Die digitale Kanzlei. Damit beschäftigen wir uns schon seit rund 30 Jahren. Zugegeben, am Gründungstag von Hülskötter & Partner war noch vieles analog (vor allem in Kanzleien), doch heute sehen wir immer mehr Anwälte und Jurist*innen, die vermehrt digital arbeiten wollen. Hier gehört – auch und wegen der Corona-Pandemie – das Betreuen von Mandanten per Videochat genauso dazu wie das Kommunizieren per Online-Akte, das digitale Erfassen des gesamten Postein- und ausgangs und vieles mehr.
Videogespräche – die neue Art der Mandantenbetreuung
Schon vor Corona stellte für den ein oder anderen Mandanten das Aufsuchen eines Anwalts eine echte Hürde dar. Was ihn/sie entweder davon abhielt, mit dem Anwalt/der Anwältin seiner Wahl überhaupt in Kontakt zu treten oder sich während des Mandats regelmäßig auszutauschen. Schließlich sitzt die Kanzlei nicht immer direkt „ums Eck“, und Zeit ist ebenfalls nicht unbegrenzt vorhanden. Wie einfach scheint da die Anbahnung eines neuen Mandats oder die Betreuung desselben auf dem digitalen Weg?
Mit der advoware onlineAkte bieten wir schon eine ganze Weile eine Kommunikationsplattform, auf der sich Anwalt und Mandant digital austauschen können. Darüber werden Dokumente, Daten und andere Mandatsinformationen bereitgestellt, und das rechts- und abhörsicher.
Videobesprechungen direkt aus advoware heraus
Doch damit nicht genug: Mit dem Anwaltsprogramm advoware geben wir unseren Kunden eine Software an die Hand, mit der sich sämtliche juristischen Belange innerhalb einer Kanzlei abbilden lassen. Ob das die digitale Akte ist oder die Finanzbuchhaltung oder der gesamte Postein- und ausgang – das alles und vieles mehr unterstützt advoware mit seinen zahlreichen Funktionen.
Diese Vielfalt wird nun um eine neue hilfreiche Funktion erweitert, und das im Sinne einer videounterstützten Mandantengenerierung und -pflege. Die Rede ist von der Integration des Microsoft-Programms Teams, das sich in diesen Zeiten zu einer der meist genutzten Anwendungen entwickelt. Denn mit Microsoft Teams können sich Anwalt und Mandant über das Internet der Mausklick verbinden und dabei eine Videounterhaltung mit dem Mandanten durchführen oder Bildschirminhalte teilen. So lassen sich Verträge und Schriftstücke gemeinsam teilen, als ob der Mandant neben dem Anwalt säße.
Aber auch die Videokonferenzfunktion stehen den Kanzleimitarbeitern oder den Anwälten der Kanzlei zur Verfügung. Darüber hinaus lassen sich aber auch Dokumente gemeinsam bearbeiten und Aufgaben sowie Prioritäten festlegen und bearbeiten, die nichts mit Mandanten, sondern mit der unternehmerischen Entwicklung der Kanzlei und gar nichts mit der Kanzleisoftware zu tun haben. All dies ermöglicht Microsoft Teams, was sowohl die Betreuung der Mandanten als auch die interne Zusammenarbeit verbessern kann.
Und was bedeutet das für advoware-Anwender? Nun, das ist das Besondere daran. Denn der verantwortlichen Software-Schmiede Advo-web ist es in relativ kurzer Zeit gelungen, Microsoft Teams so tief in advoware zu integrieren, dass ein Video-basiertes Gespräch als sogenanntes Sofortmeeting direkt aus dem Aktenvorblatt über die Beteiligte gestartet werden kann. Zudem lassen sich Videotermine direkt aus dem Terminkalender, aus dem Telefoniefenster und der Akte heraus starten. In allen Fällen wird eine E-Mail an den ausgewählten Kontakt generiert, die eine Einladung zum Videocall darstellt.
Hinweis: Soll eine Teams-Verbindung mit dem Mandanten aus advoware heraus aufgebaut werden, ist ein Kanzlei-gebundenes Microsoft-Konto erforderlich, mit dem man sich bei Teams einmalig anmeldet.
Erforderliche Systemvoraussetzungen bei Kanzleien und Mandanten
Neben der advoware-Version mit Teams-Unterstützung sind weitere Voraussetzungen in der Kanzlei und auf den betreffenden Kanzlei-Rechnern erforderlich. Dazu gehört zum einen die passende Webcam, die bereits in vielen Notebooks verbaut ist. Allerdings lässt deren Bildqualität oft zu wünschen übrig, was auch für die Tonqualität des eingebauten Mikrofons der tragbaren Rechner gilt.
Daher empfehlen wir den Kauf einer externen PC-Kamera, die bereits für unter 100 Euro zu haben ist. Eine gute Wahl ist beispielsweise die Logitech C920 HD Pro, die für ein gutes Bild und einen vernünftigen Ton sorgt. Darüber hinaus spielt auch die Internetanbindung der Kanzlei eine Rolle, da vor allem die Videoanbindung eine akzeptable Bandbreite erfordert.
 |
 |
Ebenfalls erforderlich ist eine lizensierte Teams-Version. Die kostenfreie Version von Microsoft Teams funktioniert nicht, aber zum Beispiel das Internet-basierte Office-Paket Microsoft 365, das bis vor kurzem noch den Namen Office 365 trug. Für den Einsatz von Teams sind die Pakete Microsoft 365 Business Basic (früher Office 365 Business Essentials) und Microsoft 365 Business Standard (früher Office 365 Business Premium) ausreichend. Sollte diese Voraussetzung nicht erfüllt sein, blendet advoware folgenden Hinweis ein:
„Lizenzfehler! Sie benötigen ein Microsoft Office-Paket mit Microsoft Teams, mit dem sich Besprechungen planen lassen.“
Auf Mandantenseite ist für die Teilnahme lediglich ein Browser notwendig, hier werden momentan Google Chrome und Microsoft Edge unterstützt. Videogespräche können aber auch über das Smartphone gestartet werden. Vorteil: Die meisten Smartphones bieten sowohl eine Selfie-Kamera als auch ein eingebautes Mikrofon und Lautsprecher, sodass alle wichtigen Komponenten für das Videogespräch vorhanden sind. Alternativ kann das Gespräch vom Mandanten natürlich auch über eine installierte Microsoft Teams-Anwendung (Windows, iMac, iOS oder Android) gestartet werden. In diesem Fall ist ein kostenloses Microsoft-Konto erforderlich.
Tipp: Lassen Sie sich bitte von einem kompetenten Systemadministrator beraten, welche Microsoft 365-Version für Sie die richtige ist.