von Hülskötter | Mai 11, 2017 | Advoware, Anwenderbericht - QM, Anwenderberichte, Matrixzertifizierung, QM-Zertifizierung
Dr. Christian Sieg’l vom Kanzleiverbund BTR Rechtsanwälte
ist in Brandenburg an der Havel beheimatet und fokussiert sich vor allem auf den Fachbereich Arbeitsrecht. Da gerade in diesem Segment zahlreiche Mandanten ihre Prozesskosten über eine Rechtsschutzversicherung abwickeln, wurde RA Sieg’l zunehmend mit der Frage konfrontiert, ob er seine Kanzleiorganisation nicht von professioneller Seite zertifizieren lassen will. Da kam ihm der erfolgreiche Wechsel zu Advoware sehr gelegen und er entschied sich für die QM-Zertifizierung mithilfe der Advozon Kanzlei Konzept, einem Tochterunternehmen der Hülskötter GmbH.
Im folgenden Interview, das wir mit RA Sieg’l geführt haben, spricht er über die Motive, seine Kanzlei zertifizieren zu lassen, ist er voll des Lobes für die Advozon Kanzlei Konzept und verrät uns, ob er die Matrixzertifizierung auch Kollegen und Kolleginnen empfiehlt.
Herr Sieg’l, warum haben Sie sich für die QM-Zertifizierung entschieden?
Schon den Umstieg von unserer bisherigen Kanzleisoftware auf Advoware haben wir als echten Durchbruch empfunden, denn diese Anwendung bietet all das, wonach wir jahrelang gesucht haben. Daher wussten wir auch, dass die QM-Zertifizierung in Kombination mit Advoware einen hohen Qualitätsanspruch erfüllen würde. Dazu gehört vor allem die Integration sämtlicher QM-Dokumente in Advoware, was für ein echtes Erkennungsmerkmal „Von Anwälten für Anwälte“ ist.
Ein weiteres Motiv stellte aber auch die zunehmende Verpflichtung von Rechtsschutzversicherern dar, das Qualitätsmanagement der eigenen Kanzlei zertifizieren zu lassen. Und wie es sich abzeichnet, wird diese Forderung künftig weiter zunehmen. Was man auch gut daran erkennen kann, dass wir immer öfter aufgefordert wurden, verstärkt über Drebis zu kommunizieren. Was übrigens ein weiterer guter Grund war, auf Advoware umzusteigen, da Ihre Kanzleisoftware eine Drebis-Schnittstelle bietet.
Wie bewerten Sie die Betreuung seitens der Advozon Kanzlei Konzept während der Zertifizierungsphase?
Die empfand ich als sehr angenehm und professionell. Das hat zum einen mit den sehr detaillierten Fragebögen zu tun, die wir zu Vorbereitungszwecken von der Advozon Kanzlei Konzept erhalten haben. Das hat uns sehr bei der Bewertung unseres bereits existierenden QM-Systems geholfen. Zum anderen habe ich dort eine sehr individuelle und persönliche Betreuung vorgefunden. E-Mails wurden schnell und unkompliziert beantwortet, der versprochene Rückruf kam prompt, etc. Aufgrund dessen haben wir uns jederzeit sehr gut unterstützt gefühlt.
Hatten Sie wegen der vorbereitenden Maßnahmen größere Bedenken?
Nein, die hatten wir nicht, da wir bereits zu Anfang ein recht gut funktionierendes QM-System entwickelt und aufgebaut hatten. Dazu gehört auch eine Kanzleiorganisation, die wir um das bestehende Softwaresystem herum aufgebaut hatten. Was aber auch unbedingt notwendig ist, da wir ja zu einem bundesweit operierenden Kanzleiverbund gehören. So müssen unsere Mandanten von jeher einen umfangreichen Fragebogen ausfüllen, was beispielsweise von einem guten QM-System erwartet wird. Und bevor ich neue Kollegen und Kolleginnen jedes Mal neu anlerne, habe ich das schon vor Jahren in einer detaillierten Arbeitsanweisung niedergeschrieben. Daher stellten für uns die vorbereitenden Maßnahmen zur erfolgreichen Zertifizierung keinen allzu großen Arbeitsaufwand dar.
Würden Sie die QM-Zertifizierung anderen Kollegen empfehlen?
Ja, auf jeden Fall, und das habe ich auch schon getan, speziell meinen Kollegen und Kolleginnen hier vor Ort. Allerdings haben diese gerade nochmals in ein anderes Software-System investiert, daher bin ich mir nicht ganz sicher, ob für die Kollegen derzeit eine QM-Zertifizierung infrage kommt. Andererseits: Das ist ja mit jeder Kanzleisoftware möglich, warum sollte es also nicht geschehen. Ich würde die Zertifizierung und den damit einhergehenden Umstieg auf Advoware sehr begrüßen. Was auch damit zu tun hat, dass Advoware seit unserem Upgrade auf Windows 10 noch besser funktioniert. Aber das nur so am Rande.
von Hülskötter | Jul 30, 2015 | Anwenderbericht - QM
Die Sozietät Boie & Hermann betreibt im hessischen Heppenheim bereits seit vielen Jahren eine Anwaltskanzlei rund um die Schwerpunkte Arbeitsrecht, gewerblicher Rechtsschutz, IT-Recht, Medizinrecht und Urheberrecht.
Da sich der Anwaltskanzlei die Gelegenheit bot, im 85 Kilometer entfernten Bad Rappenau eine Zweigstelle zu gründen und diese im Anwaltsverzeichnis der APRAXA eintragen zu lassen, ergab sich die Notwendigkeit, die Rappenauer Kanzleiorganisation ISO-zertifizieren zu lassen. Hierbei haben sich Boie & Hermann von der advozon Kanzlei Konzept beraten und unterstützen lassen, und das von der Checkliste bis zur finalen Prüfung seitens des TÜV.
Hierzu haben wir mit Rechtsanwalt Boris Boie das folgende Interview geführt, in dem er darüber spricht, was er sich von der Zertifizierung verspricht, dass die Vorbereitung auf den TÜV-Termin mit recht geringem Aufwand verbunden war und dass sich der Prüfungstermin mit dem Begriff „entspannt“ am besten beschreiben lässt.
Advoblog: Herr Boie, warum haben Sie sich zertifizieren lassen?
RA Boris Boie: Da wir unsere neu gegründete Zweigstelle in Bad Rappenau in das Anwaltsverzeichnis der Firma APRAXA aufnehmen lassen wollten, kamen wir nicht umhin, die dortige Kanzleiorganisation zertifizieren zu lassen. Das ist nämlich die Grundvoraussetzung für die Mitgliedschaft innerhalb der APRAXA. So kam auch der Kontakt zur advozon Kanzlei Konzept zustande, die uns seitens der APRAXA empfohlen wurde. Die APRAXA ist vor allem wegen unserer rechtsschutzrelevanten Fachgebiete wie Arbeits-, Medizin-, IT-, Miet- und Verkehrsrecht sehr interessant.
Warum haben Sie nur den Nebenstandort Bad Rappenau zertifizieren lassen?
Wir wollten von Anfang an der neuen Zweigstelle in Bad Rappenau dieselbe professionelle Struktur verpassen, die wir schon seit Jahren in unserer Hauptniederlassung in Heppenheim praktizieren. Darüber hinaus planen wir zunächst einmal nur mit der Rappenauer Kanzlei im APRAXA-Anwaltsverzeichnis geführt zu werden. Es ist allerdings nicht ausgeschlossen, dass wir die Kanzleiorganisation in Heppenheim zu einem späteren Punkt ebenfalls noch zertifizieren lassen.
Wie aufwändig waren die Vorbereitungen vor dem Prüfungstermin?
Der Aufwand hielt sich sehr in Grenzen, da wir schon seit vielen Jahren mit einer professionellen Kanzleistruktur samt standardisierter Abläufe und Arbeitsprozesse arbeiten. Das bestätigte sich dann anhand der Checkliste, die wir von der advozon Kanzlei Konzept zu Vorbereitungszwecken erhalten hatten. Diese war nahezu identisch mit den Vorgaben, die wir bereits innerhalb unserer Kanzlei in Heppenheim erfüllen.
Wir mussten lediglich an einigen, wenigen Stellen nachbessern wie zum Beispiel dem Absolvieren eines Ersthelferkurses, den einer unserer Mitarbeiter besuchen wird, damit wir auch diese Voraussetzung erfüllen. Damit entspricht die Kanzlei in Bad Rappenau von ihrer Organisation her weitestgehend der in Heppenheim, was aus Gründen der Wettbewerbsfähigkeit von größter Wichtigkeit ist.
Wie beschreiben Sie die Unterstützung seitens der advozon Kanzlei Konzept?
Ein Blick in das Kundenzufriedensheitformular, das wir im Anschluss an die Zertifizierung ausfüllt haben, zeigt es: Die advozon Kanzlei Konzept hat unsere Erwartung vollumfänglich erfüllt, denn wir fühlten uns sehr gut betreut und erlebten eine sehr gute Vorbereitung auf die TÜV-Prüfung. Vor allem die individuelle Betreuung, die trotz der standardisierten Vorgehensweise möglich war, hat uns beeindruckt. Damit wurden auch die Besonderheiten unserer Kanzlei sehr gut erkannt und in den gesamten Zertifizierungsprozess übernommen. Aber auch die Besuche in unserer Kanzlei verliefen sehr gut und professionell und wir fühlten uns sehr gut aufgehoben.
Wie ging die TÜV-Prüfung vonstatten?
Trotz aller Anspannung, die man vor jeder Prüfung verspürt, verlief die Prüfung seitens des TÜV insgesamt sehr entspannt. Die Gespräche waren sehr gut, und auch die Zusammenarbeit mit den TÜV-Prüfern war sehr angenehm, was uns viel vom anfänglichen Druck genommen hat. Allerdings hatten beide Prüfer ein strenges Auge auf die Umsetzung der Zertifizierungsvorgaben, besonders in Sachen Datenschutz. Hierauf wurde äußerst penibel geachtet.
Wie werden Sie die ISO-Zertifizierung einsetzen?
Neben der bereits erwähnten Zugangsvoraussetzung für die APRAXA werden wir mithilfe des TÜV-Siegels auf unserer Internetseite und unseren Briefbögen darauf hinweisen, dass wir ISO-zertifiziert sind. Darüber hinaus planen wir ein Mandantenrundschreiben, mit dem wir unsere frisch erworbene TÜV-Zertifizierung kommunizieren werden. Erste Erfolge haben wir übrigens schon zu verzeichnen: Obwohl wir offiziell erst seit Mitte Juni das Zertifikat besitzen, wurden uns bereits die ersten Mandanten vermittelt, was uns in unserer Entscheidung mehr als bestätigt. Und das ist erst der Anfang.
von Hülskötter | Aug 22, 2014 | Anwenderbericht - QM
Als langjähriges APRAXA-Mitglied sahen sich Klages & Kollegen aus Osnabrück aufgrund einer Neustrukturierung der Kanzlei damit konfrontiert, die Wiederaufnahme in das Anwaltsnetzwerk nur mithilfe einer ISO-Zertifizierung erreichen zu können.
So entschloss man sich nach ausführlicher Recherche bei möglichen Anbietern für die advozon Kanzlei Konzept und deren Unterstützung in Sachen QM-Zertifizierung durch den TÜV.
Im folgenden Interview stellt Reinhard Kleinheider dar, warum sich Klages & Kollegen für die advozon Kanzlei Konzept entschieden hat, wie die vorbereitenden Maßnahmen zu bewerten sind und warum die Kanzlei ohne TÜV-Prüfung an das Zertifikat herangekommen ist.
Herr Kleinheider, warum haben Sie sich zertifizieren lassen?
Reinhard Kleinheider: Als langjähriges Mitglied des Anwaltsnetzwerks APRAXA sahen wir uns aufgrund einer Neustrukturierung unserer Kanzlei mit der Situation konfrontiert, uns ISO-zertifizieren lassen zu müssen. Andernfalls wäre die Wiederaufnahme in die APRAXA nicht möglich gewesen. Da wir gerne und regelmäßig mit Rechtsschutzversicherern zusammenarbeiten und Kanzleien von der APRAXA diesen nur noch mit Zertifikat empfohlen werden, hatten wir uns dazu entschieden, uns zertifizieren zu lassen.
Warum haben Sie sich für die advozon Kanzlei Konzept entschieden?
Aufgrund eines Telefonats mit dem TÜV Nord wegen möglicher Anbieter, die uns bei der erfolgreichen ISO-Zertifizierung unterstützen können, haben wir zu unserer großen Verwunderung feststellen müssen, welche enormen Kosten auf uns zukommen. Damit war das Thema für uns im Grunde schon nicht mehr interessant.
Dann habe ich aber Kontakt mit der APRAXA aufgenommen und unsere Bedenken gegenüber den Kosten geäußert. Da wurde mir während des Telefonats die advozon Kanzlei Konzept empfohlen, und nach dem ersten Telefonat war schnell klar: Bei diesem Anbieter fühlen wir uns sicher, und auch das Preis-Leistungsverhältnis spricht für die advozon Kanzlei Konzept.
Hatten Sie wegen der vorbereitenden Maßnahmen größere Bedenken?
Nein, im Grunde nicht. Das hatte vor allem damit zu tun, dass unsere Kanzleiabläufe sich sehr gut mit denen deckten, wie sie vonseiten der QM-Handbücher der advozon Kanzlei Konzept vorgesehen waren und sind. Das betraf unter anderem die IT-Infrastruktur, die Aktenan- und ablage und viele Abläufe mehr.
Wir waren also schon sehr gut organisiert, sodass die erforderlichen Anpassungen an die QM-Handbücher äußerst überschaubar waren. Das hat uns auch bei der Wiederaufnahme seitens der APRAXA geholfen, da wir schon seit vielen Jahren auf eine hohe Mandantenzufriedenheit blicken können, was die APRAXA sehr zu schätzen weiß.
Wurden Ihre Erwartungen seitens der advozon Kanzlei Konzept erfüllt?
Ja, vollständig. Ob das die ersten Informationen waren oder die ersten Gespräche bis hin zum sehr guten Kostengefüge – wir sind froh, uns in die Hände der advozon Kanzlei Konzept begeben zu haben.
Wie ist die Prüfung durch den TÜV verlaufen?
Falls wir in zwei Jahren vom TÜV geprüft werden sollten, hat uns die advozon Kanzlei Konzept bereits zum jetzigen Zeitpunkt angeboten, uns zu unterstützen.
Würden Sie die QM-Zertifizierung anderen Kollegen empfehlen?
Ja, auf jeden Fall, da die erforderlichen Maßnahmen die Kanzlei dazu „anhalten“, die organisatorischen Strukturen infrage zu stellen und zu optimieren. Das betrifft sowohl die eigene Arbeitseffizienz als auch eine verbesserte Transparenz gegenüber den Mandanten und Rechtsschutzversicherern. Denn die hohen Qualitätsstandards, die mit der Zertifizierung einher gehen, werden immer wichtiger.
Werden Sie das TÜV-Siegel zu Marketingzwecken nutzen?
Ja, wir werden das TÜV-Siegel für die Außendarstellung der Kanzlei intensiv nutzen. Dazu gehört das Einbetten des Zertifikats in unsere Internetseite, aber auch der Briefkopf der Kanzlei wird mit dem TÜV-Siegel verziert. Zudem möchten wir das Siegel in unser Kanzleischild integrieren, falls das technisch machbar ist.
von Hülskötter | Dez 9, 2013 | Anwenderbericht - QM
Mit der Kanzlei bolwin dokters aus Emsdetten bei Münster hat die advozon Kanzlei Konzept den etwa hundertsten Kunden erfolgreich zur QM-Zertifizierung geführt und damit eine echte Premiere feiert. Denn mit bolwin dokters wurde eine Sozietät geprüft, in der nicht nur Anwälte, sondern auch Wirtschaftsprüfer und Steuerberater arbeiten. Das gestaltete die vorbereitenden Arbeiten und die Prüfungsmaßnahmen zwar ein wenig aufwendiger, aber nicht minder erfolgreich.
In einem ausführlichen Interview stand uns Stefan Dokters Rede und Antwort rund um die Maxtrixzertifizierung. Während des Gesprächs erfuhren wir, dass bolwin dokters schon seit 2008 zufriedener advoware-Kunde ist, dass die Matrixzertifizierung gerade für kleinere und mittelgroße Kanzleien immer wichtig wird und dass sie das Thema Datenschutz sehr ernst nimmt.
Herr Dokters, wie kam es zu der Matrixzertifizierung Ihrer Kanzlei?
Stefan Dokters: Da wir bereits seit 2008 treuer und zufriedener advoware-Kunde sind, kam Herr Gerhard Hülskötter eines Tages auf uns zu, um uns von den Vorzügen der QM-Zertifizierung zu überzeugen. Das hat ihn kaum Aufwand gekostet, denn wir haben ziemlich schnell verstanden: Die Matrixzertifizierung ist genau das richtige Mittel für uns, um künftig standardisierte Prozesse und Abläufe innerhalb der Kanzlei besser steuern und delegieren zu können.
Woher wussten Sie, dass die Matrixzertifizierung „genau Ihr Ding“ ist?
Nun, da wir eine schnell wachsende Kanzlei sind, waren wir schon seit längerem mit den Prozessen und Strukturen innerhalb unserer Büroorganisation nicht mehr hundertprozentig zufrieden. Da kam uns die Aussicht, diesen Umstand mithilfe der advozon Kanzlei Konzept zu verbessern, natürlich sehr gelegen. Unsere Kanzlei umfasst nämlich mittlerweile rund 20 Mitarbeiter, davon sechs Berufsträger (Anwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer). Da waren wir schon länger auf der Suche nach einem System, das die täglichen Formalia steuern und hohe Qualitätsstandards aufrecht erhalten kann.
Unter diesen Aspekten schienen die notwendigen Maßnahmen der Maxtrixzertifizierung sehr hilfreich, mit denen wir jeden Arbeitsschritt in einen Prozess überführen konnten, der das Ganze nachvollziehbar macht. Zudem lässt sich die Maxtrixzertifizierung zu einem Bruchteil des Aufwands erreichen, der für eine Einzelzertifizierung erforderlich ist. Sowohl unter arbeitstechnischen als auch unter monetären Aspekten.
Was für uns übrigens kein Argument war, ist die Tatsache, dass die Zertifizierung der Kanzleiorganisation aus Sicht vieler Rechtsschutzversicherer und Organisationen wie der APRAXA immer wichtiger wird.
Wie aufwendig waren die vorbereitenden Maßnahmen der QM-Zertifizierung?
Dank der standardisierten Checkliste und eines frühen Besuchs von der advozon Kanzlei Konzept hielt sich der vorbereitende Arbeitsaufwand sehr in Grenzen. Dabei haben wir uns auf die wesentlichen Dinge beschränkt, die für die Maxtrixzertifizierung erforderlich waren, was den Aufwand zusätzlich begrenzt hat. So kam ich in der Vorbereitung zum Prüfungstermin auf etwa 10 bis 15 Stunden, in denen ich die notwendigen Daten und Unterlagen beisammen hatte. Dazu gehörte vor allem eine Ist-Aufnahme, welche Vorlagen, Musterschriftsätze und Checklisten in unserem Büro überhaupt zum Einsatz kommen.
Wie verlief denn der Prüfungstermin mit dem TÜV?
Den Prüfungstermin haben wir als sehr angenehm empfunden, der einen halben Tag dauerte. Mit dabei war der Datenschutzbeauftragte des TÜV Hessen, was von Anfang an einen Hinweis lieferte, in welche Richtung die Fragen gehen würden. Aber auch darauf waren wir vorbereitet, da wir aufgrund unserer Kanzleigröße einen internen Datenschutzbeauftragten beschäftigen, der sämtliche Fragen beantworten konnte.
Darüber hinaus wurden alle formalen Prozesse wie die QM-Handbücher geprüft und eine Hausbegehung durchgeführt. Dabei wurden einzelne Mitarbeiter befragt, vor allem aus dem steuerlichen Bereich unserer Kanzlei. Denn der war selbst für den TÜV Hessen neu und interessant, sodass sich die Herren unsere Anwendungen und die Datenerfassung mit diesen Programmen genau angesehen haben. Auch dabei stand der Datenschutz im Vordergrund.
Wie war die Unterstützung seitens der advozon Kanzlei Konzept?
Die war wie zu erwarten sehr professionell und sehr fachkundig. Es stellte sich als sehr hilfreich heraus, dass Herr Kattenbusch von der advozon Kanzlei Konzept Rechtsfachwirt ist, der die Belange von Anwaltskanzleien genau kennt und weiß, worauf es bei der Beurteilung einer Kanzleiorganisation ankommt. Das brachte uns sehr schnell auf eine gemeinsame Gesprächsebene, die uns geholfen hat, sämtliche notwendigen Verbesserungen und Anpassungen schnellstmöglich umzusetzen. Das ging soweit, dass wir in einem der drei ausführlichen Gespräche auf die Fragen vorbereitet wurden, die erfahrungsgemäß vom TÜV gestellt werden. Eine perfekte Vorbereitung also.
In welchen Bereichen wurde Ihre Kanzlei zertifiziert?
Unsere Kanzlei wurde unter Anwalts- und Steuerberateraspekten geprüft und entsprechend zertifiziert. Das hatte natürlich Auswirkungen im Vorfeld, aber auch während des Prüfungstermins, da mehr Arbeitsprozesse als sonst beschrieben und festgehalten werden mussten. Das betraf vor allem den steuerlichen Bereich, in dem viele dieser Arbeitsschritte komplett neu definiert und im QM-Handbuch niedergeschrieben geschrieben wurden. Das machte sich beispielsweise in den Bereichen Finanz- und Lohnbuchhaltung bemerkbar. Das Gute daran war allerdings, dass rund 80 Prozent aller Prozesse in den Bereichen Anwalt und Steuerberater deckungsgleich sind.
Wie werden Sie die Zertifizierung nach außen einsetzen?
Wir werden in dieser Richtung verschiedentlich aktiv sein: Zum einen lassen wir unseren Briefbogen Anfang 2014 um das TÜV-Siegel ergänzen, zum anderen wird sich die Zertifizierung auch auf unserer Internetseite widerspiegeln.
Darüber hinaus hat die lokale Presse bereits unter dem Titel „Ausgezeichnetes Qualitätsmanagment“ über uns berichtet, sodass wir auch dieser kommunikativen Verpflichtung bereits nachgekommen sind.
Welche IT-Dienstleistungen setzen Sie von Hülskötter & Partner ein?
Wir arbeiten vor allem mit advoware, das wir um die Module advoware Telefonie, advoware onlineAkte, advoware Smartphonekalender und Advovoice ergänzt haben, mit dem unsere gesprochenen Schriftstücke erfasst, transkribiert und der jeweiligen Akte zugeordnet werden können. Darüber hinaus wollen wir künftig das mobile Diktieren mithilfe einer App wie Dictate + Connect stärker nutzeT
Wie garantieren Sie den Datenschutz innerhalb Ihrer Kanzlei?
Dabei hilft uns vor allem der bereits erwähnte Datenschutzbeauftragte, der sich um sämtliche internen Belange in Sachen Datenschutz kümmert, und das vor allem unter technischen Aspekten wie der gesetzeskonformen Datenverarbeitung. Da dieses Wissen immer wieder aufgefrischt werden muss, besucht unser Datenschutzbeauftragter bereits die Webinare, die Hülskötter & Partner zu diesem Thema anbietet. Und natürlich sorgen wir auch dafür, dass die übrigen Mitarbeiter ebenfalls ein gutes Allgemeinwissen in Sachen Datenschutz aufweisen können.
Darüber hinaus betreiben wir mithilfe unseres Nummernsystems aktiven Datenschutz. Hierbei bekommt jeder Mandant eine eindeutige, fortlaufende Nummer zugewiesen, die auf sämtlichen Unterlagen vermerkt wird, die mit diesem Mandat zu tun haben. Damit stellen wir sicher, dass beispielsweise die zugehörigen Akten, selbst wenn sie einmal gut sichtbar auf einem Tisch liegen sollten, keiner Person zugewiesen werden können. Das minimiert obendrein mögliche Verwechselungen ähnlich klingender Mandantennamen.
Update 25.7.2018: Mit der aktuellen Fassung advoware 5.1 stehen zahlreiche neue und verbesserte Funktionen parat wie die E-Mail-Verschlüsselung per S/MIME, ein deutlich verbesserter Datenschutz gemäß der Anforderungen der DSGVO, die Durchführung einer Anlagenbuchhaltung und vieles mehr.
von Hülskötter | Jul 8, 2013 | Anwenderbericht - QM
Die in Rheine/Westfalen beheimatete Anwaltskanzlei Sandmann und Kollegen hatten davon gehört: QM-zertifizierte Kanzleien stehen bei Organisationen wie der Apraxa immer höher im Kurs, da diese ihren Mandanten bevorzugt Sozietäten empfehlen, die mit einem TÜV-Siegel versehen sind. Aber auch die großen Rechtsversicherer wie die ÖRAG und die HUK-COBURG gehen diesen Weg.
Da stellte sich den Rechtsanwälten Sandmann und Kollegen die Frage, ob und in welchem Umfang die eigene Kanzleiorganisation optimiert werden sollte, damit die zuständige Prüfungsstelle des TÜV der Kanzlei das Siegel „Zertifiziert gemäß DIN EN ISO 9001:2008“ überreicht.
Update 25.7.2018: Mittlerweile weist die ISO-Norm 9001 den Zusatz „2015“ auf. Worin sich beide Fassungen unterscheiden, erfahren Sie im zugehörigen Blogbeitrag.
Da sich Sandmann und Kollegen für die advozon Kanzlei Konzept und deren beratenden Dienstleistungen rund um das Thema QM-Zertifizierung entschieden haben, wollten wir es genauer wissen. Hierzu haben wir folgendes Interview geführt, in dem uns RA Markus Bier verraten hat, welche Bedenken es zu Anfang gab, warum sie sich für die advozon Kanzlei Konzept entschieden haben und wie die Prüfung seitens des TÜV vonstatten ging.
Herr Bier, warum haben Sie sich für die QM-Zertifizierung entschieden?
RA Markus Bier: Diese Entscheidung „pro QM-Zertifizierung“ hatte zwei wesentliche Gründe. Zum einen hatte uns ein Kollege darauf aufmerksam gemacht, dass Netzwerke wie die Apraxa, aber auch Rechtsschutzversicherer wie die ÖRAG oder die HUK-COBURG häufig nur noch mit zertifizierten Kanzleien zusammenarbeiten.
Zum anderen war uns sehr daran gelegen, die Betriebsabläufe innerhalb der Kanzlei dauerhaft zu optimieren und weiter zu verbessern, damit wir eine gleichbleibende Qualität und standardisierte Arbeitsabläufe garantieren können, alleine schon wegen künftiger Mitarbeiter.
Aber ich will auch nicht den Marketingaspekt verschweigen, da solch ein TÜV-Siegel ja ein probates Werbemittel sein kann. Allerdings wissen wir noch nicht, ob das seitens des Marktes so wahrgenommen wird, wie wir uns das erhoffen.
Warum haben Sie sich für die advozon Kanzlei Konzept entschieden?
Da kam uns ein Zufall zur Hilfe: Aufgrund eines Kontakts mit der Apraxa haben wir uns mit dem Thema Zertifizierung genauer beschäftigt, was das kostet und welchen zeitlichen Aufwand das Ganze wohl ausmacht. Und genau in dieser Phase haben wir einen Werbeflyer der advozon Kanzlei Konzept in unserem Briefkasten vorgefunden.
Aus diesem ging hervor, dass Herr Gerhard Hülskötter Mitgesellschafter der advozon Kanzlei Konzept ist. Und da wir bereits seit vier Jahren zufriedener advoware-Kunde bei Hülskötter & Partner sind, war die Entscheidung schnell gefallen, uns bei den vorbereitenden Zertifizierungsmaßnahmen von der advozon Kanzlei Konzept unterstützen zu lassen.
Hatten Sie wegen der vorbereitenden Maßnahmen größere Bedenken?
Ja, die gab es natürlich, denn vor allem der zeitliche Aufwand für die vorbereitenden Maßnahmen ist nicht zu unterschätzen – dachten wir. Als wir dann aber gesehen haben, dass wir nicht einmal einen Tag für die gesamte Vorbereitung benötigten, war unsere größte Sorge beseitigt.
Monetäre Bedenken hatten wir hingegen nicht unbedingt, und wie das Bezahlmodell der advozon Kanzlei Konzept zeigt, wären diese auch unbegründet gewesen. Denn mit den im Vergleich zur Einzelzertifizierung geringeren Kosten und den monatlichen Beiträgen bekamen wir ein finanzielles Konzept präsentiert, das uns sofort überzeugt hat.
Wurden Ihre Erwartungen seitens der advozon Kanzlei Konzept erfüllt?
Ja, auf jeden Fall. Denn uns wurde unter anderem zugesagt, dass die vorbereitenden Maßnahmen überschaubar seien, und das hat sich ja auch bewahrheitet. Wir haben die Checkliste in weniger als acht Stunden ausgefüllt und auch sämtliche Daten und Unterlagen zusammengetragen. Das hat unseren Kanzleibetrieb kaum beeinträchtigt. Hierbei hat Advoware sehr gute Dienste geleistet, da in dieser Anwendung viele Abläufe bereits standardisiert und vorgegeben sind. Und eine funktionierende Webseite hatten wir auch schon vorzuweisen.
Wie ist denn die Prüfung durch den TÜV verlaufen?
Dank der Anwesenheit der zwei Herren der advozon Kanzlei Konzept und der professionellen TÜV-Prüfer war der Prüfungstermin sehr angenehm und wenig aufgeregt. Während des Audits wurden stichprobenartig unsere Akten, unsere Vollmachtsregelungen und vieles mehr geprüft. Aber auch sinnvolle Anregungen waren dabei: dass wir beispielsweise mithilfe der regelmäßig stattfindenden Meetings unsere Ziele, die wir uns am Jahresanfang stecken, immer wieder aufs Neue überprüfen können. Damit lassen sich Maßnahmen permanent justieren, was den Erfolg der Kanzlei auf Dauer garantiert.
Würden Sie die QM-Zertifizierung anderen Kollegen empfehlen?
Ja, unbedingt. Alleine schon wegen der vielen sinnvollen Vorgaben, an die man sich halten muss, ist eine Zertifizierung sinnvoll. Dazu zählt beispielsweise die Kunden-Evaluierung, mit der man am Anfang überprüfen kann, wer der Mandant ist, wie er die Kanzlei gefunden hat, etc. Und mit deren Hilfe man am Ende feststellen kann, ob und in welchem Ausmaß der Mandant mit der juristischen Dienstleistung der Kanzlei zufrieden war. Denn nur so kann man seine tägliche Arbeit kontinuierlich verbessern.
Aber auch die genaue Beschreibung sämtlicher Arbeitsabläufe, Zuständigkeiten, etc. ist ein weiterer großer Vorteil eines gut funktionierenden Qualitätsmanagementsystems. Vor allem für neue Mitarbeiter, die damit in deutlich kürzerer Zeit eingearbeitet werden können.
Zudem empfinde ich die geforderten Mitarbeiterschulungen als ein weiteres Plus. Hierfür bietet Hülskötter & Partner mit seiner Kanzleiakademie meines Erachtens die perfekte Plattform, da die einzelnen advoware-Funktionen und weitere Inhalte wie Kanzleimarketing und Qualitätsmangement per Webinar sehr gut beschrieben werden, unsere Mitarbeiter nicht reisen müssen und das Ganze zeitlich überschaubar ist. Schlussendlich ist ein TÜV-Siegel ein nach außen deutliches Zeichen organisatorischer Qualität.
Update 25.7.2018: Dank unserer äußerst knapp kalkulierten Kanzleiakademie-Flaterate bleiben Kanzleimitarbeiter permanent auf dem neuesten Stand in Sachen advoware & Co. Am besten sehen Sie gleich mal nach, was sich dahinter verbirgt.
von Hülskötter | Mai 10, 2013 | Anwenderbericht - QM, Matrixzertifizierung
Immer mehr Anwälte, die Mandanten sowohl aus dem gewerblichen Bereich, aber auch aus dem privaten Umfeld betreuen, sind darauf bedacht, ihre Kanzlei im richtigen Licht zu präsentieren. Zudem führen die gestiegenen Anforderungen seitens vieler Versicherungsgesellschaften in Sachen Qualitätsmangement dazu, dass ein Umdenken hinsichtlich der notwendigen Zertifizierung der eigenen Kanzleiorganisation gerade stattfindet.
Genau diese zwei Gründe waren für die Lesser Rechtsanwälte in Baden-Baden ausschlaggebend, sich mithilfe der advozon Kanzlei Konzept vom TÜV Hessen gemäß DIN EN ISO 9001:2008 zertifizieren zu lassen. Also, genauer gesagt, die komplette Kanzleiorganisation der Sozietät, die mittlerweile an drei vier Standorten arbeitet und von sechs acht Juristen vertreten wird.
Update 24.7.2018: Mittlerweile weist die ISO-Norm 9001 den Zusatz „2015“ auf. Worin sich beide Fassungen unterscheiden, erfahren Sie im zugehörigen Blogbeitrag.
Dazu sagt RA Herrmann, der sich maßgeblich um die Zertifizierungsmaßnahmen gekümmert hat: „Gerade wir als Apraxa-Mitglied sind darauf angewiesen, ein QM-Zertifikat vorweisen zu können. Andernfalls würden wir von dort keine neuen Mandate mehr erhalten, da Kanzleien ohne TÜV-Siegel nicht mehr auf der Empfehlungsliste der Apraxa erscheinen.“
„Zudem betreuen wir Privat- und Unternehmensmandanten, die auf Empfehlung ihrer Rechtsschutzversicherung auf uns aufmerksam werden. Ohne Zertifizierung würden wir an diese Mandate nicht mehr herankommen, da viele Versicherungsunternehmen die verlangten QM-Standards immer weiter anheben“, so RA Herrmann weiter.
Daher haben die Lesser Rechtsanwälte Anfang des Jahres die Firma advozon Kanzlei Konzept mit der Beratung und Unterstützung hinsichtlich einer Matrixzertifizierung der eigenen Kanzleiorganisation beauftragt.
Herr Herrmann, warum haben Sie sich für die Beraterfirma aus Nordwalde entschieden?
RA Herrmann: „Für uns waren bei der Entscheidung pro advozon Kanzlei Konzept drei wesentliche Aspekte wichtig: Ein überschaubare Aufwand bei der Vorbereitung sowie die Möglichkeit, dies in einem begrenzten Zeitrahmen von nicht mehr als zwei Monaten zu schaffen. Zudem waren wir auf der Suche nach einem attraktiven Preis, was die Matrixorganisation ohnehin bietet. Und mit der advozon Kanzlei Konzept konnten wir im Vergleich zu einem Mitanbieter gut ein Drittel der erforderlichen Kosten sparen. Fazit: Es war die richtige Entscheidung, auf die advozon Kanzlei Konzept gesetzt zu haben!“
Allerdings ist solch eine Zertifizierung mit einem erheblichen Aufwand verbunden: Der beginnt bei der Umstellung der Kanzleiprozesse und endet mit der Prüfung durch den TÜV.
Hatten Sie da nicht Bedenken im Vorfeld?
„Ja, die gab es natürlich. Wie schon erwähnt, haben wir uns Gedanken gemacht über die aufzuwendende Zeit, die Kosten, die Umsetzung der gesamten Maßnahmen und über die Unterstützung im Vorfeld und während der TÜV-Prüfung. Als wir dann gesehen haben, dass die Vorort-Unterstützung sogar vertraglich zusichert wird, waren wir uns sicher, mit der advozon Kanzlei Konzept den richtigen Partner gewählt zu haben. Und wir wurden in unserer Annahme nicht enttäuscht!“.
Das heißt also, dass Ihre Erwartungen allesamt erfüllt wurden?
„Ja, genau das heißt es! Das lässt sich bereits anhand der guten Checkliste festmachen, die wir als erstes ausgefüllt haben und die so selbsterklärend ist, dass außer ein paar kleineren Korrekturen keine weiteren Ergänzungen notwendig waren. Auf dieser Basis wurden dann von der advozon Kanzlei Konzept unsere QM-Handbücher erstellt, die von einer hohen fachlichen Kompetenz zeugen.
Aber auch die Vorort-Unterstützung seitens der zuständigen Herren hat uns sehr beeindruckt: Sie waren insgesamt dreimal in unserem Haus. Einen Nachmittag lang zur Fertigstellung der QM-Unterlagen, am Tag vor der Prüfung für das Fein-Tuning sowie am Prüfungstag selbst. Dank dieser sehr guten Vorbereitung ging die Prüfung durch den TÜV völlig problemlos vonstatten.“
Wie genau sah denn die Prüfung durch den TÜV aus?
„Nun, dabei wurden zahlreiche Aspekte überprüft. Das betraf beispielsweise die QM-Unterlagen, also das QM- und Prozesshandbuch, in denen Dinge wie die Vergabe von Vollmachten und die Aufnahme neuer Mandanten genau geregelt sind. Aber auch die Kanzleiräume wurden kritisch beäugt, ob diese den Standards der DIN-Norm EN ISO 9001:2008 entsprechen. Zudem wurden stichprobenartig Akten geprüft, aber auch die Internetseite hat der Herr vom TÜV angesehen. Hier muss beispielsweise sichergestellt werden, dass der Inhalt des Webpräsenz stets aktuell ist.“
Nun, das klingt alles recht euphorisch, Herr Herrmann. Sie würden also Kollegen trotz des nicht zu unterschätzenden Aufwands eine TÜV-Zertifizierung der eigenen Kanzleiorganisation empfehlen?
„Ja, das würde ich. Und zwar nicht nur wegen des Siegels, sondern alleine schon wegen der damit in Verbindung stehenden Notwendigkeit, die Prozesse und Zuständigkeit innerhalb der eigenen Kanzlei grundsätzlich und gründlich zu überdenken. Dann ist der Rest der notwendigen Zertifizierungsmaßnahmen gar nicht mehr so aufwändig. Und gerade für Wirtschafts- und Rechtsschutzversicherungskanzleien wird die QM-Zertifizierung immer wichtiger.“
