von Hülskötter | Sep 7, 2018 | Kanzlei-IT
Was ist des Anwalts liebstes Arbeitswerkzeug und vielleicht sogar Spielzeug? Nein, nicht das BGB, sondern sein Diktiergerät, mit dem er auf Schritt und Tritt seine Schriftsätze digital (oder auch analog) einspricht. Damit gelangen die anwaltlichen Diktate auf diversen Wege in sein Sekretariat, wo aus dem gesprochenen Wort ein (hoffentlich digitaler) Text wird, der dann in die zugehörige Akte einfließt.
So weit, so gut.
Nun soll es aber auch in Zeiten von iPhone und Co. mehr und mehr Juristinnen und Juristen geben, die ihr lieb gewonnenes Diktiergerät gegen ein Smartphone eintauschen, weil sie dieses ja ohnehin den ganzen Tag mit sich herumtragen. Wäre es da nicht eine gute Idee, das Diktiergerät gleich ganz gegen das allseits geliebte Smartphone auszutauschen und iPhone & Co. ausschließlich für das Diktieren der Kanzleikorrespondenz und der Schriftsätze einzusetzen? Zumal dank integrierter digitaler Lösungen sehr viel mehr möglich ist als mit den herkömmlichen Diktiergeräten.
Dictate + Connect: Die perfekte Smartphone-Diktier-Lösung für advoware
Solch eine integrierte Lösung nennt sich Dictate + Connect (vormals Dictamus) und stammt aus dem Hause Jotomi. Für die Integration der der mobilen Diktiersoftware in advoware hat sich die Advo-web GmbH aus diversen Gründen entschieden. Als die wichtigsten seien folgende genannt:
>> Die Daten werden mithilfe des als sehr abhörsicher geltenden TLS-Verschlüsselungssstandards vom Smartphone auf den Kanzleiserver übertragen. Das reduziert das Risiko einer möglichen Datenkorruption auf ein Mindestmaß.
>> Die Sprachdaten landen nicht per E-Mail oder FTP-Server oder auf einem anderen umständlichen Übertragungsverfahren auf dem Kanzleiserver, sondern werden dank der App-Integration in advoware ohne Hinzutun des Anwenders direkt vom Smartphone über eine sicherere Verbindung auf den Server der Kanzlei transferiert. Einfacher geht es kaum.
>> Die Integration der mobilen Diktierlösung Dictate + Connect in advoware erlaubt darüber hinaus eine effiziente Verknüpfung zwischen Sprachdatei und zugehöriger Akte. Damit weiß das Sekretariat immer ganz genau, welches Diktat zu welchem Fall gehört. Das erleichtert den gesamten Workflow ganz ungemein.
Preise, Voraussetzungen und Integration in advoware
Für soviel Komfort ist natürlich ein wenig Budget seitens der Kanzlei erforderlich. So benötigt die Integration von Dictate + Connect das Zusatzmodul advovoice, die Schnittstelle zu Dictate + Connect via advoware onlineAkte sowie die Bezahlversion von Dictate + Connect, die über den jeweiligen Appstore zu beziehen ist. Daraus ergibt sich folgende Kalkulation:
| advovoice (pro Lizenz) |
3,90 Euro (netto) |
| Schnittstelle zu D+C (pro Monat pro Diktant) |
7,50 Euro (netto) |
| Dictate + Connect (einmalige Lizenz aus dem Appstore) |
18,99 Euro (iOS), 9,98 Euro (Android) (jeweils brutto) |
| Einrichtung und Installation durch Hülskötter & Partner |
105 Euro pro Stunde (netto) |
Und, wann wechseln Sie zu Dictate + Connect?
Falls Sie das alles überzeugt haben sollte, dürfen Sie gerne mit uns Kontakt aufnehmen. Oder auf der zugehörigen Internetseite weitere Infos begutachten. Oder Sie warten noch ca. zwei Wochen, da werden wir eine Anwendergeschichte eines zufriedenen Kunden veröffentlichen.
Anwältinnen und Anwälte mit Smartphone, aufgepasst: So wird aus dem iPhone ein kleines Sparschwein… 🙂 #mobilesArbeiten #Expertentipp
Gepostet von Hülskötter Die Kanzleiexperten am Montag, 27. August 2018
von Hülskötter | Nov 21, 2013 | Kanzlei-IT, Kanzleimarketing
Vielleicht haben Sie sich schon einmal gefragt, wie der Tagesablauf unserer Kunden aussieht, die mithilfe von advoware und Advozon-Dienstleistungen ihre Kanzleiabläufe organisieren. Damit Sie einen kleinen Eindruck davon bekommen, haben wir einen ganz normalen Tag der Kanzlei S. & P. aus M. für Sie skizziert. Viel Spaß beim Schmökern!
8:30 Uhr: Mobile Terminplanung mit dem advoware Smartphonekalender
Nach dem ersten Kaffee begibt sich Rechtsanwalt S. an seinen Schreibtisch und geht am PC sämtliche Termine durch, die ihm sein Sekretariat in den Advoware-Kalender eingetragen hat. Dabei achtet er peinlich genau darauf, dass die Termine automatisch mit dem Advoware Smartphonekalender synchronisiert werden. Denn sollte sich im Laufe des Tages einer dieser Termine verschieben oder ausfallen, sieht das Rechtsanwalt S. sofort auf seinem Smartphone. Das spart ihm viel Zeit und eine Menge grauer Haare.
9 Uhr: Neue Mandanten mithilfe des QM-Handbuchs anlegen
Das Sekretariat nimmt sich zu dieser Zeit bereits der Aufnahme neuer Mandanten an. Da die Kanzlei S. & P. mithilfe der advozon Kanzlei Konzept ISO-zertifiziert wurde, hat jede Mitarbeiterin einen dezentralen Zugriff auf die zugehörigen QM-Handbücher, in denen genau festgelegt ist, mit welchen Schritten die Aufnahme eines neuen Mandanten zu erfolgen hat. Das erleichtert die Arbeit der Mitarbeiter ganz ungemein und erfüllt zudem die Anforderungen der DIN-Norm ISO EN 9001:2008.
Update 25.7.2018: Mittlerweile weist die ISO-Norm 9001 den Zusatz „2015“ auf. Worin sich beide Fassungen unterscheiden, erfahren Sie im zugehörigen Blogbeitrag.
11:30 Uhr: Effiziente Gerichtstermine dank Dictate + Connect
Mittlerweile sitzt Rechtsanwalt S. in der Bahn und nutzt die Reisezeit zum Gericht optimal, indem er die Notizen des gestrigen Termins mit seinem iPhone und der Diktiersoftware Dictate + Connect aufzeichnet. Hierfür hat er sich sogar eines der Business-Abteile der Deutschen Bahn reservieren lassen. Sobald die Audiodatei fertig ist, lädt er diese hochverschlüsselt und abhörsicher auf einen nach EU-Recht zulässigen Internetserver, auf den sein Sekretariat via advoware Zugriff hat. Das spart eine Menge Zeit und Arbeit und beschleunigt die Arbeitsabläufe der Kanzlei.
14:30 Uhr: Das papierlose Büro mit der advoware onlineAkte & Advovoice
Das Sekretariat hat die Sprachaufzeichnung von Rechtsanwalt S. mittlerweile erhalten und diese auch schon transkribiert. Dank Advovoice, dem Sprachmodul von advoware, gelingt das direkt am PC. Zudem lässt sich das Dokumente der richtigen Akte zuordnen. Mithilfe der advoware onlineAkte landen die Unterlagen auf einem geschützten Webserver, auf den nur die Kanzlei und der Mandant Zugriff haben. Das erhöht die Transparenz zwischen Mandant und Kanzlei und macht zudem gedruckte Schriftstücke und den postalischen Versand derselben überflüssig. Wieder einmal spart Advoware bares Geld – und Zeit.
Update 25.7.2018: Mit der aktuellen Fassung advoware 5.1 stehen zahlreiche neue und verbesserte Funktionen parat. Dazu gehört die optimierte Fassung der advoware onlineAkte genauso wie die E-Mail-Verschlüsselung per S/MIME, ein deutlich verbesserter Datenschutz gemäß der Anforderungen der DSGVO, die Durchführung einer Anlagenbuchhaltung und vieles mehr.
15:30 Uhr: Proaktives Kanzleimarketing und Mitarbeiterfortbilung
Nachmittags stehen bei der Kanzlei S. & P. die Themen Marketing und Mitarbeiterfortbildung auf dem Programm. Hierfür hat sich Rechtsanwalt P. eine Webseite erstellen lassen, mit dessen Hilfe er seine Kanzlei optimal darstellen kann. Obendrein ist seitdem via Google sehr viel besser auffindbar.
Zur selben Zeit befindet sich die Rechtsanwaltsfachgehilfin in der Hülskötter Kanzleiakademie, um ihre Kenntnisse rund um advoware zu vertiefen. Heute stehen die neuen und verbesserten Funktion von advoware 5.1 auf dem Programm. Das sind sinnvoll 90 investierte Minuten, die das Onlineseminar dauert. Und das ganz ohne Fahraufwand.
23 Uhr: Vollautomatisches Backup und Software-Update
Die Kanzlei S. & P. befindet sich schon längst im wohlverdienten Feierabend, da kümmert sich jemand um die Sicherheit der Kanzlei. Es handelt sich dabei nicht um einen Sicherheitsdienst, sondern um Advozon Datensicherung, den zuverlässigen Backupservice von Hülskötter & Partner. Advozon Datensicherung legt jeden Tag um diese Zeit vollautomatisch eine Sicherheitskopie sämtlicher Daten der Kanzlei an, falls diese einmal verschwinden sollten.
