Berufshaftpflichtsrabatte dank Matrixzertifizierung

QM-Zertifikatssiegel gemäß DIN-Norm EN ISO 9001:2008Rechtsschutzversicherungsgesellschaften wie die HUK-Coburg machen es bereits seit geraumer Zeit vor: Um ihren Kunden ein Höchstmaß an juristischer Betreuung durch ihre kooperierenden Kanzleien und Anwälte gewährleisten zu können, achten immer mehr Versicherer darauf, dass ihre Kanzleien eine ISO-Zertifizierung gemäß DIN EN ISO 9001:2008 vorweisen können.

Damit wollen sie sicher stellen, dass die Kanzleien, mit denen sie zusammenarbeiten, bei ihrem Kanzleimanagement möglichst hohe Qualitätsstandards einhalten.

Die ISO-Zertifizierung als Rabattierungsoption

Genau diesen Weg schlagen gerade auch die ersten Berufshaftpflichtversicher ein, allerdings mithilfe einer anderen Vorgehensweise: Da die Berufshaftpflichtversicherung gemäß §51 BRAO für Anwälte und Juristen bei Allianz, Victoria Versicherungs AG und Co. verpflichtend ist, gewähren diese Unternehmen sukzessive erhebliche Rabatte, falls die Anwaltskanzlei oder der Einzeljurist eine ISO-Zertifizierung vorweisen kann.

Denn auch hier gilt: Wenn die Qualität der Kanzlei hoch ist, kann sich die Versicherung sicher sein, dass ihre Kunden bestmöglich unterstützt werden. Was wiederum im Sinne der Berufshaftpflichtversicherung ist, da aufgrund einer geringeren Fehlerquote weniger Schadensfälle zu erwarten sind, die dann die Versicherungsgesellschaft übernehmen muss.

Berufshaftpflichtrabatte und Matrixkosten neutralisieren sich

Sollte sich diese Rabattierung bei allen führenden Berufshaftpflichtversicherern durchsetzen, ergibt sich daraus eine sehr einfache Rechnung: Die Kosten, die bei einer Matrixzertifizierung jährlich anfallen, können in vielen Fällen mithilfe des Rabatts nahezu kompensiert werden.

Ein Beispiel:

Eine typische Anwaltskanzlei mit zwei Volljuristen und drei Rechtsanwaltsfachangestellten bezahlt pro Jahr etwa 7.000 Euro an die Berufshaftpflichtversicherung. Lässt sich diese Kanzlei von der advozon Kanzlei Konzept für der ISO-Zertifizierung durch den TÜV beraten, fallen pro Jahr etwa 2.000 Euro an. Für das zugehörige TÜV-Siegel bekommt diese Kanzlei dann einen Rabatt von etwa 20 bis 30 Prozent gewährt, was bei 7.000 Euro einen Betrag von bis zu 2.100 Euro ausmacht. Damit kann man die Matrixzertifizierung von advozon Kanzlei Konzept als kostenneutral betrachten.

Mit der Matrixzertifizierung erreichen Kanzleien zahlreiche Ziele

Was bleibt ist der Aufwand, den die Kanzlei in eine bestmögliche Ablauforganisation investiert. Aber das ist mit einem großen Nutzen verbunden, sowohl aus interner als auch externer Sicht. Darüber hinaus sind die Matrixkanzleien dazu berechtigt, an den Datenschutzwebinaren von Hülskötter & Partner teilzunehmen, und zwar kostenfrei. Das gilt auch für sämtliche Online-Seminare, die sich um die Kanzleisoftware Advoware drehen.

Sie sehen: Es gibt zahlreiche Gründe für die Matrixzertifizierung von advozon Kanzlei Konzept. Und wenn die Berufshaftpflichtversicher die Rabattierungspraktik weiter intensivieren, steht der ISO-Zertifizierung außer dem sehr überschaubaren Vorbereitungsaufwand nichts mehr im Wege.

Veröffentlicht unter Advozon | Verschlagwortet mit , , , | Hinterlasse einen Kommentar

Interview: “Wir nehmen das Thema Datenschutz sehr, sehr ernst!”

Gerhard Hülskötter, GF von Hülskötter & PartnerHülskötter & Partner nimmt das Thema Datenschutz schon seit langem sehr ernst, und das nicht nur bei seinen Kunden, wie das Angebot an weiterführenden Webinaren belegt, sondern auch im eigenen Hause.

Aus diesem Grund hat die Firma aus Nordwalde seit kurzem einen externen Datenschutzbeauftragten, der sich um sämtliche Belange rund um den Datenschutz kümmert.

In diesem Zusammenhang hat das Advoblog mit Gerhard Hülskötter, einem der beiden Geschäftsführer von Hülskötter & Partner, ein Interview geführt, in dem er darüber spricht, warum sich sein Unternehmen einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt hat, warum sich diese Investition auf Dauer auf jeden Fall auszahlt und dass er die gesamte Belegschaft für das Thema Datenschutz sensibilisieren will.

Herr Hülskötter, Sie haben mit Olaf Tenti einen sehr erfahrenen und renommierten Datenschutzbeauftragten engagiert. Warum?

Gerhard Hülskötter: Wenn man die aktuelle Nachrichtenlage genauer verfolgt, fällt vor allem auf, dass viele Firmen äußert unvorsichtig mit ihren Daten umgehen. Da sind wir schon einen ganzen Schritt weiter, daher haben wir Olaf Tenti mit dem Auftrag betraut, uns bei der Umsetzung unserer datenschutzrechtlichen Ziele bestmöglich zu unterstützen. Wir sehen das als freiwillige Außenkontrolle, die wir uns mit Herrn Tenti ins Haus geholt haben.

Mit welcher Hauptaufgabe haben Sie Herrn Tenti betreut?

Herr Tenti hat für uns vor allem ein komplettes Verfahrensverzeichnis erstellt, in dem sämtliche relevanten Arbeitsprozesse und -schritte feinsäuberlich festgehalten wurden. Dieses Verzeichnis ist die Grundlage für seine datenschutzrechtlichen Überprüfungen, die er regelmäßig in unserem Haus durchführt.

Welche Aufgaben gehören zu diesen Überprüfungen?

Nun, dazu zählen ganz vielfältige Aufgaben. So kontrolliert er zum Beispiel, ob sämtliche Mitarbeiter gute, also möglichst sichere Kennwörter verwenden. Das ist immer dann wichtig, wenn man den Arbeitsplatz verlässt und der Rechner für diese Zeit mittels Bildschirmschoner oder einem anderen Mechanismus gesperrt wird. Dazu gehört aber auch eine stichprobenartige Überprüfung der Tastatur oder der Schreibtischunterlage, ob sich darunter Zugangscodes befinden, mit denen der Rechner problemlos entriegelt werden kann.

Darüber hinaus ist der Serverraum für einen Datenschutzbeauftragten ein ideales Betätigungsfeld. Dort überprüft er beispielsweise, wie leicht man in den Serverraum hineinkommt (Stichwort: Zugangskontrolle) und wie sicher die Daten dort aufbewahrt werden.

Warum haben Sie sich für Olaf Tenti enschieden?

Mit Olaf Tenti haben wir einen sehr erfahrenen und renommierten Datenschützer beauftragt, der neben seiner eigentlichen Tätigkeit auch als Dozent an der Fachhochschule Südwestfalen sein fundiertes Wissen weitergibt. Zudem ist er ein Experte in Sachen IT-Schutz und Datensicherheit, was unter anderem mit seiner beruflichen Vergangenheit zu tun hat, da er in diversen Großrechenzentren gearbeitet hat. Das hilft ihm bei einer praxisnahen Einschätzung und Beratung hinsichtlich notwendiger Maßnahmen in Sachen Datenschutz.

Es war also die richtige Entscheidung, Herrn Tenti als Datenschutzbeauftragten zu engagieren?

Ja, unbedingt. Außerdem möchte ich damit erreichen, dass unsere gesamte Belegschaft noch sensibler mit dem Thema Datenschutz umgeht. Schließlich jonglieren wir täglich mit zahlreichen Daten, die auf keinen Fall in die falschen Hände gelangen dürfen. Hierfür wurde bereits vor rund zwei Jahren ein Großteil unserer Mitarbeiter zu internen Datenschutzexperten ausgebildet, und zwar mit Zertifikat. Damit können und wollen wir sicherstellen, dass alle Kolleginnen und Kollegen sämtliche Belange des Datenschutzes kennen und berücksichtigen. Unter diesen Aspekten ist der externe Datenschutzbeauftragte nur ein weiterer Schritt in die richtige Richtung.

Veröffentlicht unter Interna | Verschlagwortet mit , , , | Hinterlasse einen Kommentar

So sorgen Sie für noch zufriedenere Mandanten

So organisieren Sie Ihre KanzleiNachdem die ersten beiden Teile der Umfragetrilogie bereits online sind, widmet sich der Advoblog heute den abschließenden Tipps für noch zufriedenere Mandanten. Teil 1 steht unter dem Motto “Bessere Kommunikation”, der zweite Teil beschäftigt sich mit einer erhöhten Wahrnehmung der Kanzlei.

Tipp #7: Die Sicherheit der Mandantendaten verbessern

Eine der zwölf Fragen der großen Mandantenumfrage von Hülskötter & Partner lautete: “Wie wichtig ist Ihnen die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten?”. Überraschend waren die Antworten kaum: So sagten 71 Prozent aller Teilnehmer, dass ihnen das “sehr wichtig” sei. Und weitere 21 Prozent gaben hierfür ein “wichtig”.

Das kann für Sie als Kanzleibetreiber nur bedeuten: Stellen Sie sicher, dass die sensiblen Daten Ihrer Mandanten in besten Händen sind. Soll heißen: Definieren Sie Abläufe und Arbeitsschritte, die sicherstellen, dass die Mandantendaten von Anfang an unantastbar sind und bleiben. Das bedeutet unter anderem, dass Akten stets verschlossen sein sollten, dass regelmäßig eine Datensicherung durchgeführt wird, und so fort.

Dazu gehört aber auch, dass sämtliche Mitarbeiter für das Thema Datensicherheit und Datenschutz sensibilisiert werden sollten. Hierbei helfen entsprechende Seminare, die alles Wissenswerte rund um den richtigen Umgang mit Mandantendaten vermitteln. Sie können aber auch darüber nachdenken, einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.

Tipp #8: Kosten möglichst transparent halten

Anwaltsdienstleistungen kosten, das ist bekannt. Allerdings sollte die Rechnung der Kanzlei möglichst frei von Unklarheiten sein, denn 94 Prozent aller Befragten sind der Meinung, dass eine transparente Kostenabrechnung “sehr wichtig” oder “wichtig” sei.

Das beginnt schon bei der Anbahnung einer Mandantenakquise, denn bereits hier sollte möglichst klar sein, welche Kosten auf den Mandanten zukommen: Wie hoch sind die Gebühren für die Beratungsleistung, welche Gerichtskosten fallen an, sind später weitere Kosten möglich (Mahnverfahren, etc.), und so fort.

Daher sollten Sie bereits vor der ersten Beratungsleistung dem Mandanten ein Gefühl dafür geben, was ihn Ihre Dienstleistung kostet. Hierbei hilft beispielsweise eine informative Kanzleiwebseite, auf der diese Fragen beantwortet werden.

Tipp #9: Mit der ISO-Zertifizierung die Kanzleiabläufe verbessern

Noch immer stellen sich viele Kanzleien die Frage: “Was bringt mir die ISO-Zertifizierung, von der immer öfter zu lesen ist?”. Die wesentliche Antwort darauf lautet: Ihre Mandanten und Mitarbeiter sind zufriedener. So sagten fast 450 Teilnehmer der Umfrage, dass ihnen ein funktionierendes Kanzleimanagement wichtig oder sehr wichtig ist. Und das sollte möglichst vom TÜV bestätigt und zertifiziert sein.

Damit schaffen Sie die Grundlage für neue Mandanten und für verbesserte Kanzleiabläufe, da Sie die kontinuierlich wiederkehrende Arbeitsschritte genau beschreiben. Außerdem ist die geplante Fortbildung Ihrer Mitarbeiter ein weiterer Pluspunkt der ISO-Zertifizierung, da viele Kolleginnen und Kollegen immer mehr Wert auf Weiterbildungsmöglichkeiten legen. Das hat sich im Interview mit einer neuen Mitarbeiterin gerade erst wieder bestätigt.

Veröffentlicht unter Interna, Service | Verschlagwortet mit , , , | Hinterlasse einen Kommentar

So verbessern Sie den Bekanntheitsgrad Ihrer Kanzlei

So organisieren Sie Ihre KanzleiVor genau einer Woche startete auf dem Advoblog ein Dreiteiler, der sich mit einer Mandantenumfrage beschäftigt, die Hülskötter & Partner letztes Jahr unter 600 ausgewählten Personen durchgeführt hat.

Im Zuge dieser Umfrage konnten zahlreiche Fragen beantwortet werden, anhand welcher Kriterien potenzielle Mandanten bei der Suche nach einer geeigneten Anwaltskanzlei vorgehen.

Basierend auf diesen Erkenntnissen hat der erste Teil gezeigt, dass man die telefonische Erreichbarkeit verbessern sollte und dass auf Anfragen seitens eines neuen Mandanten möglichst schnell reagiert werden sollte.

Heute erfahren Sie, wie man mit ein paar erprobten Maßnahmen den Bekanntheitsgrad der Kanzlei erhöhen kann.

Tipp #4: Den Informationsgehalt der Internetseite erhöhen

Bei der Frage “Wie wichtig ist Ihnen eine informative Kanzleihomepage?” antworteten 67 Prozent aller Teilnehmer mit “sehr wichtig” oder “wichtig”. Das bedeutet für Sie als Kanzleibetreiber zweierlei: Erstens sollten Sie unbedingt über eine Internetpräsenz verfügen. Und zweitens sollte diese regelmäßig mit aktuellen und relevanten Inhalten versehen werden.

Falls Sie noch keine eigene Webseite besitzen, kann Ihnen Hülskötter & Partner mit ihrer Dienstleistung Advozon smartWeb weiterhelfen. Bezüglich des Informationsgehalts der Internetpräsenz sollten Sie möglichst selbst aktiv werden. Kommentieren Sie beispielsweise aktuelle Urteile, die für Ihre Mandanten interessant sind. Oder machen Sie regelmäßig auf bestimmte Auswirkungen aufmerksam, die sich hinsichtlich der laufenden Gesetzesänderungen ergeben. Nutzen Sie hierfür am besten alle Kanäle, die Ihnen zur Verfügung stehen.

Tipp #5: Bekanntheitsgrad der Kanzlei erhöhen

Die Frage, wo Mandanten nach einem Anwalt suchen, brachte ebenfalls interessante Erkenntnisse. So sagten 38 Prozent aller Befragten, dass Sie sich primär im Internet nach einer geeigneten Anwaltskanzlei umsehen, aber auch die Mund-zu-Mund-Propaganda innerhalb des Freundes- und Bekanntenkreises steht bei 38 Prozent hoch im Kurs.

Das heißt zum einen, dass Sie Tipp #4 ernst nehmen sollten, und zum anderen, dass Sie den Bekanntheitsgrad Ihrer Kanzlei mithilfe weiterer Kanäle erhöhen sollten. Das könnte beispielsweise Youtube sein, wo Sie dank eigener Filme über Ihre Spezialgebiete berichten könnten. Als ein Paradebeispiel in diesem Bereich sei Christian Solmecke erwähnt, der dank seiner zahlreichen Videoabrufe schon viele neue Mandanten akquirieren konnte. Selbstverständlich helfen auch Auftritte auf Konferenzen und ähnlichen Veranstaltungen, auf denen Sie Ihr Fachwissen preisgeben können und so auf sich aufmerksam machen.

Tipp #6: Auf freundliche und gut ausgebildete Mitarbeiter achten

Kaum überraschend waren die Antworten auf die Frage, wie wichtig freundliche und kompetente Mitarbeiter sind. 330 von 600 Probanden sagten, dass es ihnen sehr wichtig sei, und weitere 174 Befragte waren der Meinung, das sei wichtig.

Das bedeutet für Sie als Kanzleiverantwortlicher, dass Sie Ihren Mitarbeitern die notwendigen Forbildungsmaßnahmen angedeihen lassen sollten. Das bezieht sich zum einen auf die fachliche Qualifikation rund um die Aufgaben, die Ihre Angestellten zu bewältigen haben. Aber auch Themen wie Kanzleimanagement, neue Medien und weitere Bereiche sollten Sie genauer betrachten. Denn auch hier können Sie mithilfe der richtigen Fortbildungsmaßnahmen dafür sorgen, Ihre Mitarbeiter permanent zu motivieren.

Veröffentlicht unter Service | Verschlagwortet mit , , , | Hinterlasse einen Kommentar

Neue Mitarbeiterin bei Hülskötter & Partner: Sarah Grüß

sarah-gruess-profilGetreu der Tradition, neue Kolleginnen und Kollegen auf dem Advoblog vorzustellen, präsentieren wir heute: Sarah Grüß.

Sarah ist seit knapp drei Wochen mit ihrer Ausbildung fertig und wird sich zunächst einmal mit Advoware vertraut machen. Dafür hat man sie bei Hülskötter & Partner eingestellt: für die bestmögliche Unterstützung der Kunden im Umgang mit Kanzleisoftware der Advoweb GmbH.

Sarah, wie kamen Sie zu Hülskötter & Partner?

Sarah Grüß: Das ist eine ganz witzige Geschichte: Ich war beim Arbeitsamt mit meinem persönlichen Profil registriert, auf das Gerhard Hülskötter [einer der beiden Geschäftsführer von Hülskötter & Partner] aufmerksam wurde. Da ihm meine Kenntnisse und Fertigkeit gefallen haben, hat er das dem Arbeitsamt mitgeteilt. Daraufhin wurden Herr Hülskötter und ich telefonisch von der zuständigen Sachbearbeiterin des Arbeitsamts miteinander verbunden, und am Ende des Gesprächs hatte ich eine Einladung zum Vorstellungstermin, der am gleichen Tag stattgefunden hat.

Wo und was genau haben Sie denn gelernt?

Ich wurde bei der Anwaltskanzlei Dr. Theissen, Piper, Kirchhoff in Münster-Hiltrup zur Rechtsanwaltsfachangestellten ausbildet. Dabei habe ich sämtliche Aufgaben wie die Buchführung, das Mahnwesen, etc. übernommen, die in einer Anwaltskanzlei anfallen, da Theissen & Partner keine festangestellten Mitarbeiter beschäftigen. Das hat mich zu einer echten Generalistin werden lassen, was mir bei Hülskötter & Partner sicherlich noch oft helfen wird.

Was werden Sie bei Hülskötter & Partner genau machen?

Ich werde zunächst einmal im Support-Team arbeiten, um dieses bestmöglich zu entlasten und unterstützen. Hierfür werde ich am Anfang täglich eine Stunde lang im Umgang mit Advoware ausgebildet, das im Zentrum unserer Support-Arbeit steht. Dabei hilft auch der Umstand, dass ich vorher mit RA Micro intensiv gearbeitet habe, was mir den “Umstieg” auf Advoware sicherlich erleichtern wird.

Warum haben Sie sich für Hülskötter & Partner entschieden?

Zum einen arbeite ich gerne am Telefon, was auch ein wichtiger Teil während meiner Ausbildung war. Und zum anderen wurde mir im Laufe des ersten Gesprächs mit Gerhard Hülskötter ein umfangreiches Fortbildungsprogramm in Aussicht gestellt, was mich ebenfalls sehr gereizt hat. Außerdem gefällt mir die langfristige Personalplanung bei Hülskötter & Partner, die sich nicht am schnellen Erfolg, sondern an der Nachhaltigkeit orientiert. Darüber hinaus habe ich viele Kolleginnen und Kollegen während des Vorstellungstermins kennengelernt, auch das hat mir meine Entscheidung leicht gemacht.

Wie ist es denn bei Hülskötter & Partner?

Ich werde hier sehr nett aufgenommen, meine Fragen werden immer sehr freundlich und umgehend beantwortet – kurzum: Das ist ein tolles Team mit einem sehr offenen und herzlichen Umgang.

Veröffentlicht unter Interna | Verschlagwortet mit , , , | Hinterlasse einen Kommentar

Interview: “Wir waren von Coyo von Anfang an überzeugt.”

Johannes von ScheidtEnde Januar hat der Advblog die Firma mindsmash aus Hamburg und deren Online-Kollaborationstool Coyo in Form eines ausführlichen Interviews vorgestellt.

Hintergrund desselben: Das soziale Kommunikationswerkzeug kommt seit einigen Wochen bei Hülskötter & Partner zum Einsatz, da die Geschäftsführung die enorme E-Mail-Flut in Zukunft deutlich reduzieren möchte. Dazu haben wir mit Johannes von Scheidt gesprochen, der sich bei Hülskötter & Partner um die Implementierung von Coyo kümmert.

Johannes, warum setzt bei Hülskötter & Partner Coyo ein?

Johannes von Scheidt: Wir stehen wie so viele andere Firmen auch vor einem großen Problem: Der massenhafte Einsatz von E-Mails, der die externe und interne Kommunikation immer unübersichtlicher macht. Da dieses Phänomen unserer Geschäftsführung schon länger ein Dorn im Auge ist – was durch einen Beitrag in der Capital zusätzlich bestätigt wurde – entstand die Idee, der E-Mail-Flut Einhalt zu gebieten. Und so landeten wir nach einer intensiven Recherche, bei der wird uns unter anderem mit dem bekannten Microsoft Yammer und dem weniger bekannten Tool Stackfield beschäftigt haben, bei Coyo der Firma mindsmash aus Hamburg.

Warum haben Sie sich für Coyo entschieden?

Nach dem Erstkontakt mit mindsmash haben wir uns Coyo genauer angesehen und wussten ziemlich schnell: Ja, das ist das richtige Kollaborationswerkzeug für uns. Denn neben der einfachen, facebook-ähnlichen Bedieneroberfläche spricht die einfache Installation und Implementierung für Coyo. Darüber hinaus gefällt uns an dem Tool die Möglichkeit, eigene Wissensdatenbanken aufzubauen. Aber auch der Austausch von Daten, Nachrichten und Dokumenten mit externen Dienstleistern und Partnern spricht für das Online-Werkzeug.

Wie ging die Installation von Coyo vonstatten?

Das war sehr angenehm. Obwohl wir das Tool auf unserem eignen Server installiert haben [um sämtliche Daten innerhalb der Firma zu halten], dauerte das komplette Einrichten höchsten einen halben Tag, inklusive Einrichten aller Anwenderkonten, Arbeitsbereiche (den sogenannten Workspaces), Rechteverwaltung, und so fort. Dabei hat uns der Support von mindsmash zuverlässig und kompetent unterstützt. Die Voraussetzung für eine erfolgreiche Installation ist dabei sehr überschaubar: man benötigt lediglich einen Java-tauglichen Webserver, auf dem Coyo laufen kann.

In welchem Umfang konnte Hülskötter & Partner die E-Mail-Flut bereits reduzieren?

Vor allem interne Informationen, die bislang bei Hülskötter & Partner ausschließlich via E-Mail versendet wurden, werden jetzt auf Coyo bereit gestellt. Das alleine hat den E-Mail-Verkehr deutlich eingeschränkt. Aber auch kurze, schnelle Nachrichten, die bislang mithilfe einer E-Mail ausgetauscht wurden, landen mehr und mehr auf Coyo.

Was gefällt Ihnen an Coyo am meisten?

Besonders beeindruckt hat mich die Möglichkeit, Dokumente mit Coyo zu verwalten und zu pflegen. So sind wir gerade dabei, interne Wikis zu erstellen, in denen das Wissen und Know-how von Hülskötter & Partner gesammelt, aufbereitet und allen zur Verfügung gestellt wird. Dort bilden wir beispielsweise die Advoware-Dokumentation ab, aber auch die technischen Datenblätter zu anderen Produkten stellen wir in Coyo allen Beteiligten bereit. Dabei überzeugt vor allem das Revisionsmanagement von Coyo, das uns hilft, die Veränderungen an einem Dokument lückenlos nachvollziehen zu können.

Aber auch das einfache Verlinken von externen Dokumenten und anderen Quellen gefällt mir an Coyo sehr. So können wir beispielsweise Anleitungen zu Advoware bei Bedarf freigeben, indem wir der betreffenden Kanzlei einfach nur den Download-Link mitteilen. Und das ohne ein Eingreifen in unserer Content-Management-System, mit dem wir unsere Webseite verwalten.

Wie verhält es sich mit der internen Akzeptanz von Coyo?

Das war am Anfang nicht ganz so einfach, denn sich quasi über Nacht von einem lieb gewonnenen Kommunikationstool wie der E-Mail zu verabschieden, stellt viele Leute vor echte Probleme. Aber direkt nach der ersten Vorstellungsrunde von Coyo waren viele Kolleginnen und Kollegen sehr angetan von den Möglichkeiten, die das Onlinetool bietet. Daher war der Umstieg auf Coyo einfacher, als wir ursprünglich dachten, und es wird bereits eifrig eingesetzt.

Natürlich wird es von einigen mehr und von anderen weniger genutzt. Das hängt mit der persönlichen Arbeitsbelastung ab, aber auch von den bisherigen Erfahrungen mit ähnlichen Tools. So kommen vor allem die Mitarbeiter mit eigenem Facebook-Konto deutlich besser mit Coyo zurecht als andere, denen diese Form der Kommunikation nicht so geläufig ist. Für die Akzeptanz von Coyo hilft auch der Leitfaden, den wir erstellt haben und an dem sich die Anwender sehr gut orientieren können.

Was wünscht ihr euch von der nächsten Coyo-Version?

Da Coyo künftig verstärkt für die Abbildung sämtlicher Prozessdokumente im internen Qualitätsmanagement eingesetzt werden soll, wäre eine direkte Schnittstelle zum Visualisierungsprogramm Microsoft Visio sehr wünschenswert. Damit könnten wir die Prozessabläufe noch einfacher und schneller in Coyo abbilden und verwalten. Dies geschähe dann genauso wie mit der Integration von Word-Dokumenten samt Revisionsmanagement.

Veröffentlicht unter Interna | Verschlagwortet mit , , , , | Hinterlasse einen Kommentar

So verbessern Anwaltskanzleien ihre externe Kommunikation

So organisieren Sie Ihre KanzleiIm September 2013 wurden auf dem Advoblog die Ergebnisse einer großen Umfrage veröffentlicht, mit deren Hilfe 600 Personen befragt wurden, was sie von einer Anwaltskanzlei erwarten.

Dabei wurden Kriterien beleuchtet wie die telefonische Erreichbarkeit (die ganz oben auf der Wunschliste potenzieller Mandanten steht), eine informative Webseite, die Freundlichkeit der Kanzleiangestellten, usf.

Auf Basis dieser Erkenntnisse startet der Advoblog eine dreiteilige Serie, mit deren Hilfe Kanzleien noch erfolgreicher arbeiten können – vorausgesetzt, sie nehmen unsere Hinweise ernst.

Der zweite Teil ist ebenso wie der dritte Teil per Mausklick verfügbar.

Tipp #1: Die telefonische Erreichbarkeit verbessern

Weit oben auf der Wunschliste potenzieller Mandanten steht die gute telefonische Erreichbarkeit von Kanzleien, die von 96 Prozent aller Befragten mit “sehr wichtig” oder “wichtig beantwortet wurde.

Daher sollten Sie auf diesen Aspekt eine größtmögliche Sorgfalt verwenden. Das bedeutet, dass Sie die Errungenschaften der modernen Technik wie Anrufbeantworter, Rufumleitung, und so fort nutzen sollten, damit Sie innerhalb der Kerngeschäftszeiten jederzeit erreichbar sind. Denn nichts schreckt Mandanten mehr ab als ein Freizeichen, auf das nicht die Möglichkeit folgt, eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter zu hinterlassen. Sollte Ihnen dann ein Mandant aufs Band sprechen, sollten Sie unbedingt zurückrufen – und Tipp #3 befolgen.

Tipp #2: Auf Anfragen schnellstmöglich reagieren

Die Frage nach der schnellen Bearbeitung einer Anfrage oder eines zu erledigenden Arbeitsschrittes beantworteten 96 Prozent aller Befragte mit “sehr wichtig” und “wichtig”. Daraus ergibt sich, dass Ihre Kanzlei über ein perfekt organisiertes CRM-System verfügen sollte, in dem jeder Anruf, jede E-Mail oder jede Anfrage per Webformular registriert und bestmöglich verfolgt werden kann. Denn wie bei der telefonischen Erreichbarkeit gilt auch in diesem Fall: Jeder Mandant, der länger als nötig auf eine Antwort wartet, ist ein verärgerter Mandant.

Tipp #3: Rückrufe prompt erledigen

Neben der telefonischen Erreichbarkeit und den kurzen Reaktionszeiten steht auch der Wunsch nach einem schnellen Rückruf ganz weit oben. So sagten 576 der 600 Befragten, dass Ihnen dieser Punkt “sehr wichtig” oder “wichtig” sei. Daher gilt auch in diesem Fall: Sorgen Sie für ein sehr gut funktionierendes Kanzleimanagement, das sämtliche Anrufe aufzeichnet und an die betreffenden Personen weiterleitet. Nur dann können Sie sicher stellen, dass ein bestehender oder potenzieller Mandant schnellstmöglich zurückgerufen wird.

Veröffentlicht unter Service | Verschlagwortet mit , , , | Hinterlasse einen Kommentar

Live-Event mit neuem Termin: kommen Sie am 14. Mai nach Nordwalde

Auf der großen Veranstaltung bei Hülskötter & Partner am 12. März 2014 in Nordwalde geht es u.a. um die MatrixzertifizierungBei der ersten Planung des großen Live-Events von Hülskötter & Partner waren sich alle Verantwortlichen einig, dass der 12. März ein sehr guter Zeitpunkt sei, um über Advoware 4.0, Datenschutz, diktieren und weitere Themen ausführlich zu informieren.

Allerdings führten diverse Umstände dazu, dass die Verstaltung verschoben werden musste. Der neue Termin wurde jetzt auf den 14. Mai 2014 festgelegt. Dazu sagt Gerhard Hülskötter, einer der beiden Geschäftsführer von Hülskötter & Partner:

Es ist natürlich sehr schade, dass wir den 12. März nicht einhalten können, aber es blieb uns leider keine andere Wahl, mit dem 14. Mai einen neuen Termin festzulegen. Wir freuen uns nichtsdestotrotz schon sehr auf unsere Kunden und Gäste, um mit ihnen ganz viele Neuigkeiten aus dem Hause Hülskötter & Partner teilen zu dürfen.

Dazu gehört beispielsweise eine Gegenüberstellung der zwei Zertifizierungsarten, der Einzel- und der Matrixzertifizierung, die Hülskötter & Partner im Namen der advozon Kanzlei Konzept UG vermittelt. Aber auch die Themen Datenschutz, digitales Diktieren und die brandneue AdvozonCard werden ausführlich betrachtet. Darüber hinaus wird allen Anwesenden ein erster Blick auf Advoware 4.0 gewährt.

Wenn Sie also mögen, dürfen Sie sich schon heute per Mail oder per Telefonanruf (025 73 – 93 93 0) für die Veranstaltung anmelden. Hülskötter & Partner freut sich auf ihre Gäste.

Veröffentlicht unter Advozon, Event | Verschlagwortet mit , , , , , | Hinterlasse einen Kommentar

Video-Workshop: Advozon mobileDictate richtig nutzen

Der große, ausführliche Video-Workshop richtet sich an alle Kanzleien und Anwälte, die künftig ihre Korrespondenz mithilfe der  runderneuerten Diktierlösung für iPhone & Co. erledigen wollen, Advozon mobileDictate.

In diesem gut 13-minütigen Lernvideo wird gezeigt, wie man Advozon mobileDictate einrichtet, wie man damit Diktate erstellt, diese verschlüsselt und abhörsicher via Internet mit dem Sekretariat austauscht und wie die zugehörige Sprachdatei automatisch in Advoware/Advovoice landet, damit diese transkribiert und der passenden Akte zugeordnet werden kann.

Veröffentlicht unter Advozon, Service, Software | Verschlagwortet mit , , , , | Hinterlasse einen Kommentar

Interview: „Coyo soll das maßgebliche Kollaborationstool im deutschsprachigen Raum werden.“

Richard Weinmann, mindsmashErst seit einigen Wochen setzt Hülskötter & Partner das Social Enterprise Colaboration Tool „Coyo“ der Firma mindsmash aus Hamburg ein, und doch berichten die Mitarbeiter des Vertriebs- und Beratungsunternehmens aus Nordwalde von einer verbesserten Effizienz und mehr Spaß bei ihrer Arbeit.

Aus diesem Grund hat das Advoblog mit einem der Köpfe hinter Coyo, Richard Weinmann, dieses Interview geführt. Darin beschreibt er die Idee zu Coyo, erklärt anschaulich die wesentlichen Funktionen des Onlinewerkzeugs und lässt uns daran teilhaben, dass der Elektronikfachhändler Conrad einer der zufriedenen Kunden von Coyo ist. Der Name Coyo bezeichnet eine südamerikanische Frucht, was perfekt zum Slogan von mindsmash passt: „Energize Your Business!“.

Advoblog: Herr Weinmann, was ist die Idee hinter Coyo?

Bei Coyo handelt es sich um ein webbasiertes Enterprise Social Networking Tool, mit dem sich Mitarbeiter, Kunden und Partner auf eine moderne Art und Weise vernetzen können, was eine effiziente Zusammenarbeit innerhalb kleiner und mittelgroßer, aber auch in ganz großen Unternehmen ermöglicht.

Coyo berücksichtigt außerdem den Umstand, dass wir heute mehr Zeit vor dem Computer verbringen als je zuvor, was in vielen Fällen zu einer sozialen Isolation führt. Und genau dem will Coyo entgegenwirken: Weg vom Silo-Denken und hin zu einer gemeinsamen, vernetzten Arbeit mit Kollegen und Partnern, selbst wenn diese am anderen Ende der Welt sitzen.

Worin unterscheidet sich Coyo von vergleichbaren Tools?

Vergleicht man Coyo mit anderen Werkzeugen, wird schnell klar: Kunden setzen auf unser Tool, weil es sich unkompliziert einrichten und mit relativ geringem Schulungsaufwand einsetzen lässt. Da sich Coyo an den bekannten sozialen Netzwerken orientiert, ist die Lernkurve ziemlich steil, was einen schnellen Umstieg von der herkömmlichen Kommunikation zur Coyo-basierten Kommunikation ermöglicht.

Denn die Benutzung und die zugrunde liegende Technik haben wir so intuitiv wie möglich gehalten. Damit lassen sich strategische Ziele wie die Verbesserung der Kommunikation oder Kooperation schneller erreichen, was letztlich zu einer höheren Motivation innerhalb der Firma, aber auch bei den externen Partnern führt.

Darüber hinaus stehen unsere Server im Vergleich zu den amerikanischen Anbietern in Deutschland (in Köln und München), was unter anderem rechtliche Aspekte in sich birgt. Denn gerade Berufsgruppen wie Anwälte oder Ärzte wollen sicher gehen, dass ihre Daten, die sie per Coyo austauschen, nicht von Unbefugten mitgelesen werden können und möglicherweise sogar an anderer Stelle für Zwecke missbraucht werden, für die sie gar nicht bestimmt sind.

Coyo kann käuflich erworben werden und lässt sich auf dem eigenen Server installieren, der sich innerhalb des Hoheitsgebiets der eigenen Firma befindet.

Welche wesentlichen Funktionen bietet Coyo?

Das zentrale Element von Coyo ist die Aktivitätenliste (engl. Activity Stream), die den zeitlichen Ablauf der Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens oder Projekts abbildet. Hierbei kommt das sogenannte Follower-Prinzip zum Einsatz. Dabei entscheidet jeder Anwender selbst, welchen Inhalten er folgt – oder nicht – indem er nur bestimmten Pages oder Kollegen folgt. Eine Ausnahme hiervon sind sogenannte „Sticky Pages“, die von allen zu sehen sind.

Neben dieser öffentlichen Kommunikation gibt es auch eine private in Form von Nachrichten, die Coyo-Teilnehmer untereinander austauschen können.

Mithilfe von Anwenderprofilen kann man eigene Informationen veröffentlichen und genauso Infos zu bestimmten Kollegen und Partnern einholen. Auf dedizierten Seiten kann man in Coyo zudem Informationen bereit stellen, die für alle einsehbar sind. Das können Abteilungsseiten genauso sein wie Themenseiten.

Interessant sind auch die sogenannten „Workspaces“, also virtuelle Arbeitsräume, in denen beispielsweise Projekte oder bestimmte Gruppen ihre gemeinsame Arbeit abbilden. Dort kann man zum Beispiel gemeinsam an Dokumenten arbeiten oder Aufgaben verteilen und vieles mehr.

Bemerkenswert an Coyo ist auch die intelligente Suchfunktion. Damit kann man sogar in Word- oder PDF-Dokumenten suchen, die innerhalb von Coyo gespeichert sind. Die Suche funktioniert rekursiv, stellt also erste Suchergebnisse mit dem Eintippen des ersten Buchstabens dar.

Erwähnen sollte ich auch die Wiki-Funktion, mit deren Hilfe ein leistungsfähiges Wissensmanagementsystem aufgebaut werden kann. Aber auch eigene Formulare lassen sich mit Coyo erstellen. Und klar ist, dass man Coyo auch von unterwegs erreichen kann.

Welche Firmen setzen Coyo bereits ein?

Zunächst einmal: Die Liste unserer Kunden stellt sich äußerst heterogen dar, was die Firmengrößen betrifft. Denn Coyo wird von großen Konzernen wie der Kaiser’s Tengelmann Gruppe mit ihren über 10.000 Mitarbeitern genauso eingesetzt wie von mittelständischen Firmen wie Hülskötter & Partner. Dabei sind die Einsatzgebiete ebenso vielfältig wie die Kunden selbst: Sei es als Social Intranet, als Projekt- oder Vertriebsplattform, als Experten-Tool oder als Community-Netzwerk – Coyo ist sehr flexibel und wird auch genau so eingesetzt.

Ganz aktuell führen wir größere Projekte gemeinsam mit Conrad Electronic, der Bertelsmann Music Group und Cosnova Beauty durch. Aber auch zahlreiche Universitäten setzen Coyo mittlerweile ein. Wohl auch deshalb, weil wir diesen Institutionen unser Social Networking Tool kostenlos zur Verfügung stellen. Schließlich soll die Lehre in Deutschland bestmöglich gefördert werden.

Wie wird sich Coyo weiterentwickeln?

Mit der strategischen Ausrichtung von Coyo verfolgen wir ein klares Ziel: Wir wollen unsere Anwendung mittel- bis langfristig zu der wichtigsten Kollaborations- und Kommunikationsplattform für Unternehmen am Markt ausbauen. Dabei spielen wir die Karte „Made in Germany“ ganz bewusst, da wir glauben, dass diese Ausrichtung zahlreiche Vorteile mit sich bringt, wie die Erfüllung bestimmter formeller Bedingungen.

Um dieses Ziel zu erreichen, werden wir wie bisher mit unseren Kunden gemeinsam Coyo weiterentwickeln und verbessern. Und mit den Unternehmen, die wir künftig betreuen, können wir dieses Ziel in naher Zukunft auch erreichen.

Veröffentlicht unter Anwenderberichte, Kunden-Webinare | Verschlagwortet mit , , , | Hinterlasse einen Kommentar

Live-Event am 12. März 2014 bei Hülskötter & Partner in Nordwalde [Upd]

Auf der großen Veranstaltung bei Hülskötter & Partner am 12. März 2014 in Nordwalde geht es u.a. um die MatrixzertifizierungDen 12. März 2014 sollten sich interessierte Anwälte und Kanzleibetreiber in ihrem Kalender vormerken.

Update: Die Veranstaltung wurde auf den 14. Mai 2014 verlegt.

Für diesem Mittwoch, zeitgleich zur CeBIT 2014, plant Hülskötter & Partner in der Musterkanzlei zu Nordwalde eine große Veranstaltung, die viele interessante Informationen zu zahlreichen Themen bietet. Dazu zählen unter anderem:

  • Effizient diktieren mit den aktuellen Diktiergeräten (Philips GmbH)
  • Die AdvozonCard: Was sie kann und was sie bietet

Darüber hinaus warten zwei ganz besondere Highlights auf Sie, die einer echten Neuheit und dem Thema Diktieren geschuldet sind:

  • Die brandneue Version von Advoware mit der Revisionsnummer 4.0 

Wenn Sie mögen, dürfen Sie sich schon heute per Mail oder per Telefonanruf (025 73 – 93 93 0) für die Veranstaltung anmelden. Hülskötter & Partner freut sich auf Sie!

 

Veröffentlicht unter Event | Verschlagwortet mit , , , , , | Hinterlasse einen Kommentar

Interview: “Advozon Datensicherung genügt höchsten Sicherheitsstandards”

Andreas Gutesa von Mindtime BackupPünktlich zu Jahresbeginn hat Hülskötter & Partner ihren IT-Service Advozon Datensicherung runderneuert. Das bedeutet für die Kunden: Noch bessere Konditionen, sowohl bei der Dienstleistung als auch bei den Preisen.

Der Advoblog wollte es genau wissen und hat mit Andreas Gutesa von Mindtime Backup dieses Interview geführt. Darin beschreibt er, wie Advozon Datensicherung funktioniert, was die Kunden von Hülskötter & Partner davon haben und warum man als Anwaltskanzlei höchstes Augenmerk auf seine Datensicherung legen sollte.

Herr Gutesa,  wie kam es zu der Kooperation mit Hülskötter & Partner?

Zu Hülskötter & Partner haben wir über Herrn Sattler kurz nach der CeBIT 2013 erstmals Kontakt aufgenommen, da wir mit der Firma Dictateam schon seit längerem zusammenarbeiten. Herr Sattler hatte uns Hülskötter & Partner als Dienstleister für Kanzleisoftware empfohlen, der für uns als Partner sehr interessant ist. Nachdem alle wesentliche Punkte wie die notwendigen Zertifikate, die Integration der DIN ISO 27001 in das System von Hülskötter & Partner sowie die Berücksichtigung sämtlicher Sicherheitsaspekte geklärt waren, haben wir die Kooperation mit Hülskötter & Partner zum 1. Januar 2014 begonnen.

Wie muss man sich Advozon Datensicherung vorstellen?

Für die zuverlässige Funktionalität von Advozon Datensicherung muss lediglich eine Software auf dem Rechner des Kunden installiert werden, die sich von diesem Zeitpunkt an um die Datensicherung kümmert. Damit können die Kunden von Hülskötter & Partner – am besten gemeinsam mit deren IT-Abteilung – genau bestimmen, welche Daten in welchen Intervallen auf unseren Servern im Rechenzentrum Düsseldorf gespeichert werden.

Hierzu muss der Kunde selbst einen Schlüssel erstellen, der zwischen 14 und 50 Zeichen lang sein kann. Damit werden die Daten mittels AES 256 lokal verschlüsselt  und so im Düsseldorfer Rechenzentrum gespeichert. Selbstverständlich erfolgt die Datenübertragung zwischen Kunde und Server ebenfalls verschlüsselt, auch auf Basis des AES 256 Bit Algorithmus, der ebenfalls beim Onlinebanking zum Einsatz kommt.

Was ist der große Vorteil von Advozon Datensicherung gegenüber lokalen Backups?

Der Vorteil liegt auf der Hand: Im Falle eines Schadens innerhalb der Kanzlei,  der durch Wasser, Feuer oder andere Umstände entsteht, kann man mit einer dezentralisierten Datensicherung innerhalb kürzester Zeit weiterarbeiten. Sollten die Daten hingegen auf einem externen Medium gespeichert werden, das sich innerhalb der Kanzlei befindet, ist der betriebswirtschaftliche Schaden immens.

So wissen wir aus statistischen Erhebungen, dass 80 Prozent aller Unternehmen, bei denen mehr als 70 Prozent der Firmendaten zerstört oder gelöscht wurden, innerhalb der nächsten zwei Jahre Insolvenz anmelden mussten. Und vielleicht nur deshalb, weil sie ein paar Euro im Monat für die Datensicherung einsparen wollten!

Wie erfolgt der Umstieg von der lokalen auf die Server-Datensicherung?

Zunächst wird eine Software beim Kunden installiert, anschließend ein Konto mit den zugehörigen Einstellungen eingerichtet, die Daten dann komprimiert, verschlüsselt und abschließend über eine hochverschlüsselte Verbindung an das Rechenzentrum Düsseldorf übertragen. Damit der Internetzugang in dieser Zeit nicht beeinträchtigt wird, empfehlen wir, die Datenübertragung vom Kunden zum Rechenzentrum möglichst am Abend durchzuführen. Das wird vom IT-Support von Hülskötter & Partner überwacht und im Falle eines nicht ordentlich zustande gekommenen Backups dem Kunden mitgeteilt, damit die Datensicherung erneut durchgeführt werden kann.

Wie garantieren Sie die Sicherheit der Kundendaten?

Durch den Einsatz mit einem Schlüssel, den nur der Kunde kennt, verlassen vollständig verschlüsselte Daten die Kanzlei, und auch beim Datentransfer kommt ein Verschlüsselungsalgorithmus zum Einsatz. Darüber hinaus halten wir die DIN-Norm 27001 vollständig ein, was bedeutet, dass unsere Serverinfrastruktur, die sich im Rechenzentrum Düsseldorf befindet, vollständig gegen Angriffe von außen abgeschirmt ist.

Dazu gehören vor allem unsere Netzwerke und unser Server, die mithilfe von Firewalls und Hochverschlüsselung bestmöglich abgesichert sind. Damit können wir selbst oder Unbefugte zu keiner Zeit auf die Daten unserer Kunden zugreifen. Gegen unsere Sicherheitsmaßnahmen kommen nicht einmal die schnellsten Supercomputer der Welt an.

Warum sollte jede Anwaltskanzlei die Datensicherung ernst nehmen?

Hierfür sprechen diverse Gesetze, aber auch betriebswirtschaftliche Gründe. So besagt beispielsweise §3, Abs. 6 BDSG, dass vertrauliche und Personen bezogene Daten, so wie sie in jeder Anwaltskanzlei gespeichert werden, mit bestimmten Schutzmechanismen versehen werden müssen. Aber auch §203 des StGB ist relevant, in dem es um Geheimnisträger in den verschiedenen Berufsgruppen geht.

Darüber hinaus schreiben die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) zwingend vor, digitale Buchhaltungsdaten regelmäßig und ordnungsgemäß zu sichern. Missachtet man die GoBS, kann das im Falle eines Schadens weitreichende Konsequenzen nach sich ziehen, vor allem seitens der Finanzbehörden, die in solchen Fällen nicht zum Spaßen aufgelegt sind.

Veröffentlicht unter Advozon, Service | Verschlagwortet mit , , , | Hinterlasse einen Kommentar

Advoware-Update 3.311 mit Korrekturen und angepasstem Basiszinssatz

Erst kürzlich wurde ein Advoware-Update veröffentlicht, das zahlreiche Korrekturen und den angepassten Basiszinssatz enthält. Spielen Sie das gut 250 Megabyte große Update auf Ihrem Server ein und starten Sie es dort.

Anschließend laden Sie den Korrekturpatch (32 MB) auf den Advoware-Server und installieren diesen ebenfalls. Dieses Update-Update behebt einen Fehler, der in Verbindung mit der offenen Postenliste auftreten kann.

Veröffentlicht unter Service | Verschlagwortet mit , | Hinterlasse einen Kommentar

Die SEPA-Einführung wird wohl verschoben – Advoware ist schon heute dafür bereit

SEPA kommt: ab dem 1.2.2014 tritt der Einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum in Kraft Gestern wurde darüber in den Medien darüber berichtet, dass die Einführung des europaweiten Überweisungssystems SEPA verschoben werden soll.

Dagegen regt zwar sich bereits großer Widerstand, die zuständige europäische EU-Kommission sieht allerdings eine weitere sechsmonatige Verlängerung für unausweichlich.

Wer bei diesem Streit zwischen EU und Notenbank Recht behalten wird, lässt sich nicht vorhersagen. Klar ist aber, dass die aktuelle Advoware-Version für den Umstieg auf SEPA bereis vorbereitet ist - ganz gleich, ob der 1. Februar oder der 1. August oder ein anderer Stichtag relevant wird.

Daher zeigt das Advoblog, wie der Word-Briefkopf innerhalb von Advoware um die neuen SEPA-Informationen ergänzt werden.

1. Für die Änderung des Briefkopfes muss man zunächst an allen Advoware-Arbeitsplätzen Word schließen, damit der Briefkopf nicht schreibgeschützt ist.

2. Anschließend öffnen man innerhalb von Advoware über das Menü Aktenverwaltung – Grundeinstellungen – Dokumentvorlagen und Anschreiben – Briefkopfvorlagen den Briefkopf, und zwar per Rechtsklick mit der Maus. Es öffnet sich die zugehörige Briefkopfvorlage, in der sich die BIC- und IBAN-Daten eintragen lassen.

Falls das zu kompliziert ist, übernimmt die Support-Abteilung von Hülskötter & Partner die Briefkopfanpassung, die allerdings kostenpflichtig ist, da sie nicht Teil des Lizenzvertrags darstellt.

Hierzu muss nur die Briefkopfvorlage per Mail an support@huelskoetter.info gesendet werden, damit Hülskötter & Partner einen Kostenvoranschlag erstellen kann. Die Vorlage befindet sich auf der Festplatte innerhalb des Programmverzeichnisses von Advoware (\Advoware\Dot).

Veröffentlicht unter Service | Verschlagwortet mit , , , | Hinterlasse einen Kommentar

Hülskötter & Partner wünscht Frohe Weihnachten all ihren Kunden und Lesern

“Alle Jahre wieder…” hört man es heute in vielen, vielen Häusern, und so möchten auch wir einstimmen in das bekannte Weihnachtslied und damit unseren Kunden und Lesern ein schönes und friedliches Fest wünschen. Lassen Sie sich reicht beschenken, was auch immer Ihr Herz begehrt. Und verbringen Sie die Zeit mit Ihrer Familie, mit Freunden oder wem auch immer. Denn das ist es letztlich, worauf es ankommt. Oder?!

Kurz vor Weihnachten gibt es den Rückblick von Hülskötter & Partner

Veröffentlicht unter Event | Verschlagwortet mit | Hinterlasse einen Kommentar

Das war 2013 los bei Hülskötter & Partner – Teil 3

Kurz vor Weihnachten gibt es den Rückblick von Hülskötter & PartnerHeute geht er also online, der dritte und letzte Teil unserer 2013-Trilogie. Randvoll mit interessanten und wissenswerten Informationen aus dem Universum von Hülskötter & Partner. Viel Spaß beim Lesen und Schmökern!

September 2013

Der neunte Monat des Jahres 2013 ging gleich mal mit etwas ganz Neuem los – sowohl für Sie wie auch für uns. Denn Hülskötter & Partner wagte den Schritt ins soziale Netz und präsentierte: ihre eigene Facebook-Seite. Dort gibt es immer wieder Hinweise auf neue Inhalte, neue Termine und weitere wissenswerte Dinge rund um Advozon & Co. So haben wir dann gleich mal das Ergebnis einer Umfrage veröffentlicht, die wir unter 600 potenziellen Mandanten durchgeführt haben. Zu Ihren und unseren Gunsten.

Dazu gehören aber auch die Advoware-Webinar-Termine, die wir sowohl auf dem Advoblog als auch auf der Advozon-Facebook-Seite veröffentlichen. Damit Sie stets wissen, wann der nächste für Sie relevante Onlinekurs stattfindet. Auf diesem Weg können Sie sich übrigens auch bei uns zum Datenschutzbeauftragten ausbilden lassen.

Ach ja: Der optimale Datenschutz hat auch stets mit der Datensicherheit innerhalb Ihrer Kanzlei zu tun. Warum das immer wichtiger wird und welche Maßnahmen hierfür infrage kommen, haben wir in einem ausführlichen Beitrag erläutert.

Ein wenig technisch wurde es im September dann auch noch. Zum einen haben wir weitere Informationen rund um die mobile Diktierlösung Advozon mobileDictate veröffentlicht, und zum anderen haben wir gezeigt, worauf es beim Wechsel von Windows XP auf ein neues System wie Windows 7 oder Windows 8 ankommt.

Und klar, dass wir um das Thema QM-Zertifizierung nicht herumkamen. So haben wir ein diesbezügliches Interview online gestellt und zudem eine neue Serie gestartet, die den Titel “Online-Marketing für Anwälte” trägt. Denn auch das ist ein Teil des Kanzleimanagements 2.0, so wie wir es verstehen.

Oktober 2013

Die im September begonnene Serie “Online-Marketing für Anwälte” fand im Oktober ihre angemessene Fortsetzung. So habe ich gezeigt, wie Sie Facebook & Co. optimal einsetzen, worauf es beim richtigen Marketingmix ankommt und wie wir bei Hülskötter & Partner Online-Marketing betreiben – nämlich mit diesem Blog, unserer Facebook- und Internetseite und einem regelmäßig erscheinenden Newsletter.  Und was passt besser dazu, als die erneute Ankündigung des zugehörigen Online-Seminars.

Zudem gab es im Oktober weitere Informationen zur Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten durch Hülskötter & Partner und eine ausführliche Betrachtung, warum der Wechsel zu unserer Kanzleianwendung Advoware auf jeden Fall lohnt.

November 2013

Der vorletzte Monat des Jahres begann mit einer sehr guten Nachricht: Das bevorstehende Advoware-Update unterstützt SEPA vollumfänglich, sodass sich unsere Kunden keine größeren Gedanken darüber machen müssen, ob und wie sich ihre Bankdaten in kompatible SEPA-Daten verwandeln. Das übernimmt Advoware nach dem Update nämlich ganz von selbst. Aber auch die News, dass die Mandantenumfrage vom September über unsere Webseite angefordert werden kann, löste großes Interesse aus.

Einen verbesserten IT-Service stellt Advozon Datensicherung dar, und klar, dass wir darüber berichtet haben. Genauso wie über den Alltag eines Anwalts, der morgens mit Advoware den Tag startet, ihn abends beendet und dazwischen mit unserer Hilfe seine Kanzlei bestens organisieren kann.

Sie erinnern sich: Wir bilden zum Datenschutzbeauftragten aus, und da Anfang Dezember das erste Webinar stattfand, haben wir im Vorfeld drei Teile der Miniserie “10 Fragen und Antworten zum Thema Datenschutz” veröffentlicht (Teil 1, Teil 2, Teil 3). Um dieses und andere Webinare kümmert sich übrigens unsere Support-Abteilung, die im November eine neue Mitarbeiterin bekommen hat, die wir im Interview vorstellen.

Dezember 2013

Der letzte Monat des Jahres bringt standesgemäß eine Menge Arbeit mit sich, die mit dem Jahreswechsel zu tun hat. Um unsere Kunden dabei bestmöglich zu unterstützen, haben wir einen Beitrag veröffentlicht, in dem wir ganz genau die Schritte aufzählen, die beim Advoware-Wechsel von 2013 auf 2014 zu vollziehen sind.

Darüber hinaus hat die advozon Kanzlei Konzept vom TÜV Hessen weitere Kanzleien zertifizieren lassen, was uns ein langes Interview mit einer der beteiligten Kanzleien wert war. Das Besondere an diesem Matrixkunden ist der Umstand, dass es sich dabei um eine Anwalts- und Steuerberaterkanzlei handelt. Ein echter Meilenstein in der Zertifizierungsära von advozon Kanzlei Konzept.

Was fehlt sonst noch? Klar, dieser ausführliche Jahresrückblick, dessen erster und zweiter Teil bereits online stehen.

Veröffentlicht unter Interna | Verschlagwortet mit , , , , , , | Hinterlasse einen Kommentar

Das war 2013 los bei Hülskötter & Partner – Teil 2

Kurz vor Weihnachten gibt es den Rückblick von Hülskötter & PartnerVorgestern habe ich hier mit dem ersten Teil unserer 2013-Rückblick-Trilogie (Januar bis April) begonnen. Demzufolge sind heute Mai bis August an der Reihe. Viel Spaß beim Lesen und Schmökern!

Mai 2013

Gleich zu Anfang Mai haben wir unsere Webinare-Termine aktualisiert, auf dass möglichst viele unserer Kunden in den Genuss der neuen und angepassten Seminarinhalte rund um Advoware kommen.  Die Idee dahinter ist klar: Wir wollen, dass Sie Advoware von Anfang an bestmöglich nutzen können und wir Sie damit fit machen dürfen für das Kanzleimanagement 2.0, wie wir das nennen.

Sie erinnern sich: Im März hat der TÜV Hessen die ersten Anwaltskanzleien ISO-zertifiziert. Da wir darauf bedacht sind, dass sie das zugehörige TÜV-Siegel richtig einsetzen und anwenden, zeigten wir in einem ausführlichen Beitrag, wie sich die Zertifizierung optimal nutzen lässt. Dazu passte das Interview sehr gut, das wir mit der Kanzlei Lesser Rechtsanwälte geführt haben, in dem RA Herrmann sagt, warum die Matrixzertifizierung für sie als APRAXA-Mitglied ein wichtiges Werkzeug ist.

Dabei haben wir gelernt, dass die Motivation für eine ISO-Zertifizierung recht unterschiedlich sein kann. Grund genug für uns, in einem Zweiteiler alle Vorzüge der Matrixzertifizierung fein säuberlich aufzuzeigen (Teil 1, Teil 2). Apropos lernen: Das Advoware-Supportforum ist immer einen Besuch wert, und auch dieses Mal haben wir gelernt, dass man rechtzeitig an die SEPA-Umstellung denken sollte. Und dass Adoware mittlerweile dafür gerüstet ist.

Und wie kann der Mai besser enden als mit der Ankündigung, dass wir unsere Webseite einem Facelifting unterzogen haben und sie jetzt schöner und nutzwertiger als je zuvor ist. Und sagten auch, was unsere Kunden davon haben.

Juni 2013

Der Juni war auf dem Advoblog sehr überschaubar. Nicht aber, weil nichts bei uns los gewesen wäre, sondern eher im Gegenteil. Und genau wegen dieser intensiven Vorbereitungsarbeiten für ein neues Projekt war die Berichterstattung auf dem Advoblog eher kürzer als sonst. Aber ich habe zumindest weitere Vorzüge der neuen Internetpräsenz von Hülskötter & Partner erläutert, die wir ja Ende Mai re-launcht hatten.

Juli 2013

Der Juli begann mit einer kleinen Technikschau. Genauer gesagt haben wir uns das Philips SpeechMike Premium LFH 3500 ein wenig genauer angesehen und Ihnen gesagt, warum es sich sehr gut in den Kanzleialltag integrieren lässt.

Dann gab es eine weitere Kundenreferenz in Sachen Matrixzertifizierung. Dieses Mal war die Anwaltskanzlei Sandmann und Kollegen an der Reihe, die uns erzählt haben, wie sie mithilfe eines ausgefeilten Qualitätsmanagements ihre Arbeit kontinuierlich verbessern können. Zum Wohle ihrer Mandanten und der Kanzlei.

Bemerkenswert war auch eine Aktion, der wir die Bezeichnung “Azubi-Lizenz” verpasst haben. Damit kamen alle teilnehmenden Kanzleien in den Genuss einer kostenfreie Adwoware-Lizenz. Einzige Voraussetzung:  Die Anwaltskanzlei wollte junge Menschen zur Rechtsanwaltsgehilfin ausbilden, für die sie eine weitere Advoware-Lizenz benötigten.

Das am 5. Juli verabschiedete 2. Kostenrechtsmodernisierungsgesetz wurde am 25. Juli vom Bundespräsidenten unterzeichnet und trat damit endlich in Kraft. Grund genug für uns, auf das bevorstehende Advoware-Update ausführlich hinzuweisen, das die Reform des 2. Kostenrechtsmodernisierungsgesetz berücksichtigt.

Der Juli schloss dann ab mit einem sehr interessanten Hinweis auf einen neuen IT-Service von Hülskötter & Partner: Mit Advozon smartWeb kommen Anwälte und Kanzleien mit relativ geringem monetären Aufwand an eine moderne Webseite heran. Das sollten Sie sich unbedingt näher ansehen, fall Sie noch keine eigene Internetpräsenz besitzen.

August 2013

Wussten Sie eigentlich, dass wir unser eigenes Wikipedia betreiben? Nun, natürlich nicht das gesamte Wiki, sondern nur die Informationen, die mit Advozon, der Komfortzone für Anwälte zu tun haben.

Doch nicht nur Sie können von unserem Advozon-Wiki lernen, sondern auch unsere vier Auszubildenden, die wir im August eingestellt haben. Vier nette und hochtalentierte junge Menschen, die eine Menge zum Thema Advoware, Advozon & Co. lernen möchten.

Turnusmäßig standen im August die neuen Termine unserer Advoware-Webinare fest, die wir natürlich auf dem Advoblog veröffentlicht haben. Damit sich unsere Kunden genau die Kurse heraussuchen können, die sie für den optimalen Umgang mit unserer Kanzleisoftware benötigen.

Den Nerv vieler Anwälte haben wir dann mit unserem Beitrag “Darum sollten Anwaltskanzleien Windows XP möglichst bald ‘Lebewohl’ sagen” getroffen. Denn noch stehen viele XP-Rechner in den Kanzleien dieser Republik, denen wohl erst durch unseren Blogartikel gewahr wurde, dass der technische Support seitens Microsoft im April 2014 endet.

Aber auch unser Hinweis auf einen neuen Service des Mandantengewinnungscoach Bianke Bela-Renz kann gut an bei unseren Kunden: Per Mausklick können Anwälte ein 30-minütiges Telefonat vereinbaren, in dem man gemeinsam mit Frau Bela-Renz herausfinden kann, ob Coaching eine geeignete Maßnahme für Sie wäre.

Und wie es gute alte Tradition war in 2013, hatte der Ende eines Monats noch ein besonderes Schmankerl zu bieten. Dieses Mal in Form einer Ankündigung, die mit einer Diktierlösung zu tun hat, die ihren Namen zu Recht trägt. Denn mit der neuen Version von Advozon mobileDictate kommt eine mobile Anwendung auf iPhone und Android-Smartphones, die einen echten Schiebeschalter und weitere nützliche Funktionen bietet. Unbedingt ansehen.

So, und wenn Sie wissen wollen, wie die vier verbleibenden Monate auf dem Advoblog verlaufen sind, sollten Sie am Montag hier wieder vorbei kommen. Und bis dahin wünsche ich Ihnen ein schönes Wochenende. Machen Sie das Beste daraus.

Veröffentlicht unter Interna | Verschlagwortet mit , , , , , , , , | Hinterlasse einen Kommentar

Das war 2013 los bei Hülskötter & Partner – Teil 1

Kurz vor Weihnachten gibt es den Rückblick von Hülskötter & PartnerEin ausklingendes Jahr, wie viel Hektik es auch noch bringen mag, lädt immer ein zu einer Rückschau, mit der man sich noch einmal umblicken kann. Denn es ist wieder viel passiert bei Hülskötter & Partner, auch in diesen fast 365 Tagen. Daher beginnen wir heute unsere 2013-Trilogie, mit der wir unsere ganz persönlichen Highlights des Jahres präsentieren möchten.

Januar 2013

Ein Jahr startet immer dann gut, wenn es eine Menge Hilfestellungen für unsere Kunden bietet. So haben wir uns gleich zu Anfang Gedanken gemacht, wie die richtige Software und die passenden Dienstleistungen Ihren Kanzlei-Alltag verbessern können. Dazu gehört unter anderem die Advoware Toolbox, mit deren Hilfe jede Kanzlei ein wenig papierloser werden kann.

Doch nicht nur hilfreiche Tipps finden unsere Kunden toll, sondern auch schicke Rabatte, die wir immer wieder anzubieten haben. Und so hatten wir im Januar unsere 2-für-1-Aktion fortgesetzt, bei der Sie richtig Geld sparen konnten. Dieses Angebot umfasste aber nicht nur zwei Lizenzen zum Preis von einem, sondern auch einen Ausbildungsgutschein, mit dem unsere Kunden kostenfrei an den Webinaren unserer Onlineakademie teilnehmen konnten.

Für alle Jahreswechsel-Gestressten hatten wir offene Ohren und eine permanent offene Telefonhotline, die vor allem einen Menge Kummer in Sachen ELSTER-Zertifikat abgefangen hat. Hierfür haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch schon mal Überstunden gemacht.

Ein echtes Highlight wartete dann Mitte Januar auf unsere Kunden, und zwar in Form einer Matrixzertifizierung, die wir gemeinsam mit der advozon Kanzlei Konzept anboten – und immer noch anbieten. Mittlerweile haben fast 100 Kanzleien ihre Kanzleiorganisation vom TÜV Hessen mit dem ISO-Zertifikat verzieren lassen – für zufriedenere Mandanten, Mitarbeiter und Kanzleibesitzer.

Und noch eine Neuheit konnten wir im Januar vermelden: Wir haben die Advoware Onlineakademie runderneuert, für noch mehr Inhalte und noch mehr Zusatzfunktionen während der Webinare, die Hülskötter & Partner anbietet. Und klar, dass wir in der Onlineakademie auch neue Inhalte präsentieren.

Ein adäquates Ende fand der Januar in Form eines Advoware-Updates, das eine neue Schnittstelle zum Einwohnermeldeamtssystem Riser bereit stellte, und das zudem kleinere und größere Verbesserungen in Sachen Inkasso, Zeithonorar und ELSTER zu bieten hatte.

Februar 2013

Da auch bei Hülskötter & Partner gut Ding Weile haben will, mussten wir die Neueröffnung der Advoware Onlineakademie leider ein wenig verschieben. Was allerdings nicht bedeutete, dass wir unseren Kunden die neuen Inhalte vorenthalten wollten.

Und so starten wir im Februar eine umfangreiche Serie zu diesem Thema. Egal, ob es um das Bearbeiten von Akten ging, um die Aktenbeteiligten, um Termine/Fristen/Wiedervorlagen oder viele Dinge mehr – stets haben wir die neuen Inhalte ausführlich behandelt und dargestellt. Damit unsere Kunden bestens darüber informiert sind, welche Themen sie erwarten.

März 2013

„Alt gegen neu“ ist ja eine bekannte Marketingaktion, der wir uns ab und an nicht verschließen können. Daher haben wir im März unsere Kunden dazu aufgefordert, ihr altes Diktiergerät gegen ein brandneues Philips-Diktiergerät einzutauschen und dafür auch noch 100 Euro Prämie zu kassieren.

Dass wir im März die runderneuerte Advoware Onlineakademie starten würden, hatten wir Ihnen ja bereits im Februar gesagt. Dann fehlte nur noch eine ausführliche Erklärung, wie Sie sich für die neuen Webinare anmelden können, damit Sie ja kein Advoware Onlineseminar verpassen. Apropos Webinare: Im März fand das zweite von zahlreichen Onlineseminaren rund um das Thema Matrixzertifizierung statt.

Mitte März haben wir unsere Kunden darauf aufmerksam gemacht, dass in Sachen Zwangsvollstreckung neue Formulare erforderlich sind, die mit dem nächsten Advoware-Update bereit stehen werden. Diese neuen bzw. überarbeiteten Formulare waren Teil eines Updates, das aber noch mehr zu bieten hatte. So konnte die Onlineakte verbessert werden, die neue Schnittstelle e-Consult für Rechtsschutz-Deckungsanfragen wurde eingebaut, genauso wie die Verbindung aus Advoware heraus zum zentralen Testamentsregister.

Und klar, dass wir mal wieder einen Blick auf das Thema Matrixzertifizierung gelenkt haben, verknüpft mit der Frage, warum sich das für Anwaltskanzleien immer mehr lohnt. Dazu passten die ersten erfolgreich verlaufenen Zertifizierungen sehr gut.

April 2013

Die gute Nachricht erfolgte gleich Anfang April: Die im März gestartete neue Advoware Onlineakademie kam (und kommt) bei unseren Kunden sehr gut an. Das belegten die über 600 Teilnehmer, die sich für die ersten zehn Webinare registriert hatten. Selbst renommierte Kanzleien wie Bette, Westenberger, Brink finden die Advoware Onlineakademie ganz toll, was uns natürlich besonders gefreut hat.

Aber auch das Thema Qualitätsmanagement und Matrixzertifizierung war uns diverse Einträge im April wert. So wie der dreiteilige Leitfaden, den wir gemäß DIN EN ISO 9001:2008 für Sie adaptiert und online gestellt haben. Dazu passte ein Interview sehr gut, dass wir mit einer Kollegin geführt haben, die sich speziell um das Thema Matrixzertifizierung bei Hülskötter & Partner kümmert. Diese Mitarbeiterin stellt zum Beispiel sicher, dass die Checkliste richtig ausgefüllt wird, mit welcher der Status Quo der Kanzleiorganisation erfasst und bewertet wird.

Ach ja: Als besonderes „Schmankerl“ haben wir uns im April das Starterpaket „PR & Marketing“ ausgedacht, das wir allen künftigen Matrixkunden kostenfrei zur Verfügung stellen, wenn sie rechtzeitig den Zertifizierungsvertrag unterschreiben. Das Paket hat übrigens einen Wert von 700 Euro. In diesen Genuss kam unter anderen Dr. Michael Linden, der als einer der ersten Kunden matrixzertifiziert wurde und uns in Form eines Interviews Rede und Antwort stand.

In diesem Kontext ist übrigens auch die Webinar-Reihe zu sehen, die wir Ende April unter dem Titel „Online-Marketing für Anwälte“ gestartet haben und seitdem regelmäßig anbieten – auch in 2014. Mitgestaltet wird dieses Webinar übrigens von Bianke Bela-Renz, die in Berlin der Arbeit eines Mandantengewinnungscoach nachgeht – und das mit großem Erfolg.

Veröffentlicht unter Interna | Verschlagwortet mit , , , | Hinterlasse einen Kommentar

Interview: “Der Datenschutz stand bei der TÜV-Prüfung weit oben“

Die "Stammmannschaft" der Sozietät bolwin dokters aus EmsdettenMit der Kanzlei bolwin dokters aus Emsdetten bei Münster hat die advozon Kanzlei Konzept den etwa hundertsten Kunden erfolgreich zur QM-Zertifizierung geführt und damit eine echte Premiere feiert. Denn mit bolwin dokters wurde eine Sozietät geprüft, in der nicht nur Anwälte, sondern auch Wirtschaftsprüfer und Steuerberater arbeiten. Das gestaltete die vorbereitenden Arbeiten und die Prüfungsmaßnahmen zwar ein wenig aufwendiger, aber nicht minder erfolgreich.

In einem ausführlichen Interview stand uns Stefan Dokters Rede und Antwort rund um die Maxtrixzertifizierung. Während des Gesprächs erfuhren wir, dass bolwin dokters schon seit 2008 zufriedener Advoware-Kunde ist, dass die Matrixzertifizierung gerade für kleinere und mittelgroße Kanzleien immer wichtig wird und dass sie das Thema Datenschutz sehr ernst nimmt.

Herr Dokters, wie kam es zu der Matrixzertifizierung Ihrer Kanzlei?

Stefan Dokters: Da wir bereits seit 2008 treuer und zufriedener Advoware-Kunde sind, kam Herr Gerhard Hülskötter eines Tages auf uns zu, um uns von den Vorzügen der QM-Zertifizierung zu überzeugen. Das hat ihn kaum Aufwand gekostet, denn wir haben ziemlich schnell verstanden: Die Matrixzertifizierung ist genau das richtige Mittel für uns, um künftig standardisierte Prozesse und Abläufe innerhalb der Kanzlei besser steuern und delegieren zu können.

Woher wussten Sie, dass die Matrixzertifizierung „genau Ihr Ding“ ist?

Nun, da wir eine schnell wachsende Kanzlei sind, waren wir schon seit längerem mit den Prozessen und Strukturen innerhalb unserer Büroorganisation nicht mehr hundertprozentig zufrieden. Da kam uns die Aussicht, diesen Umstand mithilfe der advozon Kanzlei Konzept zu verbessern, natürlich sehr gelegen. Unsere Kanzlei umfasst nämlich mittlerweile rund 20 Mitarbeiter, davon sechs Berufsträger (Anwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer). Da waren wir schon länger auf der Suche nach einem System, das die täglichen Formalia steuern und hohe Qualitätsstandards aufrecht erhalten kann.

Unter diesen Aspekten schienen die notwendigen Maßnahmen der Maxtrixzertifizierung sehr hilfreich, mit denen wir jeden Arbeitsschritt in einen Prozess überführen konnten, der das Ganze nachvollziehbar macht. Zudem lässt sich die Maxtrixzertifizierung zu einem Bruchteil des Aufwands erreichen, der für eine Einzelzertifizierung erforderlich ist. Sowohl unter arbeitstechnischen als auch unter monetären Aspekten.

Was für uns übrigens kein Argument war, ist die Tatsache, dass die Zertifizierung der Kanzleiorganisation aus Sicht vieler Rechtsschutzversicherer und Organisationen wie der APRAXA immer wichtiger wird.

Wie aufwendig waren die vorbereitenden Maßnahmen der QM-Zertifizierung?

Dank der standardisierten Checkliste und eines frühen Besuchs von der advozon Kanzlei Konzept hielt sich der vorbereitende Arbeitsaufwand sehr in Grenzen. Dabei haben wir uns auf die wesentlichen Dinge beschränkt, die für die Maxtrixzertifizierung erforderlich waren, was den Aufwand zusätzlich begrenzt hat. So kam ich in der Vorbereitung zum Prüfungstermin auf etwa 10 bis 15 Stunden, in denen ich die notwendigen Daten und Unterlagen beisammen hatte. Dazu gehörte vor allem eine Ist-Aufnahme, welche Vorlagen, Musterschriftsätze und Checklisten in unserem Büro überhaupt zum Einsatz kommen.

Wie verlief denn der Prüfungstermin mit dem TÜV?

Den Prüfungstermin haben wir als sehr angenehm empfunden, der einen halben Tag dauerte. Mit dabei war der Datenschutzbeauftragte des TÜV Hessen, was von Anfang an einen Hinweis lieferte, in welche Richtung die Fragen gehen würden. Aber auch darauf waren wir vorbereitet, da wir aufgrund unserer Kanzleigröße einen internen Datenschutzbeauftragten beschäftigen, der sämtliche Fragen beantworten konnte.

Darüber hinaus wurden alle formalen Prozesse wie die QM-Handbücher geprüft und eine Hausbegehung durchgeführt. Dabei wurden einzelne Mitarbeiter befragt, vor allem aus dem steuerlichen Bereich unserer Kanzlei. Denn der war selbst für den TÜV Hessen neu und interessant, sodass sich die Herren unsere Anwendungen und die Datenerfassung mit diesen Programmen genau angesehen haben. Auch dabei stand der Datenschutz im Vordergrund.

Wie war die Unterstützung seitens der advozon Kanzlei Konzept?

Die war wie zu erwarten sehr professionell und sehr fachkundig. Es stellte sich als sehr hilfreich heraus, dass Herr Kattenbusch von der advozon Kanzlei Konzept Rechtsfachwirt ist, der die Belange von Anwaltskanzleien genau kennt und weiß, worauf es bei der Beurteilung einer Kanzleiorganisation ankommt. Das brachte uns sehr schnell auf eine gemeinsame Gesprächsebene, die uns geholfen hat, sämtliche notwendigen Verbesserungen und Anpassungen schnellstmöglich umzusetzen. Das ging soweit, dass wir in einem der drei ausführlichen Gespräche auf die Fragen vorbereitet wurden, die erfahrungsgemäß vom TÜV gestellt werden. Eine perfekte Vorbereitung also.

In welchen Bereichen wurde Ihre Kanzlei zertifiziert?

Unsere Kanzlei wurde unter Anwalts- und Steuerberateraspekten geprüft und entsprechend zertifiziert. Das hatte natürlich Auswirkungen im Vorfeld, aber auch während des Prüfungstermins, da mehr Arbeitsprozesse als sonst beschrieben und festgehalten werden mussten. Das betraf vor allem den steuerlichen Bereich, in dem viele dieser Arbeitsschritte komplett neu definiert und im QM-Handbuch niedergeschrieben geschrieben wurden. Das machte sich beispielsweise in den Bereichen Finanz- und Lohnbuchhaltung bemerkbar. Das Gute daran war allerdings, dass rund 80 Prozent aller Prozesse in den Bereichen Anwalt und Steuerberater deckungsgleich sind.

Wie werden Sie die Zertifizierung nach außen einsetzen? 

emsdettener volkszeitungWir werden in dieser Richtung verschiedentlich aktiv sein: Zum einen lassen wir unseren Briefbogen Anfang 2014 um das TÜV-Siegel ergänzen, zum anderen wird sich die Zertifizierung auch auf unserer Internetseite widerspiegeln.

Darüber hinaus hat die lokale Presse bereits unter dem Titel “Ausgezeichnetes Qualitätsmanagment” über uns berichtet, sodass wir auch dieser kommunikativen Verpflichtung bereits nachgekommen sind.

Welche IT-Dienstleistungen setzen Sie von Hülskötter & Partner ein?

Wir arbeiten vor allem mit Advoware, das wir um die Module Telefonie, Advoware Onlineakte, Advoware Smartphonekalender und Advovoice ergänzt haben, mit dem unsere gesprochenen Schriftstücke erfasst, transkribiert und der jeweiligen Akte zugeordnet werden können. Darüber hinaus wollen wir künftig das mobile Diktieren mithilfe einer App wie Advozon mobileDictate stärker nutzen.

Wie garantieren Sie den Datenschutz innerhalb Ihrer Kanzlei?

Dabei hilft uns vor allem der bereits erwähnte Datenschutzbeauftragte, der sich um sämtliche internen Belange in Sachen Datenschutz kümmert, und das vor allem unter technischen Aspekten wie der gesetzeskonformen Datenverarbeitung. Da dieses Wissen immer wieder aufgefrischt werden muss, besucht unser Datenschutzbeauftragter bereits die Webinare, die Hülskötter & Partner zu diesem Thema anbietet. Und natürlich sorgen wir auch dafür, dass die übrigen Mitarbeiter ebenfalls ein gutes Allgemeinwissen in Sachen Datenschutz aufweisen können.

Darüber hinaus betreiben wir mithilfe unseres Nummernsystems aktiven Datenschutz. Hierbei bekommt jeder Mandant eine eindeutige, fortlaufende Nummer zugewiesen, die auf sämtlichen Unterlagen vermerkt wird, die mit diesem Mandat zu tun haben. Damit stellen wir sicher, dass beispielsweise die zugehörigen Akten, selbst wenn sie einmal gut sichtbar auf einem Tisch liegen sollten, keiner Person zugewiesen werden können. Das minimiert obendrein mögliche Verwechselungen ähnlich klingender Mandantennamen.

Veröffentlicht unter Anwenderberichte | Verschlagwortet mit , , | Hinterlasse einen Kommentar

10 Fragen und Antworten zum Thema Datenschutz -Teil 3

Das Thema Datenschutzbeauftragter wird immer wichtigerAufmerksame Leser des Advoblogs wissen es bereits: Wir bilden unsere Kunden zum internen Datenschutzbeauftragten aus, und im Vorfeld des nächsten Webinars haben wir einen Dreiteiler gestartet, der sich genau mit diesem Thema beschäftigt.

Im ersten Teil haben wir Fragen wie “Muss ich den internen Datenschutz ernst nehmen?” und “Leidet meine Kanzlei unter einem möglichen Datenskandal?” beantwortet. Im zweiten Teil ging es dann um Fragen wie  “”Bestehen Kunden und Mandanten verstärkt auf aktiven Datenschutz?” und “Wie gehe ich mit den ständigen Anpassungen des BDSG um?”.

Im heutigen dritten und letzten Teil sagen wir Ihnen, wie sich aktiver Datenschutz als Marketingtool einsetzen lässt, was Datenschutz mit Datensicherheit zu tun hat und welche Konsequenzen ein Datenleck für Sie als Kanzleibetreiber haben kann.

8. Kann ich aktiven Datenschutz zu Marketingzwecken einsetzen?

Wer seinen Lieferanten und Kunden zeigt und mitteilt, dass er den Datenschutz gemäß BDSG ernst nimmt und umsetzt, indem er zum Beispiel ein Verfahrensverzeichnis auf seiner eigenen Internetseite veröffentlicht, macht vor allem eins klar: Dass er innovativ ist, die aktuelle Rechtsentwicklung verfolgt und sich dieser anpasst. Damit steht ein zusätzliches Marketinginstrument zur Verfügung.

Tipp: Falls Sie obendrein wissen wollen, welche weiteren Marketingtools für Anwaltskanzleien zur Verfügung stehen, sollten Sie entweder unser zugehöriges Webinar besuchen oder von unserer Facebook-Seite den Social-Media-Leitfaden auf Ihren Rechner laden. Den gibt es derzeit aber nur als Fan der Advozon-Seite.

9. Gibt es einen Zusammenhang zwischen Datenschutz und Datensicherheit?

Ja, natürlich gibt es den. Dabei stellt ein funktionierendes Datenschutzmanagement eine ideale Grundlage für die IT-Verfügbarkeit und eine möglichst hohe IT-Sicherheit dar. Denn je mehr Sie sich um die IT-Sicherheit Ihrer Kanzlei kümmern, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass für den Datenschutz Ihrer Kanzlei nur noch geringe Aufwendungen notwendig sind.

Das bedeutet konkret: Die IT-Sicherheit Ihrer Kanzlei umfasst nicht nur den Schutz personenbezogener Daten, sondern aller Daten, die elektronisch verarbeitet werden. Daher gewährleisten Sie die Einhaltung des Datenschutzes ab dem Moment, in dem Sie geeignete Mechanismen einführen, die Ihre Daten vor Sabotage, Spionage, Betrug oder Diebstahl schützen. Hierbei unterstützt Sie Hülskötter & Partner mithilfe zweier IT-Services, die sich Advozon IT-Schutz und Advozon Datensicherung nennen. Für den perfekten Rundumschutz Ihrer kostbaren Daten.

10. Mit welchen Konsequenzen muss ich rechnen, wenn ich den Datenschutz nicht erst nehme?

Das BDSG sieht weitreichende Konsequenzen vor, falls Sie die Datenschutzvorschriften innerhalb Ihrer Kanzlei nicht einhalten, sei es vorsätzlich oder fahrlässig. So benennt § 43, Abs. 3 BDSG Bußgelder von 50.000 Euro bis zu 300.000 Euro vor, die bei besonders schweren Fällen verordnet werden können. Die Geschäftsführer/Inhaber einer Kanzlei haften sogar persönlich, wenn sie keine ausreichende Datenschutz-Strukturen eingeführt haben. Und sollte man sich an personenbezogenen Daten bereichern, indem man diese beispielsweise verkauft, kann dies auch mit einer Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren geahndet werden (§44 BDSG).

Veröffentlicht unter Interna, Kunden-Webinare | Verschlagwortet mit , , , , | Hinterlasse einen Kommentar

Advoware-Jahreswechsel mit Checkliste vorbereiten und durchführen

Der Jahreswechsel gelingt mit dem Advoware-Assistenten mühelos“Alle Jahre wieder…” kennen Sie bestimmt. Also, ich meine damit nicht das bekannte Weihnachtslied, sondern den Jahreswechsel, der viele von uns immer wieder völlig unerwartet überrascht.

Damit Ihnen das nicht widerfährt, haben wir für Sie eine kleine Liste zusammengestellt, was Sie im Hinblick auf Advoware beim Übergang von 2013 auf 2014 beachten müssen. Und am Ende des Beitrags haben wir ein PDF-Dokument verlinkt, das alle wichtigen Dinge etwas ausführlicher darstellt.

Wir erleichtern Ihnen den Jahreswechsel in Advoware, und zwar mithilfe des zugehörigen Assistenten, den Sie unter “? | Assistent zur Jahresumstellung” finden. Starten Sie diesen aber auf keinen Fall vor dem 1. Januar 2014!

Folgende Merkmale von Adovoware lassen sich damit umstellen bzw. anpassen:

  • Aktennummern: Dabei entscheiden Sie, ob die laufende Aktennummer wieder mit “1″ beginnen oder an die letzte Nummer des Jahres 2013 anschließen soll.
  • Ablagenummern: Hier müssen Sie die laufende Aktennummer pro Jahr selbst anpassen. Dies gilt auch für die Ablagenummern Ihrer Notariatsakten.
  • Rechnungsnummern: Analog zu den Anlagenummern erfolgt auch hier keine automatische Anpassung.
  • Speicherorte: Hier können Sie festlegen, ob alle Textdokumente in einem einzigen Ordner gespeichert werden sollen, oder ob jeder Mitarbeiter seinen eigenen Ordner erhalten soll.
  • Jahresabschluss: Dieser erfolgt nahezu automatisch in Advoware. Starten Sie ihn einfach über das Menü “Finanzbuchhaltung | Abschluss | Einnahme- Überschuss-Rechnung | Jahresabschluss“.

Außerdem möchten wir Sie auf die steuerlichen Aufbewahrungsfristen hinweisen, die ebenfalls vom Assistenten berücksichtigt werden. Diese lassen sich mithilfe des Aktenregisters relativ einfach überprüfen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie im Explorerbaum der Aktenverwaltung mit einem Doppelklick die „Datenbankabfragen“ (Tastenkombination Strg + D).

2. Wählen Sie die Kategorie „Akten“ und die Bezeichnung „Prozessregister (abgelegte Akten)“.

3. Mithilfe des passenden Modus’ bestimmen Sie, ob nur abgelegte, aktive oder alle Akten berücksichtigt werden sollen.

4. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus und aktualisieren Sie das Fenster per Mausklick auf den gelben Blitz.

5. Darüber hinaus können Sie die Abfrage auch nach Sachbearbeiter und/oder Referat starten.

Jahreswechsel Advoware - Verjährungsfristen

So, und für sämtliche Details laden Sie bitte unsere Jahresumstellungsliste (PDF) per Mausklick auf Ihren Rechner  und führen Sie am Jahresanfang die Schritte wie beschrieben aus.

Veröffentlicht unter Software | Verschlagwortet mit , , , | Hinterlasse einen Kommentar

Wir können nicht nur Advoware, sondern auch Datenschutz, ISO, Marketing, …

Advozon steht für die Komfortzone für JuristenDie Firma Hülskötter & Partner aus dem westfälischen Nordwalde verbinden viele Kunden mit dem Begriff “Advoware”. Klar, schließlich vertreiben wir bereits seit 2001 die Kanzleisoftware der Advoweb GmbH, und das mit großem Erfolg. Wir betreuen mittlerweile gut 70 Prozent aller Advoware-Installationen im deutschsprachigen Raum, was uns zum Marktführer in diesem Segment macht.

Aber, und auch das ist eine unserer Stärken, wir können halt nicht nur Advoware. Denn wir glauben, dass es mit der Wahl der richtigen Kanzleisoftware erst richtig los geht. Lassen Sie uns daher gemeinsam das Universum von Hülskötter & Partner anhand einiger Fragen, die uns täglich erreichen, genauer betrachten.

Kümmern sich Hülskötter & Partner um meine Daten?

Ja, darauf können Sie sich zu 100 Prozent verlassen. Schließlich wissen wir, dass Ihre eigenen Daten und die Ihrer Mandanten Ihr höchstes Gut sind, mit dem man nicht vorsichtig genug umgehen kann.

Daher unterstützen wir Sie in zweierlei Hinsicht beim Datenschutz: Zum einen bieten wir eigene Dienste wie Advozon Datensicherung und Advozon IT-Schutz an, mit deren Hilfe Ihre Kanzleidaten automatisiert gespeichert werden und wir gleichzeitig dafür sorgen, dass Datendiebe keine Chance haben, Ihnen Schaden zuzufügen. Und zum anderen bilden wir seit Kurzem ausgewählte Mitarbeiter bei unseren Matrixkunden kostenfrei zu internen Datenschutzbeauftragten aus. Damit sie nicht gegen geltendes Recht verstoßen und keine Datenlecks entstehen.

Hilft mir Hülskötter & Partner bei der Optimierung meiner Kanzleiorganisation?

Ja, auch dabei unterstützen wir Sie. Denn in Zeiten von steigenden Qualitätsstandards bei Versicherungsgesellschaften sollten Anwaltskanzleien tunlichst darauf achten, dass ihre Kanzleiorganisation höchsten Ansprüchen genügt.

Das erreichen sie am besten mithilfe der advozon Kanzlei Konzept, die Kanzleien in Sachen Qualitätsmanagement mithilfe eines ausgeklügelten und bewährten Konzepts auf einen Stand bringt, der den strengen Auflagen des TÜV genügt. Damit steht am Ende das TÜV-Zertifikat “Geprüft gemäß DIN EN ISO 9001:2008″, das Ihnen höchste Qualitätsstandards bescheinigt. Auf diesem Weg können Sie auch Kanzleimarketing und Kundenakquise betreiben.

Können Sie mir sagen, wie ich mein Kanzleimarketing verbessern kann?

Ja, auch in diesem Bereich können wir Ihnen helfen. Hiefür bieten wir diverse Services, mit deren Hilfe Anwaltskanzleien ihr eigenes Marketing deutlich verbessern und damit neue Kunden akquirieren können.

Dazu gehört beispielsweise Advozon smartWeb, unser Angebot an Sie, mit geringem finanziellen und zeitlichen Aufwand Ihre Kanzlei im Internet bestmöglich zu präsentieren. Darüber hinaus bieten wir regelmäßig Webinare zum Thema Kanzleimarketing an, die Ihnen dabei helfen sollen, die Welt des Onlinemarketing besser zu verstehen und zu Ihren Zwecken zu nutzen. Dazu gibt es übrigens einen Leitfaden Social Media, an den Sie sehr bald noch einfacher herankommen können. Freuen Sie sich darauf!

Wie kann ich als Anwalt mit meiner Kanzlei mobiler werden?

Vor geraumer Zeit habe ich schon einmal über dieses Thema gebloggt und kann Ihnen sagen: Ja, auch zu der Mobilisierung Ihrer Kanzlei und Ihrer eigenen Arbeit kann Hülskötter & Partner beitragen.

Ob das die mobile Diktierlösung Advozon mobileDictate für das iPhone oder andere Smartphones ist (jetzt ganz neu mit echtem Schiebeschalter) oder der Advoware Smartphonekalender für den automatisierten Abgleich mit dem Advoware-Kalender oder unser Angebot an Sie, Philips-Diktiergeräte direkt über uns zu beziehen – all diese und weitere Dienstleistungen von Hülskötter & Partner helfen Anwaltskanzleien, künftig besser auf eine mobilere Welt reagieren zu können.

Helfen Sie mir auch bei der Schulung meiner Mitarbeiter?

Oh ja, und das mit großer Leidenschaft. Schließlich wissen wir aus eigener Erfahrung, dass gut ausgebildete Mitarbeiter die Anwaltskanzlei am Laufen halten. Damit ist jedes Webinar und jede Fortbildung, die Sie Ihren Mitarbeitern zuteil werden lassen, eine gute Investition.

Daher achten wir sehr darauf, dass unsere Kunden bestmöglich und regelmäßig in Sachen Advoware und darüber hinaus geschult werden. Hierfür haben wir unsere eigene Onlineakademie, in der wir regelmäßig unsere Kunden schulen, und das völlig kostenfrei. Schließlich wollen wir, dass Sie Advoware von Anfang an bestmöglich nutzen und einsetzen können. Obendrein sorgen wir mit unseren Onlineseminaren für eine der Grundvoraussetzungen, die Anwaltskanzleien erfüllen müssen, wenn sie sich ISO-zertifizieren lassen wollen.

Veröffentlicht unter Interna | Verschlagwortet mit , , , , , , | Hinterlasse einen Kommentar

10 Fragen und Antworten zum Thema Datenschutz -Teil 2

Das Thema Datenschutzbeauftragter wird immer wichtigerLetzte Woche habe ich hier mit einem Dreiteiler zum Thema Datenschutz angefangen, und das aus gutem Grund. Denn zum einen wird das Thema von vielen Kanzleibetreibern noch viel zu sehr ignoriert, was sich als äußerst schwerwiegende Fehleinschätzung entpuppen kann. Und zweitens bieten wir eine Webinar-Reihe an, mit der wir unseren geschätzten Matrixkunden die Gelegenheit geben wollen, einen ihrer Mitarbeiter zum internen Datenschutzbeauftragten ausbilden zu lassen.

Und wo es einen ersten Teil gibt, folgt meistens auch ein zweiter, und das ist heute der Fall. Und wenn Sie am nächsten Datenschutz-Webinar teilnehmen wollen, sollten Sie sich schon einmal den 9. Dezember 2013 in Ihrem Kalender eintragen. So, und jetzt folgen die wichtigsten Fragen und Antworten 4 bis 7.

4. Wie gehe ich mit den ständigen Änderungen des BDSG um?

Da das Thema Datenschutz auch aus Sicht der Bundesregierung eine immer größere Wichtigkeit einnimmt, wurde 2009 das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in weiten Teilen reformiert. Seitdem werden regelmäßig Änderungen am Gesetz vorgenommen, die dazu führen, dass der Datenschutzes in zahlreichen Bereichen komplizierter und undurchsichtiger wird. Dazu gehören die Bereiche Werbung/Marketing, Auskunfteien, Verfolgung von Straftaten  sowie die Erhebung von Daten im Arbeitsrecht, und so fort. Um dabei nicht völlig den Überblick zu verlieren, empfehlen wir Anwaltskanzleien, sich intensiv mit dem Thema Datenschutz zu beschäftigen. Beispielsweise mit unserer Hilfe.

5. Überprüfen die Aufsichtsbehörden die Einhaltung des BDSG regelmäßig?

Wie vielerorts bekannt ist, überprüfen die Datenschutzbeauftragten (offiziell: Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit, LDI) der Bundesländer immer häufiger die Einhaltung des Datenschutzes in Kanzleien und anderen Unternehmen. Hierbei kommt verschärfend hinzu, dass der LDI gemäß § 38 Abs. 4 BDSG ohne Durchsuchungsbefehl die Geschäftsräume, Unterlagen und EDV eines Unternehmens überprüfen darf. Hierfür wurde die Mitarbeiterzahl der zuständigen Stellen von 35 auf 70 aufgestockt.

6. Bestehen Kunden und Geschäftspartner verstärkt auf den Schutz ihrer Daten?

Ja, das lässt sich zunehmend feststellen. Immer mehr Kunden und Lieferanten fragen nach der Gewährleistung des gesetzlich vorgeschriebenen Datenschutzes, gerade in Zeiten von NSA, PRISM und Co. So wird vor allem in größeren Betrieben im Rahmen vorgeschriebener Compliance-Prüfungen die Einhaltung des Datenschutzes festgestellt. Sollte sich dabei herausstellen, dass Teile des BDSG nicht eingehalten werden, kann das zur unmittelbaren Auslistung und Vertragskündigung führen.

Damit wird aus dem aktiven Datenschutz ein echter Wettbewerbsvorteil, da Kanzleien, die den Schutz personenbezogener Daten ernst nehmen, für Mandanten und Geschäftspartner ein zuverlässiger Partner sind. Dabei sieht der Mandant seine Privatsphäre gesichert, Firmen hingegen sehen den Fortbestand ihrer Existenz durch den Schutz ihrer Daten als geschützt  an.

7. Kann man mithilfe des Datenschutzes die eigene Kanzlei absichern?

Ja, auf jeden Fall! Da in einem Unternehmen zahlreiche personenbezogene Daten wie Mitarbeitergehälter, Kundendaten, etc. gespeichert werden, sorgt die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien dafür, die eigene Kanzlei vor dem Verlust von Ansehen und damit dem Verlust der eigenen Existenz zu schützen. Und das ist im Interesse aller Beteiligten.

Veröffentlicht unter Interna, Kunden-Webinare | Verschlagwortet mit , , , , | Hinterlasse einen Kommentar

Neue Fachkraft für Telefonsupport und Onlineakademie: Nina Lorenzen

Nina LorenzenEs gibt Nachwuchs bei Hülskötter & Partner! Also, nicht das, was Sie jetzt vielleicht meinen, sondern in Person von Nina Lorenzen, die erst kürzlich ihre neue Arbeitsstelle in Nordwalde gefunden hat – und damit sehr glücklich ist, wie Sie mir im Interview verriet. Darüber hinaus erzählte sie ein wenig über sich selbst, über ihre Hauptaufgaben bei Hülskötter & Partner und dass das alles noch alles ziemlich aufregend ist.

Liebe Frau Lorenzen, was haben Sie denn in Ihrem Leben vor Hülskötter & Partner schon alles erlebt?

Nina Lorenzen: Ich habe vor einigen Jahren eine Ausbildung zur Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten absolviert, um anschließend mein Abitur nachzumachen, da ich noch mal studieren wollte. Während der “Überbrückungszeit” bis zum Studienbeginn arbeitete ich in einem Frühstückscafé, was mich letztlich zur Einsicht brachte, dass nicht jeder studieren muss. Und so habe ich mich gegen das Studium und für Hülskötter & Partner entschieden. Ich möchte nämlich gerne endlich ankommen.

Was sind Ihre Hauptaufgaben bei Hülskötter & Partner?

Mich hat die Stellenausschreibung von Hülskötter & Partner direkt angesprochen, weil ich darin die Möglichkeit sah, für Kanzleien da zu sein und diesen bei ihren Belangen helfen zu können. Meine Hauptaufgaben liegen nämlich im telefonischen Support, und in naher Zukunft werde ich obendrein als Dozentin in der Onlineakademie mein Wissen rund um Advoware zum Besten zu geben. Damit unsere Kunden die Anwaltssoftware vom ersten Tag an optimal einsetzen können.

Was würden Sie als größte Herausforderung bei Hülskötter & Partner bezeichnen?

Ganz ehrlich: Im Moment ist alles eine ziemliche Herausforderung bei Hülskötter & Partner, da das Ganze so neu für mich ist nach so kurzer Zeit. Aber ich habe es mit einem tollen Team zu tun, das mir die Einarbeitung so leicht wie möglich macht. Das hilft mir sehr bei meinen ersten Gehversuchen in Sachen Kanzleisoftware und IT-Dienstleistungen für Anwälte und Notare.

Was gefällt Ihnen bei Hülskötter & Partner bis jetzt am besten?

Ach, da gibt es eine ganze Menge, aber am allerbesten gefällt mir an Hülskötter & Partner, dass es sich um ein modernes und modern geführtes Unternehmen handelt, das seinen Mitarbeitern eine Menge Optionen ermöglicht und das richtige Maß an Freiraum gewährt, in dem wir uns entwickeln können. Zudem schätze ich – wie bereits erwähnt – das sehr freundschaftliche und kollegiale Arbeitsklima.

Wie würden Sie Hülskötter & Partner mit einem Satz beschreiben?

Hülskötter & Partner ist ein modernes Unternehmen, das jungen Leuten wie mir zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten bietet und sie darin unterstützt, die eigenen Ziele bestmöglich zu erreichen.

Veröffentlicht unter Interna | Verschlagwortet mit , , , | Hinterlasse einen Kommentar

10 Fragen und Antworten zum Thema Datenschutz -Teil 1

Das Thema Datenschutzbeauftragter wird immer wichtigerSeit geraumer Zeit bietet Hülskötter & Partner eine Ausbildungsreihe zum Thema Datenschutz an, mit der sich das Unternehmen aus Nordwalde exklusiv an die Kanzleien wendet, die mithilfe der advozon Kanzlei Konzept die ISO-Zertifizierung gemäß DIN EN ISO 9001:2008 zugesprochen bekommen haben.

Denn eines ist offenkundig: Der Bereich Datenschutz wird in vielen Kanzleien immer noch sträflich vernachlässigt, obwohl dieses Thema immer wichtiger wird. Daher starten wir heute ein kleine Serie rund um das Thema Datenschutz und beantworten dabei zahlreiche Fragen. Und am 9. Dezember veranstalten wir unser nächstes Datenschutz-Webinar.

1. Muss unsere Kanzlei den Datenschutz zwingend berücksichtigen?

Ja, Sie müssen sich unabhängig von der Größe des Unternehmens an die gesetzlichen Vorschriften des BDSG halten. Darüber hinaus gilt: Wer mehr als neun Mitarbeiter beschäftigt, die regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten, muss obendrein einen Datenschutzbeauftragten bestellen. Außerdem gilt: Jede Kanzlei muss ein Verfahrensverzeichnis erstellen, und zwar unabhängig davon, wie viele Mitarbeiter dort arbeiten. Dort wird gemäß §4 BDSG der Umgang mit sämtlichen personenbezogenen Daten dokumentiert.

2. Unterliegt der interne Datenschutzbeauftragte besonderen Regeln?

Ein Arbeitnehmer, der zum Datenschutzbeauftragten bestellt wurde, unterliegt seit dem 1. September 2009 einem besonderen Kündigungsschutz. Demnach kann ihm erst ein Jahr nach Ende seiner Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter gekündigt werden. Zudem kann er als Datenschutzbeauftragter nur abberufen werden, wenn er sich dafür als völlig untauglich erweist. Beides kann im Extremfall zu einer Unkündbarkeit des Datenschutzbeauftragten führen. Daher bestellen viele Firmeninhaber einen externen Datenschutzbeauftragten.

3. Leidet das Image meiner Kanzlei unter einem möglichen Datenskandal?

Diese Frage lässt sich anhand der jüngeren Geschichte, bei der Unternehmen wie ALDI, Schlecker und die Deutsche Bahn von Datenschutzskandalen erschüttert wurden, mit einem klaren „Ja“ beantworten. Denn seit dem 1. September 2009 sind bestimmte Unternehmen dazu verpflichtet, Datenpannen zu veröffentlichen. Die daraus resultieren Image- und Umsatzschäden sind nur schwer einschätzbar, lassen sich aber meist nicht vermeiden. Aus diesem Grund sollte jede Kanzlei und jedes Unternehmen das Thema Datenschutz sehr ernst nehmen. Denn in Zeiten von Transparenz und neuen Medien lassen sich entstandene Datenlecks einer Firma kaum noch vertuschen.

Veröffentlicht unter Interna, Kunden-Webinare | Verschlagwortet mit , , , | Hinterlasse einen Kommentar

Ein Tag im Leben einer Anwaltskanzlei mit Advoware und Advozon

Advozon steht für die Komfortzone für JuristenVielleicht haben Sie sich schon einmal gefragt, wie der Tagesablauf unserer Kunden aussieht, die mithilfe von Advoware und Advozon-Dienstleistungen ihre Kanzleiabläufe organisieren. Damit Sie einen kleinen Eindruck davon bekommen, haben wir einen ganz normalen Tag der Kanzlei S. & P. aus M. für Sie skizziert. Viel Spaß beim Schmökern!

8:30 Uhr: Mobile Terminplanung mit dem Advoware Smartphonekalender

Nach dem ersten Kaffee begibt sich Rechtsanwalt S. an seinen Schreibtisch und geht am PC sämtliche Termine durch, die ihm sein Sekretariat in den Advoware-Kalender eingetragen hat. Dabei achtet er peinlich genau darauf, dass die Termine automatisch mit dem Advoware Smartphonekalender synchronisiert werden. Denn sollte sich im Laufe des Tages einer dieser Termine verschieben oder ausfallen, sieht das Rechtsanwalt S. sofort auf seinem Smartphone. Das spart ihm viel Zeit und eine Menge grauer Haare.

9 Uhr: Neue Mandanten mithilfe des QM-Handbuchs anlegen

Das Sekretariat nimmt sich zu dieser Zeit bereits der Aufnahme neuer Mandanten an. Da die Kanzlei S. & P. mithilfe der advozon Kanzlei Konzept ISO-zertifiziert wurde, hat jede Mitarbeiterin einen dezentralen Zugriff auf die zugehörigen QM-Handbücher, in denen genau festgelegt ist, mit welchen Schritten die Aufnahme eines neuen Mandanten zu erfolgen hat. Das erleichtert die Arbeit der Mitarbeiter ganz ungemein und erfüllt zudem die Anforderungen der DIN-Norm ISO EN 9001:2008.

11:30 Uhr: Effiziente Gerichtstermine dank Advozon mobileDictate

Mittlerweile sitzt Rechtsanwalt S. in der Bahn und nutzt die Reisezeit zum Gericht optimal, indem er die Notizen des gestrigen Termins mit seinem iPhone und der Diktiersoftware Advozon mobileDictate aufzeichnet. Hierfür hat er sich sogar eines der Business-Abteile der Deutschen Bahn reservieren lassen. Sobald die Audiodatei fertig ist, lädt er diese hochverschlüsselt und abhörsicher auf einen nach EU-Recht zulässigen Internetserver, auf den sein Sekretariat via Advoware Zugriff hat. Das spart eine Menge Zeit und Arbeit und beschleunigt die Arbeitsabläufe der Kanzlei.

14:30 Uhr: Das papierlose Büro mit der Online-Akte & Advovoice

Das Sekretariat hat die Sprachaufzeichnung von Rechtsanwalt S. mittlerweile erhalten und diese auch schon transkribiert. Dank Advovoice, dem Sprachmodul von Advoware, gelingt das direkt am PC. Zudem lässt sich das Dokumente der richtigen Akte zuordnen. Mithilfe der Advoware Onlineakte landen die Unterlagen auf einem geschützten Webserver, auf den nur die Kanzlei und der Mandant Zugriff haben. Das erhöht die Transparenz zwischen Mandant und Kanzlei und macht zudem gedruckte Schriftstücke und den postalischen Versand derselben überflüssig. Wieder einmal spart Advoware bares Geld – und Zeit.

15:30 Uhr: Proaktives Kanzleimarketing und Mitarbeiterfortbilung

Nachmittags stehen bei der Kanzlei S. & P. die Themen Marketing und Mitarbeiterfortbildung auf dem Programm. Hierfür hat sich Rechtsanwalt P. um das Erstellen einer Webseite gekümmert, die mithilfe von Advozon smartWeb entstanden ist. Dieser kostengünstige Service von Hülskötter & Partner stellt mit geringem zeitlichen und finanziellen Aufwand eine aussagekräftige Internetpräsenz zur Verfügung, mit der die Kanzlei neue und vorhandenen Mandanten gezielt ansprechen kann. Und über Google werden S. & P. seitdem auch gefunden.

Zur selben Zeit befindet sich die Rechtsanwaltsfachgehilfin in der Advoware Onlineakademie, um ihre Kenntnisse rund um Advoware zu vertiefen. Heute steht die Finanzbuchhaltung der Kanzleisoftware auf dem Programm. Das sind sinnvoll 30 investierte Minuten, die das Online-Seminar dauert. Und das ganz ohne Fahraufwand.

23 Uhr: Vollautomatisches Backup und Software-Update

Die Kanzlei S. & P. befindet sich schon längst im wohlverdienten Feierabend, da kümmert sich jemand um die Sicherheit der Kanzlei. Es handelt sich dabei nicht um einen Sicherheitsdienst, sondern einerseits um Advozon Datensicherung und andererseits um Advozon IT-Schutz.

Advozon Datensicherung legt jeden Tag um diese Zeit vollautomatisch eine Sicherheitskopie sämtlicher Daten der Kanzlei an, falls diese einmal verschwinden sollten. Und Advozon IT-Schutz sorgt dafür, dass keine Viren, Würmer und Trojaner ins Kanzleinetzwerk eindringen können. Hierfür werden jeden Abend die notwendigen Updates eingespielt, die den Schutz aktuell halten. Damit die Rechtsanwälte S. & P. beruhigt schlafen können.

Veröffentlicht unter Advozon, Interna | Verschlagwortet mit , , , , , , , , , , | Hinterlasse einen Kommentar

Vollautomatische, ausfallsichere Backups mit Advozon Datensicherung

Advozon DatensicherungErst vor kurzem ist er wieder eingetreten, der schlimmste Fall der Fälle: Ein Kunde ruft bei unserem Support an, voller Sorge um seine Daten. Was passiert ist? Nun, die Festplatte seines Rechners, auf dem unter anderem Advoware installiert ist, hat nach fast vier Jahren das Zeitliche gesegnet.

Sprich, es kam zu einem Totalschaden am Speichermedium, und ein regelmäßiges Backup, also eine Datenspeicherung, hatte die Kanzlei leider nicht durchgeführt. Damit waren rund zwei Wochen Arbeit in Form wichtiger Daten weg. Worst Case, oder?

Und das kann jeden Tag passieren, denn herkömmliche Festplatten, wie sie immer noch in stationäre Rechner eingebaut werden, sind nun einmal nicht gefeit vor Verschleiß, Erschütterungen und Beschädigungen. Da sollte es eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein, die Serverdaten jeden Tag per Backup auf einem externen Medium zu sichern. Ist es aber leider nicht. Dabei ist es doch so einfach, eine regelmäßige Datensicherung durchzuführen. Und das am besten mit unserer Hilfe.

Denn wir haben ein Service im Angebot, der sich Advozon Datensicherung nennt und der genau das macht: Daten sichern. Das Gute daran: Sie müssen sich um nichts mehr kümmern, denn das übernehmen wir für Sie. Hinter Advozon Datensicherung verbirgt sich ein Internetdienst, der Ihre Daten tagtäglich hochverschlüsselt auf einem Server ablegt, der innerhalb Deutschlands steht und damit den Anforderungen der DIN-Norm 27001 entspricht. Soll heißen: Mit Advozon Datensicherung werden die Bestimmungen des BDSG und des § 203 StGB vollumfänglich berücksichtigt.

Hierfür kommen diverse Techniken wie das Verschlüsseln der Datenverbindung zwischen Ihrem Server und dem Internetrechner auf Basis von AES 256 zum Einsatz. Darüber hinaus erstellen Sie einmalig einen Schlüssel, den nur Sie kennen, der anschließend in Kombination mit Ihren Benutzerdaten für die Verschlüsselung Ihrer Daten genutzt wird. Damit können Sie ganz sicher sein, dass ausschließlich Sie an die Backup-Daten herankommen.

Das Installieren des Backup-Dienstes ist übrigens eine Sache von Minuten: unser Support-Techniker wählt sich per Internet auf Ihren Advoware-Rechner ein, installiert ein kleines Programm, richtet die notwendigen Backup-Konten ein, stimmt mit Ihnen die Backup-Intervalle und die zu sichernden Daten ab, und schon kann es losgehen mit der täglichen Datensicherung.

Hierbei werden wir von einer Software unterstützt, die sämtliche Backup-Aktivitäten überwacht und koordiniert. Und sollte einmal wider Erwarten etwas schief gehen, werden Sie automatisch darüber informiert und wir initiieren das Backup erneut. Apropos schief gehen: Das System hält standardmäßig die Datensicherungen der letzten 14 Tage vor, falls Daten tatsächlich zurückgespielt werden sollen. Und archiviert werden Ihre Backups obendrein, und das ein ganzes Jahr lang.

Die Kosten für Advozon Datensicherung sind übrigens sehr überschaubar: diese bewegen sich zwischen 12,95 Euro (netto) und 123,95 Euro (netto). Dafür stellen wir Ihnen 5 bis 100 Gigabyte an Datenspeicher zur Verfügung.

Weitere Informationen und Preise zu Advozon Datensicherung entnehmen Sie bitte unserer Webseite.

Veröffentlicht unter Advozon | Verschlagwortet mit , , , , | Hinterlasse einen Kommentar

Mandantenumfrage ab sofort auf huelskoetter.info verfügbar

Mandantenumfrage von Hülskötter & Partner auf FacebookMitte September haben wir schon einmal darüber berichtet: Unter insgesamt 600 Teilnehmern hat Hülskötter & Partner eine Umfrage durchgeführt, die für Anwaltskanzleien interessante Erkenntnisse zum Thema “Was erwarten meine Mandanten von mir” zutage gebracht haben. Anhand von zehn Fragen wollten wir wissen, wie wichtig beispielsweise die telefonische Erreichbarkeit einer Kanzlei ist oder ob eine informative Webseite bei der Wahl der passenden Kanzlei eine wichtige Rolle spielt.

Dabei kamen aufschlussreiche Ergebnisse heraus, die wir interessierten Kanzleien sehr gerne zur Verfügung stellen möchten. Da diese Umfrage bisher nur über unsere Facebook-Seite abrufbar ist, möchten wir sie gerne ab sofort einer größeren Interessentenschar zugänglich machen. Daher stellen wir die Präsentation im Prezi- und PDF-Format auf unserer Webseite bereit.

Die einzige Bedingung, die wir mit der für Sie kostenfreien Nutzung der Umfrageergebnisse verknüpfen: Sie tragen Ihre Daten in das Onlineformular ein, das sie per Mausklick auf diesen Link erreichen. Und schon wird der Bereich “Mandantenumfrage” ganz exklusiv für Sie freigeschaltet. Wir freuen uns auf Ihr Feedback!

Veröffentlicht unter Interna | Verschlagwortet mit , , | Hinterlasse einen Kommentar

Das leistet das Advoware-Update 3.31 – Teil 2

Advoware, die KanzleisoftwareErst gestern haben wir darüber berichtet, dass für alle Kunden das Advoware-Update 3.31 zum Download bereit steht. Die wesentliche Neuerung dieser Software-Aktualisierung besteht in der SEPA-Tauglichkeit unserer Kanzleianwendung. Damit sind Sie schon heute fit für die Umstellung auf die SEPA-Überweisungsverfahren, die ab dem 1. Februar 2014 verpflichtend angewendet werden müssen.

Neben dieser Anpassung hat Advoware 3.31 aber noch mehr zu bieten. Diese Verbesserungen möchten wir Ihnen in diesem Blogbeitrag gerne näher bringen. Sämtliche neuen und aktualisierten Funktionen finden Sie zudem im verlinkten PDF-Dokument, das die Advoweb GmbH zusammengestellt hat.

Verbesserungen bei RVG-Rechnungen

Hier gibt es folgende Anpassungen:

  • Angefallene Gerichtskosten lassen sich wieder nach altem Recht berechnen und direkt über einen Mahnbescheid abrechnen.
  • Termingebühren, die ohne Termin anfallen, können für Vorlagen ab sofort direkt voreingestellt werden.
  • Anfallende Einigungsgebühren nach 1005 und 1006 können in Advoware 3.31 automatisch in die RVG-Rechnung übernommen werden.
  • Auslagen für Fotokopien und Fahrtkosten können mithilfe einer Auslagenpauschale per Mausklick der Rechnung zugewiesen werden.

Anpassungen bei GNotKG-Rechnungen

Bei Rechnungen gemäß des GNotKG ergeben sich folgenden Verbesserungen:

  • Einzelne Beträge aus der Geschäftswertberechnung lassen sich per Kontextmenü in die Zwischenablage für weitere Zwecke oder direkt in Excel kopieren.
  • Die Vollzugsgebühr kann mit Advoware 3.31 zwischen Verkäufer und Käufer aufgeteilt werden, was die Rechnungserstellung vereinfacht.
  • Abweichende Geschäftswerte für Betreuungs-, XML-, Vollzugs- und Zusatzgebühren können ab sofort manuell eingetragen werden.
  • Auslagen lassen sich entweder einzeln oder pauschal erfassen. Zudem lassen sich angefallene Reisekosten anteilsmäßig auf mehrere Rechnungen verteilen.

Weitere Verbesserungen: Advophone, Onlineakte und mehr

Darüber hinaus ergeben sich in Advoware 3.31 weitere Anpassungen:

  • Advophone (ehemals Advoware Telefonie): E-Mails können jetzt an den Aktensachbearbeiter direkt aus dem Telefoniefenster erstellt und versendet werden. Außerdem lassen sich neue Kontakte aus dem Telefoniefenster heraus der passenden Akte zugeordnet werden.
  • Advoware Onlineakte: Mitteilungen und Uploads durch Mandanten lassen sich jetzt per Grundeinstellungen ausschließen. Zudem können Mitarbeiter über ihren Zugang auf die Eingangspost zugreifen.
  • Sonstige Erweiterungen: Die Interessenskollisionsprüfung für untergeordnete Beteiligungsarten (Versicherungen, etc.) lassen sich in Advoware 3.31 per Grundeinstellung abschalten. Außerdem können Gegenstandswerte bei einer Ratenzahlungsvereinbarung im Advoware Inkasso-Modul automatisch richtig berechnet werden.
Veröffentlicht unter Software | Verschlagwortet mit , , , , , | Hinterlasse einen Kommentar

Das leistet das Advoware-Update 3.31: SEPA und mehr

Advoware, die Kanzleisoftware

Advoware, die Kanzleisoftware

Über die Umstellung auf das Zahlungsverfahren SEPA haben wir hier ja schon ausführlich berichtet.

Dank des aktuellen Advoware-Updates mit der Versionsnummer 3.31 kommen unsere Kunden bereits heute in den Genuss einer geräuschlosen Anpassung sämtlicher Daten, die für das SEPA-Überweisungsverfahren erforderlich sind.

Das betrifft vor allem Kontonummern und Bankleitzahlen, die im Zuge der SEPA-Umstellung in IBAN- und BIC-Nummern umgewandelt werden.

Doch das Advoware-Update hat noch mehr zu bieten. So haben die Software-Entwickler der Advoweb GmbH in Sachen RVG- und GNotKG-Rechnungen Verbesserungen vorgenommen, das Programmmodul Advophone (ehemals Advoware Telefonie) überarbeitet und an der Advoware Onlineakte leichte Korrekturen vorgenommen. Zudem wurde die Kollisionsprüfung, das Inkasso-Modul und das Zeithonorar verbessert.

Die SEPA-Umstellung geschieht mit Advoware vollautomatisch

SEPA kommt: ab dem 1.2.2014 tritt der Einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum in Kraft Die verpflichtende Umstellung auf SEPA erfolgt zwar erst am 1. Februar 2014, allerdings wollen wir unsere Kunden nicht mehr so lange warten lassen. Daher können sie mithilfe des Advoware-Updates 3.31 sämtliche Daten in ein SEPA-taugliches Format umwandeln. Dabei werden die bisherigen Bankleitzahlen und Kontonummern sämtlicher Mandanten (und die eigenen Daten) vollautomatisch in die zugehörigen IBAN- und BIC-Nummern umgewandelt, die ab dem 1. Februar 2014 für SEPA-Überweisungen erforderlich sind.

Bei Einzugsermächtigungen verhält es sich ein wenig anders: Hierfür benötigt man ein Mandat, dass aus einer Gläubiger-ID und einer Mandatsreferenznummer besteht. Beides versendet man an seinen Mandanten, dabei ist vor allem das Datum wichtig, das zwischen dem 9. Juli 2012 und fünf Tage vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug liegen muss.

Das müssen Sie bei Advoware in Sachen SEPA beachten

Sobald Sie das Advoware-Update 3.31 eingespielt haben, sind Sie sofort “SEPA ready”. Das heißt also, dass Advoware vollautomatisch sämtliche Bankleitzahlen und Kontonummern, die für die Banküberweisungen erforderlich sind, in SEPA-taugliche IBAN- und BIC-Nummern umwandelt. Anschließend stehen alle Daten einträchtig nebeneinander zur Verfügung, sodass Sie bis zum 31.1.2014 mit BLZ und Kontonummer arbeiten können und ab 1.2.214 mit IBAN und BIC.

So geben Sie die Daten in Advoware richtig ein

Außerdem werden sämtliche Überweisungen, die Sie vor dem Advoware-Update durchgeführt haben, ebenso automatisch um IBAN und BIC ergänzt, sodass alle Daten auf einem einheitlichen Stand sind. Zudem steht es Ihnen frei, ob Sie aus dem Kontextmenü die Überweisungen im aktuellen DTAUS-Format oder im künftigen SEPA-Format auf einem Datenträger speichern wollen. Dasselbe gilt auch für den Druck der Überweisungen. Zudem können Sie nach dem Update bei der Eingabe neuer Überweisungsdaten wählen, ob Sie lieber die IBAN oder die Kombination aus Kontonummer oder Bankleitzahl eingeben. Die restlichen Daten werden automatisch daraus erstellt.

Die von Advoware konvertierten Daten sind zuverlässig

Zwar kann bei der Umwandlung von Kontonummern und Bankleitzahlen in die zugehörige IBAN das ein oder andere schief laufen, da vor allem Kontonummern leider nicht einheitlich formatiert sind. Da die Advoweb aber die professionelle Software Kontopruef zur Konvertierung der Bankdaten einsetzt, können Sie davon ausgehen, dass nach der Umwandlung sämtlicher Daten die IBAN-Nummern richtig sind und die SEPA-Überweisungen ab dem 1. Februar 2014 ordnungsgemäß ausgeführt werden.

Das Advoware-Update steht zum kostenlosen Download bereit

Weitere Informationen rund um SEPA erhalten Sie im verlinkten PDF-Dokument der Advoweb GmbH genauso wie das Advoware-Update, dass dort mit knapp 240 Megabyte zum Download bereit steht. Und morgen finden Sie hier auf dem Advoblog weitere Informationen zum Advoware-Update 3.31.

Veröffentlicht unter Software | Verschlagwortet mit , , | Hinterlasse einen Kommentar