So gelingt der advoware-Jahreswechsel

So gelingt der advoware-Jahreswechsel

Alle Jahre wieder, können wir mit Fug und Recht behaupten, was die Jahresumstellung von advoware betrifft. So folgt also auch wieder in diesem Jahr eine kurze Anleitung, wie unsere Kund:innen die Rechtsanwaltssoftware vom alten Jahr auf das neue erfolgreich umstellen. Mit allen wichtigen Merkmalen und dem dazu passenden How-to-Video.

Die Jahresumstellung erfolgt einfach per Assistent

Die gute Nachricht direkt am Anfang: Die Umstellung von advoware vom laufenden aufs folgende Kalenderjahr erfolgt (wie immer) Assistenten-gesteuert. Dieser befindet sich innerhalb des Bedienmenüs, genauer gesagt unter dem Menüpunkt „?“,“Assistent zur Jahresumstellung“. Darüber lässt sich in vielen Fällen advoware von einem zum nächsten Jahr umstellen, und zwar mit allem, was dazu gehört. Ob das die neuen Akten-, Ablage- oder Rechnungsnummern sind, damit erfolgt der Umstieg von 2022 auf 2023 mit wenigen Mausklicks.

Zudem lassen sich mögliche Urlaubsansprüche auf das kommende Kalenderjahr übertragen, genauso wie spezielle regionale Feiertage in den Kalender von advoware eintragen. Tipp: Falls sich die Umstellung nicht wie erwartet vornehmen lässt, ist hierfür eine Administratorberechtigung erforderlich.

Wichtig: Diese und weitere Umstellungsmaßnahmen dürfen erst nach dem 31.12.2022 erfolgen. Andernfalls erzeugen Sie möglicherweise falsche Ergebnisse mit advoware.

Alle weiteren Hinweise und erforderlichen Schritte erfahren Sie mithilfe des folgenden Videos

Das leistet advoware 6.2 im Einzelnen

Das leistet advoware 6.2 im Einzelnen

Seit dem 8. November steht das advoware-Update mit der Version 6.2 zum Download bereit. Dieser Beitrag beschreibt die wesentlichen Neuerungen und Verbesserungen.

Akten- und Adressbearbeitung

In diesem Bereich werden ab sofort Änderungen innerhalb einer Akte sichtbar, die das zuständige Referat und den dazu gehörigen Sachbearbeiter betreffen. Zudem wurde der Bereich „Termine“ in „Ereignisse“ umbenannt. Neu ist dabei, dass sich dort zusätzlich Postein- und -ausgänge anzeigen lassen. Das macht die unerledigten Vorgänge einer Akte deutlich transparenter.

Praktisch ist auch die Möglichkeit, mithilfe des Tastenkürzels ALT+E ein vorgefertigtes Schreiben auf Basis des Standard-Briefkopfs an einen bestimmten Beteiligten zu erstellen, was sich automatisch innerhalb der Word-Umgebung öffnet. Das beschleunigt die Korrespondenz enorm.

Bei der Adressbearbeitung ergeben sich ebenfalls diverse Verbesserungen. So kann man unter „weitere Adressen“ Länderkürzel und Adresszusätze eintragen. Darüber hinaus lassen sich vorhandene Unterakten besser identifizieren und aufrufen.

Aktengeschichte / xJustiz-Viewer

Ab sofort kann man in advoware innerhalb der Aktengeschichte mithilfe des xJustiz-Viewer Word-Dokumente, HMTL- und Textdateien, Grafiken, Excel-Tabellen, usf. ansehen, ohne die zugehörige Anwendung öffnen zu müssen. Das beschleunigt Arbeitsabläufe ganz erheblich. Auch neu: Der zugehörige Dateiname des jeweiligen Dokuments ist nun sichtbar. 

Benachrichtigungen

Ab sofort werden nur noch die eigenen Benachrichtigungen angezeigt, und nicht mehr die der anderen advoware-Anwender:innen. Zudem lassen sich diverse Filter für mehr Übersichtlichkeit nutzen. Praktisch ist auch die Option, Benachrichtigungen im Excel- oder XML-Format zu exportieren.

Elektronische Kommunikation

Innerhalb der Grundeinstellungen wurde dem Menüeintrag „Elektronische Kommunikation“ die Funktion „Signieren“ spendiert. Hiermit lassen sich die digitalen Signaturen an die Kanzleibedürfnisse anpassen, die für die beA-Kommunikation erforderlich sind. Dazu gehört die Wahl der integrierten oder externen Signaturkomponenten genauso wie die Einstellungen für die externe Signaturkomponente. Weitere Infos dazu erhalten Sie in unserer Kanzleiakademie mithilfe des Videokurses „B6 – Fernsignaturen“.

Praktisch ist auch die Möglichkeit, mehrere Dokumente mithilfe der neuen Stapelsignatur-Funktion gleichzeitig signieren zu lassen.

OAuth 2.0-Authentifizierung von Microsoft Exchange-Konten

Anstatt die herkömmliche Basis-Authentifizierung für Exchange-Konten zu nutzen (die bis spätestens Ende des Jahres nicht mehr funktioniert), können sich advoware-Kunden dank des Updates mithilfe der sichereren OAuth-Authentifizierungsmethode an ihrem Exchange-Konto anmelden. Die hierfür notwendigen Einstellungen lassen sich direkt in advoware vornehmen.

Forderungsmanagement

Neu am Forderungsmanagment ist die Funktion, dem allgemeinen Forderungskonto mehrere Unterkonten zuordnen zu können. Damit lassen sich die Daten des Hauptkontos recht schnell und unkompliziert den betreffenden Unterkonten zuordnen. Und das sogar für mehrere Forderungskonten gleichzeitig.

DiMa (Digitale Mandatsannahme) + Methodigy

Über die wichtige Neuerung namens DiMA inadvoware haben wir bereits in einem separaten Blogpost berichtet. Das gilt für die neue Funktion namens Methodigy gleichermaßen.

Weitere Neuerungen und Verbesserungen

Neben diesen wesentlichen Verbesserungen und Neuerungen gibt es weitere Anpassungen, die in advoware 6.2 eingeflossen sind. Dazu gehört unter anderem:

  • die verbesserte Darstellung der Kanzleianwendung auf hochauflösenden Bildschirmen
  • die Möglichkeit, mit dem Abfragemanager auch nach Aktennotizen suchen zu können
  • das Speichern von Daten-Backups in Unterordnern
  • und vieles mehr.

Sämtliche Verbesserungen und Neuerungen finden Sie übrigens in Videoform in der Hülskötter Kanzleiakademie.

So lassen sich digitale Akten in advoware mit Methodigy kanzlei- und mandatsübergreifend nutzen

So lassen sich digitale Akten in advoware mit Methodigy kanzlei- und mandatsübergreifend nutzen

Das Verfassen von Schriftsätzen ist selbst mit freundlicher Unterstützung der kanzleiweit genutzten Software wie advoware oft kein einfaches Unterfangen. Zu viele Informationen, zu viele Dokumente und zu viele nützliche Grundsatzurteile stellen Anwälte und Anwältinnen regelmäßig vor große Herausforderungen. Die gute Nachricht: Mit Methodigy kommt endlich Struktur in die täglich benötigte Korrespondenz. 

Das Erstellen und Verwalten von elektronischen Akten mithilfe der passenden Software wie advoware entlastet Anwaltskanzleien in einem Ausmaß, dessen sich leider immer noch nicht alle Kanzleien bewusst sind. Und doch gibt es selbst in den erprobten Anwendungsprogrammen immer noch „blinde Flecken“, die im täglichen Umgang mit Mandanten und Mandaten eine echte Hürde darstellen.

Dazu gehört zweifelsohne das Thema Schriftsätze und deren Komplexität, wie die Praxis regelmäßig zeigt. Doch damit ist dank der Integration des Strukturierungswerkzeugs Methodigy in advoware endlich Schluss. Dieser Beitrag zeigt, was es damit auf sich hat und wie Anwält:innen und deren Mitarbeiter:innen davon profitieren.

Schriftsätze aus unterschiedlichsten Quellen per Drag&Drop erstellen

Sieht man sich das Verfassen eines anwaltlichen Schriftsatzes auf herkömmlichem Weg genauer an, fällt schnell auf, wie komplex das werden kann. Hier noch eine Quelle, dort ein ähnlich gelagerter Fall, mögliche Fallbeispiele aus anderen Akten, und so fort. Das stellt Kanzleimitarbeitende schnell vor unüberwindbare Herausforderungen: Wie soll man denn dabei den Überblick behalten und sämtliche relevanten Textbausteine, Quellen und weitere Vorlagen im jeweiligen Fall berücksichtigen? 

Das ist die Stelle, an der Methodigy ins Spiel kommt. Damit lassen sich nämlich auf einfache und intuitive Art und Weise Schriftstücke erstellen, vieles davon geschieht per Drag&Drop, also das bekannte Ziehen von Textbausteinen und -stellen in ein vorhandenes Dokument. Das Beste daran: Ganz gleich, wo sich die Quelle einer bestimmten Akte befindet, es wird eine direkte Verknüpfung zwischen Informationsstruktur und einer beliebigen Textstelle aus der Akte erstellt. Das erleichtert die spätere Zuordnung und Anpassung ganz erheblich. Und selbst der Zugriff auf Online-Quellen ist mit Methodigy möglich.

Von der Akte bis zur fertigen Struktur

Doch worin besteht die Besonderheit von Methodigy in Kombination mit advoware? Nun, hier kommt die Arbeitsweise von Methodigy zum Tragen. Denn jede noch so kleine Text- oder Dokumentenstelle lässt sich in eine Struktur übertragen, die letztlich den Aufbau eines benötigten Schriftstücks repräsentiert. Damit lassen sich sämtliche relevanten Informationen, die einen Fall betreffen, sehr übersichtlich in ein Dokument per Drag&Drop übertragen oder in eigenen Ausführungen verwerten, woraus am Schluss ein fertiges Dokument entsteht. Das am Ende alle wichtigen Aspekte umfasst und sauber strukturiert darstellt. Und falls sich Änderungen ergeben, werden diese nahtlos und unmittelbar sichtbar.

Methodigy + advoware = ein nützliches Gespann

Mit advoware 6.2 steht Methodigy unseren Kunden direkt innerhalb der Anwaltssoftware zur Verfügung. Hierfür ist lediglich das Premium-Paket von Methodigy erforderlich, und das entweder als Vor-Ort-Installation oder als Installation im advoware cloud Rechenzentrum.

Damit stehen diverse Möglichkeiten zur Verfügung: Zum einen können Sie als advoware-Nutzer:in die komplette Aktengeschichte an Methodigy übertragen. Auf diesem Weg können Sie für das Strukturieren der Schriftstücke auf sämtliche Daten zugreifen, also auch auf ältere, bereits abgeschlossene Akten, die möglicherweise relevante Informationen für den aktuellen Fall enthalten. Doch es geht noch einen Schritt weiter: Sie öffnen Dokumente in Methodigy direkt aus der advoware Aktenhistorie. Die so erzeugten Schriftstücke lassen sich dann wieder an advoware zurückspielen, wo sie für weitere Zwecke zur Verfügung stehen. 

Mehr Infos zu Methodigy und advoware in Videoform

Falls Sie mehr erfahren möchten über Methodigy und advoware, empfehlen wir Ihnen entweder die Kurzversion oder die längere Version, jeweils im Videoformat. Oder Sie sprechen direkt mit uns, wie Sie und Ihre Kanzlei in den Genuss der Methodigy-advoware-Kombination kommen.

Anwaltliche Anschreiben blitzschnell erstellen und bereitstellen

Anwaltliche Anschreiben blitzschnell erstellen und bereitstellen

Der nachfolgenden Szene ist ein:e Anwaltsfachangestellte:r sicherlich schon des öfteren begegnet: Da erkundigt sich die Kollegin nach der aktuellen Arbeitslast, da sie ein Anschreiben benötigt, das möglichst schnell an den Mandanten verschickt werden soll. Es geht in diesem Fall um die gerade erfolgte Urteilsverkündung.

Auf herkömmlichem Weg kann das Erstellen des zugehörigen Anschreibens schon eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen. Dabei geht es mit einer speziellen advoware-Funktion deutlich schneller. Diese nennt sich Expresstexte. Dahinter verbergen sich Textvorlagen, die per Mausklick blitzschnell bereitstehen. Diese lassen sich dann ohne größeren Aufwand in die schriftliche Kommunikation mit den Mandant:innen integrieren und anpassen.

Jeder Kanzleimitarbeiter kann sich mithilfe der Expresstexte-Funktion häufig benötigte Vorlagen selber zusammenstellen. Diese Textbausteine lassen sich vorab an die benötigten Beteiligtenarten, Referate und Briefkopfvorlagen anpassen, sodass sich die erforderlichen Texte per Mausklick blitzschnell aufrufen lassen und in die Konversation mit der Mandantschaft oder Behörden eingebaut werden können. Das kann von „Aktenvermerk“ bis „Vollmacht“ reichen, oder – wie in unserem Fall – für das schnelle Übersenden eines erfolgten Urteils genutzt werden. 

Mit der Expresstexte-Funktion von advoware entfällt also das langwierige Formulieren eines Anschreibens, da der wesentliche Nachrichtentext per Schnellzugriff zur Verfügung steht. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie in diesem einminütigen Video.

Ach ja: Falls Sie solche und weitere advoware-Tipps wünschen, sollten Sie weiterhin diesen Blog konsultieren. Oder einmal die Hülskötter Kanzleiakademie aufsuchen. Dort finden Sie zahlreiche Webinare zu sämtlichen Funktionen, die Ihnen bei der täglichen Arbeit mit advoware helfen können.

Video: Mit advoware Kurzmitteilungen digital und schnell versenden

Video: Mit advoware Kurzmitteilungen digital und schnell versenden

Heute beginnen wir mit einer neuen Videoserie, in der die Anwaltssoftware advoware die Hauptrolle spielt.

In den einzelnen Videoclips stellen wir eine jeweils nützliche Funktion vor, die den Kanzleialltag erheblich erleichtern kann. Und die möglicherweise nicht jeder Anwenderin/jedem Anwender gleichermaßen bekannt sein dürfte.

Internes Nachrichtensystem: Rückrufbitten digital versenden

Den Anfang macht das Interne Nachrichtensystem, das tief in advoware integriert ist. Diese Funktion bietet Anwender:innen die Möglichkeit, kurze Nachrichten innerhalb der Kanzlei zu versenden. Sei es wegen der Rückrufbitte eines Mandanten, wegen einer kurzen fachlichen Frage bei einem Kollegen oder einem anderen Anliegen.

Der Vorteil an dieser Methode: Notizzettel, Post-it-Marker oder andere analoge Formen des kommunikativen Austauschs sind damit endgültig passé. Damit kommen Sie Ihrer Vorstellung von der digitalen Kanzlei ein gutes Stück näher.

Wie das funktioniert und wie das in die Alltagspraxis einer Anwaltskanzlei passt, erfahren Sie kurz und knapp in der nächsten Dreiviertel Minute.

advoware-Funktionen im Detail in der Kanzleiakademie

Falls Sie mehr wissen möchten zum Internen Nachrichtensystem sowie zu weiteren nützlichen Funktionen von advoware, empfehlen wir Ihnen den Besuch der Hülskötter Kanzleiakademie. Das lohnt sich immer.

Internes Nachrichtensystem in 45 Sekunden

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 7)

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 7)

Auch heute stellen wir unseren Kund:innen ein Speedlearning-Video kostenlos zur Verfügung, mit dem sie noch mehr aus advoware herausholen können, und das schnell und effizient. 

So lässt sich die elektronische Postmappe mit der Posteingangsfunktion von advoware verwalten

Zur Aktenverwaltung von advoware gehört unter anderem eine elektronische Postmappe, in der digitale Briefe, elektronische Dokumente, Telefonnotizen, und mehr gesammelt und bestimmten Akten und somit auch den Aktensachbearbeitern zugeordnet werden können. Doch wie lassen sich diese digitalen Schriftstücke kanzleiübergreifend verwalten?  

Nun, hierfür steht innerhalb der Aktenverwaltung die Funktion „Posteingang“ zur Verfügung. Damit lassen sich die Elemente, die sich im Posteingang befinden, direkt bearbeiten, mit Arbeitsanweisungen versehen, und einiges mehr.  

Welche Möglichkeiten das konkret sind und was die Posteingangsfunktion im Einzelnen bietet, erfahren Sie im folgenden 4-minütigen Video. advoware kurz und knapp, eben.