Vorgestern haben wir eine Serie gestartet, die sich intensiv mit dem Thema Qualitätsmanagement und dessen Zertifizierung in Anwaltskanzleien beschäftigt. Gestern habe ich mir ein paar grundlegende Gedanken dazu gemacht, und heute beschäftige mich mit der Frage, welchen Anforderungen eine Anwaltskanzlei genügen muss, um gemäß DIN EN ISO 9001:2008 vom TÜV mit einem Zertifikat bedacht zu werden. Als Grundlage steht mir auch heute wieder der Leitfaden mit dem Titel “Qualitätsmanagement und Zertifizierung” Pate.
Update 24.7.2018: Mittlerweile weist die ISO-Norm 9001 den Zusatz „2015“ auf. Worin sich beide Fassungen unterscheiden, erfahren Sie im zugehörigen Blogbeitrag.
20 Einzelnormen umfasst die DIN-Norm EN ISO 9001:2008, die eine Anwaltskanzlei allesamt erfüllen muss, will sie ihr zugehöriges QM-System von der zuständigen Prüfungsstelle zertifizieren lassen. Dazu gehören – stichpunktartig aufgelistet – folgende Kriterien:
1. Verantwortung der Leitung bei der Einführung eines QM-Systems. Unterkriterien: Qualitätspolitik, Festlegung und Dokumentation von Verantwortungen und Befugnissen, regelmäßige QM-Bewertung und Korrektur, etc.
2. Einführung eines Qualitätsmanagementsystems und Erstellung des zugehörigen Handbuchs. Unterkriterien: Verfahrensanweisungen, Qualitätsplanung.
3. Beschreibung des Prfüungsablaufs bei Aufnahme neuer Mandanten (Vertragsprüfung). Unterkriterien: Prüfungsvorgang, Vertragsänderungen, Aufzeichnung über Vertragsprüfung.
4. Einführung neuer Dienstleistungen (Designlenkung). Unterkriterien: keine.
5. Organisation der QM-Dokumente/-Daten. Unterkriterien: Genehmigung, Änderung und Herausgabe.
6. Qualitätsfähigkeit von Kanzlei-Dienstleistern. Unterkriterien: Beurteilung von Subauftragsnehmern, Beschaffungsangaben, Prüfung beschaffter Produkte.
7. Der richtige Umgang mit Informationen, Dokumenten und Vermögenswerte von Mandanten. Unterkriterien: keine.
8. Rückverfolgbarkeit von Dienstleistungen. Unterkriterien: keine.
9. Planmäßige und kotrollierte Rechtsberatung zur Sicherstellung optimaler Beratungsergebnisse. Unterkriterien: keine.
10. Verfahrensanweisungen für Prüfungen. Unterkriterien: Eingangsprüfung, Zwischenprüfung, Endprüfung, Prüfaufzeichnungen.
11. Pflege der Prüfmittel. Unterkriterien: keine.
12. Transparenter Bearbeitungsstatus. Unterkriterien: keine.
13. Korrektur bzw. Aussonderung fehlerhafter Dienstleistungen. Unterkriterien: keine.
14. Beseitigung faktischer und potentieller Fehler. Unterkriterien: keine.
15. Geeignete Verfahren für die Aktenverwaltung, Datensicherung, Datenschutz. etc. Unterkriterien: keine.
16. Qualitätsanforderungen belegbar machen. Unterkriterien: keine.
17. Durchführung regelmäßiger interner Audits. Unterkriterien: keine.
18. Regelmäßige Schulung sämtlicher Mitarbeiter. Unterkriterien: keine.
19. Mandantenstamm optimal pflegen. Unterkriterien: keine.
20. Statistische Methoden definieren. Unterkriterien: keine.
