Machen Sie Ihre Kanzlei smarter, digitaler, automatisierter, erfolgreicher
Schon Charles Darwin hat es früh erkannt: Nicht der Stärkste überlebt, auch nicht der Schlaueste, sondern der Anpassungsfähigste. Und genau das zeigt sich aktuell im Rechtsmarkt. Denn heute reicht es einfach nicht mehr aus, ein guter Anwalt oder eine gute Anwältin zu sein. Es sind vielmehr sehr gute Verkaufs- und Marketing-Skills von immer höherer Bedeutung, mit denen sich das eigene juristische Portfolio bestmöglich präsentieren und an die Mandantschaft bringen lässt.
Was sind die Hintergründe dafür? Das Kaufverhalten von Endverbrauchern hat sich in den letzten Jahren durch den sog. Amazon-Effekt nachhaltig verändert. Ein großer Teil der Nutzer kauft regelmäßig, teilweise sogar täglich im Internet ein. Online-Shopping ist durch fast alle Altersstufen mittlerweile ein gewohnter Weg. Corona hat diese Entwicklung noch beschleunigt und forciert. Juristische Portale für Rechtsdienstleistungen erfreuen sich nicht zuletzt deshalb immer größerer Beliebtheit.
Hierfür sind diverse grundsätzliche Überlegungen erforderlich, mit deren Hilfe sich die eigenen Fähig- und Fertigkeiten entwickeln lassen. Eine Fokussierung auf das oder die umsatzstärksten Rechtsdienstleistungen ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg auf die Kanzlei. Denn nur wenn Jurist:innen genau wissen, wo sie hinwollen und wie sie dieses Ziel bestmöglich erreichen können, ist ein langfristiger Erfolg am juristischen Markt nachhaltig möglich.
Aufwändige manuelle Arbeitsschritte wirken auf Jurist:innen abschreckend
Neben der reinen Akquise und Fokussierung auf bestimmte Rechtsdienstleistungen wird die Automatisierung von Backoffice Prozessen in der heutigen Zeit immer wichtiger. Viele Prozesse und Arbeitsabläufe werden als recht aufwändig empfunden, da mit jedem neuen Mandat eine Reihe an erforderlichen Arbeitsschritten wie dem Anlegen einer neuen Akte, dem Zusenden diverser Dokumente, und so fort, anfallen. Eine reine Skalierung auf nur mehr Masse ist in Zeiten von Fachkräftemangel also nicht nur der einzige Baustein.
Dabei sind derlei Vorbehalte gar nicht nötig. So gibt es mittlerweile probate Automatisierungssoftware-Lösungen, die digitale Arbeitsschritte so weit automatisieren können, dass sich die Kanzlei oder der/die Jurist:in darum selber gar nicht kümmern muss, da das System im Hintergrund die erforderlichen Schritte selbst ausführt.
advoware und ShakeSpeare übernehmen zahlreiche Arbeitsschritte
Solch eine Automatisierungssoftware nennt sich ShakeSpeare, die advoware-Anwender:innen künftig noch einfacher und automatisierter bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen soll. Das geschieht schon beim Erstkontakt des Mandanten, der den notwendigen Kontakt mithilfe einer für Akquise optimierten Webseite zur Kanzlei herstellt.
Handelt es sich beispielsweise um eine Kündigungsschutzklage oder einen Bußgeldbescheid, trägt der (potenzielle) Mandant seine Daten und die relevanten Informationen in das Webformular ein. Dazu gehören auch die erforderlichen Dokumente, die der Mandant ebenfalls via ShakeSpeare der Kanzlei per Upload-Funktion zur Verfügung stellen kann.
Kollisionsprüfung inklusive – auch das können ShakeSpeare und advoware
Das Mandat kann dann bequem in der Weboberfläche von Shakespeare geprüft werden. Dazu gehört unter anderem die integrierte Kollisionsprüfung mit den bereits vorhandenen Mandaten in der Kanzlei durch Shakespeare.
Nach erfolgreicher Kollisionsprüfung erfolgt die Annahme des Mandats, ebenfalls in der Weboberfläche. Danach werden automatisch diverse Aktionen in Gang setzt. Dazu gehört unter anderem die automatische Anlage einer Akte in advoware, Vergabe des Aktenzeichens, Eintragen von Fristen, Erstellen bestimmter Dokumente wie die Mandats- und Datenschutzvereinbarung, notwendige Anfragen bei den betreffenden Behörden, das Anschreiben an die Rechtsschutzversicherung, und so fort.
Damit sparen Sie rein rechnerisch pro Mandat zwischen 20 und 30 Minuten Bearbeitungszeit! Bei 5 Mandaten sind das in der Woche schon 1,6 – 2,5 Stunden. Was aber noch viel wichtiger ist. Die Mandanten von heute kaufen immer mehr über das Internet und hier bieten Sie eben diesen Nutzern eine einfach und komfortable Möglichkeit 24/7 ein Mandat einzureichen.
advoware und ShakeSpeare stehen in ständigem Informationsaustausch
Die Mandatsannahme kann komfortabel, jederzeit über die cloud-fähige Shakespeare Software angestoßen werden. Alle relevanten Informationen und Dokumente, die in Shakespeare erstellt werden, werden Ihnen dann auch automatisch über die neue REST-API von advoware in die Aktengeschichte gelegt.
SDamit sind auch die Mitarbeitenden in der Kanzlei stets auf dem aktuellen Stand und es entsteht keine verwirrende doppelte Aktenführung. Das ist vor allem für diejenigen Kanzlei-Mitarbeitenden wichtig, die grundsätzlich nicht mit ShakeSpeare arbeiten. Nachdem Sie das Mandat angenommen haben können alle folgenden Schritte wie gewohnt in advoware bearbeitet werden.
ShakeSpeare und advoware schaffen mehr Freiräume für mehr Erfolg
Sie sehen also, die täglichen und typischen Arbeitsschritte einer Rechtsanwaltskanzlei lassen sich mit Systemen wie Shakespeare und advoware bereits heute automatisieren, was das manuelle Arbeitsaufkommen der Mitarbeitenden deutlich verringert. Damit werden neue Ressourcen geschaffen, die für künftige Aufgaben, Wachstum und mehr Mitarbeiterzufriedenheit unumgänglich sind. Dazu gehören neben digitalem Marketing und Vertrieb auch möglichst digitale und mobil optimierte Kontaktpunkte wie digitale Mandatsakquise, aber auch Chatbots.