Unsere Exklusivpartnerschaft mit der Deutschen Post zum Thema E-POST-Service wurde bereits von zahlreichen Kunden äußerst positiv aufgenommen. Das belegen vor allem die zahlreichen Anmeldungen für die 20-minütige, kostenlose Telefonberatung und die damit verbundenen Registrierungen zum E-POST-Dienst.
Das hat zum einen mit dem gestiegenen Sicherheitsbedürfnis vieler Anwälte zu tun, ist zum anderen aber auch dem Umstand geschuldet, dass sich die gesamte Korrespondenz via E-POST direkt aus Advoware heraus erledigen lässt. Damit tauchen aber auch zwangsläufig Fragen unserer Kunden auf, die mehr wissen möchten zum E-POST-Service und wie sich dieser mit Advoware am besten nutzen lässt.
Daher haben wir einen Frage- und Antwortkatalog zusammengestellt, mit dessen Hilfe wir Ihnen die wichtigsten Fragen auch noch einmal zum Nachlesen geben möchten. Die ersten zehn Fragen haben wir Ihnen bereits in unserem ersten Teil der Serie beantwortet.. Im vorliegenden Blogbeitrag sind die Fragen 11 bis 20 an der Reihe. Für einen schnellen Zugriff auf Ihr ganz persönliches Anliegen klicken Sie bitte auf den jeweiligen Eintrag.
Frage #11: Welche maßgeblichen Vorteile bietet der E-POST-Service gegenüber dem herkömmlichen Postversand?
Frage #12: Wie viele E-POST-Adressen stehen mir zur Verfügung?
Frage #13: Kann ich für E-POST-Briefe den Dreifachdruck von Advoware nutzen?
Frage # 14: Wie stellt die Deutsche Post sicher, dass meine Daten beim elektronischen und klassischen Versand nicht mitgelesen werden können?
Frage # 15: Wo und wie sehe ich, dass meine Briefe erfolgreich via Advoware-E-POST-Schnittstelle versendet werden?
Frage # 16: In welchen Formaten müssen E-POST-Anhänge vorliegen?
Frage # 17: Gibt es eine maximale Seitenanzahl für E-POST-Briefe?
Frage # 18: Wie bekomme ich eine Empfangsbestätigung?
Frage # 19: Kann ich Einschreiben auch direkt aus Advoware verschicken?
Frage # 20: Wie kann ich mich auf die Registrierung für den E-POST-Service vorbereiten?
Frage #11: Welche maßgeblichen Vorteile bietet der E-POST-Service gegenüber dem herkömmlichen Postversand?
Der Einsatz des E-POST-Service via Advoware bietet im Vergleich mit der herkömmlichen, postalischen Korrespondenz zahlreiche Vorteile:
1. Die Postlauf-bezogenen Arbeitsprozesse müssen nicht umgestellt werden und werden darüber hinaus deutlich vereinfacht, da fast die gesamte postalische Korrespondenz direkt aus Advoware heraus abgewickelt werden kann. Ausgenommen sind hiervon allerdings zum Beispiel Dokumente insbesondere aus dem Notariat, die eine Originalunterschrift benötigen.
2. Damit entfallen zahlreiche manuelle Arbeitsschritte wie das Drucken, Kuvertieren und Freimachen der Versendungen. Dies spart viel Zeit in Ihrer Kanzlei, die Ihre Mitarbeiter für andere Arbeit nutzen können.
3. Aus diesem und anderen Gründen sinken im Vergleich zum klassischen Brief die Kosten für die E-POST-Korrespondenz erheblich. Hier spielen vor allem Material-, Zeit- und Personalkosten eine Rolle, aber auch das Porto fällt für E-POST-Briefe niedriger aus als für herkömmliche Briefsendungen.
Kostenvergleich herkömmlicher Brief vs. E-POST-Brief (ohne Vorsteuerabzug). Die Kosten des klassischen Briefs sind geschätzt und dienen als Kalkulationsbasis.
Frage #12: Wie viele E-POST-Adressen stehen mir zur Verfügung?
Als Geschäftskunde können 50 Konten für Mitarbeiter- oder Gruppenpostfächer angelegt werden sowie zusätzlich drei Postfächer für Administratoren. Die Postfächer werden stets nach dem Schema info@kanzleiname.epost.de angelegt.
Benötigen Sie dazu weiterführende Beratung, dürfen Sie gerne das Service Team der Deutschen Post oder das nächstgelegene Direktmarketing-Center kontaktieren.
Frage #13: Kann ich für E-POST-Briefe den Dreifachdruck von Advoware nutzen?
Zur Zeit ist es leider nicht möglich, den Dreifachdruck von Advoware direkt über die E-POST-Schnittstelle zu versenden, da der Dreifachdruck anders gespeichert wird als herkömmliche Anschreiben. Falls sich hier Neuerungen ergeben, halten wir Sie selbstverständlich auf dem Laufenden.
Tipp: Sie können die beglaubigte Kopien und Abschriften als Anhang mit Ihrem herkömmlichen Anschreiben versenden. Dafür führen Sie die Dokumente über die Funktion „Dokumente zu einem zusammenführen“ in der Aktengeschichte zusammen und wählen das gewünschte Dokument dann als Anhang aus.
Frage # 14: Wie stellt die Deutsche Post sicher, dass meine Daten beim elektronischen und klassischen Versand nicht mitgelesen werden können?
Ihre elektronischen Daten werden während Versands sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung im Portal verschlüsselt und erst beim Öffnen des Empfängers entschlüsselt.
Während des hybriden Versands werden Ihre Daten in einem Druckzentrum verarbeitet. Das heißt, die Briefe werden vollautomatisch gedruckt, gefalzt und kuvertiert. Das System, mit dem Ihre Briefe gedruckt werden, ist ein geschlossenes Druckersystem und nur im Störungsfall greifen hierfür autorisierte Mitarbeiter ein.
Sämtliche Mitarbeiter, die im Druckzentrum arbeiten, wahren selbstverständlich das Postgeheimnis im Sinne des §39 Postgesetz und das Datengeheimnis gemäß §5 Bundesdatenschutzgesetz.
Frage # 15: Wo und wie sehe ich, dass meine Briefe erfolgreich via Advoware-E-POST-Schnittstelle versendet werden?
Sie können anhand des Status Ihres Briefes im Advoware-Postausgang sehen, ob er versendet wurde oder ob er noch kontrolliert und für den Versand freigegeben werden muss. Ist der Brief über die E-POST-Funktion in Advoware versendet worden, wird der Status automatisch auf Versendet geändert. Zusätzlich können Sie in Ihrem persönlichen E-POST-Portal der Deutschen Post nachsehen, ob ihr Brief versendet wurde.
Frage # 16: In welchen Formaten müssen E-POST-Anhänge vorliegen?
Um gewährleisten zu können, dass Ihre Anlagen auch in gedruckter Form bei dem jeweiligen Empfänger ankommen, müssen Anhänge Ihrem E-POST-Anschreiben im JPEG- oder PDF-Format beigefügt werden. Denn nur diese Dateien können im Druckzentrum verarbeitet und gedruckt werden. Generell sollten Sie für Ihre E-POST-Anhänge folgende Dinge beachten:
- Das Dateiformat muss JPEG oder PDF sein.
- Als Seitengröße ist DIN A3 zulässig. Der Ausdruck Ihres Anhangs erfolgt allerdings im DIN A4-Format.
- Die Anhänge können schwarz-weiß oder farbig gedruckt werden. Beachten Sie bitte, dass farbige Ausdrücke höhere Versandkosten verursachen.
- Es werden nur die Schriftarten Arial, Courier New, Verdana und Times New Roman unterstützt.
- Werden Briefe über den E-POST-Service in gedruckter Form zugestellt, kann aus technischen Gründen nicht randlos gedruckt werden. Daher sollten Sie Seitenränder von 2,5 mm für oben, unten und rechts und 12 mm für links einhalten. Sollten Ihre Seitenränder von den vorgegebenen Werten abweichen, werden Bilder und Texte an die Seitengröße angepasst.
- Zu jedem Anhang, den Sie versenden möchten, müssen Sie mindestens ein 1-seitiges Anschreiben verfassen. Separate Anhänge können über den E-POST Service nicht versendet werden.
Die Informationen basieren auf den Angaben aus dem E-POST-Serviceportal für Geschäftskunden (Stand: 31.10.2016). Bitte prüfen Sie regelmäßig, ob sich Änderungen für Anhänge ergeben haben.
Frage # 17: Gibt es eine Seitenbegrenzung für E-POST-Briefe?
Ja, die gibt es. Ein E-POSTBRIEF kann maximal 94 Seiten umfassen. Dabei werden bis zu 3 Blätter als Standardbrief versendet, vier bis neun Blätter als Kompaktbrief und zehn und mehr Blätter als Großbrief. Abhängig von der Anzahl der Seiten und ob Sie ihre Briefe farbig oder schwarzweiß drucken lassen, variieren die Portokosten.
Frage # 18: Bekomme ich eine Empfangsbestätigung meiner E-POST-Briefe?
Eine Empfangsbestätigungsfunktion ähnlich wie bei E-Mails gibt es bei der E-POST nicht. Sie haben aber die Möglichkeit, ein Anschreiben als Einschreiben mit Empfangsbestätigung zu versenden. Wie bei einem herkömmlichen Einschreiben mit Empfangsbestätigung muss der Empfänger den Empfang des Briefes dann quittieren. Die Empfangsbestätigung wird Ihnen zusätzlich zur Versand- und Zustellbestätigung gesondert zugeschickt.
Frage # 19: Kann ich Einschreiben auch direkt aus Advoware verschicken?
Mit dem Update Advoware 4.1 haben Sie die Möglichkeit, Einschreiben aus Advoware heraus zu verschicken. Dafür geben Sie im letzten Schritt vor dem E-POST-Versand in den Optionen an, ob Sie dieses Schreiben als Einschreiben mit Empfangsbestätigung verschicken möchten. Neben dieser Option können Sie zudem wählen, ob Ihr Brief zum Beispiel per Farbdruck oder beidseitig bedruckt verschickt werden soll.
Frage # 20: Wie kann ich mich auf die Registrierung für den E-POST-Service vorbereiten?
Als Geschäftskunde halten Sie für eine möglichst schnelle E-POST-Registrierung folgende Unterlagen und Informationen bereit:
- Im Falle eines existierenden Registerauszugs (Handelsregister, etc.) halten Sie bitte Registernummer, den Ort sowie die persönlichen Daten der gesetzlichen Unternehmensvertreter bereit.
- Falls Sie schon Kunde bei der Deutschen Post sind, benötigen Sie für die Registrierung Ihre Kundennummer (EKP-Nummer).
- Darüber hinaus sollten Sie die Kontaktdaten der Person dabei haben, die in Ihrer Kanzlei die Administration für das E-POST-Portal übernehmen soll. Wichtig sind hierfür das Geburtsdatum, die Adresse und die Mobilfunknummer Ihres Administrators.
- Die Kontaktdaten des Ansprechpartners in Ihrer Kanzlei, falls der Kundenservice der Deutschen Post Rückfragen hat.
- Ihre Zahlungsdaten.