen des Anwalts und den seiner Kanzlei. Das erhöht auf jeden Fall die Glaubwürdigkeit des Zertifikats und ist für die allermeisten Fälle völlig ausreichend. Klasse 3 schließt den Handelsregisterauszug bzw. eine Kopie des Personalausweises ein. Und bei Klasse 4-Zertifikaten muss man persönlich bei der Zertifizierungsstelle erscheinen.
Übrigens ist die zugrunde liegende Verschlüsselungstechnik bei allen vier Klassen gleich, die Sicherheit ist also in allen Kategorien gleich stark.
Wie komme ich an weitere Infos zu dem Thema heran?
Für die Mail-Anwendung in advoware und alle weiteren Neuerungen bieten wir mit Veröffentlichung des advoware-Updates ein eigenes Webinar in unserer Kanzleiakademie an. Dort erfahren Sie alles Wissenswerte zu S/MIME und der Verschlüsselung von E-Mails.
Wie ich hier bereits berichtet habe, waren Hülskötter & Partner auch dieses Jahr auf der AdvoTec mit eigenem Stand vertreten. Die AdvoTec ist die Fachmesse des Deutschen Anwaltstags zu den Themen Kanzlei-IT und Co. Dort finden sich einmal jährlich alle renommierten Anbieter von juristischen Dienstleistungen ein, um mit den anwesenden Anwältinnen und Anwälten ins Gespräch zu kommen. So wie wir es auch zwei Tage lange getan haben.
Um es vorweg zu nehmen: Für uns war die AdvoTec 2018 eine äußerst erfolgreiche Veranstaltung! Konkret waren wir vorzugsweise mit drei Themen in Mannheim vertreten: advoware 5.1, Qualitätsmanagement und das Rechenzentrum für Juristen „reloaded“.
advoware 5.1: DSGVO, Notariat und sichere E-Mails
Update: Seit dem 3. Juli steht advoware 5.1 zum Download bereit.
Eines unserer Highlights auf der AdvoTec 2018 war zweifelsohne das für diese Woche angekündigte Software-Update advoware 5.1. Denn neben den Verbesserungen und Neuerungen in Sachen Notariat, onlineAkte, Finanzbuchhaltung und sichere E-Mail-Kommunikation (dazu in einem separaten Blogbeitrag mehr) konnten wir die interessierten Standbesucher vor allem von der Umsetzung der DSGVO-relevanten Kriterien in advoware 5.1 überzeugen.
Denn egal, ob die Verschlüsselung der Datenbank von advoware, die Protokollierung der Zugriffe auf personenbezogene Daten oder das Erstellen von Mandantendatensätzen per Knopfdruck – alle wichtigen DSGVO-Regularien werden gesetzteskonform in advoware abgebildet. An dieser Stelle möchten wir unserem geschätzten Partner, der Advo-web GmbH, unseren Dank aussprechen, der all das ermöglicht bzw. implementiert – und das höchst zuverlässig sei vielen, vielen Jahren!
Kein Wunder also, dass die Nachfrage nach advoware auf der AdvoTec so groß war, dass wir die ein oder andere Kanzlei in den nächsten Tagen und Wochen als neuen Kunden begrüßen dürfen. Denn bei uns und advoware sind Anwältinnen und Anwälte in den besten und sichersten Händen. Webinar-Tipp: Unsere Rechtsanwältin Laura Nardelli wird in einem eigens für advoware 5.1 entwickelten Webinar das Software-Update mit all seinen Verbesserungen und Neuerungen vorstellen. Und das mit einem entsprechenden Schwerpunkt auf die DSGVO-Optionen, speziell aus der Sicht einer praktizierenden Juristin. Für das advoware-Webinar können Sie sich via Kanzleiakademie anmelden, sobald es zur Verfügung steht.
Qualitätsmanagement: Wenn alles in einem Buch mündet
Das Thema Qualitätsmanagement nimmt an Bedeutung kontinuierlich zu, und auch das haben wir deutlich auf der Anwaltstagsmesse zu Mannheim gespürt. Die Fragen rund um die Zertifizierung von QM-Systemen innerhalb von Anwaltskanzleien nahmen einen großen Raum ein an den zwei Tagen AdvoTec. Da waren wir so manches Mal sehr froh, dass wir zahlreiche Interessenten für das Thema Qualitätsmanagement mit einem Buch beglücken konnten, das unser Geschäftsführer Gerhard Hülskötter exklusiv für und mit dem Deutschen Anwaltsverlag veröffentlicht hat.
Denn wie es der Titel „Erfolgreiche Kanzleizertifizierung“ verspricht, sind in dieses Buch mehr als fünf Jahre QM-Erfahrung und dreistellig zufriedene QM-Kunden eingeflossen. Damit stellt diese rund 150 Seiten umfassende Fachlektüre einen sehr guten Einstieg in die Welt der QM-Zertifitierung dar. Videotipp #1: Mit Gerhard Hülskötter habe ich in Mannheim dazu ein Videointerview geführt, das auf YouTube abrufbar ist und zu dem demnächst ein Blogbeitrag erscheinen wird.
Rechenzentrum für Juristen „reloaded“: DSGVO-sichere „Bastille“
Mit dem Top-Thema Nummer 3 treffen wir offenkundig auch immer häufig den Nerv vieler Anwaltskanzleien. Anders ist die lange Warteliste, die wir aktuell Stück für Stück abarbeiten, nicht zu erklären. Denn die Vorteile des RZ für Anwälte liegen förmlich auf der Hand: Dort finden Juristen eine hochsichere Serverumgebung vor, die permanent überwacht und aktualisiert wird. Damit müssen sich Kanzleien keine Sorgen mehr machen um „verschleppte“ Updates, nicht erledigte Datensicherungen, mögliche Angriffe von außen und vieles mehr. Das scheint für immer mehr Juristinnen und Juristen schwerwiegende Argumente zu sein, gerade in Zeiten der DSGVO. Videotipp #2:Auch zum Thema Rechenzentrum für Juristen habe ich mit Gerhard Hülskötter ein Videointerview geführt. Darin spricht er über die Vorzüge unseres IT-Service, über die zugehörigen Preise und einiges anderes mehr. Viel Spaß beim Anschauen.
„Hülskötter & Partner ist Ihr professioneller Ansprechpartner für anspruchsvolle Kanzleilösungen. Als der größte Händler der Kanzleisoftware advoware von der Advo-web GmbH präsentieren wir Ihnen dieses Jahr wieder die interessantesten Neuerungen von advoware – unter anderem viele Features, die Sie bei der Umsetzung der DSGVO unterstützen. Mit im Gepäck haben wir zudem unsere Kanzleilösungen wie Qualitätsmanagement nach ISO 9001, Rechenzentrum für Juristen für stationäres und komfortables mobiles Arbeiten, Advozon Datensicherung und Advozon IT-Schutz.“
AdvoTec-Highlight #1: DSGVO-konformes advoware
Update: Seit dem 3. Juli steht advoware 5.1 zum Download bereit.
Konkret bedeutet dies, dass wir auf jeden Fall die Update-Version von advoware dabei haben werden, um all die Neuerungen und Verbesserungen der Kanzleisoftware präsentieren zu können. Dazu gehört vor allem eine gesetzeskonforme Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung, mehr Sicherheit des integrierten E-Mail-Clients von advoware und andere nützliche Merkmale und Funktionen. In einem separaten Beitrag haben wir die Highlights von advoware 5.1 für Sie zusammengefasst.
Neben dem advoware-Update haben wir eine Menge Infos und eine echte Überraschung zum Thema Qualitätsmanagement mit im Gepäck. Vor allem die Überraschung ist ein echter Knüller, so viel sei verraten. Da stecken mehr als fünf Jahre Erfahrung rund um das Thema QM für Anwaltskanzleien drin. Auf die Reaktionen unserer Standbesucher sind wir schon sehr gespannt.
AdvoTec-Highlight #3: Rechenzentrum für Juristen „reloaded“
Um das Rechenzentrum für Juristen ist es in letzter Zeit ein wenig ruhiger geworden. Das wollen wir auf der AdvoTec wieder ändern, schließlich stellt solch eine virtuelle Rechnerumgebung eine sehr praktikable und arbeitserleichternde Alternative zum eigenen Kanzleiserver dar.
Damit sparen Sie nämlich nicht nur sämtliche Updates und andere zeit- und nervenaufreibende Arbeiten, sondern können auf Ihre Kanzlei-IT jederzeit und von jedem Ort der Welt aus zugreifen. Ganz gleich also, ob Sie sich bei Gericht befinden oder auf den Seychellen: Mit unserem RZ für Juristen fühlt es sich immer so an, als ob Sie gerade in der Kanzlei wären. Bis auf den Kaffee vielleicht.
AdvoTec-Highlight #4: Datensicherung und Datensicherheit à la Hülskötter
Das Thema Datensicherheit und Datenschutz nehmen leider immer noch viel zu wenige Kanzleiinhaber so ernst, wie es das Thema verlangt. Denn immer noch verschwinden Daten auf seltsame Weise, sterben Datenspeicher den plötzlichen Tod oder verschlüsseln Hacker den kompletten Datenstamm, um für dessen Freigabe hohe Lösegelder zu fordern.
Wenn Sie dann keine aktuelle Fassung Ihrer Daten in Form eines Backups vorliegen haben, entpuppt sich der Datenverlust ganz schnell zum Daten-GAU, der im schlimmsten Fall die Existenz der Kanzlei bedroht. Dabei ist es so einfach, seine Daten regelmäßig zu sichern. Wie das geht, zeigen wir Ihnen gerne an unserem Stand 328 auf Ebene 3. Eingerahmt werden wir hier von den lieben Kollegen der Supercheck GmbH, dem Startup-Corner – und dem Catering-Service des Veranstalters. Damit können Sie uns gar nicht verfehlen.
AdvoTec-Highlight #5: Rabatte auf advoware und Diktiergeräte
Und noch ein Schmankerl (österreichisch/bayerisch für Leckerbissen) erwartet Sie anlässlich der AdvoTec 2018. So gewähren wir unserer treuen Kundschaft einen Rabatt auf advoware in Höhe von sagenhaften 32 Prozent, und Neukunden sogar 50 Prozent! Und falls Sie gerade auf der Suche nach einem neuen, digitalen und kabellosen Diktiergerät sind, halten wir eine weitere Überraschung in petto. Das alles können Sie auf der zugehörigen Webseite nachlesen.
Wir freuen uns auf Ihren Besuch an unserem Stand, wo wir am 7. und 8. Juni 2018 auf Sie warten!
![advoware E-Mails mit S/MIME sicher versenden und empfangen [UPD]](https://advoblog.huelskoetter.info/wp-content/uploads/2018/06/e-mails-mithilfe-von-advoware-mail-und-smime-verschluesseln-2.jpg)
![Hülskötter auf der AdvoTec 2018: mein persönlicher Rückblick [UPD]](https://advoblog.huelskoetter.info/wp-content/uploads/2018/06/huelskoetter-partner-auf-der-advotec-2018-2.jpg)
