Die Anwaltssoftware advoware zeichnet sich unter anderem durch ihre intuitive Bedienbarkeit aus. Doch lässt sich die Anwendung mit ihren reichhaltigen Funktionen am besten dann nutzen, wenn die hierfür notwendigen Kenntnisse vorhanden sind.
Aus diesem Grund bieten wir in der Hülskötter Kanzleiakademie seit vielen Jahren Videokurse an, mit deren Hilfe unsere Kund:innen aus advoware das Optimum herausholen können. Um eine größtmögliche Auswahl an Videokursen bereitzustellen, haben wir die Hülskötter Kanzleiakademie Flatrate eingeführt. Damit lassen sich für gerade einmal 30 Euro pro Monat bis zu 10 Angestellte kontinuierlich auf advoware schulen. Das ist ein tolles Angebot, wie wir finden.
Allerdings fällt gerade Neukund:innen die Entscheidung „pro Flatrate“ nicht immer leicht, obwohl gerade für diese Zielgruppe unsere Videolerninhalte so wichtig wären. Daher legen wir ab sofort für jeden Monat ein Schwerpunktthema fest, dem sich unsere Anwender:innen in Videoform annähern können.
Hierfür stellen wir 30 Euro pro Video in Rechnung. Das verstehen wir als eine Art Kennenlernoption, mit deren Hilfe unsere Kund:innen herausfinden können, ob ihnen die Kanzleiakademie zusagt. Falls das nach einer Weile der Fall sein sollte und Sie auf die Flatrate umsteigen wollen, verrechnen wir bis zu drei gebuchte Videokurse mit der Monatspauschale, die für das gesamte Angebot der Kanzleiakademie fällig wird.
Erstes Schwerpunktthema: Aktenbearbeitung
Welche Arbeiten lassen sich mit einer Kanzleisoftware wie advoware am besten erledigen? Genau, das Anlegen und Pflegen von Akten, die es für das Verwalten einer juristischen Angelegenheit zu erstellen gilt. Daher fokussiert sich dieses Kapitel (bestehend aus vier Video-Lektionen) auf die zugrundeliegenden Funktionen, die für das Anlegen einer neuen Akte wichtig sind. Dazu gehören im Einzelnen:
Das Bedienkonzept von advoware im Allgemeinen
das erste Anlegen einer Akte
hilfreiche und nützliche Optionen, mit denen sich Akten schneller und einfacher bearbeiten lassen
weitere Tips und Tricks rund um das komfortable Arbeiten mit advoware.
Vor einer ganzen Weile schon durfte ich mit Rechtsanwalts und Notar Jochen Kopp eine Reihe von Videos aufzeichnen. Dabei ist unter anderem das folgende herausgekommen, in dem er über die Vorzüge digitaler Anwaltskanzleien spricht, welche Hürden dabei zu überwinden sind und wie eine Software wie advoware hilft, diesen Weg erfolgreich zu meisten.
Darin unterscheiden sich „traditionelle“ von digitalen Anwaltskanzleien
Traditionelle, also eher papierbezogene Anwaltskanzleien funktionieren laut Herrn Kopp genauso wie digitale. Allerdings erzeugen viele Abläufe bei den weniger digitalisierten Kanzleien einen höheren Arbeitsaufwand. Darüber hinaus stellen analoge Arbeitsschritte mehr Fehlerquellen dar, woraus ein erhöhter Kontrollaufwand resultiert. Für eine digitale Kanzlei sprechen außerdem geringere Personalkosten, da sich zahlreiche Arbeitsschritte halb- bis vollautomatisch erledigen lassen.
Klar, eine moderne IT-Infrastruktur kostet auch Geld, aber der gesamte Workflow reduziert den benötigten Zeitaufwand und eliminiert monotone Abläufe, was den Spaß an der Arbeit deutlich erhöht, so Jochen Kopp im Gespräch. Zudem verringern automatisierte Arbeitsabläufe, die Bestandteile von wiederkehrenden Workflows sind, die Fehleranfälligkeit von den üblichen manuellen Handgriffen, die im Arbeitsalltag üblich sind.
Umgekehrt kann sich die Arbeit mit Papierakten und anderen Dokumenten negativ auf die Arbeitsmoral auswirken. Vor allem dann, wenn die Kanzleiangestellten im Austausch mit Kolleg:innen anderer Kanzleien hören, wie einfach Arbeit sein kann. Daraus ergibt sich insgesamt ein nicht zu unterschätzender betriebswirtschaftlicher Aspekt, da nicht nur Zeit, sondern auch enorme Kosten gespart werden können. Daher stellt sich laut Herrn Kopp gar nicht mehr die Frage, ob man digital werden sollte, sondern höchstens wann.
Digitale Kanzleien bieten eine Reihe von Vorzügen
Der wesentliche Vorteil einer digitalen Kanzlei liegt laut Herrn Kopp eindeutig im schnellen und ortsungebundenen Zugriff auf benötigte Daten und Akten. Aber auch die umfassende Verknüpfung sämtlicher Peripheriegeräte mit der vorhandenen IT-Infrastruktur spricht für die digitale Herangehensweise. Damit lassen sich vorhandene Scanner, Drucker, Diktiergeräte und andere Komponenten deutlich sinnvoller und zielgerichteter nutzen. Damit gelingt beispielsweise das Diktieren und Transkribieren von umfangreichen Schriftsätzen schneller und komfortabler als mit eher analogen Gerätschaften.
Die digitale Kanzlei erfordert ein, zwei Voraussetzungen
Neben den erforderlichen elektronischen Geräten wie Server und Arbeitsplatzrechner steht und fällt das Konzept der digitalen Kanzlei mit der Überzeugungsarbeit, die am besten schon vor der Umstellung erfolgen sollte. Daher stellt das „Mitnehmen“ der involvierten Personen laut Herrn Kopp die größte Hürde dar, wenn es um die eigene digitale Transformation geht.
Denn jahrelang erprobte Abläufe und Prozesse lassen sich ganz selten über Nacht umstellen. Aber der Aufwand lohnt sich, wie er sagt, denn schnell merken die Mitarbeitenden, wie viel mehr Spaß die digitale Kanzlei macht als die analoge. Was wesentlich zur Erfolgsstory des gesamten Teams beiträgt.
Das vollständige Interview mit RA und Notar Jochen Kopp
Alle Jahre wieder, können wir mit Fug und Recht behaupten, was die Jahresumstellung von advoware betrifft. So folgt also auch wieder in diesem Jahr eine kurze Anleitung, wie unsere Kund:innen die Rechtsanwaltssoftware vom alten Jahr auf das neue erfolgreich umstellen. Mit allen wichtigen Merkmalen und dem dazu passenden How-to-Video.
Die Jahresumstellung erfolgt einfach per Assistent
Die gute Nachricht direkt am Anfang: Die Umstellung von advoware vom laufenden aufs folgende Kalenderjahr erfolgt (wie immer) Assistenten-gesteuert. Dieser befindet sich innerhalb des Bedienmenüs, genauer gesagt unter dem Menüpunkt „?“,“Assistent zur Jahresumstellung“. Darüber lässt sich in vielen Fällen advoware von einem zum nächsten Jahr umstellen, und zwar mit allem, was dazu gehört. Ob das die neuen Akten-, Ablage- oder Rechnungsnummern sind, damit erfolgt der Umstieg von 2022 auf 2023 mit wenigen Mausklicks.
Zudem lassen sich mögliche Urlaubsansprüche auf das kommende Kalenderjahr übertragen, genauso wie spezielle regionale Feiertage in den Kalender von advoware eintragen. Tipp: Falls sich die Umstellung nicht wie erwartet vornehmen lässt, ist hierfür eine Administratorberechtigung erforderlich.
Wichtig: Diese und weitere Umstellungsmaßnahmen dürfen erst nach dem 31.12.2022 erfolgen. Andernfalls erzeugen Sie möglicherweise falsche Ergebnisse mit advoware.
Alle weiteren Hinweise und erforderlichen Schritte erfahren Sie mithilfe des folgenden Videos
Zu unseren persönlichen Highlights der Kanzleisoftware aus dem Hause Advo-web gehören zweifellos die Funktionen DiMa und Methodigy. Beide werden Anwaltskanzleien ein gutes Stück auf ihrem digitalen Weg voranbringen. So sieht es auch RA Kopp, der interessanterweise an der Entwicklung der DiMa-Funktion von advoware ein Stück weit beteiligt war. Kein Wunder also, dass er vor allem darüber recht euphorisch berichtet.
Aber auch Methodigy mit seinen umfangreichen Möglichkeiten hat es Herrn Kopp angetan. Mehr dazu und zu DiMa hat er uns in ziemlich genau einer Minute verraten. Na dann: Film ab!
In diesem Bereich werden ab sofort Änderungen innerhalb einer Akte sichtbar, die das zuständige Referat und den dazu gehörigen Sachbearbeiter betreffen. Zudem wurde der Bereich „Termine“ in „Ereignisse“ umbenannt. Neu ist dabei, dass sich dort zusätzlich Postein- und -ausgänge anzeigen lassen. Das macht die unerledigten Vorgänge einer Akte deutlich transparenter.
Praktisch ist auch die Möglichkeit, mithilfe des Tastenkürzels ALT+E ein vorgefertigtes Schreiben auf Basis des Standard-Briefkopfs an einen bestimmten Beteiligten zu erstellen, was sich automatisch innerhalb der Word-Umgebung öffnet. Das beschleunigt die Korrespondenz enorm.
Bei der Adressbearbeitung ergeben sich ebenfalls diverse Verbesserungen. So kann man unter „weitere Adressen“ Länderkürzel und Adresszusätze eintragen. Darüber hinaus lassen sich vorhandene Unterakten besser identifizieren und aufrufen.
Aktengeschichte / xJustiz-Viewer
Ab sofort kann man in advoware innerhalb der Aktengeschichte mithilfe des xJustiz-Viewer Word-Dokumente, HMTL- und Textdateien, Grafiken, Excel-Tabellen, usf. ansehen, ohne die zugehörige Anwendung öffnen zu müssen. Das beschleunigt Arbeitsabläufe ganz erheblich. Auch neu: Der zugehörige Dateiname des jeweiligen Dokuments ist nun sichtbar.
Benachrichtigungen
Ab sofort werden nur noch die eigenen Benachrichtigungen angezeigt, und nicht mehr die der anderen advoware-Anwender:innen. Zudem lassen sich diverse Filter für mehr Übersichtlichkeit nutzen. Praktisch ist auch die Option, Benachrichtigungen im Excel- oder XML-Format zu exportieren.
Elektronische Kommunikation
Innerhalb der Grundeinstellungen wurde dem Menüeintrag „Elektronische Kommunikation“ die Funktion „Signieren“ spendiert. Hiermit lassen sich die digitalen Signaturen an die Kanzleibedürfnisse anpassen, die für die beA-Kommunikation erforderlich sind. Dazu gehört die Wahl der integrierten oder externen Signaturkomponenten genauso wie die Einstellungen für die externe Signaturkomponente. Weitere Infos dazu erhalten Sie in unserer Kanzleiakademie mithilfe des Videokurses „B6 – Fernsignaturen“.
Praktisch ist auch die Möglichkeit, mehrere Dokumente mithilfe der neuen Stapelsignatur-Funktion gleichzeitig signieren zu lassen.
OAuth 2.0-Authentifizierung von Microsoft Exchange-Konten
Anstatt die herkömmliche Basis-Authentifizierung für Exchange-Konten zu nutzen (die bis spätestens Ende des Jahres nicht mehr funktioniert), können sich advoware-Kunden dank des Updates mithilfe der sichereren OAuth-Authentifizierungsmethode an ihrem Exchange-Konto anmelden. Die hierfür notwendigen Einstellungen lassen sich direkt in advoware vornehmen.
Forderungsmanagement
Neu am Forderungsmanagment ist die Funktion, dem allgemeinen Forderungskonto mehrere Unterkonten zuordnen zu können. Damit lassen sich die Daten des Hauptkontos recht schnell und unkompliziert den betreffenden Unterkonten zuordnen. Und das sogar für mehrere Forderungskonten gleichzeitig.
