Quelle: Rechnung Köselsche Buchhandlung, digitalisierung durch Hilarmont
Zum 1. Juli 2015 stellt Hülskötter & Partner einen Teil seiner Papier- auf elektronische Rechnungen im PDF-Format um. Damit wir das auch guten Gewissens tun dürfen, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
Update: ERLEDIGT.
1. Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Übermittlung der Rechnung zustimmen. Das werden wir in den nächsten Tagen auf telefonischem Weg erledigen und unsere Kunden einzeln anrufen, damit wir auch ganz sicher sein können, dass sie das auch wollen. Allerdings kann diese erforderliche Zustimmung auch stillschweigend oder per Aufnahme in die AGB erfolgen.
Update: ERLEDIGT.
2. Die Rechnung muss durchgängig elektronisch vorliegen. Sie muss also nicht nur elektronisch versendet, sondern auch per Computer oder einem ähnlichen Gerät erstellt werden. Dabei spielt das Format keine Rolle. So kommt das PDF-Format genauso wie die Bildformate JPG, TIFF, etc. infrage. Darüber hinaus muss die Rechnung nicht zwangsläufig über E-Mail versendet werden. Wichtig dabei ist auch, dass elektronische Rechnungen wie analoge 10 Jahre aufgehoben werden müssen.
3. Die Rechnung muss ohne Hilfsmittel lesbar sein. Damit soll sichergestellt werden, dass die elektronische Rechnung dieselbe Funktion übernehmen kann wie eine Papierrechnung. Wichtig dabei ist eine gute Leserlichkeit und Verständlichkeit.
4. Die Rechnung muss echt und unversehrt sein. Das ist laut Gesetzgeber aber bereits dann erfüllt, sobald die Rechnung inhaltlich richtig ist. Darüber hinaus kann die Echtheit (Authentizität) und Unversehrtheit (Integrität) einer Rechnung auch durch den Einsatz einer digitalen Signatur, eines speziellen Austauschverfahrens (z.B. EDI-Verfahren) oder ein innerberiebliches Kontrollverfahren sichergestellt werden.
5. Die Rechnung muss wie üblich sämtliche Merkmale aufweisen, die per Gesetz vorgegeben sind. Dazu gehört unter anderem die richtige Anschrift von Absender und Empfänger, Menge und Art des Leistungsumfangs, die Steuernummer des Rechnungserstellers und vieles mehr. Sämtliche Pflichtangaben sind in §14 UStG geregelt.
Für das möglichst schnelle Umstellen von analogen auf digitale Rechnungen haben sich zwei Verbände gegründete, nämlich der Verband elektronische Rechnung (VeR) und das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Dabei hat es sich der VeR zum Ziel gesetzt, bis 2020 mindestens 70 Prozent aller Rechnungen auf digital umzustellen. Und das FeRD hat im Juni 2014 ein einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen verabschiedet, nämlich das ZUGFeRD-Format.
Ach ja: Das Umstellen von analogen auf digitale Rechnungen stellt für Hülskötter & Partner einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung dar. Das betrifft mehr und mehr uns alle, und in einem besonderen Maße die Anwaltsbranche.