Die Digitalisierung von Anwaltskanzleien liegt uns besonders am Herzen. Denn mit jedem Arbeitsschritt, den Anwälte und Anwältinnen analog vollziehen, verpassen sie eine weitere Gelegenheit, die digitale Transformation ernsthaft umzusetzen und mitzugehen.
Daher haben wir uns mit der Deutschen Post zusammengeschlossen und bieten gemeinsam rund um den E-POST-Service bestimmte Dienstleistungen an. Eines davon ist eine zweiteilige FAQ-Liste, mit dessen Hilfe wir die häufigsten Fragen rund um den E-POST-Service aus Advoware-Anwendersicht beantworten wollen. Den zweiten Teil gibt es ebenfalls hier auf dem Blog, und das schon sehr bald.
Dass der E-POST-Service immer mehr Anwender überzeugt, hat die Veranstaltungsreihe gezeigt, die wir in diesem Sommer gemeinsam mit der Deutschen Post durchgeführt haben. Dort konnten wir zahlreiche Teilnehmer davon überzeugen, sich noch an Ort und Stelle für den E-POST-Dienst zu registrieren. Warum das eine gute Idee ist, konnte ich höchstpersönlich von Nicole Schimmelpfennig erfahren, mit der ich in München das verlinkte Videointerview geführt habe.
Gerne zeigen wir Ihnen auch in einem kurzen persönlichen Webinar, wie der E-POST-Service in Kombination mit Advoware funktioniert und welches Einsparpotenzial im E-POST-Dienst der Deutschen Post steckt. Zusätzlich haben wir für Sie ein Aktionspaket rund um die Advoware Module geschnürt, die Ihnen bei der Digitalisierung Ihrer Kanzlei helfen. Sparen Sie mit dem Aktionspaket bis zu 30 % auf die Lizenzpreise, Schulung und Servicearbeiten im Rahmen des Aktionspakets. Rufen Sie uns gerne unter 02573-9393-0 an oder buchen Sie Ihr persönliches Webinar direkt online.
So, und für alle E-POST-Interessierten, die sich noch nicht ganz sicher sind, wie sie diesen Service in Kombination mit Advoware nutzen sollen, folgen jetzt die ersten 10 Fragen und Antworten:
Frage #1: Können E-POST-Briefe nur elektronisch zugestellt werden?
Frage #2: Welche Voraussetzungen sind für das Verschicken von E-POST-Briefen via Advoware erforderlich?
Frage #3: Werden E-POST-Dokumente bei Gericht rechtlich anerkannt?
Frage #4: Wie funktioniert der Versand aus Advoware heraus?
Frage #5: Wer darf E-POST-Briefe via Advoware versenden?
Frage #6: Kann man elektronisch verfasste Briefe mit einer Unterschrift versehen?
Frage #7: Wo kann ich meine empfangenen E-POST-Briefe abrufen?
Frage #8: Erscheinen empfangene E-POST-Briefe automatisch in Advoware?
Frage #9: Kann man den Empfang von elektronischen E-POST-Briefen deaktivieren?
Frage #10: Können meinen E-POST-Briefen Anhänge beigefügt werden?
Frage#1: Können E-POST-Briefe nur elektronisch zugestellt werden?
Verfügt der Empfänger einer E-POST-Mail über keine E-POST-Adresse oder keinen empfangsbereiten elektronischen Briefkasten, wird der elektronische Brief nach dessen Erhalt von der Deutschen Post ausgedruckt und per Postbote auf herkömmlichen Weg zugestellt. Besitzt der Empfänger eine empfangsbereite E-POST-Adresse bzw. elektronischen Briefkasten, kann ein E-POST-Brief selbstverständlich auch rein elektronisch zugestellt werden.
Frage #2: Welche Voraussetzungen sind für das Verschicken von E-POST-Briefen via Advoware erforderlich?
Hierfür sind folgende Schritte auszuführen:
1. Der Kanzlei-Inhaber registriert sich für den E-POST-Dienst bei der Deutschen Post, um in den Besitz einer gültigen E-POST-Adresse zu kommen.
2. Die Zugangsdaten des E-POST-Kontos hinterlegen Sie in den Grundeinstellungen unter dem Punkt Zusatzmodule – E-POST. Wenn Sie diesen anwählen, können Sie dort ihre E-POST Adresse mit dem gewählten Passwort hinterlegen.
3. Stellen Sie ein, welche Anschreibenarten in Ihrer Kanzlei über die E-POST-Schnittstelle versendet werden können. Gehen Sie hierfür in den Grundeinstellungen auf Aktenverwaltung und dann auf den Punkt Postausgang. Setzen Sie innerhalb der Option Versendungsarten den Haken in der Spalte E-POST bei den Anschreiben, die über die E-POST-Schnittstelle versendet werden dürfen.
4. Ebenso sollten Sie sich darüber Gedanken machen, wer innerhalb Ihrer Kanzlei E-POST Briefe versenden darf. Der Administrator Ihres Advoware-Systems kann in den Grundeinstellungen Ihrer Advoware-Installation einstellen, welcher Nutzer das E-POST Symbol im Postausgang angezeigt bekommt.
5. Der Kanzleibriefkopf muss den E-POST-Standards angepasst werden. Wichtig ist, dass der Briefkopf bestimmte Sperrflächen auf dem Briefkopf frei lässt und Grafiken auf Ihrem Briefkopf im CMYK-Farbraum gespeichert sein müssen.
Generell sollten Sie beachten, dass aufgrund des Druckverfahrens seitens der Deutschen Post beim Ausdruck der E-POST-Briefe kein randloser Druck erfolgen kann. Sollten Sie in Ihrem Briefkopf eine randlose Grafik haben, sollten Sie mit Ihrer Grafikagentur überlegen, wie Sie den Briefkopf für den E-POST-Versand anpassen können. Weitere Details zur Anpassung des Briefkopfes finden Sie im Benutzerhandbuch des E-POST-Mailers. Dieses Dokument können Sie auf der zugehörigen E-POST-Webseite herunterladen.
5. Alle vorgesehenen Anwender sollten für den Umgang mit der E-POST-Funktion in Advoware geschult werden.
Frage #3: Werden E-POST-Dokumente bei Gericht rechtlich anerkannt?
Ja, denn das OLG Hamm hat am 4. April 2016 beschieden, dass der Versand von bestimmenden Schriftsätzen über das Medium E-POST zulässig ist. Hierzu ein Auszug aus dem Beschluss des OLG Hamm:
„… Der von dem Beschwerdeführer genutzte E-Post-Brief genügt jedoch den Anforderungen, die von der höchstrichterlichen Rechtsprechung für ein schriftliches Dokument, welches durch ein modernes Fernkommunikationsmittel übermittelt wird, aufgestellt worden sind. Gegenstand dieser Rechtsprechung war die Übermittlung bestimmender Schriftsätze per Telegramm, Fernschreiber und schließlich per Fax, also auf Kommunikationswegen, bei denen das zum Gericht gelangende Schriftstück ebenso wie beim E-Post-Brief keine eigenhändige Unterschrift des Absenders trägt. …“
Den gesamten Beschluss finden Sie auf der verlinkten Webseite.
Frage #4: Wie funktioniert der Versand aus Advoware heraus?
1. Um aus Advoware heraus Dokumente per E-POST verschicken zu können, erstellen Sie zunächst Ihre Anschreiben/Dokumente wie gewohnt über die Funktion Anschreiben. Die Anschreibenfunktion finden Sie in Advoware wie gewohnt über das Kontextmenü der rechten Maustaste, wenn Sie in der Akte auf einen Aktenbeteiligten klicken. Wie Sie in Advoware Anschreiben erstellen, können Sie sich als Advoware-Kunde der Firma Hülskötter in unserer Onlineakademie ansehen.
2. Sobald Sie das Dokument über die Advoware-Schnittstelle in Word zur Akte speichern, öffnet sich ein Dialogfenster. Hier können Sie angeben, dass Sie das Dokument per E-POST versenden möchten, ebenso können Sie Anhänge aus der Aktengeschichte oder vom Computer anfügen.
3. Weitere Einstellungen (duplex/simplex Druck, Einschreiben, farbig/schwarz-weiß Druck) können Sie vor dem Versand im Dialogfenster für die E-POST vornehmen.
4. Den E-POST-Versand nehmen Sie nach Kontrolle des Dokuments direkt aus dem Postausgang vor. Nach Prüfung des Dokumentes müssen Sie den Status zunächst auf „freigegeben“ setzen und dann den gelben E-POST-Button betätigen. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie erneut auswählen können, welche Briefe über die E-POST-Schnittstelle versendet werden sollen. Soll der Versand initiiert werden, klicken Sie auf „Übertragung starten“. Das Porto wird für Sie automatisch berechnet und in der jeweiligen Akte als Auslage hinterlegt.
Frage #5: Wer darf E-POST-Briefe via Advoware versenden?
Innerhalb der Grundeinstellungen von Advoware können die Benutzergruppen bestimmt werden, die elektronische Briefe mithilfe der E-POST-Schnittstelle von Advoware versenden dürfen. Die Einstellungen zu den Benutzergruppen finden Sie in den Grundeinstellungen unter dem Punkt Kanzleiorganisation.
Frage #6: Kann man elektronisch verfasste Briefe mit einer Unterschrift versehen?
Ja, man kann. Dies geschieht idealerweise während des Korrekturlesens eines Briefs. Öffnen Sie hierzu das Dokument in Word und fügen Sie über die Advoware-Word-Schnittstelle Ihre Signatur hinzu. Alternativ können Sie Dokumente mit einer qualifizierten Signatur versehen, sofern Sie ein geeignetes Kartenlesegerät und eine Signaturkarte besitzen. Informationen zu geeigneten Kartenlesegeräten finden Sie in der Advoware-Hilfe unter dem Punkt „Hilfe zum Elektronischen Rechtsverkehr“.
Frage #7: Wo kann ich meine empfangenen E-POST-Briefe abrufen?
Sobald Sie einen E-POST-Brief erhalten, werden Sie darüber kostenlos per SMS informiert. Ihre empfangenen Briefe befinden sich im Posteingang des kostenlosen Zusatzprogramms E-POST MAILER. Den E-POST MAILER können Sie von der zugehörigen Webseite auf Ihren PC laden und dort installieren. Sollten Sie Fragen zur Installation und Bedienung des E-POST MAILERS haben, setzen Sie sich bitte mit der Servicehotline der Deutschen Post in Verbindung oder erkundigen sich im Hilfe-Bereich der Deutschen Post.
Frage #8: Erscheinen empfangene E-POST-Briefe automatisch in Advoware?
Nein, diese erscheinen derzeit noch nicht automatisch in Advoware. Sollten Sie allerdings das Zusatzmodul AdvoScan Plus nutzen, können Sie Ihre Briefe mit wenigen Handgriffen einscannen und der jeweiligen Akte zuordnen lassen. Eine ordnungsgemäße Zuordnung setzt eine korrekte Referenzierung aktenspezifischer Daten auf der Eingangspost voraus, da die Daten auf dem Brief während der Zuordnung mit den Daten Ihrer Advoware-Datenbank verglichen werden. Für weitere Informationen zum Modul AdvoScan Plus steht Ihnen unser Beraterteam gerne zur Verfügung.
Frage #9: Kann man den Empfang von elektronischen E-POST-Briefen deaktivieren?
Grundsätzlich bleibt es jedem Inhaber einer E-POST-Adresse überlassen, ob er sich in das E-POST-Verzeichnis der Deutschen Post eintragen lässt oder nicht. Zusätzlich kann man den Empfang von E- POST-Briefen steuern, indem man die E-POST-Adresse der Kanzlei auf dem Briefbogen bekannt gibt oder nicht.
Insbesondere zu Beginn empfiehlt es sich, erst einmal nur den Postausgang zu digitalisieren. Sind diese Prozesse in der Kanzlei etabliert, sollte man auch den Posteingang schrittweise digitalisieren und seinen Mandanten und anderen Kontakten die kanzlei-bezogene E-POST-Adresse mitteilen.
Falls Sie dahingehend weitere technische Fragen haben, die das E-POST System betreffen, bitten wir Sie mit dem Kundenservice der Deutschen Post AG Kontakt aufzunehmen.
Frage #10: Können meinen E-POST-Briefen Anhänge beigefügt werden?
Ja, Sie können Ihren digitalen E-POST-Briefen jeweils ein Dokument über Advoware beifügen. Falls Sie mehrere Anhänge einem Brief zuordnen möchten, erreichen Sie dies momentan nur mithilfe eines „Kniffs“: Fassen Sie die gewünschten Dokumente in der Aktengeschichte zu einem einzigen Dokument zusammen und hängen Sie dieses Ihrem Brief an. Diese Funktion wird in einem der nächsten Advoware-Updates erweitert.