„Anwaltskanzleien sollten den GwG-Kurs besuchen, um mögliche Risiken zu kennen und zu vermeiden“

„Anwaltskanzleien sollten den GwG-Kurs besuchen, um mögliche Risiken zu kennen und zu vermeiden“

Am 24. Januar 2022 ist es soweit: Da werden Daniela Fein und Tobias Mildeberger von der Anwaltskanzlei Hoffmann & Partner aus Mainz ihr Wissen rund um das Geldwäschegesetz (GwG) in Form eines Onlinekurses zum Besten geben. Warum der Besuch dieses digitalen Seminars wichtig ist, an wen es sich richtet und was advoware 6 damit zu tun hat, steht im folgenden Beitrag.

Advoblog: Was zeichnet ihre Kanzlei vor allem aus und warum haben Sie den neuen Onlinekurs zum Thema Geldwäsche konzipiert und werden diesen ja auch halten?
Tobias Mildeberger, Hoffmann & Partner

Tobias Mildeberger: Hoffmann & Partner wurde vor über 30 Jahren gegründet, mit den Schwerpunkten Steuer- und Wirtschaftsstrafrecht, für die wir bis heute Mandate übernehmen. Ich selber gehöre der Kanzlei seit rund 20 Jahren an, und die Kollegin Fein kommt auch schon auf 10 Jahre.

Neben den Strafsachen im Wirtschafts- und Steuerrecht unterstützen wir Unternehmen dabei, mögliche strafrechtliche Risiken bestmöglich zu vermeiden. Dazu gehören unter anderem alle relevanten Aspekte, was das Geldwäschegesetz betrifft.

So wurde Hülskötter & Partner auch auf uns aufmerksam und hat eine Kooperation angeregt. Herausgekommen ist das gemeinsame Konzept und die Durchführung des GwG-Kurses, den wir erstmals am 24. Januar 2022 im Rahmen der Hülskötter Kanzleiakademie halten werden.

Advoblog: Seit wann sind Sie advoware-Kunde und was schätzen Sie an der Software im Besonderen?
Daniela Fein, Hoffman & Partner

Daniela Fein: Wir sind tatsächlich noch ganz neue Kunden, also etwa seit einem Jahr erst. Im Rahmen der Digitalisierungsstrategie der Kanzlei entschieden wir uns für eine erprobte Kanzleisoftware, und nach zahlreichen Vergleichen fiel unsere Wahl auf advoware. Denn diese Anwendung schien uns sehr etabliert zu sein, zudem überzeugt sie mit ihrer recht einfachen Bedienbarkeit und ihrem Funktionsumfang.

Aber auch die Möglichkeit, von jedem Ort aus auf Akten und Mandate zugreifen zu können, finden wir sehr komfortabel und zeitgemäß. Zudem empfinden wir advoware als recht kompakt, was unserer Arbeitsweise sehr entgegenkommt.

Nützlich finden wir auch das Zeitabrechnungsmodul, was uns erheblich Zeit spart, was die Abrechnung unserer Mandate betrifft. Aber auch die Finanzbuchhaltung wollen wir mithilfe von advoware künftig erledigen.

Advoblog: Lassen Sie uns über den geplanten GwG-Kurs sprechen. Welche Inhalte erwarten die Teilnehmenden und an wen richtet sich das Seminar vorwiegend?

Daniela Fein: Im Grunde richtet sich der Kurs an alle Angehörigen der steuer- und rechtsberatenden Berufe sowie deren Mitarbeiter:innen. Hierbei steht vor allem die Annahme neuer Mandanten im Vordergrund und die Verpflichtung, im Vorfeld die notwendigen Informationen über diese Person oder deren Organisation einzuholen. Daher richtet sich der GwG-Kurs nicht nur an Anwält:innen, Steuerberater:innen und Notar:innen, sondern auch die Mitarbeiter:innen einer Kanzlei, die für die Annahme neuer Mandate genauso verantwortlich sind.

Der GwG-Kurs umfasst im Wesentlichen zwei Teile: Teil 1 beschäftigt sich mit dem Thema Geldwäsche im Allgemeinen, soll also die Problematik an sich näher erläutern. Wichtig dabei ist der Straftatbestand der Geldwäsche, der in diesem Kontext ganz entscheidend ist.

Aber auch die Pflichten, die sich aus dem GwG ergeben, sehen wir uns in dem Onlinekurs genauer an. Diese Verpflichtungen besprechen wir um zweiten Teil des Seminars im Detail. Dazu gehört beispielsweise ein Risikomanagementsystem, auf das viele der weiteren Maßnahmen aufbauen. Aber auch eine genaue Identifizierung eines neuen, möglichen Mandanten fällt unter die Pflichten, die sich aus dem GWG ergeben.

Advoblog: Also geht es bei dem Onlinekurs vor allem darum, wie ich meine Kanzlei vor möglichen Verstößen gegen das Geldwäschegesetz schütze?

Daniela Fein: Ja, darum geht es primär in diesem Kurs. Aber auch das Bewusstsein um das Thema Geldwäsche wollen wir mit dem digitalen Seminar schärfen. So wissen wir aus zahlreichen Gesprächen mit Kolleg:innen, dass vielen die Problematik rund um das Thema Geldwäsche gar nicht oder nicht ausreichend genug bewusst ist. Vielen ist gar nicht klar, dass bzw. in welchen Fällen sie selbst und ihre Mitarbeiter sich wegen Geldwäsche strafbar machen können. 

Advoblog: Und was hat das alles konkret mit advoware zu tun?

Daniela Fein: advoware 6 unterstützt ja Anwaltskanzleien und Rechtsanwalt:innen bei der Recherche von neuen Mandanten und deren möglichen Verstrickungen in Geldwäsche-relevante Aktivitäten. Hierbei wird man schrittweise bei der Erfassung sämtlicher Mandatsdaten unterstützt, sodass am Ende ein Datensatz steht, der die Grundlage für eine ordnungsgemäße Erfassung des Mandanten nach dem Geldwäschegesetz mit all seinen Pflichten darstellt. Dazu gehören unter anderem die passenden Dokumente, die man sich beschafft hat, was ebenfalls Teil zu den Pflichten nach dem GwG zählt.

Das systematische Erfassen von Mandatsdaten ist auch aus „revisionstechnischen“ Gründen eine sinnvolle Maßnahme, da man im Falle einer Überprüfung seitens der zuständigen Kammer genau belegen kann, dass man seinen Pflichten aus dem GwG nachgekommen ist. Was das Modul leider nicht übernimmt ist die Bewertung des konkreten Mandanten. Das wäre aber auch zu viel des Guten. Diese Arbeit bleibt (noch) den Anwender:innen vorbehalten.

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 7)

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 7)

Auch heute stellen wir unseren Kund:innen ein Speedlearning-Video kostenlos zur Verfügung, mit dem sie noch mehr aus advoware herausholen können, und das schnell und effizient. 

So lässt sich die elektronische Postmappe mit der Posteingangsfunktion von advoware verwalten

Zur Aktenverwaltung von advoware gehört unter anderem eine elektronische Postmappe, in der digitale Briefe, elektronische Dokumente, Telefonnotizen, und mehr gesammelt und bestimmten Akten und somit auch den Aktensachbearbeitern zugeordnet werden können. Doch wie lassen sich diese digitalen Schriftstücke kanzleiübergreifend verwalten?  

Nun, hierfür steht innerhalb der Aktenverwaltung die Funktion „Posteingang“ zur Verfügung. Damit lassen sich die Elemente, die sich im Posteingang befinden, direkt bearbeiten, mit Arbeitsanweisungen versehen, und einiges mehr.  

Welche Möglichkeiten das konkret sind und was die Posteingangsfunktion im Einzelnen bietet, erfahren Sie im folgenden 4-minütigen Video. advoware kurz und knapp, eben. 

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 7)

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 6)


Auch heute stellen wir unseren Kund:innen wieder ein Speedlearning-Video kostenlos zur Verfügung, mit dem Sie noch mehr aus advoware herausholen können, und das schnell und effizient. 

Mit der Serienbrieffunktion von advoware versenden Sie Ihre Weihnachtspost schnell und unkompliziert

Heute in ziemlich genau drei Wochen feiern wir Weihnachten. Da ist es doch ein guter, alter Brauch, seine Mandant:innen, Geschäftspartner:innen und andere wichtige Menschen mit einer vorweihnachtlichen Nachricht zu bedenken. Das erhöht die zwischenmenschliche Bindung und zeigt: „Du/Sie/ihr seid mir/uns wichtig!“.

Doch jede einzelne E-Mail oder jeden einzelnen Brief von Hand zu verfassen und zu versenden erfordert je nach Datenbankeinträgen eine ganze Menge Zeit. Die vielen Anwälten und Anwältinnen gerade in den Wochen und Tagen vor Heilig Abend fehlt. Daher folgt an dieser Stelle wie jedes Jahr unser ultimativer Weihnachtsposttipp: Nutzen Sie für das Erstellen und Verschicken Ihrer weihnachtlichen Grüße einfach die Serienbrieffunktion von advoware.

Damit können Sie nämlich einen ganzen Schwung der Weihnachtspost an sämtliche Mandanten/Partner oder an nur ausgewählte Adressgruppen erstellen. Neben dem Verfassen der Briefe können Sie auch Adressetiketten und/oder Briefumschläge erstellen und beschriften, falls Sie es eher klassisch mögen.

Darüber hinaus können Sie die advoware-Serienbrieffunktion auch für den Versand von Newsletter nutzen, um beispielsweise in regelmäßigen Abständen Ihre Mandantschaft mit interessanten Nachrichten zu versorgen. Dazu können relevante und wichtige Grundsatzurteile genauso gehören wie nützliche Tipps rund um ihre Fachgebiete. Damit wecken Sie möglicherweise Interesse und bekunden gleichzeitig Ihr Wissen und Ihre tiefen Einblicke in Arbeitsrecht und Co.

Die Serienbrieffunktion von advoware kurz und knapp in 5 Minuten

Damit Sie sich nicht erst durch das advoware-Handbuch wühlen müssen, präsentieren wir Ihnen das zur Serienbrieffunktion gehörende Speedlearning-Video, in dem Sie kurz und knapp alles erfahren, was Sie dazu wissen müssen. Das sind sehr gut investierte 5 Minuten. Finden wir.

advoware 6: Neuerung und Verbesserungen im Überblick (Teil 2)

advoware 6: Neuerung und Verbesserungen im Überblick (Teil 2)

Vor knapp einer Woche haben wir unsere advoware-6-Trilogie gestartet. Denn so ein maßgebliches Update wie die sechste Version der Kanzleianwendung aus dem Hause Advo-web ist mehr wert als nur ein kurzer Blogbeitrag. Daher folgt heute eine detailliertere Betrachtung der wesentlichen Neuerungen und Verbesserungen von advoware 6. Dazu gehören unter anderem neue Module wie das zum Geldwäschegesetz und dem Gesetz zur Verbesserung des Verbraucherschutzes im Inkassorecht. Zudem gibt es neue und angepasste Schnittstellen, wozu die Anbindung an das EGVP/eBO und an das beBPO gehören.

GwG-Modul: Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten

Das GwG-Modul, das Anwaltskanzleien beim Aufspüren möglicher geldwäschebezogener Personen helfen soll, lässt sich per Mausklick aktivieren, und das für jedes einzelne Referat, das hierbei infrage kommt. Dann wird bei jeder Aktenanlage das GwG-Modul aktiv, sodass die erforderlichen Abfragen direkt aus advoware heraus geschehen können. Für Notariatsakten ist das GwG-Modul standardmäßig aktiviert, bei allen anderen Referaten geschieht das manuell.

Das GwG-Modul von advoware 6 lässt sich pro Referat und Mandat aktivieren

Gesetz zur Verbesserung des Verbraucherschutzes im Inkassorecht

Was für das GwG gilt, findet in advoware 6 auf das Gesetz zur Verbesserung des Verbraucherschutzes im Inkassorecht ebenfalls Anwendung. Allerdings betrifft das hier nicht das Aufspüren von möglichen Straftaten, sondern das Regulieren von Vergütungsansprüchen im Falle von Inkassodienstleistungen. Das bezieht sich vor allem auf Kleinstforderungen in Höhe von bis zu 50 Euro. Auch hier erfolgt das Aktivieren des zugehörigen Moduls pro Referat. Damit können Kanzleimitarbeiter:innen festlegen, in welchem Umfang und welche Mandate überhaupt eine Inkassodienstleistung betreffen.

Das Modul zum Gesetz zur Verbesserung des Verbraucherschutzes im Inkassorecht lässt sich in advoware 6 pro Referat und Mandat aktivieren

Neue und angepasste Schnittstellen zum EGVP/eBO, zum beBPo und zum beA

Der elektronische Rechtsverkehr soll weiter ausgebaut und verbessert werden. Daher wurden die bestehenden Systeme wie EGVP und das beBPO (besonderes elektronisches Behördenpostfach) um bestimmte Funktionen erweitert. Dazu gehört beispielsweise, dass das EGVP-Postfach für Bürger und Organisationen zum 1.11.2021 für alle verfügbar gemacht wurde. Damit soll der elektronische Datenaustausch zwischen Einzelpersonen und Gerichten beschleunigt und vereinfacht werden. Das und mehr ist ab sofort in advoware 6 vorgesehen. Das betrifft auch das beBPo, das nun direkt aus advoware heraus mithilfe einer neutralen X-Justiz-ID adressiert werden kann

Zudem wurde die beA-Schnittstelle in advoware 6 erweitert und angepasst. Das betrifft vor allem die XJustiz-Version 3.2.1, die am 31.10.2021 in Kraft getreten ist. Die hierfür notwendigen Anpassungen der beA-Schnittstelle in advoware haben unter anderem mit den Anforderungen an elektronische Dokumente zu tun. Hierbei achtet advoware 6 unter anderem auf die rechtskonforme Verwendung von Dateinamen. Dazu gehört die maximale Länge des Dateinamens, die Überprüfung aus unzulässige Zeichen im Namen und die Überprüfung der maximalen Dateigröße eines Anhangs von 60 Megabyte.

Anpassung des beA-Moduls in advoware bzgl. elektronischer Anhänge
Anpassung des beA-Moduls in advoware bzgl. elektronischer Anhänge

Teil der advoware-6-Trilogie mit weiteren Details zu verbesserten Modulen und Funktionen

Im dritten und letzten Teil der advoware 6-Trilogie beschäftigen wir uns mit den neuen und verbesserten Funktionen des Gerichts- und Notariatsmoduls. Aber auch das überarbeitete Nachrichtensystem sowie das Thema „elektronische Rechnungen“ sind uns einen detaillierten Blick wert.

advoware 6: Neuerung und Verbesserungen im Überblick (Teil 2)

advoware 6: Neuerung und Verbesserungen im Überblick (Teil 1)

Am 3. November 2021 war es endlich so weit: Da stellte die Advo-web GmbH (die Herstellerin von advoware) die sechste Version ihrer Kanzleisoftware zum Download bereit. Sieht man sich die lange Liste an Neuerungen und Verbesserungen an, fällt schnell eines auf: advoware 6 ist ein weiterer Meilenstein der Anwendung für Jurist:innen und deren Mitarbeiter:innen für ihr tägliches Geschäft. Aus diesem Grund stellen wir die neueste Version von advoware dem Anlass entsprechend in drei Teilen vor.

Der heutige erste beleuchtet im „Schnelldurchlauf“ die wichtigsten Verbesserungen von advoware 6. In den Teilen 2 und 3 gehen wir dann näher auf die einzelnen Neuerungen und Verbesserungen ein.

advoware 6 bietet zahlreiche Neuerungen und Verbesserungen

Betrachtet man das zugehörige PDF-Dokument mit seinen knapp 80 Seiten im Detail, fallen vor allem folgende neue Funktionen auf:

  1. Verbesserungen der gesamten Ergonomie
  2. Neue Module im Hinblick auf zugehörige Gesetze. Dazu gehört das Geldwäschegesetz genauso wie das Gesetz zur Verbesserung des Verbraucherschutzes im Inkassorecht.
  3. Neue Schnittstellen zum EGVP/eBO und zum beBPO.
  4. Neu ist auch das Gerichtsmodul, mit dessen Hilfe sich Gemeindeverwaltungen, etc. ermitteln lassen.
  5. Dem Notariatsmodul hat die Advo-web ebenfalls zahlreiche neue Funktionen spendiert. Dazu gehören diverse Rechner sowie die Möglichkeit, Fremdurkunden direkt in advoware 6 zu erfassen.

advoware 6 bietet blitzschnelle Datenbankabfragen

Ein echtes Highlight aus technischer Sicht ist auf jeden Fall die spürbare Beschleunigung der zugrunde liegenden Datenbank. So berichten erste advoware-Anwender:innen von erheblichen Geschwindigkeitszuwächsen bei der Arbeit mit advoware. So soll zum Beispiel das Aufrufen besonders umfangreicher Aktengeschichten maßgeblich beschleunigt werden. Ein wichtiges Element, wenn Sie ausschließlich digital arbeiten.

advoware 6 fällt mit Liebe zum Detail auf

Aber auch die weniger auffälligen Verbesserungen und Neuheiten von advoware 6 haben es in sich. So gibt es jetzt einen eigenen Viewer, mit dem sich XJustiz-basierte Akten öffnen und bearbeiten lassen. Zudem werden elektronische Rechnungen künftig besser unterstützt, und advoware skaliert jetzt wesentlich flüssiger und vieles mehr. Was diese und weitere Funktionen im einzelnen für den täglichen Umgang mit advoware 6 bedeuten, verraten wir in den nächsten beiden Teilen.