In etwas mehr als drei Wochen steht – wieder einmal – der Jahreswechsel bevor, der zahlreiche Veränderungen in advoware mit sich bringt.
Damit Sie wissen, worauf Sie bei der Umstellung von 2018 auf 2019 achten sollten, haben wir für Sie die nachfolgende Liste zusammengestellt. Am Ende des Beitrags haben wir ein PDF-Dokument verlinkt, das alle wichtigen Dinge ausführlich darstellt.
Wir erleichtern Ihnen den Jahreswechsel in advoware, und zwar mithilfe des zugehörigen Assistenten, den Sie unter “? | Assistent zur Jahresumstellung” finden.
!! Wichtig: Starten Sie den Assistenten auf keinen Fall vor dem 1. Januar 2019 !!
Folgende Funktionen von adovoware lassen sich damit umstellen bzw. anpassen:
- Aktennummern: Dabei entscheiden Sie, ob die laufende Aktennummer wieder mit „1“ beginnen oder an die letzte Nummer des Jahres 2018 anschließen soll.
- Ablagenummern: Hier müssen Sie die laufende Aktennummer pro Jahr selbst anpassen. Dies gilt auch für die Ablagenummern Ihrer Notariatsakten.
- Rechnungsnummern: Analog zu den Anlagenummern erfolgt auch hier keine automatische Anpassung.
- Urlaubsansprüche: Per Mausklick wird der Resturlaub von 2018 auf das Jahr 2019 übertragen.
- Speicherorte: Hier können Sie festlegen, ob alle Textdokumente in einem einzigen Ordner gespeichert werden sollen, oder ob jeder Mitarbeiter seinen eigenen Ordner erhalten soll.
- Basiszinssatz: Tragen Sie manuell den aktuellen Zinssatz der Deutschen Bundesbank ein, den Sie auf der betreffenden Webseite einsehen können.
- Jahresabschluss: Dieser erfolgt nahezu automatisch in advoware. Starten Sie ihn einfach über das Menü „Finanzbuchhaltung | Abschluss | Einnahme- Überschuss-Rechnung | Jahresabschluss“.
Außerdem möchten wir Sie auf die steuerlichen Aufbewahrungsfristen und auf § 147 AO hinweisen. Darüber hinaus gilt für die Außenprüfer der Finanzverwaltung das digitale Datenzugriffsrecht auf Ihre Buchhaltungsdaten. Advoware unterstützt die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“. Mehr Informationen dazu finden Sie unter www.gdpdu.com.
Für alle weiteren Details laden Sie bitte unsere Jahresumstellungsliste (PDF) per Mausklick auf Ihren Rechner und führen Sie am Jahresanfang die Schritte wie beschrieben aus.
Oder Sie sehen sich das folgende Video an, das wir für Sie vorbereitet haben. Darin bekommen Sie alles Wissenswerte zur Jahresumstellung von advoware in knapp 7 Minuten präsentiert. Für alle Kanzleiakademie-Flatrate-Abonnenten haben wir außerdem zum Jahreswechsel Webinare vorbereitet in denen Sie zunächst das Video zur Jahresumstellung sehen und anschließend die Möglichkeit haben unseren Dozentinnen Fragen im Chat zu stellen.