Wenn man Mandanten fragt, was aus ihrer Sicht eines der wichtigsten Kriterien für eine gute und empfehlenswerte Anwaltskanzlei ist, steht die telefonische Erreichbarkeit ganz oben auf der Wunschlist. Zudem ist ihnen auch eine informative Webseite wichtig, die Freundlichkeit der Kanzleiangestellten, usf.
Auf Basis dieser Erkenntnisse startet der Advoblog eine dreiteilige Serie, mit deren Hilfe Kanzleien noch erfolgreicher arbeiten können – vorausgesetzt, sie nehmen unsere Hinweise ernst.
Der zweite Teil ist ebenso wie der dritte Teil per Mausklick verfügbar.
Tipp #1: Die telefonische Erreichbarkeit verbessern
Weit oben auf der Wunschliste potenzieller Mandanten steht die gute telefonische Erreichbarkeit von Kanzleien.
Daher sollten Sie auf diesen Aspekt eine größtmögliche Sorgfalt verwenden. Das bedeutet, dass Sie die Errungenschaften der modernen Technik wie Anrufbeantworter, Rufumleitung, und so fort nutzen sollten, damit Sie innerhalb der Kerngeschäftszeiten jederzeit erreichbar sind. Denn nichts schreckt Mandanten mehr ab als ein Freizeichen, auf das nicht die Möglichkeit folgt, eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter zu hinterlassen. Sollte Ihnen dann ein Mandant aufs Band sprechen, sollten Sie unbedingt zurückrufen – und Tipp #3 befolgen.
Tipp #2: Auf Anfragen schnellstmöglich reagieren
Die Frage nach der schnellen Bearbeitung einer Anfrage oder eines zu erledigenden Arbeitsschrittes sind ebenfalls für viele Mandanten sehr wichtig. Daraus ergibt sich, dass Ihre Kanzlei über ein perfekt organisiertes CRM-System verfügen sollte, in dem jeder Anruf, jede E-Mail oder jede Anfrage per Webformular registriert und bestmöglich verfolgt werden kann. Denn wie bei der telefonischen Erreichbarkeit gilt auch in diesem Fall: Jeder Mandant, der länger als nötig auf eine Antwort wartet, ist ein verärgerter Mandant.
Tipp #3: Rückrufe prompt erledigen
Neben der telefonischen Erreichbarkeit und den kurzen Reaktionszeiten steht auch der Wunsch nach einem schnellen Rückruf ganz weit oben. Daher gilt auch in diesem Fall: Sorgen Sie für ein sehr gut funktionierendes Kanzleimanagement, das sämtliche Anrufe aufzeichnet und an die betreffenden Personen weiterleitet. Nur dann können Sie sicher stellen, dass ein bestehender oder potenzieller Mandant schnellstmöglich zurückgerufen wird.
Tipp: Diese und weitere Qualitätskriterien lassen sich innerhalb einer QM-zertifitzierten Kanzlei deutlich besser und selbstverständlicher umsetzen als ohne eine perfekt durchorganisierte Anwaltskanzlei. Daher entscheiden sich immer mehr Anwälte und Anwältinnen für eine Matrixzertifizierung der Advozon Kanzlei Konzept.