Wie ich hier bereits berichtet habe, waren Hülskötter & Partner auch dieses Jahr auf der AdvoTec mit eigenem Stand vertreten. Die AdvoTec ist die Fachmesse des Deutschen Anwaltstags zu den Themen Kanzlei-IT und Co. Dort finden sich einmal jährlich alle renommierten Anbieter von juristischen Dienstleistungen ein, um mit den anwesenden Anwältinnen und Anwälten ins Gespräch zu kommen. So wie wir es auch zwei Tage lange getan haben.
Um es vorweg zu nehmen: Für uns war die AdvoTec 2018 eine äußerst erfolgreiche Veranstaltung! Konkret waren wir vorzugsweise mit drei Themen in Mannheim vertreten: advoware 5.1, Qualitätsmanagement und das Rechenzentrum für Juristen „reloaded“.
advoware 5.1: DSGVO, Notariat und sichere E-Mails
Update: Seit dem 3. Juli steht advoware 5.1 zum Download bereit.
Eines unserer Highlights auf der AdvoTec 2018 war zweifelsohne das für diese Woche angekündigte Software-Update advoware 5.1. Denn neben den Verbesserungen und Neuerungen in Sachen Notariat, onlineAkte, Finanzbuchhaltung und sichere E-Mail-Kommunikation (dazu in einem separaten Blogbeitrag mehr) konnten wir die interessierten Standbesucher vor allem von der Umsetzung der DSGVO-relevanten Kriterien in advoware 5.1 überzeugen.
Denn egal, ob die Verschlüsselung der Datenbank von advoware, die Protokollierung der Zugriffe auf personenbezogene Daten oder das Erstellen von Mandantendatensätzen per Knopfdruck – alle wichtigen DSGVO-Regularien werden gesetzteskonform in advoware abgebildet. An dieser Stelle möchten wir unserem geschätzten Partner, der Advo-web GmbH, unseren Dank aussprechen, der all das ermöglicht bzw. implementiert – und das höchst zuverlässig sei vielen, vielen Jahren!
Kein Wunder also, dass die Nachfrage nach advoware auf der AdvoTec so groß war, dass wir die ein oder andere Kanzlei in den nächsten Tagen und Wochen als neuen Kunden begrüßen dürfen. Denn bei uns und advoware sind Anwältinnen und Anwälte in den besten und sichersten Händen. Webinar-Tipp: Unsere Rechtsanwältin Laura Nardelli wird in einem eigens für advoware 5.1 entwickelten Webinar das Software-Update mit all seinen Verbesserungen und Neuerungen vorstellen. Und das mit einem entsprechenden Schwerpunkt auf die DSGVO-Optionen, speziell aus der Sicht einer praktizierenden Juristin. Für das advoware-Webinar können Sie sich via Kanzleiakademie anmelden, sobald es zur Verfügung steht.
Qualitätsmanagement: Wenn alles in einem Buch mündet
Das Thema Qualitätsmanagement nimmt an Bedeutung kontinuierlich zu, und auch das haben wir deutlich auf der Anwaltstagsmesse zu Mannheim gespürt. Die Fragen rund um die Zertifizierung von QM-Systemen innerhalb von Anwaltskanzleien nahmen einen großen Raum ein an den zwei Tagen AdvoTec. Da waren wir so manches Mal sehr froh, dass wir zahlreiche Interessenten für das Thema Qualitätsmanagement mit einem Buch beglücken konnten, das unser Geschäftsführer Gerhard Hülskötter exklusiv für und mit dem Deutschen Anwaltsverlag veröffentlicht hat.
Denn wie es der Titel „Erfolgreiche Kanzleizertifizierung“ verspricht, sind in dieses Buch mehr als fünf Jahre QM-Erfahrung und dreistellig zufriedene QM-Kunden eingeflossen. Damit stellt diese rund 150 Seiten umfassende Fachlektüre einen sehr guten Einstieg in die Welt der QM-Zertifitierung dar. Videotipp #1: Mit Gerhard Hülskötter habe ich in Mannheim dazu ein Videointerview geführt, das auf YouTube abrufbar ist und zu dem demnächst ein Blogbeitrag erscheinen wird.
Rechenzentrum für Juristen „reloaded“: DSGVO-sichere „Bastille“
Mit dem Top-Thema Nummer 3 treffen wir offenkundig auch immer häufig den Nerv vieler Anwaltskanzleien. Anders ist die lange Warteliste, die wir aktuell Stück für Stück abarbeiten, nicht zu erklären. Denn die Vorteile des RZ für Anwälte liegen förmlich auf der Hand: Dort finden Juristen eine hochsichere Serverumgebung vor, die permanent überwacht und aktualisiert wird. Damit müssen sich Kanzleien keine Sorgen mehr machen um „verschleppte“ Updates, nicht erledigte Datensicherungen, mögliche Angriffe von außen und vieles mehr. Das scheint für immer mehr Juristinnen und Juristen schwerwiegende Argumente zu sein, gerade in Zeiten der DSGVO. Videotipp #2:Auch zum Thema Rechenzentrum für Juristen habe ich mit Gerhard Hülskötter ein Videointerview geführt. Darin spricht er über die Vorzüge unseres IT-Service, über die zugehörigen Preise und einiges anderes mehr. Viel Spaß beim Anschauen.
Mitte Juli 2017 hat die Advozon Kanzlei Konzept, deren Hilfe wir in Sachen QM-Zertifizierung in Anspruch nehmen, erfolgreich das erste Überwachungsaudit abgeschlossen. Es ergaben sich keinerlei Nichtkonformitäten, was ein sehr gutes Ergebnis darstellt.
Es mangelt vielen Kanzlei-Webseiten an einer Datenschutzerklärung
Aber, und darauf hat der TÜV die Kollegen der Advozon Kanzlei Konzept explizit hingewiesen, gibt es leider immer noch Anwaltskanzleien – auch innerhalb der QM-Matrix – die auf ihrer Internetseite gar keine oder eine fehlerhafte Datenschutzerklärung aufweisen. Das ist vor allem im Hinblick auf die geplante EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) äußerst kritisch zu bewerten, die ab Mai 2018 in Kraft tritt.
Allerdings ist eine fehlenden Datenschutzerklärung schon heute ein ausreichender Abmahngrund, und das seit Februar 2016, basierend auf dem „Gesetz zur Verbesserung der zivilrechtlichen Durchsetzung von verbraucherschützenden Vorschriften des Datenschutzrechts“. Damit sind Internetseiten, die ohne Datenschutzerklärung auskommen, seitens der Verbraucherschutzverbände und Wettbewerbsverbände abmahnbar.
Eine Datenschutzerklärung muss bestimmte Hinweise aufweisen
Dazu gehört beispielsweise…
… welche Arten von Daten erhoben werden
… wann die Daten wieder gelöscht werden
… an wen die Daten gegebenenfalls weitergegeben werden
… und so fort.
Dabei ist vor allem zu beachten, welche Dienste in die Internetseite einer Kanzlei integriert sind. Dazu zählen unter anderem folgende Optionen:
ein Kontaktformular für potentielle Mandanten
Google Analytics zur statischen Auswertung der Internetseitenbesuche
Verlinkung zu einer Facebook-Seite der Kanzlei
etc.
Mit der Datenschutzerklärung der Advozon Kanzlei Konzept auf der sicheren Seite
Vielen Kanzleien, aber auch deren IT-Verantwortlichen, fällt es immer noch schwer, all die Programme und Dienste zu benennen, die im Rahmen der Webseite genutzt und eingesetzt werden. Daher hat die Advozon Kanzlei Konzept für ihre Kunden eine umfassende, allgemein gültige Datenschutzerklärung erstellt, die in die Internetseite der Kanzlei integriert werden kann. Zwar empfiehlt es sich, die irrelevanten Passagen aus der Datenschutzerklärung zu entfernen, zwingend erforderlich ist dies allerdings nicht. Denn immer noch gilt: Lieber eine vollständige Datenschutzerklärung als gar keine. Wichtig: Die hier geschilderte Vorgehensweise entspricht dem aktuellen Stand der Rechtsauffassung der Advozon Kanzlei Konzept. Bitte überprüfen Sie unsere Muster-Datenschutzerklärung vor der Umsetzung für Ihre eigene Kanzlei auf deren rechtliche Haltbarkeit und passen Ihre Handlungsschritte falls notwendig an. Hinweis: Die Datenschutzerklärung benötigt eine eigene Seite und einen eigenen Menüeintrag innerhalb der Internetpräsenz, sodass die Datenschutzerklärung mit höchstens zwei Mausklicks von jeder „Stelle“ der Webseite aus erreichbar ist. Dies ergibt sich aus § 13, Abs. 1, Satz 1 des Telemediengesetzes.
Die Advozon Kanzlei Konzept hat schon Dutzenden von Kanzleien bei der Matrixzertifizierung ihrer Kanzleiorganisation geholfen. Und da das Team rund um Daniel Kattenbusch neugierig ist, hat es eine Umfrage unter 108 zertifizierten Anwaltskanzleien durchgeführt, mit der die Zufriedenheit dieser QM-Kunden gemessen werden sollte. Um es vorweg zu nehmen: Der Zufriedenheitsindex der gemäß ISO 9001 QM-zertifizierten Kanzleien kann als „sehr gut“ eingestuft werden. Im Detail sieht das wie folgt aus:
Zufriedenheit mit der Dienstleistung
Gefragt nach der allgemeinen Zufriedenheit mit der Dienstleistung „Matrixzertifizierung“, sagten 85 Teilnehmer der Umfrage, dass sie „sehr zufrieden“ seien, die verbleibenden 23 Probanden waren zufrieden. Damit ist auch klar, dass es keine einzige negative Rückmeldung zu diesem Thema gab, was sehr bemerkenswert ist.
Zufriedenheit mit der Beratung
Wichtig bei solch einer Dienstleistung wie der QM-Zertifizierung nach DIN 9001 ist die Zufriedenheit mit der Beratung selbst. Auch hier kann die Advozon Kanzlei Konzept auf Bestmarken verweisen: Sämtliche 108 befragten Kanzleien waren „sehr zufrieden“ (87 Teilnehmer) oder „zufrieden“ (18 Probanden). Das nenne ich ein wirklich gutes Ergebnis, das für die Beratungskompetenz der Advozon Kanzlei Konzept spricht.
Freundlichkeit der Beratung
Das Freundlichkeitsbarometer zeigt ebenfalls Bestwerte: So waren 95 teilnehmende Kanzleien „sehr zufrieden“ mit der Art und Weise, wie die beratenden Gespräche verlaufen sind, 11 Probanden waren „zufrieden“. In einem einzigen Fall kam es wohl zu atmosphärischen Störungen, denen wir auf jeden Fall nachgehen werden.
Gesamtzufriedenheit
Als Fazit bleibt also zu sagen: gut 81 Prozent aller befragten Kanzleien sind mit der Serviceleistung rund um die ISO 9001 Matrixzertifizierung der Advozon Kanzlei Konzept „sehr zufrieden“, und die verbleibenden 19 Prozent sagten, „ja, mit der QM-Zertifizierung und all ihren Unterdisziplinen bin ich zufrieden“. Dieses Ergebnis drückt sich übrigens auch im Weiterempfehlungsindex aus, der bei eindeutigen 100 Prozent liegt. Worauf warten Sie also noch und lassen sich von der Advozon Kanzlei Konzept bei der Zertifizierung Ihrer Kanzlei unterstützen?!
Rückmeldungen seitens der Kanzleien
Schön bei solch einer Umfrage sind natürlich die positiven Rückmeldungen, die man von den Teilnehmern bekommt. So reichte die Bandbreite an Antworten auf die Frage „Was hat Ihnen besonders gut gefallen?“ von „Sofortige und komplikationslose Bereitstellung von Hilfe und Support“ über „Gute Vorbereitung“ bis hin zu „direkter und persönlicher Kontakt“. Aber auch die Rundumbetreung seitens der Advozon Kanzlei Konzept sowie deren sehr gute Erreichbarkeit war den Teilnehmern ein Lob wert.
Verbesserungsvorschläge
Da kein System perfekt ist, kam es vereinzelt zu Verbesserungshinweisen und konstruktiver Kritik, die hier genauso erwähnt werden sollen. Vor allem die Formatierung der Checklisten wurde zwei, dreimal genannt, ebenso wie der fehlende Hinweis auf vorhandene Webinare zum Thema Qualitätsmanagement. Zudem kam die Bitte auf, die QM-Videofilme in einer besseren Qualität zu produzieren. Diesem Ansinnen kommen wir gerade nach, da sämtliche Filme der Kanzleiakademie sukzessive den modernden Standards angepasst werden.
Nehmen Sie mit uns Kontakt für Ihre persönliche QM-Zertifizierung auf
Falls Sie nach der Lektüre dieses Beitrags zum Schluss kommen, die Advozon Kanzlei Konzept ist eine gute Adresse für die Zertifizierung Ihres Qualitätsmanagement-Systems, dürfen Sie uns jederzeit kontaktieren. Oder Sie besuchen die Internetseite der Advozon Kanzlei Konzept und sehen sich dort an, welche Vorzüge die Matrixzertifizierung für Ihre Kanzlei bereit hält.
Weitere Informationen/Stimmen/Meinungen zur Matrixzertifizierung gemäß DIN EN ISO 9001
Dr. Christian Sieg’l vom Kanzleiverbund BTR Rechtsanwälte ist in Brandenburg an der Havel beheimatet und fokussiert sich vor allem auf den Fachbereich Arbeitsrecht. Da gerade in diesem Segment zahlreiche Mandanten ihre Prozesskosten über eine Rechtsschutzversicherung abwickeln, wurde RA Sieg’l zunehmend mit der Frage konfrontiert, ob er seine Kanzleiorganisation nicht von professioneller Seite zertifizieren lassen will. Da kam ihm der erfolgreiche Wechsel zu Advoware sehr gelegen und er entschied sich für die QM-Zertifizierung mithilfe der Advozon Kanzlei Konzept, einem Tochterunternehmen der Hülskötter GmbH.
Im folgenden Interview, das wir mit RA Sieg’l geführt haben, spricht er über die Motive, seine Kanzlei zertifizieren zu lassen, ist er voll des Lobes für die Advozon Kanzlei Konzept und verrät uns, ob er die Matrixzertifizierung auch Kollegen und Kolleginnen empfiehlt.
Herr Sieg’l, warum haben Sie sich für die QM-Zertifizierung entschieden?
Schon den Umstieg von unserer bisherigen Kanzleisoftware auf Advoware haben wir als echten Durchbruch empfunden, denn diese Anwendung bietet all das, wonach wir jahrelang gesucht haben. Daher wussten wir auch, dass die QM-Zertifizierung in Kombination mit Advoware einen hohen Qualitätsanspruch erfüllen würde. Dazu gehört vor allem die Integration sämtlicher QM-Dokumente in Advoware, was für ein echtes Erkennungsmerkmal „Von Anwälten für Anwälte“ ist.
Ein weiteres Motiv stellte aber auch die zunehmende Verpflichtung von Rechtsschutzversicherern dar, das Qualitätsmanagement der eigenen Kanzlei zertifizieren zu lassen. Und wie es sich abzeichnet, wird diese Forderung künftig weiter zunehmen. Was man auch gut daran erkennen kann, dass wir immer öfter aufgefordert wurden, verstärkt über Drebis zu kommunizieren. Was übrigens ein weiterer guter Grund war, auf Advoware umzusteigen, da Ihre Kanzleisoftware eine Drebis-Schnittstelle bietet.
Wie bewerten Sie die Betreuung seitens der Advozon Kanzlei Konzept während der Zertifizierungsphase?
Die empfand ich als sehr angenehm und professionell. Das hat zum einen mit den sehr detaillierten Fragebögen zu tun, die wir zu Vorbereitungszwecken von der Advozon Kanzlei Konzept erhalten haben. Das hat uns sehr bei der Bewertung unseres bereits existierenden QM-Systems geholfen. Zum anderen habe ich dort eine sehr individuelle und persönliche Betreuung vorgefunden. E-Mails wurden schnell und unkompliziert beantwortet, der versprochene Rückruf kam prompt, etc. Aufgrund dessen haben wir uns jederzeit sehr gut unterstützt gefühlt.
Hatten Sie wegen der vorbereitenden Maßnahmen größere Bedenken?
Nein, die hatten wir nicht, da wir bereits zu Anfang ein recht gut funktionierendes QM-System entwickelt und aufgebaut hatten. Dazu gehört auch eine Kanzleiorganisation, die wir um das bestehende Softwaresystem herum aufgebaut hatten. Was aber auch unbedingt notwendig ist, da wir ja zu einem bundesweit operierenden Kanzleiverbund gehören. So müssen unsere Mandanten von jeher einen umfangreichen Fragebogen ausfüllen, was beispielsweise von einem guten QM-System erwartet wird. Und bevor ich neue Kollegen und Kolleginnen jedes Mal neu anlerne, habe ich das schon vor Jahren in einer detaillierten Arbeitsanweisung niedergeschrieben. Daher stellten für uns die vorbereitenden Maßnahmen zur erfolgreichen Zertifizierung keinen allzu großen Arbeitsaufwand dar.
Würden Sie die QM-Zertifizierung anderen Kollegen empfehlen?
Ja, auf jeden Fall, und das habe ich auch schon getan, speziell meinen Kollegen und Kolleginnen hier vor Ort. Allerdings haben diese gerade nochmals in ein anderes Software-System investiert, daher bin ich mir nicht ganz sicher, ob für die Kollegen derzeit eine QM-Zertifizierung infrage kommt. Andererseits: Das ist ja mit jeder Kanzleisoftware möglich, warum sollte es also nicht geschehen. Ich würde die Zertifizierung und den damit einhergehenden Umstieg auf Advoware sehr begrüßen. Was auch damit zu tun hat, dass Advoware seit unserem Upgrade auf Windows 10 noch besser funktioniert. Aber das nur so am Rande.
![Hülskötter auf der AdvoTec 2018: mein persönlicher Rückblick [UPD]](https://advoblog.huelskoetter.info/wp-content/uploads/2018/06/huelskoetter-partner-auf-der-advotec-2018-2.jpg)
Mitte Juli 2017 hat die 
Zufriedenheit mit der Dienstleistung
Freundlichkeit der Beratung