Nachdem die ersten Anwaltskanzleien advoware 5 erfolgreich geladen bzw. installiert und wir die zwei ersten Beiträge zu diesem Thema veröffentlicht haben, folgt heute ein weiterer Artikel, der sich mit der Aktengeschichte und deren verbesserte Ordnerstruktur befasst
Die Aktengeschichte wurde verbessert und erweitert
Ab sofort lässt sich innerhalb der Aktengeschichte der Zeitraum der aktuellen Akte auf einen bestimmten Zeitraum eingrenzen. Das ist vor allem dem Umstand geschuldet, dass umfangreiche Akten aufgrund ihrer Dateigröße lange Ladevorgänge in Anspruch nehmen. Dieses Laden lässt sich nun dank der zeitlichen Eingrenzung deutlich beschleunigen, da nicht mehr der gesamte Datenbestand einer Akte geladen werden muss.
Darüber hinaus hat sich der optische Aufbau der Funktion „Vorgang bearbeiten“ verändert. So wurde der Reitereintrag „E-Mail“ entfernt, da E-Mail-Anhänge mittlerweile separat zur Akte gespeichert werden können. Zudem hat die Advo-web die Reiter „Posteingang“ und „Postausgang“ verschoben. Diese stehen jetzt innerhalb des Bereichs „Allgemein“ als neuer Eintrag „Post“ bereit, wass die Bedienung dieser Funktionen deutlich beschleunigt.
Aber auch das Erzeugen von PDF-Dokumenten für das Zuordnen von Dokumenten und E-Mails zur Aktengeschichte wurde überarbeitet und verbessert. So werden ab sofort importierte Dokumente automatisch in das PDF-Format umgewandelt, was eine erhebliche Zeitersparnis darstellt. Aber auch E-Mail-basierte eml-Dateien lassen sich in PDF-Dokumente konvertieren. Auch schön: Auslagen können jetzt direkt innerhalb des Dialogfensters „Vorgang bearbeiten“ erfasst werden.
E-Mail-Datum individuell anpassen
Praktisch ist zudem das vereinheitlichte Verhalten der Aktengeschichte mit E-Mail-Daten. So können advoware-Anwender nun selbst bestimmen, ob einzelne E-Mails auf Basis des Tagesdatums oder – wie bisher – mit dem Versand- bzw. Empfangsdatum in die Aktengeschichte übernommen werden.
Aus Kategorien werden Ordner und die Aktengeschichte wird neu organisiert
Ein Wunsch vieler Kunden war das Implementieren von Ordnern innerhalb der Aktengeschichte. Diese können Sie über die Optionen der Symbolleiste aktivieren. Die Ordnerstruktur wurde von der Advo-web mit advoware 5 zugunsten der ehemaligen Kategoriestruktur implementiert, was zahlreiche Vorzüge mit sich bringt. So lassen sich für jeden Bereich wie „Mandanten“, „Gegner“, „Gericht“, etc. separate Ordner anlegen, die sich einer bestimmten Farbe zuordnen lassen. Das verbessert die visuelle Struktur und hilft, bestimmte Ordner schneller zu finden.
Diese neuen Ordner lassen sich mithilfe beliebig vieler Unterordner weiter strukturieren. Sie können die globalen, vordefinierten Ordner nach Ihren Bedürfnissen anpassen, woraus dann ein einheitliches Konstrukt entsteht, sofern es einmal vorher sinnvoll definiert wurde. Zusätzlich könne Sie aber auch aktenspezifisch weitere Ordner anlegen. Dies garantiert Ihnen maximale Individualisierungsmöglichkeiten.
Um diese neue Ordnerstruktur von Anfang an sinnvoll nutzen zu können, lassen sich entweder einzelne oder sämtliche Ordner per Mausklick exportieren. Das ist zum Beispiel für das Bereitstellen von Akten für die Offline-Darstellung am Tablet oder anderen Ausgabegeräten bei Gericht wichtig und hilfreich.
