Diese Woche findet in Bremen wieder einmal die große APRAXA -Messe statt, und wieder einmal sind wir an beiden Tagen (nämlich am Donnerstag und Freitag) mit eigenem Stand vertreten. Da es sich auf dieser Veranstaltung vorzugsweise um das Thema Qualitätsmanagement dreht, werden wir genau zu diesen Schwerpunkten informieren.
Zum „Warmmachen“ lassen wir im nachfolgenden Interview Gerhard Hülskötter von Hülskötter & Partner zu Wort kommen, in dem er über die zunehmende Notwendigkeit eines zertifizierten Qualitätsmanagementsystems spricht. Dabei erwähnt er übrigens auch unser erstes eigenes Buch, das unter dem Titel „Erfolgreiche Kanzleizertifizierung“ im Deutschen Anwaltsverlag erschienen ist und das interessierte Anwälte und Juristen dort gerne beziehen können.
„Hülskötter & Partner ist Ihr professioneller Ansprechpartner für anspruchsvolle Kanzleilösungen. Als der größte Händler der Kanzleisoftware advoware von der Advo-web GmbH präsentieren wir Ihnen dieses Jahr wieder die interessantesten Neuerungen von advoware – unter anderem viele Features, die Sie bei der Umsetzung der DSGVO unterstützen. Mit im Gepäck haben wir zudem unsere Kanzleilösungen wie Qualitätsmanagement nach ISO 9001, Rechenzentrum für Juristen für stationäres und komfortables mobiles Arbeiten, Advozon Datensicherung und Advozon IT-Schutz.“
AdvoTec-Highlight #1: DSGVO-konformes advoware
Update: Seit dem 3. Juli steht advoware 5.1 zum Download bereit.
Konkret bedeutet dies, dass wir auf jeden Fall die Update-Version von advoware dabei haben werden, um all die Neuerungen und Verbesserungen der Kanzleisoftware präsentieren zu können. Dazu gehört vor allem eine gesetzeskonforme Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung, mehr Sicherheit des integrierten E-Mail-Clients von advoware und andere nützliche Merkmale und Funktionen. In einem separaten Beitrag haben wir die Highlights von advoware 5.1 für Sie zusammengefasst.
Neben dem advoware-Update haben wir eine Menge Infos und eine echte Überraschung zum Thema Qualitätsmanagement mit im Gepäck. Vor allem die Überraschung ist ein echter Knüller, so viel sei verraten. Da stecken mehr als fünf Jahre Erfahrung rund um das Thema QM für Anwaltskanzleien drin. Auf die Reaktionen unserer Standbesucher sind wir schon sehr gespannt.
AdvoTec-Highlight #3: Rechenzentrum für Juristen „reloaded“
Um das Rechenzentrum für Juristen ist es in letzter Zeit ein wenig ruhiger geworden. Das wollen wir auf der AdvoTec wieder ändern, schließlich stellt solch eine virtuelle Rechnerumgebung eine sehr praktikable und arbeitserleichternde Alternative zum eigenen Kanzleiserver dar.
Damit sparen Sie nämlich nicht nur sämtliche Updates und andere zeit- und nervenaufreibende Arbeiten, sondern können auf Ihre Kanzlei-IT jederzeit und von jedem Ort der Welt aus zugreifen. Ganz gleich also, ob Sie sich bei Gericht befinden oder auf den Seychellen: Mit unserem RZ für Juristen fühlt es sich immer so an, als ob Sie gerade in der Kanzlei wären. Bis auf den Kaffee vielleicht.
AdvoTec-Highlight #4: Datensicherung und Datensicherheit à la Hülskötter
Das Thema Datensicherheit und Datenschutz nehmen leider immer noch viel zu wenige Kanzleiinhaber so ernst, wie es das Thema verlangt. Denn immer noch verschwinden Daten auf seltsame Weise, sterben Datenspeicher den plötzlichen Tod oder verschlüsseln Hacker den kompletten Datenstamm, um für dessen Freigabe hohe Lösegelder zu fordern.
Wenn Sie dann keine aktuelle Fassung Ihrer Daten in Form eines Backups vorliegen haben, entpuppt sich der Datenverlust ganz schnell zum Daten-GAU, der im schlimmsten Fall die Existenz der Kanzlei bedroht. Dabei ist es so einfach, seine Daten regelmäßig zu sichern. Wie das geht, zeigen wir Ihnen gerne an unserem Stand 328 auf Ebene 3. Eingerahmt werden wir hier von den lieben Kollegen der Supercheck GmbH, dem Startup-Corner – und dem Catering-Service des Veranstalters. Damit können Sie uns gar nicht verfehlen.
AdvoTec-Highlight #5: Rabatte auf advoware und Diktiergeräte
Und noch ein Schmankerl (österreichisch/bayerisch für Leckerbissen) erwartet Sie anlässlich der AdvoTec 2018. So gewähren wir unserer treuen Kundschaft einen Rabatt auf advoware in Höhe von sagenhaften 32 Prozent, und Neukunden sogar 50 Prozent! Und falls Sie gerade auf der Suche nach einem neuen, digitalen und kabellosen Diktiergerät sind, halten wir eine weitere Überraschung in petto. Das alles können Sie auf der zugehörigen Webseite nachlesen.
Wir freuen uns auf Ihren Besuch an unserem Stand, wo wir am 7. und 8. Juni 2018 auf Sie warten!
Mitte Juli 2017 hat die Advozon Kanzlei Konzept, deren Hilfe wir in Sachen QM-Zertifizierung in Anspruch nehmen, erfolgreich das erste Überwachungsaudit abgeschlossen. Es ergaben sich keinerlei Nichtkonformitäten, was ein sehr gutes Ergebnis darstellt.
Es mangelt vielen Kanzlei-Webseiten an einer Datenschutzerklärung
Aber, und darauf hat der TÜV die Kollegen der Advozon Kanzlei Konzept explizit hingewiesen, gibt es leider immer noch Anwaltskanzleien – auch innerhalb der QM-Matrix – die auf ihrer Internetseite gar keine oder eine fehlerhafte Datenschutzerklärung aufweisen. Das ist vor allem im Hinblick auf die geplante EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) äußerst kritisch zu bewerten, die ab Mai 2018 in Kraft tritt.
Allerdings ist eine fehlenden Datenschutzerklärung schon heute ein ausreichender Abmahngrund, und das seit Februar 2016, basierend auf dem „Gesetz zur Verbesserung der zivilrechtlichen Durchsetzung von verbraucherschützenden Vorschriften des Datenschutzrechts“. Damit sind Internetseiten, die ohne Datenschutzerklärung auskommen, seitens der Verbraucherschutzverbände und Wettbewerbsverbände abmahnbar.
Eine Datenschutzerklärung muss bestimmte Hinweise aufweisen
Dazu gehört beispielsweise…
… welche Arten von Daten erhoben werden
… wann die Daten wieder gelöscht werden
… an wen die Daten gegebenenfalls weitergegeben werden
… und so fort.
Dabei ist vor allem zu beachten, welche Dienste in die Internetseite einer Kanzlei integriert sind. Dazu zählen unter anderem folgende Optionen:
ein Kontaktformular für potentielle Mandanten
Google Analytics zur statischen Auswertung der Internetseitenbesuche
Verlinkung zu einer Facebook-Seite der Kanzlei
etc.
Mit der Datenschutzerklärung der Advozon Kanzlei Konzept auf der sicheren Seite
Vielen Kanzleien, aber auch deren IT-Verantwortlichen, fällt es immer noch schwer, all die Programme und Dienste zu benennen, die im Rahmen der Webseite genutzt und eingesetzt werden. Daher hat die Advozon Kanzlei Konzept für ihre Kunden eine umfassende, allgemein gültige Datenschutzerklärung erstellt, die in die Internetseite der Kanzlei integriert werden kann. Zwar empfiehlt es sich, die irrelevanten Passagen aus der Datenschutzerklärung zu entfernen, zwingend erforderlich ist dies allerdings nicht. Denn immer noch gilt: Lieber eine vollständige Datenschutzerklärung als gar keine. Wichtig: Die hier geschilderte Vorgehensweise entspricht dem aktuellen Stand der Rechtsauffassung der Advozon Kanzlei Konzept. Bitte überprüfen Sie unsere Muster-Datenschutzerklärung vor der Umsetzung für Ihre eigene Kanzlei auf deren rechtliche Haltbarkeit und passen Ihre Handlungsschritte falls notwendig an. Hinweis: Die Datenschutzerklärung benötigt eine eigene Seite und einen eigenen Menüeintrag innerhalb der Internetpräsenz, sodass die Datenschutzerklärung mit höchstens zwei Mausklicks von jeder „Stelle“ der Webseite aus erreichbar ist. Dies ergibt sich aus § 13, Abs. 1, Satz 1 des Telemediengesetzes.
Die Advozon Kanzlei Konzept hat schon Dutzenden von Kanzleien bei der Matrixzertifizierung ihrer Kanzleiorganisation geholfen. Und da das Team rund um Daniel Kattenbusch neugierig ist, hat es eine Umfrage unter 108 zertifizierten Anwaltskanzleien durchgeführt, mit der die Zufriedenheit dieser QM-Kunden gemessen werden sollte. Um es vorweg zu nehmen: Der Zufriedenheitsindex der gemäß ISO 9001 QM-zertifizierten Kanzleien kann als „sehr gut“ eingestuft werden. Im Detail sieht das wie folgt aus:
Zufriedenheit mit der Dienstleistung
Gefragt nach der allgemeinen Zufriedenheit mit der Dienstleistung „Matrixzertifizierung“, sagten 85 Teilnehmer der Umfrage, dass sie „sehr zufrieden“ seien, die verbleibenden 23 Probanden waren zufrieden. Damit ist auch klar, dass es keine einzige negative Rückmeldung zu diesem Thema gab, was sehr bemerkenswert ist.
Zufriedenheit mit der Beratung
Wichtig bei solch einer Dienstleistung wie der QM-Zertifizierung nach DIN 9001 ist die Zufriedenheit mit der Beratung selbst. Auch hier kann die Advozon Kanzlei Konzept auf Bestmarken verweisen: Sämtliche 108 befragten Kanzleien waren „sehr zufrieden“ (87 Teilnehmer) oder „zufrieden“ (18 Probanden). Das nenne ich ein wirklich gutes Ergebnis, das für die Beratungskompetenz der Advozon Kanzlei Konzept spricht.
Freundlichkeit der Beratung
Das Freundlichkeitsbarometer zeigt ebenfalls Bestwerte: So waren 95 teilnehmende Kanzleien „sehr zufrieden“ mit der Art und Weise, wie die beratenden Gespräche verlaufen sind, 11 Probanden waren „zufrieden“. In einem einzigen Fall kam es wohl zu atmosphärischen Störungen, denen wir auf jeden Fall nachgehen werden.
Gesamtzufriedenheit
Als Fazit bleibt also zu sagen: gut 81 Prozent aller befragten Kanzleien sind mit der Serviceleistung rund um die ISO 9001 Matrixzertifizierung der Advozon Kanzlei Konzept „sehr zufrieden“, und die verbleibenden 19 Prozent sagten, „ja, mit der QM-Zertifizierung und all ihren Unterdisziplinen bin ich zufrieden“. Dieses Ergebnis drückt sich übrigens auch im Weiterempfehlungsindex aus, der bei eindeutigen 100 Prozent liegt. Worauf warten Sie also noch und lassen sich von der Advozon Kanzlei Konzept bei der Zertifizierung Ihrer Kanzlei unterstützen?!
Rückmeldungen seitens der Kanzleien
Schön bei solch einer Umfrage sind natürlich die positiven Rückmeldungen, die man von den Teilnehmern bekommt. So reichte die Bandbreite an Antworten auf die Frage „Was hat Ihnen besonders gut gefallen?“ von „Sofortige und komplikationslose Bereitstellung von Hilfe und Support“ über „Gute Vorbereitung“ bis hin zu „direkter und persönlicher Kontakt“. Aber auch die Rundumbetreung seitens der Advozon Kanzlei Konzept sowie deren sehr gute Erreichbarkeit war den Teilnehmern ein Lob wert.
Verbesserungsvorschläge
Da kein System perfekt ist, kam es vereinzelt zu Verbesserungshinweisen und konstruktiver Kritik, die hier genauso erwähnt werden sollen. Vor allem die Formatierung der Checklisten wurde zwei, dreimal genannt, ebenso wie der fehlende Hinweis auf vorhandene Webinare zum Thema Qualitätsmanagement. Zudem kam die Bitte auf, die QM-Videofilme in einer besseren Qualität zu produzieren. Diesem Ansinnen kommen wir gerade nach, da sämtliche Filme der Kanzleiakademie sukzessive den modernden Standards angepasst werden.
Nehmen Sie mit uns Kontakt für Ihre persönliche QM-Zertifizierung auf
Falls Sie nach der Lektüre dieses Beitrags zum Schluss kommen, die Advozon Kanzlei Konzept ist eine gute Adresse für die Zertifizierung Ihres Qualitätsmanagement-Systems, dürfen Sie uns jederzeit kontaktieren. Oder Sie besuchen die Internetseite der Advozon Kanzlei Konzept und sehen sich dort an, welche Vorzüge die Matrixzertifizierung für Ihre Kanzlei bereit hält.
Weitere Informationen/Stimmen/Meinungen zur Matrixzertifizierung gemäß DIN EN ISO 9001
![Hülskötter & Partner auf der AdvoTec 2018: advoware 5.1, QM, RZ und mehr [UPD]](https://advoblog.huelskoetter.info/wp-content/uploads/2018/06/huelskoetter-partner-auf-der-advotec-2018-2.jpg)
Mitte Juli 2017 hat die 
Zufriedenheit mit der Dienstleistung
Freundlichkeit der Beratung