Der Jahreswechsel bringt wie jedes Jahr einige zusätzliche Arbeiten in allen Kanzleien mit sich, die auch bei uns im Support für ein hohes Aufkommen sorgen. Darum haben wir in ein neues Helpdesk-System investiert, das uns helfen wird, die Supportanfragen unserer Kunden schnellstmöglich und kompetent bearbeiten zu können. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese Anfragen per Telefon, via E-Mail oder mithilfe eines Webformulars bei uns eingehen. Bearbeitet werden sie immer im zentralen Helpdesk.
Ob es die Tätigkeiten zum Jahreswechsel, zur beA-Einführung sind oder es die bevorstehende RVG-Novelle ist: In allen Fällen erhalten wir eine Vielzahl von ähnlichen Fragen zu gleichlautenden Themen. Das führt unvermeidlich zu langen Wartezeiten in der Supporthotline. Um diese im Sinne unserer Kunden zu verkürzen, bietet unser neues Helpdesk-System hilfreiche Funktionen. Dazu gehört beispielsweise, dass wir die Lösung zu mehrfach empfangenen, identischen Fragen mithilfe unseres neuen Kundeportals in Form von FAQs auf unserer Webseite zur Verfügung stellen können.
Das neue Helpdesk-System verbessert unsere Kunden-Kommunikation
Doch das neue Helpdesk-System bietet noch weitere Vorteile für eine verbesserte Kommunikation mit unseren Kunden. So werden beispielsweise elektronische Anfragen automatisch vom Helpdesk-System erfasst. Es spielt also keine Rolle, ob uns die Anfragen per E-Mail oder über unsere Webseite erreichen. Sobald das neue Supportsystem automatisch ein neues Ticket erzeugt, bekommt der betreffende Kunde eine Eingangsbestätigung per E-Mail zugestellt. Darin befindet sich ein Weblink, mit dessen Hilfe sich der aktuelle Status der Anfrage abrufen lässt und der es zudem ermöglicht, mit unserem Supportteam direkt Kontakt aufnehmen zu können.
Wichtig: Wenn Sie Ihre Supportanfrage per E-Mail verschicken möchten, verwenden Sie ab 01.01.2021 zur E-Mail-Kommunikation mit unserem advoware Support ausschließlich die E-Mail Adresse supportteam@huelskoetter.info!! Als Kunde des Rechenzentrums für Juristen, nutzen Sie bitte als E-Mail Adresse bei Anfragen an den Rechenzentrums Support bitte rechenzentrum@huelskoetter.info. Die E-Mails an diese Adresse erreichen direkt unseren Helpdesk und werden dem Supportteam unmittelbar zur Bearbeitung zugestellt.
Vermeintlich gelösten Supportfall erneut melden, und das auf zwei Wegen
Aber auch bereits gelöste Supportfälle, die erneut auftreten, lassen sich dank unseres neuen Helpdesk-Systems mit relativ geringem Aufwand erneut bearbeiten und lösen. Hierfür stehen unseren Kunden zwei Optionen zur Auswahl:
Zum einen kann der ursprüngliche Support-Link per Mausklick reaktiviert werden. Auf der zugehörigen Seite kann der Kunde mithilfe des Kommentarfelds die entstandene technische Schwierigkeit beschreiben bzw. einen passenden Screenshot hochladen, sodass unser Support zielgerichtet darauf reagieren kann.
Der Kunde antwortet auf die letzte E-Mail, die er von unserem Supportteam zu seiner Supportanfrage erhalten hat.
In beiden Fällen wird der entsprechende Supportfall automatisch wieder geöffnet und der zuständige Mitarbeiter wird informiert. Das Schöne daran: Unsere Kunden müssen nicht am Telefon warten und unsere Support-Mitarbeiter können sich schnellstmöglich um eine passende Lösung kümmern.
Gelöste Supportfälle münden in einer FAQ-Datenbank, die unseren Kunden helfen soll
Sehr hilfreich und komfortabel ist auch die bereits erwähnte Möglichkeit, mithilfe des neuen Helpdesk-Systems aus gelösten Supportanfragen nach und nach eine umfangreiche FAQ-Datenbank entstehen zu lassen. Diese fasst die häufigsten Fragen zu advoware zusammen und stellt die entsprechenden Lösungen auf unserer Webseite im Support-Bereich zur Verfügung. Damit haben unsere Kunden unmittelbaren Zugriff auf die häufigsten Fragen und Antworten aus dem Support und können mithilfe der Lösungsvorschläge ihre eigene technische Störung beheben, um schnellstmöglich weiterarbeiten zu können.
So oder so, am Wichtigsten ist uns, dass wir auch in Zukunft mit viel Engagement persönlich für unsere Kunden da sind, um den bestmöglichen advoware-Support gewährleisten zu können.
„Hülskötter & Partner ist Ihr professioneller Ansprechpartner für anspruchsvolle Kanzleilösungen. Als der größte Händler der Kanzleisoftware advoware von der Advo-web GmbH präsentieren wir Ihnen dieses Jahr wieder die interessantesten Neuerungen von advoware – unter anderem viele Features, die Sie bei der Umsetzung der DSGVO unterstützen. Mit im Gepäck haben wir zudem unsere Kanzleilösungen wie Qualitätsmanagement nach ISO 9001, Rechenzentrum für Juristen für stationäres und komfortables mobiles Arbeiten, Advozon Datensicherung und Advozon IT-Schutz.“
AdvoTec-Highlight #1: DSGVO-konformes advoware
Update: Seit dem 3. Juli steht advoware 5.1 zum Download bereit.
Konkret bedeutet dies, dass wir auf jeden Fall die Update-Version von advoware dabei haben werden, um all die Neuerungen und Verbesserungen der Kanzleisoftware präsentieren zu können. Dazu gehört vor allem eine gesetzeskonforme Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung, mehr Sicherheit des integrierten E-Mail-Clients von advoware und andere nützliche Merkmale und Funktionen. In einem separaten Beitrag haben wir die Highlights von advoware 5.1 für Sie zusammengefasst.
Neben dem advoware-Update haben wir eine Menge Infos und eine echte Überraschung zum Thema Qualitätsmanagement mit im Gepäck. Vor allem die Überraschung ist ein echter Knüller, so viel sei verraten. Da stecken mehr als fünf Jahre Erfahrung rund um das Thema QM für Anwaltskanzleien drin. Auf die Reaktionen unserer Standbesucher sind wir schon sehr gespannt.
AdvoTec-Highlight #3: Rechenzentrum für Juristen „reloaded“
Um das Rechenzentrum für Juristen ist es in letzter Zeit ein wenig ruhiger geworden. Das wollen wir auf der AdvoTec wieder ändern, schließlich stellt solch eine virtuelle Rechnerumgebung eine sehr praktikable und arbeitserleichternde Alternative zum eigenen Kanzleiserver dar.
Damit sparen Sie nämlich nicht nur sämtliche Updates und andere zeit- und nervenaufreibende Arbeiten, sondern können auf Ihre Kanzlei-IT jederzeit und von jedem Ort der Welt aus zugreifen. Ganz gleich also, ob Sie sich bei Gericht befinden oder auf den Seychellen: Mit unserem RZ für Juristen fühlt es sich immer so an, als ob Sie gerade in der Kanzlei wären. Bis auf den Kaffee vielleicht.
AdvoTec-Highlight #4: Datensicherung und Datensicherheit à la Hülskötter
Das Thema Datensicherheit und Datenschutz nehmen leider immer noch viel zu wenige Kanzleiinhaber so ernst, wie es das Thema verlangt. Denn immer noch verschwinden Daten auf seltsame Weise, sterben Datenspeicher den plötzlichen Tod oder verschlüsseln Hacker den kompletten Datenstamm, um für dessen Freigabe hohe Lösegelder zu fordern.
Wenn Sie dann keine aktuelle Fassung Ihrer Daten in Form eines Backups vorliegen haben, entpuppt sich der Datenverlust ganz schnell zum Daten-GAU, der im schlimmsten Fall die Existenz der Kanzlei bedroht. Dabei ist es so einfach, seine Daten regelmäßig zu sichern. Wie das geht, zeigen wir Ihnen gerne an unserem Stand 328 auf Ebene 3. Eingerahmt werden wir hier von den lieben Kollegen der Supercheck GmbH, dem Startup-Corner – und dem Catering-Service des Veranstalters. Damit können Sie uns gar nicht verfehlen.
AdvoTec-Highlight #5: Rabatte auf advoware und Diktiergeräte
Und noch ein Schmankerl (österreichisch/bayerisch für Leckerbissen) erwartet Sie anlässlich der AdvoTec 2018. So gewähren wir unserer treuen Kundschaft einen Rabatt auf advoware in Höhe von sagenhaften 32 Prozent, und Neukunden sogar 50 Prozent! Und falls Sie gerade auf der Suche nach einem neuen, digitalen und kabellosen Diktiergerät sind, halten wir eine weitere Überraschung in petto. Das alles können Sie auf der zugehörigen Webseite nachlesen.
Wir freuen uns auf Ihren Besuch an unserem Stand, wo wir am 7. und 8. Juni 2018 auf Sie warten!
„Wie gehen wir mit personenbezogenen Daten richtig um?“
Klar sollte Ihnen auf jeden Fall sein, dass die Regeln über den richtigen Umgang mit personenbezogenen Daten mit der DSGVO deutlich verschärft werden. So sieht die Datenschutzgrundverordnung einen möglichst umsichtigen und vertrauensvollen Umgang mit personenbezogenen Daten vor.
Dazu gehört beispielsweise, dass Unternehmen jederzeit sagen können, wie und wo Daten gespeichert und verarbeitet werden. Aber auch die Anwender, die diese Daten verarbeiten und speichern, müssen bekannt sein. Zudem muss jedes Unternehmen die entsprechenden DSGVO-Löschfristen kennen.
Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch, dass personenbezogene Datenjederzeit richtig und aktuell sein müssen und nur so lange wie nötig gespeichert werden dürfen. Die DSGVO-Verordnung bezeichnet diese Prinzipien mit den Begriffen „Rechtmäßigkeit“, „Verarbeitung nach Treu und Glauben“, „Transparenz“, „Zweckbindung“, „Datenminimierung“, „Richtigkeit“, etc. Wer es ganz genau wissen möchte: Artikel 5 der DSGVO regelt all diese Prinzipien.
Hülskötter & Partner unterstützen Sie bei der Umsetzung der DSGVO
In diesem Zusammenhang möchte ich Ihnen einen neuen Service von einem Kooperationspartner der Hülskötter & Partner ans Herz legen, von dem Sie bei Ihrer ganz persönlichen Umsetzung der DSGVO bestmöglich unterstützt werden. Zu den Leistungen zählen unter anderem die Bereitstellung eines externen Datenschutzbeauftragten oder die gesamte Basisdokumentation für den Datenschutz zur individuellen Anpassung – und das für gerade mal 70 Euro (netto) monatlich. Vergleichbare Angebote für externe Datenschutzbeauftragte rufen schnell mal 150 Euro (netto) monatlich auf den Plan. Weitere Informationen zu dem Thema Datenschutz finden Sie auf unserer Internetseite.
Bereiten Sie sich mit unserem Webinar auf die DSGVO richtig vor
Falls Sie noch mehr zur DSGVO wissen möchten, kann ich Ihnen unser DSGVO-Webinar guten Gewissens ans Herz legen, das wir für unsere Kunden konzipiert haben. Dieses Onlineseminar können Sie direkt über unsere edudip-Webinar-Plattform mithilfe des zugehörigen Links buchen.
Mit Ralf Lengers hat sich die Fa. Hülskötter aus Nordwalde eine ganze Menge technisches Know-how „eingekauft“. In diesem Video erzählt Ralf über seine „Vergangenheit“ als Novell-Dozent, wie es zu dem Engagement bei der Firma Hülskötter gekommen ist und dass er noch ziemlich lange dort arbeiten möchte.
12- Jahre Systemadministrator, aber auch Novell-Dozent
Ralf Lengers arbeitet bei Hülskötter im Second-Level-Support, löst also all die Fälle, die durch den telefonischen Telefonsupport der Fa. Hülskötter nicht gelöst werden konnten. Ralf blickt unter anderem auf eine 12-jährige Tätigkeit als Systemadministrator zurück, ist zudem gelernter Elektriker, hat als Novell-Dozent gearbeitet und landete eines Tages in der Windows-Welt.
Support von advoware, deren Zusatzprodukte und mehr
Anfang der 2000er Jahre gab es den Erstkontakt mit Hülskötter
Bei der Fa. Hülskötter arbeitet Ralf aufgrund eines günstigen Zufalls, wie er selbst sagt. Denn bereits Anfang der 2000er Jahre hatte er bei seinem damaligen Arbeitgeber bereits mit advoware zu tun, weswegen er damals mit einem der Geschäftsführer von Hülskötter in regelmäßigem Kontakt stand. Diese Gespräche waren laut Ralf immer sehr angenehm. Als er dann viele Jahre später seine Entscheidung getroffen hatte, den Arbeitgeber zu wechseln, bot sich die Gelegenheit, bei der Fa. Hülskötter im Supportteam einzusteigen. Und diese Chance hat er sich aufgrund seiner guten Erfahrungen mit Hülskötter nicht entgehen lassen.
Das mag Ralf an Hülskötter: Familiäres Arbeitsklima und flache Hierarchien
Und diesen Schritt hat er nach eigenem Bekunden nicht bereut. So mag er das Familiäre und Kollegiale an der Firma, aber auch die flachen Hierarchien kommen ihm sehr entgegen. Zudem hat man bei Hülskötter genug Freiheiten, um die Arbeit in seinem eigenen Tempo zu erledigen. Das erlaubt ihm vor allem eine gewissenhafte Durchführung der Aufgaben, die er täglich zu bewältigen hat. Das mag er sehr, denn nur dann kann er seinen Kunden genau so helfen, wie er das für richtig hält. Aber auch das eigenverantwortliche Arbeiten kommt ihm sehr entgegen.
Hoffentlich warten noch viele spannende Projekte auf ihn
Und was bringt die Zukunft für ihn bei Hülskötter? Nun, er möchte noch lange dort bleiben und in dieser Zeit viele spannende Projekte verantworten. Denn in Zeiten von beA und advoware 5 gibt es immer genug zu tun. Na dann, Ralf, wünschen wir dir viel Spaß und Erfolg bei Hülskötter.
Und allen Freunde des Bewegtbilds sage ich: Film ab!
Eilverfahren am AGH verhindern den erneuten Starttermin des beA
Waren es bei der ersten Terminverschiebung noch technische Schwierigkeiten, die den beA-Start um ein Dreiviertel Jahr verzögert haben, sind es dieses Mal diverse Eilverfahren vor dem Anwaltsgerichtshof (AGH), vor den mehrere Rechtsanwälte gezogen sind, um gegen ihre Teilname am Elektronischen Rechtsverkehr (ERV) mittels beA zu klagen.
Hauptkritikpunkt hierbei ist, dass Anwälte und Anwältinnen nicht dazu gezwungen werden können, über das beA empfangsbereit zu sein, da das aus ihrer Sicht nicht abzuschätzende Konsequenzen mit sich bringen kann – und zwar aus finanzieller und Haftungssicht.
Da der AGH den Klagen statt gegeben hat und die BRAK bei Zuwiderhandlung mit einem Ordnungsgeld von bis zu 250.000 Euro belegt werden kann, hat die Anwaltskammer von der Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs zum 29. September 2016 erst einmal Abstand genommen. Denn aus der Sicht der BRAK ist das individuelle Abschalten einzelner digitaler Postfächer derzeit technisch nicht vorgesehen und auch nicht möglich. Daher lassen sich einzelne Anwälte nicht von der Verpflichtung befreien, das beA zu nutzen.
beA, quo vadis?
Wann also und ob überhaupt das beA in seiner geplanten Form kommen wird, steht derzeit mehr denn je in den Sternen. Vielleicht werden angesichts der neuen Sachlage alternative Lösungen diskutiert, wie der E-POST-Service der Deutschen Post. Wir halten Sie auf jeden Fall auf dem Laufenden…
Der Deutsche Anwaltsverein wollte es genau wissen und hat die Prognos AG damit beauftragt, eine Studie unter dem Namen „Rechtsdienstleistungsmarkt 2030“ zu erstellen. Herausgekommen sind zahlreiche Fachgespräche, Workshops und eine Befragung von mehr als 5.000 Anwälten und Anwältinnen zum Thema Kanzleimanagement. Eines lässt sich zusammenfassend feststellen: Die Studie bestätigt in ihren Grundsätzen all das, was wir bereits seit Jahren proklamieren und praktizieren. Der Druck auf die Anwaltschaft nimmt zu
Trotz ihrer immer noch positiven Entwicklung spürt die Anwaltsbranche laut Studie einen zunehmenden Druck, der mit diversen Aspekten zu tun hat. Dazu gehört die permanente Zunahme an neuen Kanzleien, aber auch die nicht-anwaltlichen Anbieter sorgen für einen wachsenden Konkurrenzdruck. Daher kommt einer verbesserten Sichtbarkeit von Kanzleien eine immer wichtigere Rolle bei. Hierfür sollten Sie laut Studie folgende Fragen beantworten (können):
Wie positioniere ich meine Kanzlei strategisch richtig?
Wie organisiere ich die internen Abläufe meiner Kanzlei optimal?
Welche Rolle spielt Personalmanagement in Zeiten wissensintensiver Branchen?
Die Beantwortung dieser und weiterer Fragen sind von essentieller Bedeutung, was den künftigen Erfolg von Anwaltskanzleien betrifft. Daher sollten sich Kanzleibetreiber möglichst bald mit folgenden Themen beschäftigen:
Die Akquise neuer Mandanten mithilfe geeigneter Werkzeuge und Methoden. Hierzu zählt vor allem die klare Abgrenzung gegenüber den Mitbewerbern dank geeigneter Maßnahmen wie der Einführung eines Qualitätsmanagements und der Zertifizierung desselben. Auch dabei können wir Ihnen helfen.
Die fokussierte Mandantenansprache mithilfe passender Marketingmaßnahmen. Dazu gehören beispielsweise Newsletter, Serienbriefe, und so fort, mit denen Anwälte und Anwältinnen neue, aber auch bereits vorhandene Mandanten erreichen können. Online-Marketing und eine erprobte Kanzleisoftware können hierbei wahre Wunder bewirken.
Investieren Sie in die Ausbildung Ihrer Mitarbeiter – um Ihrer Kanzlei willen
Aber die Studie zeigt auch, dass all diese Maßnahmen nur die Hälfte wert sind, wenn die Mitarbeiter der Kanzlei die neuen Werkzeuge und Methoden nicht richtig oder gar nicht einsetzen können. Denn nur mit gut ausgebildeten Kollegen und Kolleginnen können die strategischen und operativen Maßnahmen und Ziele erfolgreich umgesetzt bzw. erreicht werden.
Das Fundament hierfür sind gezielte Schulungsmaßnahmen, die den Mitarbeitern einer Anwaltskanzlei das notwendige Rüstzeug zukommen lassen. Die gute Nachricht: Die entsprechenden Fortbildungsmaßnahmen können Sie direkt in unserer Onlineakademie in Anspruch nehmen und auch – individuell auf Ihre Kanzlei zugeschnitten – bei uns buchen.
Sie sehen also: Der Rechtsdienstleistungsmarkt 2030 ist eine große Herausforderung, der sich Anwältinnen und Anwälte stellen sollten. Mit unserer Hilfe gelingt das ein gutes Stück besser und geräuschloser als ohne. Nehmen Sie daher am besten heute noch Kontakt mit uns per E-Mail auf.
![Hülskötter & Partner auf der AdvoTec 2018: advoware 5.1, QM, RZ und mehr [UPD]](https://advoblog.huelskoetter.info/wp-content/uploads/2018/06/huelskoetter-partner-auf-der-advotec-2018-2.jpg)
Der Deutsche Anwaltsverein wollte es genau wissen und hat die Prognos AG damit beauftragt,