Update: Seit dem 3. Juli steht advoware 5.1 zum Download bereit.
Voraussichtlich am 15. Juni erscheint die neue Version advoware 5.1. Mit den neuen Funktionalitäten möchten wir Sie bei der Umsetzung der auch in Ihrer Kanzlei vorzunehmenden technisch-organisatorischen Maßnahmen und bei den Dokumentationspflichten unterstützen.
➡ Besonders schützenswerte Daten wie Bankverbindungen oder Religionszugehörigkeit werden in der Kanzleidatenbank verschlüsselt. Dies entspricht den strengen Vorgaben des Artikels 9 DSGVO.
➡ Passwörter von Mitarbeitern und Beteiligten wurden schon immer in der Kanzleidatenbank als sogenannte sichere Hashwerte abgelegt, die von Hackern nicht in Klartext entschlüsselt werden können. Auch die Passwörter für die in advoware integrierten online-Dienste wie e.Consult, Riser, GDV, drebis und Supercheck auf unseren Servern werden in dieser Form verschlüsselt. Neu in advoware 5.1 ist, dass auch die komplette Datensicherung per Option verschlüsselt im Dateisystem abgelegt werden kann..
➡ Möchte sich ein Mandant für die onlineAkte anmelden, geschieht dies ab Version 5.1 mithilfe einer Freigabefunktion. Diese sorgt für eine Zwei-Faktor-Authenfizierung für noch mehr Sicherheit: Nachdem die Kanzlei einen Benutzernamen und das zugehörige Kennwort selbst vergeben hat, erzeugt der neu geschaffene Freigabedienst einen Aktivierungscode, der beim Anmelden zur onlineAkte zusätzlich eingetragen werden muss. Dies stellt sicher, dass eine unbefugte Person keinen Zugang zur onlineAkte bekommt, wenn die Kanzlei beispielsweise eine falsche E-Mail-Adresse hinterlegt hat. Damit genügt die onlineAkte in Kombination mit der von Anfang an vorhandenen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung höchsten Sicherheitsstandards.
➡ Für die Funktion „Kennwort vergessen“ wird ein eigenes Portal eingerichtet, auf das advoware-Anwender ab der Version 5.1 direkt aus der Kanzleisoftware heraus zugreifen können.
➡ Sämtliche Zugriffe und Änderungen an schützenswerten personenbezogenen Daten werden protokolliert. Damit lässt sich jederzeit feststellen, welcher Mitarbeiter welche Daten zu welchem Zeitpunkt angelegt, geändert oder gelöscht hat.
➡ Verlangt ein Mandant Auskunft zu seinen gespeicherten Daten, kann per Knopfdruck ein Mustertext generiert werden (Artikel 15 DSGVO). Die zu einer Person gespeicherten personenbezogenen Daten können zudem in ein strukturiertes Format exportiert und dem Mandanten auf Verlangen zugesandt werden (Artikel 20 DSGVO).
➡ In jeder Akte kann ein Aufbewahrungsdatum hinterlegt werden, nach dessen Ablauf alle Daten gelöscht werden können. Dies geschieht mithilfe des Hilfsprogramms „Akten löschen“, das mit advoware 5.1 erweitert wurde und direkt über die Programmstartleiste erreichbar ist (Artikel 17 DSGVO).
Neben den Neuerungen zur DSGVO werden weitere Verbesserungen in advoware 5.1 Einzug halten. Das betrifft die Bereiche Finanzbuchhaltung, E-Mail-Kommunikation und Notariat.
Finanzbuchhaltung: Ganz neu lässt sich mithilfe von advoware eine ordentliche Anlagenbuchhaltung durchzuführen. Zu den neuen Funktionen gehört zudem die Option, ELSTER-relevante Meldungen wie die Umsatzsteuervoranmeldung oder Zusammenfassende Meldung automatisch zu erstellen und an die Finanzbehörde ebenso automatisiert übermitteln zu können. Dies ist analog für die Anlagen AVEÜR (Anlagevermögen EÜR) und SZE (Ermittlung der nicht abziehbaren Schuldzinsen für Einzelunternehmen) anwendbar.
E-Mail-Kommunikation: Das in advoware integrierte E-Mail-Programm erlaubt dank des Updates eine verschlüsselte Kommunikation auf Basis von S/MIME. Auch das erhöht die Sicherheit der Kanzleikommunikation, speziell im Hinblick auf die DSGVO. Die hierfür benötigten Zertifikate lassen sich in advoware entweder global für die Kanzlei und/oder jeden einzelnen Beteiligten verwalten.
Notariat: Ab sofort beinhaltet das Modul „Notariat“ ein Grundbuchmodul, mit dem man Grundbücher vollständig erfassen kann und mit dem sämtliche Anlagen für die Veräußerungsanzeige unterstützt werden. Neu ist auch ein Immobilienrechner, mit dem diverse Kalkulationsaufgaben durchgeführt werden können.
Sobald das advoware-Update 5.1 zum Download bereit steht, werden wir Sie darüber informieren. Darüber hinaus möchten wir Sie in Kenntnis setzen, dass wir zum advoware-Update ein Webinar anbieten werden, mit dem wir sämtliche neuen Inhalte schulen. Das Webinar erfolgt im Rahmen der Hülskötter Kanzleiakademie Flatrate kostenlos.
Übrigens: Im Zuge unserer Teilnahme an der AdvoTec 2018, die im Rahmen des Dt. Anwaltstags in Mannheim stattfindet, gewähren wir wieder einmal lukrative Rabatte. Sehen Sie am besten per Mausklick nach, wie Sie davon profitieren können.
