Die in Rheine/Westfalen beheimatete Anwaltskanzlei Sandmann und Kollegen hatten davon gehört: QM-zertifizierte Kanzleien stehen bei Organisationen wie der Apraxa immer höher im Kurs, da diese ihren Mandanten bevorzugt Sozietäten empfehlen, die mit einem TÜV-Siegel versehen sind. Aber auch die großen Rechtsversicherer wie die ÖRAG und die HUK-COBURG gehen diesen Weg.
Da stellte sich den Rechtsanwälten Sandmann und Kollegen die Frage, ob und in welchem Umfang die eigene Kanzleiorganisation optimiert werden sollte, damit die zuständige Prüfungsstelle des TÜV der Kanzlei das Siegel „Zertifiziert gemäß DIN EN ISO 9001:2008“ überreicht.
Update 25.7.2018: Mittlerweile weist die ISO-Norm 9001 den Zusatz „2015“ auf. Worin sich beide Fassungen unterscheiden, erfahren Sie im zugehörigen Blogbeitrag.
Da sich Sandmann und Kollegen für die advozon Kanzlei Konzept und deren beratenden Dienstleistungen rund um das Thema QM-Zertifizierung entschieden haben, wollten wir es genauer wissen. Hierzu haben wir folgendes Interview geführt, in dem uns RA Markus Bier verraten hat, welche Bedenken es zu Anfang gab, warum sie sich für die advozon Kanzlei Konzept entschieden haben und wie die Prüfung seitens des TÜV vonstatten ging.
Herr Bier, warum haben Sie sich für die QM-Zertifizierung entschieden?
RA Markus Bier: Diese Entscheidung „pro QM-Zertifizierung“ hatte zwei wesentliche Gründe. Zum einen hatte uns ein Kollege darauf aufmerksam gemacht, dass Netzwerke wie die Apraxa, aber auch Rechtsschutzversicherer wie die ÖRAG oder die HUK-COBURG häufig nur noch mit zertifizierten Kanzleien zusammenarbeiten.
Zum anderen war uns sehr daran gelegen, die Betriebsabläufe innerhalb der Kanzlei dauerhaft zu optimieren und weiter zu verbessern, damit wir eine gleichbleibende Qualität und standardisierte Arbeitsabläufe garantieren können, alleine schon wegen künftiger Mitarbeiter.
Aber ich will auch nicht den Marketingaspekt verschweigen, da solch ein TÜV-Siegel ja ein probates Werbemittel sein kann. Allerdings wissen wir noch nicht, ob das seitens des Marktes so wahrgenommen wird, wie wir uns das erhoffen.
Warum haben Sie sich für die advozon Kanzlei Konzept entschieden?
Da kam uns ein Zufall zur Hilfe: Aufgrund eines Kontakts mit der Apraxa haben wir uns mit dem Thema Zertifizierung genauer beschäftigt, was das kostet und welchen zeitlichen Aufwand das Ganze wohl ausmacht. Und genau in dieser Phase haben wir einen Werbeflyer der advozon Kanzlei Konzept in unserem Briefkasten vorgefunden.
Aus diesem ging hervor, dass Herr Gerhard Hülskötter Mitgesellschafter der advozon Kanzlei Konzept ist. Und da wir bereits seit vier Jahren zufriedener advoware-Kunde bei Hülskötter & Partner sind, war die Entscheidung schnell gefallen, uns bei den vorbereitenden Zertifizierungsmaßnahmen von der advozon Kanzlei Konzept unterstützen zu lassen.
Hatten Sie wegen der vorbereitenden Maßnahmen größere Bedenken?
Ja, die gab es natürlich, denn vor allem der zeitliche Aufwand für die vorbereitenden Maßnahmen ist nicht zu unterschätzen – dachten wir. Als wir dann aber gesehen haben, dass wir nicht einmal einen Tag für die gesamte Vorbereitung benötigten, war unsere größte Sorge beseitigt.
Monetäre Bedenken hatten wir hingegen nicht unbedingt, und wie das Bezahlmodell der advozon Kanzlei Konzept zeigt, wären diese auch unbegründet gewesen. Denn mit den im Vergleich zur Einzelzertifizierung geringeren Kosten und den monatlichen Beiträgen bekamen wir ein finanzielles Konzept präsentiert, das uns sofort überzeugt hat.
Wurden Ihre Erwartungen seitens der advozon Kanzlei Konzept erfüllt?
Ja, auf jeden Fall. Denn uns wurde unter anderem zugesagt, dass die vorbereitenden Maßnahmen überschaubar seien, und das hat sich ja auch bewahrheitet. Wir haben die Checkliste in weniger als acht Stunden ausgefüllt und auch sämtliche Daten und Unterlagen zusammengetragen. Das hat unseren Kanzleibetrieb kaum beeinträchtigt. Hierbei hat Advoware sehr gute Dienste geleistet, da in dieser Anwendung viele Abläufe bereits standardisiert und vorgegeben sind. Und eine funktionierende Webseite hatten wir auch schon vorzuweisen.
Wie ist denn die Prüfung durch den TÜV verlaufen?
Dank der Anwesenheit der zwei Herren der advozon Kanzlei Konzept und der professionellen TÜV-Prüfer war der Prüfungstermin sehr angenehm und wenig aufgeregt. Während des Audits wurden stichprobenartig unsere Akten, unsere Vollmachtsregelungen und vieles mehr geprüft. Aber auch sinnvolle Anregungen waren dabei: dass wir beispielsweise mithilfe der regelmäßig stattfindenden Meetings unsere Ziele, die wir uns am Jahresanfang stecken, immer wieder aufs Neue überprüfen können. Damit lassen sich Maßnahmen permanent justieren, was den Erfolg der Kanzlei auf Dauer garantiert.
Würden Sie die QM-Zertifizierung anderen Kollegen empfehlen?
Ja, unbedingt. Alleine schon wegen der vielen sinnvollen Vorgaben, an die man sich halten muss, ist eine Zertifizierung sinnvoll. Dazu zählt beispielsweise die Kunden-Evaluierung, mit der man am Anfang überprüfen kann, wer der Mandant ist, wie er die Kanzlei gefunden hat, etc. Und mit deren Hilfe man am Ende feststellen kann, ob und in welchem Ausmaß der Mandant mit der juristischen Dienstleistung der Kanzlei zufrieden war. Denn nur so kann man seine tägliche Arbeit kontinuierlich verbessern.
Aber auch die genaue Beschreibung sämtlicher Arbeitsabläufe, Zuständigkeiten, etc. ist ein weiterer großer Vorteil eines gut funktionierenden Qualitätsmanagementsystems. Vor allem für neue Mitarbeiter, die damit in deutlich kürzerer Zeit eingearbeitet werden können.
Zudem empfinde ich die geforderten Mitarbeiterschulungen als ein weiteres Plus. Hierfür bietet Hülskötter & Partner mit seiner Kanzleiakademie meines Erachtens die perfekte Plattform, da die einzelnen advoware-Funktionen und weitere Inhalte wie Kanzleimarketing und Qualitätsmangement per Webinar sehr gut beschrieben werden, unsere Mitarbeiter nicht reisen müssen und das Ganze zeitlich überschaubar ist. Schlussendlich ist ein TÜV-Siegel ein nach außen deutliches Zeichen organisatorischer Qualität.
Update 25.7.2018: Dank unserer äußerst knapp kalkulierten Kanzleiakademie-Flaterate bleiben Kanzleimitarbeiter permanent auf dem neuesten Stand in Sachen advoware & Co. Am besten sehen Sie gleich mal nach, was sich dahinter verbirgt.