Vielleicht haben Sie sich schon einmal gefragt, wie der Tagesablauf unserer Kunden aussieht, die mithilfe von advoware und Advozon-Dienstleistungen ihre Kanzleiabläufe organisieren. Damit Sie einen kleinen Eindruck davon bekommen, haben wir einen ganz normalen Tag der Kanzlei S. & P. aus M. für Sie skizziert. Viel Spaß beim Schmökern!
8:30 Uhr: Mobile Terminplanung mit dem advoware Smartphonekalender
Nach dem ersten Kaffee begibt sich Rechtsanwalt S. an seinen Schreibtisch und geht am PC sämtliche Termine durch, die ihm sein Sekretariat in den Advoware-Kalender eingetragen hat. Dabei achtet er peinlich genau darauf, dass die Termine automatisch mit dem Advoware Smartphonekalender synchronisiert werden. Denn sollte sich im Laufe des Tages einer dieser Termine verschieben oder ausfallen, sieht das Rechtsanwalt S. sofort auf seinem Smartphone. Das spart ihm viel Zeit und eine Menge grauer Haare.
9 Uhr: Neue Mandanten mithilfe des QM-Handbuchs anlegen
Das Sekretariat nimmt sich zu dieser Zeit bereits der Aufnahme neuer Mandanten an. Da die Kanzlei S. & P. mithilfe der advozon Kanzlei Konzept ISO-zertifiziert wurde, hat jede Mitarbeiterin einen dezentralen Zugriff auf die zugehörigen QM-Handbücher, in denen genau festgelegt ist, mit welchen Schritten die Aufnahme eines neuen Mandanten zu erfolgen hat. Das erleichtert die Arbeit der Mitarbeiter ganz ungemein und erfüllt zudem die Anforderungen der DIN-Norm ISO EN 9001:2008.
Update 25.7.2018: Mittlerweile weist die ISO-Norm 9001 den Zusatz „2015“ auf. Worin sich beide Fassungen unterscheiden, erfahren Sie im zugehörigen Blogbeitrag.
11:30 Uhr: Effiziente Gerichtstermine dank Dictate + Connect
Mittlerweile sitzt Rechtsanwalt S. in der Bahn und nutzt die Reisezeit zum Gericht optimal, indem er die Notizen des gestrigen Termins mit seinem iPhone und der Diktiersoftware Dictate + Connect aufzeichnet. Hierfür hat er sich sogar eines der Business-Abteile der Deutschen Bahn reservieren lassen. Sobald die Audiodatei fertig ist, lädt er diese hochverschlüsselt und abhörsicher auf einen nach EU-Recht zulässigen Internetserver, auf den sein Sekretariat via advoware Zugriff hat. Das spart eine Menge Zeit und Arbeit und beschleunigt die Arbeitsabläufe der Kanzlei.
14:30 Uhr: Das papierlose Büro mit der advoware onlineAkte & Advovoice
Das Sekretariat hat die Sprachaufzeichnung von Rechtsanwalt S. mittlerweile erhalten und diese auch schon transkribiert. Dank Advovoice, dem Sprachmodul von advoware, gelingt das direkt am PC. Zudem lässt sich das Dokumente der richtigen Akte zuordnen. Mithilfe der advoware onlineAkte landen die Unterlagen auf einem geschützten Webserver, auf den nur die Kanzlei und der Mandant Zugriff haben. Das erhöht die Transparenz zwischen Mandant und Kanzlei und macht zudem gedruckte Schriftstücke und den postalischen Versand derselben überflüssig. Wieder einmal spart Advoware bares Geld – und Zeit.
Update 25.7.2018: Mit der aktuellen Fassung advoware 5.1 stehen zahlreiche neue und verbesserte Funktionen parat. Dazu gehört die optimierte Fassung der advoware onlineAkte genauso wie die E-Mail-Verschlüsselung per S/MIME, ein deutlich verbesserter Datenschutz gemäß der Anforderungen der DSGVO, die Durchführung einer Anlagenbuchhaltung und vieles mehr.
15:30 Uhr: Proaktives Kanzleimarketing und Mitarbeiterfortbilung
Nachmittags stehen bei der Kanzlei S. & P. die Themen Marketing und Mitarbeiterfortbildung auf dem Programm. Hierfür hat sich Rechtsanwalt P. eine Webseite erstellen lassen, mit dessen Hilfe er seine Kanzlei optimal darstellen kann. Obendrein ist seitdem via Google sehr viel besser auffindbar.
Zur selben Zeit befindet sich die Rechtsanwaltsfachgehilfin in der Hülskötter Kanzleiakademie, um ihre Kenntnisse rund um advoware zu vertiefen. Heute stehen die neuen und verbesserten Funktion von advoware 5.1 auf dem Programm. Das sind sinnvoll 90 investierte Minuten, die das Onlineseminar dauert. Und das ganz ohne Fahraufwand.
23 Uhr: Vollautomatisches Backup und Software-Update
Die Kanzlei S. & P. befindet sich schon längst im wohlverdienten Feierabend, da kümmert sich jemand um die Sicherheit der Kanzlei. Es handelt sich dabei nicht um einen Sicherheitsdienst, sondern um Advozon Datensicherung, den zuverlässigen Backupservice von Hülskötter & Partner. Advozon Datensicherung legt jeden Tag um diese Zeit vollautomatisch eine Sicherheitskopie sämtlicher Daten der Kanzlei an, falls diese einmal verschwinden sollten.