[Anwenderstory] Warum es eine gute Idee sein kann, die Kanzleisoftware zu wechseln

Dr. Christian Holtermann von Linnemann RechtsanwälteWenn sich eine Kanzlei wie die Linnemann Rechtsanwälte Partnerschaft mbB aus Radebeul nach rund 20 Jahren für den Wechsel der Kanzleisoftware entscheidet, hat das sicherlich mehrere Gründe. Warum die fünf Partner gemeinsam diesen Schritt gegangen sind, hat mir Dr. Christian Holtermann in einem ausführlichen Gespräch erläutert.

Advoblog: Herr Dr. Holtermann, mögen Sie sich und die Kanzlei bitte kurz vorstellen?

Dr. Christian Holtermann: Ich bin Fachanwalt für Strafrecht und Datenschutz. Die Kanzlei umfasst aktuell 5 Partner, 14 Anwält:innen und 25 Angestellte, damit sind wir eine eher mittelständische Anwaltskanzlei. Zu unseren Schwerpunkten zählen unter anderem das Arbeits-, Insolvenz-, Gesellschaft- und IT-Recht sowie weitere Fachbereiche.

Advoblog: Sie haben bisher mit RA-Micro gearbeitet. Wie lange war das und wie haben Sie die Arbeit mit der Software empfunden?

Dr. Christian Holtermann: Das war eine ganze Weile. Genauer gesagt etwa 20 Jahre. Was die Arbeit mit RA-Micro betraf, da fiel vor allem das Feedback seitens der Fachangestellten eigentlich immer ähnlich aus: Die Anwendung brauchte einfach recht lange, bis die erforderlichen Daten und Funktionen geladen wurden. Aber auch unerwartete „Abstürze“ kamen leider vor. Ich persönlich habe die Software vom Erscheinungsbild her zudem als nicht mehr zeitgemäß wahrgenommen, was sicherlich auch ihrem Alter geschuldet ist.

Advoblog: Was brachte Sie bei die Suche nach einer geeigneten Alternative letztlich zu advoware?

Dr. Christian Holtermann: Nach einer ausführlichen Recherche, welche Anwendungen am Markt infrage kämen, sind wir letztlich auf zwei mögliche Kandidaten gestoßen: Das war zum einen Advolux und zum anderen eben advoware. Die Entscheidung fiel dann letztendlich zugunsten von advoware aufgrund seiner für uns besseren Praxisnähe. Das war zumindest der erste Eindruck der anwesenden Partner und Fachangestellten sowie den Kolleginnen unserer Buchhaltung. Beeindruckt hat uns auch die seriöse und vertrauenserweckende Präsentation des Herrn Andreas Hülskötter. Wir hatten dabei von Anfang an das Gefühl, dass er überzeugt ist von advoware.

Advoblog: Wann haben Sie sich dann für advoware entschieden?

Dr. Christian Holtermann: Hierbei verging einige Zeit. Die erste Präsentation datiert aus dem Jahr 2018, Mitte 2019 fand dann die zweite Runde statt, auf deren Basis wir uns Ende 2019 zum Wechsel entschieden haben. Die Implementierung sollte ursprünglich Anfang des darauffolgenden Jahres (also Januar 2020) stattfinden. Doch wie wir alle wissen, kam dann eine Pandemie dazwischen, sodass sich die finale Einführung und Installation von advoware „ein wenig“ hinausgezögert hat. Zudem war eine Korrektur auf Seiten von advoware erforderlich. Die Zeit des Wartens ließ sich allerdings gewinnbringend für beide Seiten überbrücken. 
Letztlich konnten wir am 1. Juli 2020 mit der Arbeit mit advoware beginnen, was gut geklappt hat, vor allem bei der erforderlichen Datenkonvertierung. Um uns möglichst schnell mit advoware vertraut zu machen zu können, kam Ihre Kollegin Schütte zu uns in die Kanzlei, und das vier Tage lang, was uns sehr geholfen hat. Zudem hat uns Hülskötter & Partner bei der buchhalterischen Umstellung sehr unterstützt. So konnten die Schwierigkeiten, die im Rahmen einer solchen Umstellung zwingend auftreten, rasch bearbeitet und gelöst werden.

Advoblog: Wie haben Sie denn die ersten Rückmeldungen zu advoware erlebt?

Dr. Christian Holtermann: Die Reaktionen auf die neue Software fielen naturgemäß unterschiedlich aus. Eine neue Software bringt immer Umstellungen mit sich. Dazu gehört unter anderem der separate Fristenkalender, an den wir uns erst einmal gewöhnen mussten. Dafür sind wir mit den digitalen Kommunikationsmöglichkeiten von advoware wie Postein- und -ausgang, der beA-Schnittstelle, zufrieden. Aber auch das Forderungsmanagement von advoware empfinden wir als komfortabler, was allerdings nicht alle KollegInnen so sehen. Was möglicherweise auch dem Umstieg von einer auf die andere Software geschuldet ist. 

Advoblog: Welche Funktionen von advoware nutzen Sie hauptsächlich?

Dr. Christian Holtermann: Wir nutzen neben den Standardfunktionen wie der Aktenanlage und -verwaltung weitere Funktionen von advoware. Dazu gehört beispielsweise der Einsatz von Advovoice. Damit landen meine mit dem Handy aufgezeichneten Sprachdateien automatisch im Sekretariat, wo sie dann in Schriftsätze umgewandelt werden.
Darüber hinaus nutzen wir den advoware Smartphonekalender, mit dem ich persönlich zufrieden bin, da ich kein typischer Outlook-Anwender bin, sondern Vieles mobil erledige. Anderen Kollegen fehlt hier die Einladungsfunktion über Outlook. Was ich ebenfalls sehr schätze ist die Arbeit mit dem advoware Viewer, da ich – wie alle in der Kanzlei – mit zwei Bildschirmen arbeite. Alleine deshalb ist der Viewer ein sehr praktisches Tool, da ich jedes Dokument und jeden Anhang direkt aufrufen kann, ohne die zugehörige Anwendung starten zu müssen. Das war mit RA-Micro zwar auch möglich, hat aber leider mitunter recht lange gedauert.
Darüber hinaus fangen wir gerade damit an, die onlineAkte intensiver zu nutzen. Hiermit können wir sukzessive den digitalen Austausch mit unseren Mandanten verbessern, was uns allen sehr hilft. Das lässt sich auch 1:1 auf die beA-Schnittstelle anwenden, die recht gut funktioniert. Leider dauert das Abrufen der beA-Nachrichten mitunter recht lange, was vermutlich eher mit dem beA-Portal als mit advoware zu tun hat. Davon bekomme ich allerdings nichts mit, da meine Mitarbeiterin die beA-Nachrichten für mich abruft und in meinen Posteingang weiterleitet.
Was wir bisher noch nicht nutzen, aber gerne einmal ausprobieren möchten, ist die Telefonie-Funktion von advoware. Das ist vor allem dem Umstand geschuldet, dass wir gerade dabei sind, in einem unserer Büros eine neue Telefonanlage einrichten zu lassen. Diese wird vermutlich advoware Telefonie unterstützen.

Advoblog: Inwieweit nutzen Sie die Hülskötter Kanzleiakademie zur internen advoware-Fortbildung?

Dr. Christian Holtermann: Das ist leider ein zwiegespaltenes Thema im Haus. Wir haben die Kanzleiakademie-Flatrate bei Ihnen gebucht, einerseits. Andererseits kommen unsere Fachangestellten leider viel zu selten dazu, Ihr umfangreiches Fortbildungsangebot zu nutzen, obgleich ich mir wirklich wünsche, dass sie öfter dazu kämen. Denn das Konsumieren der advoware-Videokurse würde unseren MitarbeiterInnen helfen, ihre Arbeit noch effizienter zu erledigen. Aber dann kommt ihnen meist doch der Kanzleialltag in die Quere. 
Wirklich geholfen hat uns allerdings seinerzeit der viertägige Workshop mit Ihrer Kollegin bei uns im Haus. Zudem sind wir ja sehr Kanzleisoftware-erfahren, sodass die Umstellung von der einen auf die andere Software keine allzu große Hürde darstellt. 

Interview: „Der Umzug ins Rechenzentrum war eine sehr gute Idee!“

Rechtsanwalt Florian Günthner von Hiller, Bartholomäus & PartnerRechtsanwalt Florian Günthner von Hiller, Bartholomäus & Partner nutzt advoware schon eine ganze Weile. Genauer gesagt seit 2007, also seit rund 12 Jahren. Haupteinsatzgebiete der Kanzleisoftware sind neben der Aktenverwaltung die digitale Spracherfassung mittels Advovoice inklusive diverser Diktiergeräte sowie die Schnittstelle zum beA-System der BRAK. Letztere funktioniert laut Herrn Günthner sehr gut und er empfindet das elektronische Postfach für Juristen als eine große Erleichterung im juristischen Alltag.

Der eigene Umzug in neue Räume als Auslöser für den Umzug ins Rechenzentrum

Auslöser für Herrn Günthner, ins Rechenzentrum umzuziehen, war der eigene Umzug in neue Kanzleiräume, nachdem er sich Hiller, Bartholomäus & Partner angeschlossen hatte. Denn bis zu diesem Zeitpunkt nutzten er und seine Mitarbeiter einen wartungsintensiven Kanzleiserver, wie er sagt. Hinzu kam neben der finanziellen Komponente auch eine technische, da sich der gemietete Kanzleiserver als sehr instabil erwies. Was den Kanzleibetrieb regelmäßig lahm legte, und das teilweise über Stunden hinweg. Das zehrte an den Nerven und am Geldbeutel, denn IT-Fachkräfte sind nicht gerade billig.
In dieser Zeit ergab sich ein Besuch bei den ersten Veranstaltungen von Hülskötter & Partner zum Thema Rechenzentrum für Juristen. Die dort präsentierten Informationen haben ihn relativ schnell überzeugt, den Umzug ins Rechenzentrum in Erwägung zu ziehen. Selbst wenn die monatlichen Kosten hierfür auf den ersten Blick recht hoch erschienen, wie Herr Günthner sagt. Trotzdem hat er sich für den Wechsel vom wartungsintensiven Kanzleiserver zum RZ-Server entschieden. Diesen Schritt hat er dem eigenen Bekunden nach bis heute nicht bereut, selbst wenn es eine kurze Zeit lang kleinere „Schluckaufs“ gab, die mittlerweile allesamt behoben sind.

Der Umzug ins Rechenzentrum reduzierte die Kosten für IT-Technik und Strom

Darüber hinaus bewertet Herr Günthner seine Serverinstallation im Vergleich zu denen vieler Kollegen als sehr positiv, die monatlich viel Geld für IT-Techniker und -Technik ausgeben, inklusive der weiter oben beschriebenen Ausfälle. Und, darauf weist er während des Interviews explizit hin, sind die Stromkosten durch die Auslagerung des Servers deutlich gesunken. Ein nicht zu vernachlässigender ökonomischer und ökologischer Aspekt.

Der reibungslose Umzug ins „Rechenzentrum 2.0“

Mittlerweile gehört RA Günthner zur zweiten Generation des Rechenzentrums für Juristen. Soll heißen, dass der Umzug seines Cloud-Servers in die neue RZ-Umgebung erfolgreich abgeschlossen ist. Und das erfolgte nahezu geräuschlos, wie er sagt. Zumindest hat er davon nicht viel mitbekommen.

Die meisten Dinge bei einem Einzug in das Rechenzentrum bzw. beim Umzug zu unserem neuen Rechenzentrumsanbieter, können von unseren Mitarbeitern aus dem IT-Betrieb im Hintergrund erledigt werden. Am Tag es Um- bzw. Einzugs wird es, wie bei allen Umstellungen, doch auch zu geringfügigen Verzögerungen bei der Einrichtung kommen.
Erinnern Sie sich an Ihren letzten Wohnungsumzug? Auch da ist nicht alles direkt wieder so, wie in der alten Wohnung. Wenn Sie aber ein gutes Umzugsunternehmen gebucht haben, werden Ihre Sachen ordentlich verpackt und in Ihrer neuen Wohnung schon einmal alles in den richtigen Raum gestellt. Wir sind Ihr kompetentes Umzugsunternehmen für das Rechenzentrum für Juristen.

Immer online bei Gericht und im Zug – auch das beschert das Rechenzentrum

Doch wie nutzt Herr Günthner diese neu gewonnene „Freiheit“? Nun, er arbeitet dank des Rechenzentrums mit advoware immer häufiger von Zuhause aus, aber auch via Laptop greift er bei Gericht und im Zug auf benötigte Akten und Informationen zu. Als Internetzugang kommen sein Smartphone und schnelles LTE zum Einsatz, was völlig ausreichend ist, wie er einräumt.

Für unterwegs reicht ein guter LTE Empfang zum Arbeiten im RZ aus, sollten Sie aber in der Kanzlei mit mehreren Nutzern auf das RZ Zugreifen wollen, empfehlen wir eine 50 MBit Leitung. Vor jedem Einzug machen wir bei Ihnen aber einen Speedtest und prüfen, ob Ihre Leitung vor Ort ausreicht.

Verbesserung der Kanzlei-IT in allen Bereichen

Was beeindruckt Herrn Günthner besonders an unserer RZ-Lösung? Das ist vor allem die Auslagerung des technischen Supports, der dank Hülskötter & Partner deutlich besser geworden ist im Vergleich zu vorher. Aber auch die flexible Nutzung der IT-Kanzleiumgebung von jedem Ort aus überzeugt ihn.
Darüber hinaus ist jenseits des Rechenzentrums eine technische Unterstützung so gut wie gar nicht mehr notwendig, da es die technischen Problem hauptsächlich auf der Serverseite gab, weniger mit den Endgeräten der Kanzlei. Und so läuft es gerade darauf hinaus, dass Herr Günthner neben dem RZ-Server keine weiteren nennenswerten IT-Kosten in diesem Jahr aufzuwenden hat. Vom nicht mehr existierenden Stress mit dem instabilen Kanzleiserver ganz zu schweigen. Wenn das nicht lauter gute Gründe für das Rechenzentrum für Juristen sind.

Anwenderbericht: „Die Integration des beA in advoware ist rundum gelungen“

Anwenderbericht: „Die Integration des beA in advoware ist rundum gelungen“

RA Rainer Pesch im Interview mit Hülskötter & Partner zur beA-Integration in advowareRainer Pesch, Fachanwalt für Medizinrecht aus Dresden, ist auf dem besten Weg, die Prozesse und Arbeitsabläufe seiner Anwaltskanzlei vollständig zu digitalisieren. Dabei hilft ihm unter anderem die Integration der beA-Schnittstelle, die unsere Anwaltssoftware advoware von Anfang bietet.
Wir wollten von RA Pesch wissen, wie zufrieden er mit der Umsetzung der beA-Schnittstelle in advoware ist und wie kompliziert das Einrichten derselben war. Herr Pesch ist seit 2003 treuer und zufriedener Anwender von advoware und Kunde von Hülskötter & Partner. advoware nutzt er bisher vor allem für die Mandantenverwaltung und -buchhaltung.

Herr Pesch, wie nutzen Sie das beA-Modul in advoware?

Rainer Pesch:Ich nutze das beA-Modul sowohl für die Korrespondenz mit Kollegen als auch für die Korrespondenz mit Gerichten. Ich verschicke kaum noch Schriftsätze per Post, höchstens noch Originalunterlagen, die bei Gericht vorliegen müssen.
Zu den elektronisch verschickten Dokumenten gehören allgemeine Schriftsätze genauso wie Klagen und Klageerwiderungen. Schön wäre es, wenn alle Kolleginnen und Kollegen, die ja schon empfangsbereit sein müssen, das beA ebenfalls für die anwaltliche Korrespondenz nutzen würden. Dass dem leider so nicht ist, liegt zum großen Teil an der immer noch vorherrschenden Zurückhaltung, die viele Kolleginnen und Kollegen an den Tag legen.
Das kann ich aus eigener Erfahrung bestätigen. So würde ich schätzen, dass aktuell gerade einmal 10 Prozent der mir bekannten Anwältinnen und Anwälte das beA aktiv nutzen, was in vielen Fällen wohl daran liegt, dass deren Anwaltssoftware noch keine funktionierende beA-Schnittstelle aufweist. Und die Webanwendung scheint eher keine begehrte Alternative darzustellen, da die auszufüllenden Felder, die advoware automatisch vervollständigt, manuell ergänzt werden müssen. Gleiches gilt für das Hochladen von Dokumenten.

Gestaltete sich die Einrichtung Ihres beA-Kontos in advoware kompliziert?

Erstaunlicherweise nicht. Dank der sehr guten Unterstützung von Hülskötter & Partner erfolgte die Einrichtung meines beA-Kontos in advoware innerhalb weniger Minuten. Hierzu muss ich allerdings sagen, dass ich die vorbereitenden Maßnahmen selber erledigt haben.
Hinweis:In diesem Zusammenhang möchten wir darauf hinweisen, dass es sich bei der Einrichtung des beA-Kontos um eine Dienstleistung handelt, die kein Teil des üblichen Supportvertrags darstellt. Darüber hinaus sollte jede Kanzlei im Vorfeld die passenden Voraussetzungen schaffen, wie die korrekt eingerichtete beA-Webanwendung, die Installation des beA Security Client sowie die Beschaffung eines kompatiblen Kartenlesegeräts.

Gab es dabei besondere Hürden zu überwinden?

Am Anfang erschienen zwei, drei kleinere Fehlermeldungen, die sich allerdings mit geringem Aufwand beheben ließen. Die zügig korrigierten Fehler haben die Nutzung des beA nicht beeinträchtigt.

Wie bewerten Sie die beA-Integration in advoware?

Die Integration der beA-Schnittstelle in advoware ist meines Erachtens sehr gut gelungen. Speziell das Versenden von Nachrichten mittels qualifizierter Signatur ist eine Sache von wenigen Mausklicks, ohne qualifizierte Signatur der angehängten Dokumente geht die Versendung sogar noch schneller. Voraussetzung ist natürlich, dass von den Beteiligten die Safe-ID vorliegt. Die Suche nach einer Safe-ID und Zuordnung zu einem beteiligten Rechtsanwalt oder Gericht erfolgt mithilfe von advoware ohne größeren Aufwand.

Gibt es Ihrerseits Verbesserungswünsche oder -vorschläge?

Im Grunde vermisse ich nichts an der Integration von beA in advoware, was vor allem meinem persönlichen Workflow geschuldet ist. Ich diktiere nämlich im Vergleich zu anderen Kolleginnen und Kollegen relativ wenig, da ich ein echter Schnellschreiber am PC bin. So tippe ich viele meiner Schriftsätze selbst, womit ich regelmäßig meinen Kanzleischreibdienst umgehe.
Das ist vor allem darin begründet, dass mein juristischer Schwerpunkt, die Medizin, viele Fachbegriffe aufweist, womit es sich einfach erklären lässt, dass ich meine Texte selber schneller schreiben kann als mein Sekretariat. Sobald ich die Schriftsätze verfasst habe, schicke ich sie selber per beA an alle Beteiligten. Damit entfallen bestimmte Aufgaben wie die Freigabe, was bestimmte Abläufe vereinfacht und geringere Anforderungen an das beA-System in advoware stellt.

Was sagen Sie zum beA-Support von Hülskötter & Partner?

Hülskötter & Partner hat mir, wie bereits gesagt, beim Einrichten meines beA-Kontos in advoware sehr geholfen. Nützlich wäre sicherlich auch das zugehörige beA-Webinar gewesen, das ich allerdings nicht besucht habe. Dafür habe ich übrigens eine ganz einfache Erklärung: Da ich seit 2013 die EPVG-Schnittstelle von advoware intensiv genutzt habe und sich die Anbindung an das beA ganz ähnlich bedienen lässt, war für mich die Umstellung keine große Sache.
Hinweis: Auch in diesem Zusammenhang sei darauf hingewiesen, dass für die Inanspruchnahme des beA-Supports und die Teilnahme am beA-Webinar jeweils eine Gebühr fällig wird, was in beiden Fällen eine sehr gute Investition darstellt.
 

„Ich bin wirklich begeistert von dieser advoware-Diktier-App-Lösung!“

RA Mario Lengtat im Interview zu Dictate + Connect

RA Mario Lengtat im Interview zu Dictate + Connect


Rechtsanwalt Mario Lengtat aus Limbach-Oberfrohna bei Chemnitz ist Anwender der ersten Stunde der mobilen Diktier-App Dictate + Connect (D+C), die wir im Verbund mit advoware bereits eine ganze Weile anbieten. Aufgrund einer unserer Facebook-Einträge, auf den Herr Lengtat sehr positiv reagiert hat, kam dieses Interview zustande. Darin spricht er über advoware im Allgemeinen, über die Erleichterungen im juristischen Alltag, die sich durch D+C ergeben und darüber, wie er die Diktatlösung vorwiegend einsetzt.

Anwältinnen und Anwälte mit Smartphone, aufgepasst: So wird aus dem iPhone ein kleines Sparschwein… 🙂 #mobilesArbeiten #Expertentipp

Gepostet von Hülskötter Die Kanzleiexperten am Montag, 27. August 2018

Herr Lengtat, seit wann sind Sie advoware-Anwender und welche Funktionen nutzen Sie hauptsächlich?

Wir nutzen advoware bereits seit 2010, nachdem wir uns von der damaligen Kanzleisoftware verabschiedet hatten. Außer den Funktionen Telefonie und Notariat setzen wir nahezu sämtliche Funktionen von advoware ein. Wir würden gerne auch unsere Verfügungen mit advoware erledigen, hatte aber bisher noch nicht die Gelegenheit, uns dies genauer anzusehen. Das steht immer noch auf unserer Todo-Liste.
(Anmerkung: In der Hülskötter Kanzleiakademie bieten wir schon eine ganze Weile das Webinar „B2 – Inkassobearbeitung, Mandatsbuchhaltung und das Honorar in advoware“ im Rahmen unserer Akademie-Flatrate an).
Darüber hinaus nutzen wir die advoware onlineAkte und und die advoware Toolbox, und das funktioniert alles wirklich überragend. Die Kommunikationszentrale nutzen wir nur bedingt, da wir nicht alle E-Mails in advoware empfangen möchten, die wir den lieben langen Tag über erhalten. Dafür läuft beA bei uns mittlerweile schon recht ordentlich. Und über E-POST haben wir relativ lange nachgedacht, uns dann aber unter anderem wegen diverser Sicherheitsbedenken dagegen entschieden. Dabei könnte uns dieser Dienst der Post helfen, noch digitaler zu werden und weniger Papier zu verbrauchen.

Wie lange und in welchem Kontext setzen Sie Dictate + Connect ein?

Wir nutzen Dictate + Connect schon relativ lange, sind also Anwender der ersten Stunde. Wir wollten uns seinerzeit schon länger wegen technischer Mängel und des analogen Workflows von unseren klassischen Diktiergeräten verabschieden. Zwar haben wir dann ganz kurz mit einem digitalen Diktiergerät von Philips geliebäugelt, sind letztlich aber per Zufall auf Dictate + Connect gestoßen. Und da ich iPhone-Anwender seit 2007 bin, war die Entscheidung zugunsten von D + C recht schnell gefallen.

Wie sieht Ihr Diktier-Workflow genau aus?

Der ist bei uns recht einfach gestrickt: Ich spreche die Schriftsätze – auch von unterwegs – in die Diktierapp ein, diese erscheinen dann vollautomatisch in advoware, wo sie vom Sekretariat direkt in Textform gebracht und sofort via advoware onlineAkte dem Mandanten zur Verfügung gestellt werden. In den unkritischen Fällen verzichte ich zugunsten der Geschwindigkeit meist auf eine Freigabe. Toll dabei ist auch, dass ich die diktierten Schriftstücke innerhalb der App der jeweiligen Akte zuordnen kann. Damit gibt es keine Verwechselungsgefahr. 
Praktisch ist in meinem Fall auch unser virtueller Kanzleiserver, auf den ich von überall Zugriff habe. Das erleichtert unseren Kanzleiworkflow im Bezug auf die diktierten Schriftsätzen ebenfalls ganz erheblich. Sie sehen schon: Ich bin von von dieser Diktierlösung sehr begeistert.

Wie sieht es mit der möglichen Integration von Dragon NaturallySpeaking in Ihren Workflow aus?

Das haben wir in der Tat schon einmal getestet, und das gesprochene Wort wurde sehr gut erkannt. Allerdings konnte ich mich nicht an die gesprochenen Formatierungen und andere Audiobefehle von Dragon NaturallySpeaking gewöhnen. Zudem habe ich den subjektiven Eindruck, dass unser Sekretariat Diktate schneller abtippen als die in Textform umgewandelten Diktate korrigieren kann. Daher haben wir vom Dragon-Tool wieder Abstand genommen.

"Die QM-Zertifizierung kann ich meinen Kollegen nur empfehen"

Dr. Christian Sieg’l vom Kanzleiverbund BTR RechtsanwälteDr. Christian Sieg’l im Exklusivinterview mitt dem Advoblog zum Thema QM-Zertifizierung ist in Brandenburg an der Havel beheimatet und fokussiert sich vor allem auf den Fachbereich Arbeitsrecht. Da gerade in diesem Segment zahlreiche Mandanten ihre Prozesskosten über eine Rechtsschutzversicherung abwickeln, wurde RA Sieg’l zunehmend mit der Frage konfrontiert, ob er seine Kanzleiorganisation nicht von professioneller Seite zertifizieren lassen will. Da kam ihm der erfolgreiche Wechsel zu Advoware sehr gelegen und er entschied sich für die QM-Zertifizierung mithilfe der Advozon Kanzlei Konzept, einem Tochterunternehmen der Hülskötter GmbH.
Im folgenden Interview, das wir mit RA Sieg’l geführt haben, spricht er über die Motive, seine Kanzlei zertifizieren zu lassen, ist er voll des Lobes für die Advozon Kanzlei Konzept und verrät uns, ob er die Matrixzertifizierung auch Kollegen und Kolleginnen empfiehlt.

Herr Sieg’l, warum haben Sie sich für die QM-Zertifizierung entschieden?

Schon den Umstieg von unserer bisherigen Kanzleisoftware auf Advoware haben wir als echten Durchbruch empfunden, denn diese Anwendung bietet all das, wonach wir jahrelang gesucht haben. Daher wussten wir auch, dass die QM-Zertifizierung in Kombination mit Advoware einen hohen Qualitätsanspruch erfüllen würde. Dazu gehört vor allem die Integration sämtlicher QM-Dokumente in Advoware, was für ein echtes Erkennungsmerkmal „Von Anwälten für Anwälte“ ist.
Ein weiteres Motiv stellte aber auch die zunehmende Verpflichtung von Rechtsschutzversicherern dar, das Qualitätsmanagement der eigenen Kanzlei zertifizieren zu lassen. Und wie es sich abzeichnet, wird diese Forderung künftig weiter zunehmen. Was man auch gut daran erkennen kann, dass wir immer öfter aufgefordert wurden, verstärkt über Drebis zu kommunizieren. Was übrigens ein weiterer guter Grund war, auf Advoware umzusteigen, da Ihre Kanzleisoftware eine Drebis-Schnittstelle bietet.

Wie bewerten Sie die Betreuung seitens der Advozon Kanzlei Konzept während der Zertifizierungsphase? 

Die empfand ich als sehr angenehm und professionell. Das hat zum einen mit den sehr detaillierten Fragebögen zu tun, die wir zu Vorbereitungszwecken von der Advozon Kanzlei Konzept erhalten haben. Das hat uns sehr bei der Bewertung unseres bereits existierenden QM-Systems geholfen. Zum anderen habe ich dort eine sehr individuelle und persönliche Betreuung vorgefunden. E-Mails wurden schnell und unkompliziert beantwortet, der versprochene Rückruf kam prompt, etc. Aufgrund dessen haben wir uns jederzeit sehr gut unterstützt gefühlt.

Hatten Sie wegen der vorbereitenden Maßnahmen größere Bedenken? 

Nein, die hatten wir nicht, da wir bereits zu Anfang ein recht gut funktionierendes QM-System entwickelt und aufgebaut hatten. Dazu gehört auch eine Kanzleiorganisation, die wir um das bestehende Softwaresystem herum aufgebaut hatten. Was aber auch unbedingt notwendig ist, da wir ja zu einem bundesweit operierenden Kanzleiverbund gehören. So müssen unsere Mandanten von jeher einen umfangreichen Fragebogen ausfüllen, was beispielsweise von einem guten QM-System erwartet wird. Und bevor ich neue Kollegen und Kolleginnen jedes Mal neu anlerne, habe ich das schon vor Jahren in einer detaillierten Arbeitsanweisung niedergeschrieben. Daher stellten für uns die vorbereitenden Maßnahmen zur erfolgreichen Zertifizierung keinen allzu großen Arbeitsaufwand dar.

Würden Sie die QM-Zertifizierung anderen Kollegen empfehlen? 

Ja, auf jeden Fall, und das habe ich auch schon getan, speziell meinen Kollegen und Kolleginnen hier vor Ort. Allerdings haben diese gerade nochmals in ein anderes Software-System investiert, daher bin ich mir nicht ganz sicher, ob für die Kollegen derzeit eine QM-Zertifizierung infrage kommt. Andererseits: Das ist ja mit jeder Kanzleisoftware möglich, warum sollte es also nicht geschehen. Ich würde die Zertifizierung und den damit einhergehenden Umstieg auf Advoware sehr begrüßen. Was auch damit zu tun hat, dass Advoware seit unserem Upgrade auf Windows 10 noch besser funktioniert. Aber das nur so am Rande.

[Video] RAe Goebel und Partner aus München über Advozon Kanzlei-IT, das Rechenzentrum für Juristen

[Video] RAe Goebel und Partner aus München über Advozon Kanzlei-IT, das Rechenzentrum für Juristen

Die Kanzlei Goebel und Partner Rechtsanwälte aus München zählt zu den ersten Kunden der noch recht jungen IT-Dienstleistung Advozon Kanzlei-IT, das Rechenzentrum für Juristen. Auf dem Advoblog haben wir hierzu schon zahlreiche Beiträge verfasst, die die Vorzüge dieser Server-Auslagerung in eine abhörsicheres Rechenzentrum unseres Kooperationspartners ausführlich beleuchten. Die Internetverweise dazu finden Sie am Ende des Beitrags.
Falls Sie es ein wenig kompakter haben wollen als die hier feilgebotene Lektüre, können Sie während der nächsten knapp fünf Minuten Jens Goebel von Goebel und Partner dabei zuhören und -sehen, warum sich seine Anwaltskanzlei für Advozon Kanzlei-IT entschieden hat, warum der Umzug ins Rechenzentrum geräuschlos vonstatten ging und was er an diesem IT-Service ganz besonders bemerkenswert findet.
Na dann: Film ab!

 
Weitere Informationen zum Thema Advozon Kanzlei-IT, das Rechenzentrum für Juristen