Mit neuen Funktionen noch mehr aus der Hülskötter Kanzleiakademie herausholen

Mit neuen Funktionen noch mehr aus der Hülskötter Kanzleiakademie herausholen

Da es unser Anspruch ist, unseren Kunden mithilfe der Hülskötter Kanzleiakademie die bestmöglichen Lerninhalte rund um advoware bereitzustellen, gibt es ein, zwei kleinere und größere Funktionsanpassungen. Diese wirken sich wie folgt auf die Kursteilnehmenden aus:

Fragen können unmittelbar und direkt gestellt werden

Wir haben die zugrunde liegende Lernplattform ausgetauscht. Aus diesem Grund können die Lernenden zu jeder einzelnen Lektion und damit zu jedem Lerninhalt ihre Fragen stellen. Das Gute daran: Unser Kanzleiakademie-Team wird über die Fragen unmittelbar informiert, womit die passenden Antworten recht schnell sichtbar werden. Das gilt übrigens für die Fragesteller selbst und alle anderen Lernenden gleichermaßen.

Es lassen sich ab sofort Pseudonyme frei wählen

Grundsätzlich ist der reale Name des Teilnehmenden innerhalb der Kommentarumgebung sichtbar. Falls der/die Kund:in seine/ihre Anonymität wahren möchte, besteht die Möglichkeit, ein frei wählbares Pseudonym zu erstellen, das dann anstelle des richtigen Namens angezeigt wird.

Am Quiz teilnehmen und Zertifikat erwerben

Auf vielfachen Wunsch besteht die Möglichkeit, zu bestimmten Kursen ein Zertifikat zu erwerben, das die Teilnahme am Kurs und damit das erworbene Wissen bestätigt. Das betrifft beispielsweise die Basiskurse B1, B2, B3, B7 und die Vertiefungskurse V1, V2, V3, V4, V5.
Um diese Kursbestätigung zu erhalten, stellen wir in Form eines Quiz am Ende des Kurses eine Reihe an Fragen. Werden diese zu 75 bis 80 Prozent richtig beantwortet, steht dem Zertifikat nichts mehr im Weg und die Teilnehmenden können es selbst auf ihren Rechner laden.
Hülskötter Kanzleiakademie-Zertifikat

Neue Funktionen in Videoform

Für eine kurze, schnelle Übersicht der neuen Funktionen haben wir dieselben in das Kanzleiakademie-Einführungsvideo integriert, das sich auf der Akademieplattform befindet. Es lässt sich aber auch direkt hier starten:

 

Mehr Infos zu Kanzleiakademie

Für mehr Infos rund um die Hülskötter Kanzleiakademie navigieren Sie entweder auf die zugehörige Seite oder verzweigen auf die passende Serie, in der viele wesentliche Kurse vorgestellt werden.

Mit der Flatrate am Puls der Kanzleiakademie

Sie sehen also: Der Besuch unseres Fortbildungsangebots lohnt sich auf jeden Fall. Um Ihnen diese Entscheidung so einfach wie möglich zu machen, bieten wir Ihnen mit der Buchung der monatlichen Flatrate von netto 30 Euro den vollständigen Zugriff auf unsere Basis-, Vertiefungs- und Aktionskurse. Damit können sich bis zu 10 Mitarbeiter:innen jeden Monat rund um die Uhr selbst schulen. Rechnen Sie mal: Das sind im besten Fall 3 Euro pro Anwender:in. Günstiger bekommen Sie das nirgendwo.

9 gute Gründe, warum Ihre Kanzlei (noch) digitaler werden sollte – Teil 5

9 gute Gründe, warum Ihre Kanzlei (noch) digitaler werden sollte – Teil 5

Mitte April haben wir mit einem Schwerpunkt begonnen, der sich mit zwei Themen beschäftigt: Wie Anwaltskanzleien zum einen digitaler werden können und wie Hülskötter & Partner Jurist:innen und deren Angestellten andererseits dabei unterstützen können 
Im zweiten Teil dieses Mehrteilers stellen wir die wichtigsten Funktionen von advoware vor. Hierzu gehört das Verwalten von Akten, Adressen, Texten und Terminen sowie die Möglichkeiten, die advoware rund um die Themen Honorar, Buchhaltung und Inkasso bietet.   
Der dritte Teil befasst sich mit der Frage, wie unsere Kund:innen advoware mit den richtigen Handgriffen selber administrieren können. Hierfür sehen wir uns die Vertiefungskurse V2, V3 und V5 genauer an.  
Der vierte Teil zeigt, wie Kanzleien mithilfe der passenden Tools in advoware noch ein gutes Stück digitaler werden können. Die Rede ist von der Integration von Microsoft Teams in advoware, vom digitalen Postlauf und von der OnlineAkte, mit der sich die digitale Kommunikation mit der Mandantschaft auf ein neues Level hieven lässt.  
Dazu passend stellen wir zu jedem Schwerpunkt die passenden Onlineseminare vor, die helfen sollen, sich mit den jeweiligen Themen möglichst kompakt und umfassend beschäftigen zu können. Für ein bestmögliches Wissen rund um die digitale Kommunikation und mehr.  

So klappt die Finanzbuchhaltung mit advoware 

Der heutige fünfte Teil beschäftigt sich mit dem Thema Finanzbuchhaltung. Für ein tiefergehendes Studium mit den Möglichkeiten von advoware, was das Verwalten der Kanzleibuchungen und -zahlen betrifft, bieten sich die Kurse B3 und V7 an. 

Kursreihe B3: Finanzbuchhaltung in advoware 

Die Finanzbuchhaltungsvideoreihe umfasst vier Teile, die insgesamt eine Laufzeit von 5 Stunden aufweisen. In dieser Zeit lernen advoware-Anwender:innen alles, was für die Finanzbuchhaltung mit advoware notwendig ist. Dazu gehören u.a. folgende Aspekte: 

  • mit den richtigen Grundeinstellungen das advoware Finanzbuchhaltungs-Modul optimal nutzen 
  • eine ausführliche Einweisung in das Thema Standardbuchungen mit advoware 
  • das Erfassen von Sonderfällen mit der Finanzbuchhaltung von advoware 
  • das Einrichten der halbautomatischen Kontoauszugsverarbeitung sowie deren Funktionen 
  • so lassen sich die Listen und Auswertungen der Finanzbuchhaltung von advoware bestmöglich einsetzen. 

Vertiefungskurs V7: Fehler in der Finanzbuchhaltung von advoware suchen und finden 

 Gerade am Anfang schleichen sich kleinere und größere Fehler beim Umgang mit der Finanzbuchhaltung von advoware ein. Da wir unseren Kunden:innen helfen möchten, diese Fehler schnellstmöglich aufzuspüren und selbstständig zu korrigieren, haben wir den Vertiefungskurs V7 konzipiert und aufgezeichnet. Dieser Videokurs umfasst folgende Inhalte: 

  • so korrigiere ich Fehlbuchungen 
  • darum differieren der laufende Saldo und der zugehörige Kontoauszug 
  • deshalb können sich Differenzen in der Umsatzliste und Finanzbuchhaltung ergeben 
  • darum funktionieren die automatischen Abschreibungen nicht 
  • und vieles mehr. 

Mit der Flatrate am Puls der Kanzleiakademie

Sie sehen also: Der Besuch unseres Fortbildungsangebots lohnt sich auf jeden Fall. Um Ihnen diese Entscheidung so einfach wie möglich zu machen, bieten wir Ihnen mit der Buchung der monatlichen Flatrate von netto 30 Euro den vollständigen Zugriff auf unsere Basis-, Vertiefungs- und Aktionskurse. Damit können sich bis zu 10 Mitarbeiter:innen jeden Monat rund um die Uhr selbst schulen. Rechnen Sie mal: Das sind im besten Fall 3 Euro pro Anwender:in. Günstiger bekommen Sie das nirgendwo.  
Die Hülskötter Kanzleiakademie per einfachem Mausklick besuchen, anmelden und die gewünschten Kurse anschauen.  
 

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 3)

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 3)

Auch heute stellen wir unseren Kund:innen wieder ein Speedlearning-Video kostenlos zur Verfügung, mit dem sie noch mehr aus advoware herausholen können, und das schnell und effizient.
Das heutige Lernvideo beschäftigt sich mit dem Bearbeiten von Akten. Konkret wollen wir zeigen, wie advoware-Anwender:innen referatsspezifische Daten einer Akte zuweisen können. Aktuell werden die Referate Arbeitsrecht, Familienrecht, Mietrecht, Notariat, Sozialrecht, Verkehrsunfallrecht, Verwaltungsrecht und Wohnungseigentumsrecht unterstützt. 

Damit können sämtliche Daten für diverse Auswertungen und die Mustertexte genutzt werden, da die Datenfelder in Word als Platzhalter zur Verfügung stehen. Damit lassen sich Schriftstücke bereits beim Erstellen automatisch mit aktenbezogenen Daten füllen. 

Frei belegbare Datenfelder bieten noch mehr Möglichkeiten

Für weitere Daten und Informationen steht das Modul „Kanzleispezifische Daten“ mit 20 frei belegbaren Datenfeldern zur Verfügung. Die Maske lässt sich insgesamt viermal benutzen, sodass in Summe 80 Felder mit Daten gefüllt werden können. Auch diese Felder stehen in advoware als Platzhalter für Mustertexte zur Verfügung. 

Referatsspezifische Datenfelder in dreieinhalb Minuten

Wie die genaue Vorgehensweise aussieht und welche Möglichkeiten sich aus den referatsspezifischen Datenfeldern ergeben, zeigt dieses Video in gewohnt kompakter Form:

Darum setzt Anne Lachmund in ihrer digitalen Kanzlei auf advoware und ShakeSpeare 

Darum setzt Anne Lachmund in ihrer digitalen Kanzlei auf advoware und ShakeSpeare 

Wenn eine Einzelanwältin wie Anne Lachmund aus Berlin beschließt, ihre erste eigene Kanzlei ganz ohne Vorzimmer und Sekretariat zu gründen, hat das sicherlich gute Gründe. 
Einer davon lautet, auf möglichst schlanke Strukturen und Kosten zu setzen. Ein anderer ist sicherlich auch im aktuellen Jahr 2021 begründet, schließlich reden wir seit Jahren über das Thema Digitalisierung. Und genau dabei will Frau Lachmund offenkundig ganz weit vorne dabei sein. 

Darum setzt Anne Lachmund von Anfang an auf advoware und ShakeSpeare 

Damit begründet sie zumindest in dem auf legal-tech.de erschienenen Beitrag ihren Schritt zur vollständig digitalen Kanzlei. Hierfür setzt sie auf zwei wesentliche Komponenten, die sie bei ihrer digitalen Arbeit unterstützen sollen: Auf die Kanzleisoftware advoware aus dem Hause Advo-web und in Ergänzung dazu auf die Automatisierungsplattform ShakeSpeare, die von der Münchner Entwicklerschmiede 42DBS stammt. 
Da wir ebenfalls ganz eng verzahnt an der Entwicklung von ShakeSpeare beteiligt sind, freut uns das Feedback in Artikelform von Frau Lachmund natürlich sehr. Ihre Erkenntnisse gehen im Wesentlichen mit unseren Motiven konform, die Integration von ShakeSpeare in advoware mit voranzutreiben. Und das sowohl aus der Sicht eines advoware-Händlers als auch vor dem Hintergrund eines Automatisierungsfans. 

Advoware + ShakeSpeare ergänzen sich sehr gut 

So ersetzt ShakeSpeare in weiten Teil eine Schreibkraft, was Zeit und Kosten spart und der Kanzleibetreiberin mehr Freiräume für ihre laufenden Fälle beschert. Zudem werden dank der Kombination aus advoware und ShakeSpeare nach der Annahme eines neuen Mandats die passenden Dokumente und Schriftsätze automatisch erstellt, an advoware übertragen und dort eine neue Akte angelegt. In diese werden die zuvor erstellten Schriftstücke übertragen. 
Obendrein hilft die Automatisierung von Arbeitsprozessen den Mitarbeitenden, viel Zeit zu sparen bei den einfachen Verwaltungstätigkeiten. Damit können sie im Gegenzug verantwortungsvollere und anspruchsvollere Aufgaben übernehmen und diese im Sinne der Kanzlei durchführen.
Anne Lachmund nützt obendrein weitere Automatisierungsfunktionen wie den Versand der Dokumente via beA oder die Abfrage einer möglichen Kostenübernahme bei der vorhandenen Rechtsschutzversicherung mithilfe der advoware-Schnittstelle drebis. 

Die Automatisierung bei lachmund-law.de steht erst am Anfang 

Da Anne Lachmund im Grunde gerade erst am Anfang ihrer vollautomatisierten und volldigitalen Kanzlei steht, werden wir uns mit ihr Ende August über weitere Möglichkeiten von advoware und ShakeSpeare in einem Video unterhalten. Bis dahin hat die Anwältin aus Berlin bestimmt noch weitere nützliche Funktionen in der Kanzleisoftware und der Automatisierungsplattform entdeckt. 

9 gute Gründe, warum Ihre Kanzlei (noch) digitaler werden sollte – Teil 4

9 gute Gründe, warum Ihre Kanzlei (noch) digitaler werden sollte – Teil 4

Mitte April haben wir mit einem Schwerpunkt begonnen, der sich mit zwei Themen beschäftigt: Wie Anwaltskanzleien zum einen digitaler werden können und wie Hülskötter & Partner Jurist:innen und deren Angestellten andererseits dabei unterstützen können. Dazu gehören unter anderem die aktuellen Onlinekurse der Hülskötter Kanzleiakademie. 
Im zweiten Teil dieses Mehrteilers haben wir die wichtigsten Funktionen von advoware vorgestellt. Hierzu gehört das Verwalten von Akten, Adressen, Texten und Terminen sowie die Möglichkeiten, die advoware rund um die Themen Honorar, Buchhaltung und Inkasso bietet. Aber auch mit der beA-Schnittstelle in advoware beschäftigen wir uns im zugehörigen Onlinekurs. 
Der dritte Teil befasst sich mit der Frage, wie unsere Kund:innen advoware mit den richtigen Handgriffen selber administrieren können. Hierfür sehen wir uns die Vertiefungskurse V2, V3 und V5 genauer an. 
Der heutige vierte Teil soll zeigen, wie Kanzleien mithilfe der passenden Tools in advoware noch ein gutes Stück digitaler werden können. Die Rede ist von der Integration von Microsoft Teams in advoware, vom digitalen Postlauf und von der OnlineAkte, mit der sich die digitale Kommunikation mit der Mandantschaft auf ein neues Level hieven lässt. 
Dazu passend stellen wir wie üblich die Onlineseminare vor, die helfen sollen, sich mit den jeweiligen Themen möglichst kompakt und umfassend beschäftigen zu können. Für ein bestmögliches Wissen rund um die digitale Kommunikation und mehr. 

Basiskurs B6: die beA-Schnittstelle i.V.m. advoware 

Der Basiskurs B6 geht ausführlich auf die Handhabung der beA-Schnittstelle ein, die bereits seit 2017 in advoware integriert ist. Damit unsere Kund:innen ihr beA-Postfach bestmöglich mit der Kanzleisoftware aus dem Hause Advo-web nutzen können, bietet das Onlineseminar folgende inhaltliche Schwerpunkte: 

  • So richten Anwender:innen das beA-Postfach richtig ein. 
  • So erstellen und versenden advoware-Anwender elektronische Nachrichten und empfangen/bearbeiten diese. 
  • So lassen sich beA-Nachrichten nicht nur einzeln, sondern „in Serie“ bearbeiten. 
  • So erstellen advoware-Anwender mit wenigen Handgriffen ihre eigenen Vorlagen. 
  • So lässt sich mithilfe der beA-Schnittstelle ein Mahnverfahren initiieren. 
  • und vieles mehr. 

Sie sehen also: Der Besuch des Basiskurses B6 kann und wird Ihnen helfen, das besondere elektronische Anwaltspostfach besser zu verstehen und bestmöglich zu nutzen. 

Vertiefungskurs V1: digitale Mandatsbearbeitung mit advoware  

Der Vertiefungskurs V1 zeigt den Teilnehmenden anhand von zwei Lektionen, wie die digitale Kommunikation der Kanzlei dazu beiträgt, den Austausch mit der Mandantschaft deutlich zu verbessern. Davon profitieren letztlich alle Beteiligten. Um das so greifbar wie möglich zu machen, beschäftigen wir uns in dem zweiteiligen Kurs mit folgenden Themen: 

Wenn Sie die digitale Kommunikation mit der Mandantschaft, den Behörden und anderen Gesprächspartnern ernst nehmen wollen, kommen Sie um den Vertiefungskurs V1 nicht herum. Sie werden sehen: Der Besuch dieser Seminar-Miniserie lohnt sich. 

Workflowkurs W1: Der digitale Postlauf in der Kanzlei 

Die richtige digitale Kommunikation mit Mandant:innen, Behörden und anderen Beteiligten ist eng verknüpft mit dem richtigen Werkzeug. Eines davon ist nach wie vor die E-Mail, selbst wenn sie bereits ein wenig in die Jahre gekommen ist. 
Aus diesem Grund haben wir den Workflowkurs W1 konzipiert, der in zwei Teilen mit einer Laufzeit von insgesamt 2 Stunden die wichtigsten Fragen rund um das Thema E-Mail-Kommunikation mit advoware beantwortet. Die Teilnehmenden lernen also alles über den Posteingang/-ausgang und wie sich analoge Postein- und ausgangsprozesse in digitale Arbeitsschritte überführen lassen. Und wie sich diese volldigital steuern und bearbeiten lassen, zeigt der Workflowkurs W1 ebenfalls.  

Mit der Flatrate am Puls der Kanzleiakademie 

Sie sehen also: Der Besuch unseres Fortbildungsangebots lohnt sich auf jeden Fall. Um Ihnen diese Entscheidung so einfach wie möglich zu machen, bieten wir Ihnen mit der Buchung der monatlichen Flatrate von netto 30 Euro den vollständigen Zugriff auf unsere Basis-, Vertiefungs- und Aktionskurse. Damit können sich bis zu 10 Mitarbeiter:innen jeden Monat rund um die Uhr selbst schulen. Rechnen Sie mal: Das sind im besten Fall 3 Euro pro Anwender:in. Günstiger bekommen Sie das nirgendwo. 
Die Hülskötter Kanzleiakademie per einfachem Mausklick besuchen, anmelden und die gewünschten Kurse anschauen. 
 

Mobile Akten und Dokumente für unterwegs: Das ist advoware mobile 

Mobile Akten und Dokumente für unterwegs: Das ist advoware mobile 

Gerade jüngere Anwält:innen sind mit dem täglichen Umgang mit Smartphone und Tablet bestens vertraut. Daher erstaunt es kaum, dass die Nachfrage nach mobilen Arbeitslösungen stetig steigt. Einziger Knackpunkt ist die Verfügbarkeit von mobilem Internet in vielen Gerichtssälen oder auch auf Reisen. Häufig ist das Internet nur eingeschränkt verfügbar und eine schnelles und störungsfreies Arbeiten nur bedingt möglich, da der Zugriff auf den Kanzleiserver via VPN-Verbindung nicht möglich ist. Was dazu führt, dass sich Akten nicht wie gewohnt abrufen lassen. 
Wie gut, dass es für dieses Klientel advoware mobile gibt. Damit lassen sich wichtige Funktionen der Anwaltssoftware direkt auf dem Tablet oder Smartphone nutzen, und das entweder online oder offline. Wie das genau funktioniert, zeigt dieser Beitrag. 

advoware mobile bieten den Zugriff auf Akten – online und offline 

Die wichtigste Funktion von advoware mobile betrifft wohl das Speichern von Akten auf dem mobilen Gerät, was auch als Offline-Modus bekannt ist. Damit haben Sie mit advoware mobile stets Zugriff auf die benötigten Dokumente, losgelöst vom drahtlosen Internetzugang der Behörde oder des Mandanten, wo sie sich gerade aufhalten.   
Direkt nach der Anmeldung befindet man sich in der Aktenansicht, die auf einen Blick die wichtigsten Akteninformationen bereitstellt, also Aktenzeichen, Sachbearbeiter:in, sämtliche Beteiligte und mehr. Zudem werden in der mobilen Akte Termine und Notizen der geöffneten Akte angezeigt. Zudem besteht die Möglichkeit, die Dateien der digitalen Akte offline verfügbar zu machen. Oder aber nur einen Teil davon.  

advoware mobile bietet neben der Aktenansicht weitere nützliche Funktionen 

Sehr praktisch ist auch das mobile Menü, das sich wie gewohnt hinter den drei waagerecht angeordneten Strichen befindet. Dort stehen die Funktionen “Akten”, “Aktengeschichte”, “Offline-Akten“, “Nachrichten”, “Kalender” und “Info” zur Verfügung. 
Die Aktengeschichte ist darstellbar als Tabelle oder in der übersichtlichen Ordneransicht. Letztere gibt die Ordnerstruktur, die sich in der Aktengeschichte der ausgewählten Akte befindet, wieder Per Fingertipp gelangt man zu den Einträgen der einzelnen Rubriken. Damit können Anwender:innen beispielsweise hinterlegte Dokumente auf dem Smartphone oder Tablet öffnen.
Haben Sie auf Ihrem Smartphone oder Tablet ein geeignetes Bearbeitungsprogramm installiert, können Sie Word- oder PDF-Dokumente direkt auf dem mobilen Gerät bearbeiten, und diese in die Aktengeschichte hochladen. Machen Sie unterwegs mit dem Smartphone oder Tablet mandatsrelevante Fotos von Beweisen, können Sie diese ebenfalls direkt in die Aktengeschichte hochladen. Ein lästiges Versenden per E-Mail oder gar Verschieben per USB-Stick entfällt also vollständig. 

Innerhalb der Funktion “Offline Akten” lokal gespeicherte Akten einsehen 

Über den Menüpunkt “Offline Akten” sind sämtliche Akten und Dokumente verfügbar, die zuvor als Offline-Akten auf dem mobilen Gerät gespeichert wurden. Sobald die lokalen Akten nicht mehr benötigt werden, kann man diese per Fingertipp genauso wieder vom mobilen Gerät entfernen. 
Sehr praktisch ist auch die Menüfunktion “Nachrichten”. Hierüber können Sie schnell intern mit Kolleg:innen kommunizieren, ohne zum Telefonhörer greifen oder eine E-Mail schreiben zu müssen. Dieses Feature ist nahezu identisch aufgebaut wie das interne Nachrichtensystem in advoware.  

Termine direkt in advoware mobile abrufen und eintragen 

Die Funktion “Kalender” erlaubt den virtuellen Zugriff auf den advoware-Kalender. Somit sind Sie auch außer Haus immer gut informiert und wissen, welche Termine noch anstehen. Zudem haben Sie auch von unterwegs die Möglichkeit, schnell und einfach weitere (Folge-)Termine zu vereinbaren, die dann automatisch mit dem advoware-Kalender in der Kanzlei abgeglichen werden.  

advoware mobile lässt sich auch im Webbrowser nutzen 

advoware mobile geht bei der Benutzung noch einen Schritt weiter, indem sich die mobile Anwendung in jedem Webbrowser aufrufen und nutzen lässt. Das funktioniert mit den Zugangsdaten, die für die Einwahl in die mobile App vorgesehen sind.  
Die Browser-Version von advoware mobile lässt sich im Wesentlichen wie die App bedienen, von zwei Ausnahmen abgesehen. Zum einen wird hier die Aktengeschichte als Historie bezeichnet, zum anderen wurde der Bedieneroberfläche die Funktion “Inkasso” spendiert. Damit lassen sich Forderungskonten direkt in der Weboberfläche anzeigen, die in advoware erstellt wurden. Hierbei wird unterschieden nach “Forderungen”, “Zahlungen” und “Forderungsaufstellung”. 

advoware mobile, mehr als nur eine mobile App 

Gerade für die Besuche bei Gericht und beim Mandanten eignet sich advoware mobile sehr gut für die Aktenmitnahme. Egal, ob auf dem Smartphone oder Tablet, damit haben Jurist:innen stets die erforderlichen Dokumente bei sich, egal ob on- oder offline. Und falls die mobile Anwendung auf einem Windows-basierten Notebook genutzt werden soll, ist das ebenfalls möglich. Über den Windows-Store können Sie sich ganz einfach die advoware mobile App auf Ihr Windows-System laden. Das erleichtert das digitale Tagesgeschäft vieler Anwaltskanzleien ganz erheblich. 

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 3)

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 2)

Heute stellen wir unseren Kund:innen wieder ein Speedlearning-Video kostenlos zur Verfügung, mit dem sie noch mehr aus advoware herausholen können, und das schnell und effizient.
Das heutige Thema beschäftigt sich mit dem Bearbeiten von Akten. Konkret wollen wir in dem heutigen Kurzvideo zeigen, wie zu einer bestehenden Hauptakte beliebig viele Unterakten hinzugefügt werden können, und das ohne größeren Aufwand.
Mit wenigen Mausklicks legen advoware-Anwender:innen Unterakten in advoware an, und die Software übernimmt automatisch das Rubrum, den Aktensachbearbeiter sowie die Mandanten und Gegner, die sich bereits in der Hauptakte befinden. Auch praktisch ist der Umstand, dass man mit nur einem Mausklick zur Hauptakte zurückkehren kann. Sollten zu einer Hauptakte mehrere Unterakten existieren, lassen sich diese anhand der zugehörigen Liste direkt auswählen und öffnen.
Doch sehen Sie sich am besten für noch mehr Tipps und die richtige Vorgehensweise das folgende Video an. Viel Spaß dabei!
 

9 gute Gründe, warum Ihre Kanzlei (noch) digitaler werden sollte – Teil 3  

9 gute Gründe, warum Ihre Kanzlei (noch) digitaler werden sollte – Teil 3  

Mitte April haben wir mit einem Schwerpunkt begonnen, der sich mit zwei Themen beschäftigt: Wie Anwaltskanzleien zum einen digitaler werden können und wie Hülskötter & Partner Jurist:innen und deren Angestellten andererseits dabei unterstützen können.
Dazu gehören unter anderem die aktuellen Onlinekurse der Hülskötter Kanzleiakademie. Im zweiten Teil dieses Mehrteilers haben wir die wichtigsten Funktionen von advoware vorgestellt. Dazu gehört das Verwalten von Akten, Adressen, Texten und Terminen sowie die Möglichkeiten, die advoware rund um die Themen Honorar, Buchhaltung und Inkasso bietet. Aber auch mit der beA-Schnittstelle in advoware beschäftigen wir uns im zugehörigen Onlinekurs.
Der heutige dritte Teil befasst sich mit der Frage, wie Sie advoware mit den richtigen Handgriffen selber administrieren können. Hierfür sehen wir uns die Vertiefungskurse V2, V3 und V5 genauer an.
Aus dem Besuch der Vertiefungskurse entstehen Ihnen drei wesentliche Vorteile. Zum einen können Sie mithilfe Ihres neu erworbenen Wissens schneller auf bestimmte Situationen reagieren. Denn Sie können künftig die Vorlagen selbstständig anpassen und sind damit sowohl von uns als auch Ihrem IT-Administrator ein gutes Stück unabhängiger.
Aus der Vorlagenanpassung ergeben sich zwei weitere Vorteile. Denn sowohl vordefinierte Musterschriftsätze als auch selbst erstellte Vorlagen erleichtern die täglichen Arbeiten. Darüber hinaus verstärkt ein stringentes Erscheinungsbild von Schriftsätzen den professionellen Eindruck Ihrer Kanzlei.

Vertiefungskurs V2: Vorlagen an Ihre Bedürfnisse anpassen

Advoware liegen zahlreiche Vorlagen vom ersten Tag an bei, doch nicht jede passt hundertprozentig zu Ihrer Kanzlei. Aus diesem Grund haben wir den Vertiefungskurs V2 entwickelt, der genau diesem Umstand Rechnung tragen soll. Darin lernen Sie, wie sich Expresstexte und Musterschriftsätze verwenden, ändern bzw. erstellen lassen und wie Sie Platzhalter und Stopcodes richtig nutzen. Wir sehen uns im Kurs V2 zudem die Themen Autotexte, Rechnungsvorlagen und Handaktenbogen genauer an.

Vertiefungskurs V3: Briefkopfvorlagen selber erstellen

Eine häufig nachgefragte, weil essentiell wichtige Vorlage ist der individuelle Briefkopf der Kanzlei. Um in den Genuss eines ebensolchen zu kommen, stehen zwei Optionen bereit: Entweder, Sie beauftragen uns mit dem Erstellen Ihres Briefkopfs – oder Sie besuchen den Vertiefungskurs V3. Der versetzt Sie nämlich in die Lage, Ihren Briefkopf selbst anzufertigen und advoware-konform anzupassen.
Hierfür zeigen wir Ihnen, wie Sie bestehende Briefköpfe ändern, wie Sie auf die bestehende E-Post-Schnittstelle hinweisen können, wie Sie eine neue Briefkopfvorlage erstellen und wie Sie bestehende Briefköpfe hinterlegen können.

Vertiefungskurs V5: advoware selber administrieren

Advoware bietet standardmäßig zahlreiche Möglichkeiten, wie Sie Ihre Kanzlei bestmöglich organisieren und verwalten können. In Gesprächen mit unseren Kunden hören wir aber immer wieder, dass die ein oder andere Kanzlei mehr über die Administration von advoware wissen möchte. Daher haben wir den Vertiefungskurs V5 konzipiert und videotechnisch umgesetzt.
Darin lernen Sie unter anderem, wie Sie die (bitte tägliche!) Datensicherung einrichten und wie Sie sämtliche Mitarbeiter bestmöglich verwalten können (inklusive der passenden Rechte). Der Kurs V5 zeigt aber auch im Detail, wie Sie bestehende und neue Akten an Ihre Bedürfnisse anpassen können (Aufbau des Aktenzeichens, Referate anlegen, etc.) und wie sich Adressen besser verwalten lassen (Erweiterung von Rechtsformen, Einstellung nach DIN 5008, etc.). Zudem darf eine optimale Terminverwaltung nicht unerwähnt bleiben

Mit der Flatrate am Puls der Kanzleiakademie

Sie sehen also: Der Besuch unseres Fortbildungsangebots lohnt sich auf jeden Fall. Um Ihnen diese Entscheidung so einfach wie möglich zu machen, bieten wir Ihnen mit der Buchung der monatlichen Flatrate von netto 30 Euro den vollständigen Zugriff auf unsere Basis-, Vertiefungs- und Aktionskurse. Damit können sich bis zu 10 Mitarbeiter:innen jeden Monat rund um die Uhr selbst schulen. Rechnen Sie mal: Das sind im besten Fall 3 Euro pro Anwender:in. Günstiger bekommen Sie das nirgendwo.
Die Hülskötter Kanzleiakademie per einfachem Mausklick besuchen, anmelden und die gewünschten Kurse anschauen.

[Anwenderstory] Warum es eine gute Idee sein kann, die Kanzleisoftware zu wechseln

Dr. Christian Holtermann von Linnemann RechtsanwälteWenn sich eine Kanzlei wie die Linnemann Rechtsanwälte Partnerschaft mbB aus Radebeul nach rund 20 Jahren für den Wechsel der Kanzleisoftware entscheidet, hat das sicherlich mehrere Gründe. Warum die fünf Partner gemeinsam diesen Schritt gegangen sind, hat mir Dr. Christian Holtermann in einem ausführlichen Gespräch erläutert.

Advoblog: Herr Dr. Holtermann, mögen Sie sich und die Kanzlei bitte kurz vorstellen?

Dr. Christian Holtermann: Ich bin Fachanwalt für Strafrecht und Datenschutz. Die Kanzlei umfasst aktuell 5 Partner, 14 Anwält:innen und 25 Angestellte, damit sind wir eine eher mittelständische Anwaltskanzlei. Zu unseren Schwerpunkten zählen unter anderem das Arbeits-, Insolvenz-, Gesellschaft- und IT-Recht sowie weitere Fachbereiche.

Advoblog: Sie haben bisher mit RA-Micro gearbeitet. Wie lange war das und wie haben Sie die Arbeit mit der Software empfunden?

Dr. Christian Holtermann: Das war eine ganze Weile. Genauer gesagt etwa 20 Jahre. Was die Arbeit mit RA-Micro betraf, da fiel vor allem das Feedback seitens der Fachangestellten eigentlich immer ähnlich aus: Die Anwendung brauchte einfach recht lange, bis die erforderlichen Daten und Funktionen geladen wurden. Aber auch unerwartete „Abstürze“ kamen leider vor. Ich persönlich habe die Software vom Erscheinungsbild her zudem als nicht mehr zeitgemäß wahrgenommen, was sicherlich auch ihrem Alter geschuldet ist.

Advoblog: Was brachte Sie bei die Suche nach einer geeigneten Alternative letztlich zu advoware?

Dr. Christian Holtermann: Nach einer ausführlichen Recherche, welche Anwendungen am Markt infrage kämen, sind wir letztlich auf zwei mögliche Kandidaten gestoßen: Das war zum einen Advolux und zum anderen eben advoware. Die Entscheidung fiel dann letztendlich zugunsten von advoware aufgrund seiner für uns besseren Praxisnähe. Das war zumindest der erste Eindruck der anwesenden Partner und Fachangestellten sowie den Kolleginnen unserer Buchhaltung. Beeindruckt hat uns auch die seriöse und vertrauenserweckende Präsentation des Herrn Andreas Hülskötter. Wir hatten dabei von Anfang an das Gefühl, dass er überzeugt ist von advoware.

Advoblog: Wann haben Sie sich dann für advoware entschieden?

Dr. Christian Holtermann: Hierbei verging einige Zeit. Die erste Präsentation datiert aus dem Jahr 2018, Mitte 2019 fand dann die zweite Runde statt, auf deren Basis wir uns Ende 2019 zum Wechsel entschieden haben. Die Implementierung sollte ursprünglich Anfang des darauffolgenden Jahres (also Januar 2020) stattfinden. Doch wie wir alle wissen, kam dann eine Pandemie dazwischen, sodass sich die finale Einführung und Installation von advoware „ein wenig“ hinausgezögert hat. Zudem war eine Korrektur auf Seiten von advoware erforderlich. Die Zeit des Wartens ließ sich allerdings gewinnbringend für beide Seiten überbrücken. 
Letztlich konnten wir am 1. Juli 2020 mit der Arbeit mit advoware beginnen, was gut geklappt hat, vor allem bei der erforderlichen Datenkonvertierung. Um uns möglichst schnell mit advoware vertraut zu machen zu können, kam Ihre Kollegin Schütte zu uns in die Kanzlei, und das vier Tage lang, was uns sehr geholfen hat. Zudem hat uns Hülskötter & Partner bei der buchhalterischen Umstellung sehr unterstützt. So konnten die Schwierigkeiten, die im Rahmen einer solchen Umstellung zwingend auftreten, rasch bearbeitet und gelöst werden.

Advoblog: Wie haben Sie denn die ersten Rückmeldungen zu advoware erlebt?

Dr. Christian Holtermann: Die Reaktionen auf die neue Software fielen naturgemäß unterschiedlich aus. Eine neue Software bringt immer Umstellungen mit sich. Dazu gehört unter anderem der separate Fristenkalender, an den wir uns erst einmal gewöhnen mussten. Dafür sind wir mit den digitalen Kommunikationsmöglichkeiten von advoware wie Postein- und -ausgang, der beA-Schnittstelle, zufrieden. Aber auch das Forderungsmanagement von advoware empfinden wir als komfortabler, was allerdings nicht alle KollegInnen so sehen. Was möglicherweise auch dem Umstieg von einer auf die andere Software geschuldet ist. 

Advoblog: Welche Funktionen von advoware nutzen Sie hauptsächlich?

Dr. Christian Holtermann: Wir nutzen neben den Standardfunktionen wie der Aktenanlage und -verwaltung weitere Funktionen von advoware. Dazu gehört beispielsweise der Einsatz von Advovoice. Damit landen meine mit dem Handy aufgezeichneten Sprachdateien automatisch im Sekretariat, wo sie dann in Schriftsätze umgewandelt werden.
Darüber hinaus nutzen wir den advoware Smartphonekalender, mit dem ich persönlich zufrieden bin, da ich kein typischer Outlook-Anwender bin, sondern Vieles mobil erledige. Anderen Kollegen fehlt hier die Einladungsfunktion über Outlook. Was ich ebenfalls sehr schätze ist die Arbeit mit dem advoware Viewer, da ich – wie alle in der Kanzlei – mit zwei Bildschirmen arbeite. Alleine deshalb ist der Viewer ein sehr praktisches Tool, da ich jedes Dokument und jeden Anhang direkt aufrufen kann, ohne die zugehörige Anwendung starten zu müssen. Das war mit RA-Micro zwar auch möglich, hat aber leider mitunter recht lange gedauert.
Darüber hinaus fangen wir gerade damit an, die onlineAkte intensiver zu nutzen. Hiermit können wir sukzessive den digitalen Austausch mit unseren Mandanten verbessern, was uns allen sehr hilft. Das lässt sich auch 1:1 auf die beA-Schnittstelle anwenden, die recht gut funktioniert. Leider dauert das Abrufen der beA-Nachrichten mitunter recht lange, was vermutlich eher mit dem beA-Portal als mit advoware zu tun hat. Davon bekomme ich allerdings nichts mit, da meine Mitarbeiterin die beA-Nachrichten für mich abruft und in meinen Posteingang weiterleitet.
Was wir bisher noch nicht nutzen, aber gerne einmal ausprobieren möchten, ist die Telefonie-Funktion von advoware. Das ist vor allem dem Umstand geschuldet, dass wir gerade dabei sind, in einem unserer Büros eine neue Telefonanlage einrichten zu lassen. Diese wird vermutlich advoware Telefonie unterstützen.

Advoblog: Inwieweit nutzen Sie die Hülskötter Kanzleiakademie zur internen advoware-Fortbildung?

Dr. Christian Holtermann: Das ist leider ein zwiegespaltenes Thema im Haus. Wir haben die Kanzleiakademie-Flatrate bei Ihnen gebucht, einerseits. Andererseits kommen unsere Fachangestellten leider viel zu selten dazu, Ihr umfangreiches Fortbildungsangebot zu nutzen, obgleich ich mir wirklich wünsche, dass sie öfter dazu kämen. Denn das Konsumieren der advoware-Videokurse würde unseren MitarbeiterInnen helfen, ihre Arbeit noch effizienter zu erledigen. Aber dann kommt ihnen meist doch der Kanzleialltag in die Quere. 
Wirklich geholfen hat uns allerdings seinerzeit der viertägige Workshop mit Ihrer Kollegin bei uns im Haus. Zudem sind wir ja sehr Kanzleisoftware-erfahren, sodass die Umstellung von der einen auf die andere Software keine allzu große Hürde darstellt. 

9 gute Gründe, warum Ihre Kanzlei (noch) digitaler werden sollte – Teil 2

9 gute Gründe, warum Ihre Kanzlei (noch) digitaler werden sollte – Teil 2

Mitte April haben wir mit einem Schwerpunkt begonnen, der sich mit zwei Themen beschäftigt: Wie Anwaltskanzleien zum einen digitaler werden können und wie Hülskötter & Partner Jurist:innen und deren Angestellten andererseits dabei unterstützen können. Dies betrifft sowohl unsere umfangreichen IT-Lösungen als auch unser kontinuierlich wachsendes Ausbildungsprogramm, das wir im Rahmen der Hülskötter Kanzleiakademie zur Verfügung stellen. Diese Kursreihe setzen wir heute fort.
Denn gerade die aktuell vorhandenen Onlinekurse bilden die digitalen Möglichkeiten einer Anwaltskanzlei bestmöglich ab, speziell in der Kombination mit der Kanzleisoftware advoware. Wie dabei ein Kurs in den anderen greift, haben wir im ersten Abschnitt dieses 10-Teilers ausführlich beschrieben. Mit dem heutigen zweiten Teil steigen wir konkret in das Ausbildungsangebot von Hülskötter & Partner ein. Namentlich betrifft das Kurse für den grundlegenden Einstieg in die wichtigsten Funktionen von advoware.

Digitales Arbeiten erfordert den bestmöglichen digitalen Arbeitsplatz

Digitales Arbeiten bedeutet aber auch, einen optimal ausgestalteten digitalen Arbeitsplatz zu schaffen. Das sorgt für ein Arbeitsumfeld, das jederzeit verfügbar ist. Das wiederum setzt voraus, dass alle benötigten Daten schnell und unkompliziert erfasst und ebenso einfach abrufbar sind.
Noch ein guter Grund, sich mit unseren Kursen zu beschäftigen, die für das Umsetzen der eigenen Digitalstrategie das grundlegende Wissen vermitteln.

Kursreihe B1: Verwalten von Akten, Adressen, Texten und Terminen

Das betrifft zum einen das Basiswissen, das für die Verwaltung einer Kanzlei mithilfe von advoware erforderlich ist. Unter der Bezeichnung „Kursreihe B1“ zeigen Ihnen unsere Dozent:innen die vier wesentlichen Grundfunktionen von advoware. Das sind das Bearbeiten von Akten, Adressen, Texten und Terminen. Die ersten drei Teile dieser Kursreihe weisen eine Abspieldauer von etwa 80 Minuten auf. Nur der vierte Abschnitt zum Thema Terminverwaltung nimmt gut 100 Minuten in Anspruch, da gerade dieser Bereich für Anwält:innen eine besondere Bedeutung einnimmt.

Kursreihe B2: Honorar, Buchhaltung, Inkasso

Mit dem nächsten Schwerpunkt der Grundkursvideos vermitteln wir das notwendige Rüstzeug für die Bereiche Honorar, Mandatsbuchhaltung und Forderungsmanagement. Auch hierfür stehen vier separate Onlinekurse bereit, die sich mit der Anwaltsvergütung nach RVG und nach Zeit beschäftigen, die Mandantenbuchhaltung mit advoware genau erläutern und zeigen, wie sich mit den Bordmitteln der Anwaltssoftware das Forderungsmanagement umsetzen lässt. Die Wiedergabedauer der vier Workshops beträgt zwischen gut 80 und 120 Minuten, wobei die Anwaltsvergütung mit insgesamt 4 Stunden den größten Teil einnimmt.

Basiskurs B6: die beA-Schnittstelle in advoware

Der dritte Abschnitt der Basisgrundkurse rund um advoware befasst sich ausschließlich mit dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) und dessen Handhabung innerhalb von advoware. Schließlich bietet die Kanzleisoftware seit 2018 eine nahezu vollständige Integration der beA-Schnittstelle, sodass Sie ohne Umwege über die beA-Internetplattform Ihre beA-Nachrichten versenden und empfangen können. Der zugehörige Onlinekurs zeigt in 70 Minuten alle wichtigen beA-Funktionen von advoware.

Mit der Flatrate immer am Puls der Kanzleiakademie

Sie sehen also: Der Besuch unseres Fortbildungsangebots lohnt sich auf jeden Fall. Um Ihnen diese Entscheidung so einfach wie möglich zu machen, bieten wir Ihnen mit der Buchung der monatlichen Flatrate von netto 30 Euro den vollständigen Zugriff auf unsere Basis-, Vertiefungs- und Aktionskurse. Damit können sich bis zu 10 Mitarbeiter:innen jeden Monat rund um die Uhr selbst schulen. Rechnen Sie mal: Das sind im besten Fall 3 Euro pro Anwender:in. Günstiger bekommen Sie das nirgendwo.

Die Hülskötter Kanzleiakademie per einfachem Mausklick besuchen, anmelden und die gewünschten Kurse buchen.