advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 2)

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 2)

Heute stellen wir unseren Kund:innen wieder ein Speedlearning-Video kostenlos zur Verfügung, mit dem sie noch mehr aus advoware herausholen können, und das schnell und effizient.
Das heutige Thema beschäftigt sich mit dem Bearbeiten von Akten. Konkret wollen wir in dem heutigen Kurzvideo zeigen, wie zu einer bestehenden Hauptakte beliebig viele Unterakten hinzugefügt werden können, und das ohne größeren Aufwand.
Mit wenigen Mausklicks legen advoware-Anwender:innen Unterakten in advoware an, und die Software übernimmt automatisch das Rubrum, den Aktensachbearbeiter sowie die Mandanten und Gegner, die sich bereits in der Hauptakte befinden. Auch praktisch ist der Umstand, dass man mit nur einem Mausklick zur Hauptakte zurückkehren kann. Sollten zu einer Hauptakte mehrere Unterakten existieren, lassen sich diese anhand der zugehörigen Liste direkt auswählen und öffnen.
Doch sehen Sie sich am besten für noch mehr Tipps und die richtige Vorgehensweise das folgende Video an. Viel Spaß dabei!
 

9 gute Gründe, warum Ihre Kanzlei (noch) digitaler werden sollte – Teil 3  

9 gute Gründe, warum Ihre Kanzlei (noch) digitaler werden sollte – Teil 3  

Mitte April haben wir mit einem Schwerpunkt begonnen, der sich mit zwei Themen beschäftigt: Wie Anwaltskanzleien zum einen digitaler werden können und wie Hülskötter & Partner Jurist:innen und deren Angestellten andererseits dabei unterstützen können.
Dazu gehören unter anderem die aktuellen Onlinekurse der Hülskötter Kanzleiakademie. Im zweiten Teil dieses Mehrteilers haben wir die wichtigsten Funktionen von advoware vorgestellt. Dazu gehört das Verwalten von Akten, Adressen, Texten und Terminen sowie die Möglichkeiten, die advoware rund um die Themen Honorar, Buchhaltung und Inkasso bietet. Aber auch mit der beA-Schnittstelle in advoware beschäftigen wir uns im zugehörigen Onlinekurs.
Der heutige dritte Teil befasst sich mit der Frage, wie Sie advoware mit den richtigen Handgriffen selber administrieren können. Hierfür sehen wir uns die Vertiefungskurse V2, V3 und V5 genauer an.
Aus dem Besuch der Vertiefungskurse entstehen Ihnen drei wesentliche Vorteile. Zum einen können Sie mithilfe Ihres neu erworbenen Wissens schneller auf bestimmte Situationen reagieren. Denn Sie können künftig die Vorlagen selbstständig anpassen und sind damit sowohl von uns als auch Ihrem IT-Administrator ein gutes Stück unabhängiger.
Aus der Vorlagenanpassung ergeben sich zwei weitere Vorteile. Denn sowohl vordefinierte Musterschriftsätze als auch selbst erstellte Vorlagen erleichtern die täglichen Arbeiten. Darüber hinaus verstärkt ein stringentes Erscheinungsbild von Schriftsätzen den professionellen Eindruck Ihrer Kanzlei.

Vertiefungskurs V2: Vorlagen an Ihre Bedürfnisse anpassen

Advoware liegen zahlreiche Vorlagen vom ersten Tag an bei, doch nicht jede passt hundertprozentig zu Ihrer Kanzlei. Aus diesem Grund haben wir den Vertiefungskurs V2 entwickelt, der genau diesem Umstand Rechnung tragen soll. Darin lernen Sie, wie sich Expresstexte und Musterschriftsätze verwenden, ändern bzw. erstellen lassen und wie Sie Platzhalter und Stopcodes richtig nutzen. Wir sehen uns im Kurs V2 zudem die Themen Autotexte, Rechnungsvorlagen und Handaktenbogen genauer an.

Vertiefungskurs V3: Briefkopfvorlagen selber erstellen

Eine häufig nachgefragte, weil essentiell wichtige Vorlage ist der individuelle Briefkopf der Kanzlei. Um in den Genuss eines ebensolchen zu kommen, stehen zwei Optionen bereit: Entweder, Sie beauftragen uns mit dem Erstellen Ihres Briefkopfs – oder Sie besuchen den Vertiefungskurs V3. Der versetzt Sie nämlich in die Lage, Ihren Briefkopf selbst anzufertigen und advoware-konform anzupassen.
Hierfür zeigen wir Ihnen, wie Sie bestehende Briefköpfe ändern, wie Sie auf die bestehende E-Post-Schnittstelle hinweisen können, wie Sie eine neue Briefkopfvorlage erstellen und wie Sie bestehende Briefköpfe hinterlegen können.

Vertiefungskurs V5: advoware selber administrieren

Advoware bietet standardmäßig zahlreiche Möglichkeiten, wie Sie Ihre Kanzlei bestmöglich organisieren und verwalten können. In Gesprächen mit unseren Kunden hören wir aber immer wieder, dass die ein oder andere Kanzlei mehr über die Administration von advoware wissen möchte. Daher haben wir den Vertiefungskurs V5 konzipiert und videotechnisch umgesetzt.
Darin lernen Sie unter anderem, wie Sie die (bitte tägliche!) Datensicherung einrichten und wie Sie sämtliche Mitarbeiter bestmöglich verwalten können (inklusive der passenden Rechte). Der Kurs V5 zeigt aber auch im Detail, wie Sie bestehende und neue Akten an Ihre Bedürfnisse anpassen können (Aufbau des Aktenzeichens, Referate anlegen, etc.) und wie sich Adressen besser verwalten lassen (Erweiterung von Rechtsformen, Einstellung nach DIN 5008, etc.). Zudem darf eine optimale Terminverwaltung nicht unerwähnt bleiben

Mit der Flatrate am Puls der Kanzleiakademie

Sie sehen also: Der Besuch unseres Fortbildungsangebots lohnt sich auf jeden Fall. Um Ihnen diese Entscheidung so einfach wie möglich zu machen, bieten wir Ihnen mit der Buchung der monatlichen Flatrate von netto 30 Euro den vollständigen Zugriff auf unsere Basis-, Vertiefungs- und Aktionskurse. Damit können sich bis zu 10 Mitarbeiter:innen jeden Monat rund um die Uhr selbst schulen. Rechnen Sie mal: Das sind im besten Fall 3 Euro pro Anwender:in. Günstiger bekommen Sie das nirgendwo.
Die Hülskötter Kanzleiakademie per einfachem Mausklick besuchen, anmelden und die gewünschten Kurse anschauen.

[Anwenderstory] Warum es eine gute Idee sein kann, die Kanzleisoftware zu wechseln

Dr. Christian Holtermann von Linnemann RechtsanwälteWenn sich eine Kanzlei wie die Linnemann Rechtsanwälte Partnerschaft mbB aus Radebeul nach rund 20 Jahren für den Wechsel der Kanzleisoftware entscheidet, hat das sicherlich mehrere Gründe. Warum die fünf Partner gemeinsam diesen Schritt gegangen sind, hat mir Dr. Christian Holtermann in einem ausführlichen Gespräch erläutert.

Advoblog: Herr Dr. Holtermann, mögen Sie sich und die Kanzlei bitte kurz vorstellen?

Dr. Christian Holtermann: Ich bin Fachanwalt für Strafrecht und Datenschutz. Die Kanzlei umfasst aktuell 5 Partner, 14 Anwält:innen und 25 Angestellte, damit sind wir eine eher mittelständische Anwaltskanzlei. Zu unseren Schwerpunkten zählen unter anderem das Arbeits-, Insolvenz-, Gesellschaft- und IT-Recht sowie weitere Fachbereiche.

Advoblog: Sie haben bisher mit RA-Micro gearbeitet. Wie lange war das und wie haben Sie die Arbeit mit der Software empfunden?

Dr. Christian Holtermann: Das war eine ganze Weile. Genauer gesagt etwa 20 Jahre. Was die Arbeit mit RA-Micro betraf, da fiel vor allem das Feedback seitens der Fachangestellten eigentlich immer ähnlich aus: Die Anwendung brauchte einfach recht lange, bis die erforderlichen Daten und Funktionen geladen wurden. Aber auch unerwartete „Abstürze“ kamen leider vor. Ich persönlich habe die Software vom Erscheinungsbild her zudem als nicht mehr zeitgemäß wahrgenommen, was sicherlich auch ihrem Alter geschuldet ist.

Advoblog: Was brachte Sie bei die Suche nach einer geeigneten Alternative letztlich zu advoware?

Dr. Christian Holtermann: Nach einer ausführlichen Recherche, welche Anwendungen am Markt infrage kämen, sind wir letztlich auf zwei mögliche Kandidaten gestoßen: Das war zum einen Advolux und zum anderen eben advoware. Die Entscheidung fiel dann letztendlich zugunsten von advoware aufgrund seiner für uns besseren Praxisnähe. Das war zumindest der erste Eindruck der anwesenden Partner und Fachangestellten sowie den Kolleginnen unserer Buchhaltung. Beeindruckt hat uns auch die seriöse und vertrauenserweckende Präsentation des Herrn Andreas Hülskötter. Wir hatten dabei von Anfang an das Gefühl, dass er überzeugt ist von advoware.

Advoblog: Wann haben Sie sich dann für advoware entschieden?

Dr. Christian Holtermann: Hierbei verging einige Zeit. Die erste Präsentation datiert aus dem Jahr 2018, Mitte 2019 fand dann die zweite Runde statt, auf deren Basis wir uns Ende 2019 zum Wechsel entschieden haben. Die Implementierung sollte ursprünglich Anfang des darauffolgenden Jahres (also Januar 2020) stattfinden. Doch wie wir alle wissen, kam dann eine Pandemie dazwischen, sodass sich die finale Einführung und Installation von advoware „ein wenig“ hinausgezögert hat. Zudem war eine Korrektur auf Seiten von advoware erforderlich. Die Zeit des Wartens ließ sich allerdings gewinnbringend für beide Seiten überbrücken. 
Letztlich konnten wir am 1. Juli 2020 mit der Arbeit mit advoware beginnen, was gut geklappt hat, vor allem bei der erforderlichen Datenkonvertierung. Um uns möglichst schnell mit advoware vertraut zu machen zu können, kam Ihre Kollegin Schütte zu uns in die Kanzlei, und das vier Tage lang, was uns sehr geholfen hat. Zudem hat uns Hülskötter & Partner bei der buchhalterischen Umstellung sehr unterstützt. So konnten die Schwierigkeiten, die im Rahmen einer solchen Umstellung zwingend auftreten, rasch bearbeitet und gelöst werden.

Advoblog: Wie haben Sie denn die ersten Rückmeldungen zu advoware erlebt?

Dr. Christian Holtermann: Die Reaktionen auf die neue Software fielen naturgemäß unterschiedlich aus. Eine neue Software bringt immer Umstellungen mit sich. Dazu gehört unter anderem der separate Fristenkalender, an den wir uns erst einmal gewöhnen mussten. Dafür sind wir mit den digitalen Kommunikationsmöglichkeiten von advoware wie Postein- und -ausgang, der beA-Schnittstelle, zufrieden. Aber auch das Forderungsmanagement von advoware empfinden wir als komfortabler, was allerdings nicht alle KollegInnen so sehen. Was möglicherweise auch dem Umstieg von einer auf die andere Software geschuldet ist. 

Advoblog: Welche Funktionen von advoware nutzen Sie hauptsächlich?

Dr. Christian Holtermann: Wir nutzen neben den Standardfunktionen wie der Aktenanlage und -verwaltung weitere Funktionen von advoware. Dazu gehört beispielsweise der Einsatz von Advovoice. Damit landen meine mit dem Handy aufgezeichneten Sprachdateien automatisch im Sekretariat, wo sie dann in Schriftsätze umgewandelt werden.
Darüber hinaus nutzen wir den advoware Smartphonekalender, mit dem ich persönlich zufrieden bin, da ich kein typischer Outlook-Anwender bin, sondern Vieles mobil erledige. Anderen Kollegen fehlt hier die Einladungsfunktion über Outlook. Was ich ebenfalls sehr schätze ist die Arbeit mit dem advoware Viewer, da ich – wie alle in der Kanzlei – mit zwei Bildschirmen arbeite. Alleine deshalb ist der Viewer ein sehr praktisches Tool, da ich jedes Dokument und jeden Anhang direkt aufrufen kann, ohne die zugehörige Anwendung starten zu müssen. Das war mit RA-Micro zwar auch möglich, hat aber leider mitunter recht lange gedauert.
Darüber hinaus fangen wir gerade damit an, die onlineAkte intensiver zu nutzen. Hiermit können wir sukzessive den digitalen Austausch mit unseren Mandanten verbessern, was uns allen sehr hilft. Das lässt sich auch 1:1 auf die beA-Schnittstelle anwenden, die recht gut funktioniert. Leider dauert das Abrufen der beA-Nachrichten mitunter recht lange, was vermutlich eher mit dem beA-Portal als mit advoware zu tun hat. Davon bekomme ich allerdings nichts mit, da meine Mitarbeiterin die beA-Nachrichten für mich abruft und in meinen Posteingang weiterleitet.
Was wir bisher noch nicht nutzen, aber gerne einmal ausprobieren möchten, ist die Telefonie-Funktion von advoware. Das ist vor allem dem Umstand geschuldet, dass wir gerade dabei sind, in einem unserer Büros eine neue Telefonanlage einrichten zu lassen. Diese wird vermutlich advoware Telefonie unterstützen.

Advoblog: Inwieweit nutzen Sie die Hülskötter Kanzleiakademie zur internen advoware-Fortbildung?

Dr. Christian Holtermann: Das ist leider ein zwiegespaltenes Thema im Haus. Wir haben die Kanzleiakademie-Flatrate bei Ihnen gebucht, einerseits. Andererseits kommen unsere Fachangestellten leider viel zu selten dazu, Ihr umfangreiches Fortbildungsangebot zu nutzen, obgleich ich mir wirklich wünsche, dass sie öfter dazu kämen. Denn das Konsumieren der advoware-Videokurse würde unseren MitarbeiterInnen helfen, ihre Arbeit noch effizienter zu erledigen. Aber dann kommt ihnen meist doch der Kanzleialltag in die Quere. 
Wirklich geholfen hat uns allerdings seinerzeit der viertägige Workshop mit Ihrer Kollegin bei uns im Haus. Zudem sind wir ja sehr Kanzleisoftware-erfahren, sodass die Umstellung von der einen auf die andere Software keine allzu große Hürde darstellt. 

9 gute Gründe, warum Ihre Kanzlei (noch) digitaler werden sollte – Teil 2

9 gute Gründe, warum Ihre Kanzlei (noch) digitaler werden sollte – Teil 2

Mitte April haben wir mit einem Schwerpunkt begonnen, der sich mit zwei Themen beschäftigt: Wie Anwaltskanzleien zum einen digitaler werden können und wie Hülskötter & Partner Jurist:innen und deren Angestellten andererseits dabei unterstützen können. Dies betrifft sowohl unsere umfangreichen IT-Lösungen als auch unser kontinuierlich wachsendes Ausbildungsprogramm, das wir im Rahmen der Hülskötter Kanzleiakademie zur Verfügung stellen. Diese Kursreihe setzen wir heute fort.
Denn gerade die aktuell vorhandenen Onlinekurse bilden die digitalen Möglichkeiten einer Anwaltskanzlei bestmöglich ab, speziell in der Kombination mit der Kanzleisoftware advoware. Wie dabei ein Kurs in den anderen greift, haben wir im ersten Abschnitt dieses 10-Teilers ausführlich beschrieben. Mit dem heutigen zweiten Teil steigen wir konkret in das Ausbildungsangebot von Hülskötter & Partner ein. Namentlich betrifft das Kurse für den grundlegenden Einstieg in die wichtigsten Funktionen von advoware.

Digitales Arbeiten erfordert den bestmöglichen digitalen Arbeitsplatz

Digitales Arbeiten bedeutet aber auch, einen optimal ausgestalteten digitalen Arbeitsplatz zu schaffen. Das sorgt für ein Arbeitsumfeld, das jederzeit verfügbar ist. Das wiederum setzt voraus, dass alle benötigten Daten schnell und unkompliziert erfasst und ebenso einfach abrufbar sind.
Noch ein guter Grund, sich mit unseren Kursen zu beschäftigen, die für das Umsetzen der eigenen Digitalstrategie das grundlegende Wissen vermitteln.

Kursreihe B1: Verwalten von Akten, Adressen, Texten und Terminen

Das betrifft zum einen das Basiswissen, das für die Verwaltung einer Kanzlei mithilfe von advoware erforderlich ist. Unter der Bezeichnung „Kursreihe B1“ zeigen Ihnen unsere Dozent:innen die vier wesentlichen Grundfunktionen von advoware. Das sind das Bearbeiten von Akten, Adressen, Texten und Terminen. Die ersten drei Teile dieser Kursreihe weisen eine Abspieldauer von etwa 80 Minuten auf. Nur der vierte Abschnitt zum Thema Terminverwaltung nimmt gut 100 Minuten in Anspruch, da gerade dieser Bereich für Anwält:innen eine besondere Bedeutung einnimmt.

Kursreihe B2: Honorar, Buchhaltung, Inkasso

Mit dem nächsten Schwerpunkt der Grundkursvideos vermitteln wir das notwendige Rüstzeug für die Bereiche Honorar, Mandatsbuchhaltung und Forderungsmanagement. Auch hierfür stehen vier separate Onlinekurse bereit, die sich mit der Anwaltsvergütung nach RVG und nach Zeit beschäftigen, die Mandantenbuchhaltung mit advoware genau erläutern und zeigen, wie sich mit den Bordmitteln der Anwaltssoftware das Forderungsmanagement umsetzen lässt. Die Wiedergabedauer der vier Workshops beträgt zwischen gut 80 und 120 Minuten, wobei die Anwaltsvergütung mit insgesamt 4 Stunden den größten Teil einnimmt.

Basiskurs B6: die beA-Schnittstelle in advoware

Der dritte Abschnitt der Basisgrundkurse rund um advoware befasst sich ausschließlich mit dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) und dessen Handhabung innerhalb von advoware. Schließlich bietet die Kanzleisoftware seit 2018 eine nahezu vollständige Integration der beA-Schnittstelle, sodass Sie ohne Umwege über die beA-Internetplattform Ihre beA-Nachrichten versenden und empfangen können. Der zugehörige Onlinekurs zeigt in 70 Minuten alle wichtigen beA-Funktionen von advoware.

Mit der Flatrate immer am Puls der Kanzleiakademie

Sie sehen also: Der Besuch unseres Fortbildungsangebots lohnt sich auf jeden Fall. Um Ihnen diese Entscheidung so einfach wie möglich zu machen, bieten wir Ihnen mit der Buchung der monatlichen Flatrate von netto 30 Euro den vollständigen Zugriff auf unsere Basis-, Vertiefungs- und Aktionskurse. Damit können sich bis zu 10 Mitarbeiter:innen jeden Monat rund um die Uhr selbst schulen. Rechnen Sie mal: Das sind im besten Fall 3 Euro pro Anwender:in. Günstiger bekommen Sie das nirgendwo.

Die Hülskötter Kanzleiakademie per einfachem Mausklick besuchen, anmelden und die gewünschten Kurse buchen.

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 2)

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 1)

Heute beginnen wir eine 12-teilige Serie, und das aus einem einzigen guten Grund: Wir wollen Ihnen damit helfen, advoware in kompakter Form noch besser zu verstehen und anwenden zu können. Ganz im Stile unserer bekannten Speedlearning-Videos, die Sie ab sofort in neuem Gewand und Aufbau in der Hülskötter Kanzleiakademie finden.
Das Schöne an diesen 12 Blogbeiträgen, die wir Ihnen ein Jahr lang präsentieren: Als „Geschenk“ platzieren wir am Schluss des Blogposts einen passenden Videoclip, der kurz und knapp die wesentlichen Aspekte des ausgewählten Themas beleuchtet. advoware im Schnelldurchlauf, sozusagen.

„Favoriten und Filter“ beschleunigen die Arbeit mit advoware erheblich

Den Anfang macht das Thema „Favoriten und Filter“. Mithilfe des zugehörigen Menüpunkts kann man schnell und direkt auf häufig benötigte Daten und Funktionen zugreifen. Dazu gehören Großmandatsakten genauso wie Favoritenakten, häufig genutzte Datenbankabfragen sowie Funktionen, mit denen advoware-Anwender:innen regelmäßig arbeiten. Damit stellen advoware-User ihre individuelle Arbeitsumgebung zusammen.
Diese zeitsparenden und „abkürzenden“ Favoriten und Filter richten sich bevorzugt an Rechtsanwält:innen, die nur die wichtigsten Funktionen von advoware nutzen. Dazu gehören beispielsweise die Terminübersichten genauso wie die betriebswirtschaftlichen Auswertungen. Auf diesem Weg erreichen advoware-Benutzer ihre bevorzugten Funktionen per Mausklick.

Das Video zu den Favoriten- und Filter-Funktionen


 

So gestalten Sie mit unserer Hilfe erfolgreiche Videomeetings

So gestalten Sie mit unserer Hilfe erfolgreiche Videomeetings

Corona und das Arbeiten im Homeoffice. Das bedeutet für viele von uns: zahlreiche Videocalls mit KollegInnen und Videomeetings mit der Mandantschaft. In beiden Fällen gilt es, sich der passenden Kommunikation zu befleißigen. Denn gerade im virtuellen Gespräch sind die gewohnten Regeln wie die zugehörige Mimik und Gestik in Teilen außer Kraft gesetzt.
Denn immer dann, wenn ein einziger Blick nicht ausreicht, um die eigene Botschaft beim Gegenüber anzubringen, kommt es auf teilweise ganz neue Gepflogenheiten an. Das beginnt bei den technischen Voraussetzungen wie dem richtigen Licht und endet bei der Gesprächsführung, die ein gutes von einem weniger guten Videomeeting unterscheidet.
Gerade für unsere advoware-Kunden dürfte dieses Thema von großem Interesse sein. Schließlich bietet die Anwaltssoftware in ihrer Basisversion eine Gratisschnittstelle zu Microsoft Teams. Damit lassen sich spontane Videoanrufe genauso initiieren sowie Videomeetings im Voraus planen, und das direkt aus advoware heraus.

Mit unserem neuen Onlinekurs Videomeetings erfolgreich gestalten

Damit wir unseren Kunden bei der Umschiffung der ein oder anderen Videomeeting-Klippe helfen können, haben wir gemeinsam mit dem Rhetorikexperten Dr. Alexander Kirchner einen neuen Onlinekurs entwickelt. Damit vermitteln wir unter der Bezeichnung „K4 – Rhetorik Remote“ künftig die wichtigsten Aspekte der virtuellen Kommunikation. Dazu gehören unter anderem:

    • In Videomeetings souverän auftreten, und das mithilfe der richtigen Haltung, Gestik, Mimik und dem passenden Blickverhalten.
    • Die richtigen Worte finden, und das mit der passenden Sprechtechnik, der durchdachten Wortwahl und einer schlüssigen Argumentation.
    • Sich perfekt in Szene setzen, und zwar auf Basis der passenden technischen Voraussetzungen wie der Wahl der Kamera, dem optimalen Blickwinkel und dem richtigen Licht.
    • Als Moderator „alles im Griff“ haben. Das betrifft eine rege Beteiligung am Meeting genauso wie eine möglichst unterhaltsame Abwechslung.

Tipp: Um sich weiter mit diesem wichtigen Thema zu beschäftigen, empfehlen wir das Buch von Dr. Kirchner „#Rhetorik Remote“, das wertvolle Praxishinweise und Übungen bereit hält, die bei der direkten Umsetzung im Alltag behilflich sein können. Dieses Buch richtet sich an Mitarbeitende aller Ebenen, die ihre berufliche Kommunikation im virtuellen Raum verbessern möchten.

Besuchen Sie den Kooperationskurs K4 in der Kanzleiakademie

Weitere Infos zu sämtlichen Onlinekursen befinden sich auf unserer Kanzleiakademie-Seite.
Sie haben noch nie von unserer Kanzleiakademie und der zugehörigen Wissens-Flatrate gehört?! Dann nehmen Sie sich bitte zwei Minuten Zeit und lesen Sie das informative Interview mit unserer Akademieleiterin Monique Boje.

9 gute Gründe, warum Ihre Kanzlei (noch) digitaler werden sollte

9 gute Gründe, warum Ihre Kanzlei (noch) digitaler werden sollte

Die digitale Kanzlei. Diesem Credo folgen mehr und mehr Anwaltskanzleien, so auch eine Vielzahl unserer Kundenindem sie die Kanzleisoftware advoware täglich für die Organisation ihres juristischen Alltags einsetzen. Und von diesen zahlreichen Fällen wissen wir, dass der Weg zur digitalen Kanzlei ein beschwerlicher sein kann. Entweder, weil advoware nicht in vollem Umfang genutzt wird, oder, weil das Wissen rund um die Software nicht ausreicht, diese bestmöglich zu nutzen. 
Doch damit ist jetzt Schluss. Schließlich bieten wir mit der Hülskötter Kanzleiakademie den perfekten Start in die volldigitale Kanzlei. Denn mit unseren zahlreichen Onlinekursen bieten wir die Grundlage für ein vollumfängliches Wissen rund um advoware. Damit gehen die Teilnehmenden den Möglichkeiten der Kanzleisoftware auf den Grund. Die Erkenntnisse, die sich daraus ergeben, helfen Anwaltskanzleien vom ersten Tag an. Das wissen wir aus zahlreichen Gesprächen und von Rückmeldungen zufriedener Kanzleiakademie-BesucherInnen. 

advoware mal 9: So werden Anwaltskanzleien volldigital 

Mit dieser Blogpost-Serie wollen wir unseren Teil zur digitalen Kanzlei  beitragen, indem wir ab heute regelmäßig die Schwerpunkte unseres Online-Seminarangebots Stück für Stück präsentieren und einen Einblick in die Inhalte gewähren. So können sich unsere KundInnen mithilfe dieser Beiträge genau die Kurse heraussuchen, die ihnen bei der digitalen Reise helfen sollen. 
Wir starten zunächst mit einem Beitrag rund um das advowareGrundwissen . Hierbei lernen die Teilnehmenden, wie sie advoware vom ersten Tag an beherrschen und nutzen können. Stichworte sind Anwaltsvergütung, Mandantenbuchhaltung, Forderungsmanagement und beA. 
Teil 2 handelt von der advoware-Administration. Schwerpunkte sind zahlreiche Tipps und Tricks, wie sich advoware an die eigenen Bedürfnisse anpassen lässt. Hierbei dreht sich vieles um die Themen Kanzleivorlagen, Textverarbeitung und Kanzleibriefkopf. 
Nach den eher verwaltenden Inhalten wird es im dritten Teil der Blogserie digitaler. Wir zeigen, wie die Kanzlei ihre immer noch analogen Abläufe in digitale Prozesse überführen kann. Es handelt vom digitalen Mandanten und dessen Verwaltung, sowie um Tools wie die Onlineakte, um die elektronische Kommunikation via E-Mail, E-POST, Microsoft Teams und so manches mehr. Zudem vermitteln wir mit dem passenden Kurs ganz viel Wissen rund um den digitalen Postlauf. 
Teil 4 wird dann buchhalterisch. Denn das beherrscht advoware ebenfalls und so zeigen wir, wie sich die Kanzleibuchhaltung mithilfe der Software erledigen lässt. Der Beitrag befasst sich mit Aspekten wie der halbautomatischen Kontoauszugsverarbeitung, dem Erfassen von Buchungen und dem Auswerten der monatlichen Zahlungsein– und ausgänge. Obendrein verraten wir mit dem passenden Kurs, wie sich mögliche Buchhaltungsfehler finden und berichtigen lassen. 
Gerade Kanzleien mit einem höheren Inkassoaufkommen werden den fünften Teil der Blogserie schätzen. Darin beschäftigen wir uns mit der Prozessautomatisierung im Allgemeinen und dem automatischen Erstellen und Versenden von Mahnschreiben und Vollstreckungsbescheiden im Speziellen. Auch mögliche Inkassogebühren kommen hierbei nicht zu kurz. Eine sinnvolle Unterstützung der Prozessautomatisierung  ist übrigens die onlineAkte. 
Da wir wissen, dass nicht jeder Anwalt dieselben Funktionen wie eine Rechtsanwaltsfachangestellte benötigt,  sprechen wir in Kapitel 6 über die wichtigsten Funktionen von advoware in komprimierter Fassung. Damit können JuristInnen recht schnell lernen, wie sich mit advoware Termine und Akten verwalten lassen, wie das mit den Schriftsätzen funktioniert, wie aus gesprochenem Text digitale Diktate werden und so manches mehr. Aber auch mit dem Kanzleicontrolling und der Budgetüberwachung beschäftigen wir uns näher. 
advoware bietet neben der Mandantenverwaltung und ihren umfangreichen Kommunikationsmöglichkeiten weitere nützliche Funktionen. Diese stehen in Form von speziellen Schnittstellen bereit. Die Rede ist von Spracherkennungsoptionen, dem Versand von Serienmails und dem Zugriff auf Pfändungstabellen. Darüber hinaus besteht der direkte Zugriff auf Services wie DrebisSupercheckRisere.Consult und weitere mehr. Mit diesen optionalen Fähigkeiten von advoware beschäftigen wir uns im siebten Abschnitt dieser Serie. 
Legal Tech ist mittlerweile mehr als nur ein Buzzword. Daher kooperieren wir in diesem Kontext mit Andreas Duckstein von LAW APOYNT, der in seinem Kooperationskurs im Rahmen der Hülskötter Kanzleiakademie zeigt, warum das Thema Legal Tech im Grunde jede/n JuristIn etwas angeht und wie sich damit die hochgesteckten Ziele noch besser erreichen lassen. Darüber sprechen wir während der achten Teilstrecke unserer digitalen Reise. 
Was für den Bereich Legal Tech gilt, lässt sich auf die Disziplin des Online-Marketing genauso anwenden. Denn auch hier liegt in vielen Kanzleien mannigfaltiges Potenzial brach, das wir mithilfe des neunten Kapitels unseres Digitalkanzlei-Specials freilegen wollen. Damit die Anwaltschaft künftig noch besser gefunden werden kann, dreht sich hierbei alles um die Themen Mandantenakquise, Kanzleiwebsite und mehr. 

Darum ist es eine gute Idee, advoware-Onlinekurse zu besuchen (Teil 3)

Darum ist es eine gute Idee, advoware-Onlinekurse zu besuchen (Teil 3)

Mit dem heutigen dritten Teil der Kanzleiakademie-Trilogie schließen wir die Miniserie rund um unsere Onlineseminar-Inhalte ab. So handelt das erste Kapitel von den Basiskursen rund um die Kanzleiorganisation mit advoware. Der zweite Teil widmet sich den Vertiefungskursen, mit deren Hilfe unsere Kunden noch mehr aus advoware herausholen können.
Über der dritten Folge der Serie steht die Überschrift „Workflowkurs W1: Der digitale Postlauf in der Kanzlei“. Dort zeigt unsere Dozentin Aline Ferner, wie Anwaltskanzleien mithilfe von advoware noch digitaler werden können. Hierzu stellt sie die verschiedenen Kommunikationswege vor, die mit der Anwaltssoftware beschritten werden können. Und welche Prozesse dahinter stehen, verrät sie ebenfalls.
Workflowkurs W1: Posteingang und -ausgang im Detail
Der Workflowkurs W1 setzt sich aus zwei Teilen zusammen. Der erste Abschnitt widmet sich dem Posteingang, zeigt also die verschiedenen Möglichkeiten der anwaltlichen Kommunikation auf. Ob das einfach nur E-Mails sind,  beA-Nachrichten über die zugehörige advoware-Schnittstelle oder die onlineAkte für die Mandantenkommunikation via Internet – für jede Kanzlei gibt es nicht nur diese eine Kommunikationsplattform. Genau das möchte  der Workshop zeigen.
Er zeigt aber auch, worin sich der analoge Posteingangsprozess von den digitalen Abläufen unterscheidet und wie Kanzleien vom Umstieg von „analog auf digital“ profitieren können. Zudem beleuchtet dieser Kurs, welche  Schritte hierfür notwendig sind.Dazu  gehört beispielsweise das besondere digitale Anwaltspostfach
Der digitale Postausgang ist vielschichtiger, als Sie vielleicht meinen
Was für den Posteingang gilt, trifft auf den Postausgang gleichermaßen zu. Damit beschäftigt sich der zweite Teil des Workflowkurses W1 genauso ausführlich wie der erste Teil mit dem Posteingang. Hier spricht Frau Ferner über den Weg zur digitalen Kanzlei als auch über deren Grundvoraussetzungen.
Dazu gehört auf jeden Fall ein digitaler Postausgang mit all seinen Facetten, die der Onlinekurs näher beleuchtet. Schwerpunkte sind hierbei das E-Mail-System von advoware sowie die Möglichkeiten der E-Post direkt aus advoware heraus. Zudem widmet sich der Kurs der onlineAkte mit ihren verschiedenen Optionen.
Am besten noch heute  den Workflowkurs W1 besuchen
Falls Sie es also ernst nehmen mit der Digitalisierung Ihrer Kanzlei, kommen Sie um den Workflowkurs W1 kaum herum. Das gilt übrigens auch für den Workflowkurs W2, der sich mit dem Thema Prozessautomatisierung beschäftigt. Aber das ist eine ganz andere Geschichte.
Die Hülskötter Kanzleiakademie per einfachem Mausklick besuchen und die gewünschten Kurse absolvieren.

Darum ist es eine gute Idee, advoware-Onlinekurse zu besuchen (Teil 3)

Darum ist es eine gute Idee, advoware-Onlinekurse zu besuchen (Teil 2)

Vor gut einer Woche haben wir angefangen, in Form einer Miniserie die Vorzüge der Hülskötter Kanzleiakademie genauer zu beleuchten. Der erste Teil handelt von Basiskursen rund um die Kanzleiorganisation mit advoware, von der Finanzbuchhaltung und der advoware-beA-Schnittstelle.
Im heutigen zweiten Teil beschäftigen wir uns mit drei der acht aktuellen Vertiefungskurse. Deren Anliegen ist es, unseren Kund:innen eine noch fundiertere Ausbildung rund um advoware und dem zugehörigen digitalen Kanzleimanagement zu ermöglichen. Die Rede ist von den Kursen V1 (Digitale Mandatsbearbeitung mit advoware), V3 (Briefkopferstellung) sowie V7 (Fehler suchen und finden in der Finanzbuchhaltung).

Vertiefungskurs V1: Digitale Mandatsbearbeitung mit advoware

Das Thema Digitalisierung nimmt nach wie vor in zahlreichen Anwaltskanzleien nicht den Platz ein, das es verdient hätte. Denn zu mannigfaltig sind die Vorteile und Möglichkeiten, die sich einer Kanzlei eröffnen, wenn sie die täglichen Prozesse und Arbeiten elektronisch vornimmt und erledigt. Die Gründe für diese eher schleppende Umsetzung der digitalen Transformation mögen genauso vielfältig sein. So wissen wir aus den Gesprächen mit unseren Kund:innen, dass viele Anwender:innen oft vom mangelnden Vertrauen in die eigene digitale Kompetenz davon abgehalten werden.
Speziell mit dem Vertiefungskurs V1 wollen wir helfen, Anwaltskanzleien bei ihrer digitalen Transformation zu unterstützen. Denn dieses Online-Seminar beleuchtet im Detail die kommunikativen Möglichkeiten von advoware. Die Teilnehmer:innen lernen also, wie die digitale Postmappe (Postein- und ausgang) funktioniert, was es mit der Aktengeschichte auf sich hat und wie darüber hinaus die Schnittstellen zum E-Post-Dienst und zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) helfen, den digitalen Austausch mit Mandaten und Behörden zu vereinfachen. Wichtig in diesem Vertiefungskurs ist auch der Teil rund um Microsoft Teams und dessen Kollaborationsmöglichkeiten.

Vertiefungskurs V3: Briefkopferstellung

Gerade langjährige Kund:innen bedauern es ab und an, dass die Anpassung und das Erstellen eines Briefkopfs in advoware nicht durch den Supportvertrag abgegolten sind. Dabei lassen sich erforderliche Änderungen oder das neue Anlegen eines Word-Briefkopfs mit ein wenig Know-how selbstständig vornehmen. Und das kostet Sie dann gerade mal 30 Euro, nämlich die monatliche Flatrate für bis zu 10 Teilnehmer:innen.
Um die Anpassung oder Neugestaltung unseren advoware-Anwender:innen so einfach wie möglich zu machen, geben wir ihnen in Form des Vertiefungskurs V3 das notwendige Rüstzeug an die Hand. In diesem Onlinekurs zeigen wir Schritt für Schritt, wie sich bestehende Briefköpfe ändern lassen, wie man eine neue Briefkopfvorlage erstellt und einbindet und wie man darüber hinaus bestehende Briefköpfe richtig hinterlegt und in advoware integriert.

Vertiefungskurs V7: Fehler in der Finanzbuchhaltung suchen und finden

Der Vertiefungskurs V7 weist eine enge Beziehung zum Basiskurse B3 auf, den wir letzte Woche vorgestellt haben. Was wir aufgrund zahlreicher Rückmeldungen aus dem B3-Kurs und anderen Kundengesprächen wissen: Die Fehlersuche und Korrekturen im Finanzbuchhaltungsmodul von advoware sind mitunter ein mühsames Unterfangen. Daher beantwortet der Onlinekurs V7 folgende Fragen:
 

  • Wie kann ich eine Fehlbuchung korrigieren?
  • Warum stimmt der laufende Saldo nicht mehr?
  • Warum stimmt die Summen- und Saldenliste nicht?
  • Warum stimmt die Umsatzliste nicht mit der Finanzbuchhaltung überein?
  • Warum stimmt die offene Saldenliste nicht mit der Finanzbuchhaltung überein?
  • Was bedeutet der Fehler 610001002 bei der Umsatzsteuervoranmeldung?
  • und vieles mehr.
Die Hülskötter Kanzleiakademie per einfachem Mausklick besuchen und die gewünschten Kurse buchen.
So passen die Themen Digitalisierung und Sicherheit zusammen

So passen die Themen Digitalisierung und Sicherheit zusammen

Digitalisierung und Sicherheit scheinen nicht immer Hand in Hand zu gehen. Daher ist es wichtig, die Risiken und Nebenwirkungen zu kennen. Diese Erkenntnis lassen zumindest zwei wesentliche Ereignisse der letzten zwei Wochen zu. Wie Sie Ihre eigene digitale Sicherheit besser schützen können, soll dieser Beitrag zeigen.

Wenn Hackergruppen E-Mail-Server angreifen wollen

Am 3. März 2021 kam es seitens Microsoft zu einem außerplanmäßigen Sicherheitsupdate, das vier Schwachstellen des E-Mail-Serverprodukts Microsoft Exchange schließen sollte. Die Software-Aktualisierung der E-Mail-Anwendung hatte vor allem damit zu tun, dass eine Hackergruppe namens Hafnium diesen Schritt erforderlich machte. Um den damit in Verbindung stehenden möglichen Schaden so klein wie möglich zu halten.
Bedenklich an diesem Vorfall ist die Tatsache, dass Microsoft bereits am 5. Januar 2021 von einem Sicherheitsexperten der Firma Devcore über die Sicherheitslücke im Exchange-Server in Kenntnis gesetzt wurde. Und was machte Microsoft mit dieser Erkenntnis? Nun ja, bis zum 3. März gar nichts, was dazu führte, dass laut BSI alleine in Deutschland wohl zehntausende Exchange-Server angreifbar waren/sind und IT-Admins sofort den zugehörigen Patch auf ihren Rechnern installieren sollen.
Die gute Nachricht für unsere Rechenzentrums-Kunden: Sofern Sie schon im Rechenzentrum für Juristen in der Terra Cloud sind, sind Sie vom Sicherheitsleck gar nicht betroffen, denn wir arbeiten hier komplett mit Exchange Online. Aber auch im anderen Rechenzentrum sind Sie auf der sicheren Seite, denn direkt nach Veröffentlichen des Exchange-Updates wurde dasselbe installiert und damit die Exchange-Server-Infrastruktur vor Angriffen von außen abgesichert.

Wenn Cloud-Server in Flammen aufgehen

Ziemlich exakt eine Woche nach dem Veröffentlichen des Exchange-Updates kam es zu einem weiteren maßgeblichen Zwischenfall. Die Rede ist von einem Großbrand in Straßburg, bei dem große Teile der in Straßburg stehenden Cloud-Infrastruktur des französischen Cloud Service Provider OVH in Flammen aufgingen. Genauer gesagt betrifft das ein Rechenzentrum, dass vollständig zerstört wurde von dem Großfeuer. Ein weiteres hat zumindest einen Teilschaden erlitten, zwei weitere sind wohl unbeschadet „davon gekommen“.
Der Rat von OVH an die betroffenen Kunden lautete recht trivial, den Disaster Recovery Plan zu aktivieren. Der soll dafür sorgen, dass die beim Brand zerstörten Daten von einem geografisch woanders gelagerten Datenspeicher, einem sog. georedundanten Speicher, auf die IIT-Infrastruktur der Kunden übertragen werden. Damit diese möglichst ohne größere Verzögerungen und Datenverluste weiterarbeiten können. Dieser Plan kann auch aktiviert werden, sofern Kunden ein georedundantes Backup gebucht haben. Dies ist aber insbesondere bei den „Sparfüchsen“ unter den OVH-Kunden nicht passiert. Dementsprechend lagen diese Daten nur im Rechenzentrum in Straßburg und sind unwiderbringlich in Rauch aufgegangen.
Auch hier möchten wir unsere Rechenzentrumskunden daran erinnern, dass der Cloud-Vertrag für unsere Terra Cloud-Kunden standardmäßig eine automatische Datensicherung in einem anderen sogenannten Brandabschnitt und zusätzlich eine georedundante Speicherung in einem anderen Rechenzentrum vorsieht. Falls in der Terra Cloud sich eines Tages etwas Vergleichbares wie das in Straßburg ereignen sollte, sind die Daten unserer Kunden gegen Feuer und andere Katastrophen geschützt.
Tipp: Falls Sie als unser Rechenzentrumskunde ein Mehr an Datensicherheit wünschen, besteht optional die Möglichkeit, die Daten regelmäßig auf einen externen Speicher laden zu lassen. Dieser wird Ihnen dann zugesandt und Sie können die Daten bei sich in der Kanzlei oder im Banksafe lagern. Auf diesem externen Gerät erfolgt eine redundante, lokale Datensicherung in der Kanzlei, was das Wiederherstellen von Daten im Worst Case deutlich sicherer und schneller macht.

„Digital Jetzt“ will den Mittelstand sicherer und wettbewerbsfähiger machen

Sieht man sich diese und weitere Vorkommnisse der letzten Wochen und Monate genauer an, fällt vor allem eines auf: Gerade der Mittelstand hinkt bei der Digitalisierung deutlich hinter größeren Unternehmen hinterher. Da dies meist monetäre Gründe hat, will das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie mit dem Programm „Digital jetzt – Investitionsförderung für KMU“ Anreize schaffen, die digitale Transformation kleinerer und mittelgroßer Betriebe weiter voranzutreiben. Dazu gehören auch Anwaltskanzleien.

Wir unterstützen Sie bei der Digitalisierung Ihrer Kanzlei

Die digitale Transformation Ihrer Kanzlei können Sie aber auch mit unserer Hilfe ein gutes Stück weit in die eigenen Hände nehmen. So bietet advoware zahlreiche Möglichkeiten, die täglichen Abläufe zu verbessern und zu erleichtern. Aber auch spezielle Onlinekurse der Hülskötter Kanzleiakademie helfen Ihnen, digitale Prozesse besser zu verstehen und besser umzusetzen. Dazu gehört beispielsweise der Kooperationskurs K1 von und mit Andreas Duckstein von der Firma LAW APOYNT, den Sie im Rahmen unserer Wissensflatrate jederzeit buchen und konsumieren können.