Anleitung: So nutzen Sie Philips-Fußschalter und -Diktiergeräte im Homeoffice

Anleitung: So nutzen Sie Philips-Fußschalter und -Diktiergeräte im Homeoffice

Arbeiten Sie aufgrund der Coronavirus-Krise gerade im Homeoffice und wollen weiterhin wie gewohnt mit Ihrem Philips-Fußschalter und -Diktiergerät vom Typ Speechmike arbeiten und dabei auf Ihren Kanzleiarbeitsplatz zugreifen? Dann ist dieser Beitrag genau das richtige für Sie. Darin erklären wir Ihnen Schritt für Schritt die richtige Nutzung der Philips-Geräte mithilfe des sogenannten Remote-Desktop-Clients. Hierbei fokussieren wir uns vor allem auf die Diktiergeräte Philips SpeechMike Premium 3500 und Premium 3510, die bei unseren Kunden häufig eingesetzt und von advoware unterstützt werden.

1. Voraussetzungen

1.1. Für den problemlosen Zugriff vom Homeoffice auf den Kanzleiarbeitsplatz mittels Fußschalter (der sich natürlich im Homeoffice befindet) ist eine sogenannte Remote-Desktop-Verbindung erforderlich.
1.2. Bevor Sie vom Homeoffice aus per Fußschalter auf den Kanzleirechner zugreifen können, muss der installierte Philips-Treiber zwingend am Arbeitsplatz in der Kanzlei deinstalliert werden. Das geschieht über „Programme und Funktionen“ in der Systemsteuerung.

2. Installation der angepassten Philips-Software auf dem Kanzleiarbeitsplatz

2.1 Laden Sie über angegebenen Link die für den Homeoffice-Einsatz angepasste Philips-Treibersoftware und entpacken diese auf Ihrem Kanzleiarbeitsplatz-PC in ein eigenes Verzeichnis. http://advoware-online.de/PhilipsTreiber-RemoteHost-Kanzlei.zip
2.2. Installieren die Komponente PhilipsSpeechDriversSetup.exe aus dem entpackten Softwarepaket auf dem Kanzlei-PC, indem Sie auf die EXE-Datei doppelt mit der Maus klicken. Wählen Sie mit der Maus die Komponenten MCI Audio Driver, MCI Control Driver und Server Extension for WTS aus, die dann auf dem Kanzleirechner installiert werden.
Selektrive Treiberauswahl für Philips-Speechmike-Diktiergeräte
2.3. Des weiteren sind die Komponenten DPMControl.msiSmExAudio.msi und SpMikeCtrl.msi zu installieren, also die Programme einmal per Doppelklick starten und ausführen.

3. Installation der Philips-Treiber auf dem Homeoffice-PC

Um die Philips-Geräte im Homeoffice nutzen zu können, gehen Sie wie folgt vor:
3.1. Laden Sie die Treibersoftware (siehe Link) auf den Homeoffice-PC und entpacken Sie diese in ein eigenes Verzeichnis. http://advoware-online.de/PhilipsTreiber-RemoteClient-Heimarbeitsplatz.zip
3.2. Vor dem Installieren der Treiber-Software müssen Sie die Windows-Version Ihres PCs überprüfen (32 oder 64 Bit). Dies geschieht über die Windows-Systemsteuerung. Dort sehen Sie unter „System/Systemtyp“, welche Windowsvariante auf dem Homeoffice-PC installiert ist.
3.3. Falls Sie mit einer Windows 32-Bit-Version arbeiten, erfolgt die Installation der Treibersoftware mithilfe der Datei PhilipsSpeechDriversSetup.exe, die Sie doppelt klicken und ausführen müssen. Im Falle der 64 Bit-Version installieren Sie bitte PhilipsSpeechDrivers64Setup.exe

3.4. Nach erfolgter Installation schließen Sie die Philips-Hardware am Homeoffice-PC wie gewohnt an. Hierbei muss die Option „Weitere unterstützte Plug & Play-Geräte“ unter RDP-Eigenschaften nicht aktiviert sein.

Lösungsvorschläge, falls die Hardware nicht richtig funktioniert

Philips SpeechMike 3500Sollten Sie nach der Installation der Treiber-Software auf dem Homeoffice-PC nicht wie erwartet mit der Philips-Hardware arbeiten können, empfehlen sich folgende Tipps:
 

    • Starten Sie mithilfe des PhilipsDeviceControlCenter das Gerät neu. Entweder haben Sie die Software bereits auf dem Homeoffice-PC bereits installiert oder Sie laden es sich mithilfe dieses Links herunter (siehe Reiter „Support“ auf etwa der Mitte der Seite).
    • Überprüfen Sie, ob das Speechmike im Eventmodus läuft. Drücken Sie hierfür die Tasten EOL + INS (siehe im Bild „1“) auf dem SpeechMike gleichzeitig, bis ein Signal ertönt. Der aktuelle Modus wird mit einer leuchtenden F-Taste angezeigt. Falls die Eventmodus-Taste F1 nicht leuchtet, bitte auf diese drücken. (siehe im Bild „2“)
    • Falls sich am Homeoffice-PC sowohl ein USB-3-Anschluss (meist blau markiert) und eine USB-2-Buchse befindet (meist grau), nutzen Sie unbedingt den USB-2-Anschluss.
    • Falls das alles nicht hilft, am besten beide Arbeitsplätze (den in der Kanzlei und im Homeoffice) einmal neu starten.
Hülskötter & Partner am 12. März auf dem Frankfurter Anwaltsforum: Lernen Sie unsere Digitalisierungsoffensive kennen

Hülskötter & Partner am 12. März auf dem Frankfurter Anwaltsforum: Lernen Sie unsere Digitalisierungsoffensive kennen

Update: Aufgrund der aktuellen Situation und einiger Absagen, haben wir soeben die Nachricht erhalten, dass das Frankfurter Anwaltsforum, geplant für den 12.03.2020, verschoben wird.
Bezüglich weiterer Fragen rund um die Organisation des Anwaltsforums, bitten wir Sie direkt Kontakt mit dem Frankfurter Anwaltsverein aufzunehmen.  Sobald ein Ausweichtermin bekannt ist, werden wir hier weiter berichten.
 


 
Nächste Woche, am 12. März genauer gesagt, machen wir uns wieder einmal in Richtung des Anwaltsforums auf die Reise. Konkret handelt es sich dabei um die neunte Ausgabe des Frankfurter Anwaltsforums, auf dem interessante Themen besprochen werden. Dazu gehört unter anderem die Frage, was Dinge wie Legal Tech und Automatisierung für die juristische Praxis bedeuten, welche Aspekte beim Einreichen von PDF-Schriftsätzen und Anlagen bei Gericht zu berücksichtigen sind und andere interessante Dinge mehr.

Hülskötter & Partner mit eigenem Stand und Vortrag

Selbstredend, dass wir von Hülskötter & Partner ebenfalls auf dem Juristen-Event dabei sein werden, und das in zweierlei Hinsicht. Zum einen bauen wir im Ausstellungsbereich unseren Stand auf, an dem wir über die neuesten Entwicklungen am Legal-Tech-Markt berichten werden. Dabei fokussieren wir uns schwerpunktmäßig auf die mobile Version von advoware und auf die Herausforderungen der digitalen Kanzlei. Natürlich werden wir auch weitere Fragen beantworten.
Zum anderen haben wir unseren eigenen Vortrag dabei, der kurz vor Mittag, sprich um 11:30, beginnt und 60 Minuten dauert. Dieser Exkurs trägt den Titel „Digitalisierung des Postlaufs in der Anwaltskanzlei“. Er handelt, wie könnte es anders sein, von der Abkehr des in vielen Kanzleien immer noch weit verbreiteten Irrglaubens, dass der Wechsel vom analogen Postfach zur digitalen Kommunikation zu aufwändig, zu umständlich, wenig nutzbringend und außerdem zu gefährlich sei
Schon mal vorab: Dieser Annahme folgen leider immer noch viele Jurist*innen, weil sie sich möglicherweise noch nicht intensiv genug mit dem Thema auseinander gesetzt haben. Natürlich auch, weil sie es seit jeher gewohnt sind, mit der analogen Handakte zu arbeiten. Verständlicherweise ist die Skepsis hier zunächst groß.

Unser Vortrag um 11:30: „Digitalisierung des Postlaufs in der Anwaltskanzlei“

Diese Möglichkeit zur Auseinandersetzung mit dem Thema Digitalisierung schaffen wir dann also am 12. März um 11:30 in Frankfurt am Main. Und wir hoffen, möglichst viele von unseren Kunden, aber auch neue Gesichter im Auditorium erblicken zu dürfen. Falls sie nicht kommen, verpassen Sie eine ganze Menge wie die Antworten auf folgende Fragen:
* Mit welchen Tools und Prozessen kann ich den Postlauf in meiner Kanzlei digitalisieren?
* Was mache ich bloß mit der analogen Eingangspost?
* An welche Maßnahmen sollte ich vorbereitend zur Abschaffung der Handakte denken?
Das sind nur drei von zahlreichen Themen, mit denen sich Anwaltskanzleien lieber heute als gestern beschäftigen sollten. Daher sollten Sie sich am 12. März auf den Weg nach Frankfurt am Main machen und unseren Stand sowie unseren Vortrag besuchen. Wir freuen uns auf Sie.
Ach ja: Falls Sie es nicht aufs Frankfurter Anwaltsforum schaffen, können Sie gerne unsere Musterkanzlei-Tour 2020 besuchen. Der nächste Termin ist der 25. März, und zwar in Bonn, der allerdings schon ausgebucht ist. Die weiteren Termine sind der 22. April in Karlsruhe, der 28. April in Leipzig, der 6. Mai in Nürnberg und der 17. Juni in Wiesbaden, passend zur Advotec. Weitere Infos zu den Veranstaltungen unserer Digitalisierungsoffensive finden Sie auf der zugehörigen Eventbrite-Seite. 
 

Mit nützlichen Tipps zum eigenen, möglichst sicheren Kennwort

Mit nützlichen Tipps zum eigenen, möglichst sicheren Kennwort

Die Wahl des richtigen Kennworts ist ein häufig kommentiertes und Interesse weckendes Thema. Daher haben wir uns auch schon vor geraumer Zeit damit beschäftigt und sind der Frage nachgegangen, was ein gutes Kennwort ausmacht und mit welchen Tricks Sie Ihre eigenes, leicht zu merkendes und gleichzeitig schwer zu knackendes Kennwort heran erstellen.
Dieses Themas hat sich auch der Blog PrivacyTutor angenommen, und das noch ein gutes Stück weiter, als wir das seinerzeit getan haben. Herausgekommen ist ein umfassender Beitrag, der genau zeigt, wie man Passwörter richtig generiert bzw. verwaltet und mit welchen Anwendungen (sogenannte Passwortmanager) man seine Kennwörter pflegt und administriert. Darüber hinaus lernen die Leser, warum jede Anwendung und jede Webseite ein eigenes Kennwort bekommen sollte.
 

Die SmartKanzlei-Tour geht weiter – machen Sie Ihre Kanzlei mit unserer Hilfe digital

Die SmartKanzlei-Tour 2020 geht wieder los
Die digitale Kanzlei – steht sie auf Ihrer Agenda 2020 ganz weit oben? Also, auf unserer schon, und das bereits eine ganze Weile. Damit wir Sie bei Ihrer digitalen Transformation bestmöglich unterstützt können, setzen wir unsere im letzten Jahr gestartete SmartKanzlei-Tour fort. Und das in 2020 mit insgesamt 12 Terminen verteilt über die Republik. Damit stehen die Chancen sehr gut, dass wir unsere digitalen Zelte auch in Ihrer Nähe aufschlagen.
Warum wir das machen? Nun, weil wir während der Veranstaltungen 2019 von den Teilnehmern vor allem eins gelernt haben: Sobald die Vorzüge und Möglichkeiten der digitalen Kanzlei greifbar werden, nimmt die Angst vor der Veränderung in Richtung digital ab und es wächst die Erkenntnis, dass die eigene digitale (Smart-)Kanzlei ein wichtiger Schritt sein kann. Sie führt nämlich zu verbesserten, automatisierten Prozessen innerhalb und außerhalb der Kanzlei. Was zu zufriedeneren Mandanten führt – und zu Mitarbeitern, die sich mit mehr Freude um die wichtigen Dinge kümmern können. Anstatt stundenlang Aktenberge nach dieser einen unauffindbaren Akte zu suchen.

Digitale Akten und Abläufe verbessern Kanzleiprozesse erheblich

Genau an dieser Stelle kommt unser Verständnis von der digitalen Kanzlei ins Spiel. Denn wir wissen aus jahrelanger Erfahrung, dass digitale Akten, der digitale Vollzug und mehr die Abläufe einer Kanzlei deutlich verbessern und beschleunigen können. Das fängt mit dem Posteingang an, dem wir uns letztes Jahr in besonderem Maße gewidmet haben. Und dieses Jahr ergänzen wir diese digitalen Postfächer um den Ausgang derselben. Denn erst in dieser Kombination kann der gesamte Postlauf so organisiert werden, dass alle Beteiligten das Beste daraus schöpfen können.

SmartKanzlei-Tour im ersten Halbjahr 2020, von Nordwalde bis Wiesbaden

Besuchen Sie also einen unserer kostenfreien Halbtages-Workshops in Ihrer Nähe. Wir starten am 20. Februar 2020 in unserer eigenen Musterkanzlei in Nordwalde, um dann am 25. März 2020 in die ehemalige Regierungsstadt Bonn zu reisen. Anschließend wird es badisch, denn am 22. April 2020 geht es ins schöne Karlsruhe. Am 28. April 2020 reisen wir gen Osten, nämlich nach Leipzig.
Im Mai wird es wieder südlicher, da besuchen wir am 6. Mai 2020 die fränkische Metropole Nürnberg. Das erste Halbjahr der Musterkanzlei-Tour 2020 beschließen wir am 17. Juni 2020 in der hessischen Landeshauptstadt Wiesbaden im Rahmen der Advotec. Aber keine Sorge: Falls Ihre Gegend noch nicht dabei gewesen sein sollte, die SmartKanzlei-Tour geht im Herbst in sechs Städten weiter.
Übrigens: Da es sich um Halbtags-Workshops handelt, können Sie zwischen dem Vormittags- und Nachmittagstermin wählen.
Lernen Sie mit unserer Hilfe alles Wichtige, was Sie zum Thema digitale Kanzlei mit Unterstützung von advoware wissen wollen. Dazu gehören auch weiterführende Themen wie die mobile Anwendung advoware mobile. Und viele weitere nützlich Themen, die Sie Ihrer digitalen Kanzlei und einer mobilen Arbeitsweise ein gutes Stück näher bringen.

Melden Sie sich noch heute zur SmartKanzlei-Tour 2020 an

Melden Sie sich also am besten heute noch via Eventbrite für eine der SmartKanzlei-Veranstaltungen in Ihrer Nähe an. Wir freuen uns auf Sie.
 

Mit nützlichen Tipps zum eigenen, möglichst sicheren Kennwort

Verlängerter Update-Service für Windows 7 kostenpflichtig möglich

Update16.01.2020: Es gibt eine neue Sicherheitslücke bei Windows wie gestern gemeldet wurde. Bitte installieren Sie die gestern herausgegebenen Windows Updates. Für Windows 7 wird dieses Sicherheitsupdate nicht mehr kostenlos herausgegeben. Wir empfehlen Ihnen auch den passenden Artikel dazu auf heise.de.

Um es gleich vorweg zu nehmen, unsere Empfehlung: Steigen Sie am besten gleich auf Windows 10 um

Wie Sie gleich lesen werden, das Windows 7 ESU-Programm zeigt zweierlei: Es ist mit nicht unerheblichen Kosten verbunden und garantiert zudem nur Sicherheits-Updates, also keine Verbesserungen oder neue Funktionen der Systemsoftware. Daher sollten Sie am besten gleich über einen Wechsel zu Windows 10 nachdenken. Damit erhalten Sie zu einem einmaligen Preis ein vollständig neues Betriebssystem mit allen Vorteilen, die solch eine Software bietet.
Viele unserer Kunden scheuen allerdings den Wechsel zu Windows 10, und das vornehmlich aus Datenschutzgründen. Denn immer noch überträgt das System Daten im Hintergrund an Microsoft, was sich nur mit viel Aufwand und Know-how unterbinden lässt, und selbst das nicht vollständig. Abhilfe hierbei schaffen spezielle Software-Tools wie O&O ShutUp10 von O&O Software, W10Privacy von Bernd Schuster oder Windows 10 Privacy Settings.

Mit dem Windows 7 ESU-Programm die gewohnte Sicherheit erlangen

Exakt heute endet der reguläre Update-Service von Microsoft für Windows 7 (mit installiertem Service Pack 1). Das bedeutet für alle betroffenen Rechner, dass das installierte Betriebssystem ab heute mit dem letzten regulären Update ohne weiteren Schutz auskommt. Das stellt gerade in Anwaltskanzleien ein nicht zu unterschätzendes Risiko dar. Denn mit jedem Tag, den sich Windows 7 ohne Sicherheitsupdate auf dem PC befindet, steigt die Gefahr eines Hackerangriffs. Eine Software ohne entsprechende Korrekturen lässt sich nämlich relativ mühelos für Angriffe von außen nutzen.
Falls Sie also weiterhin guten Gewissens und gesetzeskonform mit der Windows 7-basierten Rechnerumgebung Ihrer Kanzlei arbeiten möchten (anstatt gleich auf Windows 10 umzusteigen), bietet sich eine funktionierende Lösung an. Diese nennt sich Extended Security Update-Programm (ESU) und sieht eine Erweiterung des Updates-Service’ von Microsoft für Windows 7-Rechner vor. Damit kommen sämtliche Kanzlei-PCs in den Genuss von Sicherheits-Updates, und das weit über den regulären Windows-7-Update-Zeitraum hinaus.
Ursprünglich war das ESU-Programm nur Großkunden mit einer sogenannten Volumenlizenz vorbehalten. Allerdings hat man bei Microsoft eingesehen, dass damit ein hoher Anteil an Unternehmen von dem Sicherheits-Update-Verlängerungsservice ausgeschlossen würde. So hat Redmond beschlossen, den ESU-Service auch für kleinere und mittlere Firmen bereitzustellen. Dazu gehören zweifelsohne auch Anwaltskanzleien.
Das Ganze hat allerdings zwei Haken: Die Lizenzverlängerung lässt sich von kleineren und mittleren Firmen nur über sogenannte Microsoft Partner erwerben, die ihrerseits Zugriff auf das Microsoft Partner Center haben. Zum anderen werden lediglich die Window 7-Versionen Professional, Ultimate und Enterprise unterstützt, also nicht das weit verbreitete Windows 7 Home Premium. Das sollte allerdings ohnehin auf Kanzlei-PCs gar nicht installiert sein.

Das kostet das Windows 7 ESU-Programm

Natürlich hat die Update-Verlängerung ihren Preis. So kostet die Teilnahme am ESU-Programm netto 69,90 Euro – und zwar pro Rechner, und auch nur für das erste Jahr. Über die Jahre 2 und 3 schweigt sich Microsoft noch aus. Gerüchten zufolge könnten die Kosten für die zwei nachfolgenden Jahre deutlich über denen für die ersten 366 Tage liegen. Das ESU-Programm für Windows 7 endet am 14. Januar 2023, ganz gleich, ab wann man daran teilnimmt. Die Zusatzkosten umfassen lediglich sogenannte wichtige und kritische Updates. Nicht enthalten sind neue Funktionen sowie ein technischer Support von Microsoft.

Alternative Rechenzentrum für Juristen: Keine Software-Updates mehr für Ihren Server

Wenn Sie sich künftig zumindest auf der Kanzlei-Server-Seite nicht mehr um Updates und ähnliche Arbeiten kümmern wollen, empfehlen wir einen Umzug in unser Rechenzentrum für Juristen. Denn dann übernehmen wir künftig alle Aufgaben für Sie, die mit dem Wechsel des Betriebssystems anfallen. Zudem ist Ihr zentraler advoware-Rechner besser geschützt, da wir auch Maßnahmen wie den Malware-Schutz und die tägliche Datensicherung ergreifen. Beachten Sie aber bitte, dass Sie sich um das Windows-Update Ihrer lokalen Netzwerke und PCs nach wie vor selber kümmern müssen.

2020 kann Ihr ganz persönliches Digitalisierungsjahr werden – mit unserer Hilfe


Vermutlich können viele Anwälte und Juristen das Schlagwort „Digitalisierung“ nicht mehr hören. Wir auch nicht. Deshalb haben wir es uns zum Ziel gesetzt, mithilfe geeigneter und zielgerichteter Workshops und Seminare zu zeigen, wie digitale Prozesse Anwaltskanzleien bei ihrer Arbeit unterstützen können. Damit wollen wir dafür sorgen, dass das juristische Kerngeschäft im Fokus bleibt und Ihr Arbeitsalltag nicht durch die Wehen der Digitalisierung erdrückt wird. Denn optimal umgesetzte, digitalisierte Abläufe unterstützten den Kanzleialltag mehr als ihn zu behindern. 
Daher sind wir mit unserer smarten Musterkanzlei on tour gewesen und haben in diesem Jahr in fünf Städten Veranstaltungen durchgeführt. Und das ist nur der Anfang, denn wie das Feedback und die rege Teilnahme gezeigt haben, ist der Bedarf am digitalen Arbeiten innerhalb von Kanzleien noch lange nicht gedeckt. Und so werden wir auch im nächsten Jahr mit Ihrer Unterstützung und Teilnahme die smarte Musterkanzlei Stück für Stück weiter zum Leben erwecken.

Unsere Musterkanzlei erweckt den digitalen Anwaltsalltag zum Leben

Denn in unserer „Musterkanzlei“, die wir am jeweiligen Veranstaltungsort aufspannen, teilen unsere DozentInnen mit den Teilnehmern ihr geballtes Wissen rund um die digitalen Abläufe einer Kanzlei. Ob das der vollständig digitalisierte Postlauf ist oder die Prozessautomation mithilfe des Verfügungssystem von advoware oder die rein digitale Mandantenkommunikation – bei und mit uns lernen Sie alles, was Sie zum Thema smarte Kanzlei wissen wollen.
Seien Sie also gespannt, wie es mit unserer Digitalisierungsoffensive weitergeht und wo wir Sie im nächsten Jahr in unserer Musterkanzlei treffen dürfen. Wir werden die Termine 2020 sehr bald auf unserer Webseite veröffentlichen.
Apropos Digitalisierungsoffensive: Auch im nächsten Jahr wird unser geschätzter Geschäftspartner Andreas Duckstein Kanzleien helfen, sehr konkret und mit ganz viel Praxisbezug das Thema „Digitale Kanzlei“ weiter voranzutreiben. Dabei greift Herr Duckstein nicht nur auf die Erfahrungen aus der eigenen digitalisierten Kanzlei zurück, sondern auch auf die Erfahrungen aus diversen Kanzleien, die er bei der Digitalisierung beratend begleitet hat. Über diese Zusammenarbeit haben wir schon ausführlich in einem Podcast gesprochen.
Die Workshops von Andreas Duckstein gehen ein ganz Stück weiter als unsere, da sie einerseits sehr viel Grundlagenwissen vermitteln, aber auch bewusst Raum für die teilnehmenden Kanzleien lassen, ihre individuellen Digitalisierungspläne und Strategien für die eigene Kanzlei  zu erarbeiten. Zudem bekommt man als Teilnehmer umsetzbare Pläne, Checklisten und Vorlagen an die Hand, mit denen man direkt sein eigenes Digitalisierungsprojekt umsetzen kann.
Besuchen Sie für mehr Infos und die Anmeldung zu einem der Workshops die zugehörige Seite. Wenn Sie sich noch bis Ende des Jahres hierfür anmelden, kommen Sie in den Genuss eines happigen Rabatts von 80 Prozent und zahlen für den Workshop-Tag lediglich 99 Euro!