Nachdem die ersten beiden Teile unserer Trilogie „So sorgen Kanzleien für zufriedenere Mandanten“ bereits online sind, widmet sich der Advoblog heute den abschließenden Tipps für noch zufriedenere Mandanten. Teil 1 steht unter dem Motto „Bessere Kommunikation“, der zweite Teil beschäftigt sich mit einer erhöhten Wahrnehmung der Kanzlei.
Tipp #7: Die Sicherheit der Mandantendaten verbessern
Eine ebenfalls wichtige Fragen vieler Mandanten beschäftigt sich mit der Sicherheit ihrer persönlichen Daten?“. Es es kaum als überraschend zu bezeichnen, dass gerade in diesem Punkt viele Mandanten sehr penibel sind. Und das nicht erst seit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung.
Das kann für Sie als Kanzleibetreiber nur bedeuten: Stellen Sie sicher, dass die sensiblen Daten Ihrer Mandanten in besten Händen sind. Soll heißen: Definieren Sie Abläufe und Arbeitsschritte, die sicherstellen, dass die Mandantendaten von Anfang an unantastbar sind und bleiben. Das bedeutet unter anderem, dass Akten stets verschlossen sein sollten, dass regelmäßig eine Datensicherung durchgeführt wird, und so fort.
Dazu gehört aber auch, dass sämtliche Mitarbeiter für das Thema Datensicherheit und Datenschutz sensibilisiert werden sollten. Hierbei helfen entsprechende Seminare, die alles Wissenswerte rund um den richtigen Umgang mit Mandantendaten vermitteln. Sie können aber auch darüber nachdenken, einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.
Tipp #8: Kosten möglichst transparent halten
Anwaltsdienstleistungen kosten, das ist bekannt. Allerdings sollte die Rechnung der Kanzlei möglichst frei von Unklarheiten sein, denn viele Mandanten sind der Meinung, dass eine transparente Kostenabrechnung sehr wichtig ist.
Das beginnt schon bei der Anbahnung einer Mandantenakquise, denn bereits hier sollte möglichst klar sein, welche Kosten auf den Mandanten zukommen: Wie hoch sind die Gebühren für die Beratungsleistung, welche Gerichtskosten fallen an, sind später weitere Kosten möglich (Mahnverfahren, etc.), und so fort.
Daher sollten Sie bereits vor der ersten Beratungsleistung dem Mandanten ein Gefühl dafür geben, was ihn Ihre Dienstleistung kostet. Hierbei hilft beispielsweise eine informative Kanzleiwebseite, auf der diese Fragen beantwortet werden.
Tipp #9: Mit der ISO-Zertifizierung die Kanzleiabläufe verbessern
Noch immer stellen sich viele Kanzleien die Frage: „Was bringt mir die ISO-Zertifizierung, von der immer öfter zu lesen ist?“. Die wesentliche Antwort darauf lautet: Ihre Mandanten und Mitarbeiter sind zufriedener. So sagen viele Betroffene, dass ihnen ein funktionierendes Kanzleimanagement sehr wichtig ist. Und das sollte möglichst vom TÜV bestätigt und zertifiziert sein.
Damit schaffen Sie die Grundlage für neue Mandanten und für verbesserte Kanzleiabläufe, da Sie die kontinuierlich wiederkehrende Arbeitsschritte genau beschreiben. Außerdem ist die geplante Fortbildung Ihrer Mitarbeiter ein weiterer Pluspunkt der ISO-Zertifizierung, da viele Kolleginnen und Kollegen immer mehr Wert auf Weiterbildungsmöglichkeiten legen.
Tipp: Diese und weitere Qualitätskriterien lassen sich innerhalb einer QM-zertifizierten Kanzlei deutlich besser und selbstverständlicher umsetzen als ohne eine perfekt durchorganisierte Anwaltskanzlei. Daher entscheiden sich immer mehr Anwälte und Anwältinnen für eine Matrixzertifizierung der Advozon Kanzlei Konzept.