Die Advoweb GmbH, der „Kopf“ hinter unserer Kanzleisoftware Advoware, hat das Update 4.1 für den sofortigen Download freigegeben.
Das bedeutet für Sie: Neue und verbesserte Funktionen sowie eine an Office 2010 angepasste Bedieneroberfläche, mit der sich Advoware noch komfortabler nutzen lässt als bisher. Zu den Highlights von Advoware 4.1 zählen folgende Verbesserungen bzw. Neuheiten:
Verbessert: Frisches Design der Bedieneroberfläche und einheitliche Schaltflächen. Unter dem Namen „Metro“ steht innerhalb von Advoware 4.1 eine neue Benutzeroberfläche zur Verfügung, die von der Anmutung her an die aktuellen Versionen von Microsoft Office erinnert. Damit soll erreicht werden, dass Anwender beim Programmwechsel von Advoware zu Word oder Outlook dasselbe „Look & Feel“ vorfinden und damit „unterbrechungsfreier“ arbeiten können.
Mit dieser Anpassung gehen auch die neuen Schaltflächen einher, denen ein frisches und einheitliches Design verpasst wurde. So wird ab sofort die Funktion „Neu“ mit einem grünen Kreuz belegt, „Löschen“ mit einem roten „X“, und so fort. Aber auch die aufgeräumte Programmstartleiste mit ihren erweiterten Filterfunktionen trägt zu einem verbesserten Bedienkomfort von Advoware bei.
Neu: der Abfragemanager für eigene Filterabfragen der Datenbank. Unter „Aktenverwaltung – Abfrage“ finden Sie in Advoware 4.1 den neuen Abfragemanager, der es mit wenigen Mausklicks erlaubt, eigene filterbezogene Suchfunktionen zu erstellen, die einem oder mehreren Kriterien folgen. Damit können Sie selbst die Advoware-Datenbank anhand beliebiger Suchkriterien automatisiert durchforsten, ohne jedes Mal unsere Supportabteilung in Anspruch nehmen zu müssen. Mehr Infos dazu finden Sie im zugehörigen Blogbeitrag des Advoblogs.
Erweitert: Termine, Wiedervorlagen und Aufgaben. Termine und Aufgaben lassen sich nach dem Update noch exakter einstellen, zudem kann eine Vorbereitungszeit eingeplant werden. Darüber hinaus werden diese Zeiten automatisch mit der Onlineakte und dem Smartphonekalender synchronisiert, sofern diese Zusatzmodule installiert sind. Außerdem lässt sich für Wiedervorlagen und Aufgaben eine Wiederholungsautomatik nutzen, wie man sie beispielsweise in Outlook kennt. Das ist sehr praktisch für das regelmäßige Überprüfen bestimmter Aufgaben.
Erweitert: Fremdsprachenunterstützung im Modul „Zeithonorar“. Falls Kanzleien Mandanten im Ausland betreuen, können mit Advoware 4.1 ab sofort die Honorarabrechnungen mit Bezeichnungen in der jeweiligen Landessprache erstellt werden. Hierzu hat die Advoweb bereits die wichtigsten englischsprachigen Begriffe eingefügt, diese Liste lässt sich bei Bedarf beliebig erweitern. Aber auch andere Sprachen können damit eingepflegt werden.
Neue Funktion: E-POST-Briefe mit Anhang versenden. Eine neue, nützliche Funktion bietet Advoware 4.1 allen E-POST-Anwendern. So kann einer E-Mail, die via E-POST rechtssicher und digital versendet werden soll, ein Anhang beigefügt werden. Zwar ist diese Funktion derzeit auf einen Anhang pro Mail begrenzt, allerdings können über die Aktengeschichte mehrere markierte PDF-Dokumente als „zusammengefasste Dokumente“ ausgewählt und angehängt werden.
Wichtiger Hinweis: Für das problemlose Versenden von PDFs via E-POST sollten Sie unbedingt darauf achten, die PDF-Dokumente im standardisierten PDF/A-Format zu speichern, wofür Microsoft Word 2010 oder neuer erforderlich ist!
Neue Terminkalenderfunktion: Mit „Auswärtstermine“ besser planen. Für die bessere Planbarkeit von Terminen bei Mandanten oder Gerichten sieht der Terminkalender von Advoware 4.1 eine neue Funktion namens „Auswärtstermine“ vor. Damit lassen sich auswärtige Termine in Kombination mit der zugehörigen Akte besser planen, indem die Anreisezeit zum bekannten Ziel in die Zeitplanung aufgenommen wird. Praktisch dabei ist auch die Möglichkeit, die zugrundeliegende Entfernung automatisch in die Auslagenerfassung zu übernehmen, was die Abrechnung erleichtert.
Neue Advoscan-Funktion: digitalisierte Dokumente per Volltextsuche nutzen. Die neue, separat installierbare Version von Advoscan (die Teil der Advoware Toolbox ist) erlaubt die Volltextsuche innerhalb von PDF-Dokumenten, die zuvor mithilfe der Advoscan-eigenen OCR-Software eingescannt wurden. Hierzu müssen auf der Serverseite in einer Datei namens „advoscan.ini“ möglicherweise bestimmte Parameter angepasst werden. Das gilt allerdings nur dann, wenn Sie nicht-deutschsprachige Dokumente erfassen und diese mit einer höheren Auflösung als 600 dpi scannen wollen.
Was noch fehlt: E-Mail-Client und beA-Anbindung. Der in Advoware integrierte E-Mail-Client muss noch ein wenig auf sich warten, da die Advoweb in Zusammenarbeit mit ihrer Community beschlossen hat, noch zwei funktionale Anpassungen vor der Bereitstellung der E-Mail-Software vorzunehmen. Das betrifft zum einen das Echtzeitverhalten von großen E-Mail-Konten und zum anderen das „Vorfiltern“ von Eingangspost innerhalb des standardmäßig genutzten E-Mail-Programms der Kanzlei (Microsoft Outlook, etc.), bevor diese im E-Mail-Client von Advoware „landet“.
Darüber hinaus hat die Advoweb bereits damit begonnen, die beA-konforme Schnittstelle zu evaluieren, die ihr seitens der BRAK Ende September zur Verfügung gestellt wurde. Eine Advoware-taugliche Anbindung an das beA-System wird daher erst in einer der nächsten Updates bereit stehen.
Für alle weiteren, sehr viel detaillierteren Infos zu Advoware 4.1 steht in der Download-Sektion auf advoware.de ein PDF-Dokument bereit, das Sie auf Ihren PC oder Ihr Tablet laden können.
