Als langjähriges APRAXA-Mitglied sahen sich Klages & Kollegen aus Osnabrück aufgrund einer Neustrukturierung der Kanzlei damit konfrontiert, die Wiederaufnahme in das Anwaltsnetzwerk nur mithilfe einer ISO-Zertifizierung erreichen zu können.
So entschloss man sich nach ausführlicher Recherche bei möglichen Anbietern für die advozon Kanzlei Konzept und deren Unterstützung in Sachen QM-Zertifizierung durch den TÜV.
Im folgenden Interview stellt Reinhard Kleinheider dar, warum sich Klages & Kollegen für die advozon Kanzlei Konzept entschieden hat, wie die vorbereitenden Maßnahmen zu bewerten sind und warum die Kanzlei ohne TÜV-Prüfung an das Zertifikat herangekommen ist.
Herr Kleinheider, warum haben Sie sich zertifizieren lassen?
Reinhard Kleinheider: Als langjähriges Mitglied des Anwaltsnetzwerks APRAXA sahen wir uns aufgrund einer Neustrukturierung unserer Kanzlei mit der Situation konfrontiert, uns ISO-zertifizieren lassen zu müssen. Andernfalls wäre die Wiederaufnahme in die APRAXA nicht möglich gewesen. Da wir gerne und regelmäßig mit Rechtsschutzversicherern zusammenarbeiten und Kanzleien von der APRAXA diesen nur noch mit Zertifikat empfohlen werden, hatten wir uns dazu entschieden, uns zertifizieren zu lassen.
Warum haben Sie sich für die advozon Kanzlei Konzept entschieden?
Aufgrund eines Telefonats mit dem TÜV Nord wegen möglicher Anbieter, die uns bei der erfolgreichen ISO-Zertifizierung unterstützen können, haben wir zu unserer großen Verwunderung feststellen müssen, welche enormen Kosten auf uns zukommen. Damit war das Thema für uns im Grunde schon nicht mehr interessant.
Dann habe ich aber Kontakt mit der APRAXA aufgenommen und unsere Bedenken gegenüber den Kosten geäußert. Da wurde mir während des Telefonats die advozon Kanzlei Konzept empfohlen, und nach dem ersten Telefonat war schnell klar: Bei diesem Anbieter fühlen wir uns sicher, und auch das Preis-Leistungsverhältnis spricht für die advozon Kanzlei Konzept.
Hatten Sie wegen der vorbereitenden Maßnahmen größere Bedenken?
Nein, im Grunde nicht. Das hatte vor allem damit zu tun, dass unsere Kanzleiabläufe sich sehr gut mit denen deckten, wie sie vonseiten der QM-Handbücher der advozon Kanzlei Konzept vorgesehen waren und sind. Das betraf unter anderem die IT-Infrastruktur, die Aktenan- und ablage und viele Abläufe mehr.
Wir waren also schon sehr gut organisiert, sodass die erforderlichen Anpassungen an die QM-Handbücher äußerst überschaubar waren. Das hat uns auch bei der Wiederaufnahme seitens der APRAXA geholfen, da wir schon seit vielen Jahren auf eine hohe Mandantenzufriedenheit blicken können, was die APRAXA sehr zu schätzen weiß.
Wurden Ihre Erwartungen seitens der advozon Kanzlei Konzept erfüllt?
Ja, vollständig. Ob das die ersten Informationen waren oder die ersten Gespräche bis hin zum sehr guten Kostengefüge – wir sind froh, uns in die Hände der advozon Kanzlei Konzept begeben zu haben.
Wie ist die Prüfung durch den TÜV verlaufen?
Falls wir in zwei Jahren vom TÜV geprüft werden sollten, hat uns die advozon Kanzlei Konzept bereits zum jetzigen Zeitpunkt angeboten, uns zu unterstützen.
Würden Sie die QM-Zertifizierung anderen Kollegen empfehlen?
Ja, auf jeden Fall, da die erforderlichen Maßnahmen die Kanzlei dazu „anhalten“, die organisatorischen Strukturen infrage zu stellen und zu optimieren. Das betrifft sowohl die eigene Arbeitseffizienz als auch eine verbesserte Transparenz gegenüber den Mandanten und Rechtsschutzversicherern. Denn die hohen Qualitätsstandards, die mit der Zertifizierung einher gehen, werden immer wichtiger.
Werden Sie das TÜV-Siegel zu Marketingzwecken nutzen?
Ja, wir werden das TÜV-Siegel für die Außendarstellung der Kanzlei intensiv nutzen. Dazu gehört das Einbetten des Zertifikats in unsere Internetseite, aber auch der Briefkopf der Kanzlei wird mit dem TÜV-Siegel verziert. Zudem möchten wir das Siegel in unser Kanzleischild integrieren, falls das technisch machbar ist.