Altes Diktiergerät einsenden und Rabatt für neues kassieren [Upd]

Philips Cashback-AktionAufgrund der sehr guten Geschäftsbeziehungen zur Firma Speech Processing Solutions GmbH (ehemals Philips Dictation) bietet Hülskötter & Partner seinen Kunden erneut die Chance, das alte, nicht mehr benötigte Diktiergerät gegen ein brandneues Diktiergerät einzutauschen und dafür 100 Euro bzw. 50 Euro Rabatt zu kassieren.

Die Rede ist zum einen vom Philips Pocket Memo 8100, das aufgrund der Cashback-Aktion anstatt 449 Euro nur 349 Euro kostet. Und zum anderen können Sie bei den Modellen Philips Speech Mike Premium LFH 3500 und LFH 3510 jeweils 50 Euro sparen.

In allen drei Fällen genügt es, wenn Sie das Onlineformular ausdrucken, mit den benötigten Daten versehen, das Ganze samt der nicht mehr benötigten Diktiergeräte in einen Karton packen und diesen an Hülskötter & Partner per Post schicken (die Adresse befindet sich auf dem Onlineformular). Senden Sie das Formular obendrein per Fax an die angegebene Nummer. Und vergessen Sie bitte nicht, den Karton mit Ihrer Adresse zu versehen.

Selbstverständlich  können Sie auch weiteres Zubehör gleich dazu bestellen.

Zusätzliche Infos finden Sie auf der zugehörigen Webseite.

Update: Aufgrund der hohen Nachfrage haben wir die Cashback-Aktion bis zum 31. Juli 2014 verlängert!

Ach ja: Die Aktion ist bis zum 27. Juni 2014 begrenzt.

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Videointerview: “Die Veranstaltung ist sehr gut angekommen.”

Eigentlich gehört die Zusammenfassung einer Veranstaltung an das Ende der Berichterstattung. Wir machen heute eine Ausnahme und lassen Gerhard Hülskötter, einen der beiden Geschäftsführer von Hülskötter & Partner, bereits heute zu Wort kommen. Damit starten wir eine Reihe von Videointerviews, die wir auf der großen Veranstaltung am 14. Mai 2014 in der Musterkanzlei in Nordwalde geführt haben.

Freuen Sie sich auf zahlreiche Informationen und Statements rund um die Themen Digitales Diktieren, Datensicherung, Advoware 4.0, Advozon Onlineakademie, Matrixzertifizierung Dragon Naturally Speaking. Freuen Sie sich schon darauf.

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Kostenloses Webinar: Marketing für Anwaltskanzleien [Upd]

Am 30. Juli 2014 findet eine weitere Folge unseres kostenlosen Webinars “Marketing für Anwaltskanzleien” in der Advozon Onlineakademie statt.

Der virtuelle Kurs beginnt um 9:30 Uhr und endet gegen 11:00 Uhr. Während dieser 90 Minuten werden folgende Themen behandeln:

  • die Marke “Anwalt” bestmöglich entwickeln
  • die richtige Vorgehensweise bei der Mandantenakquise
  • die optimale Strategie für die Positionierung der Kanzlei
  • die eigenen Stärken entdecken und weiterentwickeln

Es gibt also viele gute Gründe, an diesem Webinar teilzunehmen. Dafür werden die Dozenten mit ihren Themen, ihrem Wissen und ihrer Präsentation sorgen. Profitieren Sie von diesem kostenlosen Angebot von Hülskötter & Partner und melden Sie sich am besten gleich mithilfe Ihrer Advozon Comfortcard-Nummer über unsere Webseite für das Webinar “Marketing für Anwaltskanzleien” an. Wir freuen uns auf Sie!

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Interview: „ IT-Sicherheit kann man nicht kaufen, für die muss man sorgen.“

Olaf Tenti„Datenschutz mit Augenmaß“, so lautet das Motto der GDI mbH aus Hagen, mit dessen Geschäftsführer Olaf Tenti wir das folgende Interview geführt haben.

Anlass ist die Bestellung von Herrn Tenti zum Externen Datenschutzbeauftragten von Hülskötter & Partner, die zum 1. Januar 2014 in Kraft getreten ist. In diesem Gespräch skizziert Olaf Tenti den vorbereitenden Aufwand eines Datenschutzbeauftragten, beschreibt das erforderliche Know-how für das Einrichten aller sicherheitsrelevanter Maßnahmen und gibt Hinweise, was bei der eigenen IT-Infrastruktur unerlässlich ist.

Herr Tenti, wie kam es zu Ihrer Bestellung des Externen Datenschutzbeauftragten von Hülskötter & Partner?

Olaf Tenti: Ich habe bereits 2009 für Hülskötter & Partner zum ersten Mal gearbeitet, und zwar im Rahmen einer internen Datenschutzschulung, da die Geschäftsführung rund um Gerhard Hülskötter bereits zu diesem Zeitpunkt erkannt hat, wie wichtig das Thema Datenschutz ist. Im Laufe der folgenden Jahre wurde immer klarer: Ein interner Datenschutzbeauftragter kann das Thema nicht vernünftig behandeln, da sich der Datenschutz permanent ändert und den aktuellen Gegebenheiten angepasst wird. Somit hat mich Hülskötter & Partner Ende 2013 zum Externen Datenschutzbeauftragten bestellt und verpflichtet.

Was war Ihre erste „Amtshandlung“ als Datenschutzbeauftragter von Hülskötter & Partner?

Da Firmen, bei denen mehr als neun Anwender personenbezogene Daten verarbeiten, gesetzlich dazu verpflichtet sind, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, gehörte das Erstellen eines Verfahrensverzeichnisses zu einer meiner ersten Aufgaben. Darin wird akribisch festgehalten, an welcher Stelle des Unternehmens personenbezogene Daten verarbeitet und ob diese angemessen, sprich sicher behandelt werden.

Wie aufwändig war das Vorbereiten des Verfahrensverzeichnisses?

Das war im Grunde recht überschaubar: Wir haben gerade mal eineinhalb Arbeitstage in die Vorbereitung investiert, was vor allem dem Umstand geschuldet war, dass wir die Abläufe und Gegebenheiten bei Hülskötter & Partner schon sehr gut kannten. Das hat uns enorm geholfen. Hinzu kommt ein weiterer Arbeitstag beim Unternehmen selbst, an dem all die Maßnahmen umgesetzt werden, die wir für Hülskötter & Partner erarbeitet haben. Des weiteren sind sämtliche Datenverarbeitungsverträge zu überprüfen, die der Kunde mit den eigenen Kunden abgeschlossen hat, ob diese vollständig sind und sie eine bestmögliche Sicherheit garantieren. Dies muss selbstverständlich allen Kunden schriftlich mitgeteilt werden.

Wie muss man sich das Umsetzen des Verfahrensverzeichnisses vorstellen?

Davor haben zwar viele Kunden großen Respekt, was aber in den meisten Fällen unbegründet ist, da es sich lediglich um organisatorische Arbeiten handelt. Allerdings hält sich der Aufwand nur solange in Grenzen, solange die Vorab-Beratung lückenlos und auf profundem Wissen erfolgt. So kann man beispielsweise in Sachen Router-Sicherheit entweder einen neuen Router empfehlen (was vor allem kostenintensiv ist) oder die Sicherheitsmerkmale des vorhandenen Geräts überprüfen (was weniger aufwändig ist). Daher lautet unser Ratschlag: IT-Sicherheit lässt sich nicht kaufen, für die muss man sorgen bzw. sorgen lassen.

In welchen Abständen sind die datenschutz-relevanten Maßnahmen zu überprüfen?

Im Regelfall ist das nur einmal pro Jahr erforderlich. Sollten sich allerdings innerhalb der Firma oder der IT-Infrastruktur weitreichende Veränderungen ergeben, so werden wir normalerweise sofort aktiv, um beispielsweise die neue Hardware oder Software auf ihre Sicherheitsmerkmale hin zu überprüfen. Dabei verstehen wir uns eher als Berater denn als Kontrolleur.

Wo sehen Sie derzeit die größten IT-sicherheitsrelevanten Herausforderungen?

Die größte Herausforderung besteht aktuell darin, Unbefugte aus dem eigenen IT-Netzwerk fernzuhalten. Das betrifft vor allem viele mittelständische Unternehmen, die meist aus Kostengründen keine eigene Technikabteilung unterhalten. Die Folgen daraus sind oft nicht abschätzbar: Es wird in die falsche Infrastruktur investiert, da meist das Fachwissen fehlt, sich mit den zugehörigen Themen zu beschäftigen.

So zeigte das Beispiel der fehlerhaften Fritzboxen, dass vielerorts die Meinung vorherrscht, mit solch einem WLAN-Router habe man für die Sicherheit des eigenen Netzwerks gesorgt. Dass dem nicht so ist, erleben wird jeden Tag. Denn es wird immer einfacher, fremde Technik auszuhebeln und an relevante und hochsensible Daten heranzukommen. Auch damit verstößt man gegen das Datenschutzgesetz, ohne sich darüber im Klaren zu sein.

Wichtig ist aber auch ein weiterer Aspekt: Sämtliche Betroffenen sollten bestmöglich für das Thema Datenschutz sensibilisiert werden. Nur dann sind die getroffenen Sicherheitsmaßnahmen auch wirklich sinnvoll.

Wie sind diese Herausforderungen am besten zu meistern?

Das Wichtigste dabei: Kanzleien und anderen Firmen sollten sich auf jeden Fall professionell in Sachen IT-Sicherheit beraten lassen. Denn nichts ist gefährlicher als die Annahme, man könne als Anwalt oder Jurist sein Netzwerk „mal eben so“ selbst einrichten und pflegen. Dass dem nicht so ist, belegen viele uns bekannte Beispiele, in denen enorme Sicherheitsmängel auftraten. Darüber hinaus sollte man darauf achten, dass die Hard- und Software, die zum Einsatz kommen, den gängigen Sicherheitsstandards entsprechen. Damit betreibt man aktiven Datenschutz, in den man auf jeden Fall sinnvoll investieren sollte.

Darüber hinaus sollten vertrauliche Daten unbedingt verschlüsselt werden. Nur dann kann man auch sicherstellen, dass die Kommunikation mit anderen via Internet nicht mitgelesen werden kann. Das betrifft sowohl E-Mails als auch andere Kommunikationskanäle. Man sollte allerdings beachten, dass Verschlüsselung nicht immer sicher ist – selbst wenn dies vorgegaukelt wird.

Wie stellen Sie sicher, dass neben der technischen Umsetzung der datenschutz-relevanten Maßnahmen die juristische Beurteilung nicht zu kurz kommt?

Zu unserem Beratungsunternehmen gehören neben einer Vielzahl erfahrener Ingenieure und IT-Sicherheitsexperten auch zahlreiche Juristen und Anwälte, die wir unkompliziert und schnell in den jeweiligen Beratungsfall einbinden können. Hierfür stehen uns auch Kollegen innerhalb der Firma mit Rat und Tat zur Seite, die sehr erfahren sind, was den Datenschutz angeht.

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Mai-Event: Advoware 4.0, digitales Diktieren, Zertifizierung und Co.

Advoware Online-Services

Gerade befinde ich mich im ICE 1228 auf dem Weg nach Nordwalde/Münster zum Zwecke der Berichterstattung und Videointerviews. Beides erwartet mich auf dem morgigen Live-Event, das in der Musterkanzlei von Hülskötter & Partner stattfindet. Im verlinkten Beitrag erfahren Sie alles dazu.

Wichtige Themen sind:

Falls Sie sich noch ganz spontan für diese sehr spannende und informative Veranstaltung in Nordwalde anmelden möchten, können Sie dies mit wenigen Mausklicks mithilfe des zugehörigen Links erledigen. Wir freuen uns auf Sie!

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Advoware Online-Services: Computerhilfe aus der Ferne, Teil 3

Advoware Online-Services

Heute veröffentlichen wir den dritten und letzten Teil der Trilogie zum Thema Advoware Online-Services. Im ersten Teil haben wir die Bereiche Installation von Advoware und das Einrichten von Antiviren-Software betrachtet, der zweite Teil handelt vom Aktualisieren von Diktiergeräte-Firmware, von Ordner-Freigaben und Benutzerkonten in Windows sowie dem Advoware-Update-Service. Heute gehen wir näher auf die Themen Telefonanlage, Datensicherung, Advozon Smartphonekalender und Advoware-Schulungen ein.

7. TAPI Treiber für Telefonanlagen einrichten

Advoware-Kunden können mithilfe des optionalen Advoware-Moduls Telefonie ihre Telefonanlage mit der Kanzleisoftware von Hülskötter & Partner nutzen. Dazu gehört das Protokollieren und Erfassen von Telefonaten, falls diese per Zeithonorarfunktion in Rechnung gestellt werden sollen genauso wie das Anrufen eines Mandanten direkt aus seiner Akte heraus. Hierfür ist das Installieren bestimmter Software-Module erforderlich, der sogenannten TAPI-Treiber . Diese sorgen dafür, dass Advoware und die Telefonanlagensoftware richtig miteinander kommunizieren und ihre Daten austauschen können.

Kostenpauschale: 47,50 Euro je angefangene 30 Minuten

8. Datensicherung vollständig einrichten

Dass Hülskötter & Partner das Thema Datenschutz sehr ernst nimmt, erfahren Sie beispielsweise in dem ausführlichen Interview, dass wir mit Gerhard Hülskötter geführt haben. Dazu gehört unter anderem eine zuverlässige und automatisierte Datensicherung, die Hülskötter & Partner als Dienstleistung anbietet. Damit alle wichtigen Daten auf diesem Weg gesichert werden und selbst im Falle eines lokalen Datenverlustes wieder verfügbar gemacht werden können, sollte Advozon Datensicherung bestmöglich auf Ihre Advoware-Installation angepasst werden. Das übernehmen wir für eine Kostenpauschale für Sie, die unter 50 Euro liegt.

Kostenpauschale: 47,50 Euro

9. Advoware Smartphonekalender einrichten

Mit dem Advoware Smartphonekalender steht unseren Kunden eine einfach zu handhabende Möglichkeit zur Verfügung, den Advoware-Kalender mit der Kalender-App der Apple- und Android-Smartphones automatisch zu synchronisieren. Damit verpassen Sie keinen Termin mehr, falls Ihr Sekretariat während Ihrer Abwesenheit ein neues Mandantentreffen vereinbart. Zwar hat unsere Technik eine vollständige Anleitung verfasst, wie sich der Advoware Smartphonekalender einrichten lässt, aber selbstverständlich übernehmen wir das sehr gerne für Sie, und das zu einem fairen Preis.

Kostenpauschale: 47,50 Euro zzgl. 23,75 Euro je weiteren Benutzer

10. Individuelle Advoware-Schulungen

Mit der Advozon Onlineakademie bieten wir unseren Kunden einen sehr exklusiven Service: Mithilfe von maximal 90-minütigen Webinaren, die zu bestimmten Zeiten zu bestimmten Themen regelmäßig stattfinden, können Sie sich laufend zu Advoware und ihren Modulen fortbilden lassen. Damit Sie unsere Kanzleisoftware bestmöglich anwenden können.

Falls Sie aber einmal ein bestimmtes Webinar verpasst haben und auf seine Wiederholung nicht sechs Wochen warten wollen, bieten wir zu festen Preisen individuelle Online-Seminare an, die Sie bei uns buchen können. Damit besteht auch die Möglichkeit, mehrere Themen in einem einzigen Webinar zusammenzufassen. Den Umfang bestimmen Sie und Ihr Budget.

Kostenpauschale: 47,50 Euro je angefangene 30 Minuten

Mehr Infos und die Möglichkeit, einen oder mehrere Advoware Online-Services zu buchen finden Sie unter dem zugehörigen Link.

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Advoware Online-Services: Computerhilfe aus der Ferne, Teil 2

Advoware Online-Services

Erst vorgestern haben wir auf dem Advoblog eine dreiteilige Serie gestartet, mit der die neuen Advoware Online-Services eingehend vorgestellt werden. Im ersten Teil geht es um die vollständige Installation und Einrichtung von Advoware, einen hierfür erforderlichen Serverumzug und um das Einrichten der Antiviren-Software, die hoffentlich auf möglichst allen Kanzleirechner zum Einsatz kommt.

Im heutigen zweiten Teil ist die Rede vom Aktualisieren von Diktiergeräte-Software, von der Ordner-Freigabe in Windows samt Benutzerverwaltung sowie einem vollumfänglichen Update-Service, den man sogar als Abo bei Hülskötter & Partner buchen kann. Damit Sie künftig keine Software-Aktualisierungen mehr verpassen.

4. Diktiergeräte mit neuer Software bespielen

Hersteller wie Philips stellen immer wieder sogenannte Firmware-Updates zur Verfügung, die neue Funktionen auf dem Diktiergerät bereit stellen und bekannte Fehler und Probleme beheben. Die Installation dieser Gerätesoftware übernimmt Hülskötter & Partner zu einem Pauschalpreis pro Gerät für seine Kunden. Damit die Firmware auf dem Diktiergerät installiert werden kann, muss dieses per USB-Kabel am Advoware-PC angeschlossen werden. Anschließend kann der Techniker von Hülskötter & Partner per Fernzugriff die Firmware-Software auf dem Diktiergerät installieren.

Kostenpauschale: 23,75 Euro je Gerät

5. Freigaben und Benutzerrechte einrichten

Das Freigeben sämtlicher relevanter Ordner für die optimale Nutzung von Advoware innerhalb eines lokalen Netzwerks stellt für fachfremde IT-Techniker immer wieder eine nicht zu überwindende Hürde dar, die man mithilfe von Hülskötter & Partner mühelos überwindet. Auch hierfür benötigt unser Techniker lediglich einen Internetzugriff, der aus Advoware heraus gestartet wird.

Anschließend kann er sämtliche Anwenderbereiche freigeben, die für eine gemeinsame Arbeit von Advoware innerhalb der Kanzlei notwendig sind. Darüber hinaus legt der Techniker von Hülskötter & Partner alle Benutzer mit den zugehörigen Schreib- und Leserechten an. Damit können bestimmte Anwender nur auf Bereiche zugreifen, die auch für sie bestimmt sind.

Kostenpauschale: 47,50 Euro je angefangene 30 Minuten

6. Advoware und -Module-Updates installieren

Jedes Mal, wenn die Advoweb GmbH ein neues Update veröffentlicht, steigt die Anruferrate unserer Hotline deutlich an. Das zeigt zweierlei: Die Kunden von Hülskötter & Partner nehmen das Einspielen der Software-Updates ernst, was sehr gut ist. Und dass sie oder ihr IT-Techniker mit den Besonderheiten eines Advoware-Updates nicht vertraut sind und oft daran scheitern, was natürlich nicht in unserem Sinne ist.

Daher übernimmt Hülskötter & Partner auf Wunsch das Aktualisieren von Advoware und deren Module. Leider lässt sich vorher nie genau sagen, wie zeitaufwändig die Update-Prozedur ist. Statistiken und unsere Erfahrungen zeigen aber, dass die Aktualisierung unserer Kanzleisoftware pro Netzwerk nicht mehr als eine Stunde in Anspruch nimmt. Damit bekommen Sie für unter 100 Euro ein aufgefrischtes System, das im Anschluss an das Update sofort wieder betriebsbereit ist. Das sollte Ihnen diese Investition auf jeden Fall wert sein.

Kostenpauschale: 47,50 Euro je angefangene 30 Minuten

Update-Service: Falls Sie sich nicht jedes Mal um das Einspielen eines erforderlichen Updates kümmern wollen, können Sie bei Hülskötter & Partner einen Update-Service in Auftrag geben. Damit kümmern wir uns bis auf Widerruf darum, dass Ihre Advoware-Installation stets auf dem aktuellen Stand ist. Das bedeutet für Sie: Sie bekommen zu den bekannten Konditionen alle erforderlichen Updates installiert, und das pünktlich und ohne, dass Sie sich darum kümmern müssen. Nur den Zugriff auf Ihren Advoware-Rechner, den müssen Sie uns jeweils einmal gewähren.

Kostenpauschale: 47,50 Euro je angefangene 30 Minuten

Mehr Infos und die Möglichkeit, einen oder mehrere Advoware Online-Services zu buchen finden Sie unter dem zugehörigen Link.

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Advoware Online-Services: Computerhilfe aus der Ferne, Teil 1

Advoware Online-Services

Advoware-Kunden kommt das möglicherweise bekannt vor: Das aktuelle Update soll auf dem Server und/oder den Arbeitsplätzen installiert werden, was unter normalen Umständen 30 bis 60 Minuten in Anspruch nimmt. Doch dann kommt es zu unerwarteten Komplikationen, und der fachfremde IT-Techniker, den Sie mit der Installation des Software-Updates beauftragt haben, kommt leider nicht mehr weiter, da er mit Advoware kaum oder gar nicht vertraut ist.

Was das bedeutet, lässt sich anhand zahlreicher Praxisfälle belegen: Advoware funktioniert nur noch eingeschränkt oder im schlimmsten Fall gar nicht mehr. Daraus resultiert ein erheblicher Mehraufwand, da ein Techniker von Hülskötter & Partner häufig erst eingeschaltet wird, wenn das Kind schon in den Brunnen gefallen ist. Also die fehlgeschlagene Update-Installation möglicherweise rückgängig machen muss, das Update erneut einspielen darf, und, und und.

Darüber hinaus hat die Kanzlei eine Person für die Dauer der (leider fehlgeschlagenen) Update-Installation freigestellt, damit sie den IT-Techniker bei seiner Arbeit begleitet. Was das in Kosten ausgedrückt bedeutet, kann man ebenfalls leicht nachrechnen. Von dem Advoware-Ausfall und den damit verbundenen Ausfallzeiten ganz zu schweigen.

All diese Überlegungen haben dazu geführt, die neuen Advoware Online-Services zu entwickeln. Ziel dabei ist es, die Ausfallzeiten der Kanzleitechnik zu minimieren und die Kosten für deren Verwaltung zu senken. Hinter den Advoware Online-Services verbergen sich insgesamt zehn Einzelleistungen, die sich je nach Bedarf und Anwendungen bei Hülskötter & Partner bestellen und buchen lassen. Diese zehn Dienste werden in diesem und zwei weiteren Blogbeiträgen ausführlich vorgestellt.

Kostenfreier 5-Minuten-Erst-Check

Die Advoware Online-Services beginnen mit einem kostenfreien 5-Minuten-Online-Check, der sich direkt aus Advoware heraus starten lässt. Damit verschafft sich der Techniker von Hülskötter & Partner eine aktuelle Übersicht, an welchen Stellen des Systems möglicherweise Korrekturen oder Verbesserungen nötig werden. Anschließend kann der Techniker einschätzen, welcher Service infrage kommt und benennt in der Regel sofort die damit zusammenhängenden Kosten, und das zumeist in Form einer festen Pauschale.

Damit kann der enorme Zeitaufwand von Fremdtechnikern ohne Advoware Know-how von mehreren Stunden erheblich reduziert werden, da sämtliche von uns angebotenen Online-Services in den meisten Fällen innerhalb von einer halben bis zu zwei Stunden online erledigt werden können. Damit entstehen also Kosten, die gerade mal zwischen 47,50 Euro und 190 Euro liegen. Darüber hinaus entfallen Fahrtkosten vollständig.

Folgende Advoware Online-Services mit den zugehörigen Kosten bieten Hülskötter & Partner seinen Kunden ab sofort an:

1. Installation von Advoware und ihrer Zusatzmodule

Ganz oben auf der Advoware Onlineservices-Liste steht die Installation von Advoware selbst. Hierfür ist nur eine Internetverbindung zwischen Kunde und Hülskötter & Partner erforderlich, und das mithilfe der mitgelieferten Software Teamviewer, die der Kunde einmal auf seinem Rechner installiert. Der Zugriff auf den Kunden-PC oder -Server erfolgt anschließend auf Basis einer sicheren Internetverbindung.

Kostenpauschale: 47,50 Euro je angefangene 30 Minuten.

2. Vollständiger Serverumzug

Der Umzug sämtlicher Advoware-Daten und der Anwendung selbst ist mithilfe von Hülskötter & Partner ein Kinderspiel. Das einzige, was der Kunde hierfür vorbereiten muss, ist eine vollständige Sicherung aller Daten. Anschließend wird die komplette Advoware-Installation vom alten auf den neuen Rechner übertragen. Dies dauert erfahrungsgemäß etwa eine Stunde, sodass der monetäre Aufwand sehr überschaubar und sehr gut kalkulierbar ist. Und wenn es einmal länger dauern sollte, geht das zu Lasten von Hülskötter & Partner.

Kostenpauschale: 95 Euro

3. Antivirensoftware richtig einstellen

Die Installation einer der bekannten Antiviren-Anwendungen stellt meist keine echte Hürde dar, das Definieren von sogenannten Ausnahmeregeln hingegen schon. Damit wird sichergestellt, dass beispielsweise die Verbindung zwischen Advoware und dem Internet reibungslos funktioniert. Aber auch die Kommunikation von Advoware und Microsoft Word wird von Hülskötter & Partner richtig eingestellt. Das vermeidet Konflikte und Verbindungsprobleme von Anfang an.

Kostenpauschale: 47,50 Euro für je drei Rechner (PCs, Server, etc.)

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Neue Mitarbeiterin bei Hülskötter & Partner: Karin Waloch

Bei Hülskötter & Partner ist ein Neuzugang zu vermelden: Mit Karin Waloch beginnt eine Fachkraft im Bereich Vertrieb und QM-Zertifizierung, die dazu beitragen soll, vor allem die gestiegene Nachfrage im Bereich Matrixzertifizierung besser bewältigen zu können. Ein guter Grund für das Advoblog, mit Frau Waloch ein Interview zu führen, in dem sie über ihre Motivation spricht, für Hülskötter & Partner zu arbeiten und wie es sich anfühlt, Teil des Unternehmens aus Nordwalde zu sein.

Frau Waloch, wie kamen Sie zu Hülskötter & Partner? 

Karin Waloch: Ich habe mich auf dem ganz klassischen Weg bei Hülskötter & Partner beworben. Kaum einen Tag später hat mich Herr Gerhard Hülskötter angerufen, um mich zu einem Vorstellungsgespräch nach Nordwalde einzuladen. Der Rest ging dann ziemlich schnell, da wir beide wussten: “Ja, das passt!”.

Was genau haben Sie gelernt? 

Ich habe erfolgreich eine kaufmännische Ausbildung sowie ein Studium im Bereich International Business abgeschlossen. Beides wird mir helfen, bei Hülskötter & Partner die Erwartungen zu erfüllen, die in mich gesetzt werden.

Was werden Sie bei Hülskötter & Partner genau machen?

Ich werde vor allem im Vertrieb aktiv sein, wo ich Frau Irmgard Hülskötter tatkräftig unterstützen werde. Das betrifft speziell den Bereich QM-Zertifizierung, der derzeit bei Hülskötter & Partner enorm ausgebaut wird, da die Nachfrage seitens vieler Kanzleien zunimmt. Natürlich bin ich auch für die gesamte Beratung rund um Advoware und seine Zusatzmodule zuständig.

Warum haben Sie sich für Hülskötter & Partner entschieden?

Dafür gibt es diverse Gründe: Zum einen ist Hülskötter & Partner ein junges, modernes und dynamisches Unternehmen, das seine Mitarbeiter fordert und fördert. Das bedeutet für mich als Mitarbeiterin, dass ich mich auf vielfältige Art und Weise einbringen kann. Und das ist mir sehr wichtig.

Wie ist es denn bei Hülskötter & Partner?

Ich fühle mich hier sehr wohl, da ich von den neuen Kolleginnen und Kollegen sowie von der Geschäftsführung sehr nett und kollegial ins Team aufgenommen wurde. Das spiegelt sich auch in einem sehr angenehmen Arbeitsklima wider.

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14. Mai 2014: Wissenswertes zur ISO-Zertifizierung, Advoware 4.0 und Co.

Großes Live-Event am 14. Mai 2014 bei Hülskötter & Partner

Die finale Agenda der großen Live-Veranstaltung von Hülskötter & Partner steht, daher folgt heute nochmals der Hinweis, dass sich alle interessierten Anwaltskanzleien und Juristen ab sofort für das Event am 14. Mai 2014 per Onlineformular anmelden können.

Dieses Formular umfasst sämtliche Themenbereiche, für die Sie sich vorab anmelden können. Dazu gehören:

Da es sich bei dem Event um eine Veranstaltung mit Workshop-Charakter handelt, können Sie sich genau zu den Themen informieren, die für Sie am interessantesten erscheinen. An jedem Themen-Point steht ein sachkundiger Experte zu einem ausführlichen Gespräch zur Verfügung.

Die Veranstaltung beginnt um 10 Uhr und endet gegen 17 Uhr. Für Ihre Verpflegung wird selbstverständlich gesorgt. Am besten melden Sie sich umgehend mit dem hier verlinkten Online-Formular für das große Live-Event in Nordwalde bei Münster an. Hülskötter & Partner freut sich auf Ihr Kommen!

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In einer Woche: Microsoft beendet Support für Windows XP und Office 2003 [Upd]

Der Wechsel von Windows XP auf WIndows 7/8 gelingt meist mühelos
In genau einer Woche beendet Microsoft eine Ära: Fast 13 Jahre nach Erscheinen seines Betriebssystems Windows XP stellt das Softwareunternehmen aus Redmond die technische Unterstützung für seine PC-Software ein. Davon ebenfalls betroffen ist Office 2003, für das ab dem 8. April 2014 ebenfalls keine Updates und Patches mehr bereit gestellt werden.

Für betroffene Anwender bedeutet das zweierlei: Zum einen werden die XP-basierten PCs und Notebooks noch unsicherer, als sie es ohnehin schon waren. So zeigt ein Studie vom Oktober 2013, dass XP-Rechner im Vergleich zu Windows 8-PCs etwa sechsmal anfälliger gegenüber Malware und anderen Schadprogrammen ist. Und zum anderen werden viele Anwendungen und Treiber für Windows XP ebenfalls nicht mehr weiterentwickelt, was sich ungünstig auf die Gesamtleistung und Stabilität der XP-Rechner auswirken kann.

Advoware funktioniert unter Windows XP nach wie vor

Die gute Nachricht: Advoware ist davon nicht betroffen, Kunden von Hülskötter & Partner können weiterhin ohne Einschränkungen mit der aktuellen Version der Kanzleisoftware arbeiten. Allerdings, und darauf sei nochmals explizit hingewiesen, kann aufgrund der fehlenden Sicherheitsupdates künftig keine Garantie dafür übernommen werden, dass Unbefugte die XP-Advoware-PCs ausspionieren und auf diesem Weg in den Besitz höchst sensibler Daten gelangen. Was das für die betroffene Kanzlei oder den Einzelanwalt bedeuten kann, zeigt das Interview mit Rechtsanwältin Hogrebe sehr eindrucksvoll.

Hülskötter & Partner rät: Heute noch auf Windows 7/8 umsteigen

Daher wollen Hülskötter & Partner ihren Kunden dringlich dazu raten, sämtliche Rechner mit Windows XP zu identifizieren und möglichst bald gegen ein System mit Windows 7 oder Windows 8 auszutauschen. Am besten sollte man hierzu einen IT-Fachmann zu Rate ziehen, der die Beschaffung, die Installation und die Datenmigration sämtlicher Rechnersysteme übernimmt.

Update: Wie dringlich das Thema Migration von Windows XP auf Windows 7/8 ist, belegt nachstehende Grafik, die uns gerade via Statista erreicht hat. Demnach belegt Windows XP immer noch den zweiten Platz innerhalb des Microsoft-Windows-Rankings!

Infografik: XP kurz vor Support-Ende immer noch Nummer 2 | Statista

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Experteninterview: „Das Thema Datenschutz betrifft jede Anwaltskanzlei.“

So organisieren Sie Ihre KanzleiHülskötter & Partner nimmt den Schutz der eigenen Daten und die seiner Kunden schon seit langem sehr ernst, wie dies Geschäftsführer Gerhard Hülskötter erst kürzlich in einem ausführlichen Interview ausgeführt hat.

Aus diesem Grund hat seine Firma Anfang des Jahres die GDI mbH damit betraut, zum einen Webinare zum Thema Datenschutz in der Advoware Onlineakademie abzuhalten, und zum anderen den Externen Datenschutzbeauftragten von Hülskötter & Partner zu bestellen.

Diese Zusammenarbeit zum Anlass nehmend, hat das Advoblog mit Jennifer Hogrebe von der GDI mbH dieses Interview geführt, in dem sie aufzeigt, warum Anwaltskanzleien unbedingt das BDSG beachten sollten, dass es sehr teuer werden kann, wenn man das nicht tut und welche Inhalte die GDI mbH im Rahmen der Webinare vermittelt.

Frau Hogrebe, welche Vorgaben müssen laut BDSG in Sachen Datenschutz eingehalten werden?

Das BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) verlangt die Einhaltung zahlreicher Vorgaben. Dazu gehört beispielsweise eine zuverlässige Zugangskontrolle in Bereiche, in denen sensible Daten gespeichert werden. Das ist zum einen jeder PC, mit denen Daten elektronisch verarbeitet werden, aber auch Serverräume, in denen die Rechner stehen, auf denen sämtliche Daten gespeichert werden. Dazu gehört auch ein effektiver Schutz vor Zerstörung durch Feuer oder Wasser. Hier steht vor allem der Schutz der Medien im Vordergrund.

Darüber hinaus ist es wichtig zu wissen, dass innerhalb einer Kanzlei, in der sich mehrere Mitarbeiter einen PC teilen, jeder Anwender sein eigenes Benutzerkonto besitzt, sodass im Falle eines Verstoßes gegen das Datenschutzgesetz zweifelsfrei festgestellt werden kann, welcher Benutzer dafür verantwortlich ist. Hier spielt auch das Thema sichere Kennwörter eine wichtige Rolle, die obendrein auf keinen Fall auf der Tastaturunterseite oder Schreibunterlage vermerkt werden dürfen. Auch das erleben wir leider viel zu oft.

Wichtig in diesem Zusammenhang sind auch abschließbare Aktenschränke und das Nutzen von Namenskürzeln, sodass sich jederzeit nachweisen lässt, wer eine bestimmte Akte zuletzt bearbeitet hat.

Auf wen lässt sich das BDSG im Allgemeinen anwenden?

Das betrifft vor allem sämtliche Firmen, in denen mehr als neun Mitarbeiter personenbezogene Daten elektronisch verarbeiten. In diesem Fall muss zwingend ein Verfahrensverzeichnis geführt werden, in dem alle Schritte und Prozesse schriftlich festgehalten werden, die unmittelbar mit dem Thema Datenschutz zu tun haben. Dieses Verfahrensverzeichnis wird von einem internen oder externen Datenschutzbeauftragten erstellt und auf die Einhaltung überprüft.

Das BDSG ist aber auch auf kleinere Kanzleien anwendbar, wenn diese besonders sensible Daten speichern und verarbeiten. Dazu gehört beispielsweise die private Adresse eines Mitarbeiters, die auf keinen Fall im Internet veröffentlicht werden darf. Aber auch Mandantendaten, die auf bestimmte Umstände hinweisen können (wie ein strafrechtliches oder Insolvenzverfahren) sind als hochsensibel einzustufen und unterliegen damit den Schutzvorschriften des BDSG.

Das trifft de facto auf jede Anwaltskanzlei zu!?

Ja, das trifft so zu, wenngleich das BDSG nicht in jedem Fall so weit geht. Wir empfehlen allerdings, das Thema Datenschutz innerhalb einer Kanzlei sehr, sehr ernst zu nehmen und die Regeln des BDSG einzuhalten. Gerade in Zeiten des Internets sollte man sich permanent darum Gedanken machen, welche Daten nach außen dringen dürfen – und welche nicht.

Mit welchen Konsequenzen ist bei Missachtung des BDSG zu rechnen?

Die Konsequenzen reichen von happigen Bußgeldern bis hin zu Gefängnisstrafen, wenn das BDSG grob fahrlässig oder gar vorsätzlich missachtet wird. So sieht der §43 des BDSG Geldstrafen von bis zu 300.000 Euro vor. Hierzu sollte man auch wissen, dass nicht nur der Kanzleibetreiber, sondern auch dessen Mitarbeiter in die persönliche Haftung genommen werden können, wenn diese das BDSG nicht einhalten.

Welche Inhalte vermittelt GDI während der Webinare, die Sie in der Advoware Onlineakademie abhalten?

Wir vermitteln eine Menge an Grundlagenwissen, zeigen also mögliche Gefahrenquellen auf, nennen aber auch Möglichkeiten, wie sich diese Sicherheitslücken vermeiden oder schließen lassen. Aber auch die fundamentalen Grundbegriffe der IT-Sicherheit nennen wir während der Webinare, um so alle Teilnehmer auf einen vernünftigen Kenntnisstand zu bringen. Hierzu gehört beispielsweise das Wissen rund um technische Netzwerke und wie diese von außen bedroht werden können. Damit wollen wir die Teilnehmer der Onlineseminare noch besser für das Thema Datenschutz sensibilisieren.

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“Wir hätten uns sehr gerne matrix-zertifizieren lassen” – Teil 3

TÜV ISO 9001 LogoBei Hülskötter & Partner steht die Qualität der eigenen Arbeit an oberster Stelle der Unternehmensagenda, daher hat sich die Firma aus Nordwalde mithilfe der advozon Kanzlei Konzept gemäß DIN EN ISO 9001:2008 zertifizieren lassen.

Grund genug für den Advoblog, ein ausführliches Interview mit Gerhard Hülskötter zu führen, einer der beiden Geschäftsführer von Hülskötter & Partner. Das ist der dritte von drei Teilen, der erste und der zweite Teil stehen bereits online.

Gerhard Hülskötter, GF von Hülskötter & PartnerWarum hat sich Hülskötter & Partner für die Einzelzertifizierung entschieden?

Zunächst einmal muss ich vorweg schicken: Wir hätten uns gerne für eine Matrixzertifizierung entschieden, da diese im Vergleich zur Einzelzertifizierung erheblich weniger zeitaufwändig und weniger kostenintensiv ist.

Allerdings haben wir trotz intensiver Recherchen keinen Anbieter wie die advozon Kanzlei Konzept gefunden, der uns per qualitativ hochwertiger Matrixzertifizierung das TÜV-Siegel ermöglicht hätte. Daher haben wir uns gezwungenermaßen für die aufwändigere Einzelzertifizierung entschieden.

Letzte Frage: Gibt es hilfreiche Tipps für Kanzleigründer?

Ja, ich kann den Gründern einer neuen Kanzlei nur raten, sich unserer Matrix anzuschließen, denn dann können sie mithilfe unserer sehr guten Qualitätsmanagement-Handbücher von Anfang an eine Kanzleiorganisation aufbauen, die sehr zuverlässig und sehr erprobt funktioniert. Und die Mitarbeiterschulung in Sachen Datenschutz gibt es bei uns gleich dazu. Dabei spielt es übrigens keine Rolle, ob die Kanzlei Advoware als Kanzleisoftware oder eine Anwendung unserer Mitbewerber einsetzt.

Darüber hinaus sollte nicht unerwähnt bleiben, dass mehr und mehr Berufshaftpflichtversicherer dazu übergehen, zertifizierte Kanzleien mit Rabatten von bis zu 30 Prozent zu bedenken. Betrachtet man also mal eine typische Kanzlei, die etwa 7.000 Euro pro Jahr für ihre Berufshaftpflicht­versichererung bezahlt und dem gegenüber die jährlichen Kosten für die Matrixzertifizierung in Höhe von etwa 2.000 Euro stellt, wird schnell klar, dass die 30 Prozent Rabatt und die Matrixkosten nahezu deckungsgleich sind.

Folge: Kanzleibetreiber zahlen effektiv keinen Cent für die ISO-Zertifiztierung und profitieren in höchstem Maße davon. Was ist da schon ein halber Tag Arbeit für die Vorbereitung und ein weiterer halber Tag für die TÜV-Prüfung?

Der erste Teil ging am 6. März 2014 online,  der zweite Teil am Montag, den 10. März.

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“Wir hätten uns sehr gerne matrix-zertifizieren lassen” – Teil 2

TÜV ISO 9001 LogoBei Hülskötter & Partner steht die Qualität der eigenen Arbeit an oberster Stelle der Unternehmensagenda, daher hat sich die Firma aus Nordwalde mithilfe der advozon Kanzlei Konzept gemäß DIN EN ISO 9001:2008 zertifizieren lassen.

Grund genug für das Advoblog, ein ausführliches Interview mit Gerhard Hülskötter zu führen, einer der beiden Geschäftsführer von Hülskötter & Partner. Das ist der zweite von drei Teilen, der erste steht bereits online.

Gerhard Hülskötter, GF von Hülskötter & PartnerWas hat sich während der Vorbereitung zur TÜV-Prüfung sonst noch verbessert?

Während der Gespräche mit den Mitarbeitern im Hinblick auf die verbesserungswürdigen Arbeitsabläufe ist uns aufgefallen, dass die interne Mitarbeiterausbildung noch nicht so rund lief, wie wir uns das gewünscht haben. Das haben wir dann im Zuge der Vorbereitungen verbessert und angepasst, wofür wir vom TÜV explizit gelobt wurden.

Aber das Thema Schulung liegt uns ohnehin schon seit langem am Herzen. So werden beispielsweise alle unsere Mitarbeiter, die Webinare und Präsentationen vor Kunden halten, regelmäßig auf weiterbildende Workshops geschickt, um deren Fertigkeiten in diesem Bereich zu verbessern. Aber auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter nehmen wir sehr ernst. So haben wir einen siebenseitigen Schulungsbogen entwickelt, in dem genau drin steht, was der neue Mitarbeiter bei uns lernen und nach einer gewissen Zeit können soll.

Wie ist denn der TÜV-Prüfungstermin verlaufen?

Der war sehr gut, aber auch sehr aufwändig. So kamen zwei Herren und die Berater der advozon Kanzlei Konzept um 9 Uhr zu uns und waren den ganzen Tag damit beschäftigt, unsere Firmenorganisation sehr gründlich zu untersuchen. Dies geschah auf Basis unseres Qualitätsmanagement-Handbuchs, das wir dem TÜV vorab zur Verfügung gestellt hatten, damit sich die Prüfer auf den Termin bestmöglich vorbereiten konnten. Dieses Handbuch wurde dann mit den realen Gegebenheiten unseres Unternehmens abgeglichen, ob das auch alles so stimmt, was wir aufgeschrieben haben.

Zur Prüfung gehörte aber auch eine vollständige Betriebsbegehung, bei der sich die Herren vom TÜV ein genaues Bild von unserer Firma gemacht haben. Dazu gehörte neben dem äußeren Erscheinungsbild unserer Räume beispielsweise auch, inwieweit sensible Daten unter Verschluss gehalten werden und wie unsere Mitarbeiter bestimmte Arbeitsschritte durchführen.

Der erste Teil ging am 6. März 2014 online,  der dritte und abschließende Teil am Mittwoch, den 12. März.

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“Wir hätten uns sehr gerne matrix-zertifizieren lassen” – Teil 1

TÜV ISO 9001 LogoSeit Anfang 2013 bietet Hülskötter & Partner gemeinsam mit der advozon Kanzlei Konzept eine qualitativ sehr hochwertige Matrixzertifizierung an, mit der Anwaltskanzleien ihre Kanzleiorganisation von Grund auf überprüfen und vom TÜV zertifizieren lassen können.

Zu diesem Zeitpunkt hat das Unternehmen aus Nordwalde damit begonnen, die eigene Firma für die Einzelzertifizierung vorzubereiten, was jetzt, über ein Jahr später, erfolgreich abgeschlossen werden konnte. Damit kann sich Hülskötter & Partner auf die Fahnen schreiben, den höchsten Qualitätsansprüchen bei ihrer Firmenorganisation zu genügen.

Das war Grund genug, mit einem der beiden Geschäftsführer von Hülskötter & Partner ein Interview zu führen, in dem er die Beweggründe für die Zertifizierung und die Vorteile für sein Unternehmen nennt. Da es ein sehr ausführliches Interview geworden ist, wurden daraus drei Teile, die sukzessive online gehen.

Den zweiten Teil gibt es dann nächsten Montag auf diesem Blog, der dritte und abschließende Teil geht am Mittwoch, den 12. März online.

Herr Hülskötter, warum haben Sie Ihre Firma zertifizieren lassen?

Gerhard Hülskötter, GF von Hülskötter & PartnerGerhard Hülskötter: Für uns war es schon immer sehr wichtig, unsere Unternehmensorganisation auf einem möglichst hohen Qualitätsniveau zu betreiben. Daher war es uns schon sehr früh klar, dass wir eines Tages die Zertifizierung durch den TÜV erlangen wollen und werden. Neben den perfekten Abläufen der Arbeitsprozesse innerhalb unserer Firma wollen wir damit eine bestmögliche Sicherheit der Arbeitsprozesse gewährleisten.

Das war einer der wesentlichen Gründe, warum wir uns schlussendlich für einen externen Datenschutzbeauftragten entschieden haben. Aber auch die Ausbildung unserer Mitarbeiter, die bei der ISO-Zertifizierung eine wichtige Rolle einnimmt, war uns schon immer ein großes Anliegen. Und diesen hohen Qualitätsstandard haben haben wir jetzt mit Brief und Siegel vom TÜV bestätigt bekommen. Ein gutes Gefühl und zugleich ein Ansporn, diesen Standard permanent zu verbessern.

Wie lange hat in etwa die Vorbereitung gedauert?

Die Erfassung sämtlicher Arbeitsprozesse und das Implementieren innerhalb der einzelnen Arbeitsgruppen war enorm aufwändig, wenngleich wir schon sehr lange unsere Arbeitsschritte so gut wie möglich dokumentieren. Das führte vor allem dazu, dass unsere Mitarbeiter ganz genau wissen, was sie im Einzelnen zu tun haben und wie sie es tun sollen.

Alles in allem haben wir für die Vorbereitung des TÜV-Prüfungstermins am 20. Februar 2014 etwa fünf bis sechs Monate benötigt. Natürlich war es nicht durchgängig acht Stunden am Tag, aber doch mit erheblichem zeitlichem Aufwand verbunden, wobei ich während der letzten sechs Wochen vor dem Prüfungstermin nichts anderes mehr gemacht habe.

Nicht zu vergessen ist dabei auch, dass die Einzelzertifizierung eine regelmäßige, sprich jährliche Überprüfung vorsieht. Das erfordert einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der uns ständig beschäftigt. Dazu gehört auch das Erreichen vorgegebener Ziele, die wir uns jedes Jahr aufs Neue stecken, und das natürlich schriftlich.

Was bringt Ihnen dieser enorme Arbeitsaufwand?

Wir haben im Vorfeld der Zertifizierung sämtliche Arbeitsschritte genauesten beleuchtet, hinterfragt und bei Bedarf angepasst, sodass unsere internen Prozesse bestmöglich ineinandergreifen und funktionieren. Dabei standen Aspekte wie die rationelle Bearbeitung der Arbeitsschritte und die eigene Erreichbarkeit für unsere Kunden im Vordergrund.

Hier möchte ich exemplarisch die Verfügbarkeit unserer Supporthotline explizit erwähnen, die bei uns ganz weit oben auf der Liste steht. So soll jeder Kunde noch am selben Tag einen Rückruf erhalten. Dafür sorgen unsere optimierten Arbeitsabläufe.

Den zweiten Teil gibt es dann nächsten Montag auf diesem Blog, der dritte und abschließende Teil geht am Mittwoch, den 12. März online.

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Berufshaftpflichtsrabatte dank Matrixzertifizierung

QM-Zertifikatssiegel gemäß DIN-Norm EN ISO 9001:2008Rechtsschutzversicherungsgesellschaften wie die HUK-Coburg machen es bereits seit geraumer Zeit vor: Um ihren Kunden ein Höchstmaß an juristischer Betreuung durch ihre kooperierenden Kanzleien und Anwälte gewährleisten zu können, achten immer mehr Versicherer darauf, dass ihre Kanzleien eine ISO-Zertifizierung gemäß DIN EN ISO 9001:2008 vorweisen können.

Damit wollen sie sicher stellen, dass die Kanzleien, mit denen sie zusammenarbeiten, bei ihrem Kanzleimanagement möglichst hohe Qualitätsstandards einhalten.

Die ISO-Zertifizierung als Rabattierungsoption

Genau diesen Weg schlagen gerade auch die ersten Berufshaftpflichtversicher ein, allerdings mithilfe einer anderen Vorgehensweise: Da die Berufshaftpflichtversicherung gemäß §51 BRAO für Anwälte und Juristen bei Allianz, Victoria Versicherungs AG und Co. verpflichtend ist, gewähren diese Unternehmen sukzessive erhebliche Rabatte, falls die Anwaltskanzlei oder der Einzeljurist eine ISO-Zertifizierung vorweisen kann.

Denn auch hier gilt: Wenn die Qualität der Kanzlei hoch ist, kann sich die Versicherung sicher sein, dass ihre Kunden bestmöglich unterstützt werden. Was wiederum im Sinne der Berufshaftpflichtversicherung ist, da aufgrund einer geringeren Fehlerquote weniger Schadensfälle zu erwarten sind, die dann die Versicherungsgesellschaft übernehmen muss.

Berufshaftpflichtrabatte und Matrixkosten neutralisieren sich

Sollte sich diese Rabattierung bei allen führenden Berufshaftpflichtversicherern durchsetzen, ergibt sich daraus eine sehr einfache Rechnung: Die Kosten, die bei einer Matrixzertifizierung jährlich anfallen, können in vielen Fällen mithilfe des Rabatts nahezu kompensiert werden.

Ein Beispiel:

Eine typische Anwaltskanzlei mit zwei Volljuristen und drei Rechtsanwaltsfachangestellten bezahlt pro Jahr etwa 7.000 Euro an die Berufshaftpflichtversicherung. Lässt sich diese Kanzlei von der advozon Kanzlei Konzept für der ISO-Zertifizierung durch den TÜV beraten, fallen pro Jahr etwa 2.000 Euro an. Für das zugehörige TÜV-Siegel bekommt diese Kanzlei dann einen Rabatt von etwa 20 bis 30 Prozent gewährt, was bei 7.000 Euro einen Betrag von bis zu 2.100 Euro ausmacht. Damit kann man die Matrixzertifizierung von advozon Kanzlei Konzept als kostenneutral betrachten.

Mit der Matrixzertifizierung erreichen Kanzleien zahlreiche Ziele

Was bleibt ist der Aufwand, den die Kanzlei in eine bestmögliche Ablauforganisation investiert. Aber das ist mit einem großen Nutzen verbunden, sowohl aus interner als auch externer Sicht. Darüber hinaus sind die Matrixkanzleien dazu berechtigt, an den Datenschutzwebinaren von Hülskötter & Partner teilzunehmen, und zwar kostenfrei. Das gilt auch für sämtliche Online-Seminare, die sich um die Kanzleisoftware Advoware drehen.

Sie sehen: Es gibt zahlreiche Gründe für die Matrixzertifizierung von advozon Kanzlei Konzept. Und wenn die Berufshaftpflichtversicher die Rabattierungspraktik weiter intensivieren, steht der ISO-Zertifizierung außer dem sehr überschaubaren Vorbereitungsaufwand nichts mehr im Wege.

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Interview: “Wir nehmen das Thema Datenschutz sehr, sehr ernst!”

Gerhard Hülskötter, GF von Hülskötter & PartnerHülskötter & Partner nimmt das Thema Datenschutz schon seit langem sehr ernst, und das nicht nur bei seinen Kunden, wie das Angebot an weiterführenden Webinaren belegt, sondern auch im eigenen Hause.

Aus diesem Grund hat die Firma aus Nordwalde seit kurzem einen externen Datenschutzbeauftragten, der sich um sämtliche Belange rund um den Datenschutz kümmert.

In diesem Zusammenhang hat das Advoblog mit Gerhard Hülskötter, einem der beiden Geschäftsführer von Hülskötter & Partner, ein Interview geführt, in dem er darüber spricht, warum sich sein Unternehmen einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt hat, warum sich diese Investition auf Dauer auf jeden Fall auszahlt und dass er die gesamte Belegschaft für das Thema Datenschutz sensibilisieren will.

Herr Hülskötter, Sie haben mit Olaf Tenti einen sehr erfahrenen und renommierten Datenschutzbeauftragten engagiert. Warum?

Gerhard Hülskötter: Wenn man die aktuelle Nachrichtenlage genauer verfolgt, fällt vor allem auf, dass viele Firmen äußert unvorsichtig mit ihren Daten umgehen. Da sind wir schon einen ganzen Schritt weiter, daher haben wir Olaf Tenti mit dem Auftrag betraut, uns bei der Umsetzung unserer datenschutzrechtlichen Ziele bestmöglich zu unterstützen. Wir sehen das als freiwillige Außenkontrolle, die wir uns mit Herrn Tenti ins Haus geholt haben.

Mit welcher Hauptaufgabe haben Sie Herrn Tenti betreut?

Herr Tenti hat für uns vor allem ein komplettes Verfahrensverzeichnis erstellt, in dem sämtliche relevanten Arbeitsprozesse und -schritte feinsäuberlich festgehalten wurden. Dieses Verzeichnis ist die Grundlage für seine datenschutzrechtlichen Überprüfungen, die er regelmäßig in unserem Haus durchführt.

Welche Aufgaben gehören zu diesen Überprüfungen?

Nun, dazu zählen ganz vielfältige Aufgaben. So kontrolliert er zum Beispiel, ob sämtliche Mitarbeiter gute, also möglichst sichere Kennwörter verwenden. Das ist immer dann wichtig, wenn man den Arbeitsplatz verlässt und der Rechner für diese Zeit mittels Bildschirmschoner oder einem anderen Mechanismus gesperrt wird. Dazu gehört aber auch eine stichprobenartige Überprüfung der Tastatur oder der Schreibtischunterlage, ob sich darunter Zugangscodes befinden, mit denen der Rechner problemlos entriegelt werden kann.

Darüber hinaus ist der Serverraum für einen Datenschutzbeauftragten ein ideales Betätigungsfeld. Dort überprüft er beispielsweise, wie leicht man in den Serverraum hineinkommt (Stichwort: Zugangskontrolle) und wie sicher die Daten dort aufbewahrt werden.

Warum haben Sie sich für Olaf Tenti enschieden?

Mit Olaf Tenti haben wir einen sehr erfahrenen und renommierten Datenschützer beauftragt, der neben seiner eigentlichen Tätigkeit auch als Dozent an der Fachhochschule Südwestfalen sein fundiertes Wissen weitergibt. Zudem ist er ein Experte in Sachen IT-Schutz und Datensicherheit, was unter anderem mit seiner beruflichen Vergangenheit zu tun hat, da er in diversen Großrechenzentren gearbeitet hat. Das hilft ihm bei einer praxisnahen Einschätzung und Beratung hinsichtlich notwendiger Maßnahmen in Sachen Datenschutz.

Es war also die richtige Entscheidung, Herrn Tenti als Datenschutzbeauftragten zu engagieren?

Ja, unbedingt. Außerdem möchte ich damit erreichen, dass unsere gesamte Belegschaft noch sensibler mit dem Thema Datenschutz umgeht. Schließlich jonglieren wir täglich mit zahlreichen Daten, die auf keinen Fall in die falschen Hände gelangen dürfen. Hierfür wurde bereits vor rund zwei Jahren ein Großteil unserer Mitarbeiter zu internen Datenschutzexperten ausgebildet, und zwar mit Zertifikat. Damit können und wollen wir sicherstellen, dass alle Kolleginnen und Kollegen sämtliche Belange des Datenschutzes kennen und berücksichtigen. Unter diesen Aspekten ist der externe Datenschutzbeauftragte nur ein weiterer Schritt in die richtige Richtung.

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So sorgen Sie für noch zufriedenere Mandanten

So organisieren Sie Ihre KanzleiNachdem die ersten beiden Teile der Umfragetrilogie bereits online sind, widmet sich der Advoblog heute den abschließenden Tipps für noch zufriedenere Mandanten. Teil 1 steht unter dem Motto “Bessere Kommunikation”, der zweite Teil beschäftigt sich mit einer erhöhten Wahrnehmung der Kanzlei.

Tipp #7: Die Sicherheit der Mandantendaten verbessern

Eine der zwölf Fragen der großen Mandantenumfrage von Hülskötter & Partner lautete: “Wie wichtig ist Ihnen die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten?”. Überraschend waren die Antworten kaum: So sagten 71 Prozent aller Teilnehmer, dass ihnen das “sehr wichtig” sei. Und weitere 21 Prozent gaben hierfür ein “wichtig”.

Das kann für Sie als Kanzleibetreiber nur bedeuten: Stellen Sie sicher, dass die sensiblen Daten Ihrer Mandanten in besten Händen sind. Soll heißen: Definieren Sie Abläufe und Arbeitsschritte, die sicherstellen, dass die Mandantendaten von Anfang an unantastbar sind und bleiben. Das bedeutet unter anderem, dass Akten stets verschlossen sein sollten, dass regelmäßig eine Datensicherung durchgeführt wird, und so fort.

Dazu gehört aber auch, dass sämtliche Mitarbeiter für das Thema Datensicherheit und Datenschutz sensibilisiert werden sollten. Hierbei helfen entsprechende Seminare, die alles Wissenswerte rund um den richtigen Umgang mit Mandantendaten vermitteln. Sie können aber auch darüber nachdenken, einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.

Tipp #8: Kosten möglichst transparent halten

Anwaltsdienstleistungen kosten, das ist bekannt. Allerdings sollte die Rechnung der Kanzlei möglichst frei von Unklarheiten sein, denn 94 Prozent aller Befragten sind der Meinung, dass eine transparente Kostenabrechnung “sehr wichtig” oder “wichtig” sei.

Das beginnt schon bei der Anbahnung einer Mandantenakquise, denn bereits hier sollte möglichst klar sein, welche Kosten auf den Mandanten zukommen: Wie hoch sind die Gebühren für die Beratungsleistung, welche Gerichtskosten fallen an, sind später weitere Kosten möglich (Mahnverfahren, etc.), und so fort.

Daher sollten Sie bereits vor der ersten Beratungsleistung dem Mandanten ein Gefühl dafür geben, was ihn Ihre Dienstleistung kostet. Hierbei hilft beispielsweise eine informative Kanzleiwebseite, auf der diese Fragen beantwortet werden.

Tipp #9: Mit der ISO-Zertifizierung die Kanzleiabläufe verbessern

Noch immer stellen sich viele Kanzleien die Frage: “Was bringt mir die ISO-Zertifizierung, von der immer öfter zu lesen ist?”. Die wesentliche Antwort darauf lautet: Ihre Mandanten und Mitarbeiter sind zufriedener. So sagten fast 450 Teilnehmer der Umfrage, dass ihnen ein funktionierendes Kanzleimanagement wichtig oder sehr wichtig ist. Und das sollte möglichst vom TÜV bestätigt und zertifiziert sein.

Damit schaffen Sie die Grundlage für neue Mandanten und für verbesserte Kanzleiabläufe, da Sie die kontinuierlich wiederkehrende Arbeitsschritte genau beschreiben. Außerdem ist die geplante Fortbildung Ihrer Mitarbeiter ein weiterer Pluspunkt der ISO-Zertifizierung, da viele Kolleginnen und Kollegen immer mehr Wert auf Weiterbildungsmöglichkeiten legen. Das hat sich im Interview mit einer neuen Mitarbeiterin gerade erst wieder bestätigt.

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So verbessern Sie den Bekanntheitsgrad Ihrer Kanzlei

So organisieren Sie Ihre KanzleiVor genau einer Woche startete auf dem Advoblog ein Dreiteiler, der sich mit einer Mandantenumfrage beschäftigt, die Hülskötter & Partner letztes Jahr unter 600 ausgewählten Personen durchgeführt hat.

Im Zuge dieser Umfrage konnten zahlreiche Fragen beantwortet werden, anhand welcher Kriterien potenzielle Mandanten bei der Suche nach einer geeigneten Anwaltskanzlei vorgehen.

Basierend auf diesen Erkenntnissen hat der erste Teil gezeigt, dass man die telefonische Erreichbarkeit verbessern sollte und dass auf Anfragen seitens eines neuen Mandanten möglichst schnell reagiert werden sollte.

Heute erfahren Sie, wie man mit ein paar erprobten Maßnahmen den Bekanntheitsgrad der Kanzlei erhöhen kann.

Tipp #4: Den Informationsgehalt der Internetseite erhöhen

Bei der Frage “Wie wichtig ist Ihnen eine informative Kanzleihomepage?” antworteten 67 Prozent aller Teilnehmer mit “sehr wichtig” oder “wichtig”. Das bedeutet für Sie als Kanzleibetreiber zweierlei: Erstens sollten Sie unbedingt über eine Internetpräsenz verfügen. Und zweitens sollte diese regelmäßig mit aktuellen und relevanten Inhalten versehen werden.

Falls Sie noch keine eigene Webseite besitzen, kann Ihnen Hülskötter & Partner mit ihrer Dienstleistung Advozon smartWeb weiterhelfen. Bezüglich des Informationsgehalts der Internetpräsenz sollten Sie möglichst selbst aktiv werden. Kommentieren Sie beispielsweise aktuelle Urteile, die für Ihre Mandanten interessant sind. Oder machen Sie regelmäßig auf bestimmte Auswirkungen aufmerksam, die sich hinsichtlich der laufenden Gesetzesänderungen ergeben. Nutzen Sie hierfür am besten alle Kanäle, die Ihnen zur Verfügung stehen.

Tipp #5: Bekanntheitsgrad der Kanzlei erhöhen

Die Frage, wo Mandanten nach einem Anwalt suchen, brachte ebenfalls interessante Erkenntnisse. So sagten 38 Prozent aller Befragten, dass Sie sich primär im Internet nach einer geeigneten Anwaltskanzlei umsehen, aber auch die Mund-zu-Mund-Propaganda innerhalb des Freundes- und Bekanntenkreises steht bei 38 Prozent hoch im Kurs.

Das heißt zum einen, dass Sie Tipp #4 ernst nehmen sollten, und zum anderen, dass Sie den Bekanntheitsgrad Ihrer Kanzlei mithilfe weiterer Kanäle erhöhen sollten. Das könnte beispielsweise Youtube sein, wo Sie dank eigener Filme über Ihre Spezialgebiete berichten könnten. Als ein Paradebeispiel in diesem Bereich sei Christian Solmecke erwähnt, der dank seiner zahlreichen Videoabrufe schon viele neue Mandanten akquirieren konnte. Selbstverständlich helfen auch Auftritte auf Konferenzen und ähnlichen Veranstaltungen, auf denen Sie Ihr Fachwissen preisgeben können und so auf sich aufmerksam machen.

Tipp #6: Auf freundliche und gut ausgebildete Mitarbeiter achten

Kaum überraschend waren die Antworten auf die Frage, wie wichtig freundliche und kompetente Mitarbeiter sind. 330 von 600 Probanden sagten, dass es ihnen sehr wichtig sei, und weitere 174 Befragte waren der Meinung, das sei wichtig.

Das bedeutet für Sie als Kanzleiverantwortlicher, dass Sie Ihren Mitarbeitern die notwendigen Forbildungsmaßnahmen angedeihen lassen sollten. Das bezieht sich zum einen auf die fachliche Qualifikation rund um die Aufgaben, die Ihre Angestellten zu bewältigen haben. Aber auch Themen wie Kanzleimanagement, neue Medien und weitere Bereiche sollten Sie genauer betrachten. Denn auch hier können Sie mithilfe der richtigen Fortbildungsmaßnahmen dafür sorgen, Ihre Mitarbeiter permanent zu motivieren.

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Neue Mitarbeiterin bei Hülskötter & Partner: Sarah Grüß

sarah-gruess-profilGetreu der Tradition, neue Kolleginnen und Kollegen auf dem Advoblog vorzustellen, präsentieren wir heute: Sarah Grüß.

Sarah ist seit knapp drei Wochen mit ihrer Ausbildung fertig und wird sich zunächst einmal mit Advoware vertraut machen. Dafür hat man sie bei Hülskötter & Partner eingestellt: für die bestmögliche Unterstützung der Kunden im Umgang mit Kanzleisoftware der Advoweb GmbH.

Sarah, wie kamen Sie zu Hülskötter & Partner?

Sarah Grüß: Das ist eine ganz witzige Geschichte: Ich war beim Arbeitsamt mit meinem persönlichen Profil registriert, auf das Gerhard Hülskötter [einer der beiden Geschäftsführer von Hülskötter & Partner] aufmerksam wurde. Da ihm meine Kenntnisse und Fertigkeit gefallen haben, hat er das dem Arbeitsamt mitgeteilt. Daraufhin wurden Herr Hülskötter und ich telefonisch von der zuständigen Sachbearbeiterin des Arbeitsamts miteinander verbunden, und am Ende des Gesprächs hatte ich eine Einladung zum Vorstellungstermin, der am gleichen Tag stattgefunden hat.

Wo und was genau haben Sie denn gelernt?

Ich wurde bei der Anwaltskanzlei Dr. Theissen, Piper, Kirchhoff in Münster-Hiltrup zur Rechtsanwaltsfachangestellten ausbildet. Dabei habe ich sämtliche Aufgaben wie die Buchführung, das Mahnwesen, etc. übernommen, die in einer Anwaltskanzlei anfallen, da Theissen & Partner keine festangestellten Mitarbeiter beschäftigen. Das hat mich zu einer echten Generalistin werden lassen, was mir bei Hülskötter & Partner sicherlich noch oft helfen wird.

Was werden Sie bei Hülskötter & Partner genau machen?

Ich werde zunächst einmal im Support-Team arbeiten, um dieses bestmöglich zu entlasten und unterstützen. Hierfür werde ich am Anfang täglich eine Stunde lang im Umgang mit Advoware ausgebildet, das im Zentrum unserer Support-Arbeit steht. Dabei hilft auch der Umstand, dass ich vorher mit RA Micro intensiv gearbeitet habe, was mir den “Umstieg” auf Advoware sicherlich erleichtern wird.

Warum haben Sie sich für Hülskötter & Partner entschieden?

Zum einen arbeite ich gerne am Telefon, was auch ein wichtiger Teil während meiner Ausbildung war. Und zum anderen wurde mir im Laufe des ersten Gesprächs mit Gerhard Hülskötter ein umfangreiches Fortbildungsprogramm in Aussicht gestellt, was mich ebenfalls sehr gereizt hat. Außerdem gefällt mir die langfristige Personalplanung bei Hülskötter & Partner, die sich nicht am schnellen Erfolg, sondern an der Nachhaltigkeit orientiert. Darüber hinaus habe ich viele Kolleginnen und Kollegen während des Vorstellungstermins kennengelernt, auch das hat mir meine Entscheidung leicht gemacht.

Wie ist es denn bei Hülskötter & Partner?

Ich werde hier sehr nett aufgenommen, meine Fragen werden immer sehr freundlich und umgehend beantwortet – kurzum: Das ist ein tolles Team mit einem sehr offenen und herzlichen Umgang.

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Interview: “Wir waren von Coyo von Anfang an überzeugt.”

Johannes von ScheidtEnde Januar hat der Advblog die Firma mindsmash aus Hamburg und deren Online-Kollaborationstool Coyo in Form eines ausführlichen Interviews vorgestellt.

Hintergrund desselben: Das soziale Kommunikationswerkzeug kommt seit einigen Wochen bei Hülskötter & Partner zum Einsatz, da die Geschäftsführung die enorme E-Mail-Flut in Zukunft deutlich reduzieren möchte. Dazu haben wir mit Johannes von Scheidt gesprochen, der sich bei Hülskötter & Partner um die Implementierung von Coyo kümmert.

Johannes, warum setzt bei Hülskötter & Partner Coyo ein?

Johannes von Scheidt: Wir stehen wie so viele andere Firmen auch vor einem großen Problem: Der massenhafte Einsatz von E-Mails, der die externe und interne Kommunikation immer unübersichtlicher macht. Da dieses Phänomen unserer Geschäftsführung schon länger ein Dorn im Auge ist – was durch einen Beitrag in der Capital zusätzlich bestätigt wurde – entstand die Idee, der E-Mail-Flut Einhalt zu gebieten. Und so landeten wir nach einer intensiven Recherche, bei der wird uns unter anderem mit dem bekannten Microsoft Yammer und dem weniger bekannten Tool Stackfield beschäftigt haben, bei Coyo der Firma mindsmash aus Hamburg.

Warum haben Sie sich für Coyo entschieden?

Nach dem Erstkontakt mit mindsmash haben wir uns Coyo genauer angesehen und wussten ziemlich schnell: Ja, das ist das richtige Kollaborationswerkzeug für uns. Denn neben der einfachen, facebook-ähnlichen Bedieneroberfläche spricht die einfache Installation und Implementierung für Coyo. Darüber hinaus gefällt uns an dem Tool die Möglichkeit, eigene Wissensdatenbanken aufzubauen. Aber auch der Austausch von Daten, Nachrichten und Dokumenten mit externen Dienstleistern und Partnern spricht für das Online-Werkzeug.

Wie ging die Installation von Coyo vonstatten?

Das war sehr angenehm. Obwohl wir das Tool auf unserem eignen Server installiert haben [um sämtliche Daten innerhalb der Firma zu halten], dauerte das komplette Einrichten höchsten einen halben Tag, inklusive Einrichten aller Anwenderkonten, Arbeitsbereiche (den sogenannten Workspaces), Rechteverwaltung, und so fort. Dabei hat uns der Support von mindsmash zuverlässig und kompetent unterstützt. Die Voraussetzung für eine erfolgreiche Installation ist dabei sehr überschaubar: man benötigt lediglich einen Java-tauglichen Webserver, auf dem Coyo laufen kann.

In welchem Umfang konnte Hülskötter & Partner die E-Mail-Flut bereits reduzieren?

Vor allem interne Informationen, die bislang bei Hülskötter & Partner ausschließlich via E-Mail versendet wurden, werden jetzt auf Coyo bereit gestellt. Das alleine hat den E-Mail-Verkehr deutlich eingeschränkt. Aber auch kurze, schnelle Nachrichten, die bislang mithilfe einer E-Mail ausgetauscht wurden, landen mehr und mehr auf Coyo.

Was gefällt Ihnen an Coyo am meisten?

Besonders beeindruckt hat mich die Möglichkeit, Dokumente mit Coyo zu verwalten und zu pflegen. So sind wir gerade dabei, interne Wikis zu erstellen, in denen das Wissen und Know-how von Hülskötter & Partner gesammelt, aufbereitet und allen zur Verfügung gestellt wird. Dort bilden wir beispielsweise die Advoware-Dokumentation ab, aber auch die technischen Datenblätter zu anderen Produkten stellen wir in Coyo allen Beteiligten bereit. Dabei überzeugt vor allem das Revisionsmanagement von Coyo, das uns hilft, die Veränderungen an einem Dokument lückenlos nachvollziehen zu können.

Aber auch das einfache Verlinken von externen Dokumenten und anderen Quellen gefällt mir an Coyo sehr. So können wir beispielsweise Anleitungen zu Advoware bei Bedarf freigeben, indem wir der betreffenden Kanzlei einfach nur den Download-Link mitteilen. Und das ohne ein Eingreifen in unserer Content-Management-System, mit dem wir unsere Webseite verwalten.

Wie verhält es sich mit der internen Akzeptanz von Coyo?

Das war am Anfang nicht ganz so einfach, denn sich quasi über Nacht von einem lieb gewonnenen Kommunikationstool wie der E-Mail zu verabschieden, stellt viele Leute vor echte Probleme. Aber direkt nach der ersten Vorstellungsrunde von Coyo waren viele Kolleginnen und Kollegen sehr angetan von den Möglichkeiten, die das Onlinetool bietet. Daher war der Umstieg auf Coyo einfacher, als wir ursprünglich dachten, und es wird bereits eifrig eingesetzt.

Natürlich wird es von einigen mehr und von anderen weniger genutzt. Das hängt mit der persönlichen Arbeitsbelastung ab, aber auch von den bisherigen Erfahrungen mit ähnlichen Tools. So kommen vor allem die Mitarbeiter mit eigenem Facebook-Konto deutlich besser mit Coyo zurecht als andere, denen diese Form der Kommunikation nicht so geläufig ist. Für die Akzeptanz von Coyo hilft auch der Leitfaden, den wir erstellt haben und an dem sich die Anwender sehr gut orientieren können.

Was wünscht ihr euch von der nächsten Coyo-Version?

Da Coyo künftig verstärkt für die Abbildung sämtlicher Prozessdokumente im internen Qualitätsmanagement eingesetzt werden soll, wäre eine direkte Schnittstelle zum Visualisierungsprogramm Microsoft Visio sehr wünschenswert. Damit könnten wir die Prozessabläufe noch einfacher und schneller in Coyo abbilden und verwalten. Dies geschähe dann genauso wie mit der Integration von Word-Dokumenten samt Revisionsmanagement.

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So verbessern Anwaltskanzleien ihre externe Kommunikation

So organisieren Sie Ihre KanzleiIm September 2013 wurden auf dem Advoblog die Ergebnisse einer großen Umfrage veröffentlicht, mit deren Hilfe 600 Personen befragt wurden, was sie von einer Anwaltskanzlei erwarten.

Dabei wurden Kriterien beleuchtet wie die telefonische Erreichbarkeit (die ganz oben auf der Wunschliste potenzieller Mandanten steht), eine informative Webseite, die Freundlichkeit der Kanzleiangestellten, usf.

Auf Basis dieser Erkenntnisse startet der Advoblog eine dreiteilige Serie, mit deren Hilfe Kanzleien noch erfolgreicher arbeiten können – vorausgesetzt, sie nehmen unsere Hinweise ernst.

Der zweite Teil ist ebenso wie der dritte Teil per Mausklick verfügbar.

Tipp #1: Die telefonische Erreichbarkeit verbessern

Weit oben auf der Wunschliste potenzieller Mandanten steht die gute telefonische Erreichbarkeit von Kanzleien, die von 96 Prozent aller Befragten mit “sehr wichtig” oder “wichtig beantwortet wurde.

Daher sollten Sie auf diesen Aspekt eine größtmögliche Sorgfalt verwenden. Das bedeutet, dass Sie die Errungenschaften der modernen Technik wie Anrufbeantworter, Rufumleitung, und so fort nutzen sollten, damit Sie innerhalb der Kerngeschäftszeiten jederzeit erreichbar sind. Denn nichts schreckt Mandanten mehr ab als ein Freizeichen, auf das nicht die Möglichkeit folgt, eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter zu hinterlassen. Sollte Ihnen dann ein Mandant aufs Band sprechen, sollten Sie unbedingt zurückrufen – und Tipp #3 befolgen.

Tipp #2: Auf Anfragen schnellstmöglich reagieren

Die Frage nach der schnellen Bearbeitung einer Anfrage oder eines zu erledigenden Arbeitsschrittes beantworteten 96 Prozent aller Befragte mit “sehr wichtig” und “wichtig”. Daraus ergibt sich, dass Ihre Kanzlei über ein perfekt organisiertes CRM-System verfügen sollte, in dem jeder Anruf, jede E-Mail oder jede Anfrage per Webformular registriert und bestmöglich verfolgt werden kann. Denn wie bei der telefonischen Erreichbarkeit gilt auch in diesem Fall: Jeder Mandant, der länger als nötig auf eine Antwort wartet, ist ein verärgerter Mandant.

Tipp #3: Rückrufe prompt erledigen

Neben der telefonischen Erreichbarkeit und den kurzen Reaktionszeiten steht auch der Wunsch nach einem schnellen Rückruf ganz weit oben. So sagten 576 der 600 Befragten, dass Ihnen dieser Punkt “sehr wichtig” oder “wichtig” sei. Daher gilt auch in diesem Fall: Sorgen Sie für ein sehr gut funktionierendes Kanzleimanagement, das sämtliche Anrufe aufzeichnet und an die betreffenden Personen weiterleitet. Nur dann können Sie sicher stellen, dass ein bestehender oder potenzieller Mandant schnellstmöglich zurückgerufen wird.

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Live-Event mit neuem Termin: kommen Sie am 14. Mai nach Nordwalde

Auf der großen Veranstaltung bei Hülskötter & Partner am 12. März 2014 in Nordwalde geht es u.a. um die MatrixzertifizierungBei der ersten Planung des großen Live-Events von Hülskötter & Partner waren sich alle Verantwortlichen einig, dass der 12. März ein sehr guter Zeitpunkt sei, um über Advoware 4.0, Datenschutz, diktieren und weitere Themen ausführlich zu informieren.

Allerdings führten diverse Umstände dazu, dass die Verstaltung verschoben werden musste. Der neue Termin wurde jetzt auf den 14. Mai 2014 festgelegt. Dazu sagt Gerhard Hülskötter, einer der beiden Geschäftsführer von Hülskötter & Partner:

Es ist natürlich sehr schade, dass wir den 12. März nicht einhalten können, aber es blieb uns leider keine andere Wahl, mit dem 14. Mai einen neuen Termin festzulegen. Wir freuen uns nichtsdestotrotz schon sehr auf unsere Kunden und Gäste, um mit ihnen ganz viele Neuigkeiten aus dem Hause Hülskötter & Partner teilen zu dürfen.

Dazu gehört beispielsweise eine Gegenüberstellung der zwei Zertifizierungsarten, der Einzel- und der Matrixzertifizierung, die Hülskötter & Partner im Namen der advozon Kanzlei Konzept UG vermittelt. Aber auch die Themen Datenschutz, digitales Diktieren und die brandneue AdvozonCard werden ausführlich betrachtet. Darüber hinaus wird allen Anwesenden ein erster Blick auf Advoware 4.0 gewährt.

Wenn Sie also mögen, dürfen Sie sich schon heute per Mail oder per Telefonanruf (025 73 – 93 93 0) für die Veranstaltung anmelden. Hülskötter & Partner freut sich auf ihre Gäste.

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Video-Workshop: Advozon mobileDictate richtig nutzen

Der große, ausführliche Video-Workshop richtet sich an alle Kanzleien und Anwälte, die künftig ihre Korrespondenz mithilfe der  runderneuerten Diktierlösung für iPhone & Co. erledigen wollen, Advozon mobileDictate.

In diesem gut 13-minütigen Lernvideo wird gezeigt, wie man Advozon mobileDictate einrichtet, wie man damit Diktate erstellt, diese verschlüsselt und abhörsicher via Internet mit dem Sekretariat austauscht und wie die zugehörige Sprachdatei automatisch in Advoware/Advovoice landet, damit diese transkribiert und der passenden Akte zugeordnet werden kann.

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Interview: „Coyo soll das maßgebliche Kollaborationstool im deutschsprachigen Raum werden.“

Richard Weinmann, mindsmashErst seit einigen Wochen setzt Hülskötter & Partner das Social Enterprise Colaboration Tool „Coyo“ der Firma mindsmash aus Hamburg ein, und doch berichten die Mitarbeiter des Vertriebs- und Beratungsunternehmens aus Nordwalde von einer verbesserten Effizienz und mehr Spaß bei ihrer Arbeit.

Aus diesem Grund hat das Advoblog mit einem der Köpfe hinter Coyo, Richard Weinmann, dieses Interview geführt. Darin beschreibt er die Idee zu Coyo, erklärt anschaulich die wesentlichen Funktionen des Onlinewerkzeugs und lässt uns daran teilhaben, dass der Elektronikfachhändler Conrad einer der zufriedenen Kunden von Coyo ist. Der Name Coyo bezeichnet eine südamerikanische Frucht, was perfekt zum Slogan von mindsmash passt: „Energize Your Business!“.

Advoblog: Herr Weinmann, was ist die Idee hinter Coyo?

Bei Coyo handelt es sich um ein webbasiertes Enterprise Social Networking Tool, mit dem sich Mitarbeiter, Kunden und Partner auf eine moderne Art und Weise vernetzen können, was eine effiziente Zusammenarbeit innerhalb kleiner und mittelgroßer, aber auch in ganz großen Unternehmen ermöglicht.

Coyo berücksichtigt außerdem den Umstand, dass wir heute mehr Zeit vor dem Computer verbringen als je zuvor, was in vielen Fällen zu einer sozialen Isolation führt. Und genau dem will Coyo entgegenwirken: Weg vom Silo-Denken und hin zu einer gemeinsamen, vernetzten Arbeit mit Kollegen und Partnern, selbst wenn diese am anderen Ende der Welt sitzen.

Worin unterscheidet sich Coyo von vergleichbaren Tools?

Vergleicht man Coyo mit anderen Werkzeugen, wird schnell klar: Kunden setzen auf unser Tool, weil es sich unkompliziert einrichten und mit relativ geringem Schulungsaufwand einsetzen lässt. Da sich Coyo an den bekannten sozialen Netzwerken orientiert, ist die Lernkurve ziemlich steil, was einen schnellen Umstieg von der herkömmlichen Kommunikation zur Coyo-basierten Kommunikation ermöglicht.

Denn die Benutzung und die zugrunde liegende Technik haben wir so intuitiv wie möglich gehalten. Damit lassen sich strategische Ziele wie die Verbesserung der Kommunikation oder Kooperation schneller erreichen, was letztlich zu einer höheren Motivation innerhalb der Firma, aber auch bei den externen Partnern führt.

Darüber hinaus stehen unsere Server im Vergleich zu den amerikanischen Anbietern in Deutschland (in Köln und München), was unter anderem rechtliche Aspekte in sich birgt. Denn gerade Berufsgruppen wie Anwälte oder Ärzte wollen sicher gehen, dass ihre Daten, die sie per Coyo austauschen, nicht von Unbefugten mitgelesen werden können und möglicherweise sogar an anderer Stelle für Zwecke missbraucht werden, für die sie gar nicht bestimmt sind.

Coyo kann käuflich erworben werden und lässt sich auf dem eigenen Server installieren, der sich innerhalb des Hoheitsgebiets der eigenen Firma befindet.

Welche wesentlichen Funktionen bietet Coyo?

Das zentrale Element von Coyo ist die Aktivitätenliste (engl. Activity Stream), die den zeitlichen Ablauf der Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens oder Projekts abbildet. Hierbei kommt das sogenannte Follower-Prinzip zum Einsatz. Dabei entscheidet jeder Anwender selbst, welchen Inhalten er folgt – oder nicht – indem er nur bestimmten Pages oder Kollegen folgt. Eine Ausnahme hiervon sind sogenannte „Sticky Pages“, die von allen zu sehen sind.

Neben dieser öffentlichen Kommunikation gibt es auch eine private in Form von Nachrichten, die Coyo-Teilnehmer untereinander austauschen können.

Mithilfe von Anwenderprofilen kann man eigene Informationen veröffentlichen und genauso Infos zu bestimmten Kollegen und Partnern einholen. Auf dedizierten Seiten kann man in Coyo zudem Informationen bereit stellen, die für alle einsehbar sind. Das können Abteilungsseiten genauso sein wie Themenseiten.

Interessant sind auch die sogenannten „Workspaces“, also virtuelle Arbeitsräume, in denen beispielsweise Projekte oder bestimmte Gruppen ihre gemeinsame Arbeit abbilden. Dort kann man zum Beispiel gemeinsam an Dokumenten arbeiten oder Aufgaben verteilen und vieles mehr.

Bemerkenswert an Coyo ist auch die intelligente Suchfunktion. Damit kann man sogar in Word- oder PDF-Dokumenten suchen, die innerhalb von Coyo gespeichert sind. Die Suche funktioniert rekursiv, stellt also erste Suchergebnisse mit dem Eintippen des ersten Buchstabens dar.

Erwähnen sollte ich auch die Wiki-Funktion, mit deren Hilfe ein leistungsfähiges Wissensmanagementsystem aufgebaut werden kann. Aber auch eigene Formulare lassen sich mit Coyo erstellen. Und klar ist, dass man Coyo auch von unterwegs erreichen kann.

Welche Firmen setzen Coyo bereits ein?

Zunächst einmal: Die Liste unserer Kunden stellt sich äußerst heterogen dar, was die Firmengrößen betrifft. Denn Coyo wird von großen Konzernen wie der Kaiser’s Tengelmann Gruppe mit ihren über 10.000 Mitarbeitern genauso eingesetzt wie von mittelständischen Firmen wie Hülskötter & Partner. Dabei sind die Einsatzgebiete ebenso vielfältig wie die Kunden selbst: Sei es als Social Intranet, als Projekt- oder Vertriebsplattform, als Experten-Tool oder als Community-Netzwerk – Coyo ist sehr flexibel und wird auch genau so eingesetzt.

Ganz aktuell führen wir größere Projekte gemeinsam mit Conrad Electronic, der Bertelsmann Music Group und Cosnova Beauty durch. Aber auch zahlreiche Universitäten setzen Coyo mittlerweile ein. Wohl auch deshalb, weil wir diesen Institutionen unser Social Networking Tool kostenlos zur Verfügung stellen. Schließlich soll die Lehre in Deutschland bestmöglich gefördert werden.

Wie wird sich Coyo weiterentwickeln?

Mit der strategischen Ausrichtung von Coyo verfolgen wir ein klares Ziel: Wir wollen unsere Anwendung mittel- bis langfristig zu der wichtigsten Kollaborations- und Kommunikationsplattform für Unternehmen am Markt ausbauen. Dabei spielen wir die Karte „Made in Germany“ ganz bewusst, da wir glauben, dass diese Ausrichtung zahlreiche Vorteile mit sich bringt, wie die Erfüllung bestimmter formeller Bedingungen.

Um dieses Ziel zu erreichen, werden wir wie bisher mit unseren Kunden gemeinsam Coyo weiterentwickeln und verbessern. Und mit den Unternehmen, die wir künftig betreuen, können wir dieses Ziel in naher Zukunft auch erreichen.

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Live-Event am 12. März 2014 bei Hülskötter & Partner in Nordwalde [Upd]

Auf der großen Veranstaltung bei Hülskötter & Partner am 12. März 2014 in Nordwalde geht es u.a. um die MatrixzertifizierungDen 12. März 2014 sollten sich interessierte Anwälte und Kanzleibetreiber in ihrem Kalender vormerken.

Update: Die Veranstaltung wurde auf den 14. Mai 2014 verlegt.

Für diesem Mittwoch, zeitgleich zur CeBIT 2014, plant Hülskötter & Partner in der Musterkanzlei zu Nordwalde eine große Veranstaltung, die viele interessante Informationen zu zahlreichen Themen bietet. Dazu zählen unter anderem:

  • Effizient diktieren mit den aktuellen Diktiergeräten (Philips GmbH)
  • Die AdvozonCard: Was sie kann und was sie bietet

Darüber hinaus warten zwei ganz besondere Highlights auf Sie, die einer echten Neuheit und dem Thema Diktieren geschuldet sind:

  • Die brandneue Version von Advoware mit der Revisionsnummer 4.0 

Wenn Sie mögen, dürfen Sie sich schon heute per Mail oder per Telefonanruf (025 73 – 93 93 0) für die Veranstaltung anmelden. Hülskötter & Partner freut sich auf Sie!

 

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Interview: “Advozon Datensicherung genügt höchsten Sicherheitsstandards”

Andreas Gutesa von Mindtime BackupPünktlich zu Jahresbeginn hat Hülskötter & Partner ihren IT-Service Advozon Datensicherung runderneuert. Das bedeutet für die Kunden: Noch bessere Konditionen, sowohl bei der Dienstleistung als auch bei den Preisen.

Der Advoblog wollte es genau wissen und hat mit Andreas Gutesa von Mindtime Backup dieses Interview geführt. Darin beschreibt er, wie Advozon Datensicherung funktioniert, was die Kunden von Hülskötter & Partner davon haben und warum man als Anwaltskanzlei höchstes Augenmerk auf seine Datensicherung legen sollte.

Herr Gutesa,  wie kam es zu der Kooperation mit Hülskötter & Partner?

Zu Hülskötter & Partner haben wir über Herrn Sattler kurz nach der CeBIT 2013 erstmals Kontakt aufgenommen, da wir mit der Firma Dictateam schon seit längerem zusammenarbeiten. Herr Sattler hatte uns Hülskötter & Partner als Dienstleister für Kanzleisoftware empfohlen, der für uns als Partner sehr interessant ist. Nachdem alle wesentliche Punkte wie die notwendigen Zertifikate, die Integration der DIN ISO 27001 in das System von Hülskötter & Partner sowie die Berücksichtigung sämtlicher Sicherheitsaspekte geklärt waren, haben wir die Kooperation mit Hülskötter & Partner zum 1. Januar 2014 begonnen.

Wie muss man sich Advozon Datensicherung vorstellen?

Für die zuverlässige Funktionalität von Advozon Datensicherung muss lediglich eine Software auf dem Rechner des Kunden installiert werden, die sich von diesem Zeitpunkt an um die Datensicherung kümmert. Damit können die Kunden von Hülskötter & Partner – am besten gemeinsam mit deren IT-Abteilung – genau bestimmen, welche Daten in welchen Intervallen auf unseren Servern im Rechenzentrum Düsseldorf gespeichert werden.

Hierzu muss der Kunde selbst einen Schlüssel erstellen, der zwischen 14 und 50 Zeichen lang sein kann. Damit werden die Daten mittels AES 256 lokal verschlüsselt  und so im Düsseldorfer Rechenzentrum gespeichert. Selbstverständlich erfolgt die Datenübertragung zwischen Kunde und Server ebenfalls verschlüsselt, auch auf Basis des AES 256 Bit Algorithmus, der ebenfalls beim Onlinebanking zum Einsatz kommt.

Was ist der große Vorteil von Advozon Datensicherung gegenüber lokalen Backups?

Der Vorteil liegt auf der Hand: Im Falle eines Schadens innerhalb der Kanzlei,  der durch Wasser, Feuer oder andere Umstände entsteht, kann man mit einer dezentralisierten Datensicherung innerhalb kürzester Zeit weiterarbeiten. Sollten die Daten hingegen auf einem externen Medium gespeichert werden, das sich innerhalb der Kanzlei befindet, ist der betriebswirtschaftliche Schaden immens.

So wissen wir aus statistischen Erhebungen, dass 80 Prozent aller Unternehmen, bei denen mehr als 70 Prozent der Firmendaten zerstört oder gelöscht wurden, innerhalb der nächsten zwei Jahre Insolvenz anmelden mussten. Und vielleicht nur deshalb, weil sie ein paar Euro im Monat für die Datensicherung einsparen wollten!

Wie erfolgt der Umstieg von der lokalen auf die Server-Datensicherung?

Zunächst wird eine Software beim Kunden installiert, anschließend ein Konto mit den zugehörigen Einstellungen eingerichtet, die Daten dann komprimiert, verschlüsselt und abschließend über eine hochverschlüsselte Verbindung an das Rechenzentrum Düsseldorf übertragen. Damit der Internetzugang in dieser Zeit nicht beeinträchtigt wird, empfehlen wir, die Datenübertragung vom Kunden zum Rechenzentrum möglichst am Abend durchzuführen. Das wird vom IT-Support von Hülskötter & Partner überwacht und im Falle eines nicht ordentlich zustande gekommenen Backups dem Kunden mitgeteilt, damit die Datensicherung erneut durchgeführt werden kann.

Wie garantieren Sie die Sicherheit der Kundendaten?

Durch den Einsatz mit einem Schlüssel, den nur der Kunde kennt, verlassen vollständig verschlüsselte Daten die Kanzlei, und auch beim Datentransfer kommt ein Verschlüsselungsalgorithmus zum Einsatz. Darüber hinaus halten wir die DIN-Norm 27001 vollständig ein, was bedeutet, dass unsere Serverinfrastruktur, die sich im Rechenzentrum Düsseldorf befindet, vollständig gegen Angriffe von außen abgeschirmt ist.

Dazu gehören vor allem unsere Netzwerke und unser Server, die mithilfe von Firewalls und Hochverschlüsselung bestmöglich abgesichert sind. Damit können wir selbst oder Unbefugte zu keiner Zeit auf die Daten unserer Kunden zugreifen. Gegen unsere Sicherheitsmaßnahmen kommen nicht einmal die schnellsten Supercomputer der Welt an.

Warum sollte jede Anwaltskanzlei die Datensicherung ernst nehmen?

Hierfür sprechen diverse Gesetze, aber auch betriebswirtschaftliche Gründe. So besagt beispielsweise §3, Abs. 6 BDSG, dass vertrauliche und Personen bezogene Daten, so wie sie in jeder Anwaltskanzlei gespeichert werden, mit bestimmten Schutzmechanismen versehen werden müssen. Aber auch §203 des StGB ist relevant, in dem es um Geheimnisträger in den verschiedenen Berufsgruppen geht.

Darüber hinaus schreiben die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) zwingend vor, digitale Buchhaltungsdaten regelmäßig und ordnungsgemäß zu sichern. Missachtet man die GoBS, kann das im Falle eines Schadens weitreichende Konsequenzen nach sich ziehen, vor allem seitens der Finanzbehörden, die in solchen Fällen nicht zum Spaßen aufgelegt sind.

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Advoware-Update 3.311 mit Korrekturen und angepasstem Basiszinssatz

Erst kürzlich wurde ein Advoware-Update veröffentlicht, das zahlreiche Korrekturen und den angepassten Basiszinssatz enthält. Spielen Sie das gut 250 Megabyte große Update auf Ihrem Server ein und starten Sie es dort.

Anschließend laden Sie den Korrekturpatch (32 MB) auf den Advoware-Server und installieren diesen ebenfalls. Dieses Update-Update behebt einen Fehler, der in Verbindung mit der offenen Postenliste auftreten kann.

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Die SEPA-Einführung wird wohl verschoben – Advoware ist schon heute dafür bereit

SEPA kommt: ab dem 1.2.2014 tritt der Einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum in Kraft Gestern wurde darüber in den Medien darüber berichtet, dass die Einführung des europaweiten Überweisungssystems SEPA verschoben werden soll.

Dagegen regt zwar sich bereits großer Widerstand, die zuständige europäische EU-Kommission sieht allerdings eine weitere sechsmonatige Verlängerung für unausweichlich.

Wer bei diesem Streit zwischen EU und Notenbank Recht behalten wird, lässt sich nicht vorhersagen. Klar ist aber, dass die aktuelle Advoware-Version für den Umstieg auf SEPA bereis vorbereitet ist – ganz gleich, ob der 1. Februar oder der 1. August oder ein anderer Stichtag relevant wird.

Daher zeigt das Advoblog, wie der Word-Briefkopf innerhalb von Advoware um die neuen SEPA-Informationen ergänzt werden.

1. Für die Änderung des Briefkopfes muss man zunächst an allen Advoware-Arbeitsplätzen Word schließen, damit der Briefkopf nicht schreibgeschützt ist.

2. Anschließend öffnen man innerhalb von Advoware über das Menü Aktenverwaltung – Grundeinstellungen – Dokumentvorlagen und Anschreiben – Briefkopfvorlagen den Briefkopf, und zwar per Rechtsklick mit der Maus. Es öffnet sich die zugehörige Briefkopfvorlage, in der sich die BIC- und IBAN-Daten eintragen lassen.

Falls das zu kompliziert ist, übernimmt die Support-Abteilung von Hülskötter & Partner die Briefkopfanpassung, die allerdings kostenpflichtig ist, da sie nicht Teil des Lizenzvertrags darstellt.

Hierzu muss nur die Briefkopfvorlage per Mail an support@huelskoetter.info gesendet werden, damit Hülskötter & Partner einen Kostenvoranschlag erstellen kann. Die Vorlage befindet sich auf der Festplatte innerhalb des Programmverzeichnisses von Advoware (\Advoware\Dot).

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Hülskötter & Partner wünscht Frohe Weihnachten all ihren Kunden und Lesern

“Alle Jahre wieder…” hört man es heute in vielen, vielen Häusern, und so möchten auch wir einstimmen in das bekannte Weihnachtslied und damit unseren Kunden und Lesern ein schönes und friedliches Fest wünschen. Lassen Sie sich reicht beschenken, was auch immer Ihr Herz begehrt. Und verbringen Sie die Zeit mit Ihrer Familie, mit Freunden oder wem auch immer. Denn das ist es letztlich, worauf es ankommt. Oder?!

Kurz vor Weihnachten gibt es den Rückblick von Hülskötter & Partner

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