Ganz ehrlich: Sind mit Ihrer aktuellen Anwaltssoftare, die sich vermutlich auf einem Zentralrechner in Ihrer Kanzlei oder bei Ihrem IT-Dienstleister befindet, noch wirklich zufrieden? Sind die regelmäßigen und wichtigen Software-Updates keine lästige und zeitraubende Pflichtübung? Können alle Ihre Mitarbeitenden an genau dem aktuellen Ort arbeiten und auf die Akten zugreifen, wie das zum Beispiel bei Gericht erforderlich ist? Raubt Ihnen die Ungewissheit vor Hardware-Ausfällen und anderen Katastrophen (Stichwort: Ransomware) hin und wieder den Schlaf?
Unsere Frage dazu an der Stelle: Warum wechseln Sie nicht einfach in die Cloud? Ja, wir wissen, dass Bedenken bestehen können, ob die Daten auch unter datenschutzrechtlichen Aspekten sicher sind. Ob die Normen der Datenschutzgrundverordnung auch eingehalten werden. Und ob das nicht alles zu teuer und zu kompliziert sein könnte, vor allem was den Umzug der Daten und Anwendungen in die Cloud betrifft.
Migrieren Sie advoware in die Cloud – am besten ganz bald
Diese und weitere Bedenken können wir relativ einfach und guten Gewissens ausräumen. Denn mit advoware in der Cloud kommen Sie in den Genuss folgender Vorzüge:
Ihre Daten befinden sich ausschließlich auf deutschem Boden, was den strengen Normen der DSGVO entspricht. Damit ist Bedenken #1 schon einmal ausgeräumt.
Die Cloud-Umgebung, auf der sich advoware befindet, ist TÜV-zertifiziert. Das hievt die Sicherheit Ihrer Daten und Anwendungen auf ein Niveau, das Sie sich als Anwalt und Anwältin von Ihrer Arbeitsumgebung wünschen.
Der Umzug gestaltet sich mit unserer Hilfe so unkompliziert, wie Sie das von uns erwarten können. Dazu gehört unter anderem die vollständige Migration Ihrer Daten in die Cloud, und das aus den meisten Systemen heraus, die gerade auf dem Markt sind. Obendrein kümmern wir uns um die Installation und Konfiguration Ihrer advoware-in-der-Cloud-Instanz sowie um um das Einrichten des Briefkopfs, falls das notwendig sein sollte.
Das Allerbeste daran: Diese Dienste bekommen Sie gerade von uns für 0 Euro zu Ihrer Bestellung dazu. Damit Sie auch guten Gewissen und ohne Zusatzkosten in die Cloud wechseln können.
Neben all diesen Vorteilen kommen weitere Aspekte hinzu, die für advoware in der Cloud sprechen. Was halten Sie zum Beispiel von einer täglichen Datensicherung, um die Sie sich nicht kümmern müssen? Oder von automatischen Updates? Oder von einer hochverfügbaren IT-Infrastruktur, die nahezu störungsfrei arbeitet, und Ihnen damit rund um die Uhr zur Verfügung steht?
Das klingt alles zu schön, um wahr zu sein? Dann sollten Sie advoware in der Cloudin Betracht ziehen.
Mit dem passenden Paket gelangt advoware in der Cloud
Ob Sie von Anfang an in den vollen Genuss von advoware in der Cloud kommen wollen (weil Sie die Kanzleisoftware zB schon seit Jahren nutzen) oder diese für Sie neue Technik erst einmal „ausprobieren“ wollen – bei uns finden Sie das passende Paket. Also entweder entscheiden Sie sich für die Variante „Cloud Basic“, zu der advoware selbst sowie die Zusatzprogramme advoware Viewer und die advoware Toolbox gehören. Oder aber Sie entscheiden sich für die „volle Packung“ namens „Cloud Digital Professional“, die nahezu sämtliche Aspekte Ihres Kanzleialltag berücksichtigt. Das passende Paket ist also eine Frage des Budgets und Ihrer Ansprüche, die Sie mit der Kanzleisoftware verknüpfen.
Alle Jahre wieder, können wir mit Fug und Recht behaupten, was die Jahresumstellung von advoware betrifft. So folgt also auch wieder in diesem Jahr eine kurze Anleitung, wie unsere Kund:innen die Rechtsanwaltssoftware vom alten Jahr auf das neue erfolgreich umstellen. Mit allen wichtigen Merkmalen und dem dazu passenden How-to-Video.
Die Jahresumstellung erfolgt einfach per Assistent
Die gute Nachricht direkt am Anfang: Die Umstellung von advoware vom laufenden aufs folgende Kalenderjahr erfolgt (wie immer) Assistenten-gesteuert. Dieser befindet sich innerhalb des Bedienmenüs, genauer gesagt unter dem Menüpunkt „?“,“Assistent zur Jahresumstellung“. Darüber lässt sich in vielen Fällen advoware von einem zum nächsten Jahr umstellen, und zwar mit allem, was dazu gehört. Ob das die neuen Akten-, Ablage- oder Rechnungsnummern sind, damit erfolgt der Umstieg von 2022 auf 2023 mit wenigen Mausklicks.
Zudem lassen sich mögliche Urlaubsansprüche auf das kommende Kalenderjahr übertragen, genauso wie spezielle regionale Feiertage in den Kalender von advoware eintragen. Tipp: Falls sich die Umstellung nicht wie erwartet vornehmen lässt, ist hierfür eine Administratorberechtigung erforderlich.
Wichtig: Diese und weitere Umstellungsmaßnahmen dürfen erst nach dem 31.12.2022 erfolgen. Andernfalls erzeugen Sie möglicherweise falsche Ergebnisse mit advoware.
Alle weiteren Hinweise und erforderlichen Schritte erfahren Sie mithilfe des folgenden Videos
In diesem Bereich werden ab sofort Änderungen innerhalb einer Akte sichtbar, die das zuständige Referat und den dazu gehörigen Sachbearbeiter betreffen. Zudem wurde der Bereich „Termine“ in „Ereignisse“ umbenannt. Neu ist dabei, dass sich dort zusätzlich Postein- und -ausgänge anzeigen lassen. Das macht die unerledigten Vorgänge einer Akte deutlich transparenter.
Praktisch ist auch die Möglichkeit, mithilfe des Tastenkürzels ALT+E ein vorgefertigtes Schreiben auf Basis des Standard-Briefkopfs an einen bestimmten Beteiligten zu erstellen, was sich automatisch innerhalb der Word-Umgebung öffnet. Das beschleunigt die Korrespondenz enorm.
Bei der Adressbearbeitung ergeben sich ebenfalls diverse Verbesserungen. So kann man unter „weitere Adressen“ Länderkürzel und Adresszusätze eintragen. Darüber hinaus lassen sich vorhandene Unterakten besser identifizieren und aufrufen.
Aktengeschichte / xJustiz-Viewer
Ab sofort kann man in advoware innerhalb der Aktengeschichte mithilfe des xJustiz-Viewer Word-Dokumente, HMTL- und Textdateien, Grafiken, Excel-Tabellen, usf. ansehen, ohne die zugehörige Anwendung öffnen zu müssen. Das beschleunigt Arbeitsabläufe ganz erheblich. Auch neu: Der zugehörige Dateiname des jeweiligen Dokuments ist nun sichtbar.
Benachrichtigungen
Ab sofort werden nur noch die eigenen Benachrichtigungen angezeigt, und nicht mehr die der anderen advoware-Anwender:innen. Zudem lassen sich diverse Filter für mehr Übersichtlichkeit nutzen. Praktisch ist auch die Option, Benachrichtigungen im Excel- oder XML-Format zu exportieren.
Elektronische Kommunikation
Innerhalb der Grundeinstellungen wurde dem Menüeintrag „Elektronische Kommunikation“ die Funktion „Signieren“ spendiert. Hiermit lassen sich die digitalen Signaturen an die Kanzleibedürfnisse anpassen, die für die beA-Kommunikation erforderlich sind. Dazu gehört die Wahl der integrierten oder externen Signaturkomponenten genauso wie die Einstellungen für die externe Signaturkomponente. Weitere Infos dazu erhalten Sie in unserer Kanzleiakademie mithilfe des Videokurses „B6 – Fernsignaturen“.
Praktisch ist auch die Möglichkeit, mehrere Dokumente mithilfe der neuen Stapelsignatur-Funktion gleichzeitig signieren zu lassen.
OAuth 2.0-Authentifizierung von Microsoft Exchange-Konten
Anstatt die herkömmliche Basis-Authentifizierung für Exchange-Konten zu nutzen (die bis spätestens Ende des Jahres nicht mehr funktioniert), können sich advoware-Kunden dank des Updates mithilfe der sichereren OAuth-Authentifizierungsmethode an ihrem Exchange-Konto anmelden. Die hierfür notwendigen Einstellungen lassen sich direkt in advoware vornehmen.
Forderungsmanagement
Neu am Forderungsmanagment ist die Funktion, dem allgemeinen Forderungskonto mehrere Unterkonten zuordnen zu können. Damit lassen sich die Daten des Hauptkontos recht schnell und unkompliziert den betreffenden Unterkonten zuordnen. Und das sogar für mehrere Forderungskonten gleichzeitig.
Das Verfassen von Schriftsätzen ist selbst mit freundlicher Unterstützung der kanzleiweit genutzten Software wie advoware oft kein einfaches Unterfangen. Zu viele Informationen, zu viele Dokumente und zu viele nützliche Grundsatzurteile stellen Anwälte und Anwältinnen regelmäßig vor große Herausforderungen. Die gute Nachricht: Mit Methodigy kommt endlich Struktur in die täglich benötigte Korrespondenz.
Das Erstellen und Verwalten von elektronischen Akten mithilfe der passenden Software wie advoware entlastet Anwaltskanzleien in einem Ausmaß, dessen sich leider immer noch nicht alle Kanzleien bewusst sind. Und doch gibt es selbst in den erprobten Anwendungsprogrammen immer noch „blinde Flecken“, die im täglichen Umgang mit Mandanten und Mandaten eine echte Hürde darstellen.
Dazu gehört zweifelsohne das Thema Schriftsätze und deren Komplexität, wie die Praxis regelmäßig zeigt. Doch damit ist dank der Integration des Strukturierungswerkzeugs Methodigy in advoware endlich Schluss. Dieser Beitrag zeigt, was es damit auf sich hat und wie Anwält:innen und deren Mitarbeiter:innen davon profitieren.
Schriftsätze aus unterschiedlichsten Quellen per Drag&Drop erstellen
Sieht man sich das Verfassen eines anwaltlichen Schriftsatzes auf herkömmlichem Weg genauer an, fällt schnell auf, wie komplex das werden kann. Hier noch eine Quelle, dort ein ähnlich gelagerter Fall, mögliche Fallbeispiele aus anderen Akten, und so fort. Das stellt Kanzleimitarbeitende schnell vor unüberwindbare Herausforderungen: Wie soll man denn dabei den Überblick behalten und sämtliche relevanten Textbausteine, Quellen und weitere Vorlagen im jeweiligen Fall berücksichtigen?
Das ist die Stelle, an der Methodigy ins Spiel kommt. Damit lassen sich nämlich auf einfache und intuitive Art und Weise Schriftstücke erstellen, vieles davon geschieht per Drag&Drop, also das bekannte Ziehen von Textbausteinen und -stellen in ein vorhandenes Dokument. Das Beste daran: Ganz gleich, wo sich die Quelle einer bestimmten Akte befindet, es wird eine direkte Verknüpfung zwischen Informationsstruktur und einer beliebigen Textstelle aus der Akte erstellt. Das erleichtert die spätere Zuordnung und Anpassung ganz erheblich. Und selbst der Zugriff auf Online-Quellen ist mit Methodigy möglich.
Von der Akte bis zur fertigen Struktur
Doch worin besteht die Besonderheit von Methodigy in Kombination mit advoware? Nun, hier kommt die Arbeitsweise von Methodigy zum Tragen. Denn jede noch so kleine Text- oder Dokumentenstelle lässt sich in eine Struktur übertragen, die letztlich den Aufbau eines benötigten Schriftstücks repräsentiert. Damit lassen sich sämtliche relevanten Informationen, die einen Fall betreffen, sehr übersichtlich in ein Dokument per Drag&Drop übertragen oder in eigenen Ausführungen verwerten, woraus am Schluss ein fertiges Dokument entsteht. Das am Ende alle wichtigen Aspekte umfasst und sauber strukturiert darstellt. Und falls sich Änderungen ergeben, werden diese nahtlos und unmittelbar sichtbar.
Methodigy + advoware = ein nützliches Gespann
Mit advoware 6.2 steht Methodigy unseren Kunden direkt innerhalb der Anwaltssoftware zur Verfügung. Hierfür ist lediglich das Premium-Paket von Methodigy erforderlich, und das entweder als Vor-Ort-Installation oder als Installation im advoware cloud Rechenzentrum.
Damit stehen diverse Möglichkeiten zur Verfügung: Zum einen können Sie als advoware-Nutzer:in die komplette Aktengeschichte an Methodigy übertragen. Auf diesem Weg können Sie für das Strukturieren der Schriftstücke auf sämtliche Daten zugreifen, also auch auf ältere, bereits abgeschlossene Akten, die möglicherweise relevante Informationen für den aktuellen Fall enthalten. Doch es geht noch einen Schritt weiter: Sie öffnen Dokumente in Methodigy direkt aus der advoware Aktenhistorie. Die so erzeugten Schriftstücke lassen sich dann wieder an advoware zurückspielen, wo sie für weitere Zwecke zur Verfügung stehen.
Der nachfolgenden Szene ist ein:e Anwaltsfachangestellte:r sicherlich schon des öfteren begegnet: Da erkundigt sich die Kollegin nach der aktuellen Arbeitslast, da sie ein Anschreiben benötigt, das möglichst schnell an den Mandanten verschickt werden soll. Es geht in diesem Fall um die gerade erfolgte Urteilsverkündung.
Auf herkömmlichem Weg kann das Erstellen des zugehörigen Anschreibens schon eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen. Dabei geht es mit einer speziellen advoware-Funktion deutlich schneller. Diese nennt sich Expresstexte. Dahinter verbergen sich Textvorlagen, die per Mausklick blitzschnell bereitstehen. Diese lassen sich dann ohne größeren Aufwand in die schriftliche Kommunikation mit den Mandant:innen integrieren und anpassen.
Jeder Kanzleimitarbeiter kann sich mithilfe der Expresstexte-Funktion häufig benötigte Vorlagen selber zusammenstellen. Diese Textbausteine lassen sich vorab an die benötigten Beteiligtenarten, Referate und Briefkopfvorlagen anpassen, sodass sich die erforderlichen Texte per Mausklick blitzschnell aufrufen lassen und in die Konversation mit der Mandantschaft oder Behörden eingebaut werden können. Das kann von „Aktenvermerk“ bis „Vollmacht“ reichen, oder – wie in unserem Fall – für das schnelle Übersenden eines erfolgten Urteils genutzt werden.
Mit der Expresstexte-Funktion von advoware entfällt also das langwierige Formulieren eines Anschreibens, da der wesentliche Nachrichtentext per Schnellzugriff zur Verfügung steht. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie in diesem einminütigen Video.
In den einzelnen Videoclips stellen wir eine jeweils nützliche Funktion vor, die den Kanzleialltag erheblich erleichtern kann. Und die möglicherweise nicht jeder Anwenderin/jedem Anwender gleichermaßen bekannt sein dürfte.
Internes Nachrichtensystem: Rückrufbitten digital versenden
Den Anfang macht das Interne Nachrichtensystem, das tief in advoware integriert ist. Diese Funktion bietet Anwender:innen die Möglichkeit, kurze Nachrichten innerhalb der Kanzlei zu versenden. Sei es wegen der Rückrufbitte eines Mandanten, wegen einer kurzen fachlichen Frage bei einem Kollegen oder einem anderen Anliegen.
Der Vorteil an dieser Methode: Notizzettel, Post-it-Marker oder andere analoge Formen des kommunikativen Austauschs sind damit endgültig passé. Damit kommen Sie Ihrer Vorstellung von der digitalen Kanzlei ein gutes Stück näher.
Wie das funktioniert und wie das in die Alltagspraxis einer Anwaltskanzlei passt, erfahren Sie kurz und knapp in der nächsten Dreiviertel Minute.
advoware-Funktionen im Detail in der Kanzleiakademie
Falls Sie mehr wissen möchten zum Internen Nachrichtensystem sowie zu weiteren nützlichen Funktionen von advoware, empfehlen wir Ihnen den Besuch der Hülskötter Kanzleiakademie. Das lohnt sich immer.
