Video: Mit advoware Kurzmitteilungen digital und schnell versenden

Video: Mit advoware Kurzmitteilungen digital und schnell versenden

Heute beginnen wir mit einer neuen Videoserie, in der die Anwaltssoftware advoware die Hauptrolle spielt.

In den einzelnen Videoclips stellen wir eine jeweils nützliche Funktion vor, die den Kanzleialltag erheblich erleichtern kann. Und die möglicherweise nicht jeder Anwenderin/jedem Anwender gleichermaßen bekannt sein dürfte.

Internes Nachrichtensystem: Rückrufbitten digital versenden

Den Anfang macht das Interne Nachrichtensystem, das tief in advoware integriert ist. Diese Funktion bietet Anwender:innen die Möglichkeit, kurze Nachrichten innerhalb der Kanzlei zu versenden. Sei es wegen der Rückrufbitte eines Mandanten, wegen einer kurzen fachlichen Frage bei einem Kollegen oder einem anderen Anliegen.

Der Vorteil an dieser Methode: Notizzettel, Post-it-Marker oder andere analoge Formen des kommunikativen Austauschs sind damit endgültig passé. Damit kommen Sie Ihrer Vorstellung von der digitalen Kanzlei ein gutes Stück näher.

Wie das funktioniert und wie das in die Alltagspraxis einer Anwaltskanzlei passt, erfahren Sie kurz und knapp in der nächsten Dreiviertel Minute.

advoware-Funktionen im Detail in der Kanzleiakademie

Falls Sie mehr wissen möchten zum Internen Nachrichtensystem sowie zu weiteren nützlichen Funktionen von advoware, empfehlen wir Ihnen den Besuch der Hülskötter Kanzleiakademie. Das lohnt sich immer.

Internes Nachrichtensystem in 45 Sekunden

Erleben Sie advoware auf dem Deutschen Anwaltstag 2022

Erleben Sie advoware auf dem Deutschen Anwaltstag 2022

Vom 20. bis 24. Juni 2022 findet in Hamburg (und gleichzeitig virtuell) der Deutsche Anwaltstag statt. Zeitgleich sind wir auf der Fachausstellung AdvoTec zugegen, und das mit eigenem Stand und zahlreichen Ansprechpartner:innen. Es besteht also am 23. und 24. Juni leibhaftig die Möglichkeit, mit uns über eine Vielzahl an advoware-Themen zu sprechen. Dazu gehören unter anderem:

advoware in der Cloud: Akten immer und überall

Software-Anwendungen auf einem Cloud-Rechner sind aus vielen Gründen eine gute Idee. Das war uns bereits 2015 klar, und so haben wir bereits vor sieben Jahren das Rechenzentrum für Juristen ins Leben gerufen. Das haben wir seitdem kontinuierlich verbessert und erweitert, die Grundidee ist allerdings immer noch dieselbe: advoware in der Cloud. Denn nur so lassen sich die Herausforderungen, die an eine digitale Kanzlei gestellt werden, bestmöglich bewältigen. Egal, wo sich der Anwalt/die Anwältin gerade befindet, er/sie hat jederzeit und von überall Zugriff auf die benötigten Akten. Also bei Gericht, beim Mandanten oder in seinem Homeoffice. Das betrifft die Mitarbeitenden der Anwaltskanzlei natürlich gleichermaßen.

Wie unsere Kunden mithilfe dieses Hülskötter Service‘ ihre Abläufe und Mandate künftig noch besser bewältigen können, darüber wollen und werden wir auf der AdvoTec 2022 sprechen.

Outlook & advoware: Eins mit der Microsoft’schen Kommunikationszentrale

Zwar bietet advoware seit seiner fünften Version (also seit Ende 2017) eine eigene E-Mail-Software, jedoch möchten viele Anwaltskanzleien nach wie vor nicht auf das seit Jahren im Einsatz befindlichen Microsoft Outlook verzichten. Was in Kombination mit advoware auch gar nicht erforderlich ist, im Gegenteil. So lässt sich der advoware Kalender mühelos mit Outlook-Terminen synchronisieren, und auch der Versand und Empfang von elektronischen Nachrichten gelingt damit problemlos. Wie sich diese Symbiose aus Anwaltssoftware und Kommunikationszentrale aus Redmond sonst noch nutzen lässt, erfahren interessierte Benutzer auf der AdvoTec ebenfalls.

ShakeSpeare & advoware: Mandatsannahme und -verwaltung automatisieren

Anne Lachmund zeigte sich in unserem Videogespräch sehr angetan von der Möglichkeit, advoware und viele der zugehörigen Prozesse künftig automatisieren zu können. Damit muss sie sich nämlich nicht mehr selber um so lästige Aufgaben wie das Anlegen einer Akte und dem Versenden der zugehörigen Dokumente kümmern.

Die Rede ist von der Automatisierungsplattform ShakeSpeare der Softwareschmiede 42DBS aus München. Mithilfe dieses Tools lassen sich immer wiederkehrende Aufgaben und Handgriffe automatisieren, was zum einen Abläufe deutlich erleichtert und zum anderen die Reaktionszeiten auf Mandatsanfragen verkürzt. Und von der erhöhten Qualität der juristischen Arbeit wollen wir erst gar nicht reden.

Das und mehr werden wir ebenfalls in Hamburg dem geneigten Publikum zeigen. Konkret geht es um Kündigungsschutzklagen, die sich bereits vollständig mit ShakeSpeare in advoware umsetzen lassen. Ebenfalls mit dabei auf der AdvoTec haben wir den automatisieren Workflow rund um das das Thema Ordnungswidrigkeiten. Das ist vor allem für Kanzleien interessant, bei denen das Verkehrsrecht ganz weit oben auf der Agenda steht.

Digitale Mandatsannahme: Mandate direkt über die Webseite erfassen

Verzweigt man auf advoware.de/dima, bekommt man relativ schnell eine erste Idee davon, was es mit der digitalen Mandatsannahme (DiMa) auf sich hat. Damit können Anwält:innen ihre eigene Internetseite um eine Funktion erweitern, mit der potentielle Mandant:innen mit relativ geringem Aufwand rund um die Uhr Kontakt zur Kanzlei aufnehmen können.

Hierfür stehen vier Onlineformulare zur Verfügung, mit denen sich die wichtigsten Informationen rund um einen Rechtsfall erfassen lassen. Dazu gehören die Daten des Mandanten/der Mandantin, der gegnerischen Partei, sowie die Angaben zu sämtlichen Beteiligten wie den involvierten Behörden. Aber auch erste Dokumente können darüber an die Kanzlei digital übermittelt werden.

Gleichzeitig kann die Mandatsannahme auch per digitalem Erfassungsbogen im Wartezimmer auf dem Tablet ermöglicht werden. Auch das beschleunigt die Abläufe beim Erst- oder Folgekontakt im Falle eines Rechtsstreits ganz enorm. Darüber können Interessierte ebenfalls mit uns auf der AdvoTec ausführlich sprechen.  

Methodigy: Recherche und Verfassen von Schriftsätzen vereinfacht

Eine der zeitraubendsten Arbeiten im juristischen Alltag ist sicherlich das Verfassen und Erstellen von juristischen Dokumenten. Hierfür sind oft zahllose Quellen zu Recherchezwecken erforderlich, auf deren Basis der Schriftsatz entstehen soll. Aber wie gelangt das Ganze dann am Ende in die zugehörige Akte? Nun, bisher mit viel Handarbeit. Doch damit ist schon ganz bald Schluss, denn das gleichnamige Tool der Methodigy GmbH soll in advoware integriert werden. Einen ersten Einblick in die Arbeitsweise von Methodigy gewährt das folgende Video, oder Sie kommen am 23. / 24. Juni an unserem AdvoTec-Stand vorbei. Dort können Sie advoware und Methodigy hautnah und live erleben.

advoware ist fit für Ihre digitale Zukunft

Sie sehen also, advoware ist schon lange kein reines Anwaltskanzleitool mehr. Denn es kann viel mehr, und das dank der kontinuierlichen Verbesserungen seitens der Advo-web, der Software-Schmiede hinter advoware. Damit wird die Kanzleisoftware Schritt für Schritt cloud-tauglich, erledigt Arbeitsabläufe von alleine, und erleichtert demnächst sogar das Bereitstellen von aufwändig verfassten Schriftsätzen und Dokumenten.

Lauter gute Gründe für einen Besuch der AdvoTec 2022. Meinen Sie nicht? Wir freuen uns auf jeden Fall auf Sie!

Lernen Sie mit dem Vertiefungskurs V4 alles über die Prozessautomatisierung mit advoware

Lernen Sie mit dem Vertiefungskurs V4 alles über die Prozessautomatisierung mit advoware

Das Thema Prozessautomatisierung mit advoware nimmt einen immer höheren Stellenwert bei Hülskötter & Partner ein. Das betrifft unsere eigenen internen Abläufe, aber auch unsere Kunden stehen hier zunehmend im Vordergrund, wie das Videointerview mit Anne Lachmund zeigt. Hierzu wollen wir künftig im Rahmen unseres Bildungsangebots für noch mehr Wissen rund um das Automatisieren von Aufgaben und Anwendungen beitragen. Den Anfang macht der Vertiefungskurs V4, den wir komplett überarbeitetet haben.

Vertiefungskurs V4 im Detail: Das erwartet unsere Kunden

Der Vertiefungskurs V4 „Prozessautomatisierung mit advoware“ bestand bisher aus zwei Teilen. Dieses Onlineseminar wurde nun an die weiteren Automatisierungsmöglichkeiten angepasst, die advoware 6 zu bieten hat. Zudem haben wir dem Fortbildungsangebot einen zusätzlichen Teil spendiert. Daher umfasst diese „neue“ Kursreihe ab sofort folgende Inhalte:

Teil 1: advoware für die Prozessautomatisierung einrichten und bedienen

Im ersten Abschnitt lernen die Teilnehmenden das advoware-Modul Prozessautomatisierung im Detail kennen, wie man es also auf seine Bedürfnisse einrichtet und welche Schritte und Aufgaben sich damit vereinfachen lassen. Dazu gehören zahlreiche Maßnahmen, die sich für die unterschiedlichsten Bereiche nutzen lassen. Das betrifft die Kanzleidisziplinen „Zwangsvollstreckung“, „Zwangshypothek“, und viele andere Maßnahmen, die bereits in advoware voreingestellt sind. Aber auch eigene Automatisierungsvorlagen lassen sich in advoware erstellen. Das und mehr lernen Sie im ersten Teil des Vertiefungskurses V4.

Teil2: Beispielhafte Anwendungsmöglichkeiten

Im zweiten Teil des Vertiefungskurses V4 zeigen wir anhand von insgesamt 6 Beispielen, wie sich advoware für die wichtigsten Bereiche einer Anwaltskanzlei perfekt einrichten und nutzen lässt. Dazu gehören im Einzelnen „Aktenanlage“, „Aktenablage“, „Inkasso“, „Verkehrsrecht“, „Arbeitsrecht“ und „Mietrecht. Damit werden die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung mit advoware greifbar und lassen sich direkt und praxisnah anwenden.

Teil 3: Digitalisierung mit der Prozessautomatisierung

In diesem erst kürzlich von Grund auf neu konzipierten dritten Teil des Vertiefungskurses V4 zeigen wir, wie sich mithilfe der Prozessautomatisierung von advoware die eigene Digitalisierung weiter vorantreiben und verbessern lässt. Dies beginnt beispielsweise mit einem einfachen Anschreiben, das sich in Verbindung mit dem advoware Mail-Client automatisiert verfassen lässt.

Darüber hinaus stehen viele weitere Möglichkeiten zur Verfügung, mit deren Hilfe Kanzleien digitaler werden können. Aber auch die advoware onlineAkte für den automatisierten Austausch mit Mandanten gehört in diese Kategorie. Lernen Sie also alles in diesem dritten Teil über advoware und seine digitalen Möglichkeiten.

Mit der Flatrate von Hülskötter immer ganz nah dran am Fortbildungsangebot

Falls Sie also daran interessiert sind, dieses verbesserte Fortbildungsangebot rund um die Prozessautomatisierung in Anspruch zu nehmen, gelingt das am schnellsten und einfachsten mit der Buchung der monatlichen Flatrate von netto 30 Euro. Damit erhalten Sie den vollständigen Zugriff auf unsere Basis-, Vertiefungs- und Aktionskurse. 

Das Schöne daran: Die Flatrate sieht vor, dass sich bis zu 10 Mitarbeitenden jeden Monat rund um die Uhr selbst schulen können. Rechnen Sie mal: Das sind im besten Fall 3 Euro pro Anwender:in. Günstiger bekommen Sie das nirgendwo. Besuchen Sie hierfür die Hülskötter Kanzleiakademie einfach per Mausklick. So können Sie sich dort direkt anmelden und den Vertiefungskurs V4 buchen. Wir freuen uns auf Sie.

Videochat: „Der Umstieg von unserem alten System auf advoware gelang vollkommen reibungslos“

Videochat: „Der Umstieg von unserem alten System auf advoware gelang vollkommen reibungslos“

Der Umstieg von einer gewohnten Arbeitsumgebung auf ein ganz neues Softwaresystem ist meist mit einem erheblichen Aufwand verbunden. Zudem schwingt oft die Unsicherheit mit, ob die Entscheidung für die neue Anwendung richtig war. Im Falle der Anwaltskanzlei von Frank Bergmann aus Essen vollzog sich der Umstieg auf advoware vollkommen reibungslos. Warum das so war und was der Support von Hülskötter & Partner damit zu tun hat, verrät RA Bergmann in diesem Videobeitrag.

Der wesentliche Grund für den Wechsel zu advoware

20 Jahre lang hat die Kanzlei von Frank Bergmann das Anwaltssystem eines anderen Anbieters genutzt. Der Wechsel am Anfang dieses Jahres war dann unvermeidlich, sodass er sich nach einer anderen geeigneten Software umgesehen hat. Dabei orientierte sich RA Bergmann an der allgemeinen Kundenzufriedenheit mit dem Anwaltssystem. Dabei fiel seine Wahl relativ schnell auf advoware, und das aufgrund der zahlreichen positiven Bewertungen in diversen Foren und auf Facebook.

Diese Einschätzung kann Herr Bergmann nach gerade einmal drei Monaten vollends bestätigen. Denn mit advoware passt alles, wie er sagt, und das von Anfang an. So verliefen die Beratung und die Installation vorbildlich, aber auch die erforderlichen Anpassungen und Korrekturen werden jederzeit zeitnah vorgenommen. Die Zufriedenheit von RA Bergmann und seinem Team könnte kaum also größer sein.

So bewertet RA Bergmann das Gesamtpaket aus advoware und der Betreuung durch Hülskötter & Partner

Wichtig bei einer Anwaltssoftware ist vor allem die perfekte Unterstützung der Kanzlei, und das am besten vom ersten Tag an. Das ist laut RA Bergmann beim Umstieg auf advoware sehr gut gelungen, und das trotz des Wechsels von einem jahrelang genutzten System auf ein völlig neues. Denn mit advoware gab es innerhalb der Kanzlei Bergmann keinerlei Startschwierigkeiten, was verschiedene Gründe hat.

Dazu gehört zum einen die gute Überschaubarkeit der Software, wie RA Bergmann es nennt. Zudem bietet advoware „unfassbar viele Möglichkeiten“, die sich individuell einstellen lassen. Darüber hinaus lässt sich advoware einfach nutzen, sodass kaum Fragen bei der Bedienung aufgetaucht sind bzw. im täglichen Umgang mit advoware entstehen. Das betrifft die wichtigsten Funktionen im Allgemeinen, aber auch spezielle Funktionen wie das beA-Modul. Das erleichtert die tägliche Arbeit der Kanzlei ganz enorm, wie Frank Bergmann in unserem Gespräch betont.

Zudem lobt er explizit die Umstellung vom alten System auf advoware. Das betrifft die Beratung genauso wie die Installation durch unser Supportteam. Beeindruckt hat ihn auch die Punktlandung, die wir beim Wechsel auf advoware vollzogen haben. Der Umstieg verlief nämlich sehr pünktlich und mit äußerst geringem Zeitaufwand. Und das vollständig remote, also ohne den Besuch unseres Technikteams in Essen, sondern aus unseren Räumen in Nordwalde heraus. Lobend erwähnt Herr Bergmann auch die Verfügbarkeit des Supports bei Fragen rund um advoware. Das Team steht immer dann zur Verfügung, wenn er und seine Mitarbeitenden es brauchen.

Diese Vorzüge ergeben sich aus dem Einsatz von advoware

Die elektronische Kommunikation sollte laut RA Bergmann auch bei Anwaltskanzleien mittlerweile Standard sein. Dabei unterstützt ihn und sein Team advoware enorm, wie er sagt. Denn alleine schon das Eintragen sämtlicher Daten der Beteiligten wie E-Mail-Adresse, etc. hilft beim täglichen Austausch mit den Mandanten. Aber auch das Anlegen von Unteradressen und die automatische Übernahme von Betrefftexten unterstützt die Anwaltskanzlei bei der Arbeit sehr und spart zudem viel Zeit. Besonders erwähnenswert findet Herr Bergmann auch die Tatsache, dass sich jedes beliebige E-Mail-Programm mit advoware nutzen lässt. Das gestaltet den Einsatz der Anwaltssoftware sehr flexibel.

Das vollständige Videointerview mit Frank Bergmann

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 8)

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 8)

Viele unserer Kunden rechnen ihre Arbeitszeit nach Stunden ab. Dies gelingt mit advoware dank der Funktion advotime zielgerichtet und recht flexibel, wie das Video am Ende dieses Beitrags in nur 7 Minuten zeigt. Hiermit können Sie die unterschiedlichen Möglichkeiten kennenlernen, welche die Stundensatzverwaltung von advoware bereithält.

So lassen sich mit advotime die verschiedenen Stundensätze einer Anwaltskanzlei dem jeweiligen Szenario beliebig anpassen. Das beginnt mit der einfachen Zuordnung eines Stundensatzes an den jeweiligen Sachbearbeiter. Dies geschieht innerhalb der Grundeinstellungen, wo innerhalb der Sektion „Kanzleiorganisation“ das Feld „Mitarbeiter“ ausgewählt wird. Per Doppelklick öffnet sich das Mitarbeiterfenster, in dem der Stundensatz des Sachbearbeiters oder der Sachbearbeiterin eingetragen wird. Anschließend wird jeder neue Vorgang mit dem zuvor festgelegten Stundensatz verrechnet.

Doch es geht noch weiter. So kann über advotime jedem Beteiligten einer Akte ein individueller Stundensatz zugeordnet werden, der dann losgelöst vom Sachbearbeiter der Akte zugeordnet wird. Das ist beispielsweise bei besonders zeitintensiven Mandanten empfehlenswert.

Für die weiteren Möglichkeiten, die sich aus der advoware-Funktion advotime ergeben, dürfen Sie einfach auf die Starttaste unseres kostenlosen Speedlearning-Videos klicken. Viel Spaß beim schnellen Lernen.