Mit der Kanzlei bolwin dokters aus Emsdetten bei Münster hat die advozon Kanzlei Konzept den etwa hundertsten Kunden erfolgreich zur QM-Zertifizierung geführt und damit eine echte Premiere feiert. Denn mit bolwin dokters wurde eine Sozietät geprüft, in der nicht nur Anwälte, sondern auch Wirtschaftsprüfer und Steuerberater arbeiten. Das gestaltete die vorbereitenden Arbeiten und die Prüfungsmaßnahmen zwar ein wenig aufwendiger, aber nicht minder erfolgreich.
In einem ausführlichen Interview stand uns Stefan Dokters Rede und Antwort rund um die Maxtrixzertifizierung. Während des Gesprächs erfuhren wir, dass bolwin dokters schon seit 2008 zufriedener advoware-Kunde ist, dass die Matrixzertifizierung gerade für kleinere und mittelgroße Kanzleien immer wichtig wird und dass sie das Thema Datenschutz sehr ernst nimmt.
Herr Dokters, wie kam es zu der Matrixzertifizierung Ihrer Kanzlei?
Stefan Dokters: Da wir bereits seit 2008 treuer und zufriedener advoware-Kunde sind, kam Herr Gerhard Hülskötter eines Tages auf uns zu, um uns von den Vorzügen der QM-Zertifizierung zu überzeugen. Das hat ihn kaum Aufwand gekostet, denn wir haben ziemlich schnell verstanden: Die Matrixzertifizierung ist genau das richtige Mittel für uns, um künftig standardisierte Prozesse und Abläufe innerhalb der Kanzlei besser steuern und delegieren zu können.
Woher wussten Sie, dass die Matrixzertifizierung „genau Ihr Ding“ ist?
Nun, da wir eine schnell wachsende Kanzlei sind, waren wir schon seit längerem mit den Prozessen und Strukturen innerhalb unserer Büroorganisation nicht mehr hundertprozentig zufrieden. Da kam uns die Aussicht, diesen Umstand mithilfe der advozon Kanzlei Konzept zu verbessern, natürlich sehr gelegen. Unsere Kanzlei umfasst nämlich mittlerweile rund 20 Mitarbeiter, davon sechs Berufsträger (Anwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer). Da waren wir schon länger auf der Suche nach einem System, das die täglichen Formalia steuern und hohe Qualitätsstandards aufrecht erhalten kann.
Unter diesen Aspekten schienen die notwendigen Maßnahmen der Maxtrixzertifizierung sehr hilfreich, mit denen wir jeden Arbeitsschritt in einen Prozess überführen konnten, der das Ganze nachvollziehbar macht. Zudem lässt sich die Maxtrixzertifizierung zu einem Bruchteil des Aufwands erreichen, der für eine Einzelzertifizierung erforderlich ist. Sowohl unter arbeitstechnischen als auch unter monetären Aspekten.
Was für uns übrigens kein Argument war, ist die Tatsache, dass die Zertifizierung der Kanzleiorganisation aus Sicht vieler Rechtsschutzversicherer und Organisationen wie der APRAXA immer wichtiger wird.
Wie aufwendig waren die vorbereitenden Maßnahmen der QM-Zertifizierung?
Dank der standardisierten Checkliste und eines frühen Besuchs von der advozon Kanzlei Konzept hielt sich der vorbereitende Arbeitsaufwand sehr in Grenzen. Dabei haben wir uns auf die wesentlichen Dinge beschränkt, die für die Maxtrixzertifizierung erforderlich waren, was den Aufwand zusätzlich begrenzt hat. So kam ich in der Vorbereitung zum Prüfungstermin auf etwa 10 bis 15 Stunden, in denen ich die notwendigen Daten und Unterlagen beisammen hatte. Dazu gehörte vor allem eine Ist-Aufnahme, welche Vorlagen, Musterschriftsätze und Checklisten in unserem Büro überhaupt zum Einsatz kommen.
Wie verlief denn der Prüfungstermin mit dem TÜV?
Den Prüfungstermin haben wir als sehr angenehm empfunden, der einen halben Tag dauerte. Mit dabei war der Datenschutzbeauftragte des TÜV Hessen, was von Anfang an einen Hinweis lieferte, in welche Richtung die Fragen gehen würden. Aber auch darauf waren wir vorbereitet, da wir aufgrund unserer Kanzleigröße einen internen Datenschutzbeauftragten beschäftigen, der sämtliche Fragen beantworten konnte.
Darüber hinaus wurden alle formalen Prozesse wie die QM-Handbücher geprüft und eine Hausbegehung durchgeführt. Dabei wurden einzelne Mitarbeiter befragt, vor allem aus dem steuerlichen Bereich unserer Kanzlei. Denn der war selbst für den TÜV Hessen neu und interessant, sodass sich die Herren unsere Anwendungen und die Datenerfassung mit diesen Programmen genau angesehen haben. Auch dabei stand der Datenschutz im Vordergrund.
Wie war die Unterstützung seitens der advozon Kanzlei Konzept?
Die war wie zu erwarten sehr professionell und sehr fachkundig. Es stellte sich als sehr hilfreich heraus, dass Herr Kattenbusch von der advozon Kanzlei Konzept Rechtsfachwirt ist, der die Belange von Anwaltskanzleien genau kennt und weiß, worauf es bei der Beurteilung einer Kanzleiorganisation ankommt. Das brachte uns sehr schnell auf eine gemeinsame Gesprächsebene, die uns geholfen hat, sämtliche notwendigen Verbesserungen und Anpassungen schnellstmöglich umzusetzen. Das ging soweit, dass wir in einem der drei ausführlichen Gespräche auf die Fragen vorbereitet wurden, die erfahrungsgemäß vom TÜV gestellt werden. Eine perfekte Vorbereitung also.
In welchen Bereichen wurde Ihre Kanzlei zertifiziert?
Unsere Kanzlei wurde unter Anwalts- und Steuerberateraspekten geprüft und entsprechend zertifiziert. Das hatte natürlich Auswirkungen im Vorfeld, aber auch während des Prüfungstermins, da mehr Arbeitsprozesse als sonst beschrieben und festgehalten werden mussten. Das betraf vor allem den steuerlichen Bereich, in dem viele dieser Arbeitsschritte komplett neu definiert und im QM-Handbuch niedergeschrieben geschrieben wurden. Das machte sich beispielsweise in den Bereichen Finanz- und Lohnbuchhaltung bemerkbar. Das Gute daran war allerdings, dass rund 80 Prozent aller Prozesse in den Bereichen Anwalt und Steuerberater deckungsgleich sind.
Wie werden Sie die Zertifizierung nach außen einsetzen?
Wir werden in dieser Richtung verschiedentlich aktiv sein: Zum einen lassen wir unseren Briefbogen Anfang 2014 um das TÜV-Siegel ergänzen, zum anderen wird sich die Zertifizierung auch auf unserer Internetseite widerspiegeln.
Darüber hinaus hat die lokale Presse bereits unter dem Titel „Ausgezeichnetes Qualitätsmanagment“ über uns berichtet, sodass wir auch dieser kommunikativen Verpflichtung bereits nachgekommen sind.
Welche IT-Dienstleistungen setzen Sie von Hülskötter & Partner ein?
Wir arbeiten vor allem mit advoware, das wir um die Module advoware Telefonie, advoware onlineAkte, advoware Smartphonekalender und Advovoice ergänzt haben, mit dem unsere gesprochenen Schriftstücke erfasst, transkribiert und der jeweiligen Akte zugeordnet werden können. Darüber hinaus wollen wir künftig das mobile Diktieren mithilfe einer App wie Dictate + Connect stärker nutzeT
Wie garantieren Sie den Datenschutz innerhalb Ihrer Kanzlei?
Dabei hilft uns vor allem der bereits erwähnte Datenschutzbeauftragte, der sich um sämtliche internen Belange in Sachen Datenschutz kümmert, und das vor allem unter technischen Aspekten wie der gesetzeskonformen Datenverarbeitung. Da dieses Wissen immer wieder aufgefrischt werden muss, besucht unser Datenschutzbeauftragter bereits die Webinare, die Hülskötter & Partner zu diesem Thema anbietet. Und natürlich sorgen wir auch dafür, dass die übrigen Mitarbeiter ebenfalls ein gutes Allgemeinwissen in Sachen Datenschutz aufweisen können.
Darüber hinaus betreiben wir mithilfe unseres Nummernsystems aktiven Datenschutz. Hierbei bekommt jeder Mandant eine eindeutige, fortlaufende Nummer zugewiesen, die auf sämtlichen Unterlagen vermerkt wird, die mit diesem Mandat zu tun haben. Damit stellen wir sicher, dass beispielsweise die zugehörigen Akten, selbst wenn sie einmal gut sichtbar auf einem Tisch liegen sollten, keiner Person zugewiesen werden können. Das minimiert obendrein mögliche Verwechselungen ähnlich klingender Mandantennamen.
Update 25.7.2018: Mit der aktuellen Fassung advoware 5.1 stehen zahlreiche neue und verbesserte Funktionen parat wie die E-Mail-Verschlüsselung per S/MIME, ein deutlich verbesserter Datenschutz gemäß der Anforderungen der DSGVO, die Durchführung einer Anlagenbuchhaltung und vieles mehr.