Immer mehr Anwälte, die Mandanten sowohl aus dem gewerblichen Bereich, aber auch aus dem privaten Umfeld betreuen, sind darauf bedacht, ihre Kanzlei im richtigen Licht zu präsentieren. Zudem führen die gestiegenen Anforderungen seitens vieler Versicherungsgesellschaften in Sachen Qualitätsmangement dazu, dass ein Umdenken hinsichtlich der notwendigen Zertifizierung der eigenen Kanzleiorganisation gerade stattfindet.
Genau diese zwei Gründe waren für die Lesser Rechtsanwälte in Baden-Baden ausschlaggebend, sich mithilfe der advozon Kanzlei Konzept vom TÜV Hessen gemäß DIN EN ISO 9001:2008 zertifizieren zu lassen. Also, genauer gesagt, die komplette Kanzleiorganisation der Sozietät, die mittlerweile an drei vier Standorten arbeitet und von sechs acht Juristen vertreten wird.
Update 24.7.2018: Mittlerweile weist die ISO-Norm 9001 den Zusatz „2015“ auf. Worin sich beide Fassungen unterscheiden, erfahren Sie im zugehörigen Blogbeitrag.
Dazu sagt RA Herrmann, der sich maßgeblich um die Zertifizierungsmaßnahmen gekümmert hat: „Gerade wir als Apraxa-Mitglied sind darauf angewiesen, ein QM-Zertifikat vorweisen zu können. Andernfalls würden wir von dort keine neuen Mandate mehr erhalten, da Kanzleien ohne TÜV-Siegel nicht mehr auf der Empfehlungsliste der Apraxa erscheinen.“
„Zudem betreuen wir Privat- und Unternehmensmandanten, die auf Empfehlung ihrer Rechtsschutzversicherung auf uns aufmerksam werden. Ohne Zertifizierung würden wir an diese Mandate nicht mehr herankommen, da viele Versicherungsunternehmen die verlangten QM-Standards immer weiter anheben“, so RA Herrmann weiter.
Daher haben die Lesser Rechtsanwälte Anfang des Jahres die Firma advozon Kanzlei Konzept mit der Beratung und Unterstützung hinsichtlich einer Matrixzertifizierung der eigenen Kanzleiorganisation beauftragt.
Herr Herrmann, warum haben Sie sich für die Beraterfirma aus Nordwalde entschieden?
RA Herrmann: „Für uns waren bei der Entscheidung pro advozon Kanzlei Konzept drei wesentliche Aspekte wichtig: Ein überschaubare Aufwand bei der Vorbereitung sowie die Möglichkeit, dies in einem begrenzten Zeitrahmen von nicht mehr als zwei Monaten zu schaffen. Zudem waren wir auf der Suche nach einem attraktiven Preis, was die Matrixorganisation ohnehin bietet. Und mit der advozon Kanzlei Konzept konnten wir im Vergleich zu einem Mitanbieter gut ein Drittel der erforderlichen Kosten sparen. Fazit: Es war die richtige Entscheidung, auf die advozon Kanzlei Konzept gesetzt zu haben!“
Allerdings ist solch eine Zertifizierung mit einem erheblichen Aufwand verbunden: Der beginnt bei der Umstellung der Kanzleiprozesse und endet mit der Prüfung durch den TÜV.
Hatten Sie da nicht Bedenken im Vorfeld?
„Ja, die gab es natürlich. Wie schon erwähnt, haben wir uns Gedanken gemacht über die aufzuwendende Zeit, die Kosten, die Umsetzung der gesamten Maßnahmen und über die Unterstützung im Vorfeld und während der TÜV-Prüfung. Als wir dann gesehen haben, dass die Vorort-Unterstützung sogar vertraglich zusichert wird, waren wir uns sicher, mit der advozon Kanzlei Konzept den richtigen Partner gewählt zu haben. Und wir wurden in unserer Annahme nicht enttäuscht!“.
Das heißt also, dass Ihre Erwartungen allesamt erfüllt wurden?
„Ja, genau das heißt es! Das lässt sich bereits anhand der guten Checkliste festmachen, die wir als erstes ausgefüllt haben und die so selbsterklärend ist, dass außer ein paar kleineren Korrekturen keine weiteren Ergänzungen notwendig waren. Auf dieser Basis wurden dann von der advozon Kanzlei Konzept unsere QM-Handbücher erstellt, die von einer hohen fachlichen Kompetenz zeugen.
Aber auch die Vorort-Unterstützung seitens der zuständigen Herren hat uns sehr beeindruckt: Sie waren insgesamt dreimal in unserem Haus. Einen Nachmittag lang zur Fertigstellung der QM-Unterlagen, am Tag vor der Prüfung für das Fein-Tuning sowie am Prüfungstag selbst. Dank dieser sehr guten Vorbereitung ging die Prüfung durch den TÜV völlig problemlos vonstatten.“
Wie genau sah denn die Prüfung durch den TÜV aus?
„Nun, dabei wurden zahlreiche Aspekte überprüft. Das betraf beispielsweise die QM-Unterlagen, also das QM- und Prozesshandbuch, in denen Dinge wie die Vergabe von Vollmachten und die Aufnahme neuer Mandanten genau geregelt sind. Aber auch die Kanzleiräume wurden kritisch beäugt, ob diese den Standards der DIN-Norm EN ISO 9001:2008 entsprechen. Zudem wurden stichprobenartig Akten geprüft, aber auch die Internetseite hat der Herr vom TÜV angesehen. Hier muss beispielsweise sichergestellt werden, dass der Inhalt des Webpräsenz stets aktuell ist.“
Nun, das klingt alles recht euphorisch, Herr Herrmann. Sie würden also Kollegen trotz des nicht zu unterschätzenden Aufwands eine TÜV-Zertifizierung der eigenen Kanzleiorganisation empfehlen?
„Ja, das würde ich. Und zwar nicht nur wegen des Siegels, sondern alleine schon wegen der damit in Verbindung stehenden Notwendigkeit, die Prozesse und Zuständigkeit innerhalb der eigenen Kanzlei grundsätzlich und gründlich zu überdenken. Dann ist der Rest der notwendigen Zertifizierungsmaßnahmen gar nicht mehr so aufwändig. Und gerade für Wirtschafts- und Rechtsschutzversicherungskanzleien wird die QM-Zertifizierung immer wichtiger.“
