Expresstexte erstellen und per Kontextmenü blitzschnell abrufen
Das heutige Lernvideo geht der Frage nach, wie sich Expresstexte anlegen, hinterlegen und verwenden lassen, die über die zugehörige advoware-Funktion aufgerufen und einer bestimmten Akte zuordnet werden können.
Damit kann sich jede:r Kanzleimitarbeiter:in ihr/sein eigenes Kontextmenü für Anschreiben an Aktenbeteiligte im Modul „Akte bearbeiten“ zusammenstellen. Hierbei lassen sich wahlweise die Beteiligtenart, die Bezeichnung, der Speichernamen, einen abweichenden Briefkopf und das Referat auswählen. Das sorgt für ein übersichtliches Kontextmenü. Außerdem erscheinen häufig verwendete Anschreiben, die von den anderen Mitarbeitern selten oder überhaupt nicht verwendet werden, ausschließlich im eigenen Menü.
Ein weiterer Vorteil dieser Vorgehensweise: Anschreiben, die für ein ganz bestimmtes Referat benötigt werden, erscheinen nur dann im Kontextmenü, wenn der Akte auch dieses Referat zugewiesen wurde. Hierfür können Anschreiben mit einem ganz bestimmten Briefkopf verknüpft werden (z.B. private Korrespondenz), und stehen damit per Mausklick blitzschnell zur Verfügung.
Eine genaue Anleitung zum Einrichten und Verwenden dieser Funktion entnehmen Sie bitte dem folgenden Video
Fragen können unmittelbar und direkt gestellt werden
Wir haben die zugrunde liegende Lernplattform ausgetauscht. Aus diesem Grund können die Lernenden zu jeder einzelnen Lektion und damit zu jedem Lerninhalt ihre Fragen stellen. Das Gute daran: Unser Kanzleiakademie-Team wird über die Fragen unmittelbar informiert, womit die passenden Antworten recht schnell sichtbar werden. Das gilt übrigens für die Fragesteller selbst und alle anderen Lernenden gleichermaßen.
Es lassen sich ab sofort Pseudonyme frei wählen
Grundsätzlich ist der reale Name des Teilnehmenden innerhalb der Kommentarumgebung sichtbar. Falls der/die Kund:in seine/ihre Anonymität wahren möchte, besteht die Möglichkeit, ein frei wählbares Pseudonym zu erstellen, das dann anstelle des richtigen Namens angezeigt wird.
Am Quiz teilnehmen und Zertifikat erwerben
Auf vielfachen Wunsch besteht die Möglichkeit, zu bestimmten Kursen ein Zertifikat zu erwerben, das die Teilnahme am Kurs und damit das erworbene Wissen bestätigt. Das betrifft beispielsweise die Basiskurse B1, B2, B3, B7 und die Vertiefungskurse V1, V2, V3, V4, V5.
Um diese Kursbestätigung zu erhalten, stellen wir in Form eines Quiz am Ende des Kurses eine Reihe an Fragen. Werden diese zu 75 bis 80 Prozent richtig beantwortet, steht dem Zertifikat nichts mehr im Weg und die Teilnehmenden können es selbst auf ihren Rechner laden.
Neue Funktionen in Videoform
Für eine kurze, schnelle Übersicht der neuen Funktionen haben wir dieselben in das Kanzleiakademie-Einführungsvideo integriert, das sich auf der Akademieplattform befindet. Es lässt sich aber auch direkt hier starten:
Sie sehen also: Der Besuch unseres Fortbildungsangebots lohnt sich auf jeden Fall. Um Ihnen diese Entscheidung so einfach wie möglich zu machen, bieten wir Ihnen mit der Buchung der monatlichen Flatrate von netto 30 Euro den vollständigen Zugriff auf unsere Basis-, Vertiefungs- und Aktionskurse. Damit können sich bis zu 10 Mitarbeiter:innen jeden Monat rund um die Uhr selbst schulen. Rechnen Sie mal: Das sind im besten Fall 3 Euro pro Anwender:in. Günstiger bekommen Sie das nirgendwo.
Der heutige fünfte Teil beschäftigt sich mit dem Thema Finanzbuchhaltung. Für ein tiefergehendes Studium mit den Möglichkeiten von advoware, was das Verwalten der Kanzleibuchungen und -zahlen betrifft, bieten sich die Kurse B3 und V7 an.
Kursreihe B3: Finanzbuchhaltung in advoware
Die Finanzbuchhaltungsvideoreihe umfasst vier Teile, die insgesamt eine Laufzeit von 5 Stunden aufweisen. In dieser Zeit lernen advoware-Anwender:innen alles, was für die Finanzbuchhaltung mit advoware notwendig ist. Dazu gehören u.a. folgende Aspekte:
mit den richtigen Grundeinstellungen das advoware Finanzbuchhaltungs-Modul optimal nutzen
eine ausführliche Einweisung in das Thema Standardbuchungen mit advoware
das Erfassen von Sonderfällen mit der Finanzbuchhaltung von advoware
das Einrichten der halbautomatischen Kontoauszugsverarbeitung sowie deren Funktionen
so lassen sich die Listen und Auswertungen der Finanzbuchhaltung von advoware bestmöglich einsetzen.
Vertiefungskurs V7: Fehler in der Finanzbuchhaltung von advoware suchen und finden
Gerade am Anfang schleichen sich kleinere und größere Fehler beim Umgang mit der Finanzbuchhaltung von advoware ein. Da wir unseren Kunden:innen helfen möchten, diese Fehler schnellstmöglich aufzuspüren und selbstständig zu korrigieren, haben wir den Vertiefungskurs V7 konzipiert und aufgezeichnet. Dieser Videokurs umfasst folgende Inhalte:
so korrigiere ich Fehlbuchungen
darum differieren der laufende Saldo und der zugehörige Kontoauszug
deshalb können sich Differenzen in der Umsatzliste und Finanzbuchhaltung ergeben
darum funktionieren die automatischen Abschreibungen nicht
Auch heute stellen wir unseren Kund:innen wieder ein Speedlearning-Video kostenlos zur Verfügung, mit dem sie noch mehr aus advoware herausholen können, und das schnell und effizient.
Das heutige Lernvideo beschäftigt sich mit dem Bearbeiten von Akten. Konkret wollen wir zeigen, wie advoware-Anwender:innen referatsspezifische Daten einer Akte zuweisen können. Aktuell werden die Referate Arbeitsrecht, Familienrecht, Mietrecht, Notariat, Sozialrecht, Verkehrsunfallrecht, Verwaltungsrecht und Wohnungseigentumsrecht unterstützt.
Damit können sämtliche Daten für diverse Auswertungen und die Mustertexte genutzt werden, da die Datenfelder in Word als Platzhalter zur Verfügung stehen. Damit lassen sich Schriftstücke bereits beim Erstellen automatisch mit aktenbezogenen Daten füllen.
Frei belegbare Datenfelder bieten noch mehr Möglichkeiten
Für weitere Daten und Informationen steht das Modul „Kanzleispezifische Daten“ mit 20 frei belegbaren Datenfeldern zur Verfügung. Die Maske lässt sich insgesamt viermal benutzen, sodass in Summe 80 Felder mit Daten gefüllt werden können. Auch diese Felder stehen in advoware als Platzhalter für Mustertexte zur Verfügung.
Referatsspezifische Datenfelder in dreieinhalb Minuten
Wie die genaue Vorgehensweise aussieht und welche Möglichkeiten sich aus den referatsspezifischen Datenfeldern ergeben, zeigt dieses Video in gewohnt kompakter Form:
Wenn eine Einzelanwältin wie Anne Lachmund aus Berlin beschließt, ihre erste eigene Kanzlei ganz ohne Vorzimmer und Sekretariat zu gründen, hat das sicherlich gute Gründe. Einer davon lautet, auf möglichst schlanke Strukturen und Kosten zu setzen. Ein anderer ist sicherlich auch im aktuellen Jahr 2021 begründet, schließlich reden wir seit Jahren über das Thema Digitalisierung. Und genau dabei will Frau Lachmund offenkundig ganz weit vorne dabei sein.
Darum setzt Anne Lachmund von Anfang an auf advoware und ShakeSpeare
Damit begründet sie zumindest in dem auf legal-tech.de erschienenen Beitrag ihren Schritt zur vollständig digitalen Kanzlei. Hierfür setzt sie auf zwei wesentliche Komponenten, die sie bei ihrer digitalen Arbeit unterstützen sollen: Auf die Kanzleisoftware advoware aus dem Hause Advo-web und in Ergänzung dazu auf die Automatisierungsplattform ShakeSpeare, die von der Münchner Entwicklerschmiede 42DBS stammt. Da wir ebenfalls ganz eng verzahnt an der Entwicklung von ShakeSpeare beteiligt sind, freut uns das Feedback in Artikelform von Frau Lachmund natürlich sehr. Ihre Erkenntnisse gehen im Wesentlichen mit unseren Motiven konform, die Integration von ShakeSpeare in advoware mit voranzutreiben. Und das sowohl aus der Sicht eines advoware-Händlers als auch vor dem Hintergrund eines Automatisierungsfans.
Advoware + ShakeSpeare ergänzen sich sehr gut
So ersetzt ShakeSpeare in weiten Teil eine Schreibkraft, was Zeit und Kosten spart und der Kanzleibetreiberin mehr Freiräume für ihre laufenden Fälle beschert. Zudem werden dank der Kombination aus advoware und ShakeSpeare nach der Annahme eines neuen Mandats die passenden Dokumente und Schriftsätze automatisch erstellt, an advoware übertragen und dort eine neue Akte angelegt. In diese werden die zuvor erstellten Schriftstücke übertragen.
Obendrein hilft die Automatisierung von Arbeitsprozessen den Mitarbeitenden, viel Zeit zu sparen bei den einfachen Verwaltungstätigkeiten. Damit können sie im Gegenzug verantwortungsvollere und anspruchsvollere Aufgaben übernehmen und diese im Sinne der Kanzlei durchführen. Anne Lachmund nützt obendrein weitere Automatisierungsfunktionen wie den Versand der Dokumente via beA oder die Abfrage einer möglichen Kostenübernahme bei der vorhandenen Rechtsschutzversicherung mithilfe der advoware-Schnittstelle drebis.
Die Automatisierung bei lachmund-law.de steht erst am Anfang
Da Anne Lachmund im Grunde gerade erst am Anfang ihrer vollautomatisierten und volldigitalen Kanzlei steht, werden wir uns mit ihr Ende August über weitere Möglichkeiten von advoware und ShakeSpeare in einem Video unterhalten. Bis dahin hat die Anwältin aus Berlin bestimmt noch weitere nützliche Funktionen in der Kanzleisoftware und der Automatisierungsplattform entdeckt.
