advoware 5 im Fokus: Aktengeschichte und Ordnerstruktur

advoware 5 im Fokus: Aktengeschichte und Ordnerstruktur

Nachdem die ersten Anwaltskanzleien advoware 5 erfolgreich geladen bzw. installiert und wir die zwei ersten Beiträge zu diesem Thema veröffentlicht haben, folgt heute ein weiterer Artikel, der sich mit der Aktengeschichte und deren verbesserte Ordnerstruktur befasst

Die Aktengeschichte wurde verbessert und erweitert

Ab sofort lässt sich innerhalb der Aktengeschichte der Zeitraum der aktuellen Akte auf einen bestimmten Zeitraum eingrenzen. Das ist vor allem dem Umstand geschuldet, dass umfangreiche Akten aufgrund ihrer Dateigröße lange Ladevorgänge in Anspruch nehmen. Dieses Laden lässt sich nun dank der zeitlichen Eingrenzung deutlich beschleunigen, da nicht mehr der gesamte Datenbestand einer Akte geladen werden muss.
Darüber hinaus hat sich der optische Aufbau der Funktion „Vorgang bearbeiten“ verändert. So wurde der Reitereintrag „E-Mail“ entfernt, da E-Mail-Anhänge mittlerweile separat zur Akte gespeichert werden können. Zudem hat die Advo-web die Reiter „Posteingang“ und „Postausgang“ verschoben. Diese stehen jetzt innerhalb des Bereichs „Allgemein“ als neuer Eintrag „Post“ bereit, wass die Bedienung dieser Funktionen deutlich beschleunigt.

In advoware 5 wurde die Funktion "Vorgang bearbeiten" deutlich verändert

In advoware 5 wurde die Funktion „Vorgang bearbeiten“ deutlich verändert


Aber auch das Erzeugen von PDF-Dokumenten für das Zuordnen von Dokumenten und E-Mails zur Aktengeschichte wurde überarbeitet und verbessert. So werden ab sofort importierte Dokumente automatisch in das PDF-Format umgewandelt, was eine erhebliche Zeitersparnis darstellt. Aber auch E-Mail-basierte eml-Dateien lassen sich in PDF-Dokumente konvertieren. Auch schön: Auslagen können jetzt direkt innerhalb des Dialogfensters „Vorgang bearbeiten“ erfasst werden.

E-Mail-Datum individuell anpassen

Praktisch ist zudem das vereinheitlichte Verhalten der Aktengeschichte mit E-Mail-Daten. So können advoware-Anwender nun selbst bestimmen, ob einzelne E-Mails auf Basis des Tagesdatums oder – wie bisher – mit dem Versand- bzw. Empfangsdatum in die Aktengeschichte übernommen werden.

In advoware 5 kann das Datum einer E-Mail innerhalb der Aktengeschichte individuell angepasst werden

In advoware 5 kann das Datum einer E-Mail innerhalb der Aktengeschichte individuell angepasst werden

Aus Kategorien werden Ordner und die Aktengeschichte wird neu organisiert

Ein Wunsch vieler Kunden war das Implementieren von Ordnern innerhalb der Aktengeschichte. Diese können Sie über die Optionen der Symbolleiste aktivieren. Die Ordnerstruktur wurde von der Advo-web mit advoware 5 zugunsten der ehemaligen Kategoriestruktur implementiert, was zahlreiche Vorzüge mit sich bringt. So lassen sich für jeden Bereich wie „Mandanten“, „Gegner“, „Gericht“, etc. separate Ordner anlegen, die sich einer bestimmten Farbe zuordnen lassen. Das verbessert die visuelle Struktur und hilft, bestimmte Ordner schneller zu finden. Diese neuen Ordner lassen sich mithilfe beliebig vieler Unterordner weiter strukturieren. Sie können die globalen, vordefinierten Ordner nach Ihren Bedürfnissen anpassen, woraus dann ein einheitliches Konstrukt entsteht, sofern es einmal vorher sinnvoll definiert wurde. Zusätzlich könne Sie aber auch aktenspezifisch weitere Ordner anlegen. Dies garantiert Ihnen maximale Individualisierungsmöglichkeiten.
Um diese neue Ordnerstruktur von Anfang an sinnvoll nutzen zu können, lassen sich entweder einzelne oder sämtliche Ordner per Mausklick exportieren. Das ist zum Beispiel für das Bereitstellen von Akten für die Offline-Darstellung am Tablet oder anderen Ausgabegeräten bei Gericht wichtig und hilfreich.

In advoware 5 lassen sich Ordner jetzt einzeln oder komplett exportieren

In advoware 5 lassen sich Ordner jetzt einzeln oder komplett exportieren


 

Neuer Trojaner greift gezielt Anwälte und Kanzleien an

Eines der infizierten Schriftstücke, die gerade an Anwälte verschickt werdenÜber Locky und Konsorten haben wir hier schon berichtet. Dabei handelt es sich um einen sogenannten Krypto-Trojaner, der sich auf einem Windows-Rechner einschleust, sämtliche Daten verschlüsselt und für das Entschlüsseln einen meist dreistelligen Euro-Betrag fordert.

Bisher wurden vor allem Rechnungen und ähnliche Dokumente wahllos an PC-Anwender verschickt, in der Hoffnung, sie öffnen die Word-Datei und damit dem Trojaner Tür und Tor.

So weit, so schlecht. Aktuell ist allerdings eine E-Mail samt Anhang im Umlauf, die speziell auf Anwälte und Juristen abzielt, indem sie vorgibt, sich auf einen aktuellen Fall mit der Deutschen Krankenversicherung (DKV) zu berufen. Das Perfide daran: Auf den ersten Blick scheint die Mail sehr offiziell verfasst. Nur bei genauerem Hinsehen dürfte schnell klar sein, dass es sich hierbei um eine schlecht gemachte Kopie eines juristisch verfassten elektronischen Schreibens handelt – samt Anhang. Diese ZIP-Datei trägt übrigens den Trojaner in sich, sollte also auf keinen Fall geöffnet werden!

Wir möchten diesen Trojaner erneut zum Anlass nehmen, vor den Gefahren solch eines Schreibens und den möglichen Konsequenzen eindringlich zu warnen. Darüber hinaus möchten wir erneut darauf hinweisen, dass Anwälte und Juristen ihre Kanzleitechnik stets auf dem neuesten Stand halten und diverse Schutzmaßnahmen ergreifen sollten. Dazu gehören folgende Dinge:

  • Überprüfen Sie die Makro-Einstellungen Ihrer Office-Programme. Diese sollten so eingestellt sein, dass Anhänge nicht automatisch geöffnet werden. Das erhöht den Schutz ebenfalls.
  • Halten Sie Ihre PC-Anwendungen stets auf dem neuesten Stand. Auch wenn Software-Updates Zeit und Nerven kosten, sollten Sie diese auf jeden Fall durchführen. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, nicht von Locky und Co. heimgesucht zu werden.

Das beA kommt endgültig, und zwar am 29. September 2016 [Update]

[Update 3.9.2018] Seit heute soll das besondere elektronische Anwaltspostfach endgültig nutzbar sein. In einem ersten Schritt sind alle rund 160.000 in Deutschland zugelassenen Anwältinnen und Anwälte vom heutigen Tage zu einer passiven Nutzung des beA verpflichtet. Was das bedeutet und mit welchen Maßnahmen wir Sie dabei unterstützen, erfahren Sie im zugehörigen Beitrag auf unserem Advoblog.beA-Logo
Wie die Bundesrechtsanwaltskammer per Pressemeldung brandaktuell verlauten lässt, haben sich die zuständigen Institutionen und Personen bei der Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) auf ein neues Startdatum geeignet.
Dieses ist terminiert auf den 29. September 2016 3.9.2018. Ab diesem Tag wird allen rund 165.000 zugelassenen Anwältinnen und Anwälten in Deutschlang der Zugriff auf das beA gewährt. Darüber hinaus werden laut Pressemeldung auch die etwa 300.000 Kanzleimitarbeiter und -mitarbeiterinnen Zugriff auf das digitale Postfach Zugriff gewährt bekommen.
Bis dahin ist noch ein ganze Menge zu tun. Dazu gehört vor allem die Beantragung der beA-Karte, die für die Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr zwingend erforderlich ist. Diese bekommt man direkt bei der BRAK.
Doch nicht nur die formalen Bedingungen sollte eine Kanzlei erfüllen, sondern auch den gesamten Workflow der Kanzlei sollte auf ihre digitale Tauglichkeit hin untersucht werden. Dazu gehört unter anderem der Einsatz einer passenden Kanzleisoftware, die das beA am besten direkt integriert.
Darüber hinaus sollte die gesamte technische Infrastruktur der Kanzlei auf einen reibungslosen Zugriff auf das beA abgestimmt sein. Auch hierbei können wir Ihnen helfen, indem wir mit Ihnen gemeinsam Ihre Hardware- und Software-Ausstattung auf ihre beA-Kompatibilität überprüfen.
Am besten vereinbaren Sie mit uns einen Termin, damit wir Sie beim Umstieg auf den digitalen Rechtsverkehr mithilfe des beA bestmöglich unterstützen können. Oder Sie laden sich zunächst einmal unseren beA-Ratgeber auf Ihren Rechner, um sie damit kundig zu machen in Sachen beA.

Interview mit Sascha Saal von Konica Minolta Business Solutions zur Kooperation mit Hülskötter & Partner

Die Digitalisierung der Anwaltsbranche ist nicht erst mit Ankündigung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) zu einem oft diskutierten Thema geworden. Auch bei Hülskötter & Partner steht sie schon seit geraumer Zeit ganz weit oben auf der Agenda.
Daher sind wir umso glücklicher und auch ein wenig stolz, die Kooperation mit der Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH verkünden zu dürfen. Diese Zusammenarbeit wird allen Beteiligten von großem Nutzen sein: den Kunden von Konica Minolta, die ab sofort einen direkten Zugriff auf eine ausgefeilte und praxistaugliche Kanzleisoftware erhalten. Und natürlich unseren Kunden, denen wir noch besser bei der Transformation vom analogen ins digitale Zeitalter helfen können.
Sascha Saal von Konica Minolta Business SolutionsUm besser zu verstehen, was es mit der Kooperation zwischen Konica Minolta und Hülskötter & Partner auf sich hat, habe ich das folgende Interview mit Sascha Saal geführt. Herr Saal ist der zuständige Projektverantwortliche für diese Zusammenarbeit und verfügt über detaillierte Einblicke in die Kooperation zwischen Konica Minolta und Hülskötter & Partner.
Advoblog: Herr Saal, wie kam es zu der Kooperation mit Hülskötter & Partner?
Sascha Saal: Diese Kooperation, über die wir uns sehr freuen, hat mit der strategischen Entscheidung seitens Konica Minolta Business Solutions zu tun, in Zukunft Projekte und Geschäfte verstärkt auf vertikale Märkte auszurichten, wozu zweifelsohne die Anwaltsbranche gehört. Bei unseren Recherchen nach geeigneten Partnern und deren Softwarelösungen sind wir auf die Kanzleisoftware Advoware gestoßen, deren Marktstellung und Leistungsfähigkeit uns sofort überzeugt hat.
Darüber hinaus passen Hülskötter & Partner als wichtiger Geschäftspartner der Advoweb perfekt zu unseren eignen Vertriebsstrukturen, da wir ausschließlich mit Kooperationspartnern zusammenarbeiten, die zentral organisiert sind. Und das leisten Hülskötter & Partner in Zusammenarbeit mit der Advoweb vortrefflich, indem sie ein einheitliches Management, einheitliche Software-Versionen und andere Vorzüge bieten. Außerdem haben uns das Produkt Advoware und die Marke Advozon von Anfang an beeindruckt, was uns ebenfalls darin bestärkt hat, dass Hülskötter & Partner der richtige Kooperationspartner ist.
Wie muss man sich diese Zusammenarbeit vorstellen und welchen Vorteil bietet sie Kunden?
Saal: Diese Zusammenarbeit erlaubt es Konica Minolta und Hülskötter & Partner, die Digitalisierung der Anwaltsbranche auf die nächste Stufe zu hieven. Hierfür bieten wir mit unseren Multifunktionssystemen die passende Hardware, und Hülskötter & Partner steuern die richtige Software bei.  Hierdurch bieten wir unseren Kunden, den Anwaltskanzleien, die bestmögliche Lösung für die Digitalisierung ihrer gesamten Arbeitsabläufe.
Dafür sorgt unter anderem das Scanner-Tool Advoscan Plus von Hülskötter & Partner, das wir künftig bei Bedarf auf unseren Multifunktionssystemen integrieren werden. Damit können Kanzleien ihre gesamte papierbasierte Eingangspost digitalisieren und mandatsbezogen zuordnen.
Welchen Beitrag leistet Konica Minolta zu dieser Kooperation?
Wir ermöglichen mit unseren Multifunktionssystemen den direkten Zugriff auf die Datenbank von Advoware, was zum einen das Verknüpfen von digitalisierten Dokumenten mit Mandatsakten erlaubt und zum anderen eine revisionssichere Langzeitarchivierung des gesamten Datenbestands innerhalb einer Kanzlei ermöglicht.
Hierfür haben wir eine Software entwickelt, die wir direkt auf unseren Multifunktionssystemen bereitstellen und die in beide Richtungen mit Advoware kommunizieren kann. Damit können Kanzleien direkt von unseren Multifunktionssystemen auf Akten und das Adressbuch von Advoware zugreifen, aber auch einzelnen Mandaten erforderliche Kopien zuordnen, was die Berechnung solcher Aktivitäten deutlich vereinfachen wird.
Was ist das mittel- bis langfristige Ziel Ihrer Zusammenarbeit? 
Wir wollen gemeinsam mit Hülskötter & Partner die Digitalisierung der Anwaltsbranche vorantreiben und für unsere Kunden die bestmögliche Unterstützung bieten. Anwälte und Juristen können somit künftig darauf vertrauen, dass wir ihre Transformation vom analogen ins digitale Zeitalter gemeinsam unterstützen und sie sich in zuverlässigen Händen befinden. Darüber hinaus streben wir eine gemeinsame Wertschöpfung und eine gemeinsame Vertriebsstrategie an, zum besten Ergebnis für unsere gemeinsamen Kunden.
Trotz dieser engen Zusammenarbeit achten wir auf eine höchstmögliche Transparenz, damit unsere gemeinsamen Kunden stets wissen, welche Lösung von welchem Partner kommt. Damit soll klar sein, dass Hülskötter & Partner für Advoware und Advoscan Plus verantwortlich sind und die Multifunktionssysteme samt der integrierten Softwarelösung von Konica Minolta stammen.
Gibt es gemeinsame Aktionen, um die Kooperation für Kunden bekannter zu machen?
Neben der Produktdemo, die wir auf der diesjährigen CeBIT in Hannover zahlreichen Interessenten zeigen durften, sind für dieses Jahr weitere Aktionen geplant. Dazu gehört ein gemeinsamer Auftritt auf dem neunten Kölner Anwaltstag am 3. Mai 2016 sowie eine Produktvorführung anlässlich des 67. Deutschen Anwaltstags vom 1. bis 3. Juni 2016 in Berlin.
Können Sie von ersten gemeinsame Projekten berichten?
Ja, das können wir, zumal wir uns schon seit längerem mit dem Thema digitaler Workflow in Anwaltskanzleien beschäftigen. Daher setzen bereits einige Kunden und Partner unsere Multifunktionssysteme in Verbindung mit der Software zur Abrechnung von Kopien und die Langzeitarchivierung erfolgreich ein. Zum Thema Advoware und Advoscan Plus werden wir in Kürze mit ersten Pilotprojekten beginnen, die uns helfen werden, die Digitalisierung der Anwaltsbranche weiter voranzutreiben.

Exklusiv: Anwaltssoftware Advoware unterstützt den E-POST-Service

E-POST ist ab sofort in Advoware integriert
Für alle Anwender unserer Kanzleisoftware Advoware können wir einen tollen, neuen Service vermelden: Den Entwicklern der Advoweb GmbH ist es gelungen, eine Verbindung zwischen dem E-POST-Service der Deutschen Bundespost und ihrer Anwendungssoftware für Kanzleien und Juristen herzustellen. Damit steht Anwälten und Anwaltsfachangestellten eine rechtssichere und bequeme Methode zur Verfügung, ihre gesamte Korrespondenz künftig digital zu versenden und zu empfangen. Ein weiterer Baustein in Sachen Digitalisierung der Anwaltsbranche!
Ein starkes Team: E-POST, Advoware und Advoscan Plus
Seine volle Wirkung entfaltet der E-POST-Dienst aus Advoware heraus in Verbindung mit anderen Funktionen, die innerhalb von Advoware zur Verfügung stehen. Dazu gehört beispielsweise Advoscan Plus, dem Zusatzmodul für Advoware, mit dessen Hilfe die gesamte Eingangspost digital erfasst werden kann. Mit dieser Kombination können Sie bis zu 25 Prozent Ihrer Portokosten sparen, da Sie nicht nur Ihre eigene digitale Korrespondenz via E-POST versenden, sondern auch die auf herkömmlichem postalischen Weg erhaltene Eingangspost digitalisieren und den jeweiligen Akten zuordnen können.
Wussten Sie eigentlich, dass wir für noch mehr Komfort beim Scannen Ihrer Eingangspost eine exklusive Kooperation mit Konica Minolta eingegangen sind? Im zugehörigen Beitrag finden Sie hierzu nützliche Informationen.
Mit dem E-POST-Dienst der Deutschen Post Briefe digital versenden
Das Besondere am E-POST-Service der Deutschen Post in Verbindung mit Advoware ist seine einfache Handhabung: Damit erstellen Sie aus Advoware-Word heraus Ihre Korrespondenz, rufen den Druckbefehl auf und versenden dann direkt über die E-POST-Schnittstelle den Brief oder das Dokument auf dem sicheren E-POST-Weg. Die Zustellung erfolgt entweder postalisch oder digital. Selbst Einschreiben lassen sich auf diesem Weg rechtssicher zustellen. Mehr Informationen zum E-POST-Service erhalten Sie direkt bei der Deutschen Post. Dort zeigt Ihnen auch der ROI-Rechner das Einsparpotenzial des E-POST-Service.
Selbstverständlich werden E-POST-Briefe, die rein digital versendet und empfangen werden, komplett verschlüsselt, damit Ihre wertvolle Korrespondenz nicht in die falschen Hände gerät. Und vor Viren und anderer Schadsoftware sind diese digitalen Postsendungen ebenfalls gefeit, da die Deutsche Post entsprechende Schutzvorkehrungen trifft.
Für Kunden von Hülskötter & Partner entfällt das erste Jahr Grundgebühr
Da wir mit der Deutschen Post in Sachen E-POST einen exklusiven Kooperationsvertrag abgeschlossen haben, profitieren unsere Kunden davon in Form einer Grundgebührerstattung. Nutzen Sie hierfür den zugehörigen Link für die Anmeldung beim E-POST-Service, und Sie bekommen die erste Jahresgebühr für die Nutzung des Geschäftskundenportals in Höhe von 25,20 Euro zzgl. Mehrwertsteuer erlassen.

Advoware-Update 4.05 steht zum Download bereit

Advoware, die KanzleisoftwareZum 1. April wird es amtlich: Ab diesem Tag muss das Formular für die Beauftragung des Gerichtsvollziehers zur Vollstreckung von Geldforderungen verbindlich eingesetzt werden. Dies geht aus dem Bundesgesetzblatt vom 30.9.2015, Teil I, Nr. 37 hervor und ist Teil der Gerichtsvollzieherformular-Verordnung (GVFV).
Erlassen wurde das Ganze vom Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und ist bereits am 1.10.2015 in Kraft getreten.
Das Formular besteht aus drei Teilen: aus dem eigentlichen Vollstreckungsauftrag, aus einer Forderungsaufstellung (Anlage 1) und zahlreichen Hinweisen zum Ausfüllen und Einreichen des Auftrags (Anlage 2).
Damit Advoware-Kunden das zugehörige PDF-Dokument so komfortabel wie möglich nutzen können, wird es nach erfolgreicher Aktualisierung auf Advoware 4.05 innerhalb der Anwaltssoftware zur Verfügung stehen. Darüber hinaus plant die Advoweb mit dem Advoware-Update auf 4.1 eine weitere Vereinfachung. Damit können Anwender künftig eigene Anpassungen direkt in Advoware vornehmen, ohne Umweg über das PDF-Dokument.
Alle verfügbaren Infos gibt es auf der Advoweb-Seite, wo sich auch der Link zum Advoware-Update befindet. Wie sich das neue Formular richtig nutzen lässt, erfahren Sie dort übrigens auch.